Automatic reading and traceability system for biological indicators for sterilization Version 2.0_Alpha1

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1 Automatic reading and traceability system for biological indicators for sterilization Version 2.0_Alpha1

2 Introduction Rev Introduction First execution Start of the application User account management The Bionova software Automatic reading and traceability system for biological indicators for sterilization was designed to be used as a central tool for the traceability and recording of results of biological indicators with fluorescence readout. This comprehensive system allows linking all the information of the BI with the sterilizer and its manufacturer, the operator, cycle characteristics and all relevant data of the sterilization activities. The system allows storing data, documenting it and processing it historically in a database most useful and flexible. To download the Automatic reading and traceability system for biological indicators for sterilization software, follow the path productos/control-de-infecciones/control-de-procesos-de-esterilizacion/incubadoras/ic10-20fr/ When executing the program for the first time, the user will be requested to set a password for the admin account. Such account corresponds to the application administrator user, who then can enable additional accounts for other users. The following are the actions that take place every time the user starts up the application: 1- Presentation screen: this screen is the first thing displayed when the application is launched. The presentation screen disappears automatically in 5 seconds, but the user has the possibility to skip it by clicking on the label Close, which appears in the upper right corner of it. 2- Auto detection of the incubator: the second step of the startup of the application is the detection of the incubator. Through this process, the program identifies the communication ports available on the computer that is running the program, and then tries to determine which of them is connected to the incubator. - With the option Bionova Create a new user account we can add a new user account to the program. - Through the option Bionova Users management users can deactivate existing accounts (except the account of the Administrator) and reset passwords. Reset and modification of passwords The Admin user can reset the password of other users; this feature can be useful in the case where a user has forgotten their password. Once the administrator has reset the password of a user, the user may enter the program using as password their user name followed by a hyphen and the numbers 321. For example, if the user account is called Bionova and administrator resets their password, the new password will be Bionova-321. Moreover, all users have the possibility to change their own password, using the option: Bionova Change password Connection of the incubator Before using the application, the user should connect the incubator to the computer that will run the program by using a USB cable. Below there are some recommendations for an optimal communication between the incubator and the computer: - Always use high quality USB cable, whose length is no greater than 150 centimeters. - Connect the incubator to the computer directly, avoiding the use of adapters or USB HUB. -Ensure that the USB ports remain connected firmly at both ends. IMPORTANT: Before operating the program, verify the incubator is running and connected to the computer, since otherwise the application will not function. After having defined the password for the admin account, it will be requested to the user to complete the options corresponding to the general configuration of the program: Once the configuration is completed, the user may start operating the program. 3- Access control: the last step in the sequence of startup is the request of access credentials to operate the program. Here the user must enter their username and password, whereupon can start using the application. Access rights and users commutation The Administrator user (admin) has full access rights for the operation of the application. By using this user account the following can be performed: - Add other user accounts and reset passwords for existing accounts. - Modify the application settings. - Display the history of results in full. Additional user accounts (corresponding to the operators) can only see the results of the analysis that they have done, but not those that have been made by other users. For the case that different user accounts have been enabled, it is possible to switch from one user to another using the option Bionova Sign out. When logging out, the program presents a screen asking for a user name and password, and from there you can re-enter the program with a different account. NOTE: The Automatic reading and traceability system for biological indicators for sterilization software can only be used with incubators that include 21 version or higher firmware. IC10/20FR Page 2 IC10/20FR Page 3

3 Main screen Main screen Form view The main screen of the application is organized into two tabs: 1- Incubation Tab: This tab will show the data of the ongoing analysis, using information provided by the incubator. Moreover, from this section the operator can complete all the data that should be uploaded manually. 2- Results Tab: This tab shows the results stored, corresponding to prior analyzes. In this section the complete history of results can be consulted, allowing organizing and filtering the results in different ways. In addition to these tabs, the main screen contains the following elements for the interaction with the program: - Title bar: Displays the application name and the name of the user who is running the program (in brackets). - Main menu: allows accessing the various functions provided by the application. The main functions are available within BIONOVA menu. - Toolbar: the toolbar is located under the main menu and is composed of a set of buttons that allow a quick access to certain functions in the program such as results record, print, etc. NOTE: Some buttons are available only when the user is working on the Incubation tab, while others only work when using the Results tab. - Status bar: is the bar that appears at the bottom of the screen, containing information on the operation of the program (in the Status bar more details on the items displayed in the bar are provided). In addition to the grid described above, the Incubation tab also offers a view that shows the same data as in the grid but presented as a form. The form is divided into several sections (Incubation Data, Machine Performance Data, etc). To move from one box to another we can do so by using the Tab (Tab key). Incubation Tab At the bottom right of the form, on the box Observations there is a set of buttons that allow the user to move from one record to another, as well as apply or cancel the changes made to the current record. It is worth mentioning that working with the grid or the form is indistinct, since both allow you to query and modify the data corresponding to the ongoing analysis. NOTE: Users who prefer working exclusively with the grid can hidden the form view using the option: View Show or hidden form view or by pressing the corresponding button on the toolbar. The Incubation tab contains a grid similar to a spreadsheet, where the user can view the data from the incubator for the ongoing analysis. The grid comprises 12 rows, each of which corresponds to a position of the incubator. Through the grid the user can complete all the fields that should be uploaded manually (such as Brand, Product Code, Batch, visual results, etc). To modify the data of a box you can double click on the box in question, or position yourself on it (using the mouse or the cursor keys) and start typing. IC10/20FR Page 4 IC10/20FR Page 5

4 Main screen Main screen Color Codes (position column) Status Bar Filtering and classification of results The first column in the Incubation grid presents the numbers corresponding to each position of the incubator (1 to 12). The numbers of that column may adopt different colors, whose meaning is explained below. - Blue: This color is used to indicate the positions in which there are tubes in process of incubation. - Violet: This color indicates tubes whose analysis is completed. - Red: red indicates that the analysis of the tube that was in that position has finalized, but the incubator already possesses data of a new analysis initiated in the same position. In these cases, the program cannot import the new data until the user releases the position, archiving the results permanently. The highlight in red of those cases is intended to alert the user that they must archive those results to release the position on the Incubation grid. Once the position is released, the program will import the data that matches the new analysis. At the bottom of the main screen there is a status bar divided into three sections: - Connection to the incubator: it shows the connection status with the incubator, which can be Connected (highlighted in green) or Disconnected (highlighted in red). When the connection with the incubator is established, it shall also indicate the port that is being used for communication. -Selected program: it shows which of the four programs has been selected in the incubator, followed by the current temperature (in parentheses). When no program is selected in the incubator, it will show Stand-by. - Last reading data: it shows the date and time of the last reading data. It also indicates between parentheses the remaining time to produce the next sweep of the incubator. At the top of the Results tab there is a panel that offers different options to filter or sort the results shown. To sort the results use the selector Sort by, which appears in the upper left corner. The rest of the boxes allow specifying different criteria for filtering. Once the criteria is defined, the filter can be applied by pressing the first button located at the right end of the panel (the second button allows access to more options for filtering data). The following example shows the application of a filter to display the analysis performed between 17 and 24/10/13, which gave a Positive result: Results Tab The Results tab contains a grid in which the data for corresponding to the analysis previously performed is displayed. This grid is quite similar to the one in the Incubation tab, but contains some additional data (such as the serial number of the incubator and the name of the operator responsible for each analysis). The data displayed in the results grid cannot be modified, with the exception of the fields visual result and Observations, which do allow making changes. IC10/20FR Page 6 IC10/20FR Page 7

5 Final storage of results Calculation of the Sterilization Process Risk (SPR) Automatic storage As tests are finalizing, the results are automatically transferred to the grid of the Results tab. It is worth mentioning that the storage of the results will be automatically performed only when the data of the tube is complete at the time of finishing the analysis. If the analysis of a tube finalizes and its information is not complete, the user must complete the missing information (on the Incubation tab) and then archive the results manually. This is explained in the following section. The application allows calculating the Sterilization Process Risk (SPR) of a set of results. This function can be accessed by the corresponding button in the toolbar (identified by the drawing of a calculator). This button only works when the user is viewing the Results tab. Manual storage Storing a individual result To store permanently the information corresponding to a particular tube, we have to right-click on the incubation position and select archive record. Storing a set of results To store permanently two or more results in a single step, the user can use the button Save results, available in the toolbar: By pressing this button, the program will display a form where the user must indicate the criteria for grouping for the calculation (date of incubation, sterilization cycle, sterilizing machine and number thereof). Once the criteria are defined, the user must press the button Calculate SPR for the program to perform the calculation. After completing the calculation, the program will show the result. Pressing the Apply button, the SPR will be transferred to the results grid (where it will remain available for reference in the RPE column). SPR: This innovative and unique tool consists of an algorithm that permits relating all BI placed in a same sterilization cycle with their results and the times of occurrence of positives, which is related to the amount of spores alive of the sterilization process. The linkage of this information allows, by using an innovative equation, classifying each sterilization process with different risk. In this way the SPR provides useful data that can be used to reduce productive costs, foresee the sterilizer repairs, or revise the sterilization procedures. Note: This tool should be validated by each institution according to the specific requirements for each application. When archiving a set of results, these will pass from the Incubation tab to the Results tab, remaining stored and available for future reference. Before performing permanent storage of data, the program performs a number of verifications aimed at ensuring the completeness thereof. The data listed below is mandatory, so the operator must complete it before being able to archive the results: - Brand - Product Code - Lot - SCBI Condition - Number of book in which the ticket of the incubator is archived - Number of sheet in which the ticket of the incubator is archived - Cycle NOTE: To simplify the specification of the criteria for grouping, when entering the form for the calculation of the SPR, the program completes the boxes with the values corresponding to the result that has been selected at the time of entry. IC10/20FR Page 8 IC10/20FR Page 9

6 Report Generation Printed reports The results stored in the history can be printed by pressing the corresponding button on the toolbar (this is shown highlighted in the following image): Language Language selection The application is available in three languages: - English - Spanish - Portuguese When installing the program, it is possible to select the language you want to use during installation. By default, the printing comprises the totality of the results stored by the application. However, if any filter was previously applied, the printing will be delimited to the records that match the criteria for filtering. On the other hand, there is also the possibility to print a single result. For this the user should display the printing options (by clicking on the arrow to the right of the printing button) and select the option that says Print selected record. Once the printing order is given, the program presents a preview screen as shown in the following image: From that preview the user can perform the printing itself, by clicking on the first button on the toolbar. Generating reports in PDF format In addition to allowing the printing of the stored results, the program offers the possibility of generating reports in PDF format. The reports generation functions in the same way as printing (see previous section); the only difference is that instead of obtaining a printout, the user will obtain a PDF document. There are three important points to consider: 1. The language you choose to install the program refers exclusively to the language to be used during the installation process. 2. The actual implementation is always installed in all available languages (regardless of the language you have chosen at installation). 3. When the program starts up, the application will automatically be presented in the appropriate language according to the language of the Operating System: - If running on an Operating System in Spanish, the program will be displayed in Spanish. - If running on an Operating System in Portuguese, the program will be displayed in Portuguese. - If running on an Operating System in English (or in any other language other than those supported), the application will be displayed in English. How to force the selection of a specific language As mentioned above, the application is always automatically shown in the corresponding language according to the language of the operating system. However, it is also possible to force the use of a specific language, different from the one of the Operating System. In that case, these steps should be followed: 1. Locate the shortcut icon to the Bionova program. This icon can be on the desktop, or in the Applications menu, depending on which options are selected at install the program. 2. Click the right mouse button on the program s icon and select the option Properties. 3. When selecting the option Properties, a window like the one shown below, containing the configuration of the shortcut will be displayed: In this window, in the Target box, you must add: -l es (space hyphen followed by the letter ele in small letter, a space and the word es). NOTE: the word es refers to the language Spanish and tells the program you wish to work in that language. To force the use in English you should place en, and in the case of Portuguese, place pt. 4. Finally, press the Apply button. Once you have modified the configuration of the shortcut, the next time you run the application, it will be displayed in the selected language (regardless of the Operating System language). IC10/20FR Page 10 IC10/20FR Page 11

7 Others funcionalities Expedited data upload In order to simplify and expedite the data uploading, the program provides a records cloning mechanism. This mechanism works as follows. Suppose we are analyzing 10 samples whose general data are coincident (brand, product code, lot, sterilizing machine, sterilizing cycle, etc.). What we do in that case is to load the data for the first sample. Then we have to right-click on the incubation position and select the Clone data option. This allows uploading repetitive data rapidly and with minimal effort. Others funcionalities Biological Indicators barcode reader The program has an application through which the barcodes that encode BIs manufacturing information can be scanned, enabling the detection of their brand, the product code, the lot to which it belongs, and the expiry date. For using the data upload application with the reader, select the position you wish to complete and select the icon. Use the product package to read the barcode. If the reading is completed, apply the data to the BI position. The system works with EAN 128 codes in which the lot and expiry date of the product is indicated. In those products in which the information is separated into two different codes, repeat the reading on each. Full screen mode Consulatation of incubator serial number In order to enable to make full advantage of the display that the user is using, the program offers a special display mode called Full Screen Mode. This mode can be activated by pressing the F11 key or through corresponding option in the menu. The application includes a screen through which various data can be consulted, such as the serial number of the incubator and the program version. NOTE: the contextual menu is accessed by pressing the secondary mouse button on the grid. Screen captures The application provides a function that allows taking a screenshot and saving it in a folder at the user s choice. This function can be accessed through the corresponding button on the toolbar, identified by the drawing of a photographic camera. This feature serves the user to easily take a snapshot in the event that the program is defective, so that it can then be sent for analysis. This screen is accessed through the option: Help About... IC10/20FR Page 12 IC10/20FR Page 13

8 Others funcionalities Software requirements The application is compatible with Windows 7, 8 and Windows XP (32 bits versions). In terms of software, the application does not raise any additional requirement, for the installer already contains all the necessary elements for its operation. Hardware requirements The program is extremely light in relation to the use of the system resources, so it should work without problems in any computer model that has come to market in the last four years. As a general guideline, these are the minimum recommended hardware requirements: - Microprocessor: Intel Atom RAM: 2 GB - Display: 1360 x 768 resolutions - Other: a free USB port to allow the connection to the incubator. IC10/20FR Page 14

9 Introducción Primera ejecución El software Bionova Sistema automático de lectura y trazabilidad para indicadores biológicos de esterilización fue diseñado para ser usado como herramienta central de trazabilidad y registro de resultados de indicadores biológicos de lectura por fluorescencia. Este sistema integral permite vincular toda la información del IB con el esterilizador y su fabricante, el operador, las características del ciclo y todos los datos de relevancia de las actividades de esterilización. El sistema permite almacenar datos, documentarlos y procesarlos históricamente en una base de datos de gran utilidad y flexibilidad. Para descargar el software Sistema automático de lectura y trazabilidad para indicadores biológicos de esterilización siga la ruta ar/productos/control-de-infecciones/control-de-procesos-de-esterilizacion/incubadoras/ic10-20fr/ Cuando el programa se ejecute por primera vez, solicitará que se establezca una contraseña para la cuenta admin. Dicha cuenta corresponde al usuario administrador de la aplicación, que luego podrá habilitar cuentas adicionales para otros operadores. Luego de haber definido la contraseña para la cuenta admin, se le solicitará al usuario que complete las opciones correspondientes a la configuración general del programa: Sistema automático de lectura y trazabilidad para indicadores biológicos de esterilización Version 2.0_Alpha1 Conexión de la incubadora Antes de comenzar a utilizar la aplicación, el usuario deberá conectar la incubadora a la computadora en la que va a ejecutar el programa, utilizando un cable USB. A continuación se ofrecen algunas recomendaciones para que la comunicación entre la incubadora y la computadora funcione en forma óptima: - Utilizar siempre cables USB de primera calidad, cuya longitud no supere los 150 centímetros. - Conectar la incubadora a la computadora en forma directa, evitando el uso de adaptadores o concentradores USB. - Asegurar que los puertos USB queden conectados de manera firme en ambos extremos. IMPORTANTE: antes de poner en funcionamiento el programa, verificar que la incubadora esté funcionando y conectada la computadora, ya que de lo contrario la aplicación no funcionará. Una vez completada la configuración, el usuario podrá comenzar a operar el programa. IC10/20FR Pág. 17

10 Introducción Pantalla principal Iniciado de la aplicación Gestión de cuentas de usuario A continuación se detallan las acciones que tienen lugar cada vez que el usuario pone en funcionamiento la aplicación: 1- Pantalla de presentación: esta pantalla es lo primero que se muestra cuando se lanza la aplicación. La pantalla de presentación desaparece en forma automática en 5 segundos, pero el usuario tiene la posibilidad de saltearla haciendo click sobre la etiqueta Cerrar, que aparece en el extremo superior derecho de la misma. 2- Autodetección de la incubadora: el segundo paso del inicio de la aplicación es la detección de la incubadora. A través de este proceso, el programa identifica los puertos de comunicación disponibles en la computadora en la que se está ejecutando el programa, y luego intenta determinar en cuál de ellos se encuentra conectada la incubadora. - With the option Bionova Create a new user account we can add a new user account to the program. - Through the option Bionova Users management users can deactivate existing accounts (except the account of the Administrator) and reset passwords. Reseteo y modificación de contraseñas El usuario Administrador puede resetear la contraseña de los demás usuarios; esta función puede resultar útil para el caso en que un usuario haya olvidado su clave de acceso. Una vez que el administrador haya reestablecido la contraseña de un usuario, éste podrá ingresar al programa utilizando como clave de acceso su nombre de usuario seguido de un guión medio y los números 321. Por ejemplo, si la cuenta de usuario se llama bionova y el administrador resetea su contraseña, la nueva clave de acceso será bionova-321. Por otro lado, todos los usuarios tienen la posibilidad de modificar su propia contraseña, haciendo uso de la opción: La pantalla principal de la aplicación se encuentra organizada en 2 solapas: 1. Solapa Incubación: en esta solapa se van mostrando los datos de los análisis en curso, tomando la información suministrada por la incubadora. Por otro lado, desde esta sección el operador puede completar todos aquellos datos que deben ser cargados de manera manual. 2. Solapa Resultados: en esta solapa se presentan los resultados archivados, correspondientes a los análisis efectuados con anterioridad. En esta sección se puede consultar el historial completo de resultados, ordenándolos y filtrándolos de diferentes maneras. Además de esas solapas, la pantalla principal contiene los siguientes elementos para la interacción con el programa: - Barra de título: muestra el nombre de la aplicación y Solapa incubación el nombre del usuario que está operando el programa (entre corchetes). - Menú principal: permite acceder a las diferentes funciones provistas por la aplicación. Las funciones principales se encuentran disponibles dentro del menú Bionova. - Barra de herramientas: debajo del menú principal se encuentra la barra de herramientas, compuesta por un conjunto de botones que permiten acceder rápidamente a determinadas funciones del programa como archivar resultados, imprimir, etc. Nota: algunos botones sólo están disponibles cuando el usuario está trabajando en la solapa Incubación, mientras que otros sólo funcionan cuando se está utilizando la solapa Resultados. - Barra de estado: es la barra que aparece al pie de la pantalla, conteniendo información sobre el funcionamiento del programa (en la sección Barra de estado se brindan más detalles sobre los elementos mostrados en la barra). Derecho de acceso y conmutacion de usuarios 3- Access control: the last step in the sequence of startup is the request of access credentials to operate the program. Here the user must enter their username and password, whereupon can start using the application. El usuario Administrador (admin) cuenta con plenos derechos de acceso para la operatoria de la aplicación. Utilizando esta cuenta de usuario se pueden llevar a cabo las siguientes tareas: - Añadir otras cuentas de usuario y reestablecer las contraseñas de las cuentas existentes. -Modificar la configuración de la aplicación. -Visualizar el historial de resultados en forma completa. Las cuentas de usuario adicionales (correspondientes a los operadores), sólo podrán visualizar los resultados de los análisis que ellos mismos hayan realizado, pero no los que hayan sido efectuados por otros usuarios. Para el caso en que se hayan habilitado diferentes cuentas de usuario, es posible conmutar de un usuario a otro utilizando la opción Bionova Cerrar sesión.al cerrar la sesión, el programa presentará una pantalla solicitando un nombre de usuario y una contraseña, y desde allí se podrá volver a ingresar al programa con una cuenta diferente. NOTA: El software de sistema automático de lectura y trazabilidad para indicadores biológicos de esterilización sólo puede ser utilizado con las incubadoras que incluyan firmware versión 21 o superior. La solapa Incubación contiene una grilla similar a una hoja de cálculo, en la cual el usuario podrá ver los datos provenientes de la incubadora para el análisis en curso. La grilla está compuesta por 12 filas, cada una de las cuales corresponde a una posición de la incubadora. A través de la grilla el usuario puede completar todos los campos que deben ser cargados manualmente (como ser Marca, Código de producto, Lote, Resultado visual, etc). Para modificar los datos de un casillero podemos hacer doble click sobre el casillero en cuestión, o bien posicionarnos sobre el mismo (mediante el mouse o las teclas de cursor) y comenzar a tipear. IC10/20FR Pág. 18 IC10/20FR Pág. 19

11 Pantalla principal Pantalla principal Vista de formulario Código de color (columna posición) Barra de estado Además de la grilla descripta anteriormente, la solpa Incubación también ofrece una vista en la que se muestran los mismos datos que en la grilla pero presentados como en un formulario. El formulario está dividido en varias secciones (Datos de Incubación, Datos de Funcionamiento de la Máquina, etc). Para desplazarnos de un casillero a otro podemos hacerlo mediante el tabulador (tecla Tab). La primera columna de la grilla de Incubación presenta los números correspondientes a cada posición de la incubadora (del 1 al 12). Los números de esa columna pueden adoptar diferentes colores, cuyo significado se explica a continuación. - Azul: este color se utiliza para indicar las posiciones en las que haya tubos que estén en proceso de incubación. - Violeta: este color indica los tubos cuyo análisis ha finalizado. - Rojo: el color rojo indica que el análisis del tubo que estaba en esa posición ha finalizado, pero la incubadora ya posee datos de un nuevo análisis iniciado en la misma posición. En estos casos, el programa no puede importar los nuevos datos hasta tanto el usuario libere la posición, archivando los resultados en forma definitiva. El resaltado de esos casos en color rojo sirve para indicar al usuario que debe archivar esos resultados para liberar la posición en la grilla Incubación. Una vez liberada la posición, el programa importará los datos que correspondan al nuevo análisis. En la parte inferior de la pantalla principal se presenta una barra de estado dividida en tres secciones: - Conexión con la incubadora: muestra el estado de la conexión con la incubadora, que puede ser Conectada (se resalta en color verde) o Desconectada (se resalta en color rojo). Cuando la conexión con la incubadora se encuentre establecida, se indicará además el puerto que se está utilizando para la comunicación. - Programa seleccionado: muestra cuál de los cuatro programas ha sido seleccionado en la incubadora, seguido de la temperatura actual (entre paréntesis). Cuando no se haya seleccionado ningún programa en la incubadora, se mostrará la leyenda Stand-by. - Datos de última lectura: muestra la fecha y hora de la última lectura de datos. También se indica entre paréntesis el tiempo restante para que se produzca el próximo barrido de la incubadora. Solapa resultados En la parte inferior derecha del formulario, sobre el casillero Observaciones, hay un conjunto de botones que permiten al usuario desplazarse de un registro a otro, como así también aplicar o cancelar las modificaciones realizadas sobre el registro actual. Cabe mencionar que trabajar con la grilla o con el formulario resulta indistinto, ya que ambos permiten consultar y modificar los datos correspondientes al análisis en curso. Nota: los usuarios que prefieran trabajar exclusivamente con la grilla pueden ocultar la vista de formulario utilizando la opción Ver Mostrar u ocultar formulario, o presionando el botón correspondiente en la barra de herramientas. La solapa Resultados contiene una grilla en la cual se presentan los datos correspondientes a todos los análisis efectuados previamente. Esta grilla es bastante similar a la que aparece en la solapa Incubación, pero contiene algunos datos adicionales (como ser el nº de serie de la incubadora y el nombre del operador responsable de cada análisis). Los datos que aparecen en la grilla de resultados no pueden ser modificados, con la excepción de los campos Resultado visual y Observaciones, sobre los que sí se permite realizar cambios. IC10/20FR Pág. 20 IC10/20FR Pág. 21

12 Pantalla principal Almacenamiento definitivo de resultados Filtrado y clasificación de resultados En la parte superior de la solapa Resultados hay un panel que ofrece diferentes opciones para filtrar u ordenar los resultados mostrados. Para ordenar los resultados se utiliza el selector Ordenar por, que aparece en el extremo superior izquierdo. El resto de los casilleros permite especificar diferentes criterios de filtrado. Una vez definidos los criterios, el filtro puede aplicarse presionando el primer botón que se encuentra en el extremo derecho del panel (el segundo botón permite acceder a más opciones para el filtrado de datos). En el siguiente ejemplo se muestra la aplicación de un filtro para visualizar los análisis realizados entre los días 14 y 21/08/13, cuyo resultado haya sido Positivo: Almacenamiento automático A medida que los análisis van finalizando, los resultados son trasladados en forma automática a la grilla de la solapa Resultados. Es importante mencionar que el almacenamiento de los resultados sólo se realiza de manera automática cuando los datos del tubo se encuentren completos al momento de finalizado su análisis. En el caso que el análisis de un tubo finalice y sus datos no estén completos, el usuario deberá completar los datos faltantes (en la solapa Incubación) y luego archivar los resultados en forma manual. Esto se explica en la siguiente sección. Almacenamiento manual Almacenamiento de un resultado individual Para almacenar de manera definitiva los datos correspondiente a un tubo en particular, debemos hacer clic derecho sobre la posición de incubación y seleccionar la opción Archivar Registro. Almacenamiento de un conjunto de resultados Para almacenar de manera definitiva dos o más resultados en un solo paso, se puede hacer uso del botón Archivar resultados, disponible en la barra de herramientas: Al archivar un conjunto de resultados, estos pasarán de la solapa Incubación a la solapa Resultados, quedando almacenados y disponibles para consultas futuras. Antes de efectuar el almacenamiento permanente de los datos, el programa realiza una serie de verificaciones para que los mismos estén completos. Los datos que se enumeran a continuación son de carácter obligatorio, por lo cual el operador deberá completarlos antes de poder archivar los resultados: - Marca - Código de producto - Lote - Condición SCBI - Nº de libro en el cual se archiva el ticket de la incubadora - Nº de folio en el cual se archiva el ticket de la incubadora - Ciclo IC10/20FR Pág. 22 IC10/20FR Pág. 23

13 Cálculo del riesgo del proceso de esterilización (RPE) Generación de reportes Reportes impresos La aplicación permite calcular el Riesgo del Proceso de Esterilización (RPE) de un conjunto de resultados. Esta función puede ser accedida mediante el botón correspondiente de la barra de herramientas (identificado por el dibujo de una calculadora). Este botón sólo funciona cuando el usuario está visualizando la solapa Resultados. Los resultados almacenados en el historial pueden ser impresos presionando el botón correspondiente en la barra de herramientas (se muestra resaltado en la siguiente imagen): Al presionar ese botón, el programa desplegará un formulario en el que el usuario deberá indicar los criterios de agrupación para el cálculo (fecha de incubación, ciclo de esterilización, máquina esterilizadora y nro. de serie de la misma). Una vez definidos los criterios, se debe presionar el botón Calcular RPE para que el programa realice el cálculo propiamente dicho. Luego de haber realizado el cálculo, el programa presentará el resultado obtenido. Presionando el botón Aplicar, el RPE será volcado a la grilla de resultados (donde luego se podrá consultar en la columna RPE ). RPE: Esta innovadora y exclusiva herramienta, consiste en un algoritmo que permite relacionar todos los IB co- locados en un mismo ciclo de esterilización con sus resultados y los tiempos de aparición de positivos, lo que se relaciona con la cantidad de esporas vivas del proceso de esterilización. La vinculación de estas informaciones permite mediante una novedosa ecuación, clasificar con diferente riesgo a cada proceso de esterilización. De esta manera, el RPE brinda datos de gran utilidad que pueden ser utilizados para reducir costos productivos, preveer reparaciones del esterilizador o revisar los procedimientos de esterilización. NOTA: Esta herramienta debe ser validada por cada institución según los requerimientos específicos para cada aplicación. En forma predeterminada, la impresión comprende la totalidad de los resultados almacenados por la aplicación. No obstante, si previamente se aplicó algún filtro, la impresión quedará acotada a los registros que concuerden con los criterios de filtrado. Por otro lado, también existe la posibilidad de imprimir un resultado individual. Para esto debemos desplegar las opciones de impresión (haciendo click sobre la flecha que aparece a la derecha del botón de impresión), y seleccionar la opción que dice Imprimir registro seleccionado. Una vez dada la orden de impresión, el programa presentará una pantalla de vista previa como la que se muestra en la siguiente imagen: NOTA: para simplificar la especificación de los criterios de agrupación, cuando se ingresa al formulario para el cálculo del RPE el programa completa los casilleros con los valores correspondientes al resultado que haya estado seleccionado al momento de ingresar. Desde esa vista previa podemos efectuar la impresión propiamente dicha, haciendo click sobre el primer botón de la barra de herramientas. Generación de reportes en formato PDF Además de permitir la impresión de los resultados almacenados, el programa brinda la posibilidad de generar reportes en formato PDF. La generación de reportes funciona de la misma manera que la impresión (ver sección anterior); la única diferencia es que, en lugar de obtener una salida impresa, el usuario obtendrá un documento PDF. IC10/20FR Pág. 24 IC10/20FR Pág. 25

14 Idioma Selección de idioma La aplicación está disponible en tres idiomas: - Inglés - Español - Portugués Al instalar el programa, se brinda la posibilidad de seleccionar el idioma que se desee utilizar durante la instalación: una ventana como la que se muestra a continuación, conteniendo la configuración del acceso directo: Otras funcionalidades Carga de datos acelerada Con el propósito de simplificar y acelerar la carga de datos, el programa ofrece un mecanismo de clonación de registros. Este mecanismo funciona del siguiente modo. Supongamos que estamos analizando 10 muestras cuyos datos generales son coincidentes (marca, código de producto, lote, máquina esterilizadora, ciclo de esterilización, etc). Lo que hacemos en ese caso es cargar los datos para la primera muestra. Luego hacemos clic derecho en las demás posiciones y seleccionamos la opción Clonar datos. Esto permite cargar datos repetitivos en forma rápida y con un mínimo esfuerzo. Existen tres puntos importantes a tener en cuenta: 1- El idioma que seleccione al instalar el programa se refiere exclusivamente al idioma que se utilizará durante el proceso de instalación. 2- La aplicación propiamente dicha siempre se instala en todos los idiomas disponibles (independientemente del idioma que se haya elegido al hacer la instalación). 3-Cuando se pone en funcionamiento el programa, la aplicación se presentará de manera automática en el idioma que corresponda de acuerdo al lenguaje del Sistema Operativo: - Si se ejecuta sobre un Sistema Operativo en español, el programa se mostrará en español. - Si se ejecuta sobre un Sistema Operativo en portugués, el programa se mostrará en portugués. - Si se ejecuta sobre un Sistema Operativo en inglés (o en cualquier otro idioma diferente a los soportados), la aplicación se mostrará en inglés. Cómo forzar la selección de un idioma específico Tal como se mencionó anteriormente, la aplicación siempre se muestra de manera automática en el idioma que corresponda de acuerdo al lenguaje del Sistema Operativo. No obstante, existe también la posibilidad de forzar el uso de un idioma específico, diferente al del Sistema Operativo. En tal caso, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Localice el ícono de acceso directo hacia el programa Bionova. Este ícono puede estar en el Escritorio, o también en el Menú de Aplicaciones, según las opciones que se hayan seleccionado al instalar el programa. 2. Haga click con el botón derecho sobre el ícono del programa y seleccione la opción Propiedades. 3. Al seleccionar la opción Propiedades, se presentará En esta ventana, dentro del casillero Destino, debe añadir -l en (espacio, guión medio, seguido de una letra ele minúscula, un espacio y la palabra en). NOTA: la palabra en hace referencia al idioma english y le indica al programa que se desea trabajar en dicho idioma. Si desea forzar el uso en español debe colocar es, y para el caso del portugués, debe colocar pt 4. Por último, presione el botón Aplicar. Una vez modificada la configuración del acceso directo, la próxima vez que ejecute la aplicación, se mostrará en el idioma seleccionado (independientemente del idioma del Sistema Operativo). NOTA: al menú contextual se accede presionando el botón secundario del mouse sobre la grilla. IC10/20FR Pág. 26 IC10/20FR Pág. 27

15 Otras funcionalidades Lector de código de barra de indicadores biológicos Otras funcionalidades Requerimientos de software El programa posee una aplicación a través de la cual se pueden escanear los códigos de barra que codifican la información de fabricación de los IBs y detectar su marca, el código del producto, lote al que pertenece y vencimiento del mismo. Para utilizar la herramienta de carga de datos con el lector, seleccione la posición que desea completar y seleccione el ícono. Utilice el envase del producto para leer el código de barras. Si la lectura se completó, aplique los datos en la posición del IB. El sistema funciona con códigos EAN 128, en los cuales se indica lote y fecha de vencimiento del producto. En aquellos productos en los cuales la información esté separada en dos códigos distintos, deberá repetirse la lectura sobre cada uno. La aplicación es compatible con Windows 7, 8 y Windows XP (en versiones de 32 bits). A nivel de software, la aplicación no plantea ningún requerimiento adicional, en tanto que el instalador ya contiene todos los elementos necesarios para su funcionamiento. Requerimientos de hardware El programa es sumamente liviano con relación al uso de recursos del sistema, por lo que debería funcionar sin inconvenientes en cualquier modelo de computadora que haya salido al mercado en los últimos 4 años. Como lineamiento general, estos son los requerimientos mínimos de hardware recomendados: - Microprocesador: Intel Atom Memoria RAM: 2 GB - Display: resolución de 1360 x Otros: un puerto USB libre para permitir la conexión con la incubadora. Modo de pantalla completa Con el fin de permitir sacar el máximo provecho del display que el usuario esté utilizando, el programa brinda un modo de visualización especial llamado Modo de pantalla completa. Este modo se puede activar presionando la tecla F11, o bien a través de la opción correspondiente en el menú Ver. Capturas de pantalla Consulta del n de serie de la incubadora La aplicación posee una pantalla a través de la cual se pueden consultar varios datos, como ser el número de serie de la incubadora y la versión de programa. La aplicación dispone de una función que permite tomar una captura de pantalla y grabarla en una carpeta a elección del usuario. Esta función se puede acceder a través del botón correspondiente de la barra de herramientas, identificado por el dibujo de una cámara fotográfica. Esta función sirve para que el usuario pueda tomar fácilmente una instantánea en caso que el programa presente alguna anomalía, pudiendo luego remitirla para su análisis. A esta pantalla se accede a través de: Ayuda Acerca de... IC10/20FR Pág. 28 IC10/20FR Pág. 29

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17 Introdução Primera execução O software Bionova Sistema automático de leitura e rastreabilidade para os indicadores biológicos de esterilização foi desenvolvido para ser utilizado como uma ferramenta central de rastreabilidade e registo de resultados de indicadores biológicos de leitura por fluorescência. Este sistema integrado permite vincular toda a informação do IB com o esterilizador e seu fabricante, o operador, as características do ciclo e todos os dados relevantes das atividades de esterilização. O sistema pode armazenar dados, documentos e processá-los historicamente numa base de dados de grande utilidade e flexibilidade. Para descarregar o software Sistema automático de leitura y rastreabilidade para indicadores biológicos de esterilização, siga productos/control-de-infecciones/control-de-procesos-de-esterilizacion/incubadoras/ic10-20fr/ Quando o programa seja executado pela primeira vez, precisará seja establacido um password para a conta admin. Essa conta corresponde ao usuário administrador do aplicativo, que depois poderá habilitar contas adicionais para outros operadores. Depois de definir o password para a conta admin, o usuário deverá completar as opções correspondentes para a configuração geral do programa: Sistema automático de leitura e rastreabilidade para indicadores biológicos de esterilização Version 2.0_Alpha1 Ligação da incubadora Antes de começar a usar a aplicativo, o usuário deverá ligar a incubadora ao computador no que vai ser executado o programa, usando um cabo USB. Abaixo algumas recomendações para que a comunicação entre a incubadora e o computador funcione corretamente: - Usar sempre cabos USB de alta qualidade, com um cumprimento não maior a 150 centímetros. - Ligar a incubadora ao computador direitamete, evitando o uso de adaptadores ou concentradores USB. - Assegurar que os conectores USB ajustem firmemente em ambas extremidades. IMPORTANTE: antes de iniciar o programa, verificar que a incubadora esteja funcionando e ligada ao computador. Caso contrário, a aplicação não vai funcionar. Uma vez que a configuração estiver concluída, o usuário pode começar a operar o programa. IC10/20FR Pág. 33

18 Introdução Tela principal Início do aplicativo Gestión de cuentas de usuario Abaixo as ações a realizar cada vez que o usuário inicia o aplicativo: 1- Tela de apresentação: esta é a primeira tela exibida quando o aplicativo é iniciado. A tela desaparece automaticamente em 5 segundos, mas o usuário tem a possibilidade de ignorá-la, clicando na etiqueta Close, que aparece no extremo superior direito da mesma. 2- Auto-detecção da incubadora: é a segunda fase. Assim, o programa identifica as portas de comunicação disponíveis no computador que está executando o programa e, em seguida, tentar determinar qual delas está ligada à incubadora. Com a opção Bionova Criar uma conta de usuário podemos adicionar uma nova conta de usuário para o programa. - Através da opção Bionova Administrar usuários podem ser desativadas contas de usuário existentes (exceto o administrador) e restabelecer passwords. Redefinição e modificação de passwords O usuário pode redefinir o password dos outros usuários; esta função poder ser útil nas ocasiões em que um usuário esqueça o password. Quando o administrado tenha redefinido o password de um usuário, ele deverá ingressar ao programa utilizando como password seu nome de usuário seguido por um hífen médio e os números 321. Por exemplo, se a conta do usuário se chama bionova e o administrador redefine seu password, ao novo password será será bionova-321. Por outro lado, todos os usuários têm a possibilidade de modificar sue próprio password, desde a opção: A tela principal da aplicação está organizada em 2 abas: 1- Aba Incubação: aqui serão mostrados os dados das análises em curso, usando informações fornecidas pela incubadora. Por outro lado, desde esta secção o operador pode preencher todos os dados que devem ser carregados manualmente. 2- Aba Resultados: aqui se apresentam os resultados arquivados, correspondentes às análises anteriores. Nesta secção pode ser consultado o historial completo dos resultados, os que podem ser ordenados e filtrados de diferentes maneiras. Ademais das abas, a tela principal tem os seguintes elementos para a interação com o programa: - Barra de título: mostra o nome do aplicativo e o Aba incubação nome do usuário que está executando o programa (entre colchetes). - Menu principal: permite o acceso às diversas funções oferecidas pela aplicação. As principais funções estão disponíveis no menu Bionova. - Barra de ferramentas: está abaixo do menu principal e está composta por um conjunto de botões que permitem o acesso rápido a determinadas funções do programa como Arquivar resultados, Imprimir, etc. NOTA: alguns botões só estão disponíveis quando o usuários está trabalhando na aba de incubação, e outros só funcionam quando a aba de resultados está sendo utilizada. - Barra de status: é a barra que aparece na parte inferior da tela, que contém informações sobre o funcionamento do programa (na Barra de Status há mais detalhes sobre os itens exibidos no barra). Direitos de acesso e comutação de usuários 3- Controle de acesso: o último passo na seqüência de inicialização consiste na petição das credenciais de acesso para operar o programa. Ali, o usuário deve digitar seu nome de usuário e password, após o qual poderá começar a usar o aplicativo. O usuário Administrador (admin) tem direitos de acesso completos para o funcionamento da aplicação. Ao utilizar esta conta de usuário podem ser realizadas as seguintes tarefas: - Adicionar outras contas e redefinir os passwords das contas existentes. - Modificar a configuração da aplicação. - Visualizar o historial de resultados completamente. As contas de usuários adicionais (correspondentes aos operadores), só poderão visualizar os resultados das análises que fizeram, mas não aquelas que foram feitas por outros usuários. Se diferentes contas de usuários foram habilitadas, é possível conmutar de um usuário a outro utilizando a opção: Bionova Fechar sessão Ao sair, o programa vai apresentar uma tela solicitando um nome de usuário e password, e desde lá será possível re-entrar no programa com uma conta diferente. NOTA: o software do sistema automático de leitura e rastreabilidade para os indicadores biológicos de esterilização só pode ser utilizado com as incubadoras que contêm firmware versão 21 ou superior. Esta aba contém uma grade semelhante a uma planilha, onde o usuário pode visualizar os dados da incubadora para a análise em curso. A grade tem 12 filas, uma para cada posição da incubadora. Através da grade o usuário pode preencher todos os campos que devem ser carregados manualmente (Marca, Código de produto, Lote, resultado visual, etc.). Para modificar os dados de uma célula da grade, pode fazer duplo clique na célula em questão ou posicionar-se na célula (pelo mouse ou pelo cursor) e começar a escrever. IC10/20FR Pág. 34 IC10/20FR Pág. 35

19 Tela principal Tela principal Vista do formulário Código de cor (coluna posição) Barra de status Ademais da grade mencionada anteriormente, a aba de incubação tambêm oferece uma vista na qual se observam os mesmos dados que na grade mas apresentados num formulário. O formulário está dividido em várias secções (Dados de Incubação, Dados de Funcionamento do Equipamento, etc.). Para passar de uma célula para outra podemos fazêlo usando o Tab (tecla Tab). A primeira coluna da grade da Incubação apresenta os números correspondentes a cada posição da incubadora (desde 1 a 12). Os números dess coluna podem ser de cores diferentes, segundo a explicação abaixo. -Azul: esta cor é utilizada para indicar as posições nas quais têm tubos no processo de incubação. - Violeta: esta cor indica os tubos cuja análise finalizou. - Vermelho: esta cor indica que a análise do tubo que estava nessa posição finalizou, mas a incubadora tem dados de uma nova análise iniciada na mesma posição. Nestes casos, o programa não consegue importar os novos dados até que o usuário libere a posição, arquivando os resultados permanentemente. O destacado destes casos em cor vermelho indica ao usuário que deve arquivar esses resultados para liberar a posição na grade Incuvação. Uma vez liberada a posição, o programa vai importar os dados correspondentes à nova análise. Na parte inferior da tela principal está a barra de status dividida em três secções: - Conexão com a incubadora: mostra o status da conexão com a incubadora, que pode ser Ligado (destacado em verde) ou Desligado (destacado em vermelho). Quando a conexão com a incubadora é estabelecida, será indicada também a porta que está sendo usada para a comunicação. - Programa selecionado: mostra quais dos quatro programas foi selecionado na incubadora, seguido da temperatura atual (entre parênteses). Quando nenhum programa for selecionado na incubadora, vai se mostrar Stand-by. - Dados da última leitura: exibe a data e hora da última leitura de dados. Também indica entre parênteses o tempo restante para produzir a próxima varredura da incubadora. Aba resultados Na parte inferior dereita do formulário, na celula Observações, há um conjunto de botões que permitem ao usuário mover-se de um registro para outro, bem como aplicar ou cancelar as alterações feitas no registro atual. Deve-se notar que trabalhar com a grade ou com o formulário é indistinto, porque ambos permitem consultar e modificar os dados correspondentes à análise em curso. Nota: os usuários que prefiram trabalhar exclusivamente com a grade podem ocultar a vista do formulário utilizando a opção: Ver Mostrar ou ocultar da visto ou pressionando o botão correspondente na barra de ferramentas. Esta aba contém uma grade na qual se exibem os dados correspondentes a todas as análises efetuadas anteriormente. Esta grade é bastante semelhante à dada na aba Incubação, mas contém alguns dados adicionais (como o número de série da Incubadora bem como o nome do operador responsável de cada análise). Os dados exibidos na grade de resultados não podem ser modificados, exceto para os campos resultado visual e observações, nos que são permitidas as alterações. IC10/20FR Pág. 36 IC10/20FR Pág. 37

20 Tela principal Armazenamento definitivo dos resultados Filtragem e classificação de resultados Na parte superior da aba Resultados há um painel que oferece diferentes opções para filtrar ou ordenar os resultados mostrados. Para ordenar os resultados é usado o seletor Ordenar por, que aparece no canto superior esquerdo. O resto das céldas permite especificar diferentes critérios de filtragem. Depois de definir os critérios, o filtro pode ser aplicado pressionando a primeira tecla localizada na extremidade direita do painel (o segundo botão permite o acesso a mais opções para a filtragem de dados). O exemplo seguinte mostra a aplicação de um filtro para exibir as análises realizadas entre 17 e 24/10/13, cujo resultado foi Positivo: Armazenamento automático Quando as análises finalizam, os resultados são transferidos automaticamente para a grade da aba Resultados. Vale ressaltar que o armazenamento dos resultados pode ser executado automaticamente quando os dados do tubo estão completos ao concluir sua análise. Se a análise de um tubo finaliza e seus dados não estão completos, o usuário deverá completar os dados faltantes (na aba de Incubação) e, em seguida, arquivar os resultados manualmente. Isto é explicado na próxima secção. Armazenamento manual Armazenamento dum único resultado Para armazenar permanentemente os dados correspondentes a um tubo em particular, podemos usar o Arquivar registro. Esta função está disponível no menu contextual da grade de Incubação, à qual se acede clicando no botão direito do mouse sobre a mesma. Armazenamento dum conjunto de resultados Para armazenar permanentemente dois ou mais resultados de uma vez, pode usar o botão Arquivar resultados, disponível na barra de ferramentas: Ao arquivar um conjunto de resultados, estes vão ser transferidos da aba Incubação à de Resultados, ficando armazenados e disponíveis para consultas futuras. Antes do armazenamento permanente dos dados, o programa executa uma série de verificações destinadas a garantir a integridade das mesmas. Os dados abaixo são de preenchimento obrigatório, de modo que o operador deve preenchá-los antes de poder arquivar os resultados: - Marca - Código de produto - Lote - Condição SCBI - Nro. de livro - Nro. da folha - Ciclo IC10/20FR Pág. 38 IC10/20FR Pág. 39