Informe Final Municipalidad de Vitacura

Transcripción

1 DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES Informe Final Municipalidad de Vitacura Fecha : 14 OCT. 20ng N Informe : 171/2009

2 DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA E INSPECCiÓN ÁREA DE AUDITORíA 2 REF.: /09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA DMSAI 401/0' SANTIAGO, O 9 * O Adjunto sírvase encontrar copia del Informe Final W 171 debidamente aprobado, sobre auditoría de gastos en esa Municipalidad. Por Orden del C PRISCILA JA o ralor General FUENTES Subje.. Abog do fe DiVIsión Municipalidades AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE VITACURA

3 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA E INSPECCiÓN ÁREA DE AUDITORíA 2 REF.: /09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA DMSAI 401/09 SANTIAGO, 14.0CTJ9* Adjunto, sfrvase encontrar copia del Informe Final DMSAI N 401 de 2009, de esta Contralorfa General, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese Órgano Colegiado entregándole copia de los mismos. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Por o~- PR "'.. n del Con IselLA JA lor General Subjere Di'li~a /UENiES ' _--...:-Z.:Mu~nlcipalidades AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE VITACURA

4 DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA E INSPECCiÓN AREA DE AUDITORíA 2 DMSAI. N" 401/09 A.T. N" 382/08 REF 41534/09 INFORME FINAL DE OBSERVACIONES SOBRE AUDITORIA DE GASTOS EN LA MUNICIPALIDAD DE VITACURA. SANTIAGO, 1 4 OCT En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización aprobado por esta Contraloría General y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley , Orgánica de esta Institución, se efectuó una auditoría de transacciones al macroproceso de abastecimiento en la Municipalidad de Vitacura. OBJETIVO. El objetivo del examen consistió en verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan los procesos de adquisición de bienes y servicios, en concordancia con la ley N" , de compras y contrataciones públicas. METODOLOGíA. La revisión fue desarrollada conforme con las normas y procedimientos de control aceptados por esta Contraloría General, e incluyó la aplicación de la metodología de auditoría aceptada para este Organismo Contralor (MAC), sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias. orientados esencialmente respecto de los atributos de legalidad, respaldo documental e imputación presupuestaria de las operaciones. UNIVERSO FISCALIZADO. La revisión abarcó el período comprendido entre el 1 de julio de 2007 y el 30 de abril de 2008, durante el cual se efectuaron desembolsos por la suma de $ MUESTRA EXAMINADA. El examen en referencia fue practicado sobre una muestra de $ , lo que representa un 20,61 % del total de las adquisiciones. A LA SEÑORA SUB JEFE DE LA DIVISION DE MUNICIPALIDADES PRESENTE LVMIPFO

5 - 2 - Cabe señalar que, con carácter de reservado, mediante DMSAI N 33 de 6 de abril de 2009, fueron puestas en conocimiento del Alcalde las observaciones más relevantes comprobadas al término de la visita, para que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran, lo que se concretó mediante Ord. Alc. W 1/194, de 8 de mayo del presente año. siguientes situaciones: La auditoría practicada estableció las 1.- EVALUACiÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. La Municipalidad de Vitacura cuenta con un Reglamento de Organización y Funcionamiento Interno, modificado según decreto sección 1 W 10/1880, de 2 de agosto de 2007, el cual describe las funciones y objetivos de las distintas unidades municipales. Asimismo, dispone de Manuales de Procedimientos que detallan las principales rutinas administrativas de cada una de las dependencias, así como diversos reglamentos que regulan las materias de contrataciones y adquisiciones. A partir de la puesta en marcha del sistema Chilecompra - año la Municipalidad de Vitacura estableció como política de gestión interna, la intervención de dos unidades en los procesos de licitación, el Departamento de Adquisiciones y la Secretaría de Planificación Comunal. Toda solicitud de pedido requiere para ser cursada por el Departamento de Adquisiciones, ser aprobada previamente por el Director de Administración y Finanzas cuando el monto es inferior a 50 UTM; en el caso de superar ese valor, debe aprobarse por la Comisión de Finanzas Municipales. Posteriormente, dicho documento es enviado al Departamento de Adquisiciones, para que se efectúe el proceso de compra. Por otra parte, la evaluación realizada detenminó que - en general - el personal que se desempeña en los Departamentos examinados ha efectuado cursos formales de capacitación en las materias afines a sus labores. Asimismo, el Municipio dispone de una Dirección de Control, la que ha desarrollado programas de control deliberado a los procesos de adquisiciones de bienes y de control de existencias. 2.- EXAMEN DE CUENTAS DE EGRESOS. El examen de los gastos incluidos en la muestra ya señalada, en general, resultó conforme, salvo las observaciones que se precisan a continuación:

6 Gasto por concepto de la semana de la chilenidad. Mediante comprobante de egreso W 2.308, de 23 de octubre de 2007, la Municipalidad de Vitacura pagó la suma de $ , a la empresa Comercializadora y Distribuidora Vivanco SA Los Buenos Muchachos, para una cena de celebración de fiestas patrias con los funcionarios municipales. Dicho desembolso se imputó a la cuenta , sobre actividades municipales, del clasificador presupuestario vigente, aprobado por decreto W 1.256, de El gasto observado no es procedente, toda vez que conforme a la glosa presupuestaria respectiva, corresponde imputar a dicha asignación aquellos desembolsos derivados de celebraciones que se relacionan directamente con las funciones que le son propias, entre las que no se cuenta un agasajo para sus funcionarios, salvo autorización expresa en tal sentido como ocurre con el día del funcionario municipal, instituido por decreto W 2.118, de 1997, del Ministerio del Interior. Al respecto, la autoridad edilicia indica que según la jurisprudencia de la propia Contraloría General, dictamen W , de 2007, procedería imputar a la cuenta de gastos de actividades municipales el desembolso efectuado, en razón de lo cual esa entidad edilicia consideró factible efectuar en el recinto donde se desarrolla la semana de la chilenidad, una comida de fiestas patrias con asistencia de funcionarios municipales e invitados pertenecientes a organizaciones comunitarias. Cabe indicar que, analizados los antecedentes aportados por ese municipio, queda de manifiesto que la asistencia a dicha celebración fue con el fin de atender al personal municipal, de la corporación cultural, de Vitasalud y de Vitadeporte, de acuerdo con la nómina presentada. De este modo, los argumentos dados por el edil, no resultan suficientes para levantar la observación formulada, razón por la cual ella se mantiene Servicios de alimentación en comedor de Alcaldía. La Municipalidad suscribió con la empresa León Agustín Vergara Portales Estudio y Publicidad E.I.R.L., Rut: W , un contrato denominado "servicios de alimentación a servir en el comedor de la alcaldía del centro cívico de la Municipalidad de Vitacura", de 19 de febrero de 2007, efectuado a través del Portal ChileCompra, con vigencia desde el 1 de marzo al 31 de diciembre de ese año. Cada almuerzo tenía un valor de $ más IVA por persona y, en cuanto al monto total del contrato, se estableció que éste no podía exceder de $ , más IVA.

7 - 4 - Los desembolsos respectivos fueron imputados a la cuenta de gastos de representación y las validaciones efectuadas permitieron verificar que los almuerzos se realizaron en las dependencias de alcaldía, con la eventual participación de algunas autoridades, pero, en lo fundamental, para funcionarios directivos de la Municipalidad y/o de empresas particulares. Sin perjuicio de lo anterior, cabe hacer presente que el proveedor no registra giro de restaurant, expendio de alcoholes ni venta de alimentos, sino que sólo posee giro de actividades de publicidad y marketing, conforme la factura, cuya oficina se encuentra en la comuna de Las Condes. Además, en la iniciación de actividades ante el Servicio de Impuestos Internos, de 11 de enero de 2005, consta el giro de "servicio de publicidad rnarketing e inversiones". Efectuada la verificación respectiva en la Municipalidad de Las Condes, se determinó que la citada empresa mantiene una patente para funcionar, rol K, con la modalidad de domicilio tributario; no obstante, al momento de la validación correspondiente, se constató que en la dirección indicada se encontraba en funcionamiento otra empresa. El edil manifiesta, en síntesis, que los citados almuerzos protocolares, constituyen instancias de trabajo, donde se discuten y acuerdan distintas materias propias de la gestión municipal y en las que participan funcionarios directivos de ese municipio con empresas particulares. En cuanto a la situación tributaria de la empresa proveedora manifiesta que el contrato fue producto de un llamado a licitación en que el portal ChileCompra la aceptó como proveedor, que también el Servicio de Impuestos Internos le dio su aprobación tácita, y que el servicio fue prestado en su totalidad, razón por la cual se solicita reconsiderar la observación. Sobre la materia, cabe señalar que el decreto N" 1.256, de 1990, del Ministerio de Hacienda, que establecía las clasificaciones presupuestarias vigentes durante el periodo fiscalizado, definía los gastos de representación como aquellos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del organismo. Con respecto a manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes recordatorios que se otorguen en la oportunidad, los gastos pertinentes sólo podrían realizarse con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente. Al respecto, se debe hacer presente que, si bien los argumentos del municipio resultan atendibles en cuanto a que se trataría de almuerzos de trabajo, no se encuentra fehacientemente acreditado que la totalidad de ellos haya contado con la presencia de autoridades gel rango establecido en la Dormativa presupuestaria citada precedentemente, por lo que en lo sucesivo el municipio deberá verificar en cada caso la concurrencia de los requisitos habilitantes al efecto, teniendo presente el clasificador presupuestario actualmente vigente, contenido en el decreto N" 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda y, en particular, el concepto definido en el ítem , como Gastos de Representación, Protocolo y Ceremonial.

8 Desembolsos insuficientemente acreditados Donación por convenio de colaboración con la Municipalidad de Pucón. La Municipalidad de Vitacura mantiene vigente un convenio de colaboración con la Municipalidad de Pucón, suscrito el 25 de abril de 2003, el cual establece, principalmente, el estudio e implementación de programas y proyectos relativos a actividades culturales, medio ambiente, de salud y de perfeccionamiento del personal municipal. Se verificó que la Corporación Edilicia visitada, a través del comprobante de egreso W 2424, de 7 de noviembre de 2007, por $ , adquirió 125 cajas de mercaderías para ir en ayuda del municipio de Pucón, aporte que no se enmarca en el convenio de colaboración suscrito y que, además, no fue aprobado por acuerdo del concejo municipal. Al respecto, se solicitó el acta de recepción conforme de las cajas enviadas, que hasta el término de la visita no fue proporcionada, sólo se acompañó un oficio de agradecimiento del Alcalde de Pucón dirigido al Alcalde de Vitacura, el cual no permite acreditar a cabalidad lo recibido por la municipalidad beneficiaria. En la respuesta del edil este acompaña actas de entrega de las cajas de mercaderías a personas residentes en la comuna de Pucón, de modo tal que la efectividad de la donación se encuentra comprobada; sin embargo, no cumpliendo los requisitos legales para proceder a la donación de bienes muebles, según el artículo 65, letra e), de la ley W , debe mantenerse la observación Cóctel por Seminario de Seguridad Ciudadana. Se efectuó una contratación con la empresa Sebastián Brucher Luco, Rut: , mediante el portal Chilecompra, para proveer un servicio de cóctel para 250 personas, pagado a través del comprobante de egreso W 1844, de 29 de agosto de 2007, por un total de $ La actividad en comento fue celebrada con ocasión de la ceremonia de clausura del Seminario de Seguridad Ciudadana, el día 1 de agosto de En el transcurso de la auditoría, fueron solicitados antecedentes adicionales que permitieran acreditar el gasto, por lo que el municipio entregó una nómina de las personas asistentes, la que no se condice con los gastos efectuados, toda vez que aportó antecedentes y listas de asistencia de un seminario de seguridad ciudadana realizado el 27 de mayo de Sobre esta materia, la autoridad edilicia manifiesta en su respuesta que, por error, se acompañó en el transcurso de la auditoría un listado de asistentes al seminario realizado en el mes de mayo de 2007, y con el fin de corregir la situación observada, en su respuesta adjunta nómina de asistentes a la actividad del 1 de agosto de 2007, con la concurrencia de representantes de juntas de vecinos, concejales y personal municipal.

9 - 6 - Conforme los antecedentes aportados por el edil en su oficio de respuesta, es posible subsanar la observación formulada. 4.- OTRAS OBSERVACIONES Subvenciones rendidas con gastos que no se enmarcan en el objetivo para el cual se otorgaron los recursos. El examen determinó que algunas de las subvenciones otorgadas durante el año 2007 fueron rendidas con gastos que no corresponden a los fines para los cuales se otorgaron los fondos, específicamente, gastos de alimentación y restaurant, según el siguiente detalle: N Monto Monto Comprobante $ Observado Detalle de Egreso $ Fecha Institución PAMI Alondra: según Decreto Ale Secc.1 N 3/184 de 2007, la municipalidad, otorgó una subvención por $ , para financiar gastos de funcionamiento de la sede, gastos administrativos, transporte, pago de monitores para el desarrollo de talleres de gimnasia, hidrogimnasia" yoga, taichi, actividades culturales, recreativas (paseos). No obstante lo anterior, rindió con diversas facturas de almuerzos por el total observado Institución PAMI Atardecer Dorado: según Decreto Ale. Secc.1 N 3/403 de 2007, la municipalidad, otorgó una subvención por $ , para financiar gastos de funcionamienlo y operación, pago de remuneraciones, del personal, monitores, mobiliario, insumas primeros auxilios, gastos movilización, ayudas solidarias, celebración aniversario, reuniones actividades culturales, sociales y recreativas de acuerdo con los fines propios de la Institución. TOTALES $ No obstante lo anterior, rindió con facturas de almuerzo y programa recreativo por el total observado. Respecto a esta materia, la autoridad comunal indica que las organizaciones comunitarias de adultos mayores tienen entre sus principales actividades, las recreacionales, consistentes en convivencias y paseos, además de talleres y cursos, por lo que esas actividades se incluyen dentro del objetivo de la subvención aprobada por el Concejo, habiéndose acompañado por las nominas de asistentes a los paseos, en virtud de lo cual solicita que se levante la observación.

10 7 Sobre este punto, útil es recordar que el artículo 5, letra g), de la Ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, contempla la figura de la subvención como mecanismo para efectuar aportes de recursos económicos para fines específicos, a entidades sin fines de lucro que colaboren directamente en el cumplimiento de las funciones municipales. Atendido lo anterior y los argumentos planteados por la autoridad comunal, se levanta la observación, debiendo en lo sucesivo observarse una adecuada correspondencia en el otorgamiento de la subvención con los fines a que ella será destinada Subvenciones para financiar becas universitarias. La Municipalidad otorgó una subvención de $ a la Fundación Augusto Pinochet, a través de comprobante de egreso N" 871, de 2 de mayo de 2008, con la finalidad de colaborar en el otorgamiento de becas universitarias para jóvenes en situación económica irregular, que viven en la comuna de Vitacura. En el decreto de otorgamiento de la subvención - N" 3/673, de 12 de marzo de se indica que la institución beneficiada sólo podrá hacer uso de los recursos para los gastos que se generen con motivo del cumplimiento del objetivo respectivo, agregando que el cambio de destino de los gastos faculta al municipio para solicitar la restitución de los fondos. Efectuada la revisión de los antecedentes proporcionados, no consta que determinados beneficiarios cumplieran los requisitos para ser becarios, por cuanto no se acreditó documentalmente su situación económica irregular, cuyo detalle consta en ANEXO N" 1. En su respuesta la autoridad comunal informa que, personal de la Dirección de Control de ese municipio, se constituyó en dependencias de la mencionada Fundación, confirmando la existencia de los informes económicos pertinentes, de lo que se dejó constancia en una hoja de fiscalización que se adjunta. Revisados los antecedentes aportados por el edil en su oficio de respuesta, este sólo acompaña el acta de fiscalización aludida, en que se menciona la existencia de informes sociales, pero no se acompaña copia de los mismos ni se acredita si las personas beneficiadas se encuentran en situación irregular, lo cual fue el fundamento de la subvención, por lo que se mantiene la observación Control deficiente de vehículos municipales. El examen de las bitácoras de los vehículos municipales comprobó que algunos carecen de ellas y otros las mantienen incompletas, al no incluir datos tales como, consumo de combustible, reparaciones, mantenciones, destinos y/o la visación periódica del jefe respectivo. Además se verificó que algunos de ellos carecían del certificado de inscripción en el registro de vehículos motorizados.

11 - 8 - Cabe precisar que, mediante oficio circular N" , de 1995, esta Contraloría General impartió instrucciones sobre el uso y circulación de vehículos estatales, cuyo punto XII, letra f), señala expresamente que "Por cada vehículo debe llevarse una bitácora en que se señale, por lo menos, el kilometraje y el recorrido que cumple, la que deberá ser visada periódicamente por el Jefe respectivo". Asimismo, la letra g) de la misma disposición, previene que "corresponde también se confeccione una hoja de vida del vehículo, ya sea en tarjetero, libro o en cualquier otra forma, donde se especifiquen sus características, modelo, año de fabricación y fecha desde la cual está a disposición de la Institución respectiva. En esta hoja se anotarán, en la misma fecha en que ocurran, los desperfectos, con indicación de su naturaleza, costo de la reparación y daño y las otras especificaciones que se estimen procedentes", disposiciones ambas que no son cumplidas en la municipalidad visitada. el siguiente: El detalle de las validaciones respectivas es Patente Detalle Modelo Observaciones BG-GS-88 Automóvil Civic 1.3, Asignado al juez de Policía Local, sin Honda auto Grafito padrón. ZB Automóvil Sentra 1,8 Asignado a la Dirección del Tránsito. Sin Nissan XE L 1406 padrón y bitácora no consigna los lugares de destino específicos. YK Automóvil Primera 2.0 Asignado a la Dirección Administración y Nissan Fianzas, sin padrón. YP Automóvil Primera 2.0 Asignado a la Dirección de Secpla, sin Nissan padrón. BG-GS-84 Automóvil Civic 1.3, Asignado a la Dirección de Desarrollo Honda aut. Grafito Comunitario. Sin padrón y bitácora no consigna los lugares de destino específicos. BG-GS-86 Automóvil Civic 1.3, Asignado a la Dirección Jurídica. Sin padrón Honda aut. Grafito y bitácora no consigna los lugares de destino. BG-GS-81 Automóvil Civic 1.3, Asignado a la Dirección de Operaciones. Sin Honda aut. Grafito padrón y bitácora, no consigna los lugares de destino específico, sólo señala "a la comuna ", como destino de cada recorrido. Sobre este punto el edil indica que, por procedimiento interno del municipio no se registra en la bitácora de los vehículos el rendimiento de combustible, toda vez que éste se lleva mediante un sistema computacional, obtenido de la empresa proveedora. Asimismo, señala que no son detalladas en las referidas bitácoras las mantenciones y reparaciones, toda vez que éstas son de cargo de los propietarios de los vehículos, en virtud del contrato de arrendamiento vigente. En relación con la materia, cabe indicar que conforme el artículo 1 del DL. N" 799, de 1974, que fija normas que regulan el uso y la circulación de vehículos estatales, esa normativa rige también para los vehículos que cualquiera de las entidades u organismos señalados tomen en arriendo, usufructo, comodato, depósito o a otro título no traslaticio de dominio.

12 - 9 - En consecuencia, no aportando la autoridad nuevos antecedentes, la observación debe mantenerse, debiendo adoptarse las medidas correspondientes en orden a llevar las bitácoras de control de los vehículos municipales, de acuerdo con las instrucciones impartidas por este Organismo de Control sobre el particular. CONCLUSIONES 1.- Sobre las deficiencias advertidas en los numerales 2.1 y 3.1, se formulará el correspondiente reparo ante el Tribunal de Cuentas de este Organismo, para determinar la presunta responsabilidad civil por el daño causado al patrimonio municipal. 2.- Respecto de la observación contenida en el numeral 4.2, la Municipalidad deberá informar documentadamente a esta Contraloría General sobre la entrega de becas universitarias por la Fundación Augusto Pinochet, con la finalidad de acreditar si los beneficiarios se encontraban en situación económica irregular. 3.- En relación con el numeral 4.3, el municipio deberá ajustar los procedimientos de control de sus vehículos, incluyendo los tomados en arrendamiento, a las instrucciones vigentes sobre la materia, contenidas en la Circular N de 1995, de este origen. Finalmente, corresponde que la autoridad edilicia disponga las medidas tendientes a corregir las deficiencias advertidas, e informe sus resultados dentro del término de quince días, cuya efectividad será comprobada en próximas visitas que se realicen a la Entidad, conforme con las políticas de este Organismo sobre seguimiento de los programas de fiscalización. Municipal de Vitacura. Transcríbase al Alcalde y al Concejo Saluda atentamente a Ud., LUISA varga MORALES JEFA AREA ITORIA SUBDMSIÓN AUDITORIA E INSPECCIÓN DIVISIÓN DE MUNlCIPA!.JOADES

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