Informe Final Servicio Médico Legal

Transcripción

1 Contraloría Regional de Atacama Control Externo Informe Final Servicio Médico Legal Fecha: 30 enero de 2009 N' Informe: 95/08

2 INFORME FINAL DE OBSERVACIONES SOBRE FISCALIZACION EFECTUADA AL SERVICIO MEDICO LEGAL, REGION DE ATACAMA.- OFICIO N COPIAPO, 3 0 ENE 2009 En cumplimiento de lo dispuesto en la Asignación de Trabajo N 162 de 2008, el funcionario Sr. Sergio Orellana González se constituyó en las dependencias de la entidad señalada en el epígrafe, con el objeto de dar cumplimiento al Programa Anual de Fiscalización de esta Contraloría Regional para el año ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA. OBJETIVOS. La auditoría tuvo por objeto realizar una Evaluación de Control Interno al Servicio Medico Legal, Región de Atacama. METODOLOGIA. La mencionada labor se desarrolló de conformidad con las normas de control interno y de auditoría aprobadas por las Resoluciones Exentas Nos y 1486, de 1996, de este Organismo de Control, incluyendo, por lo tanto, una evaluación a los procedimientos de control interno en las áreas examinadas, la verificación de la documentación legal de respaldo correspondiente, como asimismo, la aplicación de otros procedimientos técnicos en la medida que se estimó necesario en las circunstancias. Sobre el particular, se emitió un preinforme de observaciones, el cual fue puesto en conocimiento del Jefe Regional Servicio Medico Legal quien entregó su respuesta mediante el Ord. N 2722 de 2008, exponiéndose a continuación el alcance de la fiscalización, las observaciones formuladas, las respuestas entregadas y las conclusiones respectivas. AL SEÑOR JEFE REGIONAL DEL SERVICIO MEDICO LEGAL - REGION DE ATACAMA 644PRESEN TE SOG/sog.- AT. N : 162/2008.-

3 COBERTURA. En el desarrollo del trabajo, se consideró la evaluación de control interno general de la Institución. ANTECEDENTES GENERALES El Servicio Medico Legal, Región de Atacama presenta una organización centralizada dependiente del Ministerio de Justicia y cuenta con una estructura organizativa funcional, compuesta por una dotación de trece personas El mencionado servicio, es controlado por la Unidad de Auditoría Interna la que se encuentra a nivel central en el Servicio Medico Legal, la cual remite los respectivos informes con los resultados a la Dirección del Servicio, la cual ha atendido favorablemente, hasta la fecha, todas las observaciones planteadas. RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROL INTERNO Vehículos Fiscales. a.- El vehículo perteneciente al Servicio Medico Legal, no cuentan con los discos distintivos fiscales pintado en las puertas en colores azules y blanco con la palabra "FISCAL", transgrediéndose con ello lo estipulado en el artículo 3 del DL. N 799/74, sobre "Uso y Circulación de Vehículos Estatales" y Circular N /95. Cabe hacer presente que las normas del mencionado DL., son de aplicación obligatoria. En la respuesta proporcionada por el Jefe Regional, informa que este vehículo venía de fábrica en sus dos costados, con discos estatales e instintivos del SML y Ministerio de Justicia, autoadhesivo no removibles, de manera que la presente observación será informada al nivel central para que adopten las medidas correspondientes. En virtud de lo anterior, se procede a mantener la observación formulada, hasta que se comunique del resultado de las gestiones que se informan Control de bienes. a.- Respecto del examen realizado a los bienes muebles, se constató que todos ellos se encontraban inventariados con sus respectivas placas codificadoras. Además las actualizaciones de inventario se realizan en el nivel central siendo el último levantamiento realizado por ese organismo en el Servicio Medico Legal de la ciudad de Copiapó el 05 de septiembre del año 2007, en el se determinó la próxima actualización para el mes de septiembre del 2008, la cual no se había concretado a la fecha de la visita de fiscalización.

4 Sobre el particular, en el oficio N 2722 del 26 de diciembre del 2008 en que se da respuesta a las observaciones formuladas en este documento, la Dirección del Servicio nada informa sobre el particular por tanto, se mantiene íntegramente. b.- Se observó que en las dependencias no existe la presencia de las planchetas de inventario. La respuesta entregada por el Jefe Regional, informa a este organismo, que el servicio cuenta con las planillas de inventario por dependencia, estando pendiente solamente su distribución, las que serán plastificadas y colocadas en cada una de las dependencias. En virtud de lo anterior, se procede a mantener la observación formulada, hasta que no se concreten las acciones informadas Control Administrativo Financiero. a.- En la fiscalización efectuada se pudo comprobar que los únicos recursos de disponibilidades con que cuenta el Servicio, corresponden a un fondo para gastos de servicios de aseo y consumos básicos, para el funcionamiento, el cual asciende a $ mensuales. Con fecha 12 de diciembre, se realizó arqueo de caja al mencionado fondo, a través del cual, no se determinaron diferencias. Conjuntamente con lo anterior, se constató que la persona encargada de fondo fijo posee póliza de fidelidad funcionaria, al igual que la resolución de asignaciones del respectivo fondo fijo. Se verificó que existen manuales de procedimientos para las operaciones de fondo fijo e instrucciones para el uso de las bitácoras de los vehículos Institucionales. De la revisión efectuada se verificó que la Encargada Administrativa si bien ésta, cumple con las funciones encomendadas, no existe una resolución con la asignación o nombramiento a este cargo por parte de ese servicio. Sobre el particular, la respuesta entregada por el Jefe Regional, establece que no existe una resolución siendo un tema de resorte central y que se comunicará al nivel respectivo. mantener la observación formulada. En virtud de lo anterior, se procede a

5 CONCLUSIONES: Del análisis practicado al contenido del oficio N 2722, del 26 de diciembre, enviado por dicha Entidad, y que proporciona respuesta a la fiscalización cuyo Informe fuera remitido por oficio N 3205, de 19 de diciembre 2008, se han mantenido las observaciones que en el texto del presente Informe Final se exponen, por considerarse incompletas e insuficientes de acuerdo con los requerimientos planteados. Sin perjuicio de lo anterior, esta Contraloría Regional comprobará las regularizaciones de los hechos observados en futuras visitas inspectivas de seguimiento, en caso contrario, se procederá a iniciar las acciones que en cada situación procedan. Finalmente, se informa que el presente informe final es público a partir de su entrega a esa Autoridad. tentamente a Ud., wr oria Briones Neira atora Regional de Atacama

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