DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N 280 CONTROL N 630,

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1 MUNICIPALIDAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N 280 CONTROL N 630, ANT. : Memo Audi-Control N 71/190 del 19/04/2010. MAT. Informe Final de Auditoria del Programa Mejoramiento de la Educación VITACURA, 7 ou DE : DIRECCION DE CONTROL A : DIRECCION DE EDUCACION Y SALUD Sr. MICHAEL ECCLEFIELD VARAS Por medio de la presente, remito a Ud., Informe Final de Auditoría efectuada a un Area de Gestión de Educación, respecto a verificar los correctos cargos a la cuenta contable destinada para tal programa y evaluar en términos generales los procedimientos y documentación que permita evidenciar el cumplimiento del mismo. Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y que los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como base de análisis, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes Salu ntamentea Ud., I l SB '4 GIE Distri ción: Administración Municipal Dirección de Educacién y Salud Unidad de Auditoría / Archivo(2) SERGIO BEAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL

2 nri mun cpa DAD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA Y RRHI-1 Mat: INFORME FINAL SOBRE AUDITORIA AL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO EDUCACION MUNICIPAL AÑO 2010 Vitacura, diciembre 09 del En cumplimiento del Plan Anual de Fiscalización de esta Dirección de Control y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, Artículo 29.- se contempló una Auditoria (N 9) a la Dirección de Educación y Salud, en un tema especifico denominado "PROGRAMA MEJORAMIENTO EDUCACION MUNICIPAL" correspondiente a la cuenta presupuestaria N OBJETIVO Verificar los correctos cargos a la cuenta contable destinada para tal programa y evaluar en términos generales los procedimientos y documentación que permita evidenciar el cumplimiento del programa, como también las instancias de participación y aprobación de los respectivos Informes. METODOLOGIA El trabajo se efectuó conforme las normas y procedimientos de Control estipulados por la Dirección de Control e incluyó las pruebas y evidencias respectivas, siendo la base principal la información entregada por la Unidad auditada y también aquella proporcionada por Unidades relacionadas, siendo esta la Sección de Remuneraciones, como también aquella extraída desde los sistemas de Registros de Oficina de Partes y Sistema Contable de la Municipalidad; posteriormente se reestudió la documentación y se analizó minuciosamente.

3 MUNI IPALIDA 3.- UNIVERSO El examen se efectuó en lo que respecta a los gastos del ítem de la cuenta Presupuestaria N al, período Enero-Septiembre El gasto presupuestado en el total del período 2010 es del orden de MS$ c} Se utiliza la técnica de muestreo aleatorio ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los movimientos. 4.- MUESTRA EXAMINADA Se efectuó sobre una muestra aleatoria de movimientos contable-presupuestarios, correspondientes al año 2010, teniendo como base los hstados de Rendición de Fondos por Rendir, con cargo a dicho programa La observación de la muestra fue del orden de 286 movimientos de pagos realizados durante el periodo Enero a Septiembre 2010, que económicamente significan el 46% del total presupuestado en la cuenta Se efectuó una visita en ten-eno para observar el cumplimiento de los Informes de Cometidos, siendo revisados a lo menos 45 Informes parciales del personal contratado en base a honorarios, hasta el mes de septiembre Es preciso indicar que en su oportunidad la Dirección de Control durante la etapa de recopilación de Información, se encontró con Programas de similares características, pero con origen de Fondos distintos, los cuales serán más adelante detallados con la finalidad de que se formulen precisiones relevantes para la transparencia de los programas. (ver punto N 10 del Informe).

4 MUNICIPALIDA En resumen, la auditoría realizada estableció lo siguiente: 5.- DETALLE MENSUAL DE GASTOS Corresponde a la información extraída, por el concepto de Rendición de Fondos por Rendir, recepcionados por la Dirección de Control y que son informados mensualmente por la Unidad de Recursos Humanos. MES N de Honorarios TOTAL BRUTO N de Memo Rendición Depto. Fecha Informados de Personal ENERO /02/2010 FEBRERO /03/2010 MARZO /04/2010 ABRIL /05/2010 MAYO /06/2010 JUNIO /07/2010 JULIO /08/2010 AGOSTO /09/2010 SEPTIEMBRE /10/2010 TOTAL EVALUACION DEL CONTROL INTERNO: En el transcurso de la recopilación de información, se evidencia un óptimo proceso de entrega de información entre las diversas Unidades que participan transversalmente en el proceso de contratación y pago de los servicios Debemos indicar además que los pagos de Honorarios de la Cuenta N son cancelados a través de la modalidad de Fondos por Rendir otorgado a la Unidad de Remuneraciones, cuyas rendiciones efectuadas durante el periodo auditado, fueron observados formalmente por esta Contraloría en solo una oportunidad y por motivos de forma (error en el rut informado) En lo que respecta al acceso de los Contratos e Informes, éstos se encuentran debidamente archivados en Orden alfabético, siendo la Dirección de Educación y Salud la Unidad responsable de su mantención.

5 MUNICIPALIDA 8.- EN LO QUE RESPECTA A LOS INFORMES DE COMETIDOS De los 45 Informes revisados, se pudo constatar que : Gran parle de las Contrataciones responden a necesidades de Reforzamiento en las áreas de Lenguaje, Matemáticas, PSU y Actividades Deportivas, de los colegios Antártica Chilena y Liceo Amanda Labarca. Existen 3 Contrataciones que dependen directamente del Director de Educación y Salud, cuyos Informes son aprobados por dicha autoridad, y que responden a cometidos de Orientación, Asesoría Inforrnáfica y Coordinación de Convenios. Existen 11 Informes que no evidencian listados de participantes. Existen 19 Informes parciales, que corresponden al 42% de la muestra que no incorporan la totalidad de los puntos indicados en el Formato orientador elaborado por esta Unidad de Control con fecha 31/05/2010, según Memo DC N RESPECTO A LOS BENEFICIARIOS De los 45 Informes revisados, se pudo constatar que, al existir solo un 25% de Informes con la lista de asistentes, no se puede apreciar el resultado de los cometidos y la repercusión de éstos en el Mejoramiento, ya que no se adjuntan actas de % de asistencia, eventuales calificaciones, fotografías de clases y eventos de participación activa de los talleres SIMILITUDES CON OTROS PROGRAMAS Actualmente existe el Programa "Fondo de Apoyo al Mejoramiento de la Gestión Municipal" que se postula a los fondos del Ministerio de Educación, que deben ser debidamente rendidos a dicha Institución y tiene por objetivo dar continuidad al trabajo realizado en años anteriores, que se ha definido como; "El Mejoramiento de los Procesos de Planificación, Desarrollo y Evaluación del Sistema de Educación Municipal, otorgando mayor autonomía a las direcciones escolares con el propósito de mejorar la gestión administrativa, financiera y técnica para obtener más y mejores aprendizajes de los alumnos" (Ver nota N 1 en pie de Página). 1 :Extraído desde el Informe Final de Rendición 2009, enviado a Secretario Ministerial de Educación, con fecha 25/01/2010, según Ord. Alcaldicio Ng 8/36.

6 MUNICIPAUDA Debemos indicar que el monto del año 2009, ascendió a M$ Cuya rendición fue aprobada por el Honorable Concejo Municipal, según Sesión ordinaria N 638 y Acuerdo N 2895 del 13 de Enero Para el año 2010, conforme a los antecedentes tenidos a la vista, en sesión Ord. N 644 del 26 de febrero 2010 y acuerdo del Concejo Municipal N 2931, se aprueba por unanimidad la solicitud de Fondos para el Apoyo al mejoramiento de la Gestión Municipal en Educación 2010, por un monto que asciende a los $ La responsable directa del Programa es quien figura en dicha rendición 2009 como sostenedora y Jefe del Depto. de Educación (ver nota N 2 en pié de Página), Sra. Carlota Bravo Rivera, funcionaria a Contrata dependiente de la Dirección de Servicios de Educación y Salud, quién conforme a la Dotación Docente vigente para este año 2010 figura como Coordinadora Técnica y Sostenedora de Educación. Las funciones de Sostenedora se encuentra registrado en el Decreto 4/2068 del con vigencia a contar del 25 de agosto del mismo año, los demás nombramientos anuales están registrados mediante los Decretos N 10/1640 del , 10/555 del , 10/262 del y 10/1027 de fecha En este punto debemos recalcar que a la fecha y conforme a la Dotación vigente, el cargo de Director de Educación se encuentra vacante CONCLUSION FINAL: En base a la información recabada se considera de importancia relevante que los Informes de Cometidos contengan mayor información, respecto a la participación activa de los beneficiarios inscritos, en lo que respecta a un mayor análisis sobre las repercusiones de los programas en los niños, destacando principalmente la respuesta que se ha obtenido por parte de la población objetivo. 2 2: Extraído desde Informe Final de Rendición 2009.

7 MUNICIPALIDA Se sugiere ver la factibilidad de buscar un mecanismo que permita diferenciar en forma clara y precisa, aquellos programas de financiamiento Municipal respecto a los de financiamiento Ministerial Se instruye, que se retome a la brevedad las Instrucciones emanadas en Mayo del 2010, respecto a los contenidos minimos que deben tener los Informes de Cometidos. Previamente, la Dirección de Servicios de Educación y Salud deberá ponderar la relación existente entre los cometidos asignados y el nivel de remuneración establecido, lo que repercute en la calidad exigida a los Informes Parciales y Finales respectivamente Esta Dirección de Control considera oportuna que se genere una Evaluación Anual del Programa, cuyo cumplimiento y ejecución de las acciones tomadas, serán comprobadas durante un proceso de seguimiento en el Primer semestre Saluda atentamente a Ud., SERGIO BEAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL SBANMG/ET Distribución: Administración Municipal Dirección de Educac. n y Salud Unidad de Auditoría Archivo(2)