DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA DE : DIRECCION DE CONTROL A : DIRECCION DE ASESORIA JURIDICA SERGIO BEAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL

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1 MUNICWAL I AD DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA MEMO AUDI N 379CONTROL N 6 66 ANT. : Memo Audi-Control N 195/439 del 31/08/2010. MAT. : Informe Final de Auditoria a la deuda de Morosos, cobranza realizada por la empresa SACRET S.A. VITACURA, o DE : DIRECCION DE CONTROL A : DIRECCION DE ASESORIA JURIDICA Por medio de la presente, remito a Ud., Informe Final de Auditoria efectuada al contrato con la empresa SACRET S.A por la cobranza de la deuda de morosos. Cabe señalar que se dio total cumplimiento a los objetivos previamente establecidos respecto al alcance y profundidad de la Auditoria y que los datos que no se encuentran detallados en este informe y que fueron utilizados como base de Cálculo y de Evaluación, se encuentran en poder de esta Unidad para las consultas pertinentes. SERGIO BEAUMONT ARAYA DIRECTOR DE CONTROL SB Distó ución: Dirección de A esoria Juridica Administración unicipal Unidad de Aud oria Archivo

2 MUNICIPALIDAD DE VITACURA DIRECCION DE CONTROL UNIDAD DE AUDITORIA Mat.: INFORME FINAL DE AUDITORIA AL CONTRATO CON LA EMPRESA SACRET S.A POR EL SERVICIO DE COBRANZA JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL. En cumplimiento al Programa de Auditoria de esta Contraloría y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley Art. 29 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades se efectuó una Auditoria al contrato con la empresa Sociedad Administradora de Créditos S.A por el servicio de cobranza Judicial y Extrajudicial de ingresos Municipales morosos de pago. Esta empresa se adjudico la Cobranza por un periodo de treinta y seis meses a partir de la fecha del contrato del 20 de Mayo del año 2010 según bases de licitación Pública ID N º LP10 de Enero del año OBJETIVO: Determinar el tratamiento de la deuda del Municipio y la efectividad de la cobranza en el procedimiento empleado por las distintas Unidades Municipales. ANTECEDENTES GENERALES Bases Especiales ID N LP10 de Enero 2010 " Cobranza Judicial y Extrajudicial de Ingresos Municipales Morosos de Pago. Bases Técnicas.

3 Contrato de fecha 20 de Mayo del año UNIVERSO DE LA MUESTRA El universo corresponde a la nomina de cobranza por deudores de patentes comerciales entre el 20 de Mayo al 31 de Agosto del año 2010, enviada por la Dirección de Administración y Finanzas a la Dirección de Asesoría Jurídica, para su cobranza por la empresa SACRET S.A. Esta nomina tiene un universo de cincuenta y cinco deudores morosos, de la cual se reviso el 100 % de la muestra total. Se reviso las Bases de la Licitación para comprobar el cumplimiento de los requisitos en terreno con el ITO, del contrato Sr. Sebastian Gardeweg Ried ANALISIS DE LA MUESTRA Se realizo revisión de la nomina de deudores Morosos entregada por la Dirección de Administración y Finanzas, el análisis consistió en verificar las acciones ejecutadas por la empresa de cobranza por cada uno de los deudores morosos por concepto de Patentes Comerciales. Además se reviso aleatoriamente el cumplimiento de los requisitos estipulados en las Bases Técnicas de la Propuesta Publica. De la revisión efectuada se pudo apreciar que existe control satisfactorio sobre el contrato con la empresa SACRET S.A. Sin embargo se observaron las siguientes situaciones susceptibles de ser mejoradas. 4.1 TRABAJOS EN TERRENO En relación a la cobranza de la deuda se pudo apreciar que existen acciones de cobranzas en la totalidad de la muestra revisada, estando la nomina de deudores por patentes Comerciales en la instancia de cobranza Extrajudicial debido a que los informes revisados corresponden a los emitidos por la empresa Sacret S.A. al 15 de Noviembre del 2010, y la información fue enviada a la empresa durante la primera quincena del mes de Octubre del año 2010, a esta fecha no se ha dado dio inicio a la demanda Judicial tramite

4 que precede a la cobranza Extrajudicial. El desarrollo de la auditoria considero el análisis de los puntos que a continuación se detallan: PROCESO DE COBRANZA (PUNTO N º 1 BASES TECNICAS) Respecto a la entrega de información desde la Dirección de Asesoría Jurídica, se comprobó que efectivamente se da cumplimiento a lo estipulado en las Bases de la Propuesta Publica, toda vez que la entrega de la información para la cobranza se realiza a través de un acta confeccionada por el ITO del contrato. DEL PAGO DE LA DEUDA (PUNTO Nº 2 BASES TECNICAS) En relación a los pagos que efectúan directamente los deudores morosos con el contratista, este debe cumplir con la obligación de enterar dichos fondos a más tardar al día siguiente hábil al día del pago en la Tesorería Municipal. La revisión pudo evidenciar que no existe un registro que identifique el cumplimiento de esta obligación en relación al día de la recaudación de los fondos. C.- OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA (PUNTO N º 3, LETRA D BASES TECNICAS) En este punto las bases Técnicas establecen que," La Municipalidad se reserva el derecho de ejecutar los controles que estime necesarios para el correcto cumplimiento del contrato, incluyendo en tal control, la revisión permanente de las carpetas de los juicios, las que deberán ser copia del respectivo expediente. Se observa que existe ausencia de evidencia que respalde el cumplimiento de controles aleatorios al desarrollo del contrato. D.- OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA (PUNTO N º 3 LETRA F BASES TECNICAS) El contratista tendrá la obligación de mantener en forma permanente un archivo digital actualizado de todos los antecedentes de la cobranza. Se comprobó el cumplimiento de esta obligación a través de

5 la revisión de la información enviada en planillas actualizadas al ITO de la gestión de cobranza Judicial y Extrajudicial. E.- INFORME DE ESTADO DE COBRANZA Y FACTURACION (PUNTO N º 5 BASES TECNICAS) En este punto las Bases Técnicas establecen la obligación del contratista de enviar el estado actualizado de la cobranza tanto Judicial como Extrajudicial. Se comprobó que la información es recibida en los plazos establecidos en las Bases y cumple con el contenido exigido. F.- GARANTIAS (EXIGENCIAS DEL CONTRATO) - Se constato la vigencia de la póliza de garantía por el fiel cumplimiento del contrato por la cantidad de UF. con vencimiento al 12 de Mayo del año CONCLUSION En general, se puede apreciar que el contrato de cobranzas suscrito con la empresa SACRET, ha sido supervisado satisfactoriamente y que el contratista cumple con lo estipulado en la bases de la Licitación. No obstante, y con el solo propósito de contribuir a mejorar su desarrollo se señala que : En relación al documento acta de entrega, que contiene la información que es entregada a la empresa contratista para el cobro de deudores morosos, se sugiere complementar este documento con datos como N º de correlativo, fecha de entrega y nombre y firma de la persona responsable de la entrega de la información. Esta medida se solicita con el fin de aportar datos para un eficiente control administrativo. En el caso de los dineros recibidos por el contratista por los pagos de deudores morosos, se sugiere solicitar al contratista incorporar en las remesas el día de recepción de los fondos a fin de dar cumplimiento a lo exigido en Bases Técnicas en su punto N º 2 letra a.

6 Sobre la facultad de revisión aleatoriamente por parte de la Municipalidad a cualquier carpeta de la cobranza judicial en curso. Se recomienda a futuro establecer dichas revisiones y evidenciar la información de respaldo de las revisiones efectuadas. EL cumplimiento y ejecución de las acciones tomadas, serán comprobadas durante un proceso de seguimiento del primer semestre del año 2011 Saluda atentamente a Ud. SERGIO BEAUMONT ARAYA CONTRALOR MUNICIPAL