Plan Avanza 2 Subprograma: Servicios Públicos Digitales. Tipo de Proyecto: D2.Servicios Electrónicos al Ciudadano y Empresas

Transcripción

1 Servicios de Administracio n Electro nica para Alumnos, Personal Universitario y Empresas en las Universidades de Almerí a, Pablo de Olavide, Ca diz y Huelva Plan Avanza 2 Subprograma: Servicios Públicos Digitales Tipo de Proyecto: D2.Servicios Electrónicos al Ciudadano y Empresas

2 Contenido 1. Introducción Alcance del proyecto Servicios telemáticos a ofrecer a los colectivos universitarios Implantación de herramientas para la extensión de la administración electrónica... 8 Página 2 de 11

3 1. Introducción La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos establece el derecho de todos los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. La Comunidad autónoma de Andalucía cuenta con una Ley propia de Administración, la Ley 9/2007, de 22 de octubre, que regula la utilización de las nuevas tecnologías, y de entre sus aportaciones hay que destacar el refuerzo de los derechos de la ciudadanía ante la gestión administrativa y su derecho a la tramitación electrónica. Estas leyes, con un gran contenido innovador, obligan a un profundo cambio en las Administraciones Públicas, incluidas las Universidades, ya que su desarrollo implica que la iniciación, tramitación y resolución de los procedimientos pueda realizarse a través de medios electrónicos, con plena validez y en plenas condiciones de seguridad jurídica. La Universidad de Almería, así como las Universidades Cádiz, Pablo de Olavide y Huelva, tienen firmado un Convenio con la Junta de Andalucía para el desarrollo de la Administración Electrónica a través de su plataforma (sistema w@nda) por lo que dispone de sistemas electrónicos adecuados para hacer efectivo el derecho de los ciudadanos a relacionarse con nuestra Universidad por medios electrónicos. Durante los años 2008 y 2009 se han desplegado los principales componentes tecnológicos que constituyen los sistemas básicos de tramitación electrónica. Adicionalmente, se han puesto en marcha algunos procedimientos de tramitación telemática, permitiendo contrastar los resultados iniciales: Adicionalmente, las Universidades de Almería, Cádiz, Pablo de Olavide y Huelva han resultado adjudicatarias de ayuda del MITYC en su programa Plan Avanza 2 de Servicios Públicos Digitales, para apoyar la extensión de la administración electrónica en estas universidades, para el proyecto Servicios de Administración Electrónica para Alumnos, Personal Universitario y Empresas en las Universidades de Almería, Pablo de Olavide, Cádiz y Huelva. La colaboración entre estas universidades permitirá extender el alcance de los servicios de administración electrónica disponibles en cada una de ellas, a la vez que favorecer las sinergias, economías de escala y aplicación de mejores prácticas. El proyecto no tiene exclusivamente una vertiente técnica, ya que hace especial hincapié en los ya esfuerzos y por realizar para la capacitación de los empleados públicos frente a las nuevas tecnologías y también para la difusión a la ciudadanía de los resultados del proyecto. Es una premisa básica de este proyecto que los resultados derivados de los esfuerzos realizados, queden a disposición del resto de administraciones públicas fomentando la colaboración y desarrollo en comunidad con otras Universidades. Con este espíritu de cooperación y sinergia se presenta este proyecto en cooperación entre las Universidades de Almería, Pablo de Olavide, Cádiz y Huelva. El proyecto es presentado en cooperación con el firme convencimiento de que las sinergias en las cuatro universidades basadas en la similitud de infraestructura base así como en el interés común en la puesta en marcha de los procedimientos comunes redundará en la optimización de los recursos necesarios y maximización de los resultados. Página 3 de 11

4 2. Alcance del proyecto El proyecto se orienta básicamente hacia dos tareas, por un lado el desarrollo de servicios telemáticos para ofrecer a los colectivos universitarios, y por otro lado la mejora de la gestión interna con la potenciación de herramientas de administración electrónica e incorporación a las mismas de procedimientos administrativos. Tras las actuaciones desarrolladas durante 2008 y comienzos de 2009, se ha puesto en marcha una plataforma tecnológica de administración electrónica, basada completamente en componentes de software libre proporcionados por la Junta de Andalucía, que permite: Presentación Telemática de formularios (solicit@), incluyendo su firma electrónica (simple y múltiple) y registro telemático. Consulta básica de situación de trámite. Escritorio Unificado de Tramitación para la gestión electrónica de la Universidad (PTw@ndA), que permite la tramitación electrónica de los procedimientos a lo largo de su ciclo de vida. Plataformas de Firma Electrónica (@firma y Port@firmas), así como verificación de documentos firmados. Notificaciones Telemáticas, tanto fehacientes (Correos) como no fehacientes (avisador). Pasarela de pagos (diferentes entidades según Universidad) Repositorio de documentos electrónicos, con funcionalidades básicas de gestión documental. Integraciones (punto a punto) entre el sistema de tramitación y los backoffices. La arquitectura de la solución disponible es la siguiente: Página 4 de 11

5 Las directrices de diseño de esta solución son: i. Integración: el proceso de modernización es una iniciativa que integra aquellos componentes o desarrollos ya existentes de administración electrónica. ii. iii. iv. Flexibilidad: la soluciones tecnológicas se orquestan dentro de una arquitectura SOA que facilita la modularidad de cada una de las soluciones permitiendo un amplia personalización de cara a su implantación en diferentes contextos, y para la incorporación de soluciones particulares de otras Administraciones Públicas. Reutilización: los componentes del proyecto se desarrollarán bajo unas directrices funcionales y técnicas que garanticen la interoperabilidad con el resto de componentes y la reutilización directa por otras Administraciones Públicas. No intrusión: el hecho de tener un diseño modular y de interoperabilidad este proyecto será no intrusivo, pudiendo convivir los nuevos componentes desarrollados con los ya preexistentes. Amparados por los principios anteriormente expuestos de integración, flexibilidad, reutilización y no intrusión, se ha adoptado una política tecnológica que permita el despliegue de diferentes soluciones bajo las siguientes premisas: Protocolos abiertos. Arquitecturas orientadas a Servicios (SOA). Servicios WEB. Código abierto. Colaboración con otras Administraciones Públicas. Teniendo en cuenta todas estas premisas, la solución adoptada para el proceso de modernización, está basada en los componentes w@nda de la Junta de Andalucía, interoperables con la plataforma PALS del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio Servicios telemáticos a ofrecer a los colectivos universitarios Sobre la infraestructura de administración electrónica desplegada se plantea la puesta en marcha de los siguientes servicios, que serán ofrecidos a los colectivos universitarios para su tramitación online en los respectivos portales de administración electrónica, así como la tramitación electrónica interna para su gestión y relación con alumnos, personal universitario y empresas. En la siguiente tabla se ofrece una relación de los procedimientos implantados y la URL de acceso a los mismos en la Universidad de Almería: Nombre del Servicio Descripción Página 5 de 11

6 Convocatoria/Sol icitud cursos de Verano/Otoño El procedimiento lo inicia el Vicerrectorado competente en la materia. La solicitud de realización la presentan los profesores de la Universidad. Excepcionalmente la pueden presentar instituciones públicas o privadas, éstas últimas de prestigio, pero siempre bajo la dirección de un profesor de la Universidad. El proceso se llevaría a cabo en varias fases: 1.-Recepción de propuestas de Cursos de Verano/Otoño. 2.- Selección de los Cursos de Verano/Otoño teniendo en cuenta la idoneidad y la oportunidad de realización. 3.Programación. 4.-Información y difusión. tm?idprocedimiento=587 Matricula cursos Verano/Otoño El proceso consta de los siguientes pasos: Entrega por parte del interesado del impreso de matrícula debidamente cumplimentado, adjuntando fotocopia del documento nacional de identidad y del resguardo de ingreso. Entrega de la copia. Archivo. Las plazas se cubren por riguroso orden de entrega y pago de la matrícula. Una vez cubiertas las plazas, se cierra las matriculaciones. tm?idprocedimiento=590 Convocatoria/Sol icitud Acción Social Ayudas Escolares Su objeto es adjudicar las ayudas para gastos de tratamiento, rehabilitación y, en general, de atención y/o educación. Descripción: Elaboración del borrador de la convocatoria y retención del crédito Envío del borrador de la Convocatoria a Junta de Personal y Comité de Empresa y negociación. Elaboración y publicación de la convocatoria. Recepción, revisión y clasificación de solicitudes. Elaboración y publicación de la relación provisional de admitidos/excluidos y de la constitución de la Comisión de Valoración. Recepción y comprobación de las reclamaciones a la relación provisional Elaboración y publicación de la relación definitiva de admitidos/excluidos. Publicación de la Resolución de Adjudicación de Ayudas. Comunicación a los adjudicatarios. Comunicación a la Oficina de Retribuciones y Seguridad Social de la relación de adjudicatarios tm?idprocedimiento=930 Convocatoria/Sol icitud Acción Social Compensación matrículas Su objeto es compensar al personal de la Universidad de precios públicos por la prestación de servicios académicos universitarios de primer, segundo y tercer ciclo, impartidos por la Universidad de origen o por otras Universidades Públicas del Estado Español. Descripción: Cumplimentación de la solicitud por parte del interesado/a. Comprobación del cumplimiento de los requisitos. Elaboración de informe en caso de concederse la ayuda e informe y Resolución Rectoral en caso de denegación de la Ayuda o concesión parcial. Elaboración de remesa con beneficiarios, cantidad y cuenta corriente para remisión al Área de Gestión Económica. Comunicación al interesado tm?idprocedimiento=933 Quejas y Sugerencias Este procedimiento tiene como finalidad establecer las tareas a desarrollar desde la Unidad de Quejas y Sugerencias, para la gestión de las quejas/reclamaciones y sugerencias de cualquier persona afectada por la gestión de la administración y servicios de la Universidad de Almería, así como a la gestión de los nuevos títulos oficiales de grado, master y doctor, gestionadas por las unidades de garantía de calidad de dichos títulos. tm?idprocedimiento=488 Página 6 de 11

7 Propuesta de contratación de personal sustituto interino de cara a la sustitución por baja, enfermedad, etc. tm?idprocedimiento=931 Gestión de candidatura a elecciones Recepción de las solicitudes de las candidaturas a elecciones tm?idprocedimiento=928 Gestión de tesis doctorales El objeto de este procedimiento es realizar las gestiones necesarias para que el doctorando pueda defender su tesis doctoral. Inscripción de tesis: tm?idprocedimiento=932 Lectura de tesis: tm?idprocedimiento=929 Procedimiento para la Firma Digital de Actas Académicas Proporciona al personal docente la posibilidad de llevar a cabo la firma de las actas académicas y las diligencias de inclusión, modificación y exclusión asociadas a las mismas. El Aplicativo para la Firma de Actas Digitales: se ha cubierto a partir de una herramienta propia de la Universidad de Cádiz a la que la empresa subcontratada ha dado la horizontalidad y completando nuevas funcionalidades para hacerla utilizable por el resto de Universidades. Universidad de Pablo de Olavide: Para cada uno de los procedimientos definidos, se realizará la metodología de análisis, reingeniería, diseño y puesta en marcha de procedimientos en el sistema de Administración Electrónica. Dicha metodología ya se ha sido contrastada durante la implantación de los procedimientos actualmente en producción, lo cual asegura la consecución de los objetivos marcados en plazo y alcance. Esta metodología se muestra a continuación: Página 7 de 11

8 2.2. Implantación de herramientas para la extensión de la administración electrónica El Modelo Objetivo de Administración Electrónica Avanzada de la Universidad pretende completar la situación actual, potenciándola y explotando las posibilidades de comunicación electrónica, tanto interna como externamente. Las líneas directrices de este Modelo Objetivo diferenciales respecto de la situación actual son: Completa interacción electrónica con el ciudadano, que permita no sólo la presentación telemática, sino tener una completa bidireccionalidad en la comunicación, y seguimiento de la tramitación. Seguimiento ágil y sencillo de los trámites y acciones a realizar por los tramitadores. Expansión del Sistema de Tramitación, potenciando las integraciones con backoffices de forma estructurada. Disponibilidad de indicadores de gestión basados en la información de tramitación electrónica Interoperabilidad con otras Universidades y administraciones. Todas estas líneas directrices se basan en una completa reutilización de lo ya realizado suponiendo ampliación de prestaciones, según la siguiente arquitectura, e incorporación de nuevos componentes (marcados con sombreado naranja): A continuación se describen las diferentes soluciones a implantar: Página 8 de 11

9 i. Escritorio del Ciudadano: Será el componente situado en primera línea entre el Ciudadano y la Universidad, a través del cual éste último podrá: Ofrecer la Carta de Servicios al ciudadano para que éste disponga de información administrativa para buscar e iniciar trámites, elija el canal para iniciar dichos trámites, y en el caso de que desee iniciarlos online, se identifique y tramite en procedimiento correspondiente. Gestionar la forma y el contenido que se presenta y recopila la información antes mencionada al ciudadano a través de un Gestor de Contenidos. Gestión de la representación: se encargará de gestionar las representaciones de unos ciudadanos por otros. Esta gestión de la representación controlará las restricciones de permisos de representación definidas para cada uno de ellos. Gestionar la información referente para cada uno de los trámites, permitiendo: consultar el estado en el que se encuentran los expedientes en los que participa y la relación de actos del trámite realizados realizar la aportación de documentación de forma voluntaria en cualquier fase de la tramitación poder obtener informaciones, realizar consultas, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, realizar transacciones y oponerse a las resoluciones y actos administrativos poder presentar alegaciones en las fases de tramitación que así lo permitan, figurando como interesados en el expediente o no. consultar los documentos que hayan presentado con anterioridad y que obren en manos de la Universidad, de forma que puedan obtener sus referencias para autorizar su utilización en el trámite. permitir que los interesados puedan solicitar y obtener copia del expediente electrónico. facilitar un tablón de anuncios donde se pueda comunicar información relevante a los interesados y al que se puedan suscribir mediante RSS. permitir incorporar al expediente documentos electrónicos que ya obren en poder de la Universidad, a partir de referencias a estos. URL: ii. Cuadro de Mando de Tramitación Electrónica: El Sistema de Administración Electrónica debe ofrecer un módulo de explotación de información, que permita la medición y seguimiento de los indicadores operativos de los procedimientos. Este módulo de explotación de información cubriría tanto indicadores globales (volumen de tramitación), como en el ámbito de medición de eficacia del proceso (tiempos medios, cuellos de botella, retrasos, incumplimiento de plazos, etc), generando un cuadro de mando de seguimiento de gestión de procedimientos de tramitación electrónica. Los requerimientos de este componente son: Presentación de información de gran riqueza visual, con alarmas, indicadores de Página 9 de 11

10 estado y monitorización continua de resultados. Establecer indicadores compuestos, tanto de actividad interna de gestión como actividad externa referente a solicitudes y acciones realizadas por ciudadanos. Integración de las herramientas de análisis y reporting con el sistema de gestión de expedientes, de forma que el usuario puede profundizar en los resultados mostrados. Distribución de informes a determinados usuarios en función de sus roles. Reutilizable para el tratamiento de información de cualquier familia de procedimientos. Su arquitectura debe estar totalmente alineada con los componentes del proyecto w@nda de la Junta de Andalucía, integrándolos y garantizando un uso correcto y controlado de cada uno de ellos. La arquitectura de explotación de información estará basada en el producto de software libre Pentaho, de la siguiente forma: URL: iii. Expansión de la Gestión Electrónica de Expedientes: La Universidades de Almería, Pablo de Olavide, Cádiz y Huelva disponen ya de capacidades de gestión electrónica de expedientes, que permiten simplificar y racionalizar los procedimientos a seguir con cada servicio lanzado por el ciudadano y los procedimientos internos de la propia Universidad. Se encuentra ya disponible, en base a la arquitectura anteriormente señalada, la automatización del workflow de los procedimientos administrativos, integrándose con los sistemas de gestión de expedientes de los BackOffice. Se dispone también de un Escritorio de Tramitación mostrando al empleado las tareas pendientes de intervención por su parte y el estado de las mismas. En base a la experiencia actual se ha detectado la necesidad de expandir el sistema actual, permitiendo: Generación de foliado electrónico e índice electrónico en los expedientes de tramitación electrónica Escritorio reducido de tramitación electrónica, que permita de forma sencilla y concreta Página 10 de 11

11 acceso a los trámites pendientes, firmas pendientes y notificaciones, de aquellos procedimientos en que cada usuario tramitador/firmante está asociado, para aquellos usuarios de uso no intensivo de la gestión de expedientes. Posibilidad de que un mismo documento pueda formar parte de varios expedientes, así como incorporar referencia a documentos externos al expediente. Inventario de objetos electrónicos de tramitación electrónica, que permita gestionar de forma sencilla, estructurada y completa la información de tramitación electrónica, referente a guías de tramitación, modelado, plantillas, variables e integraciones, en sus diferentes versiones a lo largo de su ciclo de vida definición y revisión. Administración avanzada de usuarios y representantes, a los que el ciudadano pudiera otorgar explícitamente su representación para determinados trámites. Registro de Representantes, que puedan participar en trámites electrónicos en el momento de la presentación telemática, y consulta posterior. Facturación electrónica: aprovechamiento de los servicios de firma, verificación y custodia del sistema de tramitación, para la generación y recepción de facturas electrónica, según el formato facturae definido por el Ministerio de Economía y Hacienda. URL: Página 11 de 11