5. si usted o alguno de sus representantes o responsables tiene una función con un cliente que pudiera crear un conflicto de intereses con su función

Transcripción

1 NORMAS ADICIONALES DE COMPLIANCE PARAA EL CONTRATO DE VENTAS EN EL TERRITORIO Estas Normas de Compliance forman parte de los requisitos detallados a los que se hace referencia en la Cláusula 16.3 del Contrato de Ventas en el Territorio (Territory Sales Agreement, TSA) entre Vendedores (usted) y Smith & Nephew y se incorporan mediante referencia paraa formar parte del Contrato de Ventas en el Territorio. A. Principios generales Usted no puede buscar, ofrecer, dar, permitir, solicitar o aceptar un pago, servicio, regalo o cualquier cosa de valor para un cliente, profesional del cuidado de la salud, funcionario público o cualquier otro tercero con el propósito indebido de obtener o mantener cualquier ventaja comercial o influir en una acción oficial. Cualquier cosa de valor incluye entre otros, pero no se limita a lo siguiente: dinero en efectivo, contratos, descuentos, donaciones, ofertas de empleo, entretenimiento, regalos, subvenciones, préstamos, comidas, rebajas, viajes y alojamiento o el uso de materiales, equipo, software o instalaciones. a todas sus relaciones con profesionales del cuidado de la salud, funcionarios públicos o cualquier otro tercero, que incluye a cualquier miembro de familia cercano u otra persona con alguna relación con el profesional del cuidado de la salud o funcionario público. incluso si la cultura comercial en un país considera que esos pagos son una práctica comercial aceptable. incluso si usted utiliza un tercero, tal como un organizador de eventos o agente de licitaciones, para llevar a cabo los negocios en nuestro nombre. Las reglas aplican a usted, sus representantes s o cualquier persona que usted solicite que actúe en nuestro nombre. Usted debe asegurarse de que todos sus representantess que participen en negocios en nuestro nombre cuenten con la capacitación adecuada para promover la comprensión y el compliance con nuestros requisitos, lo que incluye el Código de Conducta de Smith & Nephew. La capacitación se debe completar en un plazo de 60 días posteriores a la firma del Contrato de Ventas en el Territorio (TSA) por todos los representantes que tengan (incluso empleados, subdistribuidores y otros) que estén relacionados de alguna manera con profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos y para los nuevos representantes en un plazo de 60 días a partir de que adquieran su compromiso con ustedes. Si proporcionamos los materiales de capacitación requeridos, usted se asegurará de que sus representantes reciban capacitación sobre dichos materiales dentro del periodo que especifiquemos de forma razonable. Usted conservaráá registros documentales de toda la capacitación sobre Compliance y los tendrá disponibles para que Smith & Nephew los inspeccione. Cualquier incumplimiento con las disposiciones que se establecen en estas Normas puede generar la cancelación de la transacción y usted será totalmente responsable de todos los costos asociados además de cualquier otra solución en virtud del TSA. Usted representa y garantiza que: 1. cualquier compensación que pague o le paguen en conexión con el TSA será por servicios o bienes legítimos y auténticos; 2. no prometerá ni proporcionará ningún valor a ninguna persona o entidad si se pudiera esperar que el resultado sea alguna violación a estas normas, reglas aplicables o políticas y procedimientos; 3. usted nos ha revelado completamente toda la informaciónn pertinente a las relaciones entre usted o sus representantes y cualquier profesional del cuidado de la salud o funcionario público; 4. ni usted ni ninguno de sus representantes, ni cualquier otraa persona controlada por usted o su representante, ha sido excluido o puesto en la lista negra para mantenerr relaciones comerciales con cualquier autoridadd gubernamental o asociación industrial; Página 1 Página Versión de diciembre de 2014

2 5. si usted o alguno de sus representantes o responsables tiene una función con un cliente que pudiera crear un conflicto de intereses con su función bajo el TSA, ahora o en el futuro, usted ha divulgado y divulgará a Smith & Nephew de acuerdo con el Código de Conducta de Smith & Nephew y los procedimientos que correspondan; 6. usted ha respondido y responderá de forma completa y precisa a todas las preguntas que de vez en cuando le planteemos en conexión con nuestras revisiones de diligencia debida para los fines del TSA; y si cambia cualquier información que usted proporcione o deja de ser cierta cualquier representación o garantía, usted nos informará de inmediato; y 7. usted llevará a cabo la diligencia debida y completará un contrato por escrito que requiera el compliance con el Código de Conducta de Smith & Nephew para todos los subdistribuidores que se contraten para respaldar los negocios de Smith & Nephew. B. Pagos y regalos 1. Pagos de facilitación. Usted no tiene permiso de efectuar ningún pago (aunque sea de pequeñas cantidades) a un funcionario público para asegurar o acelerar el desempeño de sus tareas. Estos pagos se pueden llamar pagos de propina, pagos de mejora acelerada o algo parecido. 2. Comidas y tentempiés modestos. Puede pagar o proporcionar comidas con poca frecuencia a profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos si se ofrecen como parte de una interacción comercial legítima. Las comidas deben ser modestas y proporcionales (moderadas en valor y escala), deben formar parte de una interacción comercial apropiada y celebrarse en un lugar que respalde la finalidad comercial de la reunión. Cualquier pago de comida se debe hacer de acuerdo con las reglas aplicables, que incluyen, pero no se limita a, los costos de comida por persona. 3. Regalos. Puede proporcionar regalos modestos y de forma ocasional a profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos cuando las reglas aplicables lo permitan. Los regalos nunca podrán incluir dinero en efectivo o equivalentes de efectivo, como tarjetas de regalo. Los regalos deberán estar relacionados con la profesión médica, beneficiar a los pacientes o servir una función educativa genuina. Donde lo permitan las reglas que correspondan, usted puede proporcionar un regalo modesto para reconocer una ocasión cultural. 4. Entretenimiento. No puede proporcionar o facilitar nunca entretenimiento a profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos. El entretenimiento incluye actividades sociales, deportivas, de recreo y culturales, incluso cuando se produzcan como parte de una reunión educativa o de negocios. 5. Viajes y alojamiento. Donde lo permitan las reglas aplicables y como parte de un servicio legítimo de asesoría, patrocinio educativo o conferencia médica, usted puede proporcionar o reembolsar gastos de viaje y alojamiento de profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos. La clase de viaje proporcionado debe cumplir las reglas aplicables al caso. El alojamiento debe ser modesto, proporcional y tener fácil acceso al evento. No puede pagar ningún costo adicional asociado con el viaje, por ejemplo un cambio a una mejor habitación, gastos de minibar, visita al spa o más noches de las necesarias para asistir al evento. 6. Huéspedes personales de profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos. Usted no puede ofrecer o proporcionar comidas, hospitalidad, entretenimiento, regalos, viajes, alojamientos o cualquier otro beneficio o gasto para los huéspedes personales de profesionales del cuidado de la salud o funcionarios gubernamentales. 7. Conflictos de intereses. Usted no puede contratar a un profesional del cuidado de la salud o funcionario público o algún miembro cercano de la familia de un profesional del cuidado de la salud o funcionario gubernamental sin la autorización por escrito apropiada de un Compliance Officer de Smith & Nephew. Página 2 Página Versión de diciembre de 2014

3 8. Pagos a profesionales del cuidado de la salud o a funcionarios públicos. Usted acepta efectuar pagos mediante transferencia electrónica de fondos siempre que sea posible. Usted acepta que no efectuará pagos en efectivo a profesionales del cuidado de la salud o funcionarios públicos, incluso si dichos pagos se pudieran solicitar para un propósito comercial legítimo, excepto cuando reciba la previa autorización de un Compliance Officer de Smith & Nephew. C. Interacciones de alto riesgo con profesionales del cuidado de la salud y funcionarios públicos Las interacciones que se describen a continuación son de alto riesgo y nunca deben emprenderse para un propósito indebido o a cambio de compras tanto pasadas o futuras o la promoción de productos o servicios de Smith & Nephew. Un gerente o director ejecutivo debe autorizar las interacciones antes de hacer cualquier compromiso con el profesional del cuidado de la salud o funcionario público. El autorizador también debe asegurarse de que la interacción se documente de forma adecuada, incluyendo cualquier autorización requerida. 1. Patrocinio para asistir a la capacitación de productos o reuniones de terceros. Usted puede apoyar la asistencia de profesionales del cuidado de la salud en conferencias educativas de terceros o en una reunión de educación médica y capacitación de productos, pero solo si estos patrocinios están permitidos por las reglas aplicables. El apoyo puede incluir cuotas de registro, transporte, alojamientos y comidas. La persona patrocinada debe estar involucrada de forma activa en la práctica de la medicina, la cual es el tema del evento, o tener un interés médico legítimo en el tema principal del evento. La reunión debe dedicar una cantidad considerable de tiempo al contenido científico correspondiente. El organizador de la conferencia debe ser reconocido, de buena reputación y tener experiencia previa en la organización de conferencias apropiadas y de sólido carácter científico. La reunión debe llevarse a cabo en un lugar adecuado y no en un centro turístico de vacaciones o de lujo. Usted debe seguir cualquier notificación o los requisitos de autorización del empleador como lo indican las reglas aplicables. Usted no puede efectuar un pago a una persona patrocinada por el tiempo durante el que asistió o viajó a un evento. Usted debe preparar el viaje y alojamiento de profesionales del cuidado de la salud directamente con las líneas aéreas, hoteles, agencias de viajes y planificadores de reuniones. Usted solamente reembolsará a alguna persona patrocinada por los gastos permitidos con la documentación adecuada y de acuerdo con estas normas. 2. Financiamiento para exhibiciones o stands. Usted puede financiar exhibiciones o stands en eventos de terceros. Se deben aplicar los siguientes factores para el financiamiento de exhibiciones o de stands: (a) el organizador del stand debe ser conocido y respetado y un hospital o asociación médica en buen estado; (b) la tarifa debe representar el valor justo de mercado; (c) la agenda de la reunión debe ser de valor científico o educativo; y (d) la ubicación de la reunión debe ser en un entorno adecuado. 3. Provisión de subvenciones o donaciones para hospitales u organizaciones sin fines de lucro. Usted puede proporcionar subvenciones de investigación o educación o donaciones de caridad a una organización sin fines de lucro o caritativa, una institución médica, un proveedor de un programa educativo acreditado, una fundación médica o una sociedad profesional que reúna los requisitos para recibir subvenciones o donaciones en virtud de las reglas aplicables. Usted no puede otorgar una subvención o donación a un profesional del cuidado de la salud o funcionario público individual. Usted debe tener una razón legítima para conceder una subvención o donación y se limitará a lo siguiente: (a) reducir los costos de las conferencias; (b) financiar honorarios, gastos de viaje, alojamiento y comida razonables para profesionales del cuidado de la salud que participen como profesorado de la conferencia; (c) proporcionar comidas y recepciones modestas para los asistentes a la conferencia; (d) respaldar programas de investigación para profesionales del cuidado de la salud si usted y Smith & Nephew no tienen influencia en la selección del investigador; (e) proporcionar apoyo Página 3 Página Versión de diciembre de 2014

4 para financiar la adquisición de libros de texto médicos, suscripciones a publicaciones médicas, modelos anatómicos o similares. Usted debe aplicar buen juicio y precaución si un profesional del cuidado de la salud o funcionario público le solicita que apoye una causa en particular y deba poder justificar de forma objetiva sus razones para hacerlo. 4. Consultoría u otros acuerdos de servicio. Usted puede contratar a profesionales del cuidado de la salud como consultores para contribuir a lograr una necesidad comercial documentada y necesaria. Cualquier sesión para capacitación de médicos, conferencias, debates de mesa redonda y eventos similares para la de educación de clientes que usted financie debe abordar temas científicos adecuados tales como los estados de la enfermedad, el uso de terapias, la selección de pacientes, etc. Usted sólo debe contratar consultores basándose en sus calificaciones y experiencia. Usted no debe pagar los servicios proporcionados por encima del valor justo de mercado. Usted debe documentar todos los servicios de consultoría en un acuerdo contractual que incluya, como mínimo, una descripción detallada de los servicios que se vayan a proporcionar y las disposiciones sobre las tarifas. 5. Productos gratuitos (muestras o evaluaciones). Usted puede proporcionar una cantidad razonable de productos gratuitos a profesionales del cuidado de la salud, hospitales u otras organizaciones del cuidado de la salud para que puedan evaluar el desempeño del producto y valorar su conveniencia para usarse en el tratamiento de pacientes en la medida que lo permitan las reglas aplicables. Se puede hacer referencia a estos productos gratuitos como muestras o productos de evaluación. Estos incluyen, entre otros: (a) muestra de producto destinada a usarse con pacientes; y (b) préstamo a corto plazo de un dispositivo para permitir una evaluación formal por parte de un profesional del cuidado de la salud, hospital u otra organización del cuidado de la salud. Usted debe proporcionar avisos escritos sobre el estado de gratuidad de cualquier producto gratuito. Debe contar con un acuerdo por escrito con un cliente para evaluaciones formales y la evaluación no debe durar más de noventa (90) días. Debe dar seguimiento a cualquier producto gratuito proporcionado a proveedores del cuidado de la salud, hospitales u otras organizaciones del cuidado de la salud. 6. Donaciones políticas. No debe efectuar contribuciones políticas para fines de corrupción o a cambio de compras pasadas o futuras o para endosar los servicios o productos de Smith & Nephew. 7. Estudios clínicos. Usted no puede realizar, financiar, patrocinar o dar apoyo a ningún tipo de ensayo clínico o estudio que involucren productos de Smith & Nephew, incluyendo registros o cualquier otro tipo de estudio, ya sea organizado o patrocinado por un proveedor del cuidado de la salud en el Territorio o por cualquier otra persona o entidad, excepto con la autorización previa por escrito de un Compliance Officer de Smith & Nephew. D. Licitaciones públicas Usted no puede colaborar con las autoridades de licitación ( Tender Authorities, TA ) antes o durante una licitación de una forma que pudiera comprometer la justicia del proceso. No se deben proporcionar regalos, donaciones o cualquier cosa de valor a las TA o a sus partes o personas afiliadas con la intención de influir en la documentación o materiales de la licitación. Usted no debe conseguir o facilitar conocimiento preferente de algún término de la licitación o influir en la creación de los documentos o materiales de la licitación en una forma discriminatoria o poco competitiva. E. Competencia justa Usted debe cumplir con todas las reglas aplicables y no debe participar en ningún acuerdo con un competidor, incluyendo otro distribuidor o agente que Smith & Nephew haya contratado para vender nuestros productos, para: (a) debatir sobre ofertas, condiciones de la oferta, descuentos o información de precios; (b) ponerse de acuerdo sobre los precios; (c) arreglar una oferta o licitación; o (d) asignar un mercado o clientes o rehusarse a hacer negocios con otra parte. Página 4 Página Versión de diciembre de 2014

5 Cualquier comparación que usted establezca entre productos de Smith & Nephew y los de la competencia debe ser precisa y basada en hechos. F. Uso de la marca Smith & Nephew Puede promover, vender y distribuir nuestros productos y puede hacer referencia a sí mismo como representante de ventas autorizado o distribuidor autorizado (según sea el caso) de acuerdo con la Sección 2.2 del TSA. Sin embargo, no debe dar la impresión engañosa que de alguna forma usted forma parte de Smith & Nephew y no debe utilizar la marca o nombre de Smith & Nephew en sus instalaciones u oficinas, en sus vehículos de entrega o en sus tarjetas de presentación (excepto con nuestra autorización previa por escrito). G. Otros requisitos Políticas y procedimientos. Usted debe implementar políticas y procedimientos para asegurarse de proporcionar a los empleados reglas claras en conexión con las relaciones con profesionales del cuidado de la salud y funcionarios públicos. Además, debe implementar controles suficientes para asegurarse de que solo se realicen los pagos adecuados, incluyendo pagos en relación con los asuntos descritos anteriormente en las Secciones B y C. Documentación adecuada. Usted debe conservar y proporcionar la documentación adecuada para demostrar compliance con las reglas aplicables y estas reglas para cualquier pago, servicio o artículo de valor que se les da a profesionales del cuidado de la salud o a funcionarios públicos. Esto debe incluir recibos reales de los pagos siempre que sea posible. Nunca deberá falsificar u ocultar las transacciones o registros. Obligación de informar. Debe informar sobre cualquier violación real o sospecha de violación de estas reglas y cualquier regla aplicable. Puede presentarle un informe a su socio comercial de Smith & Nephew o a nuestro Compliance Officer o a través de la línea de integridad de Smith & Nephew: Costos compartidos. Cualquier costo comercial relacionado con la promoción, venta o distribución de productos, lo que incluye, entre otros, los gastos de mercadotecnia, los gastos generales del personal y costos de alquiler por el cual desea el reembolso o el cual se compartirá con Smith & Nephew en cualquier proporción, deben ser autorizados previamente por escrito por un Compliance Officer de Smith & Nephew. H. Definiciones Reglas Aplicables se refiere a lo siguiente, en vigor de vez en cuando: (i) leyes aplicables (incluyendo reglamentos), (ii) el Código de Conducta de Smith & Nephew y las políticas y procedimientos emitidos conforme al mismo y (iii) otras pautas del sector o códigos de conducta publicados o aceptados generalmente que indiquen un comportamiento ético o legal para llevar a cabo los negocios contemplados por el TSA. Página 5 Página Versión de diciembre de 2014