Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio 2012

Transcripción

1 CA C Doc 3 Traducción del francés/inglés CONSEJO DE ADMINISTRACION Comisión 2 (Finanzas y Administración) Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio 2012 Nota del Secretario General (Punto 3 del Orden del Día) 1. Asunto Informe de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal para el ejercicio Referencias/Párrafos Anexo 1 2. Decisiones esperadas Tomar nota del informe del auditor externo de cuentas. Aprobar los estados financieros del ejercicio 2012 sobre la base del dictamen de auditoría emitido por el auditor externo. Adoptar el proyecto de resolución referente a la aprobación de los estados financieros del ejercicio Proponer al Consejo de Administración que envíe una nota de agradecimiento al Gobierno de la Confederación Suiza y aprobar el proyecto de nota. Anexo 1 4 y anexo 1 del informe del auditor externo 5 y anexo 2 5 y anexo 3 1. En cumplimiento del artículo del Reglamento General de la UPU, el Sr. Kurt Grüter, Director del Control Federal de Finanzas y auditor externo de cuentas nombrado por el Gobierno de la Confederación Suiza, procedió al examen de los estados financieros del ejercicio Al término de su examen de las cuentas, el Sr. Grüter firmó, el 13 de junio de 2013, un dictamen de auditoría, que figura en el anexo 1 del informe del auditor externo. / 3. Su informe de auditoría se presenta al Consejo de Administración (CA) de conformidad con el artículo 39.1 del Reglamento Financiero, referente a la aprobación de las cuentas. Siguiendo la práctica establecida, el Sr. Grüter presentará personalmente su informe (anexo 1) a la Comisión 2 (Finanzas y Administración). 4. Se invita a la Comisión 2 a examinar el informe de auditoría y aprobar los estados financieros del ejercicio / 5. Para ello, en el anexo 2 del presente documento figura un proyecto de resolución y en el anexo 3 un proyecto de oficio para enviar al Gobierno de la Confederación Suiza. Berna, 15 de julio de 2013 Bishar A. Hussein Secretario General DFI Sho/Mca

2 CA C Doc 3.Anexo 1 INFORME DEL AUDITOR EXTERNO UNION POSTAL UNIVERSAL Auditoría de los estados financieros del ejercicio

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4 3 Informe del auditor externo UNION POSTAL UNIVERSAL (UPU) El mandato de auditoría externa de los estados financieros de la Unión Postal Universal (UPU) debe ser ejercido por un miembro designado personalmente por la instancia superior de control financiero público del país elegido. De acuerdo con esta disposición y según lo establecido en el artículo , del Reglamento General, el Gobierno de la Confederación Suiza me encomendó, en mi calidad de Director del Control Federal de Finanzas (CDF), la función de auditor externo de las cuentas de la UPU. Auditoría de los estados financieros de 2012 Mi mandato está definido en el artículo 37 del Reglamento Financiero y en el Mandato Adicional para la Auditoría Externa de las Cuentas, adjunto a dicho Reglamento. Cumplo mi función en forma autónoma e independiente, con el apoyo de colaboradores del CDF. El CDF desempeña las tareas de auditoría externa de la UPU de manera totalmente independiente de su función como órgano supremo de vigilancia financiera de la Confederación Suiza. El CDF cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados con amplia experiencia en materia de auditoría en las organizaciones internacionales. Indice Párrafos Síntesis de la auditoría - Reglamentación, normas e información 1-10 Seguimiento de las recomendaciones relativas a las auditorías de cierre Seguimiento de las recomendaciones relativas a las auditorías de resultados Seguimiento de las recomendaciones relativas a las auditorías informáticas Examen de los trabajos del auditor interno Auditorías informáticas Ejecución presupuestaria Auditoría de los estados financieros del ejercicio 2012 Conclusión Por mayor información, diríjase a: Sr. Kurt Grüter Directeur du Contrôle fédéral des finances de la Confédération suisse Monbijoustrasse Berne Tel.: +41 (0) kurt.grueter@efk.admin.ch Anexos: 1 Dictamen de auditoría 2 Lista de los asientos complementarios o a: Sr. Didier Monnot Responsable de mandats Tel.: +41 (0) didier.monnot@efk.admin.ch Berna, 13 de junio de 2013 No reg modi/cral

5 4 SINTESIS DE LA AUDITORIA Los estados financieros consolidados de 2012 se formularon por segunda vez en la historia de la UPU de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (normas IPSAS). La auditoría de esos estados arrojó un resultado general totalmente satisfactorio. No se constató ningún problema importante y estoy en condiciones de extender un dictamen de auditoría sin reservas. Pudo constatarse que la mayoría de las recomendaciones anteriores fueron tenidas en cuenta. Sin embargo, cuatro recomendaciones referentes a las auditorías de cierre y cinco recomendaciones relativas a las auditorías de resultados y de supervisión financiera aún deben ser aplicadas. Mi informe contiene nueve recomendaciones nuevas. Las seis primeras se refieren a la auditoría informática que se llevó a cabo durante la auditoría intermedia realizada en Las dos siguientes instan a la UPU a que brinde información suplementaria en diferentes áreas para lograr que los estados financieros se adecuen mejor a las normas IPSAS. Por último, en mi novena recomendación pido que se realice un análisis del Reglamento Financiero del FMCS y de los de las otras entidades separadas de la UPU, para determinar si las disposiciones referentes a las tareas del auditor externo se ajustan a las prácticas actuales en materia de auditoría. REGLAMENTACION, NORMAS E INFORMACION Reglamentación financiera y objeto de la auditoría 1. El ejercicio financiero 2012 se rigió por las disposiciones pertinentes de la Constitución, del Reglamento General (Nairobi 2008), por las disposiciones del Reglamento Financiero y las Normas de gestión financiera, de organización contable y de control de la Unión, así como por las normas contables IPSAS. 2. Las auditorías que se describen en el presente informe se refirieron a los estados financieros consolidados de la UPU establecidos al 31 de diciembre de 2012, constituidos por el estado de la situación financiera, el estado de los resultados financieros, el estado de las variaciones de los activos netos, el estado del flujo de caja, el estado comparativo entre los importes presupuestados y los importes reales, así como por las notas adjuntas a los estados financieros. 3. Las cuentas del ejercicio 2012 de la Caja de Previsión de la UPU figuran en un informe de auditoría aparte. 4. Las cuentas del ejercicio 2012 de los tres servicios de traducción (portugués, inglés y árabe) dieron lugar a una auditoría y a una correspondencia separadas, ya que no están consolidadas y se siguen llevando de acuerdo con las anteriores normas de contabilidad UNSAS. Normas de auditoría, información y agradecimientos 5. Las verificaciones se efectuaron aplicando las normas internacionales de auditoría (normas ISA) publicadas por la IAASB 1 y respetando el mandato adicional que forma parte del Reglamento Financiero de la UPU. 6. En los casos en que se realizaron verificaciones por muestreo, mis colaboradores seleccionaron las muestras en función de los riesgos o de la importancia relativa de los importes registrados en los rubros examinados. 7. Otros puntos que requieren mejoras fueron puestos en conocimiento de la Dirección de Finanzas (DFI) en las discusiones finales de los días 20 de diciembre de 2012 y 13 de junio de No incluyo esos puntos ni las propuestas de mejora correspondientes en el presente informe para señalar a la atención del Consejo de Administración únicamente las recomendaciones que considero esenciales. 1 «International Standards on Auditing (ISA)» publicadas por la IAASB (International Auditing and Assurance Standards Board).

6 5 8. En el transcurso de los trabajos de auditoría, mis colaboradores se entrevistaron regularmente con los Sres. J.-A. Ducrest y O. Dreier, con otros funcionarios de la Dirección de Finanzas y con funcionarios de otras direcciones de la organización en función de los temas tratados. 9. Deseo destacar la buena colaboración y el espíritu de apertura que reinaron durante la realización de esta auditoría. También deseo expresar mi agradecimiento por la amabilidad con que todos los funcionarios de la UPU a quienes recurrimos nos proporcionaron la información y los documentos. 10. De conformidad con el numeral 9 del Mandato adicional para la auditoría externa de las cuentas, el Director General me transmitió sus comentarios, que fueron debidamente incluidos en el presente informe. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES RELATIVAS A LAS AUDITORIAS DE CIERRE 11. Las recomendaciones formuladas en mis informes anteriores que fueron puestas en práctica no se vuelven a incluir en el presente documento. Los comentarios que figuran a continuación se refieren a aquellas que estaban en curso de cumplimiento o con respecto a las cuales las medidas indicadas por la UPU aún no se habían concretado en el momento de la auditoría. Además, todas las recomendaciones pendientes son objeto de un seguimiento atento y regular por parte de la Oficina Internacional. Implementación del sistema de control interno (SCI) 12. Esta recomendación fue emitida por primera vez en mi informe sobre las cuentas de la Unión (recomendación nº 1), y los años siguientes fue retomada y completada con otras recomendaciones. Está siendo implementada. 13. Se está elaborando un manual sobre el SCI. Ese documento debe ser finalizado y luego validado por el Consejo de Administración. 14. La UPU deberá verificar si se han introducido todos los controles clave a nivel de la organización. Para ello, habría que identificar los riesgos no específicos a los procesos (riesgos en las áreas de contexto de control, información y comunicación y supervisión y conducción) y luego de introducir las medidas que falten. En lo que respecta a los controles a nivel de la organización, considero que la mayoría de las medidas necesarias ya existen en la UPU. Sin embargo, la utilización de la lista de control entregada por mis colaboradores a la UPU en diciembre de 2012 permitirá identificar las medidas faltantes. 15. En lo que se refiere a la introducción de los controles informáticos generales, remito a la parte del informe referente a la auditoría informática. 16. En cuanto a la introducción de controles a nivel de los procesos, recomiendo proceder de la manera siguiente: Definir los procesos y los subprocesos que son financieramente importantes. Designar a responsables de esos procesos y subprocesos. Actualizar las descripciones de los procesos y los subprocesos financieramente importantes, por lo menos aquellas que dejaron de estar actualizadas cuando se pasó a las normas IPSAS. Identificar los riesgos clave para esos diferentes procesos y subprocesos. Definir los controles clave para minimizar los riesgos identificados (automáticos o manuales, preventivos o de detección). Establecer matrices de riesgos/controles para todos los procesos y subprocesos financieramente importantes. 17. Por último, habría que instaurar un sistema de supervisión del SCI para controlarlo regularmente y corregirlo de ser necesario, a fin de mantener su eficacia. Además, el responsable del SCI deberá presentar regularmente informes a la dirección sobre la eficacia del sistema.

7 6 18. Mis colaboradores pudieron constatar que se elaboró un plan de las diferentes etapas del proyecto. Los trabajos necesarios para implementación del SCI ya han comenzado y algunos de los puntos que menciono más arriba ya se están ejecutando. Sin embargo, como el proyecto todavía no está terminado, mi recomendación sigue en pie. Revisión de todos los fondos voluntarios 19. Esta recomendación fue formulada por primera vez en mi informe sobre las cuentas de la Unión, de los servicios de traducción y del Fondo Voluntario (recomendación nº 1). Exhortaba a la UPU a elaborar para cada fondo voluntario una especie de «ficha descriptiva» con la siguiente información: marco reglamentario desde la creación del fondo hasta su liquidación; descripción de la actividad del fondo y de las condiciones de su utilización; persona responsable del fondo; riesgos relacionados con el fondo y controles existentes (SCI). 20. Habría que utilizar una documentación estandarizada para todos los fondos, cualesquiera sean sus responsables, para garantizar que se suministre toda la información necesaria. 21. Esta revisión todavía no se ha realizado y no se ha establecido la documentación necesaria. Por consiguiente, mi recomendación sigue en pie. Necesidad de mejorar el sistema de control interno para el proceso de cierre de las cuentas anuales 22. Formulé esta recomendación en mi informe sobre los estados financieros consolidados de la UPU de 2011 (recomendación nº 2). 23. La UPU aplicó algunos elementos de esta recomendación, ya que se creó una lista de control de cierre y un calendario de los trabajos que deben llevarse a cabo para efectuar el cierre de las cuentas. Asimismo, se elaboró un documento denominado proceso de cierre de los estados financieros. 24. Sin embargo, mis colaboradores constataron que la lista de control de cierre no fue firmada por ninguna de las personas designadas para realizar los trabajos de cierre. Por consiguiente, no es posible garantizar que esa lista de control haya sido efectivamente utilizada. Para el próximo cierre, recomiendo que todas las personas que intervienen en el proceso coloquen la fecha y su firma en la lista de control una vez que han terminado su trabajo. 25. En el calendario de los trabajos a realizar se había previsto como fecha límite para la preparación de todos los documentos destinados al auditor externo el 8 de abril de Ahora bien, los estados financieros provisorios completos, objeto de la presente auditoría, estuvieron a disposición de mis colaboradores recién a mediados de mayo. Por consiguiente, constato una diferencia significativa entre los plazos planificados y los tiempos reales. Por último, debido a que el jefe de contabilidad debía asumir también las funciones de Director interino de la DFI, no fue posible revisar con cuatro ojos los estados financieros. 26. Si bien la elaboración de los diferentes documentos arriba indicados constituye una mejora con respecto al año pasado, sigue siendo necesario optimizar los procedimientos de trabajo. Deberán introducirse controles adicionales para garantizar que se cumplan los plazos, y esos controles tendrán que poder verificarse ulteriormente. Estas medidas permitirían mejorar la situación para que el año que viene la contabilidad esté cerrada y los estados financieros estén formulados y revisados antes de que yo comience mis trabajos de auditoría.

8 7 27. Constato asimismo que el proceso de preparación de los estados financieros no está optimizado. En efecto, todas las cifras resultantes del balance consolidado Navision son ingresadas manualmente en un documento Word. Esta situación presenta varios riesgos: error de digitación, falta de concordancia entre las cifras resultantes de los diferentes cuadros de los estados financieros, olvido de modificar una cifra en caso de adaptación, etc. Además, cada vez que se modifica una cifra debe efectuarse un trabajo engorroso, ya que es necesario rehacer manualmente todas las adiciones. Por consiguiente, insto a la UPU a que encuentre una solución que permita reducir las operaciones manuales y automatizar mejor el procedimiento de preparación de los estados financieros. Necesidad de terminar el manual de contabilidad 28. Esta recomendación también fue formulada en mi informe sobre los estados financieros consolidados de la UPU de 2011 (recomendación nº 3). El manual de contabilidad está en elaboración y debería estar terminado para fines de Es importante que los diferentes métodos de contabilidad que deben utilizarse y las notas de la DFI se anexen al manual de contabilidad para que todas las reglas que deben aplicarse en materia de contabilidad estén agrupadas en un solo lugar. Actualmente no existe una compilación de toda la documentación existente y, entre todas las notas y los métodos de contabilidad disponibles, resulta difícil saber cuáles siguen siendo válidos y cuáles ya no lo son después de haber pasado a las normas IPSAS. SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES RELATIVAS A LAS AUDITORIAS DE RESULTADOS Y DE SUPERVISION FINANCIERA Recomendaciones relativas a la auditoría de resultados en materia de gestión de los inventarios (recomendación nº 1 de la auditoría de ) 29. En esta recomendación invitaba a la UPU a describir formalmente los procesos relacionados con la gestión del inventario del mobiliario y a oficializar los procedimientos de gestión de inventario de los equipos informáticos, desde la recepción de los bienes en la Unión hasta su descarte. 30. Esta recomendación se está aplicando y debería estar totalmente implementada para fines de Recomendaciones relativas a la auditoría de supervisión financiera en materia de gestión de las superficies y de las infraestructuras (recomendaciones n os 1, 2, 5 y 6 de la auditoría de ) 31. Aunque se han adoptado medidas, cuatro recomendaciones relacionadas con esta auditoría están todavía pendientes. Se trata de las áreas siguientes: Introducción de una estrategia de gestión y descripción de los procesos (recomendación nº 1). Adquisición de conocimientos y experiencias a nivel interno (recomendación nº 2). Adquisición de una herramienta de gestión profesional (recomendación nº 5). Mejoramiento de la capacitación y de la difusión de la información (recomendación nº 6). 32. De acuerdo con la orientación estratégica elegida por la nueva dirección, estas recomendaciones deberían estar implementadas para fines de SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES RELATIVAS A LAS AUDITORIAS INFORMATICAS 33. Mis colaboradores pudieron constatar que la mayoría de las recomendaciones en materia informática fueron aplicadas. 1 2 Informe nº 7451 del 5 de marzo de Informe nº 9379 del 18 de febrero de 2010.

9 8 34. Sin embargo, tres de ellas no fueron implementadas totalmente. Fueron retomadas en el presente informe después de haber sido adaptadas a la situación actual (véase el capítulo «Auditorías informáticas»). Se refieren más específicamente a la gestión de los proyectos informáticos, el Business Continuity Plan (BCP) y el seguimiento de las relaciones con los proveedores externos. EXAMEN DE LOS TRABAJOS DEL AUDITOR INTERNO El auditor interno debería efectuar el seguimiento de las recomendaciones 35. Al efectuar la auditoría intermedia a fines de 2012, encomendé a mis colaboradores que examinaran los trabajos del auditor interno. Cabe recordar que la función de auditoría interna está tercerizada desde 2011 a la empresa Ernst & Young. 36. Mis colaboradores tomaron conocimiento de los informes para los que existían versiones definitivas. Estimaron que contenían constataciones y recomendaciones pertinentes. Sin embargo, notaron que varias recomendaciones importantes no habían sido aplicadas. Por ejemplo, una recomendación que figura en el informe «Recursos humanos» fue aplicada recién en diciembre de 2012, a raíz de una observación de mis colaboradores. Ahora bien, en el plan de acción propuesto por la dirección, la fecha límite mencionada para la implementación de la recomendación era el 31 de agosto de Considero que es necesario efectuar un seguimiento de estas recomendaciones. Por ese motivo, en la discusión final del 20 de diciembre de 2012 mis colaboradores recomendaron a la DFI examinar junto con el auditor interno la manera de garantizar el seguimiento de estas recomendaciones. Las recomendaciones del auditor interno deberían tener una mejor difusión y habría que designar sistemáticamente a personas responsables de su aplicación 38. Mis colaboradores constataron que personas que deben intervenir directamente en la aplicación de algunas recomendaciones no habían sido informadas de ellas, lo que hace difícil aplicar las recomendaciones en cuestión. Para subsanar este problema, mis colaboradores pidieron a la UPU que reitere a los responsables de las direcciones auditadas que deben transmitir a los interesados las constataciones y recomendaciones del auditor interno que les conciernen directamente. 39. Otro problema constatado se refiere a la designación por la dirección de los responsables de aplicar las recomendaciones. En el caso de recomendaciones que afectan a varias direcciones, debería estar a cargo de la aplicación de la recomendación una persona y no una unidad. Por ejemplo, se constató que para la recomendación sobre el mejoramiento de la gestión de los proyectos mencionada en el informe «Control estratégico», la dirección designó como responsables a la DCC, la DRH y la DFI. Esta forma de designar a los responsables no es acertada, ya que la dilución de las responsabilidades conlleva el riesgo de que la recomendación no sea aplicada. AUDITORIAS INFORMATICAS Las auditorías informáticas indican que existe potencial de mejoras en varias áreas 40. Durante la auditoría intermedia realizada a fines de 2012, mis colaboradores efectuaron auditorías informáticas en las siguientes áreas: Seguimiento de las recomendaciones formuladas en informes anteriores (véase el capítulo «Seguimiento de las recomendaciones relativas a las auditorías informáticas»). Verificación de una selección de controles informáticos generales. Examen de la actualización del mapeo de las aplicaciones de la Oficina Internacional y de las principales interfaces llevado a cabo por el Programa «Informática y Métodos» (PIM) de la Dirección de Logística (DL).

10 41. Cabe señalar que los controles informáticos generales son los que cubren las siguientes áreas: Gestión de los accesos en los sistemas informáticos (creación, modificación, supresión, revisión). 9 Gestión de los cambios en los sistemas informáticos (evolución del sistema, desarrollo, mantenimiento, nuevas configuraciones, proyectos informáticos). Gestión de las operaciones informáticas: infraestructura (servidores, base de datos), interfaces, operaciones corrientes. 42. Los trabajos de auditoría en materia informática se centraron en las actividades y los sistemas administrados por el Programa PIM de la DL. 43. Las verificaciones de mis colaboradores permitieron constatar que la gobernanza en materia informática sigue presentando lagunas. Un comité de conducción informática está haciendo falta desde Por ese motivo, no existe una instancia responsable de definir, implementar y supervisar la estrategia informática, que debe basarse en la estrategia general y los objetivos centrales de la organización. El comité de conducción debería coordinar y aprobar los proyectos informáticos a partir de un conjunto unificado de proyectos informáticos. La gobernanza informática concierne a toda la organización, incluidas las unidades extrapresupuestarias (CTP o EMS, por ejemplo). La UPU debería buscar tener una visión de conjunto de su sistema informático para determinar mejor los objetivos, crear nuevas sinergias y lograr economías de escala. Recomendación nº 1: Invito a la UPU a que fortalezca su gobernanza informática para toda la organización, incluidas las unidades extrapresupuestarias. Esto implica crear un comité de conducción informática que asumiría la coordinación de todos los proyectos informáticos. Propongo a la UPU que se inspire en el Marco COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) que define las buenas prácticas en esta materia. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de sus trabajos del comité de conducción. 44. En el Programa «Informática y Métodos» de la Dirección de Logística las responsabilidades están claramente definidas. Esta unidad fue reestructurada en 2011 para tener mejor en cuenta los desafíos de la seguridad informática y profesionalizar el servicio informático que se presta a los usuarios. Después de su reorganización, el PIM de la DL definió reglas de gobernanza informática, tales como el control y la optimización de los costos y la adopción de tecnologías estándar (Microsoft). El equipo PIM de la DL está integrado por siete personas y dividido en dos unidades diferentes: operaciones y aplicaciones. Se trata de un equipo reducido que tiene a su cargo una enorme cantidad de tareas. Actualmente, no existe ninguna forma de cubrir las ausencias del personal. Esto se aplica sobre todo al responsable de aplicaciones y métodos. Los numerosos proyectos en ejecución, tales como la gestión electrónica de los documentos o la gestión de los contactos, requieren competencias técnicas suplementarias y hacen que sea mayor la necesidad de capacitar al personal. Recomendación nº 2: La UPU debería encontrar una solución para cubrir las ausencias de los miembros clave del equipo PIM de la DL, en especial del responsable de aplicaciones y métodos, a fin de minimizar los riesgos que esta situación presenta. La organización también debe asegurarse de disponer de conocimientos técnicos suficientes para integrar y administrar las nuevas aplicaciones que se están desarrollando. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de sus trabajos del comité de conducción. 45. Se ha introducido un procedimiento para la gestión de los incidentes conforme a la norma reconocida ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Una herramienta informática, EasyVista, facilita la comunicación entre el soporte y los usuarios y permite reaccionar rápidamente a los pedidos y a los problemas. Con este sistema, se registran los incidentes y las solicitudes, que son tratados y seguidos hasta su resolución. Celebro la intención de la organización de adoptar medidas complementarias para seguir mejorando el proceso, tales como la capacitación de las personas que deben aplicar el método de gestión de los servicios ITIL.

11 Contrariamente a la gestión de los incidentes, la gestión de los cambios está menos formalizada y todavía no se ha introducido un soporte informático. Tomo nota de la intención de la UPU de implementar en 2013 un proceso unificado para la gestión de los cambios en las direcciones de apoyo (DFI, DRH y DL). La creación de un comité de conducción informática permitiría coordinar los cambios informáticos más importantes. Una buena gestión de los cambios también requiere la realización de pruebas para asegurarse de la calidad y de la adecuación de la solución propuesta. La documentación de las pruebas debería hacerse a todos los niveles (técnicos y funcionales). 47. La gestión de los proyectos informáticos se basa esencialmente en la metodología HERMES, que fue introducida en la Oficina Internacional. Teniendo en cuenta las experiencias anteriores, el PIM de la DL está probando un enfoque adaptado que consta de dos fases diferentes: análisis previo e implementación. El proyecto piloto es el proyecto de gestión de los contactos, que actualmente está en etapa de análisis. La gama de proyectos se actualizará el año que viene. Debería reflejar la situación de los proyectos en ejecución o planificados en toda la organización, incluidos el CTP y el EMS. Recomendación nº 3: Celebro la iniciativa de optimizar el proceso de gestión de los proyectos adaptando la metodología HERMES a las necesidades de la organización. Sin embargo, la situación actual todavía no permite una óptima gestión de los proyectos. Por ese motivo, recomiendo a la UPU que introduzca un sistema para mejorar la gestión de los proyectos. Para llevar a cabo un proyecto informático, es indispensable que los jefes de proyecto estén capacitados y tengan el apoyo del servicio informático. La actualización de la gama de servicios informáticos debería incluir a todas las direcciones y unidades de la UPU. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de los trabajos del comité de conducción. 48. Los procedimientos que garantizan la gestión de los servidores y un correcto respaldo del entorno ERP (Navision) ya han sido introducidos. Estas tareas, así como el soporte de primer nivel, están a cargo del responsable de la aplicación (DFI) y del PIM de la DL. Las tareas de soporte de segundo nivel y de mantenimiento se rigen por un contrato con el proveedor del servicio externo. 49. La UPU se basa en la norma ISO/IEC para hacer evolucionar su sistema de información. En los últimos años se han realizado muchos progresos y ha habido muchas auditorías sobre seguridad informática. Las nuevas reglas en materia de seguridad están siendo validadas y serán introducidas en breve. Las verificaciones de mis colaboradores indican que la UPU tiene conciencia del desafío que representa la seguridad informática. 50. En materia de gestión de la continuidad de las operaciones (Business Continuity Management (BCM)), en 2010 se efectuó un trabajo inicial. El resultado de ese trabajo, un plan de continuidad de las operaciones, todavía no ha sido introducido. El análisis de ese documento muestra que todavía faltan algunos elementos importantes, como por ejemplo un análisis detallado y una priorización de los procesos operativos y de las operaciones que implican. La introducción de una gestión de la continuidad de las operaciones completa requiere la participación de las direcciones especializadas y de los servicios informáticos. Recomendación nº 4: Insto a la UPU a que continúe con el proyecto de introducción de la gestión de la continuidad de las operaciones a nivel de la organización, haciendo intervenir a los actores operativos e informáticos. Esta medida permitiría proteger a las personas y la infraestructura y garantizar la continuidad de las operaciones en caso de siniestro. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de sus trabajos del comité de conducción. 51. Existe un procedimiento formal para la asignación y el retiro del derecho de acceso al sistema de información de la organización, incluido el sistema de contabilidad Navision. Las solicitudes de acceso deben administrarse utilizando EasyVista como único punto de ingreso. Las verificaciones indicaron que el procedimiento todavía no está totalmente centralizado y aplicado. Por ejemplo, algunas personas siguen enviando sus solicitudes por correo electrónico en lugar de ingresarlas a través de la herramienta informática.

12 11 Recomendación nº 5: Invito a la UPU a que adopte las medidas necesarias para que todas las solicitudes de la organización es decir provenientes de todas las direcciones y de los colaboradores internos y externos se ingresen a través del sistema EasyVista. Esta herramienta debe ser utilizada sin excepción. Tomo nota de que el PIM de la DL y el responsable de la aplicación Navision tienen la intención de institucionalizar una revisión anual o semestral de los derechos de acceso de los usuarios. Considero que este procedimiento debe introducirse para todas las aplicaciones de la organización. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de los trabajos de su comité de conducción. 52. Todavía no se ha introducido un proceso formal y unificado para la colaboración con los proveedores informáticos externos y su seguimiento. La UPU maneja unas cincuenta aplicaciones informáticas, motivo por el cual es importante efectuar un seguimiento de los trabajos de terceros y asegurarse de que los contratos estén actualizados. Recomendación nº 6: Reitero una de mis anteriores recomendaciones en la que pedía que se instaurara un proceso formal que permita armonizar y automatizar el seguimiento de las relaciones con los proveedores externos. La revisión y actualización de los contratos con terceros forman parte de ese proceso. Comentario del Director General: La UPU está de acuerdo con la recomendación y la ha tenido en cuenta en el marco de los trabajos de su comité de conducción. EJECUCION PRESUPUESTARIA 2012 Presupuesto: cifras exactas conciliadas con las del estado de resultados financieros 53. Puesto que con la aplicación de las normas IPSAS los estados financieros son ahora anuales, el Programa y Presupuesto de la UPU también se formula sobre una base anual. Esto fue aprobado por el Consejo de Administración en noviembre de Por aplicación de la norma IPSAS 24, los importes presentados en los estados financieros fueron reformulados para que sean comparables con los indicados en el presupuesto. Los gastos y los sueldos se reparten en forma analítica sobre la base del registro mensual de las horas trabajadas por cada funcionario, y el resumen figura en un cuadro llevado por cada dirección. A continuación, los costos se desglosan a fin de año utilizando una clave de repartición a prorrata del tiempo dedicado a cada rubro presupuestario. 55. En lo que respecta a la información contenida en las notas 20 y 21 referentes a los ingresos y los gastos, mis colaboradores controlaron la conciliación de los valores presupuestarios con el cuadro de la nota 19 «Conciliación entre el estado comparativo de los importes presupuestados y reales (estado V) y el estado de resultados financieros (estado II)». Ello me permite constatar que los datos presupuestarios están conciliados con los importes reales sobre una base comparable de los ingresos y gastos del ejercicio contable El excedente de gastos para el ejercicio 2012 asciende por lo tanto a CHF ( CHF para el ejercicio 2011). 56. En lo que respecta a la ejecución presupuestaria en general, remito a los comentarios de la Oficina Internacional que figuran en los estados financieros. AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO Las auditorías realizadas por mis colaboradores se refirieron a los estados financieros de la UPU del año 2012 (versión francesa). Esos estados son el estado de situación financiera (estado financiero I), el estado de resultados financieros (estado financiero II), el estado de las variaciones de los activos netos (estado financiero III), el estado del flujo de caja (estado financiero IV) y el estado comparativo entre los importes presupuestados y los importes reales (estado financiero V), así como por las notas adjuntas a los estados financieros. Esos estados financieros están presentados de acuerdo con las normas IPSAS.

13 Para efectuar su verificación de los estados financieros, mis colaboradores procedieron a una revisión analítica y a pruebas detalladas. Además, decidí utilizar una herramienta de extracción de datos contables. Durante la auditoría final, recurrí a un consultor externo para proceder a un análisis JET (Journal Entries Testing). La finalidad de ese análisis es apoyar los trabajos de revisión de los auditores financieros. 59. Se realizaron tres análisis diferentes en las contabilidades individuales UNION, CTP y Fondo Voluntario/cooperación técnica. Mis colaboradores recibieron los resultados de esos análisis, que permitieron facilitar la selección de los asientos contables al efectuar las pruebas detalladas. Los análisis JET también permiten detectar transacciones inesperadas o inusuales. En esta oportunidad, se identificó un solo caso particular, pero los trabajos complementarios permitieron obtener explicaciones claras sobre el caso en cuestión. No se identificó ningún otro elemento problemático. Aplicación de las normas IPSAS 60. Cabe recordar que las normas IPSAS sobre los instrumentos financieros entraron en vigencia el 1º de enero de 2013 y requerirán la preparación de información comparativa con Ese trabajo no debe subestimarse; representará una sobrecarga de trabajo importante a nivel de la información que debe indicarse en las notas. Efectivo y equivalentes 61. Los saldos al 31 de diciembre de 2012 de las diferentes cuentas de dinero en efectivo fueron comparados con los resultados de los estados entregados por los depositarios. Los importes indicados en dinero en efectivo (71,4 millones de CHF en total) cumplen con el principio de disponibilidad de los fondos en un plazo de 90 días. 62. En virtud de la norma IPSAS 2, en la nota 3 de los estados financieros figura una indicación que permite conocer la parte disponible de los fondos en efectivo y la que está sujeta a restricciones. De ello se desprende que 37,1 millones de CHF están sujetos a restricciones (28,6 millones al 31 de diciembre de 2011). Depósitos e inversiones 63. Los depósitos bancarios a más de 90 días ascienden a 11,7 millones de CHF y están confirmados por diferentes certificaciones. 64. Un importe total de 40,3 millones de CHF figura en el balance como inversiones. Este saldo también está confirmado por diferentes certificaciones bancarias. 65. Como se indica en la nota 7, la utilización de sólo 1,6 millón de CHF de esas colocaciones y esos depósitos a plazo fijo está a libre disposición de la Unión. El saldo de 50,4 millones de CHF está sujeto a restricciones. 66. La reducción significativa de las inversiones ( 11,3 millones de CHF entre 2011 y 2012) se debe a que en 2012 venció el plazo de las obligaciones. En lugar de adquirir nuevas obligaciones, la UPU eligió reinvertir el dinero en el mercado monetario para tener una cartera con mayor liquidez. 67. En la auditoría intermedia se seleccionaron 13 inversiones que fueron verificadas a partir de los asientos registrados y de los documentos contables correspondientes. El importe total de esas inversiones representa 21,4 millones de CHF. Todas esas inversiones están documentadas en extractos bancarios y no se constató ningún problema en especial. Cuentas de enlace 68. No es un rubro que aparece en los estados financieros, ya que las cuentas de enlace se anulan al efectuarse la consolidación. Sin embargo, al efectuarse la auditoría intermedia se procedió a un control de estas cuentas. El proceso de conciliación de las cuentas de enlace garantiza un control mensual y permite identificar eventuales errores de imputación mes por mes.

14 Anteriormente, esta tarea correspondía al jefe de contabilidad. En 2011 fue delegada uno de sus subalternos. Este proceso todavía no está formalizado. En opinión de mis colaboradores, esta tarea debería ser llevada a cabo por una persona que tenga una visión de conjunto de las diferentes contabilidades y pueda consultar a cada uno de los responsables de las cuentas. 70. Sin emitir una recomendación formal, invito a la UPU a que analice el procedimiento de conciliación de las cuentas de enlace para determinar el nivel jerárquico adecuado para esta función. Además, pido a la UPU que formalice el proceso de conciliación mensual de las cuentas de enlace. Cuentas por cobrar (operaciones con y sin contrapartida directa) 71. Al efectuar la auditoría intermedia, mis colaboradores realizaron pruebas exhaustivas con respecto a los deudores. Los controles efectuados indicaron que se habían adoptado sanciones contra todos los Estados miembros que según las reglas vigentes debían ser sancionados. Asimismo, un examen de los planes de amortización existentes o creados, terminados o anulados en 2012 no reveló ningún problema en particular. 72. Por resolución del Consejo de Administración, antes del Congreso de Doha se condonaron los intereses devengados. Dicha resolución establecía que a todos los Países miembros que hubieran pagado, en capital, la totalidad de su deuda con la Unión antes del 30 de junio de 2012 se les condonaría automáticamente la totalidad de los intereses estatutarios agregados al capital de su deuda. Se constató que a dos países se les condonaron los intereses aunque saldaron su deuda después del 30 de junio de La Oficina Internacional dio muestras de flexibilidad en la aplicación de la decisión del Consejo de Administración. No obstante, considero que se respetó el espíritu de la decisión del Consejo de Administración a pesar de no haberse pagado dentro del plazo. 73. Un país presentó una solicitud de descenso de categoría de contribución temporal, pero no presentó formalmente una solicitud de condonación de los intereses. A pesar de ello, se le condonaron los intereses, lo que va en contra del artículo del Reglamento General. Tomé nota de que el Consejo de Administración adoptó la decisión con total conocimiento de causa, ya que la proposición mencionaba con claridad que la Oficina Internacional no tenía en su poder los comprobantes exigidos. Es mi obligación señalar que en este caso no se respetó totalmente la reglamentación vigente. Por ese motivo, para garantizar un trato igualitario a todos los Países miembros, en la discusión final del 20 de diciembre de 2012 mis colaboradores recomendaron oralmente a la DFI que respete las reglas vigentes o haga que se flexibilicen las disposiciones del Reglamento General. 74. Los créditos corrientes (operaciones con o sin contrapartida directa) representan un valor neto de 28,2 millones de CHF y los créditos no corrientes (operaciones sin contrapartida directa) 5,4 millones de CHF. Reitero que las reglas en materia de provisión para deudores son las siguientes: debe contabilizarse una provisión para todos los créditos impagos de más de dos años y la totalidad de los importes adeudados para los países a los que se les han aplicado sanciones. Para los países que han suscrito un plan de amortización, la provisión corresponde únicamente a los importes impagos. Sin embargo, cuando un país que ha suscrito un plan de amortización ha dejado de pagar una suma equivalente a dos cuotas anuales, el plan queda anulado y al país se le vuelven a aplicar sanciones. 75. El año pasado, las pruebas detalladas habían indicado que el método de repartición entre los créditos resultantes de operaciones con contrapartida directa y sin contrapartida directa no era confiable. En 2012 la UPU adoptó las medidas necesarias para corregir los problemas constatados. Ahora las facturas emitidas ya no mezclan prestaciones de tipo diferente y se revisaron los códigos de los diferentes fondos voluntarios para que concuerden con los que figuran en el análisis realizado por la UPU. Existencias 76. Las existencias figuran en el balance por un importe de CHF. Están constituidas por etiquetas con código de barras, recuerdos de la UPU para la venta, sellos de Correos y cupones respuesta internacionales (CRI, papel y holograma).

15 14 Otros activos corrientes y no corrientes 77. Los otros activos corrientes ascienden a 5,2 millones de CHF e incluyen los activos transitorios, los anticipos a los proveedores, los anticipos al personal, los otros anticipos y los anticipos de impuestos. Esta última categoría incluye una provisión de CHF correspondiente a impuestos que se recibirán de Estados Unidos de América. 78. Los anticipos del Fondo Social que deben reembolsarse a más de un año se presentan correctamente en el rubro «Otros activos no corrientes». Equipos 79. Los activos tangibles ascendieron a 1,5 millón de CHF al cierre del ejercicio. Están divididos en dos tipos: equipos informáticos y otros equipos (máquinas, mobiliario, material). La amortización es lineal de acuerdo con los plazos de vida útil definidos en la nota 2 de los estados financieros. De acuerdo con las normas IPSAS, los diferentes activos históricos, tales como la colección de sellos, no fueron activados. 80. Al efectuar la auditoría intermedia y la auditoría final, mis colaboradores procedieron a controles detallados de los equipos activados. Se constató que algunos bienes habían sido registrados en el sistema con plazos de vida útil diferentes de los indicados en el manual de contabilidad. Los casos fueron señalados a la DFI y se realizaron las correcciones necesarias. 81. También se llevaron a cabo una revisión crítica y pruebas detalladas en diferentes cuentas de gastos para controlar si se habían respetado los principios de contabilización de los activos tangibles. Los controles revelaron que no se había activado un bien que cumplía con las condiciones para ser activado. Asimismo, un bien fue activado en una cuenta incluida en el rubro «Terrenos y edificios», mientras que tendría que haber sido activado en una cuenta incluida en el rubro «Equipos». Estos casos fueron señalados a la DFI y se realizaron las correcciones necesarias. A pesar de estas constataciones, considero que los mecanismos aplicados en la UPU permiten obtener una seguridad razonable de que los equipos se activan de conformidad con las reglas internas. Activos intangibles 82. El importe de este rubro, que asciende a 0,3 millón de CHF, está constituido principalmente por el nuevo software de contabilidad Microsoft Navison. La UPU no identificó ningún leasing vigente al 31 de diciembre de 2012, lo que fue corroborado por los sondeos efectuados por mis colaboradores. 83. Reitero que el manual de contabilidad de la UPU deberá indicar claramente el método de evaluación para el software desarrollado internamente, incluida la evaluación por fase (desarrollo, diseño y realización), así como el tratamiento contable de la valorización de un software (que habrá que activar) a raíz del desarrollo de nuevas funciones. 84. Al efectuar la auditoría intermedia y la auditoría final, mis colaboradores procedieron a una revisión crítica y a pruebas detalladas en diferentes cuentas de gastos para controlar si se habían respetado los principios de contabilización de los activos intangibles. Los controles efectuados no revelaron ningún problema importante. Sin embargo, se constató que un elemento había sido correctamente registrado en la contabilidad general, pero no había sido ingresado en la contabilidad auxiliar de los activos. El caso fue señalado a la DFI para que proceda al registro en cuestión. Terrenos y edificios 85. Por aplicación de la norma IPSAS 17, el valor del edificio presentado en el balance asciende a 27,3 millones de CHF. Los derechos de uso del terreno no fueron evaluados, lo que se ajusta a las normas IPSAS. Las subvenciones no reembolsables recibidas en 1970 de la ciudad de Berna para la construcción del edificio y en 2012 del Programa «Edificio» para la renovación de las fachadas se presentan como deducciones del valor del edificio.

16 Mis colaboradores realizaron pruebas detalladas en los importes registrados en la cuenta «Activos en construcción». Esta cuenta contenía esencialmente las facturas correspondientes a la renovación de las fachadas del edificio de oficinas. Los controles realizados no revelaron ningún problema en particular. El informe final de la renovación de las fachadas del edificio principal ya fue entregado, los activos correspondientes a este proyecto se extrajeron de la cuenta «Activos en construcción» y se desglosaron en los rubros «Fachadas» e «Instalaciones eléctricas» antes del cierre de las cuentas de El saldo de la cuenta «Activos en construcción» al 31 de diciembre de 2012 es de un millón de CHF. Está constituido por importes relacionados con el nuevo proyecto de la UPU que comenzó a fines de 2012 y que tiene por objeto la renovación de las fachadas del módulo de las salas de conferencias. Cuentas por pagar y gastos devengados 88. El importe de 7,6 millones de CHF presentado en el pasivo del balance quedó justificado con los controles efectuados. La significativa disminución de este rubro entre 2011 y 2012 ( 9,2 millones de CHF) se explica esencialmente por la disminución de los acreedores de UPU*Clearing. Una disminución similar se constató en las cuentas por cobrar de UPU*Clearing. 89. Los controles efectuados revelaron que algunos importes habían sido contabilizados por error descontándolos de los pasivos transitorios, mientras que tendrían que haber sido contabilizados como activos transitorios. La DFI también había constatado ese problema y había tomado los pasos necesarios para corregirlo, tanto en la contabilidad como en los estados financieros. 90. Los controles por muestreo de diferentes cuentas contabilizadas a fines de 2012 y comienzos de 2013 no indicaron ningún problema de delimitación periódica. Beneficios del personal a corto plazo 91. La provisión para las horas extraordinarias y para los días de licencia acumulados asciende a 1,6 millones de CHF. Mis colaboradores verificaron la exactitud y la pertinencia de los importes analizando los datos individuales del personal de la UPU. 92. Los controles efectuados pusieron de relieve un error en el archivo utilizado para calcular la provisión para días de licencia acumulados. Los saldos tomaban en cuenta erróneamente las licencias planificadas por el personal, pero todavía no tomadas. Los nuevos cálculos efectuados correctamente indicaron una insuficiencia de la provisión de CHF. Debido a que la UPU no procedió al ajuste necesario, el importe se retoma en la lista de asientos complementarios no contabilizados mencionada más adelante en este informe. Ingresos diferidos 93. Los ingresos diferidos presentan un importe de 49,7 millones de CHF en el pasivo del balance. Representan fondos de terceros con destino específico. 94. Los controles efectuados en este rubro, así como los efectuados en los anticipos recibidos y en el activo neto, indicaron que algunos fondos habían sido incluidos en rubros inadecuados. Mis colaboradores propusieron a la UPU proceder a algunas reclasificaciones, tanto en la contabilidad (modificación de los códigos para la consolidación) como en los estados financieros, para corregir esos errores de presentación. La UPU efectuó los ajustes necesarios. 95. Tal como se indica en la nota 13 de los estados financieros, los anticipos para el Sistema de Control Mundial que deben regularizarse ( CHF) están presentados descontándolos de los fondos dedicados a los proyectos FMCS en ejecución, al igual que las cuentas de terceros de capitales FMCS. Esta presentación puede justificarse siempre que esos proyectos sean financiados por el FMCS (aprobación de los gastos por el Consejo Fiduciario del FMCS) o por los fondos voluntarios, pero en ningún caso por la Unión. En efecto, si esos anticipos tuvieran que cubrirse con fondos propios, tendrían que ser presentados

17 16 descontándolos de esos mismos fondos propios y no de fondos de terceros. No obstante, deseo señalar que de acuerdo con la información que se posee actualmente nada hace pensar que el FMCS o los fondos voluntarios no acepten hacerse cargo de los gastos correspondientes al proyecto SCM. Es por ese motivo que no cuestiono la presentación adoptada. 96. Sin emitir recomendaciones formales, de todos modos deseo señalar a la atención los dos aspectos mencionados a continuación. 97. Entre los fondos voluntarios sujetos a condiciones figura el fondo «Reserva asignada a Raquel 01» que presenta un saldo deudor de CHF. Esta situación plantea dos problemas. En primer lugar, revela un problema de gestión de los fondos disponibles: no habría que comprometer gastos cuando un fondo presenta un saldo negativo. En segundo lugar, el asiento correspondiente al cierre de este fondo a fines de 2012 estaba equivocado. En efecto, para los fondos voluntarios sujetos a condiciones, el método contable básico es igualar los gastos y los ingresos al final del ejercicio. Sin embargo, este método contable es válido sólo cuando la financiación de un proyecto está garantizada. Esto significa que el fondo debe presentar un saldo positivo (que los gastos acumulados sean inferiores a los ingresos acumulados) o, si el saldo es negativo, que a pesar de todo la financiación esté garantizada (transferencia de otro fondo autorizada y planificada, llegada inminente de fondos garantizados, etc.). Ahora bien, para el fondo Raquel 01 se hizo un asiento para igualar los gastos y los ingresos sin que la financiación estuviera garantizada. Puesto que los gastos totales de este proyecto en 2012 fueron de CHF (el fondo ya tenía un saldo negativo de CHF al 1º de enero de 2012), se registraron ingresos por una suma idéntica. Se trata de ingresos no justificados que no deberían figurar en el estado de resultados financieros. Como la UPU no efectuó el ajuste necesario, el importe se retoma en la lista de asientos complementarios no contabilizados a la que me refiero más adelante en este informe. En el futuro, en cuanto un fondo de terceros con destino específico presente saldo negativo, habrá que analizar si la financiación sigue estando garantizada o no. Si lo está, podrá aplicarse el método de contabilidad básico, pero deben existir documentos que prueben que la financiación está garantizada. Si no está garantizada, sólo podrán figurar en el estado de resultados financieros los gastos en que se ha incurrido, pero no deberá contabilizarse ningún ingreso. 98. La reserva con destino específico «CS certificación» se refiere a una actividad que consiste en efectuar auditorías para extender certificaciones con respecto a la calidad del servicio postal en los países. Está clasificada dentro de los fondos de terceros con destino específico. Los ingresos consisten en facturas emitidas al término de las misiones de auditoría. A priori, esos fondos no deberían ser considerados como fondos de terceros con destino específico, puesto que una vez pagada la factura el tercero ya no tienen absolutamente ningún control sobre el dinero entregado. Teniendo en cuenta el reducido saldo de esta reserva ( CHF al 31 de diciembre de 2012), mis colaboradores renunciaron a pedir un cambio de clasificación. Sin embargo, si en el futuro aumentara el volumen financiero, la UPU debería reclasificar esta reserva dentro de los fondos propios con destino específico. Cobros anticipados 99. Los cobros anticipados presentan un importe de 72,6 millones de CHF en el pasivo del balance. Más del 88% de este rubro son haberes a disposición de los operadores designados para la ejecución de proyectos FMCS. Aparte de las reclasificaciones arriba mencionadas, el examen de este rubro no da lugar a ningún comentario en particular. Fondos en depósito para los servicios de traducción 100. Los tres servicios de traducción (ST) no están incluidos en el perímetro de consolidación. Dan lugar a estados financieros separados que se siguen presentando de acuerdo con las normas UNSAS. El importe de 7,7 millones de CHF presentado en los pasivos corrientes representa las tres cuentas corrientes administradas por la Unión para los servicios de traducción, a saber: 5,5 millones de CHF para el ST árabe, 2 millones de CHF para el ST inglés y 0,2 millón de CHF para el ST portugués.

18 17 Préstamos 101. El préstamo sin intereses correspondiente a la deuda contraída con la Confederación Suiza para la construcción del edificio se presenta en dos rubros diferentes en el pasivo del balance. La parte del préstamo exigible el año siguiente se presenta en los pasivos corrientes por un importe de 0,4 millón de CHF (mismo importe que al 31 de diciembre de 2011) En cuanto a la parte del préstamo exigible después de un año, se presenta en los pasivos no corrientes por un importe de 2,6 millones de CHF (3 millones de CHF al 31 de diciembre de 2011). El préstamo exigible después de un año se presenta en el balance con un valor nominal, pero se calculó la diferencia entre el valor actualizado y el valor nominal del préstamo al 31 de diciembre de 2012 y la información figura en la nota 14 de los estados financieros Calculado sobre la base de una tasa de descuento de 1,5%, el valor del interés teórico de 2012 que habría tenido que pagar la UPU si el préstamo se hubiera realizado según las condiciones del mercado habría ascendido a CHF. Esa tasa de descuento corresponde a la tasa de actualización utilizada por el actuario asesor para sus cálculos. La diferencia entre el valor nominal del préstamo y su valor actualizado es de CHF. Provisiones 104. La provisión para deudas de cobro dudoso y la provisión correspondiente a los impuestos de los Estados Unidos de América a recuperar se presentan descontándolas de la cuenta de activo correspondiente. En 2012, la provisión presentada en el pasivo se disminuyó en CHF y asciende a CHF al cierre del ejercicio. Representa la mejor estimación posible del importe que la UPU podría tener que pagar por un litigio jurídico en curso. Beneficios para el personal a largo plazo 105. Respetando las disposiciones de la norma IPSAS 25, se contabilizaron los compromisos actuariales referentes a las pensiones y demás beneficios otorgados a los empleados de la UPU. El análisis actuarial fue confiado al actuario asesor de la UPU Los beneficios para el personal a largo plazo calculados, de conformidad con la norma IPSAS 25, utilizando el método de los costos unitarios proyectados se presentan en el pasivo del balance por un importe de 127,5 millones de CHF. Los dos importes más importantes corresponden a los compromisos netos para con la Caja de Previsión de la UPU (83 millones de CHF) y el seguro de salud después del cese en el servicio (37,8 millones de CHF). El detalle de todos los compromisos figura en la nota 12 de los estados financieros Los beneficios correspondientes a las personas activas o jubiladas que trabajan o han trabajado para los tres servicios de traducción fueron calculados por separado por el actuario asesor, ya que la respectiva contabilidad no está consolidada Mis colaboradores examinaron la aplicación de la norma IPSAS 25, la integralidad y exactitud de los datos empleados por el actuario asesor para sus cálculos, las hipótesis utilizadas y los asientos contabilizados. Teniendo en cuenta el umbral de materialidad, se considera que este rubro se ajusta a las normas IPSAS. No obstante, debo señalar que existen diferencias entre las cifras suministradas por el actuario y las que surgen de las diferentes contabilidades. Globalmente, existe una insuficiencia de provisión de CHF. Puesto que la UPU no procedió a efectuar los ajustes necesarios, el importe se retoma en la lista de los asientos complementarios no contabilizados mencionada más adelante en mi informe.

19 Los controles efectuados también permitieron observar que existe posibilidad de mejoras. En efecto, mis colaboradores constataron que: los procesos de preparación, análisis, control y seguridad de la calidad de los datos que sirven de base para los cálculos actuariales y la definición de los papeles y de las responsabilidades todavía no han sido formalizados por escrito. Debo señalar, sin embargo, que la situación ha mejorado con respecto al año pasado, ya que ahora es posible la trazabilidad de las diferentes etapas de los procesos; la UPU tendría que poder conciliar las contribuciones del empleador mencionadas en el informe del actuario con las que surgen de las diferentes contabilidades individuales, a fin de poder validar las cifras utilizadas por el actuario para sus cálculos. En efecto, las contribuciones efectivas del empleador tienen un papel importante para determinar los gastos netos en materia de previsión que deben reconocerse. Mis colaboradores pudieron constatar que la DFI procede a conciliaciones mensuales entre las cifras que arroja la aplicación de gestión de sueldos (Pagole) y las cifras contabilizadas en Navision. Sin embargo, no se realiza ninguna conciliación anual global de todas las contribuciones del empleador a la Caja de Previsión (incluidas las asignaciones para gastos generales y demás pagos que no pasan por Pagole); de acuerdo con la norma IPSAS 25, numeral 141, literal j, debe presentarse un detalle de los activos del plan de previsión. Esa información, al igual que las que se mencionan a continuación, no fue suministrada este año; según la norma IPSAS 25, numeral 141, literal l, deben darse explicaciones que justifiquen los criterios utilizados para determinar la tasa de rendimiento general esperada para los activos del plan; según la norma IPSAS 25, numeral 141, literal n(ii), debe indicarse el criterio sobre el que se ha determinado la tasa de descuento; según la norma IPSAS 25, numeral 141, literal q, debe mencionarse en las notas una estimación de las aportaciones que se espera que el empleador deberá pagar durante el período anual que comienza después de la fecha sobre la que se informa; Recomendación nº 7: Invito a la UPU a formalizar por escrito el proceso de preparación, análisis, control y seguridad de la calidad de los datos que sirven de base para los cálculos actuariales y a que defina los papeles y las responsabilidades. Además, debería procederse a una conciliación entre las contribuciones del empleador mencionadas en el informe del actuario y las que surgen de las diferentes contabilidades individuales. Por último, toda la información exigida por la norma IPSAS 25 debería figurar en notas adjuntas a los estados financieros. Comentario del Director General: La UPU va a formalizar el proceso que sirve de base para los cálculos actuariales. En colaboración con el experto actuarial, se completará la información que debe figurar en la nota relativa a los compromisos de previsión. En cuanto a la conciliación de las contribuciones del empleador, en la discusión final del 13 de junio de 2013 se acordó que las necesidades serán revisadas entre el Control Federal de Finanzas y la UPU en función de la información disponible en la Caja de Previsión. Activos netos 110. Los activos netos están constituidos por los fondos propios con destino específico 1, los fondos propios sin destino específico 2 y las reservas. Estas últimas están constituidas por el Fondo Social, la Reserva IPSAS, la Reserva para el edificio y el Fondo para actividades especiales. El importante déficit acumulado de los fondos de la Unión se debe a los efectos del pasaje a las normas IPSAS el 1º de enero de Las cifras presentadas en los estados financieros de 2012 fueron verificadas y consideradas conformes, después de las reclasificaciones propuestas por mis colaboradores. La UPU cierra el ejercicio 2012 con un descubierto en el balance que asciende a 78,2 millones de CHF (74,7 millones de CHF a fines de 2011). 1 2 Excedente acumulado de los demás fondos y excedente acumulado de las entidades controladas. Déficit acumulado de los fondos de la Unión.

20 En lo que se refiere a los proyectos PIP, el año 2012 marcó el fin de un ciclo cuatrienal. Las asignaciones para estos proyectos, que habían sido retiradas cada año de los fondos propios de la UPU pero que no fueron totalmente utilizadas al 31 de diciembre de 2012, se devolvieron a esos fondos propios. El importe en cuestión asciende a 1,1 millón de CHF. Ingresos y gastos 112. Los ingresos y los gastos de la Unión fueron sometidos a verificaciones analíticas y pruebas detalladas en función del umbral de materialidad aplicado tanto en la auditoría intermedia como en la auditoría final Como se señala en la nota 2 de los estados financieros, algunas de las cifras del ejercicio 2011 fueron reclasificadas para ajustarlas a la presentación adoptada para el ejercicio corriente En la auditoría intermedia, la revisión crítica de las cuentas de gastos e ingresos mostró que los gastos no siempre se imputaban en las cuentas adecuadas, como los relativos al Congreso de Doha. El presupuesto previsional del Congreso ascendía a CHF y había sido desglosado en seis cuentas de gastos específicas. Ahora bien, mis colaboradores constataron que los gastos efectivos se habían imputado muchas veces en cuentas genéricas en lugar de las cuentas específicas que habían sido creadas. Las pruebas detalladas efectuadas permitieron constatar que algunos gastos e ingresos no habían sido imputados en el centro de costos correspondiente al Congreso de Doha Sin embargo, puesto que los importes en cuestión son insignificantes, mis colaboradores dejaron a criterio de la DFI el proceder o no a los ajustes necesarios, en función de las necesidades de precisión del control interno de la UPU. Los pequeños errores constatados tienen una influencia insignificante en los estados financieros de Teniendo en cuenta el buen resultado general de estos trabajos, puedo tener una seguridad razonable con respecto a la exactitud de los gastos y los ingresos contabilizados Durante la auditoría intermedia se auditaron los proyectos del FMCS (selección de 15 expedientes de proyectos terminados en 2011 o 2012), auditoría que dio buenos resultados, tanto a nivel de la regularidad con que se lleva la contabilidad (FMCS-Finanzas) como a nivel del seguimiento técnico (FMCS-Proyectos). Información sobre las partes vinculadas 117. La nota 18 de los estados financieros presenta, para 2012, un importe de 3,4 millones de CHF correspondiente a los sueldos de las once personas que dirigen la UPU (3,3 millones de CHF en 2011). La norma IPSAS 20, numeral 34, literal a, pide expresamente que se distinga entre las personas que están al frente de la organización 1 y los directores que les están subordinados. En el próximo informe de gestión debe hacerse esa distinción. Recomendación nº 8: Recomiendo a la UPU que al redactar la nota relativa a las transacciones con las partes vinculadas en los estados financieros de 2013 distinga con claridad entre las personas que están al frente de la organización y los directores que les están subordinados. Comentario del Director General: La UPU prefiere publicar globalmente la información referente a las partes vinculadas. Estado del flujo de caja 118. Mis colaboradores revisaron todos los rubros del estado del flujo de caja (estado financiero IV). Verificaron la concordancia de los importes presentados con las variaciones de los saldos constatadas entre el comienzo y el cierre del balance. Teniendo en cuenta la observación que figura a continuación, puede considerarse que este estado se ajusta a las normas IPSAS. 1 El Director General y el Vicedirector General.