CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA REGIONAL DEL MAULE UNIDAD DE AUDITORíA E INSPECCiÓN

Transcripción

1 REGIONAL DEL MAULE Informe Final de Conclusiones sobre Examen al Proceso de Retención y Pago de Cotizaciones Previsionales y Descuentos Voluntarios, Ilustre Municipalidad de Talea Fecha 31 de agosto de 2009 N0 Informe: 35, de 2009

2 UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN Al N 499/09 REF. N 3215/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TAlCA,31 AGO 09 * Se remite, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final de Conclusiones N 35, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen realizado al proceso de retención y pago de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de Al respecto, es necesario señalar que por tratarse de un Informe Final corresponde que se adopten las medidas necesarias para subsanar las observaciones pendientes, las que serán objeto de revisión por este Organismo de Control en futuras visitas. Saluda atentamente a Ud.,,JOAQUlN condova MALD()NAOO AfjOGp,CJO Contralor Regional Contralbrla Gener,~1dr; la ~epublica REOlm D'2L fmule Al SEÑOR ALCALDE MUNICIPALIDAD TAlCA. DE TAlCA Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono:

3 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA UNIDAD DE AUDITORIA E INSPECCiÓN Al N 500/09 REF. N 3215/09 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA. TALCA, 31 AGO 09 * Adjunto, para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final de Conclusiones N 35, de 2009, aprobado por el infrascrito, que contiene el resultado del examen realizado al proceso de retención y pago de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre el 1 0 de enero de 2007 al 31 de diciembre de Al respecto, se hace presente que, en su calidad de Secretario del Concejo Municipal, le asiste la obligación de poner dicho informe a disposición de ese órgano colegiado, en la primera sesión que se realice y que existe prohibición de abrir el sobre con antelación a esa fecha, debiendo informar a este Organismo de Control de lo obrado en el mismo día en que ello ocurra. Adjunta lo indicado. Saluda atentamente a Ud., JOAQUlN eondt')va MALDONADQ AF-JOGp.CJO Contralor Regional ContralOrla GeneE11 di, la Republica REr;IOt. D'2L 'v1aule rí' --. l AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL MUNICIPALIDAD DE TALCA TALCA. Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono:

4 REF. N 3215/09 INFORME FINAL DE CONCLUSIONES N 35/F, DE 2009, SOBRE EXAMEN AL PROCESO DE RETENCiÓN Y PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES y DESCUENTOS VOLUNTARIOS. TALCA, 3 1 AGO.2009 En virtud de las facultades establecidas en la ley N , Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República y en cumplimiento de la Planificación Operativa Regional Anual del año 2009, fiscalizadores de esta Contraloría Regional se constituyeron en la Municipalidad de Talca y sus servicios traspasados, para efectuar un examen al pago de las cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, en el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 al 31 de diciembre de OBJETIVO El presente informe final de conclusiones expone la revisten del proceso de retención y pago de las cotizaciones previsionales mensuales y descuentos voluntarios de los funcionarios que trabajan en la gestión Municipal y en sus respectivos servicios traspasados y que, estos descuentos fueran correctamente contabilizados y enterados en forma íntegra y oportuna a las entidades recaudadoras en el período descrito en el párrafo precedente. Asimismo, se comprobó la veracidad y fidelidad de la documentación de los pagos mensuales previsionales y la exactitud e integridad de las operaciones referidas a los procesos de Finanzas y Remuneraciones conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicadas en la gestión municipal y los servicios traspasados. AL SEÑOR JOAQuíN CÓRDOVA MAL DONADO CONTRALOR REGIONAL DEL MAULE PRESENTE. AT N 64/09 XMAlPSTIP AN/RRM

5 -2 - METODOLOGíA El examen se realizó de acuerdo con las políticas, principios y normas de control aprobados por esta Contraloría General, mediante las Resoluciones N s y 1.486, de 1996, efectuándose un análisis y validación selectiva de registros contables, de documentación sustentante y la aplicación de otros procedimientos técnicos que se estimó necesarios en las circunstancias. ANTECEDENTES GENERALES En forma previa a determinar el resultado de la revisten efectuada, se consignará el marco regulatorio que se tuvo en consideración para el cumplimiento de los objetivos planteados. En primer término, corresponde señalar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19, inciso primero, del Decreto Ley N 3.500, de 1980, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, las cotizaciones establecidas deberán ser declaradas y pagadas por el empleador, el trabajador independiente o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda, en la Administradora de Fondos de Pensiones a que se encuentre afiliado el trabajador, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquél en que se devengaron las remuneraciones y rentas afectas a aquéllas, o aquel en que se autorizó la licencia médica por la entidad correspondiente, en su caso, término que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo finaliza en día sábado, domingo o festivo. Ahora bien, tratándose de empleadores que no paguen las cotizaciones de sus trabajadores útil es consignar que el inciso 19 de la disposición precitada, hace aplicables todas las normas contenidas en los artículos 1,3, 4, 4 bis, 5, 5 bis, 6, 7, 8, 9, 10 bis, 11, 12, 14, 18, 19, 20 Y 25 bis, de la ley N al cobro de las cotizaciones, reajustes e intereses adeudados a una Administradora de Fondos de Pensiones, incluso las sanciones penales establecidas en dicho cuerpo legal para los empleadores que no consignen las cotizaciones que hubieren retenido o debido retener, las que podrán hacerse extensivas, en su caso, a las entidades pagadoras de subsidios, agregándose en el inciso 23, que sin perjuicio de lo establecido en los artículos 12 y 14 de la ley N , se aplicarán las penas del artículo 467 del Código Penal al que en perjuicio del trabajador o de sus derechohabientes se apropiare o distrajere el dinero proveniente de las cotizaciones que se hubiere descontado de la remuneración del trabajador. ~ f' A lo anterior, cabe agregar que con (.'}' ocasión de modificaciones introducidas por el artículo 91 N 11 letra e), de la ley N , al artículo 19 del Decreto Ley 3.500, se incorporaron a esta última disposición los incisos 24 y 25, estableciendo el primero de ellos que "los ~ ~~~~EGIO~ a ~ OOIA ~ ~ INSPECCION f q, ~ 7"AlCF'-' Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono:

6 - 3 - empleadores que no pagaren las cotizaciones establecidas en este Título, no podrán percibir recursos provenientes de instituciones públicas o privadas, financiados con cargo a recursos fiscales de fomento productivo, sin acreditar previamente ante las instituciones que administren los instrumentos referidos, estar al día en el pago de dichas cotizaciones. Sin embargo, podrán solicitar su acceso a tales recursos, los que sólo se cursarán acreditado que sea el pago respectivo. En concordancia con lo anterior el artículo 4 letra f) del Decreto con Fuerza de Ley N 2, de fecha 20 de agosto de 1998, del Ministerio de Educación, que fijó el texto refundido de la Ley de Subvenciones Educacionales, exige para impetrar el beneficio de subvención que allí se regula, que el municipio se encuentre al día en los pagos por concepto de remuneraciones y cotizaciones previsionales respecto del personal. En el mismo sentido, el artículo 7 de la ley N , que permite efectuar anticipos del Fondo Común Municipal, prescribe que en caso que se produzca un atraso en el integro de imposiciones previsionales que se devenguen a partir de la fecha de la publicación de dicho cuerpo legal (1999), por parte de los sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados, el Ministerio de Educación deberá retener de los recursos que les corresponda percibir, por aplicación del ya mencionado D.F.L. N 2, de 1998 del Ministerio de Educación, un monto equivalente a las cotizaciones que éstos deban pagar, monto que será devuelto al sostenedor, cuando éste demuestre haber pagado las cotizaciones correspondientes. Agrega la citada ley en su artículo T" en su segundo inciso que en lo que corresponda, se aplicará también a los casos de atraso en el integro de imposiciones del personal de las entidades de salud municipal, debiendo efectuarse la retención con sujeción a las normas del artículo 53 de la ley N , sobre Estatuto de Atención Primaria de Salud Municipal. En otro orden de consideraciones, tratándose de descuentos voluntarios efectuados a la remuneración del trabajador, útil es recordar que el artículo 95 de la ley N , prohíbe deducir de las remuneraciones del funcionario otras cantidades que las correspondientes al pago de impuestos, cotizaciones de seguridad social y demás establecidas expresamente por las leyes. En tanto, el inciso segundo de esa norma dispone que el alcalde podrá autorizar que se efectúen descuentos de carácter voluntario, a solicitud escrita del funcionario, los que no podrán exceder en conjunto del quince por ciento de la remuneración, normativa que de acuerdo a lo expresado en el artículo 4 inciso 1 de la ley N también se aplica a los funcionarios ~'- :nec::::::~~:c~:: :~~~e:e~~i::::~~p:;::~~~~~;'a:~ di~~o ~~~ar~~nnor~a ~ no contempla disposiciones sobre descuentos de remuneraciones, motivo por el :-..~~E10.11')\ &:?< ~ a ~ AU ORlA ~ ~ E INSPECCION f 0" ~.rale,,"' Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono:

7 -4- cual, en virtud de lo dispuesto en su artículo 71, se debe aplicar supletoriamente lo dispuesto en el artículo 58 del Código del Trabajo que establece un límite máximo de descuento de las remuneraciones de un 15% para pagos de cualquier naturaleza y de 30% para el pago de dividendos hipotecarios o depósito en cuenta de ahorro para la vivienda. UNIVERSO Y MUESTRA Se determinó una muestra para revisron del 23% de la suma total de pagos realizados durante el período 2007 y 2008, de cotizaciones previsionales en la Municipalidad de Talca, Departamento de Salud, Departamento de Educación y Cementerio y un 14,9% de la suma total de descuentos voluntarios cancelados por los mencionados departamentos: Concepto Universo $ Muestra $ Porcentaje de Revisión % Cotizaciones Previsionales ,0% Descuentos voluntarios ,9% Total ,9% Para el sector municipal en diciembre de 2008 contaba con 292 funcionarios de los cuales se seleccionó una muestra de tres, para realizar un seguimiento a los pagos efectuados por concepto de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios que correspondía deducir a cada uno de ellos. Asimismo, se seleccionó para revisión una muestra de 24,4% del total de cotizaciones previsionales canceladas y un 7,9% del total de pagos realizados por concepto de descuentos voluntarios, conforme se detalla más adelante: Concepto Universo $ Muestra $ Porcentaje de Revisión % Cotizaciones Previsionales ,4% Descuentos voluntarios ,9% Total ,1% Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono:

8 -5 - Se seleccionó para la revisten una muestra de 22,1% del total de cotizaciones previsionales y un 21,3% del total de pagos realizados por concepto de descuentos voluntarios conforme más adelante se indica: Porcentaje Concepto Universo $ Muestra $ de Revisión % Cotizaciones Previsionales ,1% Descuentos voluntarios l ,3% Total ,7% El Departamento de Educación, en diciembre de 2008 contaba con funcionarios, de los cuales se seleccionó una muestra de tres, para realizar un seguimiento a los pagos efectuados por concepto de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios que correspondía deducir a cada uno de ellos. Asimismo, se seleccionó para revisión una muestra de 23,0% del total de cotizaciones previsionales canceladas y un 14,4% del total de pagos realizados por concepto de descuentos voluntarios de acuerdo al cuadro que se muestra a continuación: Porcentaje Concepto Universo $ Muestra $ de Revisión Cotizaciones Previsionales ,0% Descuentos voluntarios l.l ,4% Total ,6% % Los funcionarios del cementerio municipal a diciembre de 2008 alcanzaban a la suma de 47 de los cuales se seleccionó a un funcionario para realizar un seguimiento a los pagos efectuados por concepto de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios que correspondía deducir a cada uno de ellos. Por otro lado, se seleccionó para revisión una muestra de 21,4% del total de cotizaciones previsionales canceladas y un \_ 22,8% del total de pagos realizados por concepto de descuentos voluntarios, ~conforme se señala más adelante:

9 -6- Porcentaje Concepto Universo $ Muestra $ de Revisión Cotizaciones Previsionales ,4% Descuentos voluntarios ,8% Total ,2% % En este contexto, se determinaron las observaciones contenidas en el Preinforme N 35, de 2009, el cual fue puesto en conocimiento de la Municipalidad de Talca mediante oficio reservado N 4064, de 2009, con la finalidad que formularan los alcances y precisiones que se estimaren pertinentes, lo que se concretó mediante oficio N 1649, de 2009, documento que se ha considerado para la emisión de este informe. RESULTADO DE LA REVISiÓN El análisis de las observaciones que se emitieron en el citado preinforme, en conjunto con los antecedentes aportados por la autoridad edilicia en su respuesta como aquellos obtenidos del resultado de la revisión, permitió determinar las siguientes anomalías tanto en la Municipalidad como en sus servicios traspasados: 1. Evaluación del Sistema de Control Interno Gestión Municipal De la evaluación al sistema de control interno implementado por la Municipalidad y los Departamentos de Educación y Salud, es posible señalar que existen falencias que permiten asegurar que la razonabilidad de la información contable y financiera que arrojan sus registros en relación al proceso de retención y pago de remuneraciones, es deficiente, conforme se detalla a continuación: 1.1. Se verificó que no existe un Reglamento Interno que defina las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las retenciones previsionales y descuentos voluntarios. Al respecto, el Municipio señala que se confeccionará un Reglamento interno que defina las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en las Retenciones Previsionales y Descuentos Voluntarios, tanto de la Municipalidad, como de los Servicios de Educación, Salud y Cementerio, incorporados a la gestión, lo que no permite levantar la observación mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita.

10 Se constató que el Departamento de remuneraciones Municipal, además de confeccionar la conciliación bancaria de la cuenta corriente N perteneciente al Municipio, también confecciona las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes N s y del Departamento de Salud y Cementerio, respectivamente. Mediante las cuentas mencionadas se pagan los sueldos, las retenciones voluntarias, retenciones judiciales y similares de los funcionarios de los mencionados estamentos, cifras que son calculadas en el Departamento de Remuneraciones Municipal. Cabe destacar que la dotación a la cual se le han asignado esas funciones se contrapone a los controles generales, en relación a la división de tareas y responsabilidades, las cuales deben ser asignadas a personas diferentes. En su respuesta, el municipio informa que para que exista oposición de funciones, se designará un funcionario encargado de confeccionar las Conciliaciones Bancarias de Remuneraciones, de Municipalidad y Servicios de Educación, Salud y Cementerio, ajeno al Departamento de Remuneraciones. Al respecto, la autoridad comunal no ha adjuntado documentación alguna que compruebe la adopción de las medidas propuestas, lo que no permite levantar la observación mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita Se verificó que las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes N del Municipio, N de Cementerio y N del Departamento de Salud, mediante las cuales se cancelan entre otros gastos las cotizaciones previsionales y de salud de los funcionarios de los respectivos estamentos, son elaboradas por una persona, quien cumple funciones en Tesorería Municipal, donde también se desempeñan los funcionarios autorizados para girar los cheques de las mencionadas cuentas, situación que no permite un control automático y por oposición de funciones de las operaciones financieras realizadas al efecto. Sobre el particular, la Unidad de Control de ese Municipio advierte que dicha situación fue comunicada al Alcalde de la época mediante informe de fecha 30 de abril de 2008; sin embargo, al momento de la visita de esta Contraloría, aún no se adoptaban las medidas pertinentes. Cabe agregar que la funcionaria de Tesorería Municipal, realiza conjuntamente con las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes mencionadas en el punto 1.3., la conciliación bancaria de la cuenta N , que pertenece al Departamento de Administración de Educación Municipal, mediante la cual s an facturas de compra.

11 -8- Sobre el particular, la entidad edilicia señala que para subsanar las observaciones efectuadas en este punto, formará un equipo de funcionarios dedicados exclusivamente a la confección de las conciliaciones bancarias, tanto de los fondos ordinarios, como de remuneraciones, dependiente de la Dirección de Finanzas, no acompañando antecedentes que digan relación con la adopción de dicha medida, lo que no permite levantar la observación mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita Se pudo determinar que de las cuatro cuentas corrientes mencionadas en los párrafos anteriores, sólo se encuentran con su conciliación bancaria al día la cuenta corriente del Cementerio, situación que se contrapone con el N 51 de la Resolución N que aprueba Normas de Control Interno de la Contraloría General, en relación con el registro inmediato y pertinente de la información. En su respuesta el Alcalde señala que para poner al día las conciliaciones bancarias, los funcionarios respectivos se dedicarán en forma exclusiva a dicha labor. No obstante aceptarse la acción propuesta la observación se mantiene mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita Se pudo comprobar durante la visita de esta Contraloría que las transferencias electrónicas de sueldos, realizadas a cada cuenta corriente de los funcionarios del Municipio, Departamento de Salud, Departamento de Educación y Cementerio y los pagos electrónicos efectuados a las instituciones previsionales, de salud y las transferencias que se originan a partir de los descuentos voluntarios, son efectuadas por don Jorge Valenzuela Silva, quien se desempeña en el Departamento de Informática, bajo la modalidad de honorarios, lo que constituye una debilidad de control por parte del Municipio. Lo anterior, por cuanto el antedicho servidor, que trabaja en el Departamento de Informática, efectúa labores que son propias del Departamento de Finanzas, a saber las que se indican en numeral 6 del artículo 27 de la ley N , Orgánica Constitucional de Municipalidades, lo que no se condice con la naturaleza de las labores que pueden incluirse en las contrataciones a honorarios, las que conforme se indica en el artículo N 4 de la ley N , Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, son destinadas a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, que realizan labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad.

12 - 9 - Cabe agregar que las personas contratadas a honorarios se rigen por las reglas que establezca el respectivo contrato, no siendo aplicables a su respecto las disposiciones del referido estatuto, lo que importa, por ende, la imposibilidad de hacer efectiva su responsabilidad administrativa, circunstancia que no debe descuidarse tratándose del desarrollo de tareas relativas al manejo de cuentas corrientes. En su respuesta, el municipio informa que el funcionario del departamento de Informática, don Jorge Valenzuela, sólo presta apoyo al Departamento de Remuneraciones, ya que los encargados de realizar el pago electrónico a las instituciones previsionales de estos servicios, son los funcionarios de Remuneraciones de cada servicio. Al respecto, los argumentos expuestos por ese murucipio, no aportan nuevos antecedentes que permitan desvirtuar lo observado, por lo que procede que se mantenga la observación, correspondiendo que la autoridad municipal arbitre las medidas tendientes a evitar que funcionarios a honorarios desarrollen labores que son de naturaleza habitual y, por tanto, propias de los funcionarios de planta o contrata de dicha Entidad Edilicia, correspondiendo, por ende, que las labores del referido servidor se limiten a las prestaciones específicas que en el área de informática le han sido encomendadas en virtud del respectivo contrato. 2. Evaluación del Sistema de Control Interno Departamento de Salud Municipal. De la evaluación al sistema de control interno implementado por el Departamento de Salud Municipal, para garantizar el correcto descuento y pago de las cotizaciones correspondientes al fondo de pensiones, salud y descuentos voluntarios, se determinaron las siguientes debilidades y falta de controles: 2.1. Se verificó que no existe un Reglamento Interno que defina las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las retenciones previsionales y descuentos voluntarios. Al respecto, el Municipio responde que como se indicó en el punto 1.1., se elaborará un Reglamento Interno para definir las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las Retenciones y Descuentos Voluntarios, (Departamento de Personal y Remuneraciones).

13 Se constató que en el mencionado departamento no existe una Unidad que realice el cálculo de los sueldos de los funcionarios y los descuentos respectivos; sin embargo, cuentan con un departamento de personal que sólo se limita a informar mensualmente al Departamento de Remuneraciones Municipal, los inicios y términos de contrato, los cambios de ISAPRE y AFP, los permisos sin goce de sueldos, los atrasos y las horas extraordinarias. En relación a esta observación, la autoridad expresa que se tomarán las medidas necesarias para llevar en forma independiente las remuneraciones del Departamento de Salud, evaluando la dotación existente en cuanto a idoneidad y capacidad para llevar eficiente y correctamente esta función, dejando establecido que ello es un proceso lento, dada la experticia que se debe lograr. Sobre el particular, no obstante aceptarse la acción propuesta, la observación se mantiene mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita En la conciliación bancaria al 31 de diciembre de 2008, de la Cuenta Corriente del Banco BCI N a nombre del Departamento de Salud Municipal de Talca, se mantenía consignado como cheque girado y no cobrado, un documento por la suma de $ cuya fecha estaba caducada, el que no ha sido regularizado contablemente, transgrediendo las instrucciones impartidas en el Oficio de Contraloría General de la República N , de 2007, sobre Procedimientos Contables para el Sector Municipal. En su respuesta, el Municipio situación observada fue regularizada con fecha 06 de Abril indica que la Analizado lo anteriormente expuesto, este Organismo de Control da por subsanada la observación. ~ 2.4. Se pudo observar que de la revisten de 10 decretos de pago de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, cinco de éstos adjuntan oficio de la Directora de Control del Municipio, dirigido al Alcalde, advirtiendo que la información fue entregada a dicha dirección tardíamente por lo que no otorga tiempo para su adecuada revisión, lo que se contrapone a lo señalado en el artículo 29 de la ley N Orgánica Constitucional de Municipalidades que establece las funciones de la Unidad encargada del control. El Alcalde en su oficio respuesta expresa que con el objeto de salvar lo observado por esta Contraloría, los decretos de pago de remuneraciones de los respectivos servicios, serán entregados a la Dir~~~ión de Control con 4 días de anticipación, para proceder a su respectiva revrsion. :-..~~ <? 0",;-. ]( ~ /~ 'i INSPECcION f q, ~ "... '» ';I!lpll-' Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talea - Fono:

14 El análisis de la respuesta, permite levantar el alcance formulado, sin perjuicio de las verificaciones que respecto de la medida mencionada se efectuarán en una próxima visita que esta Contraloría Regional realice a esa Entidad Se pudo constatar que los Decretos de Pago del Departamento de Salud, no fueron visados por la Directora de Control a partir de noviembre de 2007 y hasta agosto de 2008, debido al uso de fondos de cuentas complementarias en fines ajenos a aquellos para los cuales fueron entregados, situación que deberá ser aclarada por el municipio. En su respuesta, el Alcalde señala que la situación observada se debió a la falta de disponibilidad de caja, lo que se fue subsanando gradualmente hasta terminar dicho proceso en el mes de junio 2009, básicamente mediante Aporte Municipal. Al efecto, corresponde que se mantenga lo objetado y se efectúe por ese municipio una investigación sumaria con la finalidad de determinar responsabilidades en cuanto a una eventual utilización indebida de fondos correspondiente a cuentas complementarias. 3. Departamento de Educación Municipal 3.1 Evaluación del sistema de control interno De la evaluación al sistema de control interno implementado por el Departamento de Educación Municipal, para garantizar el correcto descuento y pago de las cotizaciones correspondientes al fondo de pensiones, salud y descuentos voluntarios, se determinaron las siguientes falencias: No existe en el mencionado departamento un Reglamento Interno que defina las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las retenciones previsionales y descuentos voluntarios. En su respuesta, el Servicio indica que como se señaló en el punto 1.1., de este informe, se elaborará un Reglamento Interno para definir las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las retenciones y descuentos voluntarios, como es el Departamento de Personal y Remuneraciones.

15 A la fecha de la visita de esta Contraloría, se constató un atraso en la elaboración de las conciliaciones bancarias de la Cuenta Corriente del Banco BCI N , ya que la última efectuada por una funcionaria de Tesorería Municipal, es de fecha de octubre de La Municipalidad de Talca indica que a la fecha, las conciliaciones bancarias del Departamento de Educación, cuenta corriente , se encuentra actualizada al mes de Diciembre 2008, agregando que con la creación del equipo encargado de elaborar las conciliaciones bancarias, se pondrán al día a la brevedad. El análisis de lo expresado por el Alcalde no permite levantar la observación, sin perjuicio que el servicio, en lo sucesivo, adopte la medida señalada, y actualice las conciliaciones bancarias, situación que se revisará en futuras visitas de este Organismo de Control Pago de cotizaciones previsionales Del examen al pago de las cotizaciones previsionales y de salud, de los meses de enero, agosto y octubre de 2007 y 2008, se verificó que existieron atrasos, por lo que fue necesario ampliar la muestra, determinándose las siguientes observaciones: Las cotizaciones previsionales correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2007 y enero, febrero de 2008 fueron declaradas y pagadas durante el mes posterior al correspondiente, incurriéndose en multas e intereses por no pago por un monto total de $ El Alcalde responde en su escrito que las cotizaciones previsionales de noviembre y diciembre 2007 y enero y febrero 2008, fueron pagadas con multas e intereses por no existir disponibilidad de caja en ese momento. Los antecedentes proporcionados por la Municipalidad no resultan suficientes para subsanar lo observado, debiendo adoptar las medidas con el objeto que situaciones como la señalada no se repita en el futuro e instruir un sumario para establecer las responsabilidades administrativas por el pago de intereses y multas El Departamento de Educación rl Municipal no cuenta con las planillas de descuentos de octubre y noviembre de ~ I.N.P. Y la planilla de octubre de 2007 correspondiente a la A.F.P Habitat.

16 Sobre el particular, la Entidad Edilicia indica que se adjuntan planillas de Cotizaciones previsionales de INP, meses de octubre y noviembre 2007, antecedentes no encontrados en ese período en los respectivos decretos de pago de sueldos, agregando que solicitó por oficio a AFP Habitat, las cotizaciones de octubre 2007, las cuales se enviarán una vez recepcionadas. Al efecto, el municipio no adjunta las planillas de cotizaciones previsionales del INP, a las cuales hace mención, quedando también pendientes las correspondientes a la A.F.P. Habitat, lo que no permite subsanar lo observado, por lo que dicha Entidad deberá reunir toda la documentación de respaldo solicitada, la que deberá ser puesta a disposición de este Organismo de Control cuando se requiera Durante el año 2007, la Subvención Anual Educacional Pro-Retención destinada a establecimientos educacionales de la comuna alcanzó a $ de los cuales sólo se traspasó a los establecimientos la suma de $ , aplicando $ , con fines distintos como es el pago de cotizaciones previsionales, descuentos voluntarios y otros. De acuerdo a lo anterior, mediante Decreto Alcaldicio N de 8 de agosto de 2008 de la Municipalidad de Talca, se instruyó sumario administrativo con el objeto de establecer responsabilidades, aplicándose como medida disciplinaria el término del contrato del Jefe de Finanzas del Departamento de Administración Educacional, y la suspensión del empleo por tres meses con goce de 70% de remuneraciones al Jefe de Departamento de Administración Educacional. Por otro lado, es dable señalar que el monto de $ , fue devuelto por el Municipio a la Secretaría Ministerial de Educación, mediante egreso N 118 de fecha 21 de febrero de Al respecto, se entiende por subsanada la situación que afectó al Departamento de Administración Municipal, por cuanto fueron adoptadas las medidas necesarias, aplicándose las sanciones correspondientes, sin prejuicio que se adopten medidas con el objeto que situaciones como la señalada no se repita en el futuro Pago de descuentos voluntarios

17 Se pagaron atrasados los descuentos voluntarios de los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2007 y enero, febrero de 2008; conforme a lo que se señala en el cuadro siguiente: Mes del Fecha del descuento Egreso N Egreso voluntario Monto $ Atraso (*) octubre de mes noviembre de /12/ días noviembre de /12/ días enero de /03/ mes enero de /03/ mes diciembre de meses enero de /04/ meses febrero de mes noviembre de meses diciembre de /04/ meses enero de meses febrero de mes Total (*) : Diferencia entre el mes de descuento voluntano y a fecha del egreso Cabe agregar que en el mes de abril de 2008, el Municipio realizó un traspaso de fondos de $ al Departamento de Educación, con la finalidad de que éste pagara cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios, de los meses de noviembre y diciembre de 2007 y enero, febrero de 2008 situación que se concretó en ese abril de 2008, quedando el Departamento sin deuda por los conceptos mencionados. La autoridad comunal responde en su oficio que al igual que las cotizaciones previsionales, los descuentos voluntarios de los meses de octubre, noviembre y diciembre 2007 y enero-febrero 2008, se pagaron con atraso por no existir disponibilidad de caja. Al respecto, atendido que los fondos para efectuar los pagos que se observan provienen, precisamente de los descuentos efectuados a los funcionarios, la respuesta formulada por el Alcalde no permite dar por subsanada la observación, debiendo establecer las medidas necesarias para evitar que en el futuro se repitan este tipo de situaciones e instruir un sumario para \.. establecer las responsabilidades administrativas que correspondan por tal ~ situación.

18 Evaluación del Sistema de Control Interno Cementerio De la evaluación al sistema de control interno implementado por el Cementerio Municipal, para garantizar el correcto descuento y pago de las cotizaciones correspondientes al fondo de pensiones, salud y descuentos voluntarios, se determinaron las siguientes debilidades: 4.1. No existe en el mencionado departamento un Reglamento Interno que defina las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las retenciones previsionales y descuentos voluntarios. Al respecto, la Municipalidad responde al igual como lo expresara en los numerales 1.1 y 3.1 del presente informe, que elaborará un Reglamento Interno para definir las responsabilidades y funciones inherentes a cada una de las áreas involucradas en los procedimientos de las Retenciones y Descuentos Voluntarios, como es el Departamento de Personal y Remuneraciones. Sobre el particular, no obstante aceptarse la acción propuesta, la observación se mantiene mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita No existe una Unidad que realice el cálculo de los sueldos de los funcionarios y los descuentos respectivos, labor que realiza el Departamento de remuneraciones del Municipio, cuyo personal además realiza la conciliación bancaria de la cuenta N con la cual se pagan sueldos y descuentos voluntarios. En respuesta a la observación, esa entidad edilicia señala al igual que en el punto 1.2, que se designará un funcionario encargado de confeccionar las conciliaciones bancarias de remuneraciones, ajeno al Departamento de Remuneraciones. Al respecto, la autoridad comunal no ha adjuntado documentación alguna que compruebe la adopción de las medidas propuestas, lo que no permite levantar la observación mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita Los pagos de cotizaciones previsionales y facturas de compras del cementerio, se realizan mediante la cuenta N , cuyo girador es don Ángel Hernández funcionario de Tesorería Municipal por lo que no es posible realizar un control por oposición de funciones.

19 Adicionalmente, cabe señalar que la conciliación bancaria de la cuenta señalada anteriormente, las conciliaciones bancarias de las cuentas del Municipio y Departamento de Salud, para el pago de cotizaciones previsionales y facturas de compras, y además la conciliación de la cuenta corriente del Departamento de Educación mediante la cual se pagan las facturas de compra, se confeccionan por una sola funcionaria de Tesorería Municipal quien no es supervisada periódicamente. En su respuesta, la Municipalidad señala que no comparte la situación observada en orden a no existir oposición de funciones por el solo hecho que un funcionario de tesorería gire cheques de planilla de sueldos (uno en el mes), como de otros gastos del Cementerio, ya que él no interviene directamente en todo el proceso anterior. Agrega, asimismo, que el proceso de cálculo de Remuneraciones, descuentos voluntarios y Retenciones previsionales y tributarias, las efectúa el Departamento de Remuneraciones. Finalmente, expresa el Alcalde que la elaboración de los Decretos de Pago, la realiza el Departamento de Contabilidad, cuya revisión antes de enviar a Tesorería para giro del cheque, es realizado por la Dirección de Control. Sobre el particular, es del caso señalar que las cuentas corrientes bancarias del sector municipal deben contar con dos titulares y dos reemplazantes, con el fin de reducir los riesgos de errores, despilfarros o actos ilícitos, siendo necesario evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en una sola persona. (Aplica dictamen N , de 1982). Por otro lado, cabe destacar que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos certificados por las instituciones bancarias, deben ser practicadas por funcionarios que no participen directamente en el manejo o custodia de los fondos, a lo menos una vez al mes, como medida sana de control. Por consiguiente, la respuesta de la autoridad comunal no permite levantar la observación mientras no se acredite su solución definitiva, lo que se verificará en una próxima visita. CONCLUSIONES

20 mantenido vigentes, relativas a los puntos 1.1; 1.2; 1.3 Y 1.5 del presente informe relacionadas con el Sistema de Control Interno Gestión Municipal, y puntos 2.1, 2.2, 2.3 Y 2.4 sobre Sistema de Control Interno en el Departamento de Salud Municipal. 2. La Municipalidad deberá instruir un sumario administrativo tendiente a determinar las responsabilidades administrativas que correspondan en relación con el uso de fondos de cuentas complementarias a que se refiere el punto 2.5 del presente informe. 3. Tratándose de las materias comprendidas en el punto 3, sobre Sistema de Control Interno implementado en el Departamento de Educación Municipal, la Entidad Edilcia deberá adoptar las medidas tendientes a subsanar las anomalías vigentes, relativas a los puntos 3.1.1, sobre Reglamento Interno y 3.1.2, sobre atraso de las conciliaciones bancarias. Asimismo, deberá subsanar la materia observada en el punto 3.2.2, sobre planillas de descuentos previsionales. 4. Investigar y determinar las responsabilidades de los hechos objetados en el número del presente informe y que dicen relación con el pago de multas e intereses que suman $ , para el año 2007, sin perjuicio que, en su oportunidad, se inicie el Juicio de Cuentas respectivo conforme a lo dispuesto en la ley N , Orgánica de Contraloría General. Asimismo, en lo relativo al punto 3.3.1, deberá instruir un procedimiento sumarial tendiente a determinar las responsabilidades administrativa que procedan en relación con tales hechos. 5. Por su parte, cumple en señalar que de conformidad con el resultado del examen de los antecedentes proporcionados por esa institución, procede que este Organismo Contralor efectúe la correspondiente denuncia ante el Ministerio Público, por cuanto la retención de las cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios que el Departamento de Educación de la comuna de Talca no enteró oportunamente en las respectivas Instituciones receptoras de dichos fondos en los años 2007 y 2008, podrían revestir el carácter de delito. 6. En relación con las materias observadas en el punto 6, el municipio deberá tomar las acciones necesarias para implementar un reglamento interno, delegar las tareas de cálculo, manejo de la cuenta corriente y demás funciones del rubro del disponible en distintos que permitan un control por oposición de funciones y por ende, un control deliberado de las operaciones que se ejecutan por le Cementerio ckfuncionarios, Municipal. ~~EGJOAi~ C) ~~"'7( -o ~ ~u la ~ ~ IN CCION f ~ ~ '''''''IlCP- ' '» Avda. Diagonal Isidoro del Solar 21 - Talea - Fono:

21 Al tenor de lo expuesto, procede remitir el presente Informe Final a la Municipalidad de Talca y al Concejo Municipal de dicha Entidad Edilicia, para que adopte a la brevedad las medidas necesarias tendientes a subsanar las situaciones observadas, cuya efectividad será revisada y evaluada en la próxima visita que se realice a esa municipalidad, conforme a las políticas de este Organismo de Control sobre seguimiento de los programas de fiscalización. Saluda atentamente a Ud., ~A MURA ÁLVARE < ~ Jefa Unidad de Auditoría e Ins~e ció n Contraloría Regional del Maule Avda. Diagonal Isidoro del Solar N 21 - Talca - Fono:

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