HUERTAS JUNIOR COLLEGE CAGUAS, PUERTO RICO GUÍA DEL CONSUMIDOR ESTUDIANTIL

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1 HUERTAS JUNIOR COLLEGE CAGUAS, PUERTO RICO GUÍA DEL CONSUMIDOR ESTUDIANTIL junio 2012

2 Tabla de Contenido... 1 INTRODUCCIÓN... 4 INFORMACIÓN GENERAL... 5 Programas de Grados Asociados (2 años):... 5 Programas de Diploma (1 año):... 5 Facilidades Físicas... 6 TASA DE RETENCIÓN Y GRADUACIÓN... 9 DERECHOS DE MATRÍCULA, CUOTAS Y OTROS CARGOS... 9 PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA AUSPICIADOS POR EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FEDERAL (TITULO IV) Programa Federal de Beca Pell Programa Federal Becario de Oportunidad Educacional Suplementaria (FSEOG) Programa Federal de Estudio y Trabajo (FWSP) Programa Federal de Préstamos Directo Stafford (FFELP Stafford) Préstamos Federal Directo Plus AYUDAS ESTATALES: PROGRAMAS BAJO EL CONSEJO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO Programa de Ayudas Educativas Suplementarias Programa de Estudiantes con Mérito JUICIO PROFESIONAL AYUDAS INSTITUCIONALES Beca Pedro Millán Rivera Beca Institucional REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD PARA RECIBIR AYUDA ECONÓMICA PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DEFINICIÓN DE ESTUDIANTE INDEPENDIENTE Y ESTUDIANTE DEPENDIENTE CÓMPUTOS DE LA BECA FEDERAL PELL Beca Federal Pell Otras Ayudas Económicas Pago a Estudiantes del Programa de Estudio y Trabajo Acreditación de Préstamos Directo Stafford Derechos Responsabilidades POLÍTICA DE CANCELACIÓN DE MATRÍCULA POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN DE FONDOS Política de Devolución de Fondos de Título IV por Baja Total Orden de Devolución de los Fondos

3 POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN DE FONDOS DE LOS PROGRAMAS ASIGNADOS A TRAVÉS DEL CONSEJO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO POLÍTICA DE LICENCIA PARA AUSENTARSE POLÍTICA DE PROGRESO ACADÉMICO SATISFACTORIO Créditos Intentados Incompletos Cursos Repetidos Cursos Aprobados Período de Evaluación Elementos de la Política de Progreso Académico Satisfactorio Elemento Cualitativo - Índice Académico General (GPA) Elemento Cuantitativo - Créditos Aprobados en Tiempo Máximo Estudiantes con beneficios de la Administración de Veteranos Acciones Correctivas en la Política de Progreso Académico Satisfactorio Procedimientos de Apelación Reinstalación como estudiante en Progreso Académico Satisfactorio LEY DE SEGURIDAD EN EL CAMPUS* Ofensas Criminales Crímenes de Odio Arrestos y Referidos para Acción Disciplinaria POLÍTICA DE DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN LEY FERPA* POLÍTICA CONTRA EL HOSTIGAMIENTO SEXUAL Y PROCEDIMIENTO PARA ATENDER QUERELLAS POLÍTICA DE USO DE DROGAS Y ALCOHOL INEGIBILIDAD A FONDOS TITULO IV EN CASO DE CONVICCIÓN POR DROGAS LEY SOBRE DERECHO DE CONOCIMIENTO DE ESTUDIANTES PRÁCTICAS INSTITUCIONALES PARA EL ACOMODO RAZONABLE DE ESTUDIANTES CON IMPEDIMENTOS A V I S OS CONTACTOS OFICINA ASISTENCIA ECONÓMICA

4 INTRODUCCIÓN La Oficina de Asistencia Económica del Huertas Junior College adscrita a Vicepresidencia de Asuntos Académicos y Estudiantiles, es la responsable de que cada uno de sus estudiantes, que sea elegible, reciba aquella ayuda económica a la que tiene derecho. Creemos firmemente que toda persona con interés y potencial no debe privarse de una educación post-secundaria por falta de recursos económicos. El Huertas Junior College participa en una serie de programas de ayuda económica, tanto a nivel federal, estatal como institucional que permite a la Institución tener accesible aquellos servicios que el estudiante necesita para solicitar y tramitar diversos tipos de ayudas. Todos estos programas tienen como requisito básico que el estudiante demuestre tener necesidad económica. La Oficina de Asistencia Económica de nuestra Institución está localizada en el Edificio Número 2 y cuenta con el siguiente personal: 1 Directora de Asistencia Económica 5 Representantes de Asistencia Económica El Personal de Asistencia Económica tiene dentro de sus tareas, ofrecer información relacionada con los diversos programas de ayuda económica, a todos los interesados. Además, la Directora de Asistencia Económica, es responsable de la diseminación de material informativo sobre ayuda económica a toda la Comunidad Colegial y de coordinar cualquier tipo de ayuda económica que administre la Institución. La Institución cuenta con un Vicepresidente Ejecutivo y de Cumplimiento, el cual entre una de sus responsabilidades está el monitorear los fondos federales, estatales e institucionales que adjudica la Oficina de Asistencia Económica. La Oficina de Asistencia Económica tiene horario para atender al público de lunes a jueves de 8:00 am a - 8:00 pm y viernes de 8:00 am - 3:30 pm. 4

5 INFORMACIÓN GENERAL El Huertas Junior College es una institución educativa a nivel post-secundario fundada en Ofrece programas de grado asociado, diploma y certificado. Estos se dividen de la siguiente manera de acuerdo a la Escuela y al nivel a que están acreditados: Programas de Grados Asociados (2 años): Escuela de Negocios y Empresarismo Gerencia Contabilidad Sistemas de Oficina Técnico Paralegal Diseño Gráfico Sistemas de Información con Administración de Servidores Administración de Restaurantes, Alimentos y Bebidas Artes Culinarias Escuela de Salud Asistente Dental con Funciones Expandidas Enfermería Técnico de Farmacia Terapia en el Cuidado Respiratorio Tecnología en el Manejo de Información de la Salud Terapia Física Escuela de Programas Técnicos Tecnología Eléctrica Tecnología de Instrumentación Tecnología de Refrigeración y Aire Acondicionado Programas de Diploma (1 año): Escuela de Negocios y Empresarismo N/A Escuela de Salud Entrenador Personal Masaje Terapéutico Escuela de Programas Técnicos Tecnología en Electricidad Tecnología en Refrigeración y Aire Acondicionado Técnico de Reparación de Computadoras (8 meses) 5

6 Los programas de Grados Asociados y Certificados están autorizados por el Consejo de Educación de Puerto Rico. Ambos están a su vez acreditados a nivel nacional por la MIDDLE STATES COMMISSION ON HIGHER EDUCATION. Las licencias para operar y de acreditación se encuentran expuestas en lugar visible a la entrada del Edif. #1. La misión de la Institución es ser una institución líder, comprometida con la excelencia en la educación postsecundaria y la responsabilidad social. Desarrolla entre sus integrantes competencias intelectuales, tecnológicas y humanas para lograr una sociedad inclusiva y autosuficiente. Esta misión se alcanza mediante el ofrecimiento de programas de calidad y excelencia a nivel postsecundario y universitario en áreas de negocios y empresarismos, tecnología y salud; así como a través de educación continua. La Institución se caracteriza por una política de admisión de puertas abiertas e incorpora las tecnologías y procedimientos emergentes para ofrecer un servicio ágil y personalizado. Facilidades Físicas Las instalaciones físicas del Huertas Junior College ocupan 3.5 hectáreas de tierra y se distribuyen en diez edificios ubicados en la carretera PR # 189 de Caguas a Gurabo. El edificio número 1, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #41, se distribuye como sigue: Oficina del (de la) Vicepresidente de Asuntos Académicos y Estudiantiles, Coordinador(a) de Calidad Académica, Asistentes Administrativas, Decano(a) de Educación General Oficina del (de la)decano(a) de Escuela de Negocios y Empresarismo, Coordinador(a) de Servicios Integrados y Empresarismo Oficina del (de la)decano(a) de Escuela de Salud, Coordinador(a) de Servicios Integrados de la Escuela de Salud Oficinas de Facultad, Coordinadores de Programas y Coordinadores de Prácticas Área para Facultad con computadoras, computadoras portátiles y acceso a Internet Salones de clases Laboratorios para las destrezas de: o Técnico de Farmacia o Asistente Dental con Funciones Expandidas o Tecnología en el Manejo de Información de Salud o Tecnología para el Cuidado Respiratorio o Centro para el Desarrollo de Destrezas o Oficina del (de la) Coordinador(a) de Retención y CEDES Estacionamiento para Facultad 6

7 El edificio número 2, Ubicado la Calle Héctor R. Bunker #49, se distribuye como sigue: Caseta Principal de Seguridad Salones de clases Laboratorios para las destrezas de: o Sistemas de Información con Administración de Servidores o Sistemas de Oficina o Reparación de Computadoras o Electricidad y Sistemas Fotovoltaicos o Tecnología en Refrigeración y Aire Acondicionado Comercial y Doméstico o Tecnología en Refrigeración y Aire Acondicionado de Auto o Neumática e Hidraúlica o Electrónica ( F.A.C.E.T.) o Controles Lógicos Programables o Masaje Terapéutico o Entrenador Personal o Diseño Gráfico o Tecnología de Instrumentación Centro de Simulación de Negocios y Empresarismo Oficina del (de la)decano(a) de la Escuela de Tecnología, Coordinador(a) de Servicios Integrados de la Escuela de Programas Técnicos, Líderes de Programas, Coordinadores de Programas y Coordinadores de Práctica Recepción Oficina del (de la)director(a) de Sistemas de Información y Telecomunicaciones Centro de Servicios de Salud Centro de Recursos para el Aprendizaje Oficina de Admisiones Oficina de Orientación y Consejería Oficina de Registraduría Oficina de Recaudaciones Oficina de Asistencia Económica Salón de Actividades Don Rubén López Huertas Gimnasio (Wellness Center) Director(a) de la Sesión Nocturna Oficina del (de la) Coordinador(a) de Asuntos Administrativos Oficina del (de la) Vicepresidente(a) Asociado(a) de Gerencia de Matrícula Oficina del (de la) Vicepresidente(a) Asociado(a) de Éxito Estudiantil Oficina Ayudante Vida Estudiantil Estacionamiento para Estudiantes y Empleados El edificio número 3, ubicado en la Avenida José Villares #17, está distribuido como sigue: Oficina del (de la) Presidente(a) de la Junta de Directores Oficina del (de la) Presidente(a) Oficina Ayudante del (de la) Presidente(a) 7

8 Oficina del (de la) Asistente Ejecutiva del (de la) Presidente(a) Oficina del (de la)director(a) de Mercadeo y Publicidad Oficina del (de la) Vicepresidente(a) Ejecutivo(a) y de Cumplimiento Oficina del (de la) Gerente de Proyectos Oficina del (de la) Vicepresidente(a) de Asuntos Administrativos y Financieros Oficina del (la) Director(a) de Finanzas y Fondos Federales Oficina del (de la) Contralor(a) Oficina del (de la) Oficial Fiscal Oficina del (de la) Auditor(a) Interno(a) Oficina del (de la) Contador Oficina del (de la) Auxiliar de Contabilidad y Finanzas Sala de Conferencias Ing. Pablo López Huertas Sala de Reuniones de Planificación y Desarrollo Oficina del (de la)vicepresidente(a) de Planificación y Desarrollo Oficina del (de la) Vicepresidente(a) Asociado(a) de Planificación Académica Oficinas de Asistentes Administrativo(a)s El edificio número 4, ubicado en la Avenida José Villares #18, está distribuido como sigue: Vicepresidente(a) de Recursos Humanos Generalista de Recursos Humanos Coordinador(a) de Compensación y Beneficios Asistente Administrativa El edificio número 5, ubicado en la Calle Urbanización Quiñones #1, se distribuye como sigue: Decano(a) de Extensión y Servicios Educativos Coordinador(a) de Estudios Acelerados Asistente Decano(a) de Extensión y Servicios Educativos Administrador(a) de Plataforma Virtual El edificio número 6, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #11, se distribuye como sigue: Oficina del (de la) Director(a) de Colocaciones Oficina del (de la) Representante de Colocaciones El edificio número 7, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #12, se distribuye como sigue: Oficina del (de la)director(a) de Recursos Institucionales Oficina del (de la) Coordinador(a) de Recursos Institucionales Oficina del Oficial de Compras Oficina del (de la) Oficinista de Despacho 8

9 El edificio número 8, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #13, se distribuye como sigue: Oficina del (de la) Facultad de Terapia Física y Laboratorios de Terapia Física El edificio número 9, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #58: Clínica de Simulación Interdisciplinaria El edificio número 10, ubicado en la Calle Héctor R. Bunker #50:. Huertas Café N Books TASA DE RETENCIÓN Y GRADUACIÓN AÑO INFORME IPEDS MATRÍCULA NO DUPLICADA AÑO ANTERIOR SEPTIEMBRE FULL TIME TOTAL COHORTE TASA RETENCIÓN TASA GRADUACIÓN (OVERALL) Fuente: Informe IPEDS Actualizado abril 2013 Información adicional sobre estadísticas de Colocaciones Véase: DERECHOS DE MATRÍCULA, CUOTAS Y OTROS CARGOS Derechos de Matrícula (por semestre) Grados asociados, programas de certificados y diplomas: 12 créditos o más $3, créditos $2, créditos $1,600 5 créditos o menos $ 190 por crédito En caso de que el estudiante no reciba ayuda económica, la Institución permite que el estudiante sufrague el costo de sus estudios por semestre en tres mensualidades pagaderas durante la primera semana de cada mes. Los estudiantes elegibles a ayudas económicas, podrán pagar aquella cantidad que adeude, luego de habérsele aplicado las diferentes ayudas económicas a las que fuere elegible. 9

10 PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA AUSPICIADOS POR EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FEDERAL (TITULO IV) El Departamento de Educación de los Estados Unidos, bajo la reglamentación del Título IV del "Higher Education Act", mantiene disponibles ayudas económicas para prospectos en su proceso de admisión y para estudiantes activos dentro de las instituciones que cumplan con los parámetros establecidos. El Departamento de Educación Federal provee ayudas económicas para estudiantes que interesen estudiar en el extranjero. Por otro lado, la institución cumple con celebrar el día de la Constitución de los Estados Unidos de América. Esta disposición está reglamentada en la Sec. 111 of Division J of Pub. L , the Consolidated Appropiations Act. 2005, Dic. 8, 2004; 188 State 2809, (Section 111). La misma estipula lo siguiente: toda institución que reciba fondos federales para un año fiscal deberá celebrar un programa o actividad educativa sobre la Constitución de los E.U. el día 17 de septiembre de ese año para todos los estudiantes de dicha institución Las ayudas económicas que administra la Oficina de Asistencia Económica son las siguientes: Programa Federal de Beca Pell Es una ayuda económica basada en la necesidad del estudiante que le permite costear sus estudios postsecundarios. El estudiante solicita a través de fafsa.ed.gov y entrega los documentos (solicitud, ayudas económicas y evidencia de ingresos) en la Oficina de Asistencia Económica. Todo solicitante que pueda demostrar necesidad económica a base de parámetros previamente establecidos por el Congreso de los Estados Unidos es candidato a recibir esta ayuda económica. La cantidad a recibir va a depender del costo de la educación, contribución familiar esperada, carga académica y programa de estudios. Programa Federal Becario de Oportunidad Educacional Suplementaria (FSEOG) Esta es una ayuda para estudiantes con necesidad económica excepcional y que no hayan completado su primer bachillerato. Esta solicitud se somete en la Oficina de Asistencia Económica. Programa Federal de Estudio y Trabajo (FWSP) Este es un programa de ayuda a través de empleo a tiempo parcial para estudiantes con necesidad económica. El pago por hora nunca será menor que el salario mínimo federal. La cantidad de dinero que el estudiante puede recibir en este programa dependerá de su necesidad económica y los fondos disponibles. La solicitud para este programa se somete en la Oficina de Asistencia Económica. 10

11 Programa Federal de Préstamos Directo Stafford (FFELP Stafford) Están clasificados como subsidiados y sin subsidiar. Éste es un programa de ayuda económica para estudiantes a través de préstamos de intereses bajos y garantizados por el Gobierno Federal. A diferencia de otras ayudas, este dinero se tiene que reembolsar. Tanto estudiantes no graduados como los que hayan completado su bachillerato podrán solicitar. Estos préstamos son con el propósito de pagar gastos de estudios. El estudiante comenzará a pagar seis (6) meses después de dejar de estudiar, graduarse o matricularse en menos de seis (6) créditos. Cualifican tanto estudiantes no graduados, como los que hayan completado su bachillerato. El formulario para solicitar el préstamo estudiantil está disponible en la Oficina de Asistencia Económica. Préstamos Federal Directo Plus Para padres de alumnos y estudiantes postgrado. No deben tener un historial crediticio negativo. AYUDAS ESTATALES: PROGRAMAS BAJO EL CONSEJO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO Programa de Ayudas Educativas Suplementarias Este programa tiene el propósito de otorgar ayudas económicas suplementarias a estudiantes con situaciones económicas desventajosas. Suplementará las ayudas económicas que reciben los estudiantes a través de otros programas. El estudiante deberá ser ciudadano americano, tener necesidad económica y mantener un progreso académico satisfactorio. Programa de Estudiantes con Mérito El propósito de este programa es otorgar becas para ayudar a sufragar los estudios a estudiantes de alto aprovechamiento académico. El solicitante deberá ser graduado de escuela superior con un promedio académico de 3.00 o más, mantener ese promedio y cumplir con los requisitos de elegibilidad. Los requisitos son: ser ciudadano americano, tener necesidad económica, cursar estudios en un programa debidamente autorizado; cursar un programa regular de estudios, según lo definen dichos estatutos federales y mantener Progreso Académico Satisfactorio. 11

12 Fondo Especial Este programa está dirigido a otorgar asistencia económica a los estudiantes postsecundarios subgraduados (universitarios y no universitarios) que pudieran verse afectados por haber llegado al límite de tiempo de su elegibilidad para participar en el Programa de Becas Pell del Título IV. Esta Ley de Educación Superior, según enmendada, fue resultado de las nuevas regulaciones federales. (Pell Lifetime Participation Elegibility Used, o LEU). Este fondo aplica al año fiscal JUICIO PROFESIONAL Los estudiantes con situaciones especiales por razones de pérdida de empleo, cambio en la composición familiar, disminución de ingresos o gastos inusuales la Directora de Asistencia Económica tiene la potestad de emitir su Juicio Profesional. Documentos requeridos para Juicio Profesional: 1. Solicitud firmada por parte del estudiante solicitando se revalúe su situación actual y se determine si aplica el Juicio Profesional. 2. Evidencia que aplique por despido, cesantía, retiro, renuncia, ingresos de familiar custodio, liquidación o aprobación del desempleo. 3. Certificación Médica, si aplica. 4. Los casos donde el padre esté ausente por diversas razones se solicita evidencia mediante carta de personas que conozcan al estudiante. Procedimiento: 1. Orientación inicial en el proceso de admisión con (el,la) Representante de Asistencia Económica en torno alternativas en caso de cambio de estatus. 2. Visita del estudiante a la Oficina de Asistencia Económica para exponer su situación particular. 3. Estudiante entrega la Solicitud de Juicio Profesional firmada con la documentación requerida. 4. (El, La) Representante de Asistencia Económica le entrega para evaluación el expediente a la Directora de Asistencia Económica. 5. (El, La) Directora de Asistencia Económica evalúa el caso y emite su juicio profesional en o antes de 10 días laborables. 6. Una vez, (el,la) Directora de Asistencia Económica emite su juicio procede a documentar el mismo. 7. (El,La) Directora de Asistencia Económica o (el,la) Representante de Asistencia Económica notificar al estudiante y procede a realizar la corrección de la beca en FAA ACCESS. 12

13 AYUDAS INSTITUCIONALES Beca Pedro Millán Rivera Esta es una beca auspiciada con fondos asignados por el Huertas Junior College. Se instituyó para honrar la memoria del gran escritor y periodista puertorriqueño de quien obtiene su nombre. El estudiante deberá solicitar al comienzo de cada año académico (septiembre). La beca será otorgada a un (1) estudiante por año. Si algún préstamo estudiantil forma parte de las ayudas económicas del becario, el mismo deberá ser reducido antes de aplicarse la Beca Pedro Millán Rivera. De igual manera, si el estudiante recibe Beca Pell, la misma deberá ser acreditada antes a su cuenta reduciendo así la Beca Pedro Millán. Por lo tanto, la Beca cubrirá el costo de la matrícula no cubierta por otras ayudas económicas, entre otros, los gastos de libros, materiales y equipo. Esta beca no requiere repago una vez el estudiante haya finalizado sus estudios. Requisitos (deben cumplirse todos): Proceder de una escuela superior o haber tomado y aprobado examen de equivalencia (Ley 188). Ser de nacionalidad americana o de residencia legal. En caso de ser del sexo masculino, estar inscrito en el servicio selectivo. Haber completado su expediente en las Oficinas de Admisiones y Asistencia Económica, respectivamente, o cualquier otra oficina institucional que requiera documentación antes del proceso de selección. Tener necesidad económica y un promedio mínimo de tres puntos (3.00) o más de escuela superior. Estar matriculado a tiempo completo. Mantener Progreso Académico Satisfactorio, según la política adoptada por el Huertas Junior College. Procedimiento: Solicitar la beca en la Oficina de Asistencia Económica a la vez que radica su solicitud de admisión al Colegio. Haber solicitado su Beca Pell y tener la aprobación de la misma. La contestación no deberá contener comentario de estar en delincuencia. Someter una recomendación del Director u Orientador escolar. El estudiante podrá recibir hasta un total de $1, por un año académico de sus estudios por concepto de balance de matrícula, gastos de libros, materiales y equipo no cubiertos por Beca Pell. El Orientador del Huertas Junior College entrevistará a los solicitantes y recomendará candidatos a la Oficina de Asistencia Económica. El estudiante deberá someter la lista de libros, materiales y equipo autorizada por sus profesores a la Oficina de Recaudaciones donde procederá con el pago 13

14 de los mismos. En caso de que el estudiante haya comprado por su cuenta, entonces se procederá con el debido reembolso. Beca Institucional El Huertas Junior College ha destinado parte de sus ganancias para establecer un fondo de becas para estudiantes económicamente desventajados. La Institución transferirá de sus ingresos una partida autorizada por la Junta de Directores y se acreditará a la cuenta del estudiante. Requisitos (deben cumplirse todos): Tener necesidad económica. El Representante de Asistencia Económica evaluará y determinará la elegibilidad del estudiante de acuerdo a los parámetros establecidos. Mantener un Progreso Académico Satisfactorio de acuerdo a la política adoptada por el Huertas Junior College. Los estudiantes que no cumplan con la política o las normas de conducta perderán su elegibilidad. Procedimiento: La cantidad a otorgar dependerá de la carga académica en la que el estudiante esté matriculado oficialmente. La participación en otras ayudas económicas no descalifican de por sí al estudiante. No obstante, la cantidad de becas recibidas serán incluidas en el cálculo de necesidad y podría afectar su elegibilidad. La beca se basará en la necesidad económica, según determinada en la Oficina de Asistencia Económica. Para determinar la necesidad económica del estudiante se tomarán en consideración los siguientes criterios: Ingreso familiar Necesidad financiera estimada Total de Beca Pell a recibir durante el año Beneficios educativos Contribución familiar Otros ingresos del solicitante, padre o cónyuge Préstamo federal estudiantil 14

15 REQUISITOS DE ELEGIBILIDAD PARA RECIBIR AYUDA ECONÓMICA La Oficina Federal de Educación y el Consejo de Educación de Puerto Rico han establecido los siguientes requisitos de elegibilidad para recibir fondos de asistencia económica federal o estatal: 1. Ser ciudadano americano, o estar en una categoría de elegibilidad (información detallada en el formulario de Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil). 2. Todo estudiante varón al cumplir 18 años debe registrarse en el Servicio Selectivo de los Estados Unidos. También puede registrarse al llenar el formulario de Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil. Esto es requisito para recibir beneficios de los programas federales (Título IV). 3. Demostrar necesidad económica. En el caso de FSEOG y las Becas Estatales e Institucionales el estudiante debe someter evidencia del ingreso familiar. El formulario de solicitud específica cuáles documentos son aceptables. También es requisito someter evidencia al someter la aprobación de Beca Federal Pell, cuando así lo requiera la Oficina de Educación Federal (Verificación). 4. Estar matriculado en 6 ó más créditos como estudiante regular, para obtener un grado o diploma. Para recibir alguna de las Becas Estatales el solicitante debe estar matriculado en un programa de Grado Asociado. 5. Tener diploma de cuarto año, bien sea porque se graduó de escuela superior o porque tomó y aprobó el Examen de Ley #188 en todas sus partes. La Institución también acepta estudiantes en transferencia de otras instituciones acreditadas a su mismo nivel. 6. Mostrar progreso académico satisfactorio. En el caso de las Becas Estatales (Ayuda Suplementaria) el promedio académico mínimo es de En el caso de las Becas Estatales, FSEOG, y FWSP llenar la Solicitud de Asistencia Económica que provee la Institución, en adición a tener la aprobación de la Solicitud de Ayuda Federal Estudiantil. 8. No estar en "default" por concepto de préstamo federal, ni deber un reembolso al gobierno federal. 9. Presentar todas las copias del "Student Aid Report" (SAR) o ISIR. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN La Reglamentación Federal establece un proceso de verificación como parte de los requisitos de los programas de asistencia económica estudiantil. Este requisito lo estipula el gobierno federal para asegurarse que la información que el estudiante presenta es correcta. Los estudiantes en ocasiones cometen errores significativos al someter información en la solicitud de asistencia económica federal y el Departamento requiere que la Institución verifique la información sometida de una porción de los estudiantes. La Institución está obligada a verificar la información de aquel estudiante cuya aprobación de Beca Federal Pell (ISIR) haya sido identificado por el Sistema del Centro de Procesamiento (CPS) con un asterisco (*) al lado del EFC ("Expected Family Contribution"). También se somete al proceso de Verificación todo estudiante que presente información que pudiera parecer contradictoria. Una vez el estudiante se identifica como candidato para verificación, la Oficina de Asistencia Económica procede a revisar la información sumistrada por el estudiante con la contestación de la Beca Pell. Los casos en que la información sea conflictiva (el,la) Representante de 15

16 Asistencia Económica, procede a comunicarse con el estudiante vía teléfono, correo electrónico o visita a la sala de clases para informarle de sus estatus y éste proceda a completar el proceso. Todo estudiante seleccionado para Verificación tiene la responsabilidad de entregar la documentación solicitada por el Representante de Asistencia Económica. La Directora de Asistencia Económica tiene la potestad de otorgar una prórroga en casos meritorios. El estudiante autoriza al Huertas Junior College a realizar cualquier corrección a la contestación de Beca Pell de ser necesario en el Recibo Oficial de Documentos de la Oficina de Asistencia Económica. El estudiante que no complete el proceso de Verificación dentro del periodo estipulado perderá la elegibilidad de becas y se considerará como estudiante de cuenta propia. La Oficina de Recaudaciones procederá a realizar la gestión de cobro A continuación se presenta una lista de aquella información a verificar y la documentación necesaria: A: INFORMACION A VERIFICARSE DOCUMENTO 1. Grupo Familiar - Hoja de Verificación Número de personas a nivel post-secundario 2. Ingreso Bruto Ajustado - Hoja de Verificación Planilla de Contribución sobre Ingresos - Forma W-2 ó -Certificación del Patrono -Certificación socio-económica(disponible en la Oficina de Asistencia Económica) 4. Ingresos y/o Beneficios no Tributables 5. Contribución Determinada - Carta o Certificación de la(s) Agencia(s) o persona(s) que proveen el beneficio - Declaración del estudiante, su cónyuge o padres - Planilla de Contribución sobre Ingresos 16

17 Durante el proceso de análisis de la documentación si se detectan errores de naturaleza no económica, se deberá corregir la información en el ISIR. Un ejemplo de ello podría ser el número de grupo familiar u otra información de esta índole. Si al realizar la corrección la elegibilidad del estudiante cambia, la Institución notificará por escrito al estudiante la modificación en la cantidad de su ayuda económica. En aquellos casos donde no se detecte ningún error o información conflictiva se procederá a desembolsar la ayuda correspondiente. En caso de existir un sobregiro se realizará un ajuste al award del estudiante en COD y también se devuelve el dinero a través de G-5. Códigos de Verificación: V = Verificación W = Desembolsado sin documentos de verificación S = Seleccionado pero no verificado Blanco = No fue seleccionado para el proceso de verificación Casos Que Pueden Ser Excepciones en el Proceso de Verificación: Estudiantes encarcelados al momento de la verificación. Estudiante no recibe Fondos de Título IV. Cónyuge no disponible Si el esposo (a) se mudó fuera de Estados Unidos y se desconoce su paradero. También aplica si murió, está incapacitado (a) física o mentalmente. Padres no disponibles Si los padres de un estudiante dependiente están incapacitados física o mentalmente. Si murieron, se mudaron fuera de Estados Unidos o se desconoce su paradero. Muerte del estudiante Hay que paralizar el proceso de verificación si el estudiante fallece. Responsabilidades del Estudiante: Solicitar a tiempo y entregar los documentos. El estudiante tendrá el término académico que esté estudiando para entregar los documentos requeridos. Una vez culmine el término y si no ha entregado documentos; pero tiene un EFC válido se podrá desembolsar no más tarde de sesenta días de haber culminado el semestre. Informar a la Institución cambio de dirección, o de situación económica mientras estudia. DEFINICIÓN DE ESTUDIANTE INDEPENDIENTE Y ESTUDIANTE DEPENDIENTE Con el propósito de analizar la necesidad económica de los estudiantes, el Departamento de Educación de los Estados Unidos ha determinado que los estudiantes se clasifiquen en Dependientes o Independientes. Estas definiciones son reglamentarias y se expresan aquí tal y como lee en los reglamentos federales. 17

18 Para el año académico un estudiante es Independiente si cumple por lo menos con uno de los siguientes criterios al momento de solicitar: 1. Nació antes del 1 de enero de 1989? 2. Está casado actualmente? 3. Al comienzo del curso , estará cursando un programa de maestría o de doctorado (p. ej., MA, MBA, MD, JD, PhD, EdD, certificado de posgrado, etc.)? 4. Presta servicio activo actualmente en las Fuerzas Armadas de EE.UU., para fines ajenos al entrenamiento? 5. Es veterano de las Fuerzas Armadas de EE.UU.? 6. Tiene hijos a los que proporcionará más de la mitad del sustento, entre el 1 de julio del 2012 y el 30 de junio del 2013? 7. Tiene a su cargo personas (aparte de sus hijos y su cónyuge) que residen con usted y a las que proporcionará más de la mitad del sustento, entre hoy y el 30 de junio del 2013? 8. En cualquier momento desde que usted cumplió 13 años de edad, habían fallecido ambos padres suyos, o estaba usted bajo cuidado tutelar o bajo la tutela de los Tribunales? 9. Es o era menor de edad emancipado, según la determinación de un tribunal ubicado en el estado en que usted reside legalmente? 10. Se encuentra o se encontraba bajo tutela legal, según la determinación de un tribunal ubicado en el estado en que usted reside legamente? 11. En cualquier momento a partir del 1 de julio del 2011, determinó su escuela secundaria (high school), o la persona de enlace entre el distrito escolar y los alumnos sin hogar, que usted era menor no acompañado sin casa ni hogar? 12. En cualquier momento a partir del 1 de julio del 2011 determinó el director de un programa de refugios de emergencia o de viviendas de transición financiado por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de EE.UU. que usted era menor no acompañado sin casa ni hogar? 13. En cualquier momento a partir del 1 de julio del 2011, determinó el director de un programa de viviendas de transición, o de un centro básico de acogida para menores sin hogar o que huyen del hogar, que usted era menor no acompañado sin casa ni hogar o que se mantenía con recursos propios y estaba en riesgo de quedarse sin hogar? Un estudiante que no llene por lo menos uno de estos requisitos aún puede ser considerado independiente. La Directora de Asistencia Económica de la Institución puede utilizar su criterio de Juicio Profesional para clasificarlo como Independiente pero para ello el estudiante deberá presentar evidencia oficial. El estudiante dependiente tiene que proveer en la solicitud, los ingresos y bienes de los padres y los suyos. El estudiante independiente tiene que proveer solamente sus ingresos y bienes y los de su cónyuge, si aplica. 18

19 CÓMPUTOS DE LA BECA FEDERAL PELL El sistema que utiliza la Oficina de Asistencia Económica del Huertas Junior College para calcular la Beca Federal Pell, está basado en las directrices del Departamento de Educación de los Estados Unidos. Los factores principales que se consideran: 1. La necesidad económica. Esta la determina la Oficina de Educación Federal a base de la información que el solicitante provee en la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal Estudiantil. La misma aparece en la contestación de la Beca Pell (EFC). 2. Si el estudiante vive con sus padres o depende de ellos. 3. El costo de educación anual, que incluyen los siguientes elementos: a. Matrícula, cuotas y laboratorios b. Hospedaje y manutención c. Una asignación preestablecida cada año para libros, materiales, transportación y misceláneas d. Asignación para cuidado de niños y para impedidos (si aplica) Los costos de educación anual por programas académicos están disponibles en la Oficina de Asistencia Económica. PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE AYUDAS ECONÓMICAS (BECA PELL Y OTRAS) El estudiante que solicita alguna ayuda adicional a la Beca Federal Pell tal como FSEOG, Ley de Oportunidades Educativas, o alguna de las becas institucionales, pasará por una evaluación individual de necesidad económica. Esta evaluación tiene como base el Costo Total de la Educación menos el EFC y cualquiera otra ayuda económica que reciba el estudiante. La responsabilidad primaria de sufragar el Costo de la Educación de un estudiante recae en sus padres, si es dependiente y en sí mismo o su cónyuge si no lo es. Es por tal razón que para determinar la necesidad económica de un estudiante se debe conocer en cuánto consistirá la aportación familiar (EFC). La aportación o contribución familiar (EFC) la determina el Gobierno Federal cuando procesa la Solicitud de Ayuda Federal Estudiantil. Esta aparece en la contestación a la solicitud (ISIR) en el margen superior derecho. Esta aportación se resta del Costo Total de Educación utilizando la siguiente fórmula: Costo total de estudios... Ej. $8,800 (Incluye matrícula, hospedaje, manutención, materiales, libros, transportación y misceláneas) Contribución Familiar Esperada (EFC). -0 Beneficios de estudios Ej. Beca Pell... -(5,550) Préstamo Stafford... -(1,000) 19

20 Beneficios Veteranos... -(0) Préstamo de Estudiante = Necesidad económica al descubierto.. $4,550 Partiendo de la necesidad económica al descubierto se procede a otorgar fondos de los diferentes programas disponibles en la Institución. En la distribución de los fondos, además del nivel de necesidad económica se toma en consideración los criterios específicos de cada programa, cabe señalar que la aprobación y otorgación de estas ayudas dependerá de la disponibilidad de fondos en la Institución. El plan de otorgación de las ayudas económicas es de la siguiente manera: Beca Federal Pell El Huertas Junior College acepta estudiantes que reciban ayuda económica de Beca Federal Pell para pagar sus costos de estudio. El estudiante podrá entregar la aprobación de la Beca Pell (ISIR) en, antes o después de matricularse. La fecha límite será el término académico que esté estudiando para entregar los documentos requeridos. Una vez culmine el término y no ha entregado documentos, pero tiene un EFC válido, se podrá desembolsar no más tarde de 60 días de haber culminado el semestre. Previo al momento de matricularse, recibe un documento, durante el proceso de matrícula llamado: Carta de Otorgación. Esta le indica la cantidad aprobada para el término en curso. El estudiante que al momento de matricularse no haya completado la solicitud de Beca Federal Pell recibirá una Carta de Otorgación Estimada donde indica Cuenta Propia. Cuando el estudiante entregue documentos y le llegue el ISIR se realizará la Carta de otorgación Oficial con la cantidad que le otorgó el Departamento de Educación Federal de acuerdo a su Programa de Estudios y su carga académica. Otras Ayudas Económicas 12 créditos o más $ créditos créditos Aquel estudiante que solicita y se le aprueba alguna otra ayuda económica tal como: FSEOG, Beca Federal Complementaria para la Oportunidad Educativa, o la Beca Institucional se le notifica por escrito. Tiene diez (10) días laborales para visitar la Oficina de Asistencia Económica y firmar la Carta de Otorgación correspondiente aceptando la ayuda. Si el estudiante tiene alguna deuda pendiente con la Institución, se le hace el crédito a la cuenta, previa autorización del estudiante. Se hace una nómina para pagar a los estudiantes con sobrantes en los diversos programas de ayuda económica si aplicase. 20

21 Pago a Estudiantes del Programa de Estudio y Trabajo El estudiante asignado al Programa de Estudio y Trabajo cobra mensualmente a razón del mínimo federal, a base de la nómina que éste firma diariamente y que su supervisor certifica como correcta. Acreditación de Préstamos Directo Stafford El estudiante que hace un préstamo Stafford se le acredita la cantidad total dividida en dos, si solicita para un solo semestre se prorratea la cantidad. La Oficina de Recaudaciones le notifica de haber un sobrante cuando deberá pasar a recogerlo, una vez ha verificado que el estudiante está matriculado y que éste está progresando académicamente. El propósito del dinero de préstamo es sufragar los gastos de estudios, así que el estudiante debe pagar todas las deudas contraídas con la Institución con el dinero que reciba. Derechos y Responsabilidades del Estudiante Derechos Todo estudiante que interese recibir beneficios de ayuda económica en el Huertas Junior College debe tener acceso a la siguiente información: 1. Los programas académicos e instalaciones que provee la Institución. 2. El costo de la educación. 3. La política de devolución de fondos. 4. Los programas de asistencia económica que administra la Institución y cómo solicitarlos. 5. Los procedimientos y fechas de solicitud para radicar solicitudes de asistencia económica. 6. El criterio que se utiliza para seleccionar los beneficiarios de ayuda económica. 7. El modo y la fecha cuando se pagarán los beneficios de asistencia económica. 8. El por ciento de interés de los préstamos de estudiante. 9. Si se beneficia del Programa Federal de Estudio y Trabajo, qué horas trabajará, cuáles son sus responsabilidades y cuánto se le pagará por hora. 10. La política de progreso académico satisfactorio de la Institución. 11. Las instalaciones disponibles para estudiantes con impedimentos o limitaciones. Responsabilidades 1. Presentar a tiempo la aprobación de la Beca Federal Pell y someter la(s) solicitud(es) que interese para otras ayudas económicas dentro de las fechas establecidas para ello. 2. Entregar los documentos necesarios para verificar la información que sometió con la Solicitud, si es que se le requieren. 3. Seguir instrucciones en el proceso de matrícula. 4. Informar a la Oficina de Asistencia Económica cualquier cambio que se registre en el programa de estudios, ya sea baja parcial, alta, cambio de 21

22 programa o baja total. 5. Si así se le requiere, presentar su Tarjeta de Identificación para cualquier gestión que desee hacer en la Oficina de Asistencia Económica. 6. Mantener progreso académico de acuerdo a las normas establecidas por la Institución. 7. En caso de dudas sobre cualquier asunto relacionado con las becas, visitar la Oficina de Asistencia Económica. 8. En caso de que tenga que pagar una cantidad adicional que no cubra la beca o que no haya recibido la aprobación de la beca al momento de la matrícula, cumplir con los compromisos de pagos con la Institución. 9. Informar a la Oficina de Asistencia Económica cualquier cambio de nombre, dirección o situación financiera. POLÍTICA DE CANCELACIÓN DE MATRÍCULA La matrícula del estudiante podrá cancelarse bajo las siguientes circunstancias: El estudiante no asiste a ninguna de sus clases e informa a la Oficina de Registraduría su deseo de cancelar voluntariamente su matrícula. El estudiante no cumple con la prórroga por deuda de documentos en la Oficina de Admisiones. El estudiante, durante el proceso de Control de Bajas de la Oficina de Registraduría, fue informado por sus profesores (NR) al no presentarse a ninguna de sus clases. La Oficina de Registraduría iniciará el proceso de Cancelación Total. El estudiante, durante el proceso de Control de Bajas de la Oficina de Registraduría, fue informado por alguno de sus profesores (NR) al no presentarse alguna de sus clases en particular. La Oficina de Registraduría procede a efectuar el proceso de Cancelación Parcial del curso y la Oficina de Finanzas procederá a realizar su respectivo ajuste del costo de matrícula. Todo estudiante al que se le efectúe una cancelación total y desee regresar a estudiar a la Institución será clasificado como estudiante nuevo. POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN DE FONDOS Política de Devolución de Fondos de Título IV por Baja Total La Institución adoptó la política de devolución de fondos Título IV de acuerdo con los parámetros del Departamento de Educación Federal. La política establece que cuando un recipiente de fondos de Título IV se da de baja de una institución durante el período de pago en el cual asiste, la institución tiene que determinar la cantidad de fondos de Título IV que el estudiante ha ganado a la fecha de darse de baja del programa. Los fondos de Título IV que se incluyen en el cálculo de baja son: Préstamos Directos Stafford subsidiados y no subsidiados, Beca Pell, FSEOG. La fecha de baja de un estudiante es la fecha en que el estudiante comienza el proceso de baja, según establecido por la Institución; o cuando el estudiante provee la 22

23 notificación de manera oral o escrita de la intención de no asistir más a clases. Si el estudiante deja de asistir sin proveer la notificación oficial a la Institución, entonces la fecha de baja es el punto medio dentro del período de pago establecido. Si la Institución tuviese conocimiento de que el estudiante ha dejado de asistir a clases como consecuencia de una enfermedad, accidente, pérdidas personales graves u otras circunstancias que vayan más allá del control del estudiante, la fecha de baja debe estar directamente relacionada con tales circunstancias. El porciento de ayuda de Título IV ganado por el estudiante, es igual al período completado por el estudiante dividido entre el total de días calendario dentro del período de pago. El mismo se calcula de la siguiente manera: Núm. de días calendario completados dentro del periodo Total de días calendario dentro del periodo de pago Cuando el estudiante ha completado más del 60%, entonces el estudiante ha ganado un 100% de los fondos de Título IV. En caso que la Institución conceda cinco días o más de receso o que el estudiante tenga aprobada una licencia para ausentarse, el total de estos días no podrán ser tomados en cuenta en el denominador de la fórmula. Si la cantidad desembolsada es mayor a la cantidad ganada, entonces se procede a calcular la porción que le corresponde devolver a la Institución y al estudiante, si alguna. Orden de Devolución de los Fondos El orden de la devolución de fondos no ganados es el siguiente: Unsubsidized FFEL/Direct Stafford Loan Subsidized FFEL/Direct Stafford Loan FFEL/Direct PLUS (Parent) Pell Grant FSEOG Other Title IV Grant Funds Otras becas estatales, privadas e institucionales El estudiante Se excluyen los fondos devengados del Programa de Estudio y Trabajo. POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN DE FONDOS DE LOS PROGRAMAS ASIGNADOS A TRAVÉS DEL CONSEJO DE EDUCACIÓN DE PUERTO RICO La Institución la política institucional de devolución de fondos para los programas asignados a través del Consejo de Educación de Puerto Rico. Esta política aplica a aquellos estudiantes que soliciten baja o dejen de asistir durante el semestre para el cual se matricularon y recibieron ayuda de los siguientes programas: Programa de Ayuda Educativa Suplementaria Programa de Ayuda para estudiantes con Mérito (alto rendimiento) 23

24 POLÍTICA DE LICENCIA PARA AUSENTARSE Un estudiante puede solicitar una licencia para ausentarse temporalmente de tomar clases en la Institución hasta un máximo de (15) quince días por semestre. Esta licencia por ausencias podrá considerarse si se cumple con los siguientes requisitos: Cumplimentar la solicitud de Licencia para Ausentarse en la Oficina de Registraduría y someterla a la Vicepresidencia de Asuntos Académicos y Estudiantiles, luego de ser orientado en la Oficina de Asistencia Económica. Exponer de forma escrita las razones por las cuales se ve obligado ausentarse. Este permiso se otorgará sólo en casos necesarios que incluyen operaciones, maternidad, entrenamientos militares, etc. Especificar la fecha en que regresará a la Institución y comprometerse a cumplir con la misma. Una vez aprobada o denegada la solicitud, se notificará al estudiante para el fiel cumplimiento de la misma. Esta licencia no conlleva costos para el estudiante, pero sí requiere orientarse en torno a los efectos o consecuencias en las ayudas económicas de Título IV. De ser aprobada, la Institución se compromete a ofrecerle los servicios de tutoría y ayudas académicas en las materias para las cuales se matriculó, una vez se reintegre en la fecha acordada. No obstante, el estudiante se responsabilizará por el material cubierto en los cursos. De no regresar a la Institución, la fecha de baja oficial para ese semestre será el punto medio del período de matrícula para el cual fueron desembolsados los fondos de Título IV (si la Institución puede documentar una fecha más tarde de asistencia, podrá utilizar la misma). De ser denegada dicha solicitud y el estudiante abandona la Institución, se le aplicarán las normas de baja oficial teniendo en cuenta la última fecha en que asistió, independientemente de la fecha en que el estudiante solicitó la licencia. Los beneficios de veteranos serán detenidos cuando se otorgue una licencia para ausentarse. Una vez el estudiante regrese a clases podrá seguir disfrutando de estos beneficios. POLÍTICA DE PROGRESO ACADÉMICO SATISFACTORIO El Huertas Junior College en armonía con sus normas académicas y la reglamentación que establece el Departamento de Educación Federal regula las normas de Progreso Académico Satisfactorio (PAS) de los estudiantes. El propósito de esta política es monitorear el Progreso Académico de los estudiantes mientras cursan sus programas de estudio en la Institución. Todo estudiante del Huertas Junior College viene obligado a mantener un promedio general y un porciento de créditos aprobados de acuerdo con esta Política. El estudiante que no esté en Progreso Académico Satisfactorio será clasificado en Probatoria Académica. Por otro lado, aquellos estudiantes que reciben beneficios de Fondos de Título IV y de ayudas económicas del CEPR cesarán de recibir los mismos si obtienen una Segunda Probatoria Académica. 24

25 Los dos elementos que se consideran para determinar si un estudiante está en Progreso Académico Satisfactorio son el elemento cualitativo y elemento cuantitativo. Cualitativo el estudiante deberá mantener un Promedio Académico (GPA) de acuerdo con los parámetros establecidos para su programa. Cuantitativo el estudiante deberá aprobar sus créditos en un tiempo máximo estipulado por el Departamento de Educación Federal (150% ó 1.5) del número de créditos del programa. El estudiante se considera con Progreso Académico Satisfactorio (PAS) si cumple con ambos elementos establecidos en esta Política. Los estándares que se utilizan para determinar el progreso académico incluyen todos los períodos (semestres) en que el estudiante se matriculó. Incluso, se toman en cuenta aquellos semestres en que el estudiante no recibió Fondos de Título IV. Las siguientes definiciones se utilizarán para explicar cada uno de los elementos de esta Política. Créditos Intentados Se entiende por créditos intentados todos aquéllos en que se obtenga calificación de A, B, C, D, F, AP y NP. Se incluyen, además, los créditos en que el estudiante se da de Baja Oficial (W), Baja Administrativa (WR) y Baja Administrativa por razones disciplinarias (WR*). Incompletos Los créditos en que el estudiante obtiene una calificación acompañada por Incompleto (I) no se consideran para promedio ni para créditos intentados hasta tanto éste se remueva. Si no se remueve en o antes del segundo mes del próximo semestre, el estudiante es calificado con la nota que acompaña la I y se considera como curso intentado (si obtiene F no es aprobado). Cursos Repetidos Los cursos repetidos (**) se cuentan como créditos intentados todas las veces que se repitan. La nota que se utiliza para computar promedio académico en cursos repetidos (**) es la calificación más alta obtenida. Cursos Aprobados Se consideran como cursos aprobados todos aquellos en los cuales el estudiante obtenga una calificación de: A, B, C, D, AP, T. Período de Evaluación El Período de Evaluación para determinar el Progreso Académico Satisfactorio (PAS) varía de acuerdo con el Programa de Estudios en que el estudiante esté matriculado. 25

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