Administración electrónica en la UPF: Firma electrónica con la TUI. Primer Congreso Internacional TUI Murcia, 17 de mayo de 2013

Transcripción

1 Administración electrónica en la UPF: Firma electrónica con la TUI Primer Congreso Internacional TUI Murcia, 17 de mayo de 2013

2 Mar Gil Coordinadora del Punto de Información al Estudiante Xavi Herrero Jefe del Ámbito Administración Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática

3 Sumario 1. La Universitat Pompeu Fabra 2. Administración electrónica en la UPF: contexto 3. El carné universitario 4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos 5. Próximas metas 6. Conclusiones

4 1. La Universitat Pompeu Fabra Universidad pública y urbana creada en 1990 Docencia de calidad Investigación de excelencia Vocación internacional

5 1. La Universitat Pompeu Fabra Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida Una universidad urbana en el corazón de Barcelona

6 Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas

7 Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información

8 Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida

9 1. La Universitat Pompeu Fabra Dimensiones e indicadores* estudiantes de grado estudiantes de posgrado (másteres oficiales y doctorado) 880 personal docente e investigador 670 personal de administración y servicios 21 estudios de grado 28 programas de máster 9 programas de doctorado Presupuesto (2013): 125 millones de euros (*) Curso

11 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección Plan de adaptación a la administración electrónica Los objetivos del plan son: Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Mejora de la eficiencia de la Universidad Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de tramitación Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento administrativo automatizado e interoperabilidad Colaboración con ACUP

12 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Hemos avanzado en distintos ámbitos: Normativo Reingeniería, simplificación y automatización de procesos Herramienta de tramitación Gestión documental y archivo Carné universitario Módulos de firma, copia auténtica, código de verificación, etc. Registro telemático Portafirmas Voto electrónico Notificación electrónica Contratación electrónica Evidencias electrónicas

13 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas: Herramientas comunes 2011 Gestor documental Identidad electrónica Carné universitario electrónico Entidades de registro T-CAT Plataforma de tramitación Firma electrónica, validación y sello de tiempo Portafirmas Digitalización segura de documentos Código de verificación Herramientas comunes 2012 Registro telemático Notificación telemática Voto electrónico Evidencias electrónicas Contratación electrónica

14 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Procesos: Firma electrónica 2011 Sede electrónica Perfil del contratante Sol. de certificados académicos (grado) 413 Firma de prórrogas de contratos de PDI Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF (datos a 30/04/2013) Firma electrónica 2012 Voto electrónico Firma de actas de calificación 144 Factura electrónica 23 Alta en aplicación reserva de portátiles Alta en aplicación material audiovisual 407 Sol. de certificados académicos (máster y doctorado) 37 Solicitud de ayudas a la investigación

15 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas:

16 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas:

18 3. El carné universitario: agentes implicados Banco Santander CATCert

19 3. El carné universitario: agentes implicados Secretaría General Area de Recursos Humanos y Organización Biblioteca Entidad de Registro UPF Punto de Información al Estudiante (PIE) Servicio de Informática

20 3. El carné universitario: fases de implementación 2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de entidad financiera para emitir los carnés universitarios Enero 2011 Se constituye la entidad de registro de certificación digital Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribución del carné y se realizan pruebas de envío de ficheros Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantes que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de control de carnés Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnés del Banco Santander con certificado digital

21 3. El carné universitario: fases de implementación Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de los estudiantes de primer curso la solicitud del carné Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los primeros carnés a los estudiantes de primer curso Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes de máster y doctorado Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los primeros carnés de máster y doctorado 2012 Se incorpora la solicitud y entrega de carnés desde el PIE como un trámite habitual y en el proceso de matrícula 2013 La mayoría de los miembros de la comunidad universitaria tienen el nuevo carné con certificado digital

22 3. El carné universitario: resultados carnés entregados 100% estudiantes de 1º y 2º de grado con carné UPF y certificado digital Estudiantes de grado Estudiantes de posgrado Pendiente 29% Entregado 71% Pendiente 58% Entregado 42%

23 3. El carné universitario: resultados Personal docente e investigador Pendiente 15% Personal de administración y servicios Entregado 85% Pendiente 8% Entregado 92%

25 4. Solicitud de certificados académicos ALCANCE Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o bien el DNI electrónico. El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada digitalmente. MOTIVACIÓN La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel. PARTICIPANTES Gestión Académica: Definición funcional del proceso Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyecto Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso

26 4. Solicitud de certificados académicos PROCESO 1. La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el trámite 2. Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico 3. A partir de los datos recuperados, se obtiene la información necesaria: los estudios cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a abonar 4. Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, el idioma, que puede ser catalán, castellano o inglés, y se introduce una dirección electrónica en la que recibiremos el certificado 5. Se procede a realizar el pago por el TPV 6. El sistema envía un correo electrónico con el certificado académico en formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado 7. El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica 8. Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el certificado académico que ya solicitó

27 4. Solicitud de certificados académicos 6 ENVÍO 5 PAGO TRAMITADOR SELECCIÓN ESTUDIOS 4 SEDE ELECTRÓNICA 1 RECUPERACIÓN ESTUDIOS 3 AP. SGA 2 AUTENTICACIÓN 7 COPIA AUTÉNTICA 7 CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN

28 4. Solicitud de certificados académicos HERRAMIENTAS Se han utilizado las siguientes herramientas: el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de tramitación y la gestión de la solicitud el applet de validación y el módulo de copia auténtica la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos el TPV para el pago con tarjeta de crédito CONCLUSIONES El resultado es que el día 30/04/2013 se habían generado 413 certificados académicos desde que se puso en marcha el día 15/03/2012. El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.

29 4. Solicitud de certificados académicos Sol licitud de certificats acadèmics per a estudiants

31 5. Próximas metas Avanzar en herramientas: Interoperabilidad Formularios electrónicos Estados de la tramitación

32 5. Próximas metas Servicios y procedimientos 2013: Solicitud de licencias y permisos para el PAS y PDI Despliegue de la notificación electrónica (enotum) Solicitud de certificados académicos con ránquing Renuncia a la evaluación y recurso Permanencia: continuidad y quinta convocatoria Gestión de convenios electrónicos Certificados de docencia Acreditaciones PDI Instancia general Certificados de evaluación de la docencia

34 6. Conclusiones Cambio cultural interno Nueva tipología de incidencias Nueva cultura de uso del certificado digital Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no pedir más al proceso electrónico que al papel Resistencia al cambio Dificultad de tener modelos de referencia contrastados Herramientas poco probadas Dificultades de avanzar en la interoperabilidad

35 6. Conclusiones Beneficios para la Universidad Beneficios para los estudiantes, PAS, PDI y empresas Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido Cumplimiento de la normativa vigente Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación ) Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7 Simplicidad en las tramitaciones con la Administración Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías Reducción del uso de papel

36 Muchas gracias por su atención! Mar Gil Xavi Herrero