INFORME. A: Ing. Juan José Sosa Soruco MINISTRO DE HIDROCARBUROS Y ENERGIA. Lic. Remy Williams Vasquez Vasquez JEFE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

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1 INF. Nº UAI-MHE 10/07 (C1) INFORME A: Ing. Juan José Sosa Soruco MINISTRO DE HIDROCARBUROS Y ENERGIA VÍA : DE : Lic. Remy Williams Vasquez Vasquez JEFE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Lic. Juan Antonio Velásquez Revilla AUDITOR INTERNO Lic. Claudia Alejandra Córdova Thámez AUDITOR INTERNO REF.: AUDITORIA ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS POR EXCEPCION DE EMPRESAS CONSULTORAS PARA LA EJECUCION DE AUDITORIAS A LAS COMPAÑIAS PETROLERAS (Periodo: 14/07/06 al 30/09/07) FECHA: 10 de Mayo de 2012 I. ANTECEDENTES 1. Orden de Trabajo En cumplimiento a la recomendación No. R01 emitida por la Contraloría General del Estado en su Informe No. I1/E017/E08 W1 del 13 de noviembre de 2008, de evaluación al informe de auditoría interna No. INF. UAI MHE 10/07 del 31 de diciembre de 2007, relativa a la Auditoria Especial sobre el Cumplimiento de Contratos por Excepción de Empresas Consultoras para la Ejecución de Auditorías a las Compañías Petroleras, la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Hidrocarburos y Energía programó en su Programa Operativo Anual de la presente gestión la realización de la reformulación al mencionado informe, razón por lo cuál, mediante instrucción impartida por la Jefatura de Auditoría Interna según Memorándum MHE UAI Nº 007/2012 del 12 de marzo de 2012, se realizó la Reformulación al informe de Auditoría Especial sobre el cumplimiento de Contratos por Excepción de empresas consultoras para la ejecución de auditorías a las Compañías Petroleras. 2. OBJETIVOS DEL EXAMEN 2.1 Objetivo General El principal objetivo de la auditoria es, emitir una opinión independiente sobre el cumplimiento de los contratos suscritos, entre las empresas consultoras y el Ministerio 1

2 de Hidrocarburos y Energía, para la realización de las auditorias a las empresas petroleras, incluyendo los Términos de Referencia respectivos. 2.2 Objetivos Específicos Verificar que los pagos realizados por concepto de servicios de auditoria, hayan sido efectuados dentro de los términos legales establecidos en los contratos suscritos. Verificar la oportuna entrega de los productos inicial y final de los trabajos de auditoria realizados, de acuerdo a los plazos establecidos en los contratos suscritos. Verificación de los controles en el seguimiento al cumplimiento de los contratos por parte de la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC). Verificación de la comunicación entre la Dirección de Exploración y Producción con la UFSC. Verificación de las Minutas de Contrato para la ejecución de las auditorías. Verificación de la documentación que respalda las entregas a la UFSC de los productos finales, de las auditorías ejecutadas a las empresas petroleras. Verificación del cálculo de multas. 3. OBJETO DEL EXAMEN El objeto del trabajo ha sido, toda la documentación generada en los procesos de realización de las auditorias a las empresas petroleras, por la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC), las empresas auditoras, las empresas petroleras y el Ministerio de Hidrocarburos y Energía e incluyó la correspondencia enviada y recibida entre los mencionados, documentación que fue proporcionada por la Dirección General de Asuntos Administrativos. Asimismo, se procedió a verificar si los procesos de pago realizados a las empresas consultoras, mediante los Comprobantes de Registro de Ejecución de Gastos (C-31), fueron efectuados dentro del marco legal establecido en los contratos y el Ministerio de Hidrocarburos y Energía. Por otro lado, se analizó la documentación proporcionada por las empresas consultoras, la cual permitió realizar una revisión exhaustiva de los procesos de auditoria efectuados en cumplimiento a los contratos. 4. METODOLOGÍA DEL EXAMEN Para la realización del presente trabajo y poder emitir una opinión, respecto al cumplimiento de las cláusulas contractuales de las Minutas de Contrato suscritas con las empresas consultoras, se aplicó la siguiente metodología: 2

3 Planificación.- Se procedió a elaborar una ampliación al Memorando de Planificación, de la Auditoria Especial sobre los Procesos de Contratación por Excepción de Empresas Consultoras para la ejecución de Auditorias a Empresas Petroleras, periodo: 12/06/06 al 31/08/06, en base a los contratos suscritos, antecedentes de la auditoria realizada e información de las empresas consultoras provista por la Dirección General de Asuntos Administrativos. Se emitió el correspondiente Programa de Auditoria, basado en las cláusulas contractuales y los procedimientos establecidos para la elaboración de los Comprobantes de Registro de Ejecución de Gastos (C-31). Ejecución.- Para la ejecución del trabajo de campo, se aplicaron programas de auditoria elaborados para tal efecto, los cuales se encuentran relacionados con los objetivos previamente definidos en la etapa de la planificación. En la ejecución del trabajo de campo, se realizaron los siguientes procedimientos: La revisión exhaustiva de la correspondencia emitida y recibida por la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC), las empresas consultoras y las compañías petroleras. La revisión detallada de la documentación, que sustenta a los Comprobantes de Registro de Ejecución de Gastos (C-31), por los pagos efectuados a las empresas consultoras. La evaluación de la documentación, que respalda las entregas a la UFSC de los productos finales, de las auditorias ejecutadas a las empresas petroleras. Comunicación de resultados.- Sobre la base de los resultados obtenidos en la aplicación del programa de auditoria, se elaboró el presente informe, en el cual se incluye cada uno de los hallazgos identificados. 5. NATURALEZA Y ALCANCE DEL EXAMEN Nuestro trabajo comprendió el análisis y evaluación, del cumplimiento de las cláusulas contractuales de los contratos suscritos, con las empresas consultoras en su integridad y la documentación que sustenta los pagos realizados a dichas empresas, únicamente de los procesos concluidos (pagados) desde el momento de la suscripción de los contratos hasta el 30 de septiembre de Esto Debido a lo siguiente: En la revisión efectuada a los antecedentes documentales de los procesos de ejecución de las auditorias a las compañías petroleras, se evidenció que las empresas: 3

4 Petroconsult S.R.L. que efectuó la auditoria a la Compañía Petrobrás Bolivia S.A. operadora del campo San Alberto. Consul Sistem Asociados S.R.L. que realizó la auditoria a la Compañía Petrobrás Energía S.A. que opera los campos Caranda y Colpa. A. G. Geodata S.R.L. que desarrolló la auditoria de la Compañía Vintage Petroleum Boliviana LTD. que opera los campos Naranjillos, Ñupuco, Porvenir y Chaco Sur. se encuentran canceladas en su totalidad y sus procesos concluidos, como se detalla en el siguiente cuadro: PAGOS EFECTUADOS A EMPRESAS AUDITORAS EMPRESA CONSULTORA EMPRESA OPERADORA MONTO DE CONTRATO Bs TOTAL PAGADO Bs MULTAS Bs SALDO POR PAGAR Al 30/09/07 Bs Petroconsult S.R.L. Petrobrás Bolivia S.A , , ,00 0,00 Consul Sistem Petrobras Energía S.A. Asociados S.R.L. (Sucursal Bolivia) , , ,00 0,00 Vintage Petroleum A.G. Geodata S.R.L. Boliviana LTD , , ,00 0,00 Delta Consult Ltda. Petrobrás Bolivia S.A , ,00 0, ,00 Delta Consult Ltda. Repsol YPF E&P Bolivia S.A , ,00 0, ,00 British Gas Bolivia Consul Sistem Corporation (Sucursal Asociados S.R.L. Bolivia) , ,00 0, ,00 TC Tecnicontrol Pluspetrol Bolivia Bolivia S.R.L. Corporation S.A , ,00 0, ,00 Baltic Control Cryotec Asociados (Asociación Empresa Total E&P Accidental) Bolivia , ,00 0, ,00 TC Tecnicontrol Bolivia S.R.L. Transredes S.A , ,00 0, ,00 IFPC IGI y CCAT Consultoría en Contabilidad y Asesoramiento Tributario Andina S.A , ,00 0, ,00 IFPC IGI y CCAT Consultoría en Contabilidad y Asesoramiento Tributario Chaco S.R.L , ,00 0, ,00 TOTAL , , , ,00 Por lo que el presente trabajo, abarca sólo la realización de la auditoria sobre el cumplimiento de contratos de las tres empresas, cuyos procesos se encuentran terminados al 30 de septiembre de DECLARACIÓN SOBRE LA APLICACIÓN DE NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES El examen fue realizado, considerando las siguientes disposiciones legales y técnicas vigentes: 4

5 Ley No de Administración y Control Gubernamentales del 20 de julio de Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, aprobado mediante Decreto Supremo No A del 3 de noviembre de 1992 y modificado por el Decreto Supremo No del 29 de junio de Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República, aprobado mediante Decreto Supremo No del 22 de julio de Manual de Normas de Auditoria Gubernamental, versión 4 (Normas de Auditoria Especial), emitido por la Contraloría General de la República y aprobado con la Resolución No. CGR/026/2005 del 24/02/05. Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, emitidos por la Contraloría General de la República y aprobados con la Resolución No. CGR - 1/070/2000 del 21/09/00. Decreto Supremo No del 31/01/04 que regula los Procesos de Contratación de Bienes, Obras, Servicios Generales y de Consultoría. Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo No , del 31/01/04 aprobado con la Resolución Ministerial No. 760 del 14/12/05 del Ministerio de Hacienda. Decreto Supremo No del 1/05/06, de nacionalización de los recursos hidrocarburíferos del país. Decreto Supremo No del 24/05/06, para viabilizar el cumplimiento de lo establecido en el parágrafo III del Artículo 4 del Decreto Supremo No Decreto Supremo No del 28/06/06, que establece los mecanismos para la ejecución y cumplimiento de las auditorias dispuestas por el D.S. No y autoriza la realización de auditorias a las empresas de transporte de hidrocarburos. Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas mediante Resolución Suprema No del 04/03/05. Resolución Ministerial No. 119/2006 del 05/06/06, de Reglamentación de los procesos de contratación por excepción emergentes del cumplimiento de las tareas asignadas al Ministerio de Hidrocarburos y Energía por los Decretos Supremos Nos y Resolución Ministerial No. 120/2006 del 5/06/06, de creación de la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) dependiente de la Dirección General de Exploración y Producción. Resolución Ministerial No. 127/2006 del 06/06/06, de complementación de la Resolución Ministerial No. 119/

6 Resolución Ministerial No. 131/2006 del 12/06/06, que autoriza los procesos de contratación de auditorias por excepción para dar cumplimiento a lo establecido por el D.S. No de 1/05/06 de nacionalización de los hidrocarburos. Resolución Ministerial No. 201/2006 del 23/08/06, que modifica la Resolución Ministerial No. 120/2006 de 5/06/06 disponiendo que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) dependa directamente de la Máxima Autoridad Ejecutiva del Ministerio de Hidrocarburos y Energía. Resolución Ministerial No. 220/2006 del 19/09/06, que dispone que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) dependa de la Dirección General de Exploración y Producción y coordine obligatoriamente sus actividades con el Viceministro de Exploración y Producción, con la Dirección de Industrialización y Comercialización y el Viceministro de Industrialización y Comercialización. II. RESULTADOS DEL EXAMEN Las observaciones identificadas en nuestra evaluación las presentamos en dos capítulos: Observaciones Generales a los contratos de consultoría. Observaciones Específicas por contratos suscritos con las empresas consultoras. 1. OBSERVACIONES GENERALES A LOS CONTRATOS DE CONSULTORIA 1.1 Errores en la elaboración de las minutas de contrato suscritas entre la entidad y las empresas consultoras En la revisión a las cláusulas de las Minutas de Contrato suscritas con las empresas consultoras, se estableció la existencia de incongruencias y errores en la elaboración de las mismas, como se demuestra a continuación: - La cláusula vigésima novena, numeral 29.1 Procedimiento de aprobación: La Contraparte una vez recibidos los informes mensuales, revisará cada uno de estos de forma completa.... De la revisión efectuada a las Minutas de Contrato, se evidencia que no corresponde la inclusión de informes mensuales en la presentación de los resultados de las auditorias, debido a que en la cláusula vigésima octava se requiere: Informe Inicial, Informes Periódicos (no necesariamente mensuales), Informes Especiales y el Producto Final. Por lo tanto, existen incongruencias entre las cláusulas mencionadas. - En la cláusula trigésima (Forma de Pago), se establece como porcentajes de pago: Anticipo del 20%, 1ro. y 2do. pagos del 30% y pago final del 20%, haciendo un total del 100%. Sin embargo, en la Cláusula Sexta (Anticipo), se menciona que: El importe del anticipo será descontado en dos (2) certificados de pago, hasta cubrir el monto total del anticipo ; lo que originaria que sólo se pague al Consultor el 80% del contrato. 6

7 - En la Minuta de Contrato con la empresa consultora: Consul Sistem Asociados, la cláusula vigésima novena que tiene dos numerales (29.1 y 29.2) y que por error se agrega una tercera (29.3), cortando el último numeral en partes inconsistentes, lo cual lleva a confusión. - En la Minuta de Contrato con la empresa consultora A. G. Geodata, la cláusula trigésima quinta contiene solo dos numerales (35.1 y 35.2), pero debido a un error en la tabulación, se introdujo un numeral adicional (35.3), el cual no corresponde a la integridad del texto. - La cláusula trigésima (Forma de Pago) indica que: El Consultor presentará a la Contraparte, para su revisión en versión definitiva, el informe periódico y un certificado de pago debidamente llenado, con fecha y firmado por el Gerente de Proyecto. Al respecto, la emisión del Certificado de Pago no corresponde, por cuanto las modalidades de pago indicadas en la misma cláusula, no estipulan el pago con la emisión del informe periódico, sino con la presentación de otro tipo de informes. - La cláusula trigésima cuarta (Morosidad y sus Penalidades) indica que: Las causales para la aplicación de multas son las siguientes: a) Cuando el Consultor, no entregará los productos... a) Cuando el Consultor demorará más de cinco... Como se demuestra, se incluye por error dos incisos a) en la misma cláusula. Lo descrito anteriormente, se debe a que el personal responsable de la elaboración de los contratos, no tuvo el debido cuidado y diligencia profesional para revisar los contratos antes de su firma y aprobación correspondiente, ocasionando que los documentos base que establecen las condiciones generales y particulares de la ejecución de los trabajos, carezcan de seriedad y puedan ocasionar interpretaciones erróneas sobre su aplicación y generar incumplimientos. En relación a lo anteriormente observado, el artículo 148º (Contenido y Exactitud de las Cláusulas del Contrato) del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo No del 31/01/04 (emitida en diciembre de 2005) establece lo siguiente: Las cláusulas, deberán estar redactadas conforme a cada Modelo de Contrato siendo responsable, de su exactitud y validez para los efectos que fueren de ley, el Asesor Legal de la entidad pública que tuvo a su cargo la elaboración del contrato. R.1.1 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Jurídicos que para futuras contrataciones, se considere los contratos modelos y se verifique la exactitud y validez de las cláusulas contractuales de acuerdo a la naturaleza de los servicios de consultoría requeridos, ya que las mismas se constituyen en el instrumento jurídico administrativo que regula la ejecución de los trabajos contratados. 7

8 Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que: El comentario al respecto corresponde a la DGAJ de la entidad La Dirección General de Asuntos Jurídicos, mediante Informe Legal DGAJ Nº 00572/2007 de 31 de diciembre de 2007, indica que: A partir de noviembre se 2006, La Dirección de Asuntos Jurídicos en cumplimiento de la norma de la SABS aplica el modelo de contrato que se encuentra disponible en el SICOES, tanto para contratos de servicio como para contratos de obra, ajustando las cláusulas según el proceso de contratación a realizar. 1.2 La Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no efectuó un adecuado control sobre las boletas de garantía establecidas en los contratos La UFSC creada mediante Resolución Ministerial No. 120/2006 del 05/06/06, no efectuó un adecuado control sobre la vigencia de las Boletas de Garantía, debido a que no solicitó en su oportunidad la renovación de las Boletas de Garantía de Cumplimiento de Contrato (excluyendo a la Empresa Petroconsult S.R.L. que por iniciativa propia renovó las mismas) e instruye a las empresas consultoras Consul Sistem Asociados y A. G. Geodata (entre otras) mediante carta No. UFSC - 385/2006 del 05/12/06, que renueven las boletas hasta el 31 de diciembre de En respuesta, la empresa Consultora Consul Sistem Asociados mediante Cite: CSA- MC/SCZ/156/2006 del 06/12/06, indica que se solicitó en su momento la devolución de las Boletas para su renovación y el tiempo en que deberían seguir vigentes y que la misma no fue atendida por la UFSC. La Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) tampoco ejerció control sobre la devolución de las Boletas de Garantía, una vez concluido el trabajo, debido a que las mismas se encuentran a la fecha en custodia de la Unidad de Finanzas del Ministerio de Hidrocarburos y Energía y no representan el objeto de su emisión, ya que se encuentran vencidas, las mismas las detallamos a continuación: EMPRESA CONSULTORA Nº DE BOLETA BANCO IMPORTE Bs TIPO BOLETA VENCIMIENTO CONSUL SISTEM ASOCIADOS 3717 Los Andes ProCredit Original 03/11/06 CONSUL SISTEM ASOCIADOS 3718 Los Andes ProCredit Original 03/11/06 PETROCONSULT S.R.L Santa Cruz S.A Original 10/11/06 PETROCONSULT S.R.L Santa Cruz S.A Renovación 10/12/06 PETROCONSULT S.R.L Santa Cruz S.A Renovación 10/01/07 PETROCONSULT S.R.L Santa Cruz S.A Renovación 15/03/07 A.G. GEODATA S.R.L. BGNC Mercantil S.A Original 02/12/06 8

9 En relación a lo anteriormente observado, la cláusula 7 de las Minutas de Contrato suscritas con las empresas consultoras: Petroconsult S.R.L., Consul Sistem Asociados S.R.L. y A. G. Geodata S.R.L., establecen en el tercer párrafo lo siguiente: si se procediera a la recepción definitiva del producto dentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho que se hará constar mediante Acta correspondiente, suscrito por ambas partes contratantes, dicha garantía será devuelta después de la Liquidación del Contrato, juntamente con el Certificado de Cumplimiento de Contrato. En el cuarto párrafo de las Minutas de Contrato se menciona: El Consultor tiene la obligación de mantener actualizada la Garantía de Cumplimiento de Contrato durante la vigencia de éste. La contraparte llevará el control directo de vigencia de la misma bajo su responsabilidad. La Contraparte llevará el control directo de la vigencia de la garantía en cuanto al monto y plazo, a efectos de requerir su ampliación al Consultor, o solicitar al Contratante su ejecución. Finalmente, la cláusula 7 establece: La garantía de Cumplimiento de Contrato estará bajo custodia del Área Administrativa, lo que no eximirá la responsabilidad de la Contraparte. El Texto Ordenado del Decreto Supremo No del 31/01/04 en la parte referente al Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, en su artículo 14 (GARANTIAS), numeral I, establece lo siguiente: Los procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales y de consultoría, la entidad contratante deberá solicitar a los proponentes que acrediten con carácter de irrevocable, renovable y de ejecución inmediata, cualquiera de las siguientes garantías: a) Boleta de Garantía: emitida por cualquier entidad de intermediación financiera bancaria o no bancaria... El numeral II, inciso b), párrafo segundo de la menciona disposición legal, señala lo siguiente: La vigencia de la garantía de cumplimiento de contrato será computable a partir de la firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien, obra o servicio general continuo. Esta garantía o sus renovaciones, de haberlas, será devuelta a los contratistas dentro de los diez (10) días calendario posteriores a la recepción definitiva... Lo anteriormente observado, se debe a que no se efectuó un adecuado control de parte de la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) dependiente de la Dirección General de Exploración y Producción, ya que se efectuó la solicitud de la ampliación de las boletas a destiempo, cuando las empresas ya habían concluido con la entrega del producto final y no se procedió a la devolución de las mismas para dar por concluida la relación contractual. Asimismo, las Minutas de Contrato no establecen si las empresas consultoras deberían garantizar con Boletas de Garantía hasta: La entrega definitiva de los Productos Finales, ya que los mismos son posteriores a los 90 días de ejecución de los contratos; y El lapso de los 90 días posteriores a la entrega de los trabajos finales, en los cuales los Consultores deberían garantizar su trabajo. 9

10 Ocasionándose de esta forma, que no se tengan Boletas de Garantía que puedan ejecutarse en caso de verificarse incumplimiento de Contrato y que las mismas al no haber sido devueltas, incurran en incumplimientos de las disposiciones legales indicadas anteriormente. R.1.2 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Administrativos, instruya a su vez a la Unidad de Finanzas, proceder a la devolución de las Boletas de Garantía de las empresas señaladas, debido a que los procesos se encuentran concluidos y las garantías vencidas. A su vez, se sugiere para futuras contrataciones, se elabore el correspondiente Certificado de Cumplimiento de Contrato y adjunto al mencionado documento, se proceda a la devolución de las Boletas como se establece contractualmente. Adicionalmente, para futuras contrataciones, sugerimos instruir a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, se prevea la situación de señalar en los contratos los tiempos adicionales que deben tener vigencia las Boletas de Cumplimiento de Contrato, esto con la finalidad de que el Ministerio tenga el respaldo suficiente, en caso de existir incumplimientos de parte de las empresas contratadas. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, señala que: La recomendación sugerida por la UAI será tomada en cuenta en futuras contrataciones en casos semejantes, en cuanto a la elaboración del certificado de cumplimiento de contrato, a la fecha se han pasado cartas a las consultoras comunicando el pago de las obligaciones de la entidad por las auditorías practicadas a los campos petroleros con sus respectivos descuentos por concepto de multas (si corresponde) en cumplimiento a contrato, tomando en cuenta el tiempo establecido para cualquier reclamo o aclaración, en caso de no contar con respuesta alguna o favorable para la entidad contratante, se emitirá el CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO, dando por terminada la relación contractual entre el Ministerio de Hidrocarburos y la consultora. La Dirección General de Asuntos Jurídicos, mediante Informe Legal DGAJ Nº 00672/2007 de 31 de diciembre d 2007, señala que: Con relación al segundo párrafo (de la recomendación), se debe tener en cuenta que en caso que haya finalizado el plazo del contrato y no se haya cumplido con el objeto de éste, se debe realizar una adenda en la cual a parte de establecer el nuevo plazo se debe contar con la boleta de garantía renovada por el nuevo plazo. 1.3 Inexistencia de certificados de cumplimiento de contratos En la revisión de la documentación, excepto para el contrato con la empresa Petroconsult S.R.L., no se evidenció la emisión de Certificados de Cumplimiento de Contratos, emitidos por autoridad competente del Ministerio de Hidrocarburos y 10

11 Energía como parte Contratante, tanto para la Empresa Consultora Consul Sistem Asociados S.R.L. como para A. G. Geodata S.R.L. Al respecto, la cláusula 37 de las Minutas de Contrato Nos. 38 y DGAJ-UFSC- 094/2006 suscritos con las empresas Consul Sistem Asociados y A. G. Geodata respectivamente, establece en su tercer párrafo: El cierre de contrato deberá ser acreditado con un Certificado de Cumplimiento de Contrato, otorgado por la autoridad competente del Contratante, luego de concluido el trámite precedentemente especificado. Por otro lado, la cláusula 7 indica que: se devolverán las garantías después de la Liquidación del Contrato, juntamente con el Certificado de Cumplimiento de Contrato. El anexo al Decreto Supremo No del 31/01/04, Imperativos para la Conducta Ética del Servidor Público que interviene en la Contratación de Bienes y Servicios del Estado, artículo 9 (Principios del Valor Responsabilidad), inciso a), establece que los servidores públicos: Velarán por la estricta aplicación de las leyes y normas en vigencia en todas sus actuaciones, en base a su buen criterio. Lo señalado anteriormente, se debe a que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC), no efectuó el seguimiento y control al cumplimiento de las cláusulas contractuales, ocasionando que exista incumplimiento contractual por cuanto no se elaboró los Certificados de Cumplimiento de Contrato. R.1.3 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Administrativos, emita un instructivo dirigido a las Unidades que ejercen como Contrapartes, para que en similares contrataciones de servicios de consultoría, en relación a la emisión de los documentos necesarios para el cierre de los contratos, como ser los Certificados de Cumplimiento de Contratos, los cuales acreditan la conclusión de los trabajos y la recepción satisfactoria de los productos contratados. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que Se procederá de acuerdo a la naturaleza del contrato tomando en cuenta la recomendación de UAI. 1.4 Falta de emisión de documentos estipulados en las minutas de contrato En la revisión de la documentación del proceso, no se evidenció la emisión de Certificados de Pago adjuntos a los Informes Periódicos, tampoco Informes Mensuales, los cuales se encuentran establecidos en las Minutas de Contrato de las empresas consultoras: Petroconsult S.R.L., Consul Sistem Asociados S.R.L. y A. G. Geodata S.R.L. 11

12 La cláusula 30 (Forma de Pago) de las Minutas de Contrato, establece que: El Consultor presentará a la Contraparte, para su revisión en versión definitiva, el informe periódico y un certificado de pago debidamente llenado, con fecha y firmado por el Gerente de Proyecto, que consignará todos los trabajos ejecutados a los precios establecidos, de acuerdo a los trabajos desarrollados. Por otra parte, la cláusula 29, numeral 29.1 (Procedimiento de aprobación), señala que: La Contraparte una vez recibidos los informes mensuales, revisará cada uno de estos de forma completa.... Lo anterior se debe a deficiencias en la redacción de las cláusulas de las Minutas de Contrato con las empresas consultoras, que establecen la emisión de documentos que no deberían ser elaborados. Lo cual ocasiona la no emisión de documentos establecidos en los contratos que llegaría a considerarse como incumplimientos de contrato. R.1.4 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, la elaboración de contratos adecuados a los procesos que se están contratando, para que no existan falencias como las que se señalaron precedentemente. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que El comentario al respecto corresponde a la DGAJ de la entidad. La Dirección General de Asuntos Jurídicos, mediante informe Legal DGAJ Nº 00572/2007 de 31 de diciembre de 2007, señala lo siguiente: Como se ha señalado en el comentario de la recomendación R.1.1. la Dirección General de Asuntos Jurídicos viene aplicando los modelos de contratos el SICOES. 1.5 Resoluciones Ministeriales Nos. 120/2006 y 220/2006 no consideradas En el análisis y evaluación a la documentación resguardada en los archivos de la Dirección General de Asuntos Administrativos, se ha podido establecer que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no procedió de la manera establecida en las Resoluciones Ministeriales Nos. 120/2006 y 220/2006; de manera particular, según el numeral 5 del artículo segundo de la Resolución Ministerial No. 220/2006 que instruyó informar continuamente sobre el avance de las auditorias al Señor Ministro de Hidrocarburos y Energía, Viceministro de Exploración y Producción y al Director General de Exploración y Producción. En relación a lo anteriormente señalado, la Resolución Ministerial No. 220/2006 de 19/09/06 modifica los artículos 1 y 2º de la Resolución Ministerial No. 120/2006 de 05/06/06 y deja sin efecto la Resolución Ministerial No. 201/2006 del 23/08/06, como se detalla a continuación: 12

13 - Modifica el artículo 1 de la Resolución Ministerial No. 120/2006 del 5/06/06 de la siguiente forma: la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control dependa de la Dirección General de Exploración y Producción y coordine obligatoriamente sus actividades con el Viceministro de Exploración y Producción. (parágrafo 1 ) La Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control deberá coordinar además con la Dirección de Industrialización y Comercialización y el Viceministro de Industrialización y Comercialización, en los temas que sean de la competencia de estos. (parágrafo 2 ) - Modifica el artículo 2 de la Resolución Ministerial No. 120/2006 del 5/06/06 en los siguientes numerales: Coordinar con el Viceministro de Exploración y Producción y Viceministro de Industrialización y Comercialización. (numeral 4) Informar continuamente sobre el avance de las auditorias a realizarse de conformidad a lo establecido en el Decreto Supremo No al Señor Ministro de Hidrocarburos y Energía, al Viceministro de Exploración y Producción y al Director General de Exploración y Producción. (numeral 5) Lo observado anteriormente, se debe al incumplimiento a la Resolución Ministerial No. 220/2006 de 19/09/06 por parte de la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC), en cuanto a la falta de información oportuna y continua a la Dirección General de Exploración y Producción, sobre las actividades desarrolladas por las empresas consultoras responsables de realizar las auditorias a los campos petroleros. Asimismo, no se aplicó las resoluciones descritas por la mencionada Dirección, al no realizar el seguimiento a las actividades desarrolladas por la UFSC. La falta de coordinación entre la UFSC y la Dirección General de Exploración y Producción, ha ocasionado un vació de información entre la Dirección y la Unidad bajo su dependencia, existiendo desacuerdos en la entrega de los productos parcial y final de los trabajos de auditoria. Es decir, la UFSC dio por concluidos los trabajos realizados por las empresas consultoras, elaborando actas de recepción de los productos finales y remitiendo informes al Viceministro de Exploración y Producción solicitando el pago de los honorarios de consultoría; por su parte, la Dirección General de Exploración y Producción de forma posterior a la entrega de los productos, efectúa observaciones, dejando sin efecto la conclusión de los contratos y la falta de emisión de los Certificados de Cumplimiento de los Contratos. R.1.5 Recomendamos al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Jurídicos que para la elaboración futura de similares contratos de prestación de servicios de consultoría, establecer las relaciones de comunicación y coordinación entre las partes contratantes; de tal forma que exista una continua información a las autoridades pertinentes sobre el avance de los productos contratados. 13

14 Por otra parte, recomendar a la Dirección General de Exploración y Producción cumplir las Resoluciones por el Sr. Ministro. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que: La DGAA procederá a partir de la fecha a cumplir y hacer cumplir toda Resolución Ministerial u otras disposiciones que la MAE las emita. La Dirección General de Exploración y Producción, mediante Nota Interna DGEP Nº 0202/07 de 24 de diciembre de 2007, indica que: Respecto al punto 1.5. Resoluciones Ministeriales Nº 120/2006 y 220/2006 no consideradas, de acuerdo al análisis efectuado por el equipo de la UAI, la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no procedió de acuerdo a lo establecido en las mencionadas Resoluciones que estipulan de manera textual que la UFSC deberá: Informar continuamente sobre el avance de las auditorías a realizarse de conformidad a lo establecido en el Decreto Supremo Nº 28701, al Señor Ministro de Hidrocarburos y energía, al Viceministro de Exploración y Producción y al Director General de Exploración y Producción. De acuerdo a informe presentado, la UAI efectuó un análisis de la documentación existente en archivos del Ministerio donde pudo evidenciar la falta de información oportuna y continua a la DGEP, sobre las actividades desarrolladas por las empresas consultoras responsables de realizar las auditorías a las compañías petroleras, por lo que concluye que la mencionada Dirección no aplicó las resoluciones descrita, al no realizar el seguimiento a las actividades desarrolladas por la UFSC. Es importante señalar que cuando mi persona asumió la Dirección General de Exploración y Producción el proceso de auditorías a las empresas petroleras había concluido existiendo Informes Finales aprobados por la UFSC. Las observaciones efectuadas por el equipo técnico de la DGEP, e forma posterior, a las que hace referencia el informe de la UAI (INF. Nº UAI-MHE-10/07) corresponden a un análisis técnico efectuado fuera del proceso de auditorías, a solicitud expresa del Señor Ministro de Hidrocarburos y Energía. En ese entendido, no corresponde afirmar que dichas observaciones dejaron sin efecto la conclusión de los contratos y la falta de emisión de Certificados de Cumplimiento de los Contratos, puesto que cuando mi persona asumió la DGEP ya existían informes finales de auditoría emitidos y aprobados por la UFSC, los mismos que constituían el respaldo necesario y suficiente, de acuerdo a normativa vigente para dar conclusión con los contratos y proceder con los pagos respectivos. Por lo anteriormente señalado, la recomendación emitida por la UAI al Sr. Ministro de recomendar a la DGEP cumplir con las Resoluciones emitidas no aplicaría en este caso dado que dentro de la normativa y los contratos no se explicitaba claramente si la aprobación de los informes finales de auditoría efectuada por la UFSC, como lo determina el contrato, debía ser aprobada también por la DGEP, no existiendo tampoco funciones específicas y claras sobre las responsabilidades de la DGEP en todo el proceso de auditorías. 14

15 La Dirección General de Asuntos Jurídicos, mediante Informe Legal DGAJ Nº 00572/2007 de 31 de diciembre de 2007, menciona que: Los modelos de contratos de Consultoría del SICOES establecen claramente que la CONTRAPARTE será el medio autorizado de comunicación, notificación y aprobación de todo cuanto corresponda a los asuntos relacionados con el servicio a ser prestado por el CONSULTOR, tipo de comunicación que debió existir entre las partes. Con referencia al cumplimiento de las Resoluciones Ministeriales (en ese caso la R.M. Nº 220/2007) es de cumplimiento obligatorio, asimismo, es necesario establecer que los medios de comunicación internos del Ministerio de Hidrocarburos no deben estar consignados en los modelos de contratos. Comentarios de Auditoría Interna Al respecto, de los comentarios de la Dirección General de Exploración y Producción de que la recomendación no aplicaría, se aclara que la Resolución Ministerial Nº 220/2006 establece de manera clara que: la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control dependa de la Dirección General de Exploración y Producción Por lo tanto, la DGEP era la instancia inmediata de supervisión porque establece una relación de dependencia directa con la UFSC, razón por la cual se reitera la recomendación. 2. OBSERVACIONES ESPECÍFICAS POR CONTRATOS DE CONSULTORIA Empresa Petroconsult S.R.L. 2.1 Falta de presentación de informes periódicos En la evaluación a la ejecución del contrato suscrito con la empresa consultora Petroconsult S.R.L., para la auditoria al campo San Alberto operado por Petrobras Bolivia S.A., identificamos la inexistencia de evidencias documentales de que dicha empresa consultora haya enviado Informes Periódicos a la Contraparte (UFSC) sobre el avance del producto final contratado, incumpliéndose la cláusula 28, numeral 28.2 de la Minuta de Contrato. La Minuta de Contrato S/N del 14/07/06, suscrita entre la entidad y la Empresa de Ingenieros Petroleros Consultores Asociados (Petroconsult S.R.L.), para la realización de la auditoria al campo San Alberto operado por Petrobrás Bolivia S. A.; establece en su cláusula 28, numeral 28.2 (Informes Periódicos) que los informes periódicos (no repetitivos) en cinco (5) ejemplares serán presentados por el Consultor a la Contraparte y contendrán el avance del producto final contratado, consignando lo requerido en la Solicitud de Propuesta. Esta situación se originó por la carencia de adecuados controles en la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) de la entidad, en relación a exigir a la empresa consultora el cumplimiento en la entrega de Informes Periódicos, ocasionando de esta manera incumplimiento del contrato suscrito con la empresa consultora. 15

16 R.2.1 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Administrativos, tome en consideración nuestra observación en futuros contratos de prestación de servicios de consultoría y proceda a la exigencia de los documentos señalados en las cláusulas contractuales estipuladas. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, señala que: Se tomará en cuenta la recomendación de la UAI. 2.2 Falta de emisión de la orden de cambio por la modificación al plazo de presentación del informe final En base a un cronograma de actividades reformulado presentado por la empresa consultora Petroconsult S.R.L. al Coordinador de Auditorias a Empresas Petroleras de la UFSC, se aprobó mediante proveído en carta No. TP del 31 de agosto del 2006, la entrega del producto final de la auditoria al campo San Alberto hasta el 20 de octubre de 2006, siendo que el plazo fenecía el 12 del mismo mes (90 días calendario a partir del 14 de julio de 2006), el retraso ha sido justificado por la empresa consultora por la existencia de demoras en la entrega de la documentación necesaria para la auditoria de parte de la empresa auditada: Petrobrás Bolivia S.A. Sin embargo, para la modificación en el plazo de presentación del informe final, no se emitió la correspondiente Orden de Cambio, tal cual lo establece la cláusula 4º (Plazo de prestación del servicio), inciso a) de la Minuta de Contrato, que indica: emitida por escrito la Orden de Proceder, comenzará a correr el plazo de prestación del servicio, mismo que podrá ser ampliado por modificación del servicio por parte del Contratante, mediante el procedimiento establecido en la cláusula trigésima segunda, incrementando o instruyendo la realización de otros servicios de consultoría relacionados al objeto del presente contrato, lo que será consignado en la respectiva Orden de Cambio o Contrato Modificatorio. Adicionalmente, el último párrafo de la mencionada cláusula señala: El Consultor deberá efectuar el trámite de reclamo en su favor, cumpliendo el procedimiento pertinente, el que será analizado por la Contraparte para luego emitir informe y recomendación respectiva al Contratante, a efectos de la emisión de la Orden de Cambio que establezca la ampliación de plazo. Lo anterior se debe a que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no emitió un informe de evaluación de la solicitud de ampliación de plazo de la empresa consultora y recomendación para la elaboración de la Orden de Cambio, documento necesario para cualquier modificación al contrato ya sea en plazo o monto, ocasionando incumplimiento al contrato suscrito con la empresa consultora por la falta de emisión de una Orden de Cambio para la ampliación del plazo de presentación del informe final. 16

17 R.2.2 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Administrativos, tome en consideración nuestra observación en similares contratos de prestación de servicios de consultoría, con relación a realizar la aprobación de las modificaciones de los plazos de presentación de los servicios contratados, previo análisis y evaluación de las solicitudes de ampliación de plazo remitidas por las empresas consultoras. Comentarios del Área auditada La Dirección General de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA- 0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que: Se tomara en cuanta la recomendación de la UAI con el área correspondiente en casos similares. Nota Aclaratoria Como resultado de la auditoría y debido a la existencia de incumplimiento de contrato de la empresa consultora, esta Unidad de Auditoría Interna se encuentra efectuando un análisis adicional para la determinación de indicios de responsabilidad por la función pública. Los resultados serán remitidos a la Contraloría General del Estado, una vez efectuado el procedimiento establecido en los artículos 39º y 40º del Decreto Supremo Nº del 22 de julio de Inadecuada determinación de multa a la empresa Petroconsult S.R.L. por retrasos en la presentación de los informes inicial y final del servicio contratado De acuerdo al Informe Legal No. SC 0009/2006 del 26/12/06 emitido por el Asesor Legal de la UFSC, se determinó una multa de Bs39.500,00 por (10) diez días de retraso en la presentación de los informes inicial y final de la auditoria realizada por la consultora Petroconsult S.R.L. a la empresa Petrobrás Bolivia S.A., importe que se descontó en el pago final del 40% realizado a dicha empresa consultora. En la determinación de la multa a la empresa Consultora, el Asesor Legal consideró la solicitud de ampliación de plazo enviada por la empresa consultora mediante la Nota No. TP del 31/08/06 adjunto a un cronograma de actividades reformulado de la auditoria al campo San Alberto, en los cuales el Coordinador de Auditorias a Empresas Petroleras de la UFSC aprobó mediante proveído la ampliación en la presentación del Informe Final hasta el 20/10/06, siendo que el plazo de 90 días calendario vencía el 12/10/06. Al respecto, como se mencionó anteriormente, no se emitió la correspondiente Orden de Cambio conforme lo establece el contrato, por lo que dicha ampliación no es válida y debido a que la empresa consultora entregó el producto final el 30/10/06, se evidencia un retraso de 18 días calendario. La multa con el retraso de 18 días calendario en la entrega del Informe Final, llega a ascender a un monto total de Bs79.000,00, existiendo una diferencia no cobrada a la empresa consultora de Bs39,500.00, de acuerdo al siguiente detalle: 17

18 DESCRIPCIÓN Informe Inicial Informe Final PLAZO IMPORTE CONTRATO BS (A) FECHA FIJADA FECHA DE PRESEN TACIÓN DEMORA (DÍAS CALENDA RIO) (B) FACTOR (CLÁUSU LA 34º) (C) MULTA BS (A X B X C) 30 días a partir del 14/07/ ,00 14/08/06 16/08/06 2 0, ,00 90 días a partir del 14/07/ ,00 12/10/06 30/10/ , ,00 Total según auditoria (a) ,00 Total según Informe Legal (b) ,00 Diferencia (a b) ,00 La Minuta de Contrato S/N del 14/07/06 suscrita entre la entidad y la Empresa de Ingenieros Petroleros Consultores Asociados (Petroconsult S.R.L.) para la realización de la auditoria al campo San Alberto operado por Petrobrás Bolivia S.A., establece lo siguiente: - La cláusula 4º (Plazo de prestación del servicio) señala que el plazo en el que el Consultor desarrollará sus actividades es de noventa (90) días calendario que serán computados a partir de la fecha en la que la Contraparte expida la Orden de Proceder que deberá ser la misma fecha de la suscripción del contrato. Adicionalmente, la cláusula señala que emitida por escrito la Orden de Proceder, comenzará a correr el plazo de prestación del servicio, mismo que podrá ser ampliado en los casos siguientes: Por modificación del servicio por parte del Contratante, mediante el procedimiento establecido en la cláusula trigésima segunda, incrementando o instruyendo la realización de otros servicios de consultoría relacionados al objeto del contrato, lo que será consignado en la respectiva Orden de Cambio o Contrato Modificatorio. (inciso a) Por otras causales previstas en el contrato y documentos que forman parte del mismo. (inciso b) El Consultor deberá efectuar el trámite de reclamo en su favor, cumpliendo el procedimiento pertinente, el que será analizado por la Contraparte para luego emitir informe y recomendación respectiva al Contratante, a efectos de la emisión de la Orden de Cambio que establezca la ampliación de plazo. - La cláusula 32º (Modificaciones al servicio), numeral 32.1 establece que de forma excepcional, por causas plenamente justificadas (técnica, legal y financiera), la Contraparte con la autorización expresa del Contratante, durante el periodo de ejecución de la consultoría, podrá efectuar modificaciones y/o ajustes necesarios a la 18

19 prestación del servicio, que modifiquen el plazo o el monto del mismo, a efectos que se cumpla con el fin previsto. Esta situación se originó, por la omisión del procedimiento de emisión de la Orden de Cambio establecida en el contrato de parte de los responsables de la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC). Lo cual ha ocasionado incumplimientos al contrato en relación a las cláusulas anteriormente citadas y una retención de menos de Bs39.500,00 en la multa por morosidad a la empresa consultora Petroconsult S.R.L. R.2.3 Se recomienda al Sr. Ministro de Hidrocarburos y Energía, instruya a la Dirección General de Asuntos Jurídicos y Dirección General de Asuntos Administrativos, la realización en forma coordinada de un continuo control sobre el cumplimiento de las cláusulas contractuales y una adecuada determinación de las multas por mora en la presentación de los informes de consultoría, en forma previa a la realización de los pagos. Comentarios del Área auditada La Dirección de Asuntos Administrativos mediante Nota Interna Nº DGAA-0826/07 de 27 de diciembre de 2007, indica que: El comentario al respecto corresponde a la DGAJ de la entidad. La Dirección General de Asuntos Jurídicos, mediante Informe Legal DGAJ Nº 00572/2007 de 31 de diciembre de 2007, indica que: Conforme lo establece el modelo de Contrato del SICOES establece que con la finalidad de realizar el seguimiento y control del servicio a ser prestado por el CONSULTOR, el CONTRATANTE desarrollará las funciones de contraparte a través de una Dirección, una Jefatura de Unidad. Estas CONTRAPARTES tendrán la autoridad necesaria para conocer, analizar, rechazar o aprobar los asuntos correspondientes al cumplimiento del Contrato de acuerdo a las atribuciones e instrucciones que por escrito le confiera expresamente el CONTRATANTE. De acuerdo a lo establecido en el contrato, la CONTRAPARTE es la única autorizada para ejercer el control del cumplimiento del servicio por lo que la Dirección General de Asuntos Jurídicos no podría tomar parte directamente del cumplimiento del contrato, sin embargo se podría emitir un memorándum por parte del Señor Ministro donde se instruya a las Unidades que toma parte de los contratos como CONTRAPARTE, previamente a emitir la autorización de pago para ser procesado por la Dirección General de Asuntos Administrativos, se solicite opinión legal sobre el cumplimiento del contrato previa remisión de toda la documentación necesaria de la CONTRAPARTE. Nota Aclaratoria Como resultado de la auditoría y debido a la existencia de indicios de un incorrecto cálculo y aplicación de multas en la entrega de los informes inicial y final de la empresa consultora, la Unidad de Auditoría Interna se encuentra efectuando un análisis adicional para la determinación de indicios de responsabilidad por la función pública. 19

20 Los resultados de la evaluación serán remitidos a la Contraloría General del Estado, una vez efectuado el procedimiento establecido en los artículos 39º y 40º del Decreto Supremo Nº del 22 de julio de Empresa Consul Sistem Asociados S.R.L. 2.4 Solicitudes de ampliación de plazo no respondidas por la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) La Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no se pronunció sobre las solicitudes de ampliación de plazos en la entrega de los informes Inicial y Final efectuadas por la empresa consultora Consul Sistem Asociados, tal cual se demuestra en el siguiente cuadro: Nº DE CITE FECHA DETALLE RESPUESTAS DE LA UFSC Sin Cite 11/08/06 CSA - MC/SCZ/ 128/ /10/06 Ampliación de plazo de entrega del Informe Inicial Ampliación de la Fecha de Presentación de los informes. Ninguna Ninguna CSA - MC 142/ /10/06 Ampliación de Plazo. Ninguna CSA - MC 139/ /10/06 Ampliación de Plazo. Ninguna Únicamente se verifica algunos proveídos realizados por el Ing. Enrique Mariaca Bilbao, Coordinador de Auditorias a Empresas Petroleras en los documentos de solicitud, pero sin evidencias de notas de respuesta a la empresa Consultora. La Minuta de Contrato No. 38 del 28/07/06 suscrito con la empresa Consul Sistem Asociados SRL, en su cláusula 4 (Plazo de Prestación del Servicio), establece en el último párrafo que: El Consultor deberá efectuar el trámite de reclamo en su favor, cumpliendo el procedimiento pertinente, el que será analizado por la Contraparte para luego emitir informe y recomendación respectiva al Contratante, a efectos de la emisión de la Orden de Cambio que establezca la ampliación de plazo. La cláusula 13 (Derechos del Consultor) del mismo contrato establece lo siguiente: El Consultor, tiene derecho a plantear reclamos por falta de pago del servicio prestado, o por cualquier otro aspecto consignado en el presente Contrato. Tales reclamos deberán ser planteados por escrito y de forma documentada, a la Contraparte, hasta veinte (20) días hábiles posteriores al suceso. La Contraparte, dentro del lapso impostergable de diez (10) días hábiles de recibido el reclamo, analizará el reclamo, debiendo emitir su informe recomendación al Contratante, para que en el plazo de diez (10) días hábiles pueda aceptarlo, solicitar su aclaración o rechazar la recomendación, lo que realizará por escrito, a los fines de la respuesta al Consultor. Esta situación se debe a que la Unidad de Fiscalización, Seguimiento y Control (UFSC) no respondió las solicitudes de ampliación de plazos efectuadas por la empresa 20