MANUAL DEL USUARIO 2014 PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE PLAZAS NIVELES 5-11

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO 2014 PROCEDIMIENTO DE COBERTURA DE PLAZAS NIVELES 5-11 Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración. Subsecretaría de administración. Dirección General de Recursos Humanos. Dirección del Servicio Civil de Carrera. 1

2 Procedimiento de solicitud de cobertura de plazas de los niveles del 5 al 11. Antecedentes El proyecto denominado Sistema de cobertura de plazas surge como respuesta a la necesidad de las áreas de Recursos Humanos, de contar con un proceso sistematizado que les permita realizar las solicitudes de altas correspondientes. Con lo anterior, se pretende: Garantizar la calidad de las y los servidores públicos que ingresan, al existir alineación entre el perfil del puesto y el candidato. Esta actividad debe ser acatada por los actores dentro del proceso. Formalizar y agilizar las validaciones correspondientes. Automatizar el proceso a través de la información vinculada de SAP/R3 y Firma Electrónica. Garantizar el orden administrativo por los Enlaces de las Dependencias y Entidades en el cumplimiento del proceso de ingreso a través del calendario oficial establecido de nómina y, Facilitar, ordenar y agilizar el proceso de incorporación a la nómina. Objetivo del Manual El objetivo del presente es brindarle orientación básica sobre el sistema desarrollado para el proceso de Ingreso de las y los servidores públicos comprendidos en los niveles del 5 al 11 del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato. En el siguiente manual se plasman los pasos a seguir para solicitar la cobertura de plazas de los movimientos correspondientes a los niveles del 5 al 11 de Servicio Civil de Carrera como son: temporalidades, libres designaciones, exceptuados del SCC y ganadores de concursos de oposición. Contrataciones bajo autorización de Temporalidad. Incorporado a sistema en Portalrh. Contrataciones para puestos clasificados como de Libre Designación. Incorporado a sistema en Portalrh Contrataciones para puestos administrativos exceptuados del Servicio Civil de Carrera. Incorporado a sistema en Portalrh Contrataciones para ganadores de Concurso de Oposición. Al momento de publicar ganador queda habilitada la captura en nómina. 2

3 Ingresar al Sistema. Usuario: Enlace de Recursos Humanos Para ingresar al sistema de solicitudes de cobertura de plazas, es necesario que ingrese a la dirección electrónica: Requiere ingresar su nombre de usuario(a) y contraseña para tener acceso a las opciones de aplicaciones de este portal. De click en la opción correspondiente a: Cobertura de plazas. 3

4 Al ingresar a la nueva aplicación aparecerá su certificado de Firma electrónica, deberá dar click en ACEPTAR y así podrá dar inicio a sus solicitudes. 4

5 Para iniciar su proceso de solicitud es necesario que ingrese a la primera opción del menú: SELECCIONAR PLAZA. A continuación se presentarán los pasos a seguir para realizar las solicitudes de cobertura de plaza de los movimientos correspondientes a: temporalidades, libres designaciones, exceptuados del SCC y ganadores de concursos de oposición. 5

6 Tipo de movimiento: Temporalidad El proceso para autorizar una temporalidad tendrá que desahogarse como actualmente se viene trabajando, utilizando el formato destinado para ello así como con la plantilla incorporada en firma eléctrica. Cuando se haya completado exitosamente el PAM puede comenzar con el proceso de solicitud de cobertura de plaza. Usuario: Enlace de Recursos Humanos. Inicio del proceso de solicitud de cobertura. El enlace de Recursos Humanos selecciona el recuadro denominado Seleccionar plaza y le dará la opción de escribir el secuencial de la plaza que requiere dar de alta en nómina, dando click en el ícono de Buscar. La plaza aparecerá con los datos generales de la misma, incluyendo la situación de la plaza y su clasificación en SAP. Para poder seleccionar la plaza, deberá estar validada y autorizada por el área de Perfiles de la DGRH, de lo contrario, el enlace de RH no podrá iniciar con el proceso de solicitud de cobertura. Una vez seleccionada, se dará click en el ícono Iniciar proceso. 6

7 Una vez que se inicie el proceso, el sistema enviará a la pantalla de Solicitud de cobertura, donde además se podrán encontrar todas aquellas solicitudes que se iniciaron y no fueron enviadas. 7

8 Aparecerá un formato de solicitud de inicio de proceso con los datos de la plaza vacante, en la cual se tendrá que indicar en la sección de Tipo de movimiento: Temporalidad En el apartado de Datos Complementarios se integrará la siguiente información: a) Nombre de la persona a ocupar la plaza. b) Deberá verificar en la liga que se incluye en el sistema, si la persona a contratar se encuentra en el Sistema Estatal Único de Registro de Servidores Públicos Sancionados. c) Se anexará el formato de solicitud de autorización de temporalidad (aquel utilizado durante el trámite para su autorización en firma electrónica), en formato pdf. 8

9 Una vez guardado y enviado, la solicitud de cobertura de plaza llegará a la Coordinación de Ingreso de SCC para su validación. 9

10 Usuario: Coordinación de Ingreso Una vez que el enlace de RH envió la solicitud de cobertura, la Coordinación de Ingreso de SCC, podrá revisar la información y así validar la solicitud. 10

11 Usuario: Enlace de Recursos Humanos. Inicio de solicitud en FE. Una vez que la Coordinación de Ingreso de SCC validó la solicitud de cobertura, el enlace de RH encontrará dentro de la opción de Inicio de Solicitud en FE aquellas plazas que han sido validadas para su cobertura. El enlace de RH dará click en Iniciar PAM y el sistema que ya está enlazado con Firma Electrónica, le dará la opción de firmar o declinar su solicitud. En esta vista se podrá tener acceso al documento de solicitud que generó, el cual de manera automática se convertirá en formato PDF mismo que se adjuntará al PAM que se generará en el sistema de FE. La secuencia de firmas de esta solicitud se encuentra predefinida en el proceso, por lo que el enlace de RH no tendrá que verificar esta información. Esta es la secuencia que ha sido cargada para este proceso: 1. Coordinación de Ingreso Revisor 2. Dirección de Servicio Civil de Carrera Firmante 3. Dirección General de Recursos Humanos Firmante 4. Dirección de Administración de Personal Destinatario 5. Secretario de Finanzas, Inversión y Administración Destinatario 6. Subsecretario de Administración -- Destinatario 11

12 Al dar click en cualquiera de estas opciones aparecerá el recuadro para firmar. Es importante mencionar que dentro del portal de firma electrónica también aparecerá el PAM iniciado y se podrá firmar o declinar desde este sistema. 12

13 Dentro del correo electrónico de los integrantes del PAM se notificará que se tiene un requerimiento de firma. Una vez completado exitosamente el PAM podrá verificarlo tanto en el sistema de FE como en el apartado de Iniciar solicitud de firma dentro de portalrh. 13

14 Completado el PAM, el enlace de RH recibirá un correo electrónico que le indicará que puede proceder con la captura en nómina. En el apartado de concluidos se encontrarán aquellas solicitudes que fueron completadas. 14

15 En el apartado de rechazados se encontrarán aquellas solicitudes que no procedieron indicándose el motivo por el cual no son aceptadas. 15

16 Tipo de movimiento: Libre Designación El proceso de solicitud de clasificación de puestos como de Libre Designación, así como el proceso de ratificación como de Libre Designación, (se desahoga dentro del portal de Firma Electrónica). Una vez que Recursos Humanos cuenta con el oficio de autorización de clasificación del puesto como de LD, puede comenzar con el proceso de solicitud de cobertura de plaza. Usuario: Enlace de Recursos Humanos. Inicio del proceso de solicitud de cobertura. El enlace de Recursos Humanos selecciona el recuadro denominado Seleccionar plaza y le dará la opción de escribir el secuencial de la plaza de Libre Designación que requiere dar de alta en nómina, dando click en el ícono de Buscar. La plaza aparecerá con los datos generales de la misma, incluyendo la situación de la plaza y su clasificación en SAP. Para poder seleccionar la plaza, deberá estar validada y autorizada por el área de Perfiles de la DGRH, de lo contrario, el enlace de RH no podrá iniciar con el proceso de solicitud de cobertura. Una vez seleccionada, se dará click en el ícono Iniciar proceso. 16

17 Una vez que se inicie el proceso, el sistema enviará a la pantalla de Solicitud de cobertura, donde además se podrán encontrar todas aquellas solicitudes que se iniciaron y no fueron enviadas. Seleccionando el puesto a solicitar la cobertura de plaza, aparecerá un formato de solicitud de inicio de proceso con los datos de la plaza vacante, en la cual se tendrán que llenar los siguientes datos: 1. Tipo de movimiento: Libre Designación. 2. Fecha de autorización de la Libre Designación: el enlace de RH tendrá que verificar la fecha que indica su oficio de notificación, ejemplo: Comunico a Usted que la Comisión Intersecretarial del Servicio Civil de Carrera ha autorizada dicha plaza como de Libre Designación de acuerdo al Dictamen de fecha 20 de diciembre de 2013, firmado por los Integrantes de la CISCC. Lo anterior con fundamento en el Art. 14 Fracción VII y Art. 45 del Reglamento del Servicio Civil de Carrera. 17

18 3. Deberá indicar a cuál de las siguientes opciones corresponde la situación del perfil del puesto sujeto al movimiento: o Declaro bajo protesta de decir verdad, con fundamento en el artículo 11 Fracc IX de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios (IX. Conducirse con veracidad en el otorgamiento de toda clase de información), que el perfil de puestos de este secuencial no ha sufrido cambios en objetivo, funciones, escolaridad o competencias. o Declaro bajo protesta de decir verdad, con fundamento en el artículo 11 Fracc IX de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios (IX. Conducirse con veracidad en el otorgamiento de toda clase de información), que el perfil de puestos de este secuencial sí ha sufrido cambios en objetivo, funciones, escolaridad o competencias. En caso de manifestar que el perfil del puesto sí ha sufrido cambios en objetivo, funciones, escolaridad o competencias, el sistema indicará a través de un mensaje que el procedimiento a seguir corresponde al trámite de Ratificación de clasificación de puestos como de Libre Designación, por lo que no será posible continuar con el proceso de cobertura de plaza. 18

19 En el apartado de Datos Complementarios, se integrará la siguiente información: a) Nombre de la persona a ocupar la plaza. b) Deberá verificar en la liga que se incluye en el sistema, si la persona a contratar se encuentra en el Sistema Estatal Único de Registro de Servidores Públicos Sancionados. c) Se anexará el Oficio de autorización de la plaza como de Libre Designación (o el de ratificación), en formato pdf. 19

20 Una vez guardado y enviado, la solicitud de cobertura de plaza llegará a la Coordinación de Ingreso de SCC para su validación. Usuario: Coordinación de Ingreso. Una vez que el enlace de RH envió la solicitud de cobertura, la Coordinación de Ingreso de SCC, podrá revisar la información y así validar la solicitud. 20

21 Usuario: Enlace de Recursos Humanos Inicio de solicitud en FE Una vez que la Coordinación de Ingreso de SCC, validó la solicitud de cobertura, el enlace de RH encontrará dentro de la opción de Inicio de solicitud en FE, aquellas plazas que han sido validadas para su cobertura. 21

22 El enlace de RH dará click en Iniciar PAM y el sistema que ya está enlazado con Firma Electrónica, le dará la opción de firmar o declinar su solicitud. En esta vista se podrá tener acceso al documento de solicitud que generó, el cual de manera automática se convertirá en formato PDF mismo que se adjuntará al PAM que se generará en el sistema de FE. La secuencia de firmas de esta solicitud se encuentra predefinida en el proceso, por lo que el enlace de RH no tendrá que verificar esta información. Esta es la secuencia que ha sido cargada para este proceso: 1. Coordinación de Ingreso Revisor 2. Dirección de Servicio Civil de Carrera Firmante 3. Dirección General de Recursos Humanos Firmante 4. Dirección de Administración de Personal Destinatario 5. Secretario de Finanzas, Inversión y Administración Destinatario 6. Subsecretario de Administración -- Destinatario 22

23 Al dar click en alguna de estas opciones, aparecerá el recuadro para firmar: 23

24 Es importante mencionar que dentro del portal de Firma Electrónica, también aparecerá el PAM iniciado y se podrá firmar o declinar desde este sistema. Dentro del correo electrónico de los integrantes del PAM, se notificará que se tiene un requerimiento de firma. Una vez completado exitosamente el PAM, podrá verificarlo tanto en el sistema de FE como en el apartado de Iniciar solicitud en FE, dentro de portalrh. 24

25 Completado el PAM, el enlace de RH recibirá un correo electrónico que le indicará que puede proceder con la captura en nómina. En el apartado de Concluidos, se encontrarán aquellas solicitudes que fueron completadas. 25

26 En el apartado de rechazados se encontrarán aquellas solicitudes que no procedieron indicándose el motivo por el cual no son aceptadas. 26

27 Tipo de movimiento: Exceptuado de SCC Los puestos que de acuerdo al artículo 5 del Reglamento tienen la clasificación como exceptuados del Servicio Civil de Carrera, llevarán el siguiente procedimiento de solicitud de cobertura de plaza: Usuario: Enlace de Recursos Humanos. Inicio del proceso de apertura de nómina. Recursos Humanos selecciona el recuadro denominado Seleccionar plaza y le dará la opción de escribir el secuencial de la plaza que requiere dar de alta en nómina, dando click en el ícono de Buscar. La plaza aparecerá con los datos generales de la misma, incluyendo la situación de la plaza y su clasificación en SAP. Para poder seleccionar la plaza, deberá estar validada y autorizada por el área de Perfiles de la DGRH, de lo contrario, el enlace de RH no podrá iniciar con el proceso de solicitud de cobertura. Una vez seleccionada, se dará click en el ícono Iniciar proceso. Aparecerá un formato de solicitud de inicio de proceso con los datos de la plaza vacante, en la cual se tendrá que indicar en la sección de Tipo de movimiento: Exceptuado SCC. 27

28 En el apartado de Datos Complementarios se integrará la siguiente información: a) Nombre de la persona a ocupar la plaza. b) Deberá verificar en la liga que se incluye en el sistema, si la persona a contratar se encuentra en el Sistema Estatal Único de Registro de Servidores Públicos Sancionados. Los procedimientos respectivos para las opciones de: Solicitud de cobertura, Validación de solicitud e Iniciar solicitud de FE son los mismos que en los casos arriba descritos (temporalidad y libre designación). Completado el PAM, el enlace de RH recibirá un correo electrónico que le indicará que puede proceder con la captura en nómina. 28

29 Tipo de movimiento: Ganadores de concursos de oposición El proceso de ingreso de los puestos clasificados como Sujetos a SCC, se desahoga dentro del módulo de ingreso de portalrh, teniendo como resultado un candidato ganador que ocupará la plaza vacante. Una vez concluido el proceso de ingreso, al momento en el que la Coordinación de Ingreso de SCC publica el ganador en Bolsa de Trabajo, quedará habilitada la captura en nómina. Una vez publicado el ganador, el enlace de RH recibirá un correo electrónico que le indicará que puede proceder con la captura en nómina. 29