Instructivo para llenado del plan de auditoría / diagnóstico

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David Guzmán Rojas
hace 6 años
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Revisión: 0 Página 1 de 12 El siguiente instructivo tiene como finalidad definir punto por punto los pasos a seguir en el llenado del plan de auditoría/diagnóstico dentro del sistema en línea en el

1 Revisión: 0 Página 1 de 12 El siguiente instructivo tiene como finalidad definir punto por punto los pasos a seguir en el llenado del plan de auditoría/diagnóstico dentro del sistema en línea en el portal de PROFEPA. La información a recabar previo llenado del plan es la siguiente: 1.- Información general de la razón social de la empresa incluyendo, nombre completo tal como aparece en el RFC, dirección completa (Calle, no., colonia, localidad, CP, delegación federal, delegación o municipio, tel. con láda, fax con lada), nombre y correo electrónico del representante legal y nombre del director general de la empresa (en caso de que sea diferente del representante legal). 2.- Información sobre la instalación a auditar incluyendo nombre de la instalación, nombre del grupo al que pertenece (en caso de aplicar), RFC, dirección completa (Calle, no., colonia, localidad, CP, delegación federal, delegación o municipio, tel. con láda, fax con lada), nombre del contacto ambiental de la empresa, cargo y correo electrónico. Adicionalmente clasificación CMAP (Clasificación Mexicana de Actividades y Productos), tipo de certificado solicitado, coordenadas, conocer si exporta y/o maquina, la superficie total y la construida, el total de personal que labora dentro de la empresa y conocimiento si realiza actividades o maneje productos por lo que se considere una empresa de alto riesgo de competencia federal. 3.- Nombre y especialidad de los auditores a utilizar durante el ejercicio de auditoría /diagnóstico y fechas de inicio y cierre de los trabajos de campo así como fecha de entrega del informe final a la PROFEPA. 4.- Adicionalmente a esto, se requiere solicitar a la empresa el RFC escaneado en formato PDF así como el logotipo de la empresa en formato de imagen (jpg), un diagrama de flujo en PDF y la carta compromiso mencionada dentro del procedimiento PR-AA-001. Una vez contando con esta información se ingresa a PROFEPA al sistema en línea siguiendo la liga y se entra a la pestaña de Acceso al sistema y seguimiento. Para esta sección se requiere un usuario y una contraseña las cuales fueron otorgadas por PROFEPA previamente. Una vez que se anota el usuario y la contraseña se ingresa a la opción de Alta Certificado de Auditoría Ambiental tal y como se muestra la pantalla siguiente:

Revisión: 0 Página 2 de 12 Una vez que se ingresa se muestra la siguiente pantalla: Una vez aceptada la protesta de decir verdad se muestra la siguiente pantalla: Se

Si se va a realizar el ejercicio de acuerdo con el método tradicional, se debe de seleccionar la opción de solicitud de certificado.

2 Revisión: 0 Página 2 de 12 Una vez que se ingresa se muestra la siguiente pantalla: Una vez aceptada la protesta de decir verdad se muestra la siguiente pantalla: Se debe seleccionar el tipo de certificado. Si se va a realizar el ejercicio de acuerdo con el método tradicional, se debe de seleccionar la opción de solicitud de certificado. En el caso de que los trabajos de campo ya se hubieran realizado se debe de seleccionar la opción de solicitud de certificado más informe. En el caso de que se trate de un diagnóstico o refrendo se debe de seleccionar la opción de solicitud de renovación. Una vez seleccionada la opción se presenta la siguiente pantalla:

3 Revisión: 0 Página 3 de 12 Esta pantalla se deberá de llenar todos los campos y se carga la carta de intención enviada previamente por la empresa. Una vez terminado se da un clic sobre el botón de Guardar Solicitud de Certificado, mostrado a continuación. Una vez llena esta sección se regresa al menú inicial y en esta ocasión se selecciona la opción de Modulo de seguimiento al plan de auditoría o diagnóstico. Una vez seleccionada la segunda opción se despliega un menú con las auditorías en trámite y aprobadas a manera de historial de cada auditor. En esta pantalla se debe de seleccionar la empresa en cuestión, recién dada de alta:

Revisión: 0 Página 4 de 12 Una vez que se

muestra cada una de las 10 pantallas que

4 Revisión: 0 Página 4 de 12 Una vez que se da un clic sobre el nombre de la empresa se ingresa al menú principal del plan de auditoría que se ve así: A continuación se muestra cada una de las 10 pantallas que componen el plan de auditoría: 0.- Información General

Revisión: 0 Página 5 de 12 En esta pantalla se presenta la información básica del proceso.

- TR A o TR G (en caso de renovación) En esta sección se llena la información de la RAZON

Hay que tener cuidado de no llenar mal este apartado ya que una vez aceptado no se puede

5 Revisión: 0 Página 5 de 12 En esta pantalla se presenta la información básica del proceso. Una vez revisada se debe de dar un clic en salir al menú. 1.- TR A o TR G (en caso de renovación) En esta sección se llena la información de la RAZON SOCIAL, que en ocasiones no es la misma que la empresa a auditar. Hay que tener cuidado de no llenar mal este apartado ya que una vez aceptado no se puede modificar (Ver Línea de ayuda con el sistema al final de la instrucción). Una vez llena esta sección se da un clic en actualizar datos generales de la razón social

6 Revisión: 0 Página 6 de 12 Una vez llena esta sección dar un clic en Actualizar datos generales de la empresa a auditar, se debe continuar con la siguiente sección más abajo. En las dos secciones siguientes no se pueden modificar ya que los datos fueron previamente completados, solo se debe de revisar que sean adecuados.

Revisión: 0 Página 7 de 12 En la siguiente sección se debe de

auditoría seleccionando los rubros para cada uno: Una vez

marcando fechas de inicio y terminación de trabajos de campo

7 Revisión: 0 Página 7 de 12 En la siguiente sección se debe de capturar los auditores ambientales a participar en la auditoría seleccionando los rubros para cada uno: Una vez seleccionados los auditores se debe de llenar el calendario marcando fechas de inicio y terminación de trabajos de campo así como la fecha de entrega de acuerdo con lo mostrado en la pantalla siguiente:

Revisión: 0 Página 8 de 12 Una vez terminadas todas las secciones se habita el botón de Finalizar TR-A con lo que el sistema regresará al menú principal. 2.

8 Revisión: 0 Página 8 de 12 Una vez terminadas todas las secciones se habita el botón de Finalizar TR-A con lo que el sistema regresará al menú principal. 2.- Datos adicionales de la empresa En esta sección se debe de ingresar toda la información que sea considerada de importancia a revisar así como el tipo de emisiones generados por la empresa. Esta información esta limitada a un número concreto de caracteres (el sistema no dice cuantos, pero en caso de ser más de los aceptados el sistema manda un mensaje de error) por lo que se debe de redactar de la manera más concreta. La información más relevante se refiere, por ejemplo, a las colindancias de la empresa, la producción total, el tipo de productos, si cuenta con equipo de emisión a la atmósfera, que combustible utiliza y consumo anual, consumo de agua y descarga, uso del agua en planta, si se cuenta con planta de tratamiento de agua residual, tipo de residuos peligrosos y no peligrosos generados e información a cerca de riesgo ambiental incluyendo principales químicos utilizados, equipos sujetos a presión, equipo contra incendio, etc. Una vez llena esta sección se da un clic sobre el botón de: 3.- Diagrama de flujo En esta sección se debe de incluir un diagrama de flujo en formato PDF y en caso dado una pequeña explicación del proceso productivo.

9 Revisión: 0 Página 9 de 12 Al terminar, al igual que en el caso anterior hay que dar clic en: 4.- Alcance Con referencia al alcance, una vez revisada la información generada a partir de la experiencia de las auditorías realizadas, se desarrollo el formato FR-AA-1.x Alcance el cual se ingresa en este apartado. Al terminar, al igual que en el caso anterior hay que dar clic en: 5.- Programa detallado de trabajos de campo En esta sección se deberá de completar la información de los trabajos de campo considerando el rubro, el tipo de revisión (documental o de instalaciones), áreas a auditar, legislación aplicable, tiempo de auditoría así como procedimientos internos a utilizar. Para el llenado de este punto se utiliza la instrucción de trabajo IT-AA-xx Legislación aplicable. Dentro de esta instrucción se incluye un programa propuesto para facilitar el llenado de esta sección.

En caso de que los trabajos de campo sean realizados por los dos auditores de la empresa esta sección no se tiene que llenar más que dar el visto

10 Revisión: 0 Página 10 de Curricula del personal participante En esta sección se debe de llenar la información acerca de la curricula del personal que participa. En caso de que los trabajos de campo sean realizados por los dos auditores de la empresa esta sección no se tiene que llenar más que dar el visto bueno y salir del menú. 7.- Carta de confidencialidad y responsabilidad En este apartado se debe de incluir el formato FR-AA-1.2 Carta de confidencialidad y responsabilidad firmado por los auditores y transformado en formato PDF. Una vez ingresado el formato debe de salir del menú.

ambiental (UV) Tal como se indica se deben

11 Revisión: 0 Página 11 de RFC de la empresa En esta sección se debe de subir el RFC de la empresa en formato PDF. 9.- Logotipos de la empresa y del auditor ambiental (UV) Tal como se indica se deben de subir los logotipos de la empresa y de EPA en formato jpg.

12 Revisión: 0 Página 12 de Oficios de aceptación En esta sección al ingresar, el sistema da la opción de generar cuatro oficios los cuales se deben de generar e imprimir para guardarlos como parte del expediente. Una vez terminados estos 10 puntos, se habilita el botón de someter a la empresa con lo que el plan se envía al cliente para su revisión. En caso de que el cliente haga modificaciones (llamadas prevenciones dentro del sistema en línea) el sistema en automático regresará a EPA el plan para hacer las modificaciones correspondientes. Una vez que el cliente acepte el plan, éste se irá a PROFEPA el cual podrá igualmente hacer comentarios o autorizarlo como tal. En caso de quedar autorizado el plan la imagen será la siguiente: Con esto se da por terminado el proceso de aprobación del plan de auditoría. Como salvedad a este sistema, en caso de ser un plan de diagnóstico existe un punto no. 11 dentro del menú del plan que se refiere al ingreso del informe ya que en el caso de refrendos o renovaciones, se ingresan tanto el plan como el informe al mismo tiempo. Línea de ayuda del sistema En caso de requerirse modificar algún campo que ya esté guardado, se deberá solicitar por teléfono con el Ing. Ignacio Sandoval de PROFEPA en oficinas centrales.

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