SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES.

Transcripción

1 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES. En esta sección aprenderás como dar seguimiento a una solicitud de información vía sistema, este procedimiento es sencillo ya que el sistema te permite darle seguimiento mediante el cambio de estatus o estados. Estatus: son una serie de etapas o procesos por los cuales puede pasar el seguimiento de tu solicitud desde que esta ingresa al sistema hasta que se concluye. Mediante el cambio de estatus, es cómo vas dándole seguimiento a tu solicitud de información, pero antes que nada deberás ingresar al SAIMEX con tu perfil de unidad de información Paso Paso 2 Imagen

2 Una vez que ingresaste al sistema, visualizarás la pantalla con el menú principal como aparece a continuación. Opción Imagen 2 Cómo puedes observar el sistema te envía mensajes (Opción ) de aviso ya sea que tengas solicitudes de información ingresadas, aclaraciones o incluso recursos de revisión, (véase apartado de seguimiento Recurso de Revisión). Esta acción de revisar el sistema debes hacerlo de forma cotidiana porque tal y como lo establece el artículo 46 de la Ley en materia, el término que tienes para dar atención a una solicitud de información es a partir de la recepción de la misma, de ahí la importancia de hacerlo. Para poder revisar las solicitudes de información puedes situarte en las opciones del menú principal que se titula Solicitudes de Información y luego Seguimiento solicitudes (). Apareciéndote la siguiente pantalla.

3 Opción Opción 3 Opción 4 Imagen 3 Como puedes apreciar en la figura anterior, se visualiza lo que se denomina Tablero de control donde contienen las siguientes columnas: Tipo de Acceso: aparecerá si la solicitud es electrónica y una F si es física. Folio de la Solicitud: es el folio de acuse que genera el sistema al momento que el ciudadano ingresa su solicitud de información. Sujeto Obligado: el nombre de la Dependencia a la que se le dirigió la solicitud de información.

4 Tipo de Solicitud: IP si es de Información Pública, AD si es de Acceso a Datos Personales y MD si es de Modificación de Datos. Fecha de Recepción: la fecha en la que el ciudadano ingresó la solicitud y es a partir de la cual contarán los términos que establece la Ley en la materia para su respectiva contestación. DT: Días Transcurridos o bien es el número de días que han transcurrido desde que ingresó la solicitud de información. DR: Días Restantes o bien es el número de días que tienes para darle respuesta a tu solicitud de información. DA: Días de atención o bien es el número de días en que contestaste una solicitud de información y que por Ley este no debe exceder de 5. Estado Actual: es la etapa o estatus en que se encuentra actualmente tu solicitud de información y mediante el cual puedes darle seguimiento. Semáforo: aparecerá en color verde del día 0 al, amarillo del día 2 al 3, rojo del 4 en adelante, naranja que la solicitud de información ya fue atendida, estando en espera de que pueda recurrir o interponer un recurso de revisión, y color azul, que la solicitud fue atendida y la respuesta que se le dio al ciudadano fue satisfactoria. Fecha de Respuesta: corresponde a la fecha en tu le das contestación o atención a la solicitud de información. Detalle de Seguimiento: muestra todas las etapas por las cuales has dado seguimiento a la solicitud de información. Existe dentro de este tablero de control una opción donde puedes buscar ciertas palabras que recuerdes en lo solicitado dentro de una solicitud de información, dicha opción aparece como Búsqueda (Opción, Imagen 3), y aparecerá la siguiente imagen. Opción Imagen 4

5 Como puedes observar en el campo de texto basta con solo escribir la palabra o frase que recuerdes de alguna solicitud (Opción ), e inmediatamente oprimir el botón de Buscar (), para que el sistema haga una búsqueda y te muestre solo aquellas solicitudes que coincidan con la palabra o frase escrita. Así mismo y dentro del tablero de control hay una opción donde puedes filtrar todas tus solicitudes de información por distintos criterios, esta opción resulta muy útil cuando a través del tiempo deseas hacer búsquedas avanzadas de las solicitudes ingresadas, dicha opción aparece como Filtrar Solicitudes (, Imagen 3), y aparecerá la siguiente imagen. Opción Imagen 4 Como puedes observar en la imagen anterior, aparecen diversas opciones por las que puedes hacer búsquedas de tus solicitudes de información esto es: filtrar por año de recepción, fecha de recepción, folios de las solicitudes, entidad federativa, Municipio, siendo estos donde se registraron los Ciudadanos, Tipo de Solicitud (Información Pública, Acceso a Datos o Modificación a Datos), Tipo de Acceso (Electrónica o Física) y Semáforo; e inmediatamente oprimir el botón de Filtrar Solicitudes (), para que el sistema haga una búsqueda y te muestre solo aquellas solicitudes que coincidan con los criterios seleccionados.

6 Regresando al Tablero de Control de la Imagen 3, lo primero que se debe hacer para empezar a dar trámite una solicitud de información, es visualizar el formato de acuse de la solicitud de información, para ello tienes que dar clic en la columna de folio de la solicitud (Opción 3). Apareciéndote la siguiente pantalla. Opción Imagen 4

7 Como se muestra en la imagen anterior, el acuse de una solicitud de información, se divide en dos conceptos, los datos del solicitante (Opción ) y los datos de lo solicitado (). Una vez que hayas terminado de revisar en su totalidad el acuse de la solicitud de información, se procederá a realizar un cambio de estatus, para ello deberemos regresar a la pantalla del tablero de control Imagen 3, y en la columna de Estado Actual, deberás ingresar (Opción 4), apareciéndote entonces la siguiente pantalla. Opción Imagen 5 De acuerdo a la imagen 5, el sistema despliega una serie de estatus, los cuales tu puedes seleccionar según la naturaleza del procedimiento a seguir en la solicitud de información, para este ejemplo realizaremos el caso, cuando la Unidad de Información realiza requerimientos a los servidores públicos habilitados, si deseas saber más acerca de cada uno de los estatus que aparecen en el SAIMEX, remitirse a la Tabla. Una vez que elegiste el estatus indicado (Opción, Imagen 5), el sistema desplegará la siguiente pantalla.

8 Opción Imagen 6 De acuerdo a la imagen 6, lo primero que debes hacer es realizar un requerimiento al Servidor Público Habilitado, entonces debes dirigirte al botón Nuevo Turno (Opción ). Apareciendo la siguiente figura. Opción Opción 3 Opción 4 Imagen 7 En esta pantalla tu diriges el requerimiento a un servidor público en específico, primeramente debes conocer a quien dirigir el requerimiento (Opción ), segundo debes describir el requerimiento de forma clara y precisa de acuerdo a la solicitud de información (), tercero y no es obligatorio, puedes adjuntar algún archivo adicional a tu comentario (Opción 3) y finalmente debes dar clic

9 en el botón Guardar Datos (Opción 4). Y entonces te aparecerá la siguiente pantalla. Opción Imagen 8 En donde lo único que debes hacer es oprimir el botón Aceptar (Opción ). Desplegándote la siguiente pantalla. Opción Imagen 9 Algo muy importante que te sirve de comprobante electrónico de recepción es el número que aparece como Folio de Turno, (Opción ), así mismo deberás estar al pendiente cuando tu servidor público habilitado te responda para poder avanzar al siguiente nivel del trámite de respuesta de la solicitud, ya que hasta ahorita aparece en la pantalla como Pendiente de Respuesta, (). Puedes repetir el procedimiento cuantas veces sea necesario de acuerdo a los puntos solicitados en el acuse de la solicitud de información. (Imagen 6) Véase apartado de Seguimiento a Requerimiento de Información para conocer el procedimiento de cómo responder un requerimiento de información por parte de los Servidores Públicos Habilitados.

10 Una vez que tus Servidores Públicos Habilitados te hayan enviado la(s) respuesta(s) podrás ver la pantalla que a continuación se muestra. Opción Opción 3 Imagen 0 Cómo puedes observar en tu tablero de requerimientos, aprecias las respuestas enviadas para la atención de tus requerimientos (Opción ), donde debes revisar cada una de las respuestas enviadas y si consideras que falta alguna información o que existe algún error, aún puedes realizar requerimientos, dirigiéndote al botón Nuevo Requerimiento (), o si ya todo está correcto, podrás dirigirte al botón Terminar Requerimientos (Opción 3), y entonces te mostrará la siguiente pantalla. En este caso ya solo existe un solo estatus para notificar respuestas, por lo que si se clasificó la información (Reservada o Confidencial) o se va a declarar inexistencia recuerda que como parte de tu respuesta, debes adjuntar el acta del Comité de Información respectiva.

11 Opción Opción 3 Opción 4 Imagen Opción 5 La pantalla anterior, corresponde a la respuesta que será enviada al ciudadano considerando las respuestas que tus Servidores Públicos Habilitados te han enviado en atención a tus requerimientos de información emitidos, así es que primeramente deberás elegir si lo deseas la(s) respuesta(s) de tus Servidores Públicos Habilitados (Opción ), seguido deberás seleccionar si la información va con costo o no, esto de acuerdo a la modalidad de entrega (), luego podrás escribir algún mensaje para que el Ciudadano lo pueda leer en la sección de Texto que será entregado al particular como parte de respuesta (Opción 3), después puedes adjuntar archivos ya sea que correspondan a acuerdo de notificación para la entrega de la información, acta del Comité de Información o algún otro documento si se desea (Opción 4) y finalmente deberás dirigirte al botón Entregar Información (Opción 5) para que en ese momento la información sea enviada al Ciudadano y cumplas con la solicitud de información, apareciéndote la siguiente pantalla.

12 Imagen 2 Debes recordar que una vez que enviaste información como respuesta a una solicitud de información, ya no se puede agregar más información, ni tampoco se puede retroceder el estatus, y a partir de ese momento tu solicitud queda en espera de que el Ciudadano vea la respuesta enviada y si lo considera interpondrá recurso de revisión el cual te aparecerá como mensaje en la pantalla principal del sistema; véase apartado de Seguimiento de Recurso de Revisión.

13 Tabla Descripción de Estados Núm. Estado/Estatus Descripción Análisis de la Solicitud. Este estado, corresponde al inicial cuando ingresa la solicitud de información. 2 Requerimiento de Aclaración, Información requerirá al particular una Complementación o aclaración, de acuerdo a lo estipulado en el Corrección de Datos artículo 44 LTAIPEMYM. de la Solicitud. 3 Solicitud que no cumple con los Requisitos. 4 Información de competencia de otro Sujeto Obligado. 5 Turnado a Servidor Público Habilitado. 6 Entrega de Información 7 Análisis de Aclaración, Complementación o Corrección de la Solicitud. 8 Contestación de Turno a Servidor Público Habilitado 9 Información de Competencia de otro Sujeto Obligado. 0 En Proceso de Notificación Reservada, Confidencial o No Obra en los Archivos. Información ha determinado que la presente solicitud, no cumple con lo establecido en el artículo 43 de la LTAIPEMYM. Información ha determinado que lo solicitado no es competencia de la dependencia y esta lo debe orientar de acuerdo a lo estipulado en el artículo 45 de la LTAIPEMYM. Información ha encontrado la Unidad Administrativa encargada o responsable de la entrega de la información. Información ya cuenta con la respuesta, ya sea que esta sea por que se trate de Información Pública de Oficio o porque ya sea respuesta correspondiente a anteriores solicitudes. Este estado corresponde cuando el particular ya contestó su aclaración a través del sistema. Teniendo para elegir las opciones 3, 5 y 6 de la presente tabla. Este estado es automático pues se activa cuando el Responsable de la Unidad de Información ha terminado los Requerimientos en el tablero de requerimiento. Información ha determinado que lo solicitado no es competencia de la dependencia y esta lo debe orientar de acuerdo a lo estipulado en el artículo 45 de la LTAIPEMYM. Este estado corresponde cuando se haya recibido de parte del Servidor Público Habilitado la propuesta de clasificación de la información o la declaratoria de inexistencia, esto es antes de sesionar al Comité de Información. No Obran Archivos. Este estado corresponde cuando habiendo efectuado una búsqueda exhaustiva en los

14 2 No Procede por ser Reservada. 3 No Procede por ser Confidencial. 4 En Proceso Información Pública Total o Parcial 5 Respuesta o Entrega de Información. 6 Turnado a Comisionado Ponente 7 Envío de Informe de Justificación. 8 Recepción del Recurso de Revisión. 9 Notificación de la Resolución. 20 Respuesta al Recurso de Revisión o Entrega de Información. archivos del Sujeto Obligado, el Comité de Información declara que lo solicitado no existe, debiendo adjuntar el acta debidamente rubricada por los integrantes del Comité de Información. Este estado corresponde cuando una vez habiendo sesionado ante Comité de Información, este declara que la información se clasifica en su totalidad como reservada. Este estado corresponde cuando una vez habiendo sesionado ante Comité de Información, este declara que la información se clasifica en su totalidad como confidencial. Este estado corresponde cuando una vez habiendo sesionado ante Comité de Información, este declara que la información se clasifica de manera parcial ya sea como confidencial o reservada. Este estado corresponde cuando la información es en su totalidad pública y esta lista para ser enviada como respuesta al Particular. Este estado corresponde cuando el Particular ha interpuesto su recurso de revisión y se está en espera de que la Unidad de Información remita a través del Sistema su respectivo Informe de Justificación. Información remitirá al Instituto el respectivo Informe de Justificación para dar cumplimiento a lo que establece el numeral 68 de los Lineamientos para la Recepción, Trámite y Resolución de las Solicitudes de Acceso a la Información Pública, así como para su Registro en el Sistema de Control de Solicitudes de Información del Estado de México. Este estado corresponde cuando el recurso ha sido turnado al Instituto y este lo resolverá dentro de un término de 30 días hábiles contados a partir de la fecha de interposición tal y como lo establece el artículo 75 de la Ley en materia. Este estado corresponde cuando el Instituto ha resuelto en definitiva el Recurso de Revisión, y este ha sido notificado de su resolución tanto al Sujeto Obligado como al Particular. Información dará cumplimiento a lo notificado en el resolutivo tal y como lo establece el

15 2 Informe de Cumplimiento del Recurso de Revisión. artículo 76 de la Ley en materia. Información remitirá al Instituto su respectivo Informe de Cumplimiento a un resolutivo previamente notificado, tal y como lo establece el numeral 7 de los Lineamientos antes citados. Tabla