BASES DE DATOS DOCUMENTOS O INSTRUMENTOS? DEBEN SOMETERSE A VALORACIÓN?

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1 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional BASES DE DATOS DOCUMENTOS O INSTRUMENTOS? DEBEN SOMETERSE A VALORACIÓN? Adolfo Barquero Picado 1 1. ALGUNOS ASPECTOS CONCEPTUALES RELATIVOS A BASES DE DATOS En el desarrollo de nuestras actividades laborales, todos de alguna forma hacemos gestión de información a través de un computador. De una u otra manera manipulamos datos y les damos diferentes formas. Producto de esta transformación, normalmente generamos documentos. Es muy común que a estos documentos generados, como por ejemplo, un documento en Excel producto de una actividad laboral, un documento de Word con información tabular u otros documentos en otras herramientas de oficina, normalmente los llamemos bases de datos. Esto se da por la variedad de definiciones informales que escuchamos sobre este término: Algunos ejemplos de la definición del concepto Base de datos que podemos encontrar en Internet: Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso... Conjunto de información para varios usuarios... Colección computerizada de información Recopilación de información almacenada en una computadora que permite el rápido acceso a los datos Aplicación informática para manejar información en forma de fichas : clientes, artículos, películas, etc Jefe Departamento de Cómputo. Archivo Nacional de Costa Rica 163

2 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA Es un conjunto de datos (en bioinformática, se trata de datos virtuales) organizados sistemáticamente de forma que simplifiquen la búsqueda de información de éstos. Una base de datos es un conjunto de información organizada. Contiene una colección de los registros que usted puede buscar, clasificar y... Colección de datos formateados de manera tal que facilitan la recuperación de una información en particular. En lenguaje ordinario es un banco de datos donde se localizan datos en bruto, semiprocesados o procesados en una gran cantidad... Es un sistema de información que recopila una serie de datos relacionados entre sí y almacenados en un soporte informático. Como podemos observar, el significado de este concepto es muy variado y muchas veces mal entendido, confundiéndose inclusive con los sistemas de información Por definición y de manera un tanto más formal, estos documentos que generamos como producto de nuestro trabajo, corresponden más a un archivo de datos que a una base de datos. Por definición, un archivo de datos es un conjunto de datos relacionados y organizados de manera específica. Los archivos de datos son grupos de datos estructurados y almacenados en algún medio electrónico, que juntos, representan información que corresponde a alguna actividad desarrollada. Sin lugar a dudas, estos archivos de datos pueden cumplir con todos los requisitos diplomáticos para que, por definición, puedan constituirse como un documento. A esto es lo que normalmente llamamos documentos electrónicos. Por otra parte, una base de datos es algo más que archivos de datos. Una definición formal de base de datos puede ser: el conjunto de datos almacenados, interrelacionados entre sí, sin redundancias innecesarias, que sirven para varias aplicaciones informáticas, sin estar relacionados de manera directa con ellas. Como lo indica su definición, la información almacenada en bases de datos tiene características particulares: 164

3 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional No posee redundancia innecesaria de información Sirve como fuente de información a diferentes aplicaciones informáticas Ni la información ni su estructura están relacionadas con las aplicaciones Los archivos de datos mencionados anteriormente, por si solos, difícilmente podrían cumplir con estas características. 2. MENCIÓN SOBRE ALGUNOS TIPOS DE BASES DE DATOS (TIPOS Y TEXTUALES) A manera de ilustración podemos mencionar que existen varios tipos de bases de datos: a. Bases de datos de modelo jerárquico En las bases de datos jerárquicas, la información se almacena en estructuras de árbol. Y las estructuras de almacenamiento se representan. 165

4 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA b. Bases de datos de modelo de red Puede considerarse como una forma extendida de la jerarquía en que un registro puede tener un número ilimitado de padres. Esquema: c. Bases de datos de modelo relacional Forma de interacción Se trabaja con 3 tipos de elementos: 1)Tablas 2)Relaciones entre tablas 3)Integridad referencias Existen otros tipos de modelos de bases de datos, como por ejemplo las bases de datos de modelo de lista invertida. 166

5 MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional Se trabaja con 2 tipos de elementos: 1- Archivos de datos. 2- Archivos de índices. Y un lenguaje de programación que maneje estas estructuras. Tenemos también otros tipos de repositorios de información, que aunque no cumplen de forma rigurosa con la definición, son conocidos también como bases de datos textuales. Estas bases de datos textuales se caracterizan por contener información textual, generalmente descriptiva. 3. LO QUE NORMALMENTE ALMACENAMOS EN LAS BASES DE DATOS En general, todas las bases de datos tienen la capacidad de almacenar diferentes tipos de información, incluso imágenes, pero en la mayoría de los casos lo que se almacena en ellas son datos. Aún cuando los datos almacenados en la base tienen una estrecha relación, cualquier conjunto que se extraiga de la base no tendría significado informativo para el usuario, si no es por medio de algún mecanismo de estructuración e interpretación de éstos. Es por esta situación que el concepto base de datos se acerca al concepto documento. 4. RELACIÓN ENTRE EL CONCEPTO BASES DE DATOS Y EL CONCEPTO DOCUMENTO En la relación de conceptos base de datos-documento, se pueden presentar los siguientes casos: La base de datos puede contener documentos La base de datos puede contener información fuente para la conformación de documentos. En el primero de los casos, una base de datos puede contener información descriptiva de documentos e inclusive, podría almacenar el documento mismo dentro de un campo del mismo registro. 167

6 ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA En el segundo de los casos, con la información contenida en la base de datos se construyen documentos por medio de lo que se conoce como una interfaz, que es el mecanismo informático por medio del cual se muestran los datos al usuario para que los administre. Ejemplo de esto son los formularios de inclusión, mantenimiento y consulta de información de las bases de datos, que cuando están presentes en la pantalla del computador del usuario, pueden representar un documento. En ambos casos deberá analizarse si es necesario aplicar valoración a la base de datos y determinar aspectos de conservación. Por ejemplo: En el primer caso podríamos aplicar 2 supuestos: i- que los documentos contenidos en la base no se encuentran en ningún otro soporte más que en la base de datos ii- que los documentos contenidos en la base se encuentran también en algún otro soporte En el primer supuesto, cabe la posibilidad de que la base de datos no sea valorada En el segundo supuesto, es necesario que la base de datos sea valorada. En el segundo caso, necesariamente la base de datos deberá ser valorada, dado que de ello dependen los documentos que se construyen con esta. 168