U.T.2 CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS Y ENTIDADES PÚBLICAS

Transcripción

1 PCPI Servicios Auxiliares en Administración y Gestión Técnicas Administrativas Básicas de Oficina U.T.2 CONCEPTOS BÁSICOS DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS Y ENTIDADES PÚBLICAS

2 1.- Clases de trabajo Conceptos: Trabajo por cuenta ajena: se obtiene un empleo a través de la contratación en una empresa privada (oferta privada) o para trabajar en la administración (Ayuntamiento, Comunidad Autónoma). Algunas de las formas de obtener un contrato por parte de la Administración Pública es presentarse a oposiciones o bolsas de trabajo. Para trabajar por cuenta propia (autoempleo) cada persona debe crear su propio puesto de trabajo empezando a desarrollar una actividad empresarial o profesional, como empresario/a individual o mediante sociedad constituida (cooperativas, sociedades limitadas, etc.). Esquemáticamente tendremos: Trabajador por Cuenta Ajena -Empresa Privada -Entidad Pública: Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, Ministerio... Trabajador por Cuenta Propia -Auto empleo autónomo -Auto empleo Colectivo

3 2.- Elementos que constituyen la empresa. Una empresa es una unidad económica que, a partir de la combinación de diferentes factores de producción, pone a disposición del público bienes y servicios. Los elementos que constituyen la empresa son de tres tipos: Materiales: bienes que la empresa posee y utiliza para la producción de otros bienes, así como los ya producidos por ella que aun no han sido vendidos. Ej: la nave, mobiliario, materias primas, productos destinados a la venta, recursos económicos. Inmateriales: Elementos que no tienen soporte físico. Ej.: La buena coordinación del equipo humano, la confianza que despierta la empresa en los consumidores... Humanos: Conjunto de personas que desarrollan su actividad laboral en la empresa. Ej.: Directivos, administrativos, vendedores... El empresario es la persona que impulsa la empresa, ya sea en su creación, en su desarrollo y sobre todo en la toma de decisiones. No hay que confundirlo con el propietario, pues la empresa puede ser propiedad de otra persona, o de muchos socios que no se ocupan de su gestión. El principal objetivo de la empresa es obtener beneficios y la creación de valor para sus propietarios.

4 3.- Tipos de empresa. Para clasificar a las empresas podemos tener en cuenta varios criterios, como la actividad que realizan, la titularidad del capital o su dimensión. Así pues, vamos a ver 5 clasificaciones: a) Según la actividad que realizan podemos tener: Empresas del sector primario: dedicadas a la obtención directa de recursos naturales: agrícolas, mineros o pesqueros. Empresas del sector secundario: transforman las materias primas en bienes finales. Empresas del sector terciario: cuya actividad se relaciona con la prestación de servicios, como el transporte, enseñanza, banca, comercio, sanidad, turismo... Empresas del sector cuaternario: presta servicios altamente intelecturales: investigación, innovación... b) Según el ámbito geográfico en el que tienen sede: Pueden ser locales, nacionales o internacionales

5 c) Según la titularidad del capital tendremos: Empresas privadas: Los propietarios son particulares y su objetivo principal es la consecución de beneficios económicos. Empresas públicas: el propietario es el Estado u otra Administración pública y su objetivo principal es prestar un servicio de bien común. Empresas mixtas: La propiedad es compartida entre particulares y adm. Públicas. d) Según la dimensión de la empresa, ésta podrá ser: Microempresa: Tiene menos de 10 trabajadores. Pequeña empresa: menos de 50 trab.,, y facturación anual menor de 7mill Mediana empresa: de 50 a 250 trab., y facturación anual menor de 40 mill Gran empresa: más de 250 trab. y facturación anual superior a los 40 mill Entran dentro de la categoría de PYMES las que tienen menos de 250 trabajadores

6 e) Según su forma jurídica podemos distinguir entre: Empresa individual, donde un empresario ejerce en nombre propio una actividad. Los beneficios tributan a través del IRPF. Sociedad, donde diversas personas deciden poner en común trabajo o recursos económicos. Los beneficios tributan a través del Impuesto de Sociedades. Son: S.A.- La propiedad de la empresa es anónima, no se conoce a los propietarios, y la responsabilidad económica queda limitada al capital de la sociedad. Para su creación debe aportarse un mínimo de ,21 S.L.- Se conoce a los propietarios, y la responsabilidad económica también se limita al capital aportado para cada socio. Para su creación debe aportarse un mínimo de 3.005,06 Sociedad cooperativa: Los socios trabajan en ella y aportan capital. No se exige capital mínimo para su creación. Es necesario un mínimo de 3 socios para su creación.

7 4.- Como se organiza la empresa? En cualquier empresa se realizan un conjunto de tareas más o menos complejas. Para su organización se divide la actividad total en grupos de actividades, (departamentos o areas de funciones), se pone un responsable a cargo de cada departamento y se establecen mecanismos para que haya una buena coordinación entre las áreas. En una PYME es frecuente que pocas áreas realicen todas las funciones. En las siguientes tablas vamos a ver los nombres de los distintos departamentos que puede haber en una empresa y las funciones que realiza cada uno:

8 DEPARTAMENTO Recursos humanos Producción Compras Ventas FUNCIONES ASIGNADAS Selección, contratación y formación del personal. Nóminas y seguros sociales. Becas, ayudas, comedores, etc. Fabricación de bienes. Prestación de servicios. Análisis de ofertas recibidas. Selección de proveedores. Selección de artículos. Pedidos de materiales. Estudios de mercado. Estrategias de ventas: precios, promociones, condiciones de venta. Canales de distribución de productos. Facturas de ventas. Comisiones de los vendedores. Atención a clientes.

9 DEPARTAMENTO Almacén (Puede estar englobado en compras) Financiero Contable FUNCIONES ASIGNADAS Registro, organización y control de las entradas y salidas de mercancías, tanto del exterior de la empresa como de producción. Valoración de las existencias. Gestión y mantenimiento de stock. Inventarios de existencias. Cobros. Pagos. Cuentas bancarias. Inversiones de los excedentes de caja. Financiaciones, préstamos y créditos. Deudores. Acreedores. conseguir Llevar los libros de contabilidad. Confeccionar las cuentas anuales. Realizar informes sobre el estado de las cuentas.

10 DEPARTAMENTO FUNCIONES ASIGNADAS Administración Jurídico Legal (Abogados) staff Técnico (Ingenieros, arquitectos, decoradores, etc ) Servicio médico (staff) Correspondencia. Archivo. Comunicación. Revisión de cláusulas de contratos. Asesoría legal. Investigación de nuevos materiales para la producción. Investigación de aspectos técnicos de los productos. Diseño de productos. Seguridad e higiene en el trabajo. Control de absentismo laboral y bajas médicas. Un STAFF es un departamento cuya función es dar soporte técnico a la dirección. Los directivos de estos departamentos no ejercen autoridad, sino que su función es sólo la de asesorar al resto de departamentos.

11 5.- Los Organigramas. El tipo de organización de la empresa puede representarse gráficamente mediante un organigrama que nos dice: La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección. Y los elementos de un organigrama son: - Nombre y/o número de los departamentos - Nombre del jefe de cada departamento (opcional) - Líneas de relaciones jerárquicas y flujos de comunicación entre departamentos - Descripción breve de funciones desarrolladas en cada departamento (opcional) Los organigramas pueden ser: *Verticales: la jerarquía de mando se representa en niveles de arriba abajo. *Horizontales: la jerarquía de mando se representa en niveles de izquierda a derecha *Circulares: Los niveles jerárquicos se representan en círculos concéntricos partiendo del central (dirección) *Escalares: En forma de esquema, señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los diferentes niveles jerárquicos.

12 6.- Organización del Estado: Una actividad, un organismo o un ente, son públicos cuando persiguen la consecución de los intereses de la comunidad, y lo hace desde una posición privilegiada, dotado de poderes con los que no cuentan los individuos. La Administración Pública se organiza a diferentes niveles: Local, Autonómico y Central. En el nivel Central, está formado por la Presidencia del Gobierno de la que dependen los diferentes ministerios. De los ministerios dependen tanto los órganos internos como autónomos. Además existen unos órganos periféricos dependientes de la Delegación del Gobierno que pueden tener carácter autonómico o provincial: así, Instituto Nacional de Estadística, Museo del Prado, etc.. En el nivel autonómico están los gobiernos de las comunidades autónomas, como la Comunidad de Madrid, o la Comunidad Autónoma de Andalucía El nivel local lo forman los gobiernos municipales. P.ej. el Ayuntamiento de Madrid, o el Ayuntamiento de Minglanilla

13 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Administración Autonómica Administración CENTRAL Administración Local Organismos Periféricos (Delegaciones del Gobierno en las CCAA y Provincias) Organismos Centrales (Presidencia, Ministerio) Organismos Autónomos Direcciones Generales El proceso de descentralización supone una delegación de competencias públicas desde la Administración Central hacia las administraciones Autonómicas y Locales. Es decir, las responsabilidades sobre determinadas tareas no le corresponden ya al Gobierno Central sino al autonómico o al local. Son competencias municipales, (Admón local) entre otras: Ordenación del tráfico de vehículos y personas Protección del medio ambiente Protección policial y contra incendios Abastos, mataderos, ferias, mercados y defensa de consumidores Suministro de agua y alumbrado públic Servicios de limpieza, recogida y tratamiento de residuos Transporte público de viajeros

14 Algunas competencias de la Administración autonómica: Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda. Obras públicas, ferrocarriles, carreteras y puertos Fomento de la economía interior, de su cultura y lengua (museos, bibliotecas, conservatorios). Agricultura, pesca, artesanía y ganadería. Sanidad Educación Por su parte la Administración central: La defensa, Las relaciones exteriores Las prestaciones más importantes de la Seguridad Social. Dictar las normas que regulan las relaciones entre las administraciones, (ej. estatutos de autonomía) Realizar los presupuestos del Estado Dictar las normas de Educación, Sanidad En su papel de garante de servicios básicos, aparecen las Empresas Públicas, ya sean industriales, comerciales o financieras. Se financian por medio de impuestos y sus bienes están disponibles para todos. Su finalidad es lograr objetivos fundamentales para la economía del país y el bienestar de sus ciudadanos. Desde nuestra integración en la Unión Europea hay que incorporar las instituciones de la misma como parte de los poderes públicos, que intervienen tanto en el terreno regulador como en el de la financiación.

15 Como fundamentos básicos del Estado podemos citar: -El derecho a la autonomía de las nacionalidades y regiones que integran España: es decir el derecho a que cada región con cultura, idioma, costumbres comunes sea considerada con personalidad propia, dándose posibilidad de cierto autogobierno y gestión. -La indisolubilidad de la Nación española, que significa que España es una sola nación, aunque se tengan en cuenta las diversas culturas y tradiciones en las distintas comunidades autónomas y una cierta autonomía para gobernarse. Todas las comunidades autónomas tienen la Constitución como norma común, además de las Leyes que promulga la Administración Central para toda España. -El Principio de solidaridad, que implica que no deban existir privilegios económicos o sociales entre las comunidades autónomas.

16 MANTENIMIENTO DEL ESPACIO DE ACOGIDA DE UNA ORGANIZACIÓN El espacio de acogida transmite la imagen de la empresa, por lo que deben tenerse en cuenta la calidad de los materiales así como su funcionalidad. El visitante debe sentirse orientado, bien atendido y seguro. La imagen de la empresa comienza por recordar el nombre asociado al logotipo, por lo que ambos deben estar en lugar visible y que resalte. En el diseño de la recepción deben cuidarse: -la iluminación, -la temperatura (entre 22 y 24 grados), -los colores (cálidos), -la ventilación y el olor (agradable) -la música ambiental Para informar sobre el personal y las infraestructuras de la empresa se utilizan los cuadros (planos, organigramas,áreas). Actualmente muchas empresas optan por pantallas de televisión con un video que muestra las instalaciones y servicios disponibles en la empresa. Cuando el visitante debe esperar para ser atendido, es conveniente disponer de muebles que le permitan sentarse y a ser posible disponer de sala de espera para que la zona de acogida esté despejada.

17 Cuando se deba atender el teléfono en la recepción se procurará que esté apartado del público visitante para evitar que escuchen la información facilitada. Los Puntos de Información Táctil son pantallas táctiles conectadas a un ordenador que permiten interactuar al público con los programas instalados. Pueden completarse con un teclado. Las personas sordomudas son grandes beneficiarias de este tipo de acceso a la información.