INSTITUTO SUPERIOR MARIANO MORENO CURSO DE SECRETARIADO ADMINISTRATIVO APUNTE I TECNICAS DE OFICINA INTRODUCCION

Transcripción

1 INTRODUCCION La palabra Administración proviene del latín AD(dirección para, tendencia para) y MINISTER (subordinación u obediencia) o sea que significa aquel que realiza una función bajo el mando de otro, en las organizaciones son las personas que producen o generan servicios para otros como punto de partida para la obtención de los objetivos propuestos dentro de la organización. Todas las actividades dirigidas por los hombres, cualquiera fueran su naturaleza desde las que producen bienes o las que generan servicios, u de otro tipo que se desarrollan dentro de la organización de diversos tipos en todas ellas existe un denominador común, que son las funciones propias de todo acto administrativo: planificación, organización, coordinación, dirección y control. En ellas intervienen diferentes tipos de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de infraestructura, de materia prima, etc. Donde se fijan determinados objetivos a alcanzar, el o los propósitos que se desean obtener, interviniendo en todas ellas el esfuerzo humano, el tiempo, un lugar determinado, desarrollándose todo este accionar en un determinado ambiente (entornos internos, externos) donde los mismos ejercen su influencia de manera sustantiva. Todas las organizaciones o empresas sin importar su tamaño necesitan ser administradas, y para ello requieren personas en diversos niveles jerárquicos que se ocupan de diferentes asuntos realizando acciones de acuerdo a los objetivos que se hayan fijado. Podemos decir que el administrador es aquel que posibilita al grupo humano, sobre el cual tiene la posibilidad de dirigirlos, alcanzar sus objetivos con el mínimo uso de recursos, logrando el máximo rendimiento que desea obtener buscando evitar la menor interferencia posible con otras actividades útiles. Existe un obrar y un hacer en materia administrativa. Al referirnos al término obrar hacemos alusión al comportamiento de alguien de un sujeto donde este comportamiento proyecta valores, puntos de referencias y genera una relación de fines y medios. En cambio el hacer se centra en los resultados, independientemente del sujeto como así también en las consecuencias y sus efectos. LA ORGANIZACIÓN La organización es un grupo de personas que tienen un objetivo común y cuya finalidad es obtener ganancias (lucro). Otras denominaciones: ENTE, ENTIDAD O EMPRESA. La organización es la combinación de un cierto número de actividades que funcionan en armonía. Es la reunión armónica de personas y distintos tipos de recursos que permiten cumplir la misión eficiente y al menor costo. Tiene una estructura definida: ORGANIGRAMA. P á g i n a 1 5

2 DIRECTORIO/DUEÑO GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE VENTAS GERENTE RRHH DIRECTORIO/DUEÑO: Es el nivel estratégico, en el que se toman las decisiones de la organización. GERENCIA: Es el nivel gerencial de la organización, que fija pautas de trabajo de acuerdo a las decisiones del nivel estratégico. : Es el nivel operativo de la organización que pone en práctica las decisiones adoptadas (ACCION). LA ORGANIZACIÓN COMO ENTIDAD Las etapas de evolución de la empresa u organización son. 1- CONSTITUCIÓN: ramo, ubicación, rendimiento de la explotación 2- FORMA JURIDICA de la sociedad (S.A., S.R.L., etc.) 3- NORMAS que regulan el funcionamiento de la empresa u organización 4- CLAUSULAS DE CONTRATO DE IDENTIFICACION (nombre, razón social, domicilio) 5- FUNCIONAMIENTO (Objeto, administración, duración) 6- ECONOMICAS (Capitales aportados, distribución de utilidades, liquidación, participación) Las organizaciones pueden clasificarse: Por su tamaño en pequeñas, medianas y grandes empresas Por su naturaleza: primaria, secundaria, de transformación Por su mercado: bienes de capital y de consumo Por su dependencia públicas o privadas. Las organizaciones se dividen generalmente en un área operativa y otra de asesoramiento. ÁREA OPERATIVA. Está conformada por los siguientes sectores: De producción: sus departamentos son: fabricación, programación, control de la producción, ingeniería de planta (mantenimiento), abastecimiento o compras, ingeniería industrial, control de calidad. P á g i n a 2 5

3 Comercialización: sus departamentos son investigación de mercado, marketing, publicidad y propaganda, planeamiento de ventas, operación de ventas, distribución física, administración de ventas. Administración: sus departamentos son: facturación, cuenta corriente, costo, activo fijo, control de bienes de cambio. Finanzas: sus departamentos son inversiones, planificación financiera, créditos y cobranzas, seguros y tesorería. Recursos Humanos: sus departamentos son: administración del personal, desarrollo de carrera, capacitación, remuneraciones, higiene y seguridad industrial, mantenimiento y protección de la salud. ÁREA DE ASESORAMIENTO. Sus sectores son: Control de gestión: sus departamentos son: estudio económico patrimonial, auditoría operativa, auditoría de sistema. Investigación y desarrollo: sus departamentos son: investigación, desarrollo, ingeniería de producto. Organización de sistemas. Dptos.: computación o sistemas, organización y métodos. Asesoría jurídica: sus dptos se agrupan de acuerdo al tamaño de la empresa y sus características especiales. Que son Técnicas de oficina 1. QUE SON TÉCNICAS DE OFICINA? Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se consideran tres factores esenciales que son: Equipo humano o personal de trabajo Equipo material o elementos de trabajo Equipo mecánico o elementos de oficina 2. Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la empresa. 3. Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas. P á g i n a 3 5

4 Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público. EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el grupo de personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos, su voluntad de trabajo al servicio de la Empresa que lo ocupa para procurar el desarrollo normal de sus actividades y el progreso y prosperidad de la misma. Ocupaciones comunes: MECANOGRAFO: Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en toda Empresa, por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de personas en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de carácter Comercial o Privado. Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos como: Rapidez en el manejo de la máquina Dominio del Idioma Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía, vocabulario. Manejo de las diferentes máquinas de Oficina RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre éste y los funcionarios de la empresa. Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son: Los Modales y la Cortesía Dominio Oral y escrito del Idioma Dominio de la Mecanografía Discreción y Buen Criterio Manejo en Computador o Central telefónica Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia ) Apropiada atención telefónica CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD Principales Condiciones: * Conocimientos técnicos de la Ciencia contable * Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia * Capacidad de control en las labores propias de su Cargo El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige: * Destreza en la Operación de Máquina de Oficina. * Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables. * Conocimientos de Contabilidad * Conocimientos de Matemática Financiera * Conocimientos en Técnicas de Oficina P á g i n a 4 5

5 SECRETARIA O SECRETARIO La profesión de Secretaria(o) otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa. BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc. VALORES HUMANOS, Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas CONCEPTO de OFICINA La oficina es un lugar de trabajo donde los trabajadores cumplen las actividades asignadas para el logro de los objetivos de una empresa. Es decir, que en la oficina se cumple la delegación de poderes y responsabilidades para proyectar y preparar registros, correspondencia, logros, cambios y movimientos en los planes de trabajo, reglamentos, instructivos, manejo de papelería e insumos, así como adiestramiento y capacitación de personal. CLASES DE OFICINA La pequeña Oficina u Oficina Centralizada. Es la que funciona con pocos empleados, donde el control de las actividades las realiza el dueño que es el jefe y también el gerente. Es decir, que diferentes dependencias se realiza bajo la autoridad y poder de una persona. La Oficina departamentalizada u Oficina parcialmente centralizada. Es aquella que se divide por secciones, o que tiene secciones por unidades, departamentos, oficinas donde cada departamento realiza sus actividades: centralizadas. Departamentos de importación, Departamento de suministros. P á g i n a 5 5