GJU-P-O5 PROCESOS DE JURISDICCIÓN COACTIVA

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Este procedimiento establece las actividades para gestionar y realizar todas las acciones tendientes para obtener el pago de las obligaciones pendientes a favor de la Nación, mediante el cumplimiento de la normativa vigente, con el fin de evitar un detrimento patrimonial del Archivo General de la Nación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el proceso de Jurisdicción Coactiva, teniendo en cuenta que somos una entidad pública que tiene a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios, y por tal motivo, contamos con la misma para hacer efectivas las obligaciones exigibles. Inicia desde la recepción del Título Ejecutivo hasta proferir el auto que ordena la terminación y archivo del proceso de cobro coactivo. 3. REQUISITOS LEGALES (NORMOGRAMA) Y/O INSTITUCIONALES Los siguientes son los requisitos legales, normativos e institucionales que regulan la ejecución de las actividades asociadas a este procedimiento: 1. Constitución Política de Colombia. Artículos 209 y Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. 3. Ley 6 de 30 de junio de Por la cual se expiden normas en materia tributaria. 4. Ley 489 de 1998 de diciembre Reglamentada Parcialmente por el Decreto Nacional 910 de por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. 5. Ley 734 del febrero de Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. 6. Ley 788 del 27 de diciembre Por la cual se expiden normas en materia tributaria y penal del orden nacional y territorial; y se dictan otras disposiciones. 7. Ley 794 de Por la cual se modifica el Código de Procedimiento Civil, se regula el proceso ejecutivo y se dictan otras disposiciones. 8. Ley 1066 del 29 de julio de por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública 9. Ley 1395 de Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial. 10. Ley 1437 del 18 de enero Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 11. Ley 1474 del 12 de julio de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 12. Ley 1564 de Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. 13. Decreto 4473 de Por el cual se reglamenta la Ley 1066 de Decreto 19 de 10 de enero de Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 15. Decreto extraordinario 624 del 30 de marzo Estatuto Tributario. 16. Decreto 1382 de Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial. 17. Decreto 2591 de Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. 18. Decreto 1716 de Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de NTC GP 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental.

2 Página 2 de 8 4. DEFINICIONES Acuerdo de pago: Es el acuerdo de voluntades del Deudor y Entidad, plasmado en un documento, para lograr el pago de la deuda a través de un número determinado de cuotas y le pago de intereses. En caso de incumplimiento este documento presta mérito ejecutivo. Autos: Son documentos que se dictan con el fin de impulsar el proceso. Archivo: Una vez cancelada la obligación a cargo del deudor por pago total, por acuerdo de pago a través del remate de bienes, se procede al Archivo Definitivo del proceso. Ejecutoria del Título Ejecutivo: Después de la notificación del acto administrativo (Título ejecutivo) no se presentó el recurso de reposición o presentando el recurso, se resolvió, y por lo tanto quedo en firme la decisión. Embargo: Acto procesal mediante el cual se busca inmovilizar comercial y jurídicamente un bien que es propiedad del deudor con el fin de que quede fuera del comercio, e impedir toda negociación o acto jurídico con dicho bien. Expediente: Es la compilación de todas las piezas procesales. Incluye entre otros documentos el título ejecutivo, las comunicaciones, providencias, actas de acuerdo de pago, etc, que conforman el soporte probatorio del proceso. A cada expediente se le asigna un número de registro o identificación procesal única, que sirva de referente a todas las actuaciones. Investigación de Bienes: Es el procedimiento mediante el cual el Funcionario Ejecutor, mediante comunicaciones a diferentes entidades e indicando el número de cédula o Nit del deudor, domicilio, ciudad, entre otros, solicita se informe sobre los bienes que posee el deudor. Jurisdicción Coactiva: Es una función que por disposición organizacional, conforme a la Ley, asume o debe asumir una entidad y por asignación específica un servidor público administrativo suyo, para que sin recurrir a los estrados judiciales ordinarios, hagan efectivas, por la vía ejecutiva, las obligaciones expresas, claras y exigibles a favor de la entidad pública que ejerce dicha jurisdicción. Mandamiento de pago: Es el acto administrativo que se dicta en la Jurisdicción Coactiva y contiene la orden al Deudor para que pague a favor del acreedor, la obligación cantidad en el Título Ejecutivo, más los intereses respectivos. Medida cautelar: Acción tomada cuya finalidad es inmovilizar comercialmente los bienes del deudor, para que una vez determinados, individualizados y precisado su valor a través de avaluó, se proceda a su venta o adjudicación. Notificaciones: Es la forma de enterar al Deudor a través de la notificación personal, por correo aviso o electrónico, que tiene una obligación con el fin de que proceda a su pago, o a proponer las excepciones. En virtud de lo establecido en el Decreto 624 de 1989 Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales, el procedimiento a aplicar respecto de las notificaciones será el siguiente:

3 Página 3 de 8 Artículo 565. FORMAS DE NOTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse por correo o personalmente. Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. Notificación Personal: La notificación personal se practicará por funcionario de la Administración, en el domicilio del interesado, o en la oficina de impuestos respectiva, en este último caso, cuando quien deba notificarse se presente a recibirla voluntariamente, o se hubiere solicitado su comparecencia mediante citación. El funcionario encargado de hacer la notificación pondrá en conocimiento del interesado la providencia respectiva, entregándole un ejemplar. A continuación de dicha providencia, se hará constar la fecha de la respectiva entrega. Notificación por Aviso: Las actuaciones de la Administración notificadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en un periódico de amplia circulación nacional, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la Administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde la publicación del aviso o de la corrección de la notificación. Notificación electrónica: Es la forma de notificación que se surte de manera electrónica a través de la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales pone en conocimiento de los administrados los actos administrativos producidos por ese mismo medio. La notificación se realizará a la dirección electrónica o sitio electrónico que asigne la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a los contribuyentes, responsables, agentes retenedores o declarantes, que opten de manera preferente por esta forma de notificación, con las condiciones técnicas que establezca el reglamento. Para todos los efectos legales, la notificación electrónica se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en la que tenga lugar la recepción en la dirección o sitio electrónico. La hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la hora oficial colombiana. Para todos los efectos legales los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a aquel en que quede notificado el acto de conformidad con la presente disposición. Requerimiento: Comunicación o comunicaciones enviadas al deudor en la cual se le invita a acercarse al Archivo General de la Nación, con el fin de llegar a un acuerdo de pago y evitarse el procedimiento ejecutivo de cobro coactivo. Remate de Bienes: El procedimiento por el cual se materializa el cumplimiento de la obligación no atendida oportunamente por el deudor. Secuestro: Acto procesal por medio del cual el Juez quita o sustrae a su legítimo propietario o poseedor la tenencia, disfrute y goce de un bien mueble o inmueble, con el fin de impedir que por obra del ejecutado se oculten o menoscaben los bienes, se les deteriore o destruya, o se disponga de sus frutos, productos y rendimientos, incluso arrendamientos. Título ejecutivo: Es el acto administrativo en el cual consta una obligación clara, expresa y exigible.

4 Página 4 de 8 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 EL PROCESO CONSTA DE DOS PARTES: Cobro Persuasivo: Es la actuación administrativa mediante la cual la entidad de derecho público acreedora invita al deudor a pagar voluntariamente sus obligaciones, previamente al inicio del proceso de cobro por jurisdicción coactiva, con el fin de evitar el trámite administrativo y judicial, los costos que conlleva esta acción, y en general solucionar el conflicto de una manera consensuada y beneficiosa para las partes. Trámite para el cobro persuasivo Mandamiento de pago Notificación del Mandamiento de pago Término para pagar o Presentar excepciones Excepciones Trámite de Excepciones Resolución que resuelve excepciones Recursos Del crédito y de las costas Liquidación del crédito Costas del proceso El Deudor guarda silencio Orden de seguir adelante con la ejecución Cobro Coactivo: La jurisdicción coactiva es una función asignada por ley a un funcionario u organismo administrativo, para hacer efectivos, mediante el proceso ejecutivo, los créditos o deudas fiscales de una entidad pública que actúa como ejecutora. Este procedimiento tiene como finalidad orientar el trámite de las actuaciones procesales que deben seguirse para el cobro por jurisdicción coactiva. Por lo tanto, aplica a los procesos de tesorería del AGN y la ciudadanía en general, se Inicia con el envió a la dentro de los 60 días posteriores a la fecha establecida para el pago, la factura, el fallo del proceso disciplinario y los demás documentos producidos por la Tesorería del AGN y va hasta realizar el seguimiento a las medidas cautelares dictadas en virtud del proceso. Cuando se trata del trámite de pago y facturas la oficina encargada de enviar los documentos dentro del plazo establecido es el Grupo de Gestión Financiera-Tesorería. Cuando se trata de Fallos disciplinarios que impongan como sanción multas la oficina responsable de enviar los documentos al Grupo de Asuntos Jurídicos y contratación es la Unidad de Control Interno Disciplinario (Secretaria General). 5.2 CONTROL OPERACIONAL AMBIENTAL. Dentro de las actividades definidas en el presente procedimiento, se identifican dos aspectos ambientales importantes: el consumo de insumos (papel) y el consumo de energía eléctrica. Dichos aspectos generan a su vez, principalmente, dos impactos ambientales: el consumo de recursos junto con la generación de residuos que contaminan el suelo.

5 Página 5 de Consumo de papel 1 : Los registros generados durante la ejecución del procedimiento sugieren el consumo de papel al interior del área, al momento de mantener los soportes físicos de los expedientes totales en el archivo de gestión, de tal forma que el control inicial que se determinará para este procedimiento será el uso de buenas prácticas de consumo y de ahorro de papel que serán: a. Controlar el número de impresiones: En el desarrollo de las actividades se controlará que los documentos que se impriman serán únicamente aquellos que sean estrictamente necesarios. b. Uso de correo electrónico: Todo documento que se maneje en calidad de borrador y que requiera correcciones deberá ser manejado mediante correo electrónico. c. Reutilizar el papel impreso por una cara: si es necesario imprimir algún documento que no sea el definitivo, se hará en papel que ya haya sido utilizado por una cara del papel. d. Impresión a doble cara: Aquellos documentos que deben imprimirse estrictamente, se deberán imprimir por ambas caras del papel, con el fin de ahorrar la mayor cantidad de papel Consumo de energía eléctrica: El Servidor Público encargado de realizar el proceso de proyección de comunicaciones y actos administrativos, al finalizar cada jornada de trabajo o al ausentarse de su puesto de trabajo por un periodo mayor a una (1) hora, tendrá el compromiso de apagar los Aparatos Eléctricos y Electrónicos utilizados en su totalidad (incluso su estabilizador). 6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Enviar al Jefe de la dentro de los GDO-F-02 Memorando Profesional y sesenta (60) días posteriores a la fecha establecida para remisorio Técnico Grupo de 1. el pago, la factura, el fallo del proceso disciplinario y los Expediente Gestión financiera - demás documentos producidos por Grupo de Gestión Fallo proceso Tesorería Financiera-Tesorería del AGN relacionados. disciplinario Punto de control 1. Revisar los documentos soportes para iniciar el cobro persuasivo, junto con los requisitos de acuerdo con la normativa. Enviar comunicación de cobro persuasivo, invitando a los clientes morosos a cancelar las obligaciones a favor del AGN, previo al inicio del proceso de cobro coactivo. Nota: para esto tenga en cuenta las directrices establecidas en el procedimiento GDO-P-01 Gestión de comunicaciones oficiales. Proyectar Acto Administrativo para firma de la Dirección General, ordenando el pago de la obligación contenida en el titulo ejecutivo más los intereses a que haya lugar. N/A GDO-F-01 Oficio Proyecto de Acto Administrativo 1 Siempre que se cumpla con las disposiciones dadas por el Proceso de Gestión Documental en materia de conservación y manejo de los documentos.

6 Página 6 de 8 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Punto de control 2. Revisar el proyecto de acto administrativo. Finalizada la revisión y de no tener ningún ajuste enviar al Director General y/o al Secretario (o) General para la revisión. 5. Nota: en los casos en que se detecten mejoras sobre el documento analizado, este será reenviado al profesional de la jurídica que lo proyecto para que realice los ajustes a que haya lugar. Punto de control 3. Proyecto de Acto Administrativo Jefe de la Oficina Asesora Revisar y firmar acto administrativo proyectado por el profesional de la oficina asesora jurídica. Nota: en los casos en que se detecten mejoras sobre el documento analizado, este será reenviado al Jefe de la para que realice los ajustes a que haya lugar. Iniciar cobro coactivo inicialmente investigando los bienes del deudor a través de la solicitud a las entidades correspondientes sobre la información de bienes del deudor que puedan ser objeto de medidas cautelares. Realizar la notificación de forma personal o electrónica del Acto Administrativo (mandamiento de pago), si no es posible se realizara a través de la notificación por aviso. En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del medio por el que se notificó; igualmente quedará constancia si la notificación se hizo por aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal. Nota: Si hay acuerdo de pago pasa a las Actividades: 8, 9 y 10 y termina el proceso, si no hay acuerdo de pago pasa a la Actividad 11. Punto de control 4. Estudiar las posibilidades, previo a la suscripción de la garantía; en caso de solicitud de acuerdo de pago. Informar al Jefe de la, Si el deudor realizó o no el pago en Tesorería del AGN, y la Dependencia tramitará el auto de archivo que se comunica al deudor y termina el proceso. Anexando el soporte de dicho pago, sino continuar el proceso de cobro coactivo. Acto Administrativo firmado Documentos expedidos por la entidad competente sobre los bienes del deudor Notificación Publicación si hay lugar a ello Excepciones (mediante documento suscrito por el deudor) Garantía Acuerdo de pago GDO-F-02 Memorando Comunicación informando pago con soportes Auto de terminación y archivo Director General Secretario(a) General

7 Página 7 de 8 No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE GDO-F-01 Oficio remisorio con Auto de terminación y archivo Deuda solventada (consignación de pago) Decretar y practicar las pruebas de oficio que requiera el AGN y las que solicite el deudor en el documento de excepciones que pueden estar referidas a las obligaciones o al proceso. Punto de control 5. Realizar estudio de las excepciones, si no se profieren excepciones se profiere Resolución para ordenar seguir adelante la ejecución. Elaborar Resolución que decide las excepciones y ordena levantar las medidas cautelares, esto si prosperan las excepciones por la totalidad de la deuda; terminación y archivo del proceso coactivo. Si no prosperan continua Actividad 13. Punto de control 6. Realizar el seguimiento a las medidas cautelares dictadas en virtud del proceso, revisar consignación efectuada que los dineros ingresaron a la Tesorería de la entidad bien sea por el remate de los bienes o el pago de la deuda y se procederá al acto de archivo. 7. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento se identifican en la siguiente tabla: Pruebas de oficio Resolución que ordena seguir la ejecución. Resolución declarando probadas las excepciones. GDO-F-01 Oficio al deudor declarando probadas las excepciones con copia de la Resolución Registro de Instrumentos Públicos Certificado de Tradición de Vehículo automotor Cuentas Bancarias, del Grupo de Gestión financiera - Tesorería, Entidades competentes para hacer efectivas las medidas cautelares VIGENCIA VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS RESPONSABLE Emisión Coordinador GJC Actualización del Procedimiento Coordinador GJC

8 Página 8 de 8 VIGENCIA VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS RESPONSABLE Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG Coordinador GJC Se ajusta a la estructura de la documentación actualizada del SIG, de acuerdo a las directrices establecidas en el procedimiento SIG-P-01 Control de documentos. -Se modifica el nombre a PROCESOS DE JURISDICCIÓN COACTIVA -Se modifica el objetivo del procedimiento. -Se modifica el alcance del procedimiento. -Se actualiza el Normograma aplicable al procedimiento. -Se ajustan las actividades según lo estipulado por el líder de proceso. -Se asigno el código GJU-P-05 Jefe de la oficina Asesora