CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 1 de 11. Identificación del proceso

Transcripción

1 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 1 de 11 Nombre del proceso Objetivo: Identificación del proceso Administración de Cartera Cobrar las obligaciones vencidas de los deudores y facilitar su pago con el fin de disminuir la obligación fiscal. Inicia con la identificación de la existencia de una obligación vencida y finaliza con el pago, la prescripción o la remisibilidad de la misma. 1. Cobro Persuasivo A C 2. Facilidades de Pago D Normalización de saldos C D B Alcance: INICIO 3. Cobro Coactivo Cobro Coactivo de ejecución de bienes del deudor FIN A 4. Sucesiones Administración de títulos B 5. Procesos Concursales C Lineamientos operacionales: La gestión de cobro de las obligaciones administradas por la DIAN se debe adelantar de manera oportuna para asegurar el recaudo de recursos para el funcionamiento del stado y evitar el envejecimiento de la cartera morosa. Las rentas por cobrar deben ser permanentemente actualizadas utilizando las herramientas legales que otorga el statuto Tributario.

2 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 2 de 11 Cargo del responsable del proceso: Director de Gestión Dependencia del responsable del proceso: Dirección de Gestión de Ingresos o su delegado ntradas (No. Proveedor Proveedor que la suministra) Objetivo Subproceso: No aplica Información específica Salidas y/o productos (No. Procedimiento Cliente al que va dirigido) Clientes y/o partes interesadas Responsable 1. Proceso de Recaudación 2. Proceso de Gestión Jurídica 3. Proceso de Fiscalización y Liquidación 4. Proceso de Recursos Físicos 5. Proceso de Servicios Informáticos 6. Proceso de Gestión Humana 7.PR-CA-0269 Procedimiento de Cobro Persuasivo 8.PR-CA-0272 Procedimiento de Facilidades de Pago 9.PR-CA-0273 Procedimiento de Obligaciones pendientes (1) Actos administrativos (2) (3) Comunicaciones oficiales (4) Correos electrónicos informando el ajuste de saldo o corrección de inconsistencia (1) Respuestas de casos por PST (5) Autos comisorios (6) Declaraciones (4) Acuses de recibo (4) Respuestas a oficios de investigación de bienes (4, 11) Planillas de correspondencia (4) Respuestas sobre el trámite de órdenes de Cobro Persuasivo Cobro Coactivo Cobro Coactivo de jecución de bienes al deudor Facilidades de pago Procesos Concursales Administración de Títulos de Depósito Judicial Recuperación de cartera a través de un proceso de sucesión Normalización de Saldos FT-R-XXXX Solicitud de reproceso de saldo (1) FT-R-XXXX Solicitud de corrección de declaraciones y/o recibos de pago (1) Correos electrónicos de solicitud de ajuste a SIPAC (2) Autos comisorios proyectados (3) Oficios de citación (4) Planillas de correspondencia (4) Oficios de aviso de cobro (4) Formatos de visita (5) Actas de comparecencia (5) Oficios persuasivos penalizables (4) 1. Proceso de Recaudación 2. Proceso de Servicios Informáticos 3. Proceso de Gestión Humana 4. Proceso de Recursos Físicos 5. Contribuyente 6. Proceso de Gestión Jurídica 7. Bancos, Oficina de Registro de Instrumentos públicos y privados, RUNT, Secretaria de Catastro, Registraduría, tc. 8. ntidad competente para la inscripción de la medida cautelar. 9. Tercero que presento el incidente de desembargo 10. Perito. Dirección de Gestión de Ingresos o su delegado

3 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 3 de 11 Procesos Concursales 10.PR-CA-0270 Procedimiento Cobro Coactivo 11.Bancos, Oficina de Registro, RUNT, Secretaria de Catastro, Registraduría tc. 12.Tercero poseedor. 13.Perito. 14.Contribuyente. 15.Oficina de registro. 16.Postores interesados en participar en el remate. 17.Despacho Judicial 18.Personas Naturales, Personas Jurídicas 19. Interesado en levantar medida cautelar. 20. ntidad financiera. embargo (4) xpedientes físicos (7, 8, 9, 10, 23) Mandamiento de pago notificado (4) Documento por medio del cual se proponen excepciones al mandamiento de pago (4) Incidente de desembargo (12) Informe del Perito (13) Solicitud de aclaración u objeción del dictamen pericial. (14) Copia de página del periódico o constancia del medio donde se realizó la publicación. (4) Certificado actualizado del bien objeto del remate (15) Sobre con Postura para el remate (16) Títulos de depósito judicial (16) Solicitud para Facilidad de pago y sus documentos Correos electrónicos de solicitud de declaración (4) Documentos de la denuncia penal (6) Planillas de entrega de documentos (6) Comunicados de embargo de sumas de dinero (4) Comunicado de desembargo de cuenta (4) xpediente (4, 14) Planilla de transito de expedientes (4) Oficio de consulta de bienes del deudor (4, 7) Comunicado de embargo de bienes (4) Mandamiento de pago aprobado (4) Resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución (4) Resolución que falla el recurso de reposición (4) Resolución que ordena 11. Proceso Inteligencia Corporativa Subproceso Comunicaciones 12. Adjudicatario. 13. Oficina de Registro de Instrumentos públicos. 14. Procedimiento PR-CA Cobro Coactivo 15. Proceso de Administración de Cartera ( Cobro Persuasivo, Cobro Coactivo, Cobro Coactivo jecución de Bienes del Deudor, Facilidades de Pago) 16. Funcionario a cargo del expediente. 17. Deudor 18. Beneficiario del TDJ 19. ntidad Financiera 20. Despacho Judicial 21. Legatario / Heredero

4 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 4 de Otras autoridades competentes. 22. Reclamante o beneficiario del TDJ. 23. Proceso de Administración de Cartera soporte (4) Documentos o información requerida para complementar la solicitud de Facilidad de Pago (4) Título de Depósito Judicial TDJ (19, 20,16) Listado de títulos remitido por el banco (20) Autorización para aplicar el (os) TDJ(s)(13) Solicitud de conversión de títulos judiciales a otras direcciones seccionales o entidades competentes (21, 23) Documentos para entrega del TDJ (22) xtractos de movimientos bancarios (20) Respuesta de la aceptación o rechazo de los términos y condiciones propuestas. (4) Solicitud de modificación de la facilidad de pago (4) Respuesta a requerimiento por incumplimiento de la facilidad de pago. (4) seguir adelante la ejecución (4) Acto Administrativo que ordena embargo de bienes sujetos a registro (8) Acto administrativo que resuelve el incidente (9) Auto de designación de perito y ordena el avalúo (10) Acta de Posesión del perito. (10) Auto de Traslado de avalúo (5) Auto Liquidación del crédito y costas (5) Auto de Notificación de acreedores hipotecarios y/o prendarios (5) Solicitud de publicación de aviso de remate (11) Acta de Diligencia de Remate (12) Auto Aprobatorio de Remate (12, 13) Requerimiento para completar la documentación o

5 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 5 de 11 Recurso de reposición (4) Auto de apertura (17) Noticia, avisos de prensa, radio, televisión, correo electrónico, internet o información de terceros (18) Oficio Informando el inicio de la sucesión con copia de diligencia de inventarios y avalúos (17) Información de las vigencias 2005 y anteriores en el aplicativo NORMALIZA (5) requisitos faltantes (4) Comunicación de la viabilidad de la solicitud de facilidad de Pago (4) Requerimiento para perfeccionamiento de las garantías (4) Resolución que ordena el embargo en garantía (4) Resolución que otorga la Facilidad de pago y su notificación (4) Solicitud de perfeccionamiento de garantía en sustitución (4) Comunicación de la viabilidad de la modificación de la facilidad de pago (4) Resolución de modificación de la facilidad de pago (4) Requerimiento por incumplimiento de lo acordado en la facilidad de pago (4) Resolución que declara sin vigencia la Facilidad de pago (4)

6 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 6 de 11 Acto administrativo que resuelve el recurso de reposición (4) Comunicación del rechazo o desistimiento de la solicitud de otorgamiento o modificación de una Facilidad de pago (4) Auto que declara cumplida o cancela la facilidad de pago (4) Inventario de Bienes Recibidos en Dación de Pago (1) Informe Resoluciones de Cruce de Cuentas (1 ) Informe Resoluciones de Cancelación con Bienes Recibidos en Dación de Pago (1) Anexos Informes: (Inventario de Bienes Recibidos en Dación de Pago, Informe Resoluciones de Cruce de Cuentas, Informe Resoluciones de Cancelación con Bienes Recibidos en Dación de Pago) (1) Prueba de nvío de xpediente (15)

7 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 7 de 11 Copia del TDJ (16) Respuesta a otras direcciones seccionales a consulta de obligaciones (15) Solicitud de autorización para aplicar el TDJ (17, 18) Auto y comunicado de fraccionamiento del título (19) Auto y comunicado de Aplicación del título (19) TDJ (18, 19) Recibos oficiales de pago (19, 21) Auto y el comunicado de Conversión del título (16, 19, 20) Auto y el comunicado de ndoso del TDJ (18, 19) Comunicación al beneficiario sobre el endoso del TDJ (18,19) Conciliación TDJ (1) Comunicado solicitando información sobre existencia de deudas a

8 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 8 de 11 cargo del causante (16) Certificación del stado de las obligaciones (20) Oficio comunicando que se puede continuar con el proceso (20) Resolución de prescripción de la acción de cobro (1, 5, 15) Resolución de remisión de obligaciones (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por Saldos irreales (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente y a la Contabilidad por Saldos a favor (1, 5, 15) Auto de ajuste a la Cuenta Corriente por saldos negativos (1, 5, 15) Documentos relacionados Subproceso Código del Documento Nombre del Documento PR-CA-0269 Procedimiento Cobro Persuasivo No aplica PR-CA-0270 PR-CA-0271 Procedimiento Cobro Coactivo Procedimiento Cobro Coactivo jecución de Bienes del Deudor

9 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 9 de 11 No aplica PR-CA-0272 PR-CA-0273 PR-CA-0274 PR-CA-0275 PR-CA-0276 IN-CA-0069 IN-CA-0070 IN-CA-0071 IN-CA-0072 IN-CA-0073 IN-CA-0074 Procedimiento Facilidades de Pago Procedimiento Procesos Concursales Procedimiento Recuperación de Cartera a través de un Proceso de Sucesión Procedimiento Administración de Títulos de Depósito Judicial Procedimiento Normalización de Saldos Instructivo para declarar la remisión de obligaciones y fijación de parámetros para realizar investigación de bienes Instructivo Garantías y otras actuaciones Instructivo xtinción de Dominio Instructivo Bienes Recibidos en Pago de Obligaciones Fiscales Instructivo Solución de inconsistencias para normalizar saldos de la CCC Instructivo ventos especiales en la generación de actos administrativos para normalizar saldos NTCGP 100: Requisitos de la norma Normatividad: Recursos: Ver Catálogo Normativo Humanos Físicos Ver manual de funciones Infraestructura física, elementos de oficina.

10 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 10 de MCI 1000: Políticas de operación Procedimientos Controles Indicadores Información primaria Información Secundaria Sistemas de información Indicadores Tecnológicos Otros: SIPAC, SISCOBRA CANDADO, Cuenta Corriente Contribuyente (CCC) SI Obligación Financiera, SIAT, SISCOBRA ADUANRO, NORMALIZA. No aplica Riesgos ficacia: n construcción Ver mapa de riesgos ficiencia: n construcción fectividad: n construcción Aspectos Ambientales Consumo de Papel Consumo de Thoner Consumo de Otros Insumos De Oficina Consumo de Agua Consumo de nergía ducación Ambiental Impactos Ambientales Agotamiento de los Recursos Naturales Afectación a la Flora Aumento de Desechos Hacia Relleno Sanitario Aumento de Desechos Hacia Relleno Sanitario Agotamiento de los Recursos Naturales Agotamiento de los Recursos Naturales Generación de conciencia ambiental Versión 1 No aplica, versión Inicial. Descripción de las modificaciones

11 Proceso: Administración de Cartera Versión 1 Página 11 de 11 Versión Vigencia Desde Hasta 1 06/08/2014 Versión Inicial Descripción de Cambios