MANUAL PARA LÍDERES KIWANIS. Para secretarios, tesoreros, presidentes y vicegobernadores

Transcripción

1 MANUAL PARA LÍDERES KIWANIS Para secretarios, tesoreros, presidentes y vicegobernadores

2 Definición Kiwanis es una organización mundial de voluntarios dedicados a cambiar el mundo, un niño y una comunidad a la vez. Objetivo fundamental y valores OBJETIVO Mejorar vidas a través del liderazgo y el servicio en todo el mundo VALORES Compromiso con los Objetivos de Kiwanis International Acoger la diversidad Compromiso con los clubes como el principal punto de partida para el compañerismo y el servicio Dedicación al servicio a los niños, familias y comunidades en todo el mundo Disposición para el intercambio de ideas Sensibilidad a las necesidades de los socios Compromiso con el desarrollo de líderes jóvenes y adultos Este manual de liderazgo contiene información útil para los dignatarios de zona y de club. Se entrega una copia a cada secretario, presidente y vicegobernador. Por favor entregue copias de las páginas que correspondan a otros líderes del club, cuando se requiera. Descargue e imprima copias adicionales del manual y otros recursos para líderes en

3 Tabla de contenido 1 Secretario 11 Tesorero 23 Presidente 65 Vicegobernador 85 Materiales de referencia 101 Índice

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5 SECRETARIO Su diligencia y entusiasmo por Kiwanis inspiraron a sus compañeros kiwanis para asignarle uno de los cargos más importantes en su club. Al mantener registros exactos de la membresía de su club, al preservar las actas oficiales de las reuniones y al establecer conexiones con su comunidad, su club permanecerá activo y comprometido. Y el equipo de liderazgo de su club será más fuerte y eficiente, gracias a sus aptitudes y habilidades de comunicación. El mundo es tan veloz que hay días en los que la persona que dice que algo no se puede hacer, es interrumpida por la persona que ya lo está haciendo. Anónimo Encuentre más recursos en línea en

6 SECRETARIO El papel del secretario en el manejo de los asuntos del club permite que el club funcione bien, a la vez que trabaja en coordinación con el presidente y la junta directiva. Los estatutos de club establecen que el secretario es un dignatario del club y un miembro de la junta directiva, autorizado para participar en todas las deliberaciones de la junta y con el derecho a votar sobre cualquier tema que se ponga a votación por el dignatario que presida la reunión. Las tareas básicas están prescritas en el Formato Estándar de Estatutos de Club, Artículo VI. CARGO: Secretario APOYADO POR: Presidente, junta directiva y vicegobernador RESUMEN DE SU CARGO: Administra los asuntos del club y garantiza que el club funcione bien. El secretario trabaja en coordinación con el presidente y la junta directiva. Es responsable por el manejo de todos los archivos del club y debe estar preparado para documentar la información importante para un funcionamiento eficiente y coordinado del club. Dentro del manejo de los archivos del club se incluye la conservación de las actas y registros de asistencia a todas las reuniones de club y de la junta directiva. CUALIDADES: Un líder comprobado con la habilidad de: Documentar los eventos de las reuniones en la forma de actas Hacer seguimiento a la membresía y a toda otra información útil Informar cambios en la membresía, enviar correspondencia y todos los informes oficiales a Kiwanis International, dentro de los límites de tiempo establecidos para esto Trabajar en coordinación con el presidente y la junta directiva Administrar el tiempo Formar relaciones con los líderes de la comunidad Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Saber utilizar el software de Microsoft Office RESPONSABILIDADES: Manejar y custodiar los libros y archivos del club, incluyendo los de membresía y asistencia En todo momento tener disponibles los libros y los archivos del club para inspección del presidente, de la junta directiva o de cualquier auditor autorizado Conservar las actas de las reuniones del club, la junta directiva y los comités Entregar a la junta directiva todas las cuentas para aprobación Entregar a los dignatarios, a los comités o a los socios indicados, todas las comunicaciones recibidas de Kiwanis International y del distrito KIWANIS

7 Responder pronto la correspondencia y enviar todos los informes oficiales solicitados por Kiwanis International o por el distrito Presentar informes al club cuando así lo soliciten el presidente o la junta directiva Enviar los informes (ej., informes mensuales/trimestrales) al distrito, cuando sean solicitados Cumplir con otros deberes y responsabilidades generalmente relacionados con este cargo, o con aquellos asignados por el presidente o la junta directiva Solicitar mercancía al Almacén de la Familia Kiwanis Establecer un seguro como garantía en la forma y por la cantidad que establece la ley local Cumplir con todas las otras tareas establecidas en el Formato Estándar de Estatutos de Club ARCHIVOS QUE DEBE CONSERVAR EL SECRETARIO: Correspondencia de la junta directiva Correspondencia de los comités Información de la convención Correspondencia del distrito Boletines del distrito (si aplica) Correspondencia de Kiwanis International Correspondencia del vicegobernador Correspondencia de la membresía Correspondencia diversa, archivos, etc. Boletines oficiales de Kiwanis International Correspondencia del presidente Documentos y comunicaciones de los Programas de Servicio y Liderazgo Copias de las órdenes y catálogos del Almacén de la Familia Kiwanis Manual para líderes Kiwanis 3

8 ARCHIVOS PERMANENTES QUE DEBE CUSTODIAR EL SECRETARIO: Estos archivos contienen información que debe ser (1) entregada al siguiente secretario o (2) entregada al custodio de los archivos permanentes del club. Son ejemplos de archivos permanentes: documentos oficiales e informes relacionados con la organización del club o su constitución legal, documentos oficiales e informes relacionados con la fundación de cualquier club, informes financieros y cheques cancelados, listas de dignatarios (presidentes, secretarios, tesoreros) y presidentes de comité, fechas de ingreso y retiro de socios, como también cualquier otro artículo que tenga significado histórico. Informes anuales del club de años anteriores Actas de las reuniones de la junta directiva Boletines del club Estatutos del club Actas de las reuniones del club Fechas de ingreso y retiro de socios Información y material histórico Condecoraciones de la Legión de Honor Miembros con el estatus de Socio Vitalicio Pagos de cuotas de afiliación y sostenimiento por concepto de membresía Membresía: listado actual e información biográfica Registro de membresía para socios actuales (formatos de Kiwanis International) Informes de facturación anual Factura KIWANIS

9 Recursos Actas de las reuniones de la junta directiva Formato modelo La junta directiva del Club Kiwanis de se reunió en el. La reunión fue convocada por y los siguientes miembros de la junta directiva estuvieron presentes: Otros socios presentes: Asuntos Notas Verificación del quórum (mayoría definida como la mitad más uno de los miembros de la junta) Aprobación del acta de la reunión anterior Informe del tesorero Cuenta administrativa Cuenta de servicios Informes de comités permanentes y comités especiales Asuntos por terminar Nuevos asuntos Evaluación del club Asuntos de la zona Asuntos del distrito Asuntos internacionales Se levanta la sesión Lista mensual de tareas por realizar Manual para líderes Kiwanis 5

10 Secretario Lista mensual de tareas por realizar Junio y julio (antes de comenzar en el cargo) Asistir a la sesión de Entrenamiento a Líderes de Club. Revisar formatos de informe, orden del día y actas de las reuniones de la junta directiva y del club; y procedimientos del club para poder cumplir con sus responsabilidades. Reunirse con el secretario actual del club para comentar sobre el cargo y determinar cómo hacer la transmisión de responsabilidades. Determinar la mercancía que debe comprarse para la ceremonia de cambio de juntas directivas en octubre. Ordene los artículos necesarios del Almacén de la Familia Kiwanis. Acordar con el presidente-designado un tiempo conveniente para ambos, para reunirse semanalmente durante el año, para planear, solucionar problemas y hacer seguimiento. Trabajar con el secretario actual para aumentar su destreza y asegurar una transición sencilla. Ayudar al presidente-designado en la determinación de las tareas de los comités, la organización de reuniones, la obtención de copias de información, la recopilación de informes, la compra de mercancía, en el establecimiento de los objetivos del club, y en la realización de la evaluación del club (Cuestionario de Excelencia de club) y el Análisis de la Comunidad. Planear asistir a la convención distrital, que le brinda oportunidades adicionales para mejorar sus habilidades y conocer a otros kiwanis. Agosto (antes de comenzar en el cargo) Programar una reunión de planeación con la junta directiva y presidentes de comité entrantes, que incluya la elaboración del presupuesto, para finales de septiembre. El presupuesto del club debe adoptarse formalmente el 1ro. de octubre (Estatutos, Artículo XIX). Promover que los presidentes de comité preparen un informe escrito para la reunión de planeación, que incluya el presupuesto propuesto. Asegurarse que el presidente realice el Entrenamiento para los Nuevos Dirigentes y Otros Cargos del club antes del 30 de septiembre (ver sección del presidente de club). Sugerir al presidente del comité de reuniones del club, que desarrolle una programación de tareas, especialmente para octubre. Entregue a este comité un calendario con las fechas de las reuniones de los programas creados (cambio de junta directiva, reunión anual de club, etc.). Asistir a la convención distrital. Asistir a las reuniones de junta directiva y sesiones de planeación del presupuesto. Septiembre (antes de comenzar en el cargo) Revisar el programa de condecoraciones de Kiwanis International, del distrito, de la zona y del club. Registrar las fechas programadas para las visitas oficiales del vicegobernador a su club y las reuniones de la junta directiva del club. Convocar la reunión de junta directiva de octubre antes del 15 de octubre para adoptar el presupuesto, si éste no es aprobado antes del 1ro. de octubre KIWANIS

11 Octubre Revisar los formatos sugeridos de la agenda y el acta de las reuniones. Para todas las reuniones del club: - Elaborar la agenda en conjunto con el presidente. - Verificar la información con los presidentes de los comités y si tienen requerimientos especiales para la reunión. - Tomar el acta. - Asegurarse que los conferencistas o invitados reciban la atención adecuada. Para todas las reuniones de junta directiva: - Elaborar la agenda en conjunto con el presidente. - Enviar la agenda, el acta de la reunión previa y un recordatorio de la reunión a los miembros de la junta. - Clasificar la correspondencia, facturas recibidas, etc. para el informe del secretario durante la junta. - Tomar el acta. - Reunir los informes de los comités. Tareas a realizar mensualmente: - Enviar los informes mensuales del club. - Enviar a Kiwanis International los formatos de información de membresía para retirar socios, ingresar socios o actualizar información de socios, en conjunto con las cuotas correspondientes tan pronto como son recibidas. Asegurarse que el secretario saliente diligencie y envíe a Kiwanis International el Informe Anual del Club, por el año que acaba de terminar. Es requisito indispensable enviar este informe para que su club sea reconocido como club distinguido por parte de Kiwanis International (ver programa de reconocimientos distinguidos de Kiwanis International en Noviembre Enviar las donaciones del club para la Campaña Anual de Donaciones a la Fundación Kiwanis International. Diciembre Asegurarse que el editor del boletín recibe información oportunamente sobre programas, proyectos y eventos para mantener a los socios informados. Mejorar las líneas de comunicación cuando sea necesario. Manual para líderes Kiwanis 7

12 Enero Considerar, si el club lo desea, cualquier resolución o enmienda propuesta a los estatutos internacionales, que su club desee presentar en la convención internacional. Envíelos a Kiwanis International antes del 1ro. de abril. Analizar con el presidente las reuniones del club y de la junta directiva del primer trimestre; los programas/proyectos de los comités; el crecimiento de la membresía; participación de los socios; participación en los eventos y programas de la zona, distrito e internacional. También revise el presupuesto y los objetivos del club. Revise las áreas de éxito y también las áreas en donde se puedan realizar mejoras. Comparta con los socios del club los materiales suministrados por Kiwanis International, y promueva que se inscriban en la convención internacional. Febrero Recordatorio: Programar la Reunión Anual del Club entre el 1 de abril y la segunda semana de mayo (estatutos de club, artículos XI y XII). El presidente nombrará el comité de nominaciones cinco semanas antes de la Reunión Anual del Club. Marzo Revisar el programa de condecoraciones de Kiwanis International y el programa de condecoraciones del distrito, zona y club. Es su club un candidato para recibirlas? Busque oportunidades adicionales. Recordatorio: El presidente debe nombrar un comité de nominaciones por lo menos cinco semanas antes de la Reunión Anual del Club. (Revisar Artículos XI y XII de los estatutos del club). Enviar a Kiwanis International antes de abril 1, las propuestas de resoluciones o enmiendas a los estatutos internacionales. Informar a Kiwanis International (si aun no lo ha hecho), los dos delegados y los dos suplentes de su club, antes del 30 de abril. Informar a la oficina distrital (si aplica) los tres delegados de su club que asistirán a la convención de distrito, dentro de la fecha establecida para esto. Si se desea, envíe a la oficina distrital (si aplica) los asuntos que se van a proponer en la convención distrital (si aplica). Verificar la fecha límite para esto. Abril Terminar de hacer los planes para delegados, suplentes, y otros miembros del club que asistirán a la convención internacional. Realizar la Reunión Anual del Club para llevar a cabo la elección de dignatarios (presidente, secretario y tesorero) y directores, entre el 1 de abril y la segunda semana de mayo. Presentar informe de la secretaria en la Reunión Anual del Club KIWANIS

13 Mayo Enviar a Kiwanis International y al distrito (si aplica) el Informe Anual de las Elecciones del Club antes del 1 de junio. Terminar los planes para los delegados, suplentes y demás miembros que asistirán a la convención internacional. Asegúrese que el formato de delegado ha sido enviado a Kiwanis International. Junio Enviar prontamente al distrito y a Kiwanis International, si aun no lo ha hecho, los resultados del Informe Anual de las Elecciones del Club (límite es 1 de junio). Finalizar los planes para los delegados y demás miembros del club que asistirán a la convención distrital. Asegúrese que se envió la información sobre los delegados de su club a la oficina distrital. Julio Comprar con tiempo los artículos para la ceremonia de cambio de junta directiva en el Almacén de la Familia Kiwanis, para condecorar a los líderes salientes de club. Tenga en cuenta que los artículos que necesitan personalizarse deben solicitarse con tres o seis semanas de anticipación adicionales al tiempo de envío. Los tiempos de envío serán mayores si se hace el pedido en agosto o septiembre. (La posesión generalmente se realiza al final de septiembre o a comienzos de octubre). Ordenar la condecoración Kiwanis International Foundation Fellow (Compañero de la Fundación Kiwanis International) para el presidente saliente antes del 15 de agosto (reconocimiento opcional del club). Diligenciar la solicitud para condecorar a los líderes de club o distrito con el Estatus de Socio Vitalicio. Reunirse con el nuevo secretario para estudiar las tareas y las áreas recomendadas por mejorar. Trabajar estrechamente con él/ella durante los próximos meses y asegurarse que él/ella asista al Entrenamiento a Líderes de Club impartido por el vicegobernador y el instructor certificado. Agosto Apoyar al presidente entrante con los planes para realizar la Conferencia del Presidente del Club, que es el entrenamiento para nuevos dignatarios, presidentes de comité y nombramientos especiales que se realiza antes de octubre. Septiembre Revisar los planes de la ceremonia de cambio de juntas directivas con el presidente. Ordenar los premios o reconocimientos a Kiwanis International que sean merecidos por los socios. Octubre (después del cargo) Entregar los materiales al nuevo secretario del club. El secretario es el custodio de archivos, informes y actas actuales, pero al final de cada año éstos deben guardarse en archivos permanentes y debe conservarlos un socio nombrado para ser el custodio de los archivos permanentes. Felicitaciones por su excelente trabajo! Manual para líderes Kiwanis 9

14 NOTAS KIWANIS

15 TESORERO Ser elegido tesorero de su club Kiwanis es una prueba de que sus compañeros lo perciben como una persona íntegra con habilidad para las finanzas. En sus manos está la importante responsabilidad de recaudar y desembolsar los fondos de su club y conservar registros exactos. Usted es el responsable de la solvencia y estabilidad financiera de su club. Siéntase orgulloso del papel que desempeña dentro de la directiva. Se ha ganado la confianza de su club. Cada vez que gastas dinero, estás emitiendo un voto a favor del tipo de mundo que quieres. The Flow Market. Encuentre más recursos en línea en Manual para líderes Kiwanis 11

16 TESORERO El tesorero debe colaborar completamente con el secretario del club para coordinar las responsabilidades financieras. Poseer conocimientos sobre contabilidad será útil para el tesorero del club. Sus responsabilidades básicas están prescritas en el Formato Estándar para Estatutos de Club, Artículo VI. Las tareas asignadas al tesorero pueden variar ligeramente de club a club. El secretario es el responsable de recolectar todos los fondos del club, así como de llevar los registros de membresía y cuotas, a menos que estas responsabilidades sean delegadas al tesorero. CARGO: Tesorero APOYADO POR: Presidente, secretario y junta directiva RESUMEN DE SU CARGO: coordina la recolección y desembolso de dinero. Es imprescindible mantener registros exactos en este cargo. HABILIDADES: Un líder comprobado con la habilidad de: Coordinar toda la contabilidad del club y mantener las cuentas del club exactas Administrar el tiempo Trabajar en coordinación con el secretario y el presidente del club Formar relaciones con los líderes de la comunidad Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Utilizar el software de Microsoft Office Tener experiencia en contabilidad es útil, pero no es un requisito RESPONSABILIDADES: Recibir todos los fondos pagados al club y depositarlos sin demora en las cuentas oficiales Desembolsar los fondos autorizados por la junta directiva Conservar las cuentas y los registros del club En todo momento tener disponibles los libros de cuentas y registros del club para inspección del presidente, la junta o cualquier auditor autorizado Elaborar un informe financiero mensual para la junta directiva, así como para la reunión anual del club y en cualquier otro momento en que lo soliciten el presidente o la junta Cumplir con las otras tareas y responsabilidades generalmente asignadas a este cargo o con aquellas asignadas por el presidente o la junta Elaborar y enviar las facturas a los socios Conciliar los estados de cuenta mensualmente Establecer un seguro como garantía en la forma y por la cantidad que establece la ley local Preparar un resumen financiero de ingresos y gastos anuales para distribuirlo a los socios, para informar la utilización de los fondos del club y el estado financiero al final del año administrativo Guiar a la junta en la elaboración de un presupuesto anual antes de iniciar el año fiscal KIWANIS

17 - Las cuentas del club Aunque un club puede tener varias cuentas separadas, todo club debe tener un mínimo de dos: La administrativa y la de servicios. La cuenta administrativa es para todos los gastos administrativos del club. La mayoría de estos fondos provienen de las cuotas anuales de los socios, de las comidas en las reuniones (si aplica) y de las cuotas de afiliación de nuevos socios. En general, el dinero que proviene de cualquier actividad en la cual sólo participan los socios se deposita en la cuenta administrativa. La cuenta de servicio es para los proyectos de servicio del club. Básicamente, los ingresos de esta cuenta provienen de los proyectos de recolección de fondos en los que el público participa o de contribuciones ya destinadas para un fin específico. El Artículo XVIII, Sección 3, de los estatutos de club estipula que: El dinero recibido de proyectos de recolección de fondos en los que el público participa, o de los socios u otros, para las actividades de servicio patrocinadas por este club, deberán ser separados de los fondos administrativos de este club y sólo serán utilizados para las actividades caritativas, educacionales y filantrópicas del club. Adem{s, algunos proyectos para recaudar fondos en los que sólo participen los socios, pero que han sido designados por la junta directiva como proyecto de servicio para recaudar fondos, también pueden incluirse en la cuenta de servicio. Un ejemplo de esta clase de proyectos para recaudar fondos serían las rifas realizadas durante una reunión de club. La cuenta de servicio cubre los gastos de todas las actividades de servicio del club, así como las actividades educativas, religiosas y caritativas. Esta cuenta también puede cubrir los gastos relacionados con el patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo Kiwanis. Cuentas administrativas reciben ingresos de: Cuotas Cuotas de membresía Alimentación (si aplica) Contribuciones Cuentas administrativas cubren los gastos de: Cuotas internacionales y de distrito Convenciones Alimentación (si aplica) Boletines de club (si aplica) Gastos de planeación del club Manual para líderes Kiwanis 13

18 Cuentas de servicios reciben ingresos de: Proyectos para recaudar fondos en los cuales participe el público (después de gastos) Proyectos para recaudar fondos en los cuales sólo participen los socios, pero que han sido designados por la junta directiva como proyectos de servicio para recaudar fondos Cuentas de servicios cubren los gastos de: Actividades de servicio del club Actividades caritativas y educativas del club Gastos relacionados con patrocinio de un Programa de Servicio y Liderazgo Kiwanis Recuerde: Los ingresos obtenidos de los proyectos de recolección de fondos en los que participa el público DEBEN ir la cuenta de servicio. Las cuentas administrativas y de servicio deben mantenerse separadas y los respectivos informes también deben enviarse por separado. Sistema de contabilidad Los sistemas de contabilidad variarán dependiendo de los servicios y del equipo del que disponga el tesorero. El sistema de contabilidad del club debe cumplir con los siguientes requisitos: Identificar todas las fuentes de ingresos Identificar todos los desembolsos Ser preciso para que así los informes elaborados por el presidente, secretario y tesorero concuerden en la cantidad de cuotas recibidas. Permitir la facturación correcta a los socios Generar el estado de cuenta de cada socio en cualquier momento Permitir al secretario la elaboración de un estado de socios morosos para el presidente o la junta directiva (esta información es estrictamente confidencial) KIWANIS

19 Tesorero Auditoría anual Los estatutos de todos los clubes exigen una auditoría anual de las cuentas del club. La junta directiva nombra los auditores. Ésta no tiene que ser una auditoría certificada; un comité de socios del club puede realizar la auditoría anual. Recuerde: La auditoría es exigida por los estatutos de todos los clubes. Los auditores los nombra la junta directiva. El grupo de auditores no puede incluir el secretario o tesorero en funciones. El grupo de auditores puede incluir el tesorero entrante. Archivos permanentes Se deben tomar las provisiones para que los libros de contabilidad sean conservados durante el tiempo que sea exigido por la ley y autorizado por la junta directiva del club. Los archivos permanentes de todos los clubes deben incluir: información sobre de los socios actuales y pasados; listas de dignatarios, miembros de junta y comités de cada año; informes oficiales mensuales; el informe anual del club de cada año; documentos oficiales e informes relacionados con la constitución legal del club, y, cuando aplique, los de la constitución de la fundación de caridad del club; registros financieros e informes de cada año (los cheques cancelados deben conservarse por lo menos siete años); y documentos que sean de interés histórico como correspondencia, fotografías, artículos de periódico, publicaciones del club y la carta constitutiva del club. Recuerde: Necesitará estas herramientas como tesorero: Talonario de cheques del club Archivo de facturas pagadas Archivo de recibos de efectivo (registros de depósitos) Estados bancarios y conciliaciones bancarias Informes del Tesorero Archivos de presupuesto Manual para líderes Kiwanis 15

20 Recursos Informe Financiero Mensual CUENTA ADMINISTRATIVA Este modelo de informe financiero para la cuenta administrativa del club es sólo una guía. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas de acuerdo con lo que necesite el club. Club Kiwanis de Informe financiero para el mes de VALOR PRESUPUESTADO MES ACTUAL A LA FECHA Ingreso Administrativo Cuotas de membresía Alimentación Cuotas de inscripción (nuevos socios) Intereses sobre los ingresos Otros Totales: Gastos administrativos Alimentación/invitados Alimentación/socios Salario secretaria/gastos Seguro e impuestos de nómina Gastos de oficina Membresía Cuota internacional Cuota de distrito Cuota inscripción - nuevos socios Boletín del club Subscripciones al boletín distrital Delegados para: Convención internacional Convención de distrito Obsequios entregados por el presidente Actividades sociales Ceremonia de posesión Totales: Bancos y efectivo Resumen del balance: Inicio del mes Ingreso del mes en curso Menos gastos del mes en curso Final de mes Total dinero en cuenta de ahorros Total dinero en cuenta corriente Otras inversiones Total efectivo e inversiones (debe ser igual al total fondos) CUENTA ADMINISTRATIVA CUENTA DE SERVICIO TOTAL FONDOS KIWANIS

21 Recursos Informe Financiero Mensual CUENTA DE SERVICIO Este modelo de informe financiero para la cuenta de servicio del club es sólo una guía. Los tesoreros pueden adaptar y ampliar las cuentas de acuerdo con lo que necesite el club. Club Kiwanis de _ Informe financiero para el mes de VALOR PRESUPUESTADO MES ACTUAL A LA FECHA Ingresos proyectos de servicio Actividades de recolección de fondos Intereses sobre los ingresos Totales: Gastos en servicio Niños Pequeños: Prioridad Uno Club Zona Distrito Hospitales pediátricos Servicios para jóvenes Niños Destacados Incremento de Notas (Bring Up Grades) Lectura en Todo el Mundo Programas de Servicio y Liderazgo Builders Club K- Kids Aktion Club Circle K Key Club Key Leader Valore Humanos y Espirituales Entendimiento internacional Servicios comunitarios Costos de recolección de fondos Fundación Kiwanis Internacional Total gastos cuenta de servicio: Actividad neta cuenta de servicio: Bancos y efectivo Resumen del balance: CUENTA DE SERVICIO CUENTA ADMINISTRATIVO AHORROS E INVERSIONES TODOS LAS CUENTAS Inicio del mes Ingreso del mes en curso Transferencias de ahorros Final del mes Total cuenta de ahorros Total cuenta corriente Cuentas por cobrar: Total cuentas por cobrar: Manual para líderes Kiwanis 17

22 Recursos Informe del tesorero Este modelo se sugiere para elaborar un informe sencillo de tesorería. Club Kiwanis de Informe de tesorería para el mes de CUENTA ADMINISTRATIVA MES ACTUAL A LA FECHA PRESUPUESTO ANUAL Saldo inicial Ingresos: Cuotas membresía y nuevos socios Intereses sobre los ingresos Rifas y recibos varios 0 0 Total recibos administrativos: Desembolsos: Alimentación invitados 0 55 Gastos de correo y de secretaría Gastos de reclutamiento de socios Cuotas internacionales Cuotas de distrito Gastos de convención distrital Otros 0 20 Total desembolsos administrativos: Saldo final cuenta administrativa CUENTA DE SERVICIO Saldo inicial Ingresos: Ganancias venta de rosas Ganancias venta antigüedades en otoño Ganancias 3er. Evento 0 0 Comisiones de la máquina Gumball Otros: donaciones Total recibos de cuentas de servicio Desembolsos: Fundación ABC Fundación Kiwanis International Escuela primaria comunitaria Programa Niños Destacados Asociación Latinoamericana de Pediatría Depto. de Bomberos Federación Ecojóvenes Lectura en Todo el Mundo Beca Key Leader Centro infantil Picaritos Asociación Por la Vida Varios (Circle K) Total desembolsos de servicio: Saldo final cuentas de servicio Saldo final de ambas cuentas/ total de efectivo Cordialmente, Tesorero KIWANIS

23 Programación de actividades de recolección de fondos Formato modelo Se pueden crear programaciones adicionales de acuerdo con los requerimientos de informes de cada club. INFORMACIÓN SOBRE LA ACTIVIDAD PARA RECAUDAR FONDOS INGRESOS GASTOS GANANCIAS QUE VAN A LA CUENTA DE SERVICIO Venta de rosas Caseta de comidas en la venta de antigüedades de otoño Formato de solicitud de cheques Formato modelo CLUB KIWANIS DE CLUB KIWANIS DE SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO E GASTOS DE SOCIO SOLICITUD DE CHEQUE O REEMBOLSO E GASTOS DE SOCIO Instrucciones: utilice este formato para iniciar y documentar un desembolso de fondos del club cuando no se dispone de una factura u otro documento de desembolso que describa una transacción. Entréguelo al tesorero para que realice el desembolso. Pagar a Cantidad. Moneda: Para Cargar a: Cuenta administrativa Cuenta de servicio Fecha Año Efectuado por Firma del socio (diferente del tesorero) Para uso del tesorero: Fecha de pago _ Año Cheque No. Instrucciones: utilice este formato para iniciar y documentar un desembolso de fondos del club cuando no se dispone de una factura u otro documento de desembolso que describa una transacción. Entréguelo al tesorero para que realice el desembolso. Pagar a Cantidad. Moneda: Para Cargar a: Cuenta administrativa Cuenta de servicio Fecha Año Efectuado por Para uso del tesorero: Firma del socio (diferente del tesorero) Fecha de pago _ Año Cheque No. Lista mensual de tareas por realizar Manual para líderes Kiwanis 19

24 Tesorero Lista mensual de tareas por realizar Julio, agosto y septiembre (antes de comenzar en el cargo) Reunirse con el presidente electo del club y con el tesorero actual para repasar las responsabilidades del cargo y los procedimientos actuales. Revisar los materiales del Entrenamiento a Líderes de Club, así como el Manual para Líderes y los formatos de informes durante esa reunión. Asistir a la reunión de planeación del presupuesto del año siguiente, programada por el presidente electo. Tareas mensuales Preparar el informe mensual para la junta directiva. Preparar el informe del presupuesto para las reuniones del club. Recibir todos los pagos al club y depositarlos prontamente. Preparar y desembolsar pagos a los socios. Conciliar las cuentas de efectivo. Pagar todas las facturas oportunamente. Tareas anuales Pagar las cuotas de membresía del club a Kiwanis International y al distrito. Pagar las cuotas de membresía de los miembros de los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados por su club. Garantizar que el club tenga una auditoría anual de su cuenta administrativa y de servicio. Julio, agosto y septiembre (durante el cargo) Reunirse con el presidente electo del club y con el tesorero entrante para repasar las responsabilidades del cargo y los procedimientos actuales. Revisar los materiales del Entrenamiento a Líderes de Club, así como el Manual para Líderes y los formatos de informes durante esa reunión. Entregar todos los materiales al secretario entrante del club antes de octubre 1. Felicitaciones por su excelente trabajo! KIWANIS

25 PRESIDENTE Su club Kiwanis lo eligió presidente porque posee la cualidad de liderar. Como presidente se asegurará de que su club funcione de una forma eficaz. Usted dirigirá a su club en proyectos que beneficien a su comunidad. Desarrollará iniciativas para incrementar el crecimiento del club. Sobre todo, usted tiene la misión de formar líderes serviciales quienes cumplirán con la misión Kiwanis en el club y más allá. Prepárese bien y será un líder que inspire, aconseje y lidere a su club en la dirección del crecimiento y del servicio. Un pesimista ve la dificultad en cada oportunidad; Un optimista ve la oportunidad en cada dificultad. Sir Winston Churchill, Ex primer ministro británico Encuentre más recursos en línea en Manual para líderes Kiwanis 21

26 PRESIDENTE Durante los próximos 16 meses usted planeará, organizará y realizará diversas tareas relacionadas con su posición como el líder del club. Puede estar seguro de que todos en su club desean que tenga éxito. La mayoría de los socios le ayudarán a lograrlo, si las tareas y expectativas están claramente definidas y son razonables, y si los socios comparten los intereses y talentos apropiados. Recuerde que la planeación y preparación son esenciales y que el entusiasmo es contagioso. Sus deberes básicos se establecen en el Formato Estándar para Estatutos de Club Kiwanis, Artículo VI. CARGO: Presidente APOYADO POR: Junta directiva del club y el vicegobernador RESUMEN DE SU CARGO: Se desempeña como el líder del club, a través del establecimiento e implementación de objetivos para mejorar la experiencia de los socios en el club, y por medio del ingreso de nuevos socios, incrementa el impacto en el servicio que su club presta a la comunidad. APTITUDES: Un líder comprobado con la habilidad de: Motivar e inspirar socios voluntarios Transmitir autoridad y capacidad para influir en otros Manejo del tiempo Construir relaciones con los líderes de la comunidad Moderar las reuniones de club Liderar con el ejemplo Facilitar el cambio Utilizar el software de Microsoft Office RESPONSABILIDADES: Crear una visión (o implementar la visión que está establecida) para el club y motivar e inspirar a los socios para cumplir con esa visión Establecer objetivos para el club, previa deliberación con la junta directiva, incluyendo objetivos de crecimiento y servicio a la comunidad Facilitar reuniones de club divertidas, educativas y eficaces. Asegúrese de la calidad del conferencista/charla durante su reunión (si aplica) Asegurar una excelente experiencia en el club brindando orientación a los nuevos socios, encuestando a los socios con frecuencia (Cuestionario de Excelencia de Club) y conservando estándares de gran calidad Asegurar que el club sea eficaz guiándolo para participar en un Análisis de la Comunidad y apoyando los proyectos de servicio de la familia Kiwanis y los eventos de recolección de fondos que sean significativos para los socios y la comunidad. Cumplir con las responsabilidades de patrocinio para los Programas de Servicio y Liderazgo Organizar un equipo eficaz de liderazgo nombrando y entrenando presidentes de comité eficaces que se enfocan en los objetivos del club KIWANIS

27 Liderar reuniones eficaces y eficientes de junta directiva. Implementar un plan de sucesión para los futuros líderes para garantizar una buena transición Comunicarse con frecuencia con los socios del club, para mantenerlos informados sobre de los asuntos y actividades Cumplir con todas las otras responsabilidades indicadas en el Formato Estándar para Estatuto de Club Conoce usted la diferencia entre ser presidente electo y presidente designado? Se es presidente electo durante el año previo al cual servirá como presidente del club. Se convierte en presidente designado aproximadamente seis meses después (abril/mayo), cuando es ratificado como el próximo presidente del club durante la reunión anual del club. En dicha reunión, usted es designado como el presidente que tomará posesión del cargo en el mes de octubre siguiente. Manual para líderes Kiwanis 23

28 Descripción general de los comités del club y los nombramientos especiales Todo club tiene estatutos oficiales los cuales están basados en el Formato Estándar para Estatuto de Club Kiwanis y que han sido aprobados por Kiwanis International. El Formato Estándar sugiere varios comités permanentes que todos los clubes deben crear. (Si no puede ubicar los estatutos de su club, puede solicitar una copia al Departamento de Servicios a los Socios en la Oficina Internacional, KIWANIS (número gratuito, sólo para USA y Canadá), ext. 411, ó , ext. 411 o helpline@kiwanis.org). El presidente designado del club puede crear comités especiales para el año o parte del año, para cubrir necesidades especiales o intereses del club, diferentes de los comités exigidos por los estatutos de su club. Su club puede tener ciertos comités especiales que son tradicionales, pero no están incluidos en los estatutos de club. Como presidente designado no se le exige continuar con ningún comité del club, excepto aquellos enumerados en sus estatutos aprobados. Revise cuidadosamente todos los comités especiales existentes para establecer cuáles deberían continuar. En algunos casos un asunto en particular puede requerir análisis o acciones realizadas por una persona (nombramiento especial) más que por un comité. Por ejemplo, usted puede desear que un ex presidente idóneo se desempeñe como un asesor especial para el presidente, o puede desear que una persona revise los estatutos de su club para una posible actualización. Deberes generales de los comités permanentes El Comité para la Administración del Club es el responsable de organizar las reuniones de club en la forma más eficaz posible. Las áreas sobre las que deben centrarse deben incluir el programa de la reunión, el manejo de riesgo, el compañerismo y las relaciones entre los clubes, así como otras áreas que el comité considere pertinentes. El Comité de Servicios a la comunidad debe implementar proyectos sobre las artes, asuntos de negocios, ciudadanía, mejoras cívicas, embellecimiento de la comunidad, conservación, salud, entendimiento internacional, alfabetismo, educación, asuntos públicos, seguridad o apoyo para jóvenes, adultos mayores y personas discapacitadas. El Comité Financiero y de Recolección de Fondos es el responsable de preparar un presupuesto sobre los ingresos y los gastos estimados, el cual se entrega a la junta directiva, así como cualquier recomendación que pueda brindar sobre los asuntos financieros del club. También es el responsable de la obtención de los fondos necesarios para cubrir las necesidades presupuestales. El Comité de Valores Humanos y Espirituales debe implementar proyectos que apoyen el desarrollo espiritual, proporcionen acompañamiento y consuelo, u ofrezcan orientación. Los proyectos pueden fomentar actividades de diferentes credos y religiones, tales como oraciones, pero no deben apoyar religiones específicas. Los proyectos más usuales incluyen desayunos de oración, condecoraciones para el laico del año, transporte para servicios religiosos, visitas a hogares para adultos mayores y apoyo para una persona que está de duelo KIWANIS

29 Presidente El Comité de Crecimiento y Educación debe esforzarse por aumentar la membresía del club. El comité debe estudiar todas las solicitudes de membresía y enviar sus recomendaciones a la junta directiva. Este también debe realizar una orientación y trabajar en la incorporación eficaz de los nuevos socios en el club y promover la asistencia frecuente de todos los socios a las actividades de club. El Comité de Relaciones Públicas es el responsable de asegurar que el público reciba, a través de los medios de comunicación u otros medios, los objetivos, programas y logros del club. El Comité para los Programas de Servicio y Liderazgo debe diseñar formas y medios para crear y apoyar los programas de Niños Kiwanis en las escuelas primarias, Builders Clubs en escuelas junior high o middle school (cursos 7 y 8), Key Clubs en escuelas de secundaria, clubes de Circle K International en las universidades e institutos, y Aktion Clubs para adultos discapacitados. Debe fomentar y promover las actividades de todos los clubes de los Programas de Servicio y Liderazgo apadrinados por el club. El comité debe incluir los asesores del club Kiwanis para los clubes los Programas de Servicio y Liderazgo patrocinados. El Comité de Niños Pequeños: Prioridad Uno debe implementar proyectos para niños, desde la edad prenatal hasta los 5 años de edad. Los proyectos pueden cubrir temas como la salud del niño y la madre, cuidado de los niños, desarrollo durante la niñez, nutrición, educación y apoyo para la crianza de los niños, defensa de los niños, trauma pediátrico o seguridad infantil. Los proyectos más usuales incluyen el fomento del alfabetismo, apoyo para programas de jardines infantiles y preescolares, distribución de listas de verificación de seguridad en el hogar, dirección de programas de seguridad para ciclistas o apoyo para programas de vacunación. Selección y motivación de presidentes de comité y nombramientos especiales Debido a que el éxito del club depende tanto de la organización y funcionamiento de los comités, es muy importante el proceso que utilice para seleccionar a los presidentes de comité y la clase de relación continua que usted establece con los seleccionados. La motivación para actuar aumenta cuando las personas tienen una definición clara de las expectativas, una agenda para seguir y suficientes recordatorios, seguimientos y elogios. Las tareas generales de un presidente de comité que se indican en la página 29, abarcan los puntos básicos que debe revisar con cada candidato a presidente de comité. Asesor especial para el presidente Antes de iniciar el año administrativo, el nuevo presidente del club debe revisar la lista de socios de éste para obtener el nombre del socio que puede desempeñarse como asesor especial. El asesor especial puede ser cualquier kiwanis con un extenso tiempo de servicio, quien comprende el objetivo y la función de Kiwanis. Manual para líderes Kiwanis 25

30 No se espera que el nuevo presidente o asesor conozcan todo acerca de Kiwanis. Sin embargo, el asesor podrá apoyar al presidente en la toma de decisiones y en la presentación del panorama general del funcionamiento del club y cómo se relaciona éste con la zona, distrito y la organización internacional. Este no es un cargo elegido, pero todos los socios del club deben conocer este nombramiento para asegurar la confianza entre los socios del club, presidentes de comité y asesor. El presidente debe ser cuidadoso en la elección del asesor, debido a que este nombramiento puede ser la clave para que el club tenga un año exitoso. Estructura del comité y nombramientos especiales Estudie estos pasos con el presidente actual y el secretario: 1. Enumere todos los comités permanentes actuales (consulte los estatutos): 2. Enumere todos los comités especiales actuales: 3. Enumere todos los nombramientos especiales actuales: 4. Elimine los comités y nombramientos de los puntos 2 y 3 anteriores que terminarán su trabajo al final del presente año y que no se nombrarán nuevamente para el próximo. 5. Enumere los comités especiales adicionales que se necesitan durante su año como presidente: 6. Enumere los nombramientos especiales adicionales que se necesitan durante su año como presidente: 7. Analice los deberes generales del presidente de comité (ver página siguiente). 8. Entregue una copia de los deberes generales cuando comience a trabajar con los candidatos y haga los nombramientos. 9. Durante el año recuerde dar retroalimentación y manifestar su apoyo a la gestión en forma permanente KIWANIS

31 Deberes generales del presidente de comité El presidente de comité es la clave para un funcionamiento eficaz. Sin liderazgo, el comité no tiene motivación o autoridad para funcionar. Todo presidente de comité debe: 1. Convocar una reunión de comité en el mes de agosto antes del inicio del año administrativo. La agenda debe incluir: a. Orientación de los miembros del comité sobre el área de responsabilidad, procedimientos del comité y la programación para el nuevo año b. Análisis del material básico recibido por parte del presidente designado c. Tomar en cuenta los objetivos especiales, solicitudes u otras comunicaciones del presidente designado d. Análisis de las actividades y los logros del comité durante el año anterior e. Solicitud de sugerencias a todas las personas presentes sobre las posibles actividades del comité durante el nuevo año f. (Comités de Servicio) Analizar los métodos a través de los cuales el comité podrá conocer las necesidades de la comunidad y las oportunidades relacionadas con su área de responsabilidad, preferiblemente efectuando un análisis de la comunidad g. Determinación de la cantidad de dinero que el comité necesita para el próximo presupuesto del club h. Planeación de actividades específicas que comenzarán en octubre 2. Convocar reuniones mensuales de comité para garantizar la implementación de las actividades acordadas. Los temas de la agenda mensual deben incluir: a. Análisis de las comunicaciones recibidas del presidente y de cualquier miembro del comité b. Análisis y evaluación de los logros alcanzados desde la reunión anterior c. Determinación de las actividades para el próximo mes d. Asignación de responsabilidades a los miembros del comité: quién, cuándo, dónde (el presidente del comité no necesita dirigir cada una de las actividades; cualquier miembro puede desempeñar el papel de director de un proyecto) e. Evaluación y depuración de los planes para los meses restantes del año administrativo (antes del 1 de octubre los comités deben elaborar un plan de acción provisional para 12 meses y luego deben hacer los ajustes necesarios en las reuniones siguientes) 3. Enviar al final de cada mes un informe escrito al secretario y al presidente 4. Asistir a cada reunión de la junta directiva y estar preparado para informar acerca de los planes y logros del comité Por favor saque una copia de esta página para cada presidente de comité y cada nombramiento especial. Analice el resumen del cargo y luego negocie las tareas específicas y los plazos con cada persona nombrada. Manual para líderes Kiwanis 27

32 PLAZOS Antes del 15 de julio deben hacerse todos los nombramientos de presidentes de comité y nombramientos especiales. Para el 1 de agosto la selección de los miembros de comité debe estar terminada. Durante el mes de agosto cada presidente de comité debe reunirse con los miembros del comité para analizar los materiales, los objetivos y las programaciones del comité. Los comités de servicio deben coordinar los detalles para dirigir/realizar un análisis de la comunidad; éste debe finalizarse para el 1 de octubre. Antes del final del mes de septiembre, todos los comités y nombramientos especiales deben elaborar una programación para el proyecto y deben enviar una propuesta presupuestal para que la junta directiva la evalúe. Presidente electo/vicepresidente del club Sus deberes básicos están prescritos en el Formato Estándar para Estatutos de Club, Artículo VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES: Presidir las reuniones del club cuando el presidente esté ausente Asistir a las reuniones de junta directiva Presidir las reuniones de junta directiva cuando el presidente esté ausente Realizar otras tareas que corresponden a dicho cargo o las asignadas por el presidente o por la junta directiva El tiempo de trabajo conjunto con el presidente, le permitirá comprender los deberes para el próximo año. Asistir a sesiones de entrenamiento de la zona, consejos zonales y las convenciones distritales e internacionales, le ayudarán al presidente electo a prepararse para asumir su cargo como presidente KIWANIS

33 Junta directiva La junta directiva se reúne por lo menos una vez al mes por la convocatoria del presidente o de la mayoría de la junta directiva. El Formato Estándar de Estatutos de Club tiene la referencia de sus responsabilidades: MEMBRESÍA ARTÍCULOS III, IV, V SOBRE: Criterios de membresía y para las clasificaciones sénior y honoraria Procedimientos para admitir socios Disciplina de los socios ESTRUCTURA ARTÍCULOS VI, VII, X-XIV, XXI, XXIV SOBRE: Requisitos para ser dignatario, periodos y proceso de elecciones Ocupar una vacante de cargo y suspensión de un dignatario Reuniones de club y de junta directiva Quórum requerido para tomar decisiones de junta Comités Autoridad parlamentaria y normativa Enmiendas a los estatutos de club RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA ARTÍCULOS III-VI, X, XV SOBRE Determinar las políticas y actividades del club Determinar las responsabilidades del vicepresidente, presidente-electo y past presidente inmediato (y otras responsabilidades de los dignatarios, si aplica) Admisión y disciplina de los socios Aprobación del presupuesto y el pago de facturas Asesoría a/de los comités nombrados Proporcionar representación para reuniones internacionales y distritales Establecer metas a corto y largo plazo para el club Comunicar frecuentemente a los socios del club sobre las actividades de la junta Administración general del club en todos los asuntos no delegados específicamente a los socios * FINANZAS ARTÍCULOS XV, XVI, XVIII, XIX SOBRE: Pagar las cuotas de membresía y otras obligaciones a Kiwanis International y el distrito Suministrar los fondos para los gastos de los delegados a las convenciones Determinar fuentes de ingreso para aprobación de los socios del club Adoptar el presupuesto el 1 de octubre (a más tardar el 15 de octubre) Asegurar que se realice una auditaría de los libros y cuentas del club Establecer el banco oficial del club Designar un sustituto para firmar los cheques * Todo miembro de la junta (no sólo el presidente y el secretario) debe evaluar continuamente el desempeño del club: funcionamiento de la junta, funcionamiento de los comités, desempeño de cada dignatario, reuniones de club, crecimiento, educación Kiwanis, manejo financiero, relaciones públicas, logros de los comités de servicio, asistencia, relaciones con las organizaciones de los Programas de Servicio y Liderazgo, informes y todo lo demás que sugiera la frase la administración general del club (Artículo VII, Sección 4). Luego, cuando la junta se reúna, los informes del secretario, tesorero y presidentes de comité no serán puntos de rutina en la agenda. Por el contrario, serán oportunidades para que cada miembro de la junta exprese elogios, preocupaciones o recomendaciones. Así, la reunión de la junta se convierte en una sesión de evaluación y la junta hará su papel de administradora general del club, ejecutando las acciones apropiadas, si esto es necesario. Manual para líderes Kiwanis 29