Formación en Finanzas de la PTA

Transcripción

1 Formación en Finanzas de la PTA 2016 PTA del Estado de California El Equipo de Finanzas Miembros de la Asociación El Secretario de Finanzas La Secretaria El Tesorero Miembros De la Mesa Directiva El Presidente El Auditor 2016 California State PTA Convention 2 Responsabilidad Financiera La Mesa Directiva (Articulo V elección de los oficiales) Responsabilidad Fiduciaria Tesorero y Secretario de Finanzas (Articulo VI deberes de los oficiales) administrar, archivar Y presentar informes Auditor (Articulo VI deberes de los oficiales) Mensualmente, - semestral, 2016 California State PTA Convention Y continuamente- 3 Formación en Finanzas 1

2 Responsabilidades de la Asociación La asociación es la máxima autoridad (Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3) Aprobar programas Aprobar el presupuesto Autorizar gastos Ratificar cada cheque Aprobar cambios al presupuesto Entregar los fondos del presupuesto a la mesa directiva Aprobar las actas 2016 California State PTA Convention 4 Responsabilidades de la Mesa Directiva La mesa directiva es dependiente de la asociación (Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3) Obligaciones fiduciarias: cuidado, lealtad, obediencia Obligaciones de transparencia: simples, completas y precisas 2016 California State PTA Convention 5 Responsibilidades de la Mesa Directiva La mesa directiva es dependiente de la asociación (Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3) Conduce los asuntos tal y como los autoriza la asociación Autoriza el pago de las facturas dentro del limite del presupuesto Autoriza el pago de las facturas que no están en el presupuesto dentro de los límites aprobados 2016 California State PTA Convention 6 Formación en Finanzas 2

3 Secretario de Finanzas (Normas de Funcionamiento Articulo V) Recibe el dinero de la PTA Da un comprobante del dinero que recibe la PTA Deposita el dinero en una cuenta bancaria de la PTA Da una copia del comprobante de depósito al tesorero Registra el dinero recibido y los depósitos Presenta el informe en las reuniones de la mesa directiva y de la asociación 2016 California State PTA Convention 7 Auditor (Normas de Funcionamiento Articulo V) Revisar los registros financieros: a mitad de período y de fin de año en caso de que renuncie el tesorero o secretario de finanzas. en caso de que renuncie cualquier persona autorizada de firmar cheques Presentar informes de auditoria tal y como lo indican las normas de funcionamiento Verificar que este completa y archivar la declaracion de impuestos Se recomienda: hacer una auditoria de 5-minutos a los estados de 2016 California State PTA Convention 8 cuentas bancarias Informes del Tesorero El Presupuesto Prepuesto Actual Informe del Tesorero Informe Financiero Anual 2016 California State PTA Convention 9 Formación en Finanzas 3

4 Presupuesto de la PTA Sunny Año Fiscal 2015 Recibos Cuotas Evento de Recaudación de Fondos #1 Estimado $1, $32, Total de recibos: $33, Gastos Suministros Días de excursión $ $32, Total de gastos: $33, California State PTA Convention 10 Presupuesto-Actual Recibos Estimado Cuotas $1, Evento de Recaudación de Fondos #1 $32, Total de recibos: $33, Actual $ $22, $22, Gastos Suministros Dias de excursion $ $32, $ $3, Total de gastos: $33, $3, California State PTA Convention 11 El Proceso del PRESUPUESTO preparar el presupuesto (comité y mesa directiva) aprobar el presupuesto (asociación) modificar al presupuesto (asociación) entregar fondos a la mesa directiva (asociación) Presentar el presupuesto-a-lo actual a la mesa directiva 2016 California State PTA Convention 12 Formación en Finanzas 4

5 Presupuesto-a-lo Actual y Recibos 2016 California State PTA Convention 13 Presupuesto-a-lo Actual y Gastos 2016 California State PTA Convention 14 Informe del Tesorero de la Mesa Directiva Sunny Balance previo en el 12 de abril, 2015 $6, Ingresos Cuotas $1, Evento de Recaudación de Fondos # 1 $22, Total de Ingresos: $23, Gastos Cheque #500 Suministros para la feria de libros $ Cheque #501 excursión escolar para los niños en el tercer grado $2, Total de gastos $3, California State Ending balance on May 12, 2015 $26, PTA Convention 15 Formación en Finanzas 5

6 Informe del Tesorero de la PTA Sunny 2016 California State PTA Convention 16 Informe del Tesorero de la PTA Sunny 2016 California State PTA Convention 17 Informe Financiero Anual de la PTA Sunny Ingresos Cuotas de membresía Donaciones Total de ingresos: Gastos Gastos del Programa Gastos de administración 7/1/15 a 6/30/16 $1, $22, $23, $20, $3, Total de gastos $23, California State PTA Convention 18 Formación en Finanzas 6

7 Informe Financiero Anual de la PTA Sunny 2016 California State PTA Convention 19 Informe Financiero Annual De la PTA Sunny 2016 California State PTA Convention 20 Enviar al Consejo/Distrito El total de miembros y cuotas mensuales una copia del presupuesto aprobado una copia de los programas aprobados una copia de la auditoria de medio-término y de fin de año una copia de todas declaraciones impuestos gubernamentales (990, 199 and RRF-1) prima del seguro(anualmente en el otoño) informe de nóminas de compensación 2016 California State PTA Convention al trabajador (noviembre) 21 Formación en Finanzas 7

8 Manejo de Recibos (el dinero que se recibio) Regla Dos personas (no familiares, ni vivir juntos) manejo del correo de la PTA que contiene dinero manejo de donaciones y de las cuotas de membresía manejo de dinero en efectivo en un evento de recaudación de fondos de la PTA 2016 California State PTA Convention 22 Manejo de Recibos (cont.) Proceso de efectivo y cheques que se recibe Para Deposito Solamente y el número de la cuenta bancaria de la PTA Registrar todo el dinero en efectivo y cada cheque en la Forma de Verificación de Dinero en Efectivo (CVF) Incluir una cinta de máquina sumadora con los totales detallados con la Forma de Verificación de Dinero en Efectivo (CVF) 2016 California State PTA Convention 23 Manejo de Recibos (cont.) Forma de Verificación de Dinero en Efectivo (CVF) Regla de Dos personas verificar y firmar la CVF Depositar/incluir el comprobante del deposito a la forma 2016 California State PTA Convention 24 Formación en Finanzas 8

9 Cash Handling Video Example 2016 California State PTA Convention 25 Autorización de Pagos asociación entrega los fondos a la mesa directiva la mesa directiva autoriza los pagos el presidente/secretario firma la Autorización de Pago tesorero escribe el cheque la asociación ratifica los cheques 2016 California State PTA Convention 26 Cómo Escribir Cheques Regla de dos personas las personas autorizadas para firmar no deben ser familiares ni vivir juntos Anote los cheques en el registro y hoja contabilidad Presentar una lista de los cheques a la asociación para que sea ratificada 2016 California State PTA Convention 27 Formación en Finanzas 9

10 ? 2016 California State PTA Convention 28 Asuntos Bacarios Depósitos Cada deposito tiene una Forma de Verificación de Dinero en Efectivo correspondiente firmada por dos personas El deposito es contado por dos personas la persona que esta haciendo el deposito y el bancario 2016 California State PTA Convention 29 Asuntos Bancarios (cont.) Tarjetas ATM (cajero automático) y de Crédito Nunca para hacer comprars o retirar dinero Se permite usar la tarjeta para hacer depósitos solamente 2016 California State PTA Convention 30 Formación en Finanzas 10

11 Asuntos Bancarios (cont.) Estados de Cuentas Bancarias Enviadas por correo al domicilio de la PTA no a la casa de alguna persona Pida copias de los cheques que se escribieron Se abre e inspecciona por un oficial electo que no este autorizado a firmar cheques California State PTA Convention 31 Asuntos Bancarios (cont.) Auditoria de Cinco Minutos a los estados de cuentas bancarias Pagos en línea o retiros con la ATM Dos firmas de autorización en cada cheque Depósitos y cheques aparecen en el informe 2016 California State PTA Convention 32 Asuntos Bancarios (cont.) Reconciliar los estados de cuentas bancarias Balance del Banco Vs. Registros del Tesorero Los registros del tesorero reflejan la información actual 2016 California State PTA Convention 33 Formación en Finanzas 11

12 Cheques Sin Fondos (NSF) Cheques Sin Fondos cheques devueltos Contactar a los pagadores INMEDIATAMENTE - Colectar las cuotas - Cheque sin fondos = ingreso negativo en la cuenta - Cuando colecte las cuotas= use las misma cuenta de ingresos 2016 California State PTA Convention 34 PTAEZ Diseñado por la PTA para la PTA! Informes específicos para la PTA de California Solución a las Formas 990 y 199 Múltiple Usuarios 2016 California State PTA Convention 35 PTAEZ Sofware en línea Continuidad Accesibilidad/Transparencia Su propia tienda web Administración de miembros 2016 California State PTA Convention y voluntarios 36 Formación en Finanzas 12

13 Declaraciones Gubernamentales Anuales Paso 1: Preparar su Informe Financiero Anual Paso 2: Presentar al IRS Ingresos Brutos < $50, N Ingresos Brutos> $50, EZ or California State PTA Convention 37 Declaraciones Gubernamentales Anuales Paso 3: Archivar FTB Ingresos Brutos (sin deducciones)< $50, N Ingreso Brutos (sin deducciones)> $50, Paso 4: Archivar con AG RRF California State PTA Convention 38 Rifas Rifa Legal Pagina web del Fiscal General de California Forma de Registración Numero de Organización Benéfica (CT) se requiere número 2016 California State PTA Convention 39 Formación en Finanzas 13

14 Seguro Responsabilidad general $1,000,000 Directores y oficiales $1,000,000 Fianzas $15,000 Compensación al Trabajador 1 st $1,000(hay cobertura para los primeros mil) 2016 California State PTA Convention California State PTA Convention 41 Seguro Siga la Guía Verde, Amarilla o Roja Siga todos los procedimientos financieros y de aprobación de la PTA 2016 California State PTA Convention 42 Formación en Finanzas 14

15 Pagar la prima del seguro Enviar cuotas mensuales Auditoria de Medio Plazo Forma de Compensación al Trabajador 1a Reunion de la PTA Aprobar la Auditoria de fin de término Informe Financiero Anual Aprobar programas Aprobar eventos de recaudación de fondos Aprobar el presupuesto Medio-plazo Diciembre Noviembre Febrero Enero Marzo Octubre Septiembre Julio Agosto Al comienzo de la escuela Abril Asignar Comités Evaluaciones, Metas, Planes Elección Mayo Junio Fin de Término Presupuesto Preliminar Asistir a Formaciones Ultima reunión de la PTA Aprobar el presupuesto preliminar Aprobar paga los gastos hechos durante el verano Actualizar las firmas de las personas autorizadas para firmar con el banco Auditoria de fin-de-término Declaración de organización no lucrativa Informe Financiero Anual 2016 California State PTA Convention 43 (990, 199, RRF-1) Resumen de los Pasos de Auditoria. 1 Reunir todos los registros financieros(ver la Verificación de Auditoria) 2. Hacer una auditoria a los registros financieros 3. Hacer preguntas de clarificación apropiadas al tesorero 4. Reunirse con el presidente y los oficiales de finanzas para discutir recomendaciones y correcciones 5. Completar y firmar el Informe de Auditoria Anual 6. Presentar a la mesa directiva y a la asociación 2016 California State PTA Convention 44 Verificación de Auditoria Reunir todos los registros financieros(ver la lista de verificación de auditoria): libro de contabilidad de los ingresos y gastos registro del libro de cheques estados de cuentas bancarias informes del tesorero formas de verificación de dinero en efectivo formas de autorización de pagos(con recibos, facturas, etc. actas de las reuniones(reuniones de la mesa directiva y la asociación) 2016 California State PTA Convention 45 Formación en Finanzas 15

16 Verificación de Auditoria Verificar el BALANCE DE ENTRADA en los estados de las cuentas bancarias en los informes del tesorero en el libro de registro de cheques en el presupuesto 2016 California State PTA Convention 46 Verificación de Auditoria Revisar LOS ESTADOS DE LAS CUENTAS BANCARIAS reconciliar mensualmente coincidir con los informes del tesorero coincidir con el libro de contabilidad coincidir con el libro de registro de los cheques 2016 California State PTA Convention 47 Verificación de Auditoria Revisar la MEMBRESIA Y CUOTAS verificar la cantidad que se colecto verificar la cantidad que se envio a la PTA del consejo o distrito 2016 California State PTA Convention 48 Formación en Finanzas 16

17 Verificación de Auditoria Revisar los INFORMES DE LAS ACTAS todos los gastos aprobados están anotados en las actas de la mesa directiva Todos los gastos están aprobados/ratificados y anotados en las actas de la asociación Revisar las AUTORIZACIONES DE PAGOS Revisar las FORMAS DE VERIFICACIÓN DE DINERO EN EFECTIVO y los depósitos al banco Revisar los INFORMES DEL TESORERO 2016 California State PTA Convention 49 Verificación de Auditoria Completar la Forma del Informe de Auditoria. Verificar que los impuestos que se han declarado. Presentar el informe a la mesa directiva y contestar preguntas según sea necesario. Presentar el informe a la asociación. Si la asociación tiene preguntas la mesa directiva debe dar respuesta y 2016 California State PTA Convention 50 mantener en confidencialidad. Compensación a los Trabajadores Pago a un Contratista Independiente 1. W-9 2. Certificado de Seguro MISC 2016 California State PTA Convention 51 Formación en Finanzas 17

18 2016 California State PTA Convention California State PTA Convention California State PTA Convention 54 Formación en Finanzas 18

19 Compensación a los Trabajadores Pago a un empleado 1. Registrarse con el Estado EDD 2. Personal Income Tax 3. State Disability Insurance 2016 California State PTA Convention 55 Compensación a los Trabajadores Pago a un empleado 4. Impuestos de Formación Laboral 5. Seguro de Desempleo 6. Depósito de Impuestos Salariales 2016 California State PTA Convention 56 Compensación a los Trabajadores Pago a un empleado 7. Impuestos Federales de Ingresos Salariales 8. Seguro Social 9. Impuestos de Medicare 2016 California State PTA Convention 57 Formación en Finanzas 19

20 Compensación a los Trabajadores Pago de un empleado que trabaja como parte del personal escolar 1. Depositar el dinero con el Distrito escolar 2. Forma de Acuerdo Fiduciario 2016 California State PTA Convention California State PTA Convention 59? 2016 California State PTA Convention 60 Formación en Finanzas 20