2327L Street, Sacramento,CA FAX:

Transcripción

1 2327L Street, Sacramento,CA FAX: Muestra de Agenda Reunión de Agosto/Septiembre (Lugar y Hora de la Reunión) I. Apertura Oficial de la Reunión (a tiempo, con el quórum requerido) El presidente actual, golpea el martillo una vez para pedir atención. La reunión comenzara favor de prestar atención. El presidente repasara las reglas básicas para la reunión. II. Ceremonia de Apertura Juramento a la Bandera (si se lleva a cabo en un lugar público). Guiara el Juramente a la Bandera. Se pueden poner de pie por favor? Gracias,. Opcional: Mensaje de inspiración, canción y/o cualquier otra cosa. presentara una canción de inspiración. III. Lectura y Aprobación de las Actas Asuntos que requieren acción La secretaria se dirige al presidente y lee las actas. (O con la aprobación del grupo, las actas pueden ser publicadas, distribuidos por adelantado o asignados a un comité de tres o más personas para su aprobación o corrección, sobre todo en última reunión de la asociación.) La Secretaria leerá las actas de la reunión de (fecha). O Las actas se encuentran en el pizarrón/o fueron distribuidas al entrar. Hay Correcciones? (Anotar correcciones.) Las actas quedan aprobadas tal y como se leyeron/están escritas, O Las actas quedan aprobadas con las correcciones anotadas IV. Informe Financiero. (Informe del Tesorero 5.3.3b;Muestra del Informe del Tesorero Fig. 5-2; Formas, Capitulo 9) No es necesaria una propuesta para que se aprueben los informes. presentara el Informe del Tesorero. Ustedes escucharon el informe. Tienen preguntas? El informe se archivara para la auditoria. V. Informe de Auditoria (semi-anual) (Reporte de Auditoria 5.3.3d, 5.8.5; Fig. 5-4 o Formas, Capitulo 9) Asuntos que requieren acción Se necesita una propuesta para aprobar de este informe. "Se ha presentado una propuesta y ha recibido apoyo para que el informe de auditoría sea aprobado" Votar. (Siga los pasos de cómo hacer una propuesta, Procedimiento Parlamentario ) Ochos Pasos de Como Hacer Una Propuesta (2.1.7) Una propuesta para tomar medidas es introducido por un miembro, secundado, discutido, y está sometida a votación. Sólo las personas que han sido miembros por lo menos 30 días están legalmente calificadas para hacer propuestas, discutir y votar. Los pasos son:

2 1. El miembro se pone de pie y espera que le den permiso. 2. El presidente otorga el permiso al miembro. 3. El miembro presenta su propuesta y dice lo siguiente, yo propongo 4. La propuesta es presentada a favor por otro miembro. Esto indica que más de una persona está interesada en que se presente al grupo para discusión. 5. El presidente reitera la propuesta. Esto asegura que todos los miembros comprendan lo que se va a debatir. La propuesta ante usted es _. Hay alguna discusión?

3 6. Se lleva a cabo una discusión sobre la propuesta. Durante el debate, todos los miembros participen plenamente. 7. El presidente presenta la propuesta para que se vote por ella y dice lo siguiente, Todos en favor digan sí. (haga una pausa para que voten.) Todos los que se opongan digan no. 8. El presidente anuncia el resultado de la votación para asegurar que todos los miembros sepan si pueden seguir con propuesta o no. La propuesta fue aprobada. o la propuesta no fue aprobada. Procedimientos Parlamentarios Adicionales Como hacer modificaciones a las propuestas ver la Carpeta de Recursos, Pagina 37 Sección No se puede delegar el voto Revisar las normas de funcionamiento para ver el número mínimo requerido de miembros calificados para votar que deben estar presentes en una reunión que legalmente pueden administrar los asuntos de la organización VI. Presentación de Facturas Ya que la aprobación del presupuesto no autoriza el gasto de fondos, las facturas deben ser presentadas, y se debe hacer un voto para que se apruebe su pago. Las facturas deben detallar la cantidad, a quien se debe pagar, y lo que dicha factura cubre. Cualquier factura autorizada y pagada por la mesa directiva de la asociación debe ser ratificada y registrada en las actas de la asociación. Las facturas ratificados deben ser detalladas en cuanto a la cantidad, a quien se pagó, y lo que cubre dicho pago (Forma de Autorización de Pago/Reembolso 5.3.3h; Fig. 5-9 o Forma, Capítulo 9). El Tesorero (o persona asignada) lee las facturas. El Tesorero (o persona asignada) lee el informe del tesoro.. 1. El miembro se pone de pie y espera que le den permiso. 2. El presidente otorga el permiso al miembro.. 3. El miembro presenta su propuesta y dice lo siguiente, Yo propongo que ratifiquemos el cheque numero al informe del Tesorero. hasta aquí presentados y adjunto 4. La propuesta es presentada a favor por otro miembro. Esto indica que más de una persona está interesada en que se presente al grupo para discusión. 5. El presidente reitera la propuesta. Esto asegura que todos los miembros comprendan lo que se va a debatir. "Se ha propuesto y secundado que paguemos las facturas. Hay discusión? " O "Se ha propuesto y secundado que ratificamos el pago de facturas desde la última reunión" 6. Se lleva a cabo una discusión sobre la propuesta. Durante el debate, todos los miembros participen plenamente. 7. El presidente presenta la propuesta para que se vote por ella y dice lo siguiente,

4 no. Todos en favor digan sí. (haga una pausa para que voten.) Todos los que se opongan digan 8. El presidente anuncia el resultado de la votación para asegurar que todos los miembros sepan si pueden seguir con propuesta o no. La propuesta fue aprobada. o la propuesta no fue aprobada. VII. Lectura de Informes de Comunicación Los informes de comunicación son leídas por el secretario de (correspondencia) y se pueden tomar medidas al respeto tal y como se leen si estas requiere acción. La secretaria (correspondiente) leerá los informes de comunicación 1. "La secretaria presentará el informe de la junta ejecutiva." 2. "Habéis oído las recomendaciones como propuesta para aprobar los programas ". (Planificación Preliminar, 7.3.1) VIII. Informe de la Mesa Directiva Asuntos que requieren acción En las reuniones de la asociación, se lee un resumen del informe (no las actas) para información de los miembros. Se debe votar por las recomendaciones una a la vez, el secretario continúa con la aprobación de cada una. 1. La secretaria presentara el informe de la mesa directiva. 2. Ustedes han escuchado las recomendaciones en forma de propuesta para aprobar programas. (Planificación Preliminar, 7.3.1) 3. Aprobación de las actividades de recaudación de fondos (Estándares para la Recaudación de Fondos de la PTA 5.5.8). 4. Aprobación para que el presidente y algún otro oficial electo firmen el siguiente contrato (Contratos 5.1.6). Ahora el tesorero les presentara el presupuesto para su aprobación 5. Aprobación del presupuesto (Aprobación del presupuesto 5.5.4; una Muestra de Presupuesto, Fig. 5-1 o Formas, Capitulo 9). Una segunda aprobación no es requerida si la propuesta fue hecha por la mesa directiva y/o un comité. IX. Informes de los Comités (Oficiales y presidentes, entre ellos el director, representantes de los maestros, y representantes de los estudiantes nivel secundario). Comité de la Normas de Funcionamiento, Comité de Biblioteca Asunto que requiere que se tomen medidas, Comité del Congreso, Comité de Recaudación de Fondos Asunto que requiere que se tomen medidas. El presidente pide que el comité presente el informe. La persona que hace el

5 reporte acepta las recomendaciones a la propuesta. presentara el informe del comité. " Hay alguna pregunta relacionada con el informe? Si no, el informe se archivará así, o Ustedes han escuchado la recomendación de la propuesta de autorizar el uso del total de los fondos indicados en el presupuesto para programas hasta la próxima reunión ".(Planificación Preliminar,7.3.1) X. Asuntos Pendientes El presidente presenta cada uno de los asuntos pendientes, tal y como están indicados en las actas. Él/ella no debe preguntar " Hay algún asunto pendiente? " El primer asunto pendiente es _. XI. Asuntos Nuevos Es necesario que se presente la propuesta antes de tener una discusión y votación de cualquier nuevo asunto. Todas las propuestas nuevas a ser consideradas en la reunión deben haberse anotado adecuadamente en la sección de asuntos que requieren que se tomen medidas. (Ver las normas de funcionamiento.) El primer asunto nuevo es. XII. Programa (opcional) El presidente e introduce al oficial para que esté presente el programa. presentara el programa. "Señora/ Señor Presidente, con esto concluye el programa." XIII. Anuncios Fecha de la próxima reunión y actividades importantes debería ser anunciadas. Si hay una convivencia social después de la reunión, esto debe ser anunciado. La próxima reunión será. Favor de acompañarnos a una pequeña convivencia XIV. Terminar de la Reunión No es necesario pedir aprobación para dar por terminada la sesión. Presidente golpea el martillo de una vez. La sesión ha terminado. Un residente recientemente electa quizás quera escribir todo en detalle. Marque cada punto y así no se olvidara de nada. El presidente se pone de pie para presentar los asuntos de la sesión y se sienta (a menos que no pueda ser visto por el público), cuando otros están participando.".