Reunión de Tecnología Colegios 24 de Noviembre 2016

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1 Reunión de Tecnología Colegios 24 de Noviembre 2016

2 Índice 2 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

3 APERTURA DE LA REUNIÓN Claves de la Reunión Reunión práctica enfocada a los temas clave en curso 3 TEMAS CLAVE Migración Correo Electrónico. Renovación Certificados ACA. Plan de Transición Lexnet Abogacía. Ley de Procedimiento Administrativo Expediente Digital. Plan de Renovación de SIGA. ENFOQUE Compartir conocimiento e ideas. Aprender de la experiencia de otros. Definir juntos los siguientes pasos. 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA Detalle del plan de acción y estado actual. Implicaciones operativas para los colegios/colegiados. Plazos y consecuencias. 10:15-10:45 Estado general del sistema SIGA 16:45-17:30 Transición Nueva a versión Lexnet Noviembre Justicia Mejoras Correctivas y Consejos prácticos Evolutivas de uso. más relevantes. Nueva versión Aprobación Lexnet Justicia. inversión en renovación SIGA (Pleno del 21 de 17:30-17:45 Conclusiones octubre). Jornadas Informáticas de Gijón Informe conclusiones. 10:45-11:30 Propuesta de desarrollo y mejoras en SIGA 17:45-18:15 Pausa café Análisis de las principales propuestas de funcionalidades 18:15-19:00 Migración por parte Correo de los Abogacía Colegios. Estado del proyecto. Datos 11:30- de soporte. 12:00 Pausa café Aplicación para administradores. Plan de 12:00- Formación. 13:00 Análisis del Expediente estandarizado de Encuesta Deontología de Satisfacción. y Honorarios Expediente de Honorarios. 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA Expediente Digital de Deontología. Requisitos legales para organizaciones colegiales. Avances realizados. 13:00-13:30 Centralita de Guardias Características principales. Nueva versión propuesta.

4 Índice 4 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

5 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Nuevos Proyectos 2017

6 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Nuevos Proyectos 2017

7 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Migración Correo Electrónico Nuevos Proyectos 2017

8 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Migración Correo Electrónico Renovación ACA Nuevos Proyectos 2017

9 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Migración Correo Electrónico Renovación ACA Nuevos Proyectos 2017 Transición Lexnet Abogacía

10 RESUMEN GENERAL ACTIVIDAD Resumen Actividad 2016 Proyectos Clave en Curso Nuevos Proyectos 2017 Ley de Procedimiento Administrativo Renovación de SIGA Migración a Infraestructura a la Nube Aplicación de Nacionalidad por Residencia Censo Sociedades Profesionales Intercambio información Sanciones Discontinuar servicios obsoletos

11 Índice 11 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA Detalle del plan de acción y estado actual. Implicaciones operativas para los colegios/colegiados. Plazos y consecuencias. 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

12 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Índice 12 ÍNDICE Plan de renovación ACA Motivos del Cambio Calendario. Estado actual del proyecto Próximos pasos Procedimiento de renovación Detalle del proceso Ejemplo de notificaciones Implicaciones operativas en los Colegios y Colegiados Colegiados Colegio Plazos de renovación Demostración Herramienta de Renovación Online

13 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Motivos del Cambio 13 Es necesario renovar los Certificados debido a: Requisito Legal. Reglamento eidas. Hemos definido nuevas políticas ACA y empezaremos a emitir nuevos certificados. Requisito Tecnológico (Ministerio Industria + Fabricantes (Microsoft)) Obsolescencia tarjetas Es necesario cambiar físicamente las tarjetas. Obsolescencia SHA1. Es necesario renovar los certificados (sin cambiar de tarjeta). Otras Autoridades de Certificación están en el mismo punto. Vamos a abordarlo intentando que tenga el menor impacto posible en Abogados y Colegios.

14 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Calendario 14 Tarea Ago Sep Oct Nov Dic Preparación Pruebas internas Validación M. Industria 17 de Oct ( prov) 7 de Nov ( def) Pruebas externas (AAPP) Puesta en producción jerarquía 2016 Piloto Renovación prioritaria 2016 Soporte 17 de Nov 26 de Nov (est)

15 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Procedimiento de renovación 15 Se renuevan: Renovación Prioritaria Tarjetas 1024 a 2048 (recomendado antes fin 2016). - Certificados ya existentes SHA1 a SHA2 (recomendado antes fin 2016). Renovación no prioritaria - Certificados SHA2 a la nueva jerarquía ACA (recomendado antes fin 2017). Al final del proceso tendremos certificados 2048, SHA2 y emitidos con la jerarquía 2016

16 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Ejemplos de notificaciones 16 AVISO IMPORTANTE: Necesita sustituir su tarjeta ACA Por motivos de seguridad, obsolescencia tecnológica y siguiendo las recomendaciones del Ministerio de Industria se hace necesario que los Prestadores de Servicios de Confianza sustituyan los certificados activos por unos con un algoritmo de firma más potente (SHA2) y una longitud de clave mayor (2048bits). Si recibe este correo es porque dispone de un certificado digital ACA con algoritmo SHA 1 y longitud de clave 1024 bits y es recomendable que proceda a LA RENOVACIÓN DE SU CERTIFICADO DIGITAL ACA para poder seguir utilizándolo con las máximas garantías ya que previsiblemente a partir del 1 de enero de 2017 podrían dar problemas al ser utilizados. Para proceder a su renovación, póngase en contacto con su Colegio de Abogados donde le harán entrega de una nueva tarjeta ACA y le activarán su nueva firma digital de Abogado con los nuevos requisitos técnicos. Atentamente, Renovación en el Colegio Autoridad de Certificación de la Abogacía AVISO IMPORTANTE: Necesita renovar su firma electrónica de abogado ACA antes del XXX ( fecha asignada al ICA) Por motivos de seguridad y obsolescencia tecnológica y siguiendo las recomendaciones del Ministerio de Industria, se hace necesario que los Prestadores de Servicios de Confianza sustituyan los certificados activos por unos con un algoritmo de firma más potente (SHA2). Si recibe este correo es porque dispone de un certificado digital ACA con el algoritmo de firma SHA1 y es recomendable que proceda a LA RENOVACIÓN ONLINE DE SU CERTIFICADO DIGITAL ACA para poder seguir utilizándolo con las máximas garantías ya que previsiblemente a partir del 1 de enero de 2017 podrían dar problemas al ser utilizados. La renovación se puede realizar ONLINE de forma muy sencilla. Lea por favor detenidamente las indicaciones a seguir: 1. Asegúrense de que tiene el lector y la tarjeta ACA conectadas al equipo. Recuerde el PIN de la tarjeta. 2. Acceda al siguiente link y siga los pasos que le indicamos. Importante: renueve su certificado antes del XXXX ( fecha limite asignada al ICA) Atentamente, 2048-Renovación Online Autoridad de Certificación de la Abogacía

17 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Web de renovación 17 Requisitos. Ejecutable de renovación. Pasos detallados. FAQ.

18 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Implicaciones operativas para el Abogado 18 Recibe comunicación sobre el proceso. Si tiene tarjeta de 1024 El Abogado llama o el Colegio le cita. Va al Colegio y se le entrega una nueva tarjeta. Si tiene tarjeta de 2048 y SHA1 Recibe Mail de inicio del proceso. Pinchando en el Mail, accede a procedimiento de renovación y descarga ejecutable. Ejecuta el programa de renovación y como resultado le actualiza el certificado sobre la misma tarjeta y con el mismo PIN. Si tiene tarjeta de 2048 y SHA2 (mismo proceso pero no se le notifica hasta 2017). Si tiene algún problema Consulta Web Colegio y Consejo. Llama a Soporte (Call Center Consejo). Llama o va al Colegio.

19 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Implicaciones operativas para el Colegio 19 Revisa contactos usuarios y certificados susceptibles de no ser renovados (P. ej. abogados no ejercientes en el Censo con certificado ACA). BI. Colegiados con tarjeta de 1024 Tener stock tarjetas. Citar a los Colegiados (si lo considera). Recibirlos y hacerles nueva tarjeta. Informar que deben actualizar configuración. Renovación Online: Prepara equipos en el Colegio para uso de los Colegiados. Seguimiento del proceso Monitorizar la evolución del proceso (BI, portal ACA, ). Atender posibles incidencias, con el soporte de RedAbogacía.

20 PLAN DE RENOVACIÓN ACA Plazos de renovaciones online 20 Calendario general de renovación prioritaria 2016 Online 1ª comunicación recordatorio fecha límite de renovación semana 28 de nov colegio piloto 27-nov 30-nov 04-dic semana 5 de dic lote 1 04-dic 07-nov 11-dic semana 12 de dic lote 2 11-dic 14-dic 18-dic semana 19 de dic lote 3 18-dic 21-dic 25-dic semana 26 de dic lote 4 25-dic 28-dic 01-ene Ver la distribución por Colegios entregada en papel. Se propone la renovación organizada por Colegios, pero cualquiera puede renovar el Certificado en cualquier momento. Calendario definido teniendo en cuenta la finalización de la migración del correo. Si no renueva el certificado, seguirá funcionando pero podrían aparecer mensajes de aviso en navegadores, problemas con el uso del certificado

21 Índice 21 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia Consejos prácticos de uso. Nueva versión Lexnet Justicia. 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

22 Índice 22 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón Informe conclusiones. ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

23 Índice 23 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

24 Índice 24 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón 17:45-18:15 Pausa café ÍNDICE 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía Estado del proyecto. Datos de soporte. Aplicación para administradores. Plan de Formación. Encuesta de Satisfacción. 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

25 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Índice 25 Estado del Proyecto Decisión. Antes-Después. Plan de Trabajo. Situación Actual. Consejos y Recomendaciones. Datos de Soporte ÍNDICE Aplicación para Administradores Plan de Formación Encuesta de Satisfacción

26 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Decisión 26 Acuerdo Pleno del CGAE 23 de octubre y 5 de noviembre de 2015 : Que el Consejo General de la Abogacía, inicie la evolución de las actuales cuentas de correo electrónico a un sistema de almacenamiento en la nube específico para los abogados que deberá garantizar la privacidad y el secreto profesional, así como el estricto cumplimiento de la legislación europea y nacional de protección de datos de carácter personal. Para ello deberá procederse a convocar el correspondiente concurso público entre las empresas de reconocido prestigio para que se proceda a la contratación de dichos servicios de manera externalizada. Proceso de concurso y selección de la empresa proveedora.

27 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Antes-Después 27 Sistema anterior: Solución clásica. Correo Electrónico 5GB. Interfaz Web poco atractivo. Contactos y calendarios poco flexible. Problemas de saturación en envíos masivos.

28 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Antes-Después 28 Nuevo Sistema: O365 Estándar de mercado, ofrecido como servicio. Correo Electrónico 50GB. Interfaz Web agradable. Mayor integración de contactos y calendarios. Herramienta para envíos masivos. Espacio en nube 1 TB. Editor Documentos en la Nube (Office: Word, Excel, ) Videoconferencia. Herramienta Colaborativa. Entorno de Red Social.

29 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Plan de Trabajo 29 Tarea Ago Sep Oct Nov Dic Ene Tareas Preparatorias Creación materiales y Comunicación Pilotos previos Migración por Colegios Soporte Formación a Colegiados Herramienta de Administración Formación a Administradores Lotes de Repesca Importante: Cambios de registros MX en DNS en Febrero

30 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Situación Actual 30

31 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Estado del proyecto. Situación Actual 31 Más de cuentas han autorizado su migración. Más de cuentas migradas.

32 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Consejos y Recomendaciones durante la migración 32 Recurrir a Soporte técnico ante cualquier incidencia y solicitar nº de ticket para su seguimiento. Localizar los correos no encontrados en la Bandeja de Entrada en las carpetas Correo no deseado y Otros Correos. Agrupación por conversaciones (cambio de visualización). Solicitar reenvío de contraseña temporal a soporte.correo@redabogacia.org Esperar a correo resultado de fin de migración (copia contenido del buzón del usuario). Procedimiento solicitud alta nuevo buzón.

33 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Datos de Soporte 33

34 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Herramienta de Administración 34 FUNCIONALIDADES Ver listado de cuentas de nuestro dominio. Creación de nuevas cuentas. Creación de grupos de envío (para crear cuentas en bloque). Añadir/eliminar listas de distribución. Creación de Alias. Modificación y cambio de contraseñas.

35 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Procedimiento temporal hasta la Herramienta 35 Los administradores de Correo de cada ICA tienen a su disposición la cuenta administracion.correo@redabogacia.org para solicitar la creación o modificación de cuentas. Cuando cada ICA migra se le envía un correo explicativo con el procedimiento a seguir con el fin de hacerlo más ágil. El tiempo de respuesta es de 4 horas desde la recepción y el horario es: De lunes a jueves de 09:00 a 18:00 Viernes de 08:00 a 14:30

36 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Plan de Formación 36 Sesiones de formación para usuarios hasta mediados de enero

37 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Encuesta de Satisfacción respuestas recibidas (22/11/2016) encuestas remitidas [continúa] T9JWJQXN/auth/?debug=true

38 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Encuesta de Satisfacción La encuesta se divide en tres bloques :Proceso de migración, Servicio Técnico y Nuevas funcionalidades Sobre el proceso de Migración:

39 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Encuesta de Satisfacción Sobre el Soporte Técnico:

40 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Encuesta de Satisfacción Sobre Nuevas funcionalidades:

41 MIGRACIÓN CORREO ABOGACÍA Datos Encuesta de Satisfacción Valoración global del servicio: Algunos comentarios:

42 Índice 42 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón 17:45-18:15 Pausa café ÍNDICE 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA Requisitos legales para organizaciones colegiales. Avances realizados. 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

43 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA 43 Visión estratégica. Los Colegios de Abogados como sujetos obligados (Art 14.2). Los Colegios de Abogados como corporaciones de Derecho Público (Art 2.4). ÍNDICE Tramitación del expediente electrónico. Herramientas para empezar a trabajar en el expediente electrónico.

44 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Visión Estratégica 44 La entrada en Vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, supone un paso adelante en la transformación digital de los Colegios de Abogados. En qué situación nos encontramos: AÑO Situación Actuación Reto Arranca internet Los ICAS empezamos a tener Páginas web Dpto Informatica Web 2.0 Internet social Dpto Marketing y comunicación Transformación digital Cambia el modelo de gestión DIRECCIÓN Nos encontramos en un momento de cambio, digitalización de procesos, cambio cultural. Hay que obtener, gestionar y mantener la confianza de nuestro colectivo.

45 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Los Colegios de Abogados como sujetos obligados 45 El Colegio de Abogados como persona Jurídica, sujeto obligado del Art 14.2.a Obligación de relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimientos administrativo. Obligación de uso de sistemas de identificación (Art 9); firma ACA => modelo de convenio de acreditación. Diferenciación entre: Representante: persona con capacidad de obrar dentro de Colegio. Presentante: persona que presenta o recibe, a través de medios electrónicos, comunicaciones con las AAPP. Obligación de notificación de forma telemática (Art 41 y 43): Carpeta ciudadana también para personas jurídicas: ( Efecto de Subsanación para las Personas (jurídicas Art 68.2). La presentación en papel puede quedar sin efectos si la Administración Pública requiere al Colegio su presentación electrónica, la fecha de la presentación se entenderá en la que se haya realizado la subsanación.

46 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Los Colegios como corporaciones de Derecho Público 46 El Colegio de Abogados como Corporación de Derecho Público, sujeto obligado del Art 2.4 En el ejercicio de nuestras funciones públicas: Ordenación Profesional, Deontología y Justicia Gratuita (Ley 1/1996, de 10 de enero, de Asistencia Jurídica Gratuita). De forma supletoria a nuestra normativa especifica: Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales, Estatuto General de la Abogacía o Estatutos Colegiales. Los Colegios de Abogados estamos obligados a recibir comunicaciones electrónicas? (Art 14): no somos Administración Publica. Sí existe la obligación de tener Ventanilla Única. Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales (los trámites para la colegiación, su ejercicio y su baja en el Colegio, así como atención a consumidores y Usuarios en reclamaciones y quejas por vía electrónica y a distancia). Obligación de Notificaciones. Obligación de creación y tramitación de los expedientes administrativos en formato electrónico (Art 70). Índice electrónico. Documentación que lo integre. Copia electrónica certificada de la resolución. Obligaciones del Art 75 Los actos de instrucción de un procedimiento se realizaran a través de medios electrónicos, si requieren la intervención de interesado se practicaran en la forma que resulte más beneficioso para ellos. Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.

47 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Tramitación del Expediente Electrónico 47 Flujo de vida de un expediente colegial

48 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Herramientas para trabajar con el Expediente Electrónico 48

49 EXPEDIENTE DIGITAL PARA CUMPLIMIENTO LPA Herramientas para trabajar con el Expediente Electrónico 49

50 Índice 50 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión

51 Índice 51 15:45-16:00 Apertura de la reunión 16:00-16:15 Resumen General Actividad :15-16:45 Plan Renovación Certificados ACA 16:45-17:30 Transición a Lexnet Justicia 17:30-17:45 Conclusiones Jornadas Informáticas de Gijón ÍNDICE 17:45-18:15 Pausa café 18:15-19:00 Migración Correo Abogacía 19:00-19:45 Expediente Digital para cumplimiento LPA 19:45-20:00 Ruegos y Preguntas 20:00 Clausura reunión