Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 Página de 3 Fecha de Vigencia: 0 / 07 / 5 VERSIÓN Adopción del procedimiento HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO Modificación del objetivo Modificación Definiciones Modificación en 8. Desarrollo del procedimiento Tramites aeroportuarios (llegada de comitivas presidenciales y/o organismos internacionales a Colombia) Ajustar el alcance Modificación los entes de control Modificación definiciones Alcance Documentos asociados: Manual del Protocolo y formatos que exige OPAIN Desarrollo del procedimiento CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA ANA CARLINA PLAZAS Embajadora 09/07/5 REVISÓ CARGO FECHA JUAN CLAUDIO MORALES PAREDES Director General del Protocolo 09/07/5 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 0/07/5

2 Página 2 de 3. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas que permitan asistir en los trámites aeroportuarios y otorgar las cortesías protocolarias a que haya lugar, a los Funcionarios y/o Delegaciones Oficiales nacionales y extranjeros a su arribo y salida del país. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la nota informado el protocolo a seguir. Se procede a coordinar el arribo o salida de funcionario y/o delegación extranjeras en visita oficial a Colombia con autoridades y entidades estatales (Migración Colombia, DIAN y policía) involucradas en los procesos habituales del viajero en el Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá y en los demás terminales aéreos del país, así como con las diferentes Empresas de Transporte Aéreo de Pasajeros y las respectivas entidades administrativas aeroportuarias. 3. BASE LEGAL Convención de Viena de 96, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 972). Convención de Viene de 963, sobre Relaciones Consulares (Ley 7 de 97). Convención de Nueva York de 946, sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Internacionales. Decreto 248 de 99, por medio del cual se regulan algunos privilegios e inmunidades. Resolución 3084 de 99 Ministerio de Hacienda. 4. DEFINICIONES CARNET: documento requerido por el funcionario de la misión que le permite transitar por las áreas restringidas del Aeropuerto Internacional El Dorado. INSPECTOR DE PLATAFORMA IP / INDIA PAPA: Funcionario encargado de vigilar y controlar los movimientos de personal y de vehículos automotores sobre la plataforma de aviones. INSPECTOR DE TERMINAL AÉREO INTERNACIONAL O NACIONAL IT / INDIA TANGO: Funcionario del aeropuerto encargado de controlar el Terminal aéreo dentro del muelle de arribo y embarque de pasajeros. Asigna la posición de parqueo de los aviones. S2: Jefe de Seguridad Aeroportuaria (Encargado de Turno) SALA V.I.P.: Espacio del aeropuerto asignado al Ministerio de Relaciones Exteriores para la recepción y despedida de altos dignatarios nacionales e internacionales, y delegaciones extranjeras en visita oficial.

3 Página 3 de 3 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual de Protocolo Formatos que exige OPAIN: (estos documentos podrán ser consultados a través de la siguiente página - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas. - Procedimiento de expedición de permisos. - Solicitud de permiso para el ingreso de áreas restringidas para personal extranjero. - Carta de solicitud de sticker por pérdida o deterioro. - Carta de solicitud de sticker. 6. REGISTROS Programación de actividades diarias (Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los Organismos Internacionales, así como por las demás entidades oficiales del Estado. Registro de solicitudes cursadas. (Permisos y Actividades). 7. POLITICAS DE OPERACION Las actividades de este procedimiento deben realizarse de acuerdo a los parámetros establecidos por: Trámites Migratorios: Inmigración y Emigración. Trámite Aduanero Trámite de Aerolínea: Check In (pasabordos y facturación de equipajes) Trámite Tributario: Gestionar las exoneraciones de impuestos (tasa aeroportuaria / impuesto de timbre) cuando haya lugar a esto. Trámite de tránsito de vehículos en la plataforma Tránsito de personas en las zonas restringidas Conexiones: De vuelos Internacionales a Vuelos Nacionales y viceversa Cuando se presenten no conformidades por incumplimiento de los requisitos establecidos en este procedimiento, se aplicara el procedimiento de control de servicio no conforme

4 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Página 4 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) Inicio. Recepcionar vía fax, correo electrónico o telefónicamente el requerimiento del salón VIP Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir ( de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, de vehículos y personas) 2. Registrar en la agenda 3. Coordinar con las autoridades competentes En esta actividad se coordinan de ser necesario a: DIAN, Migración Colombia, Policía Nacional 4. Tramitar autorización de permisos de ingreso de personas a las áreas restringidas del aeropuerto internacional El Dorado 5. Tramitar, cuando sea el caso, la autorización de ingreso de vehículos a plataforma para apoyar el recibimiento de altos dignatarios y/o delegaciones extranjeras Estos permisos únicamente se tramitarán a las personas que pertenezcan a la Misión. 6. Verificar con la aerolínea la posición, hora de llegada del avión 7. Realizar avanzada para facilitar el paso de los delegados por los diferentes puntos de control 8.Coordinar con la Misión la hora de llegada del vuelo

5 Página 5 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) 9. Asistir en la tramitación de autorizaciones para ingreso a las áreas restringidas Esta actividad se lleva a cabo en caso de ser requerido 0. Acompañar, cuando corresponda, en la sala VIP a los encargados de recibir al funcionario y/o delegación en visita oficial. Averiguar la posición de parqueo del avión con la seguridad aeroportuaria (S2) 2. Recibir y atender el funcionario y/o a las comitivas en la Sala VIP durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión 3. Informar al funcionario y/o jefe de la delegación la confirmación de hora de llegada del avión 4. Guiar al funcionario y/o comitiva de recepción a la posición de desembarco del avión 5. Recibir al funcionario y/o delegación que llega en visita oficial a Colombia en la puerta de desembarco del avión 6. Conducir al funcionario y/o delegación a la Sala VIP de Cancillería en el Aeropuerto Internacional el Dorado 7. Tramitar sello de entrada al país del funcionario y/o delegación ante migración Colombia 2

6 Página 6 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) 2 8. Coordinar, con el encargado de la Misión la recepción del equipaje que acompaña al funcionario y/o comitiva visitante Para el retiro de equipaje de bodega los funcionarios y o delegaciones que arriben en misión oficial a Colombia deberán entregar, al encargado por su misión, los strikes de identificación de equipaje y el formato: Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de Dinero- Viajeros de la DIAN. El oficial de Protocolo, de ser necesario, orientará al responsable del equipaje para cumpla su función sin inconvenientes 9. Apoyar al funcionario y/o delegación en la presentación de la Declaración de Equipaje, de Dinero en Efectivo y de Títulos Representativos de Dinero- Viajeros de la DIAN 20. Entregar los pasaportes sellados al funcionario de la misión responsable de los mismos y/o a su titular 2. Guiar al funcionario y/o delegaciones hacia los vehículos si se encuentran en la plataforma o hacia la salida del Aeropuerto el vehículo de cancillería no se encuentra disponible se solicita a seguridad aeroportuaria (S2), un vehículo guía por la plataforma para la guía de los vehículos en los que se desplazara el funcionario y/o delegación en visita oficial a Colombia. Fin

7 Página 7 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) Inicio. Recepcionar la nota en físico o por correo electrónico con el requerimiento de las cortesías aeroportuarias Adjunto con la información de la delegación a la que se va a asistir ( de vuelo, hora, solicitud de permiso de ingreso a áreas restringidas, de vehículos y personas) 2. Registrar en la agenda las cortesías aeroportuarias 3. Tramitar autorizaciones de permisos para ingreso de personas a las áreas restringidas Se requiere vehículos en la plataforma? 4. Tramitar autorización de permisos de vehículos de plataforma 5. Coordinar con los designados por la Misión Diplomática la hora de chequeo en la aerolínea, sello de pasaportes y salida de viajeros Esta actividad debe realizarse tres (3) horas antes de la salida del vuelo 6. Orientar y si es necesario realizar el chequeo ante la aerolínea Chequeo: Pasajero, chequeo del equipaje, pago de impuestos y trámite de Pasabordo 7. Coordinar con Migración Colombia para realizar el trámite de sello de salida en los pasaportes

8 Página 8 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) 8. realizar avanzada hasta Sala de Abordaje 9. Esperar en la Sala VIP al funcionario(s) encargado(s) de recibir a los viajeros Esta autorizado de los vehículos a plataforma? 0. Coordinar el ingreso de vehículos con el guía de seguridad en la plataforma. Asesorar a los funcionarios de las Misiones en el trámite de autorización para ingreso a las áreas restringidas 2. Recibir y atender en la Sala VIP al funcionario(s) designado (s) por la Misión durante el tiempo de espera previo a la llegada del avión 3. Coordinar con la aerolínea la hora inicial y final del embarque 4. Informar al funcionario y/o delegación el momento de abordaje 2

9 Página 9 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COLOMBIA) 2 5. Guiar al funcionario y/o delegaciones al avión 6. Acompañar a las comitivas de regreso a la Sala VIP o a la puerta de salida del aeropuerto Hay vehículos en la plataforma? 7. Solicitar a OPAIN S.A vehículo guía por la plataforma desde el punto de control de ingreso acordado, hasta la posición de llegada de la aeronave y allí recoger a los viajeros Fin

10 Página 0 de 3 TRÁMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA Inicio. Recibir solicitud 2. Verificar si la solicitud de ingreso de vehículos a rampa cumple con los requisitos exigidos por OPAIN S.A. y solicitar la aprobación de la Dirección General del Protocolo La información es correcta? 3. Solicitar aclaraciones a la Dirección de Protocolo o a la Misión solicitante 4. Diligenciar el formato, con destino a la oficina de OPAIN OPAIN. Seguridad Aeroportuaria, entidad encargada de la autorización del ingreso de vehículos a rampa 5. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan La información es correcta? 6. Informar a la Misión solicitante sobre las correcciones a realizar, de forma y/o contenido, de la nota de solicitud y/o de los anexos que sustentan la solicitud 7. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación ante la oficina de Seguridad Aeroportuaria 8. Coordinar con el (S2) la guía de vehículos en rampa Fin

11 Página de 3 TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO Inicio. Recibir la solicitud enviada por la Misión Diplomática u Organismo Internacional 2. Revisar que la solicitud cumpla los requisitos de forma y/o contenido al igual que los anexos que la sustentan La información es correcta? 3. Solicitar correcciones y/o aclaraciones a la Misión Diplomática u Organismo Internacional 4. Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial de Protocolo para que proceda a la correspondiente radicación 5. Orientar sobre los procedimientos y pagos a seguir para que el encargado de la misión u Organismo Internacional realice el trámite correspondiente 6. Asistir al Jefe de Misión, Jefe de Oficina Consular y a sus respectivos cónyuges, en caso de presentarse alguna dificultad, para agilizar los trámites correspondientes

12 Página 2 de 3 TRÁMITE DE CARNETS EN EL AEROPUERTO 7. Verificar carnet Técnico Administrativo La información es correcta? 8. Solicitar correcciones Técnico Administrativo 9. Orientar al Solicitante para recibir el carnet en la oficina de carnetización El documento es correcto? 0. Informar al solicitante y a la oficina de carnetización para que realicen la corrección Fin

13 9. PUNTOS DE CONTROL Página 3 de 3 TRAMITES AEROPORTUARIOS (LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANISMOS INTERNACIONALES A COLOMBIA) PUNTOS DE CONTROL. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Filtración de Información en las solicitudes de requerimiento del salón VIP, se corre el riesgo de atender delegaciones no oficiales y realizar así mismo actividades no oficiales. Chequeo de la solicitud y firma aprobatoria del Director de Protocolo. Con cada solicitud. Funcionario diplomático encargado de la sala y/o Oficial de Protocolo Agenda 2 se desarrolle la actividad protocolaria por comunicación ineficiente Constante comunicación Con cada solicitud. Oficiales del aeropuerto Solicitudes

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