Llevar a cabo el lanzamiento de la nueva fragancia La vie en Rose, realizada por la empresa Le France International

Transcripción

1 ANEXO Objetivo general del evento Llevar a cabo el lanzamiento de la nueva fragancia La vie en Rose, realizada por la empresa Le France International Objetivos secundarios del evento - Establecer una identificación entre los participantes del evento y la fragancia lanzada - Cubrir las expectativas de los invitados al evento - Determinar el mercado al cual va dirigido nuestro producto 6 ejes del evento como acción de comunicación - Necesidad de hacer el evento: Realizaremos el evento de lanzamiento de un producto ya que además de ser una estrategia de venta, es una forma de llegar a nuestros consumidores de manera directa y efectiva, avanzando por sobre nuestros competidores. Los invitados se encuentran en contacto con el producto, lo cual crea una experiencia, que no poseen con otros. - Mensaje: El mensaje que queremos dar es que es una fragancia que no pasa de moda, porque el amor tampoco lo hace. Es un perfume que transmitir sensualidad, amor, delicadeza y feminismo. - Recursos: 1. Financieros: En cuanto a estos recursos, contamos con un presupuesto de base cada integrante del grupo. Además tenemos patrocinadores como CLICK impresiones, quienes se van a encargar de las impresiones (Invitaciones, gráficas para carteleras, gráficas dentro del bar), BAR ABIERTO quien a través de una propuesta y un mínimo costo de alquiler nos brinda su exclusivo salón en planta alta con escenario, sonido e iluminación y consumiciones para los invitados. 2. Técnicos: Utilizaremos las luces que nos brinda BAR ABIERTO junto con el sonido y la fotografía tanto de las gráficas como del evento será de Emiliana Palisa. 1

2 3. Recursos Humanos: Aquí se encuentran aquellas personas que hacen al evento, que participan en el, ellos son: los actores participes de la obra, los mozos que se encargaran del bandejeo durante el evento, los organizadores, la fotógrafa, las bailarinas y el sonidista. - Perfil del público: Quienes concurrirán al evento son tanto mujeres como hombres, ya que si bien la fragancia es para mujeres de entre 23 a 45 años, los hombres (novios, parejas, maridos) son quienes pueden llegar a regalar este perfume, son a quienes debemos hablarles. - Resultados: Luego de realizado el evento, haremos una evaluación de como salió y que cosas hubiéramos tenido que modificar y cuales estuvieron de manera correcta. Se pretende la conformidad y la satisfacción de todos los invitados tanto con la fragancia como con la organización del evento. Lugar de realización El evento se realizará en Bar Abierto, un bar dispuesto como centro cultural ubicado en Plaza Serrano, más precisamente en Jorge Luis Borges Dispone de un sector que se encuentra en planta baja el cual es utilizado para todos aquellos que desean almorzar, cenar o simplemente tomar algo y la planta alta de deja para eventos ya que contiene un escenario que se baja dependiendo del tipo de evento que se quiera realizar. La variedad del menú va desde pizzas, picadas y mariscos hasta carnes y ensaladas; además cuenta con una gran carta de tragos. Se caracteriza por su estratégico lugar y porque es uno de los pocos bares de la zona en el cual se pueden escuchar bandas en vivo, pequeñas obras de teatro etc. El lugar fue seleccionado ya que contaba con todos los requisitos que necesitábamos para realizar el evento, teniendo en cuenta la zona donde se encuentra. 2

3 Planimetría del salón Fecha y horario del evento El evento se realizará en el mes de noviembre, más precisamente el día jueves 22 en el horario de 19 a 21 hs. Este fue previsto por la Universidad de Palermo, dentro de la semana de eventos jóvenes realizados fuera de la facultad. Para la organización se llegará unas horas antes, tanto para la prueba de sonido como de iluminación, actuación de los actores y la disposición de los diferentes elementos que hacen al evento. Perfil del público expositor e invitado En este evento empresarial se encontrará la coordinadora general de La France International, parte de su staff, e invitados que se convocaron algunos a través de invitaciones especiales y otros los cuales fueron invitados a través de la base de datos, tras ser clientes de hace varios años. 3

4 Búsqueda de auspiciantes Para el lanzamiento de La vie en rose, contamos con auspiciantes como: - CLICK IMPRESIONES: Centro de impresión ubicado en Mario Bravo 1090 líder en la zona. Se dedican a todo tipo de impresiones, además de la venta de objetos de librería. Serán patrocinadores del evento realizando las impresiones de invitaciones, gráficas para carteleras UP, ploteos de las fotos de la producción de Romeo y Julieta y banners de prensa. También colaboraron con los ganchos mariposas, los cuales eran colocados en las invitaciones. - FLORENCIA SAEZ FOTOGRAFÍA: Se encargará de toda la parte de fotografía del evento, tanto de la producción de fotos para las gráficas como de tomar fotos antes y durante ele evento. 4

5 Redacción y armado de invitaciones y piezas gráficas Invitaciones 5

6 Gráfica 6

7 Producción fotos para el bar 7

8 Banner de prensa 8

9 Ambientación La principal decoración del bar fueron las luces en colores rosas y azulados. El perfume se encontraba exhibido en un mueble vertical de color blanco con telas en la gama de los rosas con múltiples exhibidores para colocarlos y que pudieran lucirse. A su lado se encontraba el banner de prensa, en el cual los invitados podían tomarse fotografías con el perfume. Para que los invitados pudieran disfrutar del evento ubicamos sillones, sillas y algunas mesas, como puede observarse en el plano colocado anteriormente. Asimismo en las paredes que se encontraban disponibles colocamos fotografías de la producción que se realizó tanto a color como en blanco y negro y una en el cual podía observarse el perfume detalladamente. Catering El Catering consistirá en tres bandejeos; el primero será de bebidas, las cuales habrá gaseosas (línea coca cola, fanta y sprite) vino tinto y cerveza. Este se realizará luego de la primera presentación de La France International y del baile de las libélulas. El segundo bandejeo se llevará a cabo luego de la obra teatral en la cual se hará la presentación del perfume y contará con gaseosas y cerveza y pizzas de varios sabores cortadas delicadamente en pequeños cuadrados, la cual será repartida por los mozos. Para finalizar el último bandejeo será de una copa de champagne para realizar un brindis de cierre del evento. DJ, sonido e iluminación El sonido e iluminación estarán a cargo de un sonidista amigo. Se ocupará de la sincronización de la música y de los micrófonos que se utilizaran. También realizará un traslado de parlantes y una consola de sonido. La música que se utilizará para los momentos de presentación y obra son: - La Vie En Rose Grace Jones (2010) - La Vie En Rose (VERSION RELAX) - Yo Te Esperare Cali & El Dandee (VERSION INSTRUMENTAL). Para la iluminación se utilizarán tubos fluorescentes, y tachos con papeles gel para darle color a las luces. 9

10 EVALUACIÓN POST-EVENTO Posterior al evento realizaremos una base de datos, incorporando todos los correos electrónicos y datos de los concurrentes, para agradecer la presencia de los mismos al evento. Así mismo estableceremos conexión con los concurrentes para informarlos acerca de las novedades de La France International. 10

11 TIMMING SEPTIEMBRE: Elección de la temática del evento: Todos Búsqueda de lugares (teatros independientes, bares): Vicky Ifran, Guadalupe de la Plaza, Sara Rincón. Búsqueda de actores Vicky Ifran Sonido e iluminación: Diego Chavez, Carolina Fiallo, Vicky Ifran. Tesoreria: Vicky Ifran OCTUBRE: Compra perfumes: Diego Chavez Carolina Fiallo Compra flores: Vicky Ifran Visita bar: Todos Ensayos actores y luces: Todos Busqueda fotógrafa: Guadalupe de la Plaza Sara Rincón NOVIEMBRE: Búsqueda auspiciantes: Guadalupe de la Plaza Producción Fotográfica: Sara Rincón Guadalupe de la Plaza Encargada sonido: Carolina Fiallo Encargado lista de invitados: Sara Rincón Encargado recibir invitados con numero para sorteo: Guadalupe de la Plaza Encargado mozos e iluminación: Diego Chavez Encargado palabras apertura: Vicky Ifran 11

12 MAM (MINUTO A MINUTO) 15:00hs. Armado Recibir el salón (Diego Carolina Guadalupe Sara Vicky) 15:30hs. Ambientación del lugar Ubicación de banners (Diego Carolina Guadalupe Sara) 16:00hs. Puesta de stand del perfume decoración (Mabel) 16:30hs. Ensayo de música (Carolina) 17:00hs. Ensayo de luces y sonido (Diego Carolina) 17:30hs. Llegada de los actores, bailarinas, director y demás staff. 17:50hs. Preparación en el camerino de los actores y bailarinas 18:00hs. Ubicación mobiliario. 18:30hs. Últimos detalles de la ambientación ( Diego Carolina Guadalupe Sara Vicky) 18:50hs. Ubicación de todo el personal en sus lugares 19:00hs. Apertura - Recepción de invitados (Sara) 19:20hs. Ubicación de los invitados (Guadalupe) 19:25hs. Oradora se prepara para dar las palabras de bienvenida (Vicky) 19:30hs. Presentación del evento con palabras de bienvenida de la presidenta de La France International (Vicky) 19:32hs. Las bailarinas se ubican en la entrada para empezar con el show 19:35hs. Presentación de perfume viviente con ballet de Libélulas. 19:40hs. Preparación de las bebidas en el deposito de alimentos (Mozos) 19:45hs. Bandejeo de bebidas sin alcohol (Mozos) 19:55hs. Se retiran los mozos 19:57hs. Se preparan los actores para entrar en escena (Guadalupe Diego Vicky) 20:00hs. Presentación oficial del perfume a través de obra de teatro Romeo y Julieta 12

13 20:10hs. Preparación de los mozos para bandejeo de la comida y bebida 20:20hs. Bandejeo de comida y bebida c/sin alcohol. (Mozos) 20:35hs. Se retiran los mozos 20:40hs. Ubicación de los premios y del orador para dar inicio a los sorteos (Vicky Guadalupe - Diego) 20:45hs. Sorteos. (Vicky Guadalupe) 20:50hs. Entrega de los premios: día de spa, perfumes y cena romántica (Vicky Guadalupe) 20:55hs. Preparación de la oradora (Vicky) 21.00hs. Palabras de cierre del evento, agradecimientos (Vicky) 21:05hs. Entrega de copa de Champagne a los invitados (Mozos) 21.10hs. Vino de honor. Fin del evento. 21:25hs. Salida de los invitados 21:30h.s Desarmado (Diego Carolina Guadalupe Sara Vicky 22:00hs. Entrega del lugar (Diego Carolina Guadalupe Sara Vicky) 13