UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS REQUISITOS PARA INGRESO Y/O RENOVACIÓN DEL REGISTRO DE PROVEEDORES DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Con el fin de constituir el registro de proveedores para que surtan a las bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México de material bibliográfico (libros, cd-roms, diapositivas, videos, mapas, música impresa y grabada) editado o producido tanto en México como en el extranjero, se emiten los siguientes requisitos. 1. El proveedor interesado en pertenecer al Registro de Proveedores, deberá presentar los siguientes documentos en original y copia: Personas morales de nuevo ingreso a. Acta constitutiva de la empresa (última protocolización), subrayando el giro de la empresa, denominación social, ubicación del domicilio fiscal, nombre del apoderado y/o representante legal (anexar copia de la identificación oficial de cada uno) b. Poder notarial del representante legal o apoderado, cuando no aparezca en el Acta Constitutiva. (anexar copia de identificación oficial) c. Alta en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (Registro Federal de Contribuyentes de la empresa, cédula y formato con domicilio fiscal actual R-1) d. Estados financieros, incluye el estado de resultados y/o balance general, correspondiente al ejercicio fiscal del año anterior, incluir la rúbrica o firma de un contador externo y anexar copia de la cédula profesional. e. Declaración de Impuestos sobre la Renta del ejercicio fiscal (presentar declaraciones mensuales del año anterior y del año corriente) así como declaración anual. f. Comprobante del documento Cumplimiento de Obligaciones Fiscales el último vigente de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 1

2 Personas morales de renovación a. Declaración de Impuestos sobre la Renta del ejercicio fiscal (presentar declaraciones mensuales del año anterior y del año corriente) así como declaración anual. b. Comprobante del documento Cumplimiento de Obligaciones Fiscales el último vigente c. Si hubo cambio en el Acta Constitutiva y/o poder legal notarial, anexar copia de los documentos, marcar el nombre de la empresa, administrador único y/o apoderado legal. d. Carta de representación certificada ante notario público del país de origen y debidamente apostillada por las autoridades legales del país de procedencia, tratándose de proveedores extranjeros, así como todos aquellos proveedores nacionales que tengan su representación en México. Personas físicas de ingreso y/o renovación a. Acta de Nacimiento b. Identificación oficial vigente con fotografía de la persona física c. Alta en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (Registro Federal de Contribuyentes del interesado, cédula y formato con domicilio fiscal actual R-1) d. Declaración de Impuestos sobre la Renta del ejercicio fiscal (presentar declaraciones mensuales del año anterior y del año corriente) así como declaración anual. e. Comprobante del documento Cumplimiento de Obligaciones Fiscales el último vigente Los originales, se devolverán una vez realizado la confrontación de la información de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 2

3 2. En hoja membretada de la empresa declarar por escrito y bajo protesta de decir verdad, que el proveedor no se encuentra en los supuestos del punto 7 de la Normatividad en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la UNAM, no se recibirá la propuesta en caso de encontrarse en éstos supuestos. 3. Informar en hoja membretada de la empresa, firmada por el representante legal y/o director general, bajo protesta de decir verdad, de no encontrarse boletinado o sancionado por la SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. 4. El proveedor elaborará en hoja membretada de la empresa una Carta Compromiso, dirigida al titular de la Dirección General de Bibliotecas, de la Universidad Nacional Autónoma de México, Dr. Adolfo Rodríguez Gallardo, en la que manifieste, bajo protesta de decir verdad, su compromiso para cumplir con los requisitos establecidos en el presente documento. Los proveedores deben elaborar por separado una Carta Compromiso para material nacional y otra para material extranjero, según sea la propuesta. Las Cartas Compromiso deberán incluir los incisos y la descripción de cada uno de los siguientes contenidos: a. Giro de la empresa. b. Condiciones de venta a la Universidad Nacional Autónoma de México: Material Nacional Editoriales: Descuentos del 30 al 45 % sobre los precios de lista de la editorial. Distribuidores: Descuentos del 20% sobre los precios de lista de la editorial. Material Extranjero Editoriales: Descuento del 20% sobre los precios de lista del país de origen de la editorial. Distribuidores: Precios de lista del país de origen 1. En el caso de que un distribuidor otorgue un descuento, este será aplicado para todas las bibliotecas del Sistema Bibliotecario, sin importar la cantidad de títulos y/o ejemplares. 1 Conocido también como precio de lista de la editorial o precio de lista de tapa. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 3

4 En ambos casos el proveedor deberá sufragar todos los gastos de envío hasta su entrega. Excepción cuando el proveedor venda material bibliográfico publicado por universidades, asociaciones académicas, organismos internacionales y editoriales que no otorguen descuento, podrá cargar un 7% por gastos de envío y un 18% para material latinoamericano, siempre y cuando se trate de editoriales difíciles de conseguir, no aplica para editoriales comerciales. c. Pedidos El proveedor se comprometerá a atender los pedidos de las bibliotecas, sin importar la cantidad de títulos y volúmenes que las bibliotecas soliciten. d. Listas de precios, cotizaciones y facturación Compromiso de entregar lista de precios, catálogos y cotizaciones, a las bibliotecas de la UNAM. No se aceptarán listas de precios elaboradas por el distribuidor. El proveedor extranjero podrá cotizar y facturar en moneda extranjera. El proveedor nacional podrá presentar sus cotizaciones en moneda extranjera y facturar en moneda nacional, al tipo de cambio vigente en la fecha de facturación. El proveedor deberá entregar las listas de precios vigentes en forma impresa o electrónica y/o original y copia de las facturas de sus proveedores, cuando así lo solicite la Dirección General de Bibliotecas. No podrá facturarse por adelantado, sino cuenta con el material bibliográfico. Se deberá de facturar por separado, el material nacional y el extranjero, en caso de suministrar ambos tipos de materiales. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 4

5 e. Plazos de entrega: Los plazos de entrega establecidos a partir de la recepción del pedido son los siguientes: Material Nacional: 2 semanas, cuando la editorial lo tenga disponible. Material Extranjero: 6 hasta 8 semanas para material de Importación. En ambos casos el proveedor que no pueda cumplir con los plazos de entrega establecidos, deberá notificarlo al responsable de la biblioteca. f. Fondos editoriales y tipo de material El proveedor deberá describir de manera completa los fondos editoriales y el tipo de material que surtirán, enviando el archivo en Excel por correo electrónico a la cuenta: adquis_prov@dgb.unam.mx El proveedor deberá distribuir los fondos editoriales a que se comprometió y respetar las editoriales con las que la Universidad tiene el trato directo. Excepto si el volumen no es considerable ni constante, entonces lo podrá surtir con la aprobación de la Comisión de Biblioteca. g. Lugar de entrega Los materiales deberán ser entregados en las instalaciones de la biblioteca solicitante, considerando la información incluida en las Condiciones Generales de Entrega. (Pág. 8) de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 5

6 h. Calidad y garantía de los materiales bibliográficos El proveedor se comprometerá a verificar antes de su entrega la integridad y calidad física del material bibliográfico por surtir, sí por alguna razón están defectuosos, el proveedor contará para su reposición con una plazo de doce meses de garantía, a partir de la fecha de entrega del material por parte de la biblioteca. i. Representantes de ventas Mencionar tres representantes autorizados por la empresa para las ventas en la UNAM, señalando nombre completo, número telefónico directo con extensión, correo electrónico y si cuenta con celular anotarlo. j. Únicamente para los proveedores de nuevo ingreso, deberán incluir tres referencias de otros clientes incluyendo: 1. Carta en la cual dichos clientes manifiesten la calidad de los servicios recibidos. 2. Domicilio, teléfono (s) y nombre de la persona con excepción de la UNAM. k. El proveedor se comprometerá a conocer y llevar a cabo los procedimientos que se mencionan en las Condiciones Generales de Entrega de Material Bibliográfico ( Pág. 8) l. El proveedor se comprometerá a informar a la Dirección General de Bibliotecas, sobre los cambios de domicilio, teléfonos, representantes de ventas y otros cambios que se presenten en las empresas. 5. Vigencia del registro de proveedores. El Registro de Proveedores tendrá vigencia de dos años contados, a partir de la entrega de la carta de aceptación al Registro de Proveedores de Material Bibliográfico de la Universidad Nacional Autónoma de México, estará sujeto a renovación por el mismo periodo y puede ser cancelado por cualquiera de las dos partes, con 30 días de anticipación, siempre y cuando no exista material en tránsito y habiéndose finiquitado los pedidos que pudieran existir. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 6

7 CONSIDERACIONES GENERALES Los proveedores que se encuentran inscritos en el actual Registro deberán renovar su vigencia a más tardar en el mes de abril del presente año, en el entendido que de no hacerlo así, será dado de baja y se verá obligado a presentar la documentación que se solicita a los proveedores de nuevo ingreso, toda vez que la UNAM se reserva el derecho de destruir la documentación que se encuentra en el expediente. Quedan imposibilitadas presentar simultáneamente propuestas económicas, las empresas, donde alguno de sus integrantes se encuentre relacionados con otras empresas y estén participando la misma convocatoria. Para tal caso, sólo podrá ofertar para una de ellas. Aclaraciones sobre los requisitos para el Registro de Proveedores Las aclaraciones sobre el presente documento puede hacerse de manera personalizada o por correo electrónico a las cuentas: adquis@dgb.unam.mx ó consuelob@dgb.unam.mx ; no se harán aclaraciones por teléfono. El horario de atención personalizada será de 9:00 a 13:30 hrs. Recepción de documentos La carta compromiso y los documentos que acrediten la existencia y personalidad jurídica de las empresas, deberán presentarse en sobre cerrado en el Departamento de Adquisiciones Bibliográficas de la Dirección General de Bibliotecas, con domicilio en Edificio de la Biblioteca Central, piso Basamento, Circuito Interior, C.U. Código Postal 04510, México, D.F., en el horario de 9:00 a 13:30 horas. NO SE ACEPTARÁ DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA Análisis y aprobación de las propuestas Se procederá a revisar y analizar la documentación de acuerdo a los procedimientos establecidos y en su momento se notificará a los proveedores sobre su resultado. Los proveedores que sean aprobados para formar parte del Registro, pagarán una cuota única no reembolsable por la cantidad de $1, pesos (IVA incluido). Los proveedores procederán a darse de alta en dirección electrónica: de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 7

8 CONDICIONES GENERALES DE ENTREGA DE LOS MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS 1. El proveedor promoverá sus fondos editoriales con el personal académico de las entidades y dependencias y establecerá relación directamente con los responsables de las bibliotecas de la UNAM, proporcionando: a. Catálogos del material que distribuye b. Listas de precios c. Perfiles de interés d. La dirección de su página web, en caso de contar con ella. e. Las novedades editoriales, para que los responsables de bibliotecas cuenten con otras herramientas auxiliares para la selección y cotización del material bibliográfico. 2. El proveedor recibirá el pedido en firme directamente de los responsables de bibliotecas a través de correo electrónico, fax o de manera impresa, debidamente aprobado por la Comisión de Biblioteca. 3. El proveedor deberá informar a la biblioteca sobre el status de los pedidos, este puede ser mensual o en el momento que se requiera, de no hacerlo la biblioteca tomará la decisión de solicitarlo a otro proveedor. 4. La facturación impresa y electrónica deberá contener los siguientes datos: a. Título b. Autor c. Editorial d. ISBN completo e. Número de ejemplares f. Precio unitario sin descuento g. Descuento pactado con la UNAM. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 8

9 h. Importe total de la factura i. Clave de proveedor y número de proveedor j. Tipo de cambio para los proveedores que surten material extranjero 5. Facturar por separado el material nacional (ISBN , 968 y 607) del material extranjero. 6. El proveedor deberá entregar a la biblioteca la siguiente documentación: a. Factura original y cinco copias perfectamente legibles, verificar el tamaño de la letra, en caso contrario se hará el rechazo de la documentación. b. Los materiales que ampara la factura, no facturar por adelantado, sino cuenta con el material bibliográfico. c. Los registros bibliográficos en formato MARC (para los proveedores que estén en condición de proporcionarlos). Estos registros deberán presentarlos en tantos archivos como facturas se entreguen, los nombres de los archivos deberán tener relación con el número de facturas y enviarse al correo electrónico: registros_librunam@dgb.unam.mx ó técnico@dgb.unam.mx d. El proveedor que suministre libros electrónicos deberá de entregar los registros Marc y los URL de cada uno de los libros, en el momento de entregar la factura, en caso contrario no se autorizará el pago de la factura. e. Las fotocopias de cada título con los siguientes elementos: Página legal (portada) no incluir cubierta Reverso de la portada Índice o tabla de contenido, en caso de no contar con esta información, incluir la introducción, prefacio y/o prólogo del libro. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 9

10 7. Para el material documental que se presente en otros formatos indicarlo en la factura (ejemplo: CD-ROM, MICROFICHAS, DIAPOSITIVAS, DVD, PELÍCULAS EN FORMATO DVD O BLU-RAY Y MAPAS) 8. En las fotocopias de la página legal (portadas) del material documental deberán incluirse de manera LEGIBLE los siguientes datos: a. Clave de la biblioteca b. Clave de proveedor c. Número de la factura d. Número de la última página numerada (tomar la última página del texto) e. Número de ejemplares f. Indicar si el libros tiene ilustraciones g. ISBN (si no se encuentra en el reverso de la portada) 9. La biblioteca: Los responsables anotarán en la factura los siguientes datos: a. Código programático b. Nombre y firma del coordinador y/o responsable de la biblioteca c. Sello de la biblioteca d. Clave de la biblioteca e. Clave del proveedor f. Año del Presupuesto afectado g. Fecha de recepción del material ( en caso de no anotar este dato se devolverá la documentación a la biblioteca) 10. La biblioteca no deberá aceptar facturas que no estén respaldas con el material documental, esto en apego a la Normatividad de Adquisición de Material Bibliográfico. 11. La biblioteca turnará la factura original a su Secretaria Administrativa y/o Unidad Administrativa, para que ésta pueda tramitar el pago al proveedor, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la UNAM. 12. La biblioteca: Los responsables de las bibliotecas deberán comprobar ante la DGB la documentación del material bibliográfico para su catalogación y clasificación, dentro de los 30 días calendario, posterior a la entrega del material por parte de los proveedores, para lo cual enviarán tres fotocopias legibles de la factura del material documental, con la indicación de los cargos remotos y procesos técnicos de los títulos. Cabe mencionar que la entrega de las fotocopias de las portadas, contra-portada, índice y/o tabla de contenido lo realiza el proveedor sin costo para la Universidad. de Proveedores de Material Bibliográfico de la UNAM 10