Contratar directamente la destrucción de documentos es más seguro y eficiente

Transcripción

1 Contratar directamente la destrucción de documentos es más seguro y eficiente La destrucción segura de documentos de manera programada es el primer paso para asegurar la protección de la información confidencial de su organización shredit.es

2 Habiendo tantas historias de violaciones de seguridad en la prensa, es comprensible que cualquier empresa responsable quiera protegerse de una infracción; y un paso básico pero fundamental para cualquier organización, es asegurar que la información sea destruida. Cuáles son los hechos claves que una empresa necesita saber al momento de decidir si encargarse ellos mismos de destruir los documentos o contratar a un profesional? En función del asesoramiento de NAID y de una reciente publicación "Informed buyer" (Comprador informado) de NAID, hemos desarrollado las siguientes pautas para las organizaciones que busquen conservar segura su información confidencial. La Trituración De Corte En Tiras No Es Segura Virtualmente, todas las trituradoras personales, o los tipos de trituradoras más pequeñas que se encuentran en muchas oficinas, trituran los documentos en tiras verticales. Las piezas de estos documentos pueden volver a armarse fácilmente, dejando a las empresas involuntariamente expuestas a una potencial violación de seguridad. Mucho más efectiva y virtualmente imposible de reconstituir es la trituración de corte cruzado que utilizan las organizaciones profesionales de destrucción de información y que reduce los materiales a pequeñas piezas de papel picado que no pueden reconstituirse. Los documentos triturados en tiras pueden reconstruirse La Destrucción Con El Uso De Una Trituradora De Oficina Lleva Tiempo Destruir documento tras documento cousume tiempo. Se ha estimado que le lleva cinco horas en promedio, a un empleado destruir 50 lbs. de documentos, en comparación con sólo menos de un minuto que le toma a una organización profesional destruir la misma cantidad. Si bien el tiempo ahorrado es un motivo que impulsa a muchas organizaciones a contratar la destrucción de documentos, también es importante reconocer que muchos empleados simplemente no priorizarían lo que consideran una tarea tediosa. Muchas trituradoras de oficina no pueden, por ejemplo, triturar grapas o múltiples hojas de manera simultánea, lo cual puede transformar una tarea aparentemente simple en una tarea agotadora para el empleado. Al tener una consola bajo llave en la oficina, el personal sólo tiene que "introducir" cualquier documento y un profesional recogerá la consola en un horario programado que sea conveniente para ambos. La destrucción de documentos individuales consume mucho tiempo 2

3 Encargarse Usted Mismo De La Destrucción De Documentos No Hace Que Su Negocio Sea Más Seguro O Cumpla Con Las Leyes Las violaciones de datos resultan costosas y potencialmente devastadoras para un negocio. El Ponemon Institute estima que el costo de una violación de datos es $214 por registro comprometido. Al contratar la destrucción de sus documentos, usted reduce la posibilidad de una violación y minimiza así dramáticamente el acceso a documentos sensibles. En caso de una violación de datos o de la privacidad, es probable que las autoridades correspondientes le soliciten a su empresa que proporcione evidencia de que la información fue destruida con seguridad. Al utilizar una trituradora interna de oficina, esto simplemente no es posible; pero al contratar la destrucción de documentos a un tercero confiable, usted recibirá siempre una Certificado de destrucción después de cada servicio que dará prueba de su cumplimiento. Limite La Exposición Del Empleado A Información Sensible En muchas organizaciones, el proceso de destrucción está visto como una tarea administrativa que debe manejar un empleado de poca antigüedad, lo que significa que la información sensible y confidencial esté expuesta a individuos no autorizados. El escenario alternativo es que los individuos de nivel jerárquico sean responsables de la destrucción de sus propios documentos, aunque esto claramente los convierte en un recurso costoso para el trabajo y no es el mejor uso de su tiempo. Al contratar a un tercero experto en destrucción de documentos, los responsables pueden colocar los documentos de manera rápida y sencilla en consolas cerradas bajo llave, eliminando así tiempo valioso. Las Trituradoras De Oficina No Son Indestructibles De acuerdo a las estadísticas del gobierno, el empleado de oficina promedio usa hojas de papel copia por año, y por supuesto mucho de este material impreso (informes estratégicos, presupuestos, contratos legales, evaluaciones de desempeño, informes disciplinarios y promociones) es sensible y debería destruirse para evitar violaciones de información. La información confidencial puede ser expuesta a personas no autorizadas La destrucción física de documentos no sólo consume tiempo valioso, sino que también puede hacer que las trituradoras se dañen. Y durante el tiempo que la trituradora está fuera de uso, información sensible y confidencial inevitablemente se acumula convirtiendo a su negocio en un blanco fácil para una potencial violación de datos. Contratando el servicio de destruccion, si una consola de oficina se llena antes de lo esperado, una rápida llamada al proveedor asegurará que se programe una recolección adicional de manera que los documentos puedan seguir siendo depositados de forma rutinaria y segura en la consola cerrada bajo llave. De manera similar, si una organización advierte que sus consolas se llenan con frecuencia antes de la siguiente fecha de servicio, deberán ser provistos de consolas adicionales o se deberá incrementar la frecuencia del servicio en un esquema regular. Las consolas cerradas bajo llave aseguran que su información confidencial esté guardada y protegida antes de la destrucción 3

4 La Destrucción De Grandes Volúmenes De Documentos No Puede Manejarse Internamente Cerca de la mudanza de una oficina o al final del año calendario o financiero, se necesitan destruir mas documentos de lo usal. Aún las trituradoras de oficina más sofisticadas simplemente no están equipadas para manejar la destrucción de un gran volumen de documentos. Una organización externa y confiable de destrucción de documentos utiliza trituradoras industriales que están diseñadas para manejar grandes cantidades; en Shred it ofrecemos destrucción en el lugar donde los clientes pueden observar cómo se lleva a cabo el proceso de destrucción. Las compañías profesionales de destrucción de documentos usan trituradoras industriales La Trituradora De Oficina No Puede Procesar Todos Los Materiales Una trituradora de oficina básica no siempre puede procesar grapas, carpetas, clips para papel u otros materiales lo cual significa que los empleados responsables de la destrucción deben desperadiciar tiempo separando documentos, o arriesgarse a dañar la trituradora. Por el contrario, las trituradoras industriales a cargo de un proveedor de renombre cuentan con la tecnología y el poder para destruir todo, desde tela y plástico hasta material electrónico y metales. Tambien son capaces de destruir con seguridad discos compactos (CD), cintas de video, videos digitales (DVD), microfichas e incluso fichas de casino. Las Computadoras Y Las Fotocopiadoras También Tienen Memoria Es importante recordar que no son sólo los documentos impresos los que contienen información sensible: las computadoras y las fotocopiadoras también. Si bien una empresa puede usar programas que pretenden borrar datos de un disco duro al actualizar o reciclar sus máquinas, algunos programas que aseguran borrar datos de un disco duro sólo borran los directorios del disco. La información puede recuperarse y permitir que alguien acceda a esos datos confidenciales. Esto deja a las organizaciones en un estado de vulnerabilidad. Está probado que la destrucción del disco duro es la única manera 100% segura de destruir de forma permanente la información que hay en ellos. Este proceso no puede llevarse a cabo internamente y se debe contratar un proveedor confiable. Las fotocopiadoras pueden contener información sensible 4

5 Qué Buscar En Un Proveedor Externo De Destrucción De La Información Certificación por parte de una asociación comercial de buena reputación, como la Asociación Nacional para la Destrucción de la Información (NAID, por sus siglas en inglés). Capacidad de brindar servicios de destrucción en el lugar y fuera de él. Servicios que satisfagan sus necesidades; recolecciones programadas o limpieza de una vez. Entrega de un Certificado de destrucción después de cada servicio. Los servicios de destrucción de documentos de Shred-it pueden ayudarlo a satisfacer sus obligaciones de cumplimiento con un servicio confiable y oportuno. Podemos ayudarlo a prevenir el robo de identidades y las violaciones de seguridad, y a proteger la privacidad de sus clientes para que usted pueda concentrarse en otras prioridades del negocio. Para conocer más acerca de los servicios de Shred-it o para reservar su evaluación GRATUITA de seguridad, visite shredit.com o llame al: shredit.es Shred-It cuenta con una seguridad y confiabilidad excepcionales. En el mundo de las finanzas, exigimos ambos requisitos. 5