Qué es la Secretaría de Gestión Administrativa (SGA)?

Transcripción

1 En el marco del proyecto de implementación de la Secretaría de Gestión Administrativa (SGA) que realizan conjuntamente la Suprema Corte de Justicia y la Procuración General, se publica el presente documento electrónico. A través de este material se busca difundir los principales lineamientos para la coordinación de agenda de debates. La SGA ha sido establecida en la Ley y reglamentada en el Acuerdo nº 3511 SCBA. Remitimos a estos documentos para mayores detalles acerca del tema. Contenido: Qué es la Secretaría de Gestión Administrativa (SGA)? El procedimiento en pocos pasos Esquema de trabajo para la Implementación de la SGA La gestión de audiencias y el Ministerio Público: impacto en las prácticas de trabajo Testimonio de los operadores (VIDEOS) - 1 -

2 Qué es la Secretaría de Gestión Administrativa (SGA)? La SGA en pocas palabras La SGA es una dependencia creada por Ley ; ubicada bajo la orbita de la Presidencia de la Cámara de Apelación y Garantías. Está conformada por un funcionario que será su Titular y, según las necesidades de cada Departamento Judicial, contará con personal auxiliar. Una de las funciones principales es: Administrar el calendario de audiencias de debate y de las que se generen por aplicación de la Ley (procesos de flagrancia), fijando día y hora de las audiencias- en coordinación con las agendas de los Magistrados, Funcionarios del Ministerio Público y Abogados Particulares, que intervengan en ellas. La coordinación con los órganos jurisdiccionales, con la Defensoría General y la Fiscalía General, se realiza a través de los respectivos Nexos: un operador (funcionario o empleado) de cada una de estas dependencias que tiene la responsabilidad de interactuar con la SGA a fin de establecer la agenda de audiencias y coadyuvar para que el debate se realice oportunamente. Gráficamente: - 2 -

3 La herramienta de trabajo clave de la SGA es un programa informático denominado SIGA que permite, automáticamente, determinar la fecha y hora del debate. Para esto, el sistema evalúa la información respecto a disponibilidad / agenda de: órgano jurisdiccional fiscal defensor sala y también considera la cantidad de prueba testimonial para determinar la duración del debate. Otras variables: Información sobre Turnos, licencias, compensaciones y toda otra ausencia prolongada prevista para cada uno de los jueces de juicio, fiscales y defensores. Franja horaria destinada a debates: de10:00 a 18:00 (la franja horaria de 8:00 a 10:00 se reserva para otros actos y tareas de los operadores: audiencias del art.308, lectura de sentencia, etc). Ventajas aparejadas al funcionamiento de la SGA Uso racional de las agendas de juicios y en consecuencia, disminución de la mora judicial Evitar superposiciones en las agendas de los operadores que intervienen en los debates Optimizar la comunicación y la publicidad de esta etapa del proceso Revisar prácticas de trabajo que congestionan innecesariamente el trámite Revalorizar la puntualidad como un valor importante para la gestion Reforzar la cultura de la planificación y previsión Disponer de datos fiables para la toma de decisiones Transparentar el trabajo institucional - 3 -

4 El procedimiento en pocos pasos 1º- La SGA recibe el escrito o auto de elevación de la causa a juicio La presentación debe indicar el Fiscal y Defensor que intervendrá en la etapa de juicio (los que se determinarán en la Requisitoria Fiscal y la vista a la Defensa, respectivamente). Nota: el sistema prevé, bajo determinadas condiciones de agendas, que posteriormente se modifiquen las partes designadas 2º- La SGA registra la causa ingresada y procede a su sorteo entre los órganos de juicio. Se radica la causa. Si hay detenidos, la SGA comunica al RUD el órgano de radicación de la causa 3º- El órgano correspondiente, a través del formulario, solicita a la SGA fecha de debate. El titular de la Secretaría de Gestión Administrativa está facultado para exigir el cumplimiento de los requisitos formales para la solicitud de fijación fechas de audiencia de debate Ver formulario 4º- La SGA carga datos del formulario al sistema y automáticamente el sistema le indica la fecha y hora de debate disponible. Otra de las aplicaciones del sistema es Emitir Listados de audiencias registradas en un periodo por cada Órgano, Fiscal, Defensor

5 Una vez cargados los datos, se hace clic en el botón Buscar audiencia y el sistema comienza la búsqueda de la fecha. 5º- La SGA, a través de los Nexos, comunica al órgano y a las partes la fecha agendada. La SGA, conjuntamente con los Nexos, establece mecanismos para optimizar las comunicaciones entre las dependencias, para reprogramar audiencias suspendidas, para considerar reemplazos y cualquier otro evento que esté vinculado con la realización de audiencias, respetando los plazos establecidos para cada etapa del proceso. La cancelación o suspensión de audiencias deberá ser comunicada a la Secretaría de Gestión Administrativa en un plazo no mayor a 24 horas de producida la novedad

6 Todo espacio en la agenda producido por una audiencia cancelada o no ejecutada por abreviación del proceso o salida alternativa, será reutilizado para la fijación de otro debate. 6º- Finalizado el debate, el actuario informa el resultado a la SGA a través del formulario correspondiente. También informa si se canceló o suspendió la audiencia y los motivos. Ver formulario 7º- La SGA registra en el sistema el resultado informado. Así mantiene actualizado el registro audiencias programadas, realizadas, suspendidas y canceladas (consignando sus motivos). En esta pantalla el operador registra el Movimiento: audiencia realizada, suspendida, etc. En el caso de audiencia realizada, se registra el resultado; de lo contrario se registra el motivo de la suspensión

7 Las audiencias de Flagrancia (Texto del Acuerdo) La Secretaría de Gestión Administrativa en coordinación con los Juzgados de Garantías, establecerá un sistema de bandas horarias para la fijación de las audiencias generadas por aplicación del procedimiento de flagrancia, dando prioridad al Juzgado de Garantías que se encuentre en turno y al que haya culminado el mismo. Se utilizarán todos los días hábiles de la semana y, en caso de ser necesario, se podrán habilitar días y horas a efectos de cumplimentar, dentro de los plazos previstos, las audiencias que se fijen. La Secretaría de Gestión Administrativa fijará de manera coordinada con los Juzgados de Garantías y los nexos del Ministerio Público designados al efecto, las fechas y horas de realización de las audiencias, manteniendo una comunicación permanente con los mismos, de manera tal de evitar superposiciones y garantizar la efectiva realización de las audiencias. La notificación de las audiencias que se fijen se efectuará por los medios y con la periodicidad que acuerden el responsable de gestión de audiencias de flagrancia y los nexos designados, priorizando el uso de medios tecnológicos. La notificación a la víctima la realizará la Unidad Fiscal interviniente. De corresponder, la notificación al Particular damnificado y al defensor particular, las realizará la Secretaría de Gestión Administrativa. La citada Secretaría reforzará las comunicaciones con las dependencias de alojamiento de detenidos y las unidades de traslados, de manera de garantizar su comparendo -en tiempo- a las audiencias. Toda vez que se determine la aplicación del proceso de flagrancia a una IPP, la Fiscalía interviniente o el Juzgado de Garantías que corresponda, remitirá los datos relativos a la misma -según modelo adjunto en el Anexo I- a la Secretaría de Gestión Administrativa para su registro y posterior fijación de audiencias. La Fiscalía interviniente o el Juzgado de Garantías, según corresponda, comunicará a la Secretaría de Gestión Administrativa, el resultado de las audiencias y toda otra circunstancia que implique la finalización de la causa o el cierre de la etapa de flagrancia

8 Las audiencias del fuero de Responsabilidad Penal Juvenil (Texto del Acuerdo) Para las funciones relacionadas con el ingreso y distribución de causas elevadas a juicio correspondientes al Fuero de la Responsabilidad Penal Juvenil, regirá el Acuerdo La Suprema Corte de Justicia determinará, en la medida en que se den las condiciones para su correcta implementación, la fecha en la que la Secretaría de Gestión Administrativa asuma las funciones de coordinación de agendas para las audiencias de debate correspondientes al Fuero de Responsabilidad Penal Juvenil, así como también, brinde la colaboración necesaria para la coordinación de las audiencias a celebrarse durante la etapa de garantías para el mismo fuero, complementándose con los acuerdos y consensos a los que puedan arribar los titulares de los órganos jurisdiccionales y los funcionarios del Ministerio Público. Esquema de trabajo: Implementación de la SGA Implementación La implementación es gradual, por Departamento Judicial. Actualmente la SGA está funcionando en Dolores y Necochea. Antes de finalizar el año 2010 se prevé que el sistema quedará instalado en Mercedes y Mar del Plata. El esquema de trabajo prevé las siguientes acciones previas a la puesta en marcha: Propuesta y designación del personal que estará afectado al funcionamiento de la SGA y los nexos de los Órganos y del Ministerio Público Taller introductorio destinado al personal de la SGA, a realizarse en la Secretaría de Planificación de la SCBA. Instalación del software Presentación conjunta entre la SCBA y la Procuración General de la SGA a los jueces, fiscales y defensores del departamento Judicial - 8 -

9 Capacitación a los operadores que están directamente vinculados al funcionamiento de la SGA (su titular y empleados más los nexos de los órganos y los nexos del MP). Preparación del sistema con la carga de información requerida: o Carga de agenda de juicios ya establecida o Carga de turnos, licencias, etc. de jueces, fiscales y defensores. Oficialización de la fecha de puesta en marcha. La puesta en marcha en Dolores y Necochea (Res Nº 47/10) Res. N 47/10 La Plata, 24 de septiembre de VISTO: La Resolución de este Tribunal Nº 1146/09, que dispone la instrumentación de las Secretarías de Gestión Administrativa en cada departamento judicial, dependiendo de las Presidencias de las Cámaras de Apelación y Garantías en lo Penal y CONSIDERANDO: Que las funciones asignadas por la Ley a las mencionadas Secretarías fueron reglamentadas por esta Suprema Corte de Justicia mediante el Acuerdo 3511, de fecha 4 de agosto de Que la Secretaría de Planificación, en coordinación con la Subsecretaría de Información y la Procuración General, estableció un plan de implementación y capacitación en los Departamento Judiciales de Dolores y Necochea. Que fueron realizados los refuerzos de personal y la designación del responsable de la Secretaría de Gestión Administrativa de los mencionados departamentos, a través de la Subsecretaría de Personal de la Suprema Corte. Que conforme surge de las actuaciones obrantes en el Expediente SPL 9/10, en función de los avances efectuados por las distintas áreas de este Tribunal, se encuentran dadas las condiciones para la puesta en marcha de la Secretaría de Gestión Administrativa en los Departamentos Judiciales Dolores y Necochea

10 Que el artículo 8º de la Resolución 1146/09 delega en la Presidencia de este Tribunal la determinación de la fecha en la que comenzará a funcionar la Secretaría en cada departamento judicial, en coordinación con la Procuración General. POR ELLO, la Presidenta de la Suprema Corte de Justicia, en ejercicio de sus atribuciones, con asistencia de la Procuración General; RESUELVE Artículo 1º: Disponer el inicio de actividades de la Secretaría de Gestión Administrativa dependiente de la Cámara de Apelación y Garantías en lo Penal en los Departamentos Judiciales Dolores y Necochea a partir del 1º de octubre de Artículo 2º: En función de lo establecido en el último párrafo del artículo 1º del Acuerdo 3511, disponer que en la fecha establecida por el artículo anterior, las Secretarías de Gestión Administrativa de ambos departamentos judiciales asuman las funciones de coordinación de agendas para las audiencias de debate correspondientes al fuero de Responsabilidad Penal Juvenil. Artículo 3º: Regístrese y comuníquese.- Fdo: Hilda Kogan, Presidenta; Juan Angel de Oliveira, Subprocurador General; ante mí Néstor Trabucco, Secretario de Planificación. La gestión de audiencias y el Ministerio Público: impacto en las prácticas Los Nexos del MP: Una figura clave en este sistema La Fiscalía General y la Defensoría General de cada Departamento Judicial designarán nexos coordinadores. Veamos cuáles son sus funciones: 1. Proveer a la SGA y actualizar periódicamente, la información relativa a los compromisos de cada funcionario interviniente en las audiencias de flagrancia y de debate, para evitar superposiciones o imposibilidades de asistencia por parte de los funcionarios del Ministerio Público

11 Para ello deben: Informar a la SGA los turnos, licencias, compensaciones y toda otra ausencia prolongada de los funcionarios del MP y mantener dicha información actualizada. Previo a la concesión de licencias, compensaciones u otras ausencias programadas deberá chequearse la existencia de audiencias establecidas en dicho periodo y resolverse previamente la reprogramación de las mismas de ser necesario, o bien establecerse el reemplazo de la parte que se ausentará. En caso de ausencias no programadas deberá chequearse la existencia de audiencias establecidas en dicho periodo y resolverse la reprogramación de las mismas de ser necesario, o bien establecerse el reemplazo de la parte que se ausentará. Comunicar las fechas de audiencias fijadas a las partes intervinientes, de acuerdo a la información recibida de la SGA. A tal efecto, es importante que el nexo disponga de dirección de correo electrónico oficial, teléfonos de los funcionarios que participen en las audiencias. Coordinar con la SGA mecanismos de comunicación oportunos para la resolución de los inconvenientes que pudieran surgir, de modo de garantizar la realización de audiencias. Además, Informará periódicamente al FG / DG las disfuncionalidades que se detecten respecto del cumplimiento de los horarios y plazos establecidos, y de la realización y/o cancelación de las audiencias. El ofrecimiento de prueba. Necesidad de revisar esta práctica La experiencia de trabajo muestra que los elementos probatorios vertidos en juicio, en particular la prueba testimonial, es notablemente menor a la ofrecida oportunamente

12 Las razones de esta disfuncionalidad son de variada índole. Y si bien es cierto que la unificación de unidades de instrucción y juicio en el ámbito de la fiscalía busca un avance en este sentido, es probable que aún se requiera ajustar esta práctica. La cantidad de testigos ofrecidos es uno de los factores que se consideran para estimar la duración de un juicio y en tal sentido afecta el uso/disponibilidad de la agenda Con la puesta en marcha de un sistema de gestión centralizada de audiencias, esta variable se podrá analizar, ya que la información registrada permitirá contrastar la cantidad de prueba testimonial ofrecida contra la que efectivamente se presenta en el debate. Alternativas al juicio. Oportunidad de la decisión Uno de los factores que coadyuva a una mejor utilización de la agenda de debates es la oportunidad en la que se evalúan y deciden las alternativas de abreviación del proceso. En este sentido, la Resolución 529/06 de PG y en forma complementaria la Resolución 369/08 de PG, brindan pautas tendientes a evitar, entre otras, la indebida prolongación de los procesos y el establecimiento de "agendas virtuales". En síntesis Sabemos que el cambio de prácticas en general y las mencionadas en los puntos anteriores en particular siempre importan procesos complejos, prolongados y atravesados por numerosos obstáculos. En otras palabras, requieren un análisis integral que excede el alcance de este documento introductorio. No obstante, la puesta en funcionamiento de la agenda centralizada resulta una instancia favorable para iluminar procedimientos de trabajo y repensarlos a la luz del nuevo esenario de gestión

13 Es deseable, entonces, que desde la Fiscalía General y Defensoría General se monitoreen estas prácticas de trabajo, y se propongan alternativas consensuadas a fin de favorecer el funcionamiento del sistema. Acuerdo Nº 3511 SCBA En el Acuerdo se resume las distintas pautas que ordenan el funcionamiento de la agenda común para el podér judicial. Descargar Acuerdo Sitio: