Estimado/a Director/a:

Transcripción

1 Instrucciones administrativas sobre el aplicativo Web Gestión del CIAL. Estimado/a Director/a: La centralización en la Consejería de Educación y Universidades (CEU) de los datos del alumnado y sus familias, ha permitido la identificación inequívoca de éstos, así como la incorporación de dicha información a diferentes gestiones de uso en los centros, como la Admisión del alumnado o la Gestión de Expedientes Académicos, lo que posibilita una mejora de los procedimientos que requieren una gestión centralizada. Todo ello amparado en la disposición adicional vigésimotercera de la LOE, el apartado noventa y tres del artículo único de la Ley Orgánica 8/2013, de 9 de diciembre, para la mejora de la calidad educativa, la disposición adicional séptima de la Ley 6/2014, de 25 de julio, Canaria de Educación no Universitaria, y en la aplicación estricta de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos personales y, consecuentemente, en la declaración de ficheros realizada por la CEU. Con el objetivo de garantizar la permanente actualización de esta información, se dictan las presentes instrucciones, que afectan a todos los centros educativos de Canarias, tanto públicos como privados, con independencia del Régimen de Enseñanza que se imparta: Los centros deben asegurarse de que todo el alumnado tenga incorporado su CIAL en sus bases de datos (Pincel u otra). En cursos anteriores se asignó al alumnado incorporado al sistema educativo un código de identificación del alumno/a (CIAL) único e intransferible, conforme a las peticiones ordinarias y extraordinarias que realizaron los centros. En la primera petición -petición ordinaria- que realiza el centro se debe incluir LA TOTALIDAD DE LA MATRÍCULA y no sólo la del alumnado que necesite solicitar CIAL. Como es habitual los datos remitidos en la petición ordinaria para la actualización de matrícula y solicitud de CIAL, se emplearán para cumplimentar el Modelo 0 (contabilización de alumnado por nivel de comienzo de curso). Los plazos establecidos para la remisión de la solicitud de CIAL son: - Petición Ordinaria: hasta el 18 de septiembre de 2015 para los estudios de Infantil y Primaria, hasta el 25 de septiembre de 2015 para los estudios de Educación Secundaria Obligatoria, Formación Profesional Básica, Bachillerato y Ciclos Formativos de Formación Profesional, y hasta el 16 de octubre de 2015 para los estudios de Enseñanzas de Régimen Especial y Educación de Personas Adultas, según dicta la resolución de 1 de junio de 2015, por la que se establece el calendario escolar y se dictan instrucciones para la organización y desarrollo de las actividades de comienzo y finalización del curso 2015/2016, para los centros de enseñanzas no universitarias de la Comunidad Autónoma de Canarias. Este plazo se establece para el envío de los datos y certificación de Modelo 0, no para el cierre de las peticiones. En general, se dispone de un margen de quince días, después del término de los plazos, para proceder al cierre de la petición. - Peticiones Extraordinarias: pueden enviarse todas las que sean necesarias durante el resto del curso para actualizar la información: nuevas matrículas, bajas, corrección de errores, cambios de apellidos, incorporación de responsables, etc. Pueden ser tanto envíos de matrícula completa, como envíos con alumnado cargado directamente en la página web de Gestión de CIAL. Para evitar conflictos, es preferible no realizar peticiones extraordinarias hasta que no se haya tramitado completamente la Petición Ordinaria. En las peticiones que hagan los centros para este curso escolar , se podrá solicitar CIAL y también realizar modificaciones de datos erróneos, todo dentro de una misma petición (envío), de acuerdo al proceso descrito en el anexo adjunto. C/ Granadera Canaria, 2 Avda. Buenos Aires, nº 3 y 5 Edificio Granadera, 2ª planta Edificio Tres de Mayo Las Palmas de Gran Canaria Santa Cruz de Tenerife Tfno Fax Tfno Fax

2 Sólo se podrá solicitar NUEVO CIAL para el siguiente alumnado: 1. Alumnado que se incorpora por primera vez al sistema educativo en Educación Infantil. 2. Alumnado procedente del extranjero y que se incorpora por primera vez al sistema educativo. 3. Alumnado trasladado de otras comunidades autónomas y que se incorpora por primera vez a sistema educativo canario. 4. Por decisión judicial. 5. Alumnado que estuvo escolarizado en Canarias y que, por alguna razón, todavía no tiene CIAL, o que, por alguna circunstancia, es imposible obtener el CIAL que le corresponde. El sistema intentará localizarlo, pero puede producirse una nueva asignación de CIAL que dividiría el historial del alumno/a. Para el resto del alumnado debe incluirse el CIAL que ya tiene asignado en cursos anteriores. En caso de haberse detectado errores en el proceso del curso , la aplicación informática facilitó un listado que debe subsanarse, de acuerdo a lo establecido en el apartado Corrección de errores y finalización de los procesos del curso de este documento. Para agilizar la incorporación del CIAL a la base de datos del centro (Pincel u otra), los CEIPs deberán enviar a los IES de su distrito información con los datos de identificación y el CIAL del alumnado matriculado en el curso en 6º de Primaria. En los demás casos, los centros receptores solicitarán a los centros de origen el CIAL del alumnado trasladado. La comunicación se hará a la mayor brevedad posible, de acuerdo a lo establecido en el apartado Corrección de errores y finalización de los procesos del curso de este documento. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE SOLICITUD DE CIAL Y ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA Los pasos generales a realizar por un centro son los siguientes: 1. Cumplimentar todos los datos de matrícula en su programa de gestión (Pincel ekade u otro). 2. Realizar el envío de la información. El proceso de grabación de datos para CIAL y envío de la información se realizará a través de alguno de los siguientes procedimientos: Pincel ekade (como instrumento de intercambio de información de los centros docentes con la Administración educativa) realizando el envío en el apartado Certificaciones de datos del aplicativo Envío de un fichero que contenga los registros informáticos de la matrícula del centro, con la estructura de datos oficialmente establecida (fichero.txt), empleando el sistema de subida de ficheros en el portal Alisios, en el apartado correspondiente en Gescentros. En este caso recuerden actualizar la aplicación que genera su fichero.txt con las nuevas codificaciones y estudios, siguiendo las instrucciones que se encuentran en la página de Instrucciones para la solicitud de CIAL. Introducción de los datos manualmente en la aplicación web de Gestión de CIAL y actualización de matrícula del portal Alisios. Con las dos primeras opciones el sistema informático, transcurrido un día, crea una petición en la Gestión de CIAL en Gescentros con los datos de los alumnos/as. 3. Revisar y solicitar los cambios oportunos en la petición, en la aplicación de Gestión de CIAL de Gescentros, dentro de la petición y en la opción Corrección del alumnado problemático. 4. Cierre de la petición, en la opción correspondiente de la Gestión de CIAL de Gescentros, esto nos indica que la podemos procesar y evita que un envío sobrescriba las modificaciones. Esta tramitación, en función de la acumulación de solicitudes, puede demorarse. 5. Esperar a que aparezca en la descripción de la petición el texto: Fase: Procesado por completo que indicará que nosotros ya la hemos tramitado. El sistema remitirá un correo indicándolo.

3 6. Incorporar los nuevos CIAL asignados en el programa de gestión del centro. En Pincel ekade existe una opción en Expedientes del alumnado, Procesos, que automatiza esta labor para la mayoría de los casos. Para resolver las dudas que se le presenten, puede optar por estas ayudas: 1. A través de las instrucciones que encontrará en el portal de Alisios Entrando en la opción Gestión de centros, en donde encontrará el apartado de Instrucciones para la solicitud de CIAL, pudiendo acceder a sección de descarga, documentación y ayuda. 2. En la propia aplicación. También en el portal Alisios, entrando en la opción Gestión de centros, en donde encontrará el apartado de Gestión de CIAL, pudiendo acceder, identificándose, a la aplicación. Mediante Preguntas Frecuentes, Incidencias y Ayuda que se encuentran en la barra del título de la aplicación. Ante cualquier duda administrativa o informática, se recomienda que lea primero las PREGUNTAS FRECUENTES, para después generar la incidencia. Las preguntas que formule mediante el portal de incidencias serán contestadas, mediante correo electrónico, a la mayor brevedad posible. Además, también podrá leer las respuestas mediante el portal de Alisios Mis Incidencias. En este curso se pueden hacer las siguientes solicitudes: A. Solicitud de CIAL: Antes de cursar la solicitud, debe comprobar si el alumno/a tiene asignado CIAL (en los casos de alumnado trasladado que ya lo posea, el centro de origen lo facilitará). Asimismo, deberá verificar que se dispone de los datos correspondientes a la familia o tutores legales, indicando en su caso las condiciones legales de Patria Potestad y Guarda y Custodia. B. Solicitud para corregir datos en el Directorio del Alumnado: Permite que el propio centro solicite la modificación de algún dato del alumnado que ya estaba registrado en el directorio, incluidos los datos de la matrícula (curso y estudios) del presente curso escolar. Desde la página web puede contrastar lo consignado en el directorio con la propuesta de modificación que hace el centro. Una vez cerrada la petición, el proceso concluye cuando desde los servicios centrales se acepten los cambios solicitados. Estos dos procesos se pueden hacer en una misma petición. Para ello, el formulario que aparece en la página web le permite elegir la opción u opciones deseadas. Los datos procedentes de un envío del centro (Pincel o fichero.txt) deben completarse posteriormente a través de la web de la Consejería. La petición se considera cursada cuando el centro la CIERRA desde esa página web. Antes de cerrar la petición, la secretaría del centro debe comprobar que los datos consignados concuerdan fielmente con los que obran en el Libro de Familia, DNI... (validación según lo prescrito en los puntos 1.1 y 3 del apartado cuarto de la Orden ya citada). En el Registro Centralizado de Expedientes Académicos los datos del alumnado serán los que obran en el Directorio del Alumnado. Por tanto, si advierte algún error en ellos debe solicitar una modificación, conforme se describe en el apartado b). No olvide, asimismo, reflejar el cambio en la base de datos del centro (Pincel u otra).

4 CORRECCIÓN DE ERRORES Y FINALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL CURSO A continuación le indicamos una serie de instrucciones y comprobaciones que debe realizar en el curso antes de realizar la petición de CIAL para el curso Si tiene peticiones abiertas, debe borrarlas o cerrarlas para que, desde los Servicios Centrales, se puedan procesar. Para ello debe acceder al portal Alisios, entrar en la opción Gestión de centros, y en en el apartado de Gestión de CIAL, una vez identificado, elija en curso escolar el curso 2014, y revise las peticiones abiertas. 2. Si no tiene actualizado el CIAL de su alumnado en su base de datos (Pincel u otra) debe hacerlo antes de iniciar los procesos para este curso. En la página Web, Gescentros -> Instrucciones para la solicitud de CIAL -> Instrucciones para recuperar fichero con nº CIAL, dispone de un documento muy útil para realizar es labor. Su enlace directo es: No olvide comprobar, dentro de su Pincel u otra aplicación, que el proceso automático de actualización se ha realizado correctamente. 3. Si durante el volcado automático en su base de datos se produjeran errores, deberá actuar de esta manera: a) Si el dato erróneo es el que figura en Pincel, corríjalo en el propio Pincel. b) Si el dato erróneo está en el fichero recibido, podrá incluir la solicitud de modificación en cualquier petición que haga durante el curso En ambos casos, usted debe grabar en Pincel el CIAL asignado cuando tenga constancia de que se trata de la misma persona. 4. En Pincel deberá tener registrado el CIAL del alumnado, tanto del que no pudo actualizar en el vaciado automático, como del de nueva incorporación a su centro y que haya estado matriculado en Canarias en algún curso escolar desde el en adelante. En S/C de Tenerife, a 1 de septiembre de 2015 EL ILLMO. VICECONSEJERO DE EDUCACIÓN Y UNIVERSIDADES Fdo.: JUAN MANUEL SANTANA PÉREZ

5 Anexo Instrucciones para la mejora de la calidad de datos del Directorio del Alumnado. Normas de introducción de datos personales (alumnado y responsables) en las aplicaciones: - El DNI (Documento Nacional de Identidad), es el documento identificativo español. El número del DNI o NIF (Número de Identificación Fiscal) consta de siete cifras más una letra de control e identifica inequívocamente a un ciudadano español. - Si un alumno/a tiene NIF, es español, aunque tenga doble nacionalidad o haya nacido en otro país. Se debe que tener en cuenta que los datos de localidad y país de nacimiento no cambian, aunque se produzca un cambio de nacionalidad, y sólo deben modificarse si son erróneos. - Si un alumno/a presenta NIE (Número de Identificación de Extranjero) o Pasaporte, no es español, y debe indicarse la nacionalidad correspondiente. El NIE debe comenzar con X, Y o Z. Esta letra nunca debe sustituirse con una cifra ya que se confundiría con un NIF, y es una alteración de un dato identificativo en documentación oficial. - La letra final del NIF o NIE es un carácter de control para comprobar que los dígitos se han transcrito correctamente. No se deben usar aplicaciones que calculen la letra del NIF o NIE, hacerlo es una fuente de duplicidades, problemas y conflictos. Cuando el sistema no admita un NIF o NIE hay que revisarlo con la copia del original que debe estar en la documentación de la matrícula. - Las letras del NIF o NIE se deben poner siempre en mayúsculas. - El NIF o NIE es individual, no debe usarse 'nunca' el de un responsable para rellenar el de un alumno/a. Actualmente muchos responsables están cursando estudios (idiomas, FP, adultos,...) y pueden existir mezclas de expedientes. - Si el alumno/a tiene NIF o NIE es obligatorio incluirlo, para evitar la posibilidad de creación de un nuevo Cial si los datos identificativos no coinciden exactamente. - NIF o NIE no son obligatorios para menores de catorce años. Sin embargo, es recomendable tener un documento identificativo para menores con elevada movilidad de centro o para hermanos gemelos, y así se les debe indicar a sus padres. - El sistema sólo recoge un documento de identificación, es decir, un NIE sustituye a un pasaporte y un NIF sustituye a un NIE. El pasaporte debe ser un documento usado provisionalmente para la identificación, y se debe exigir la presentación de un NIE. Según la normativa: i. Los extranjeros que se relacionen con España por razón de sus intereses económicos, profesionales o sociales, deberán interesar la asignación del Número de Identidad de Extranjero (NIE) a la Dirección General de la Policía. ii. Todos los extranjeros a los que se les haya expedido un visado o una autorización para permanecer en España por un periodo superior a seis meses tienen el derecho y el deber de obtener la Tarjeta de Identidad de Extranjero. Y la escolarización es una relación social con España y además suele implicar una estancia superior a los seis meses. - El campo pasaporte no se debe rellenar para españoles. El campo pasaporte no debe incluir ningún contenido que no sea el pasaporte. - En caso de cualquier duda en los nombres y apellidos del alumnado o responsables se deben consultar las copias de los documentos identificativos que deben estar en el expediente. - Sólo las iniciales de nombres y apellidos se deben poner en mayúscula, el resto en minúsculas.

6 - Los nombres o apellidos compuestos deben cumplimentarse completos, tal cual aparezcan en el documento identificativo (NIF/NIE /Pasaporte) salvo cuando en estos aparezcan los prefijos de los apellidos acompañando al nombre; por ejemplo: para Juan de los Ríos, el nombre sería 'Juan' (y no 'Juan de los') y el apellido 'de los Ríos'. Según la RAE, en su Ortografía de la lengua española (2010), Al cumplimentar formularios, los apellidos encabezados con preposición, artículo o con ambos, deben escribirse juntos en el campo correspondiente, sin dislocarlos. - Para evitar conflictos tampoco se incluirán guiones si estos aparecieran en el documento. - No deben usarse ni apodos, ni iniciales, ni abreviaturas (Si en el documento identificativo aparece María del Pilar no valen: Mª del Pilar, M Pilar, Pilar, Mary, Pili,...) - Una modificación de los datos identificativos de un alumno/a debe originar inmediatamente una petición extraordinaria solicitando la modificación correspondiente del Directorio del alumnado. - Aunque todos los campos no son obligatorios, se deben añadir todos los datos con los que cuente el centro. Tenga en cuenta que: - Se debe ser muy estricto (realizando las comprobaciones previas necesarias) a la hora de solicitar cambios en los datos identificativos, ya que: i. Todos los datos del alumnado (excepto los de matrícula) pueden ser modificados por los centros donde esté matriculado. Por ejemplo si está matriculado simultáneamente en un IES y en una Escuela Oficial de Idiomas ambos podrían modificar los datos. ii. Todos los datos identificativos de un responsable (padre/ madre /tutor) pueden ser modificados por cualquier centro en el que esté matriculado alguno de sus hijos / tutorados. - El alumnado con nacionalidad española tiene derecho a que se les expida el DNI, siendo obligatorio para los mayores de catorce años. - La localidad de nacimiento sólo debe rellenarse para el alumnado nacido en el extranjero. Para los nacidos en la península se cumplimenta la provincia y el municipio de nacimiento. Para los nacidos en Canarias y Baleares se cumplimenta la provincia, la isla y el municipio de nacimiento. - Todos los ciudadanos españoles tienen segundo apellido. Los españoles, aunque sean nacionalizados, 'siempre' deben tener segundo apellido. En el trámite de nacionalización de un ciudadano extranjero este debe aportar el segundo apellido que quiere que aparezca en su DNI. - La mayoría del alumnado y responsables extranjeros tienen únicamente primer apellido. La costumbre de poner a las mujeres extranjeras como segundo apellido el del marido precedido de "de" no es oficial y no se debe admitir. Para algunas nacionalidades es correcto sustituir el primer apellido de la mujer por el del marido cuando contraen matrimonio. Otras observaciones: - Debe tenerse clara la codificación del en las gestiones del Directorio del Alumnado, para evitar confusiones que, a la larga, perjudican una adecuada titulación: M - mujer, V - varón. En Pincel ekade se puede definir una consulta personalizada que incluya el sexo para obtener listados por grupo con los que comprobar esa información. - Los hijos e hijas de extranjeros, aunque hayan nacido en España, no son españoles, sino que adquieren la nacionalidad y el mismo permiso de residencia que sus progenitores. - Para alumnado con doble nacionalidad (española y otra), prevalece la española. - Los datos de país de nacimiento o localidad de nacimiento no cambian aunque un alumno/a extranjero se nacionalice español. Sólo cambia su nacionalidad.

7 - La fecha de matrícula se refiere al curso escolar actual, no es la fecha de la primera vez que se matriculó en el centro. - La fecha de baja sólo se debe poner en caso de traslado de matrícula viva o abandono de los estudios. Cambiar de centro al finalizar el curso no es una baja. Pasos a seguir para optimizar la resolución de conflictos: - La petición ordinaria de CIAL se debe enviar cuando se haya completado la matrícula del curso escolar vigente. Es decir, debe incluir todo el alumnado del centro a la fecha del envío. Las altas y bajas posteriores se tramitarán como peticiones extraordinarias. - Antes de realizar ningún envío, se debe revisar en la página web de "Gestión de CIAL" en el apartado "Ver datos problemáticos para su centro" el listado de "Ciales anulados para su centro" comprobando que se han sustituido los Ciales anulados por los correctos. - La fase de "Corrección de alumnado problemático" es un sistema de "Control de calidad" de los datos remitidos, ya que se comparan con los almacenados en la base de datos del Directorio del Alumnado. - No se debe suponer que los datos del centro siempre están correctos. Si en el Directorio del Alumnado los datos son diferentes, se deben comprobar con la copia de la documentación identificativa presentada. - Los pasos de esta fase serían: - Se debe comprobar, uno a uno, el alumnado del listado de la "Corrección de alumnado problemático" y, sin marcar, corregir o añadir nada en esta página, detectar los cambios, o mejoras de datos, que es necesario realizar en Pincel o en la base de datos que tenga el centro. - Una vez realizados los cambios del apartado anterior realizar un nuevo envío para "Gestión de CIAL" que sobrescribirá al anterior, pero incluyendo las modificaciones. - Esperar a que se cargue el nuevo envío. - Comprobar el alumnado del listado de la "Corrección de alumnado problemático" y solicitar las modificaciones del Directorio del Alumnado, que se consideren necesarias. Siempre se debe comprobar la veracidad de los datos para los que solicita cambios comprobándolos con la copia de la documentación que se aportó en la matrícula. - Revisar en el apartado "Consulta/modificación alumnado de la petición" que, para cada alumno (sobre todo los nuevos), están marcadas las opciones de "Añadir responsables" si el centro tiene responsables y el directorio del alumnado no. - Cerrar la petición. - No se debe realizar una petición extraordinaria hasta que no se haya tramitado por completo la petición Ordinaria. Las particularidades del aplicativo Web para corregir el 'alumnado problemático' son las siguientes: - Hasta que no se cambie el aplicativo de "Gestión web de CIAL" es imprescindible usar como navegador el "Windows Internet Explorer" (no sirve ni Firefox, ni Chrome,...). - Para ir hacia atrás en las páginas, siempre hay que usar la flecha pequeña que aparece al lado de "Incidencias". - Se solicita la modificación de datos por bloques, marcando las casillas correspondientes en el apartado de "SOLICITA". - Si se quieren mantener los datos del directorio del alumnado se deben igualar los datos 'a mano' de la petición del centro. Para poder escribir en la petición del centro se debe marcar la casilla correspondiente al bloque, editar el texto, y una vez igualado, desmarcar la casilla. - En las peticiones ordinarias se aceptan automáticamente todos los cambios de los bloques de contacto y de matrícula, por lo que no es necesario revisarlos.

8 - Se deben revisar las diferencias que aparecen en rojo y las casillas que en la petición del centro aparecen vacías pero sí tienen contenido en el Directorio del alumnado. - Hay que tener en cuenta que la aplicación diferencia mayúsculas y minúsculas, pero no cambia el color a rojo en esta circunstancia. (Es un error pendiente de resolución). - Como la localidad de nacimiento sólo debe cumplimentarse para alumnado nacido fuera de Canarias, si hay una incidencia en este campo, es preferible dejarla en blanco para el alumnado nacido en Canarias. - Para borrar un responsable de la petición del centro se deja en blanco la casilla del NIF y se pulsa 'Cargar'. - En las preguntas frecuentes y en las instrucciones que están en la opción correspondiente de CIAL y Libros Escolaridad, se pueden encontrar indicaciones para diferentes tipos de conflictos. (p.ej: preguntas 403 y 404 para eliminar/ sustituir responsables).