Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira Lotería del Táchira

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1 1 Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira Lotería del Táchira INFORME DEFINITIVO Nº Características Generales del Ente Auditado El Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira Lotería del Táchira, tiene por objeto promover, financiar y ejecutar programas, e iniciativas públicas y privadas que contribuyan al bienestar social, en materia de salud, protección, ambiental, deporte, educación, cultura, turismo y recreación en beneficio de las comunidades del estado Táchira y otras regiones del país. Alcance y Objetivos de la Actuación La presente actuación fiscal se orientó hacia la revisión selectiva de los saldos reflejados en las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados del Instituto, correspondiente al ejercicio fiscal Se establecieron como objetivos específicos: la Verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y sub- legales aplicables en el registro contable de las operaciones financieras y la determinación el registro correcto, uniforme y oportuno de las operaciones contables, a fin de garantizar la coherencia de la información de las cuentas examinadas en el Balance General y Estados de Resultados Observaciones Relevantes El Balance General al , reflejó como cuentas por pagar a organismos Oficiales, lo correspondiente al 35% del aporte al Sistema Estadal de Salud; sin que exista documentación que demuestre la obligación, por parte del Instituto ante terceros. Contraviniendo lo establecido en el Manual Técnico de Contabilidad del Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira- Lotería del Táchira, aprobado en Acta de Junta Directiva N 024 de fecha 11 de Junio de 2013, Parte XXVI, Glosario, Pág. 88, establece: PASIVO: Son las obligaciones que tiene la institución y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios. Asimismo, (Ejusdem), Pág. 8 y 9 establece: 5. REQUISITOS CONTABLES ( ) Confiabilidad: La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carácter de

2 2 creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes. Y Unicidad: registrar cada transacción de manera única. Situación motivada a debilidades en la aplicación de mecanismos de control interno, por parte del Departamento de Contabilidad en coordinación con la Gerencia de Finanzas, en lo relativo a coordinar y controlar el registro de las operaciones contables destinadas al aporte del Sistema Estadal de Salud, conforme a la normativa legal y sub-legal que regula la materia. Lo que trae como consecuencia que la información reflejada en los estados financieros no sea sincera, confiable, exacta y veraz, lo cual impide adoptar decisiones asertivas por parte de la Junta Directiva del Instituto. El Fondo de Reserva para el II Semestre del, fue de Bs ,74; cuya disponibilidad es inferior a la base financiera mínima de U.T. (Bs 127,00) equivalente a los ,00. Lo cual incumple lo establecido en la Ley de Reforma Parcial de la Ley del Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira, publicada en Gaceta Oficial del Estado Táchira Número Extraordinario 2155 de fecha 05 de Noviembre del 2008, en su artículo 55, sobre el Uso de Recursos del Fondo de Reserva: Los recursos asignados al Fondo de Reserva tendrá una base financiera mínima, equivalente a cincuenta mil Unidades Tributarias ( UT) los cuales solo se podrán utilizar en los casos de suspensión temporal de los juegos de lotería y únicamente para cubrir los gastos de funcionamiento de la misma o para calamidades públicas decretadas conforme a la Ley, previa autorización del Gobernador o Gobernadora del Estado. Esta situación se originó, por cuanto la máxima autoridad del Instituto, autorizó la colocación de los recursos financieros del mencionado fondo, bajo la figura de certificados de depósito no negociables nominativos a la vista. Lo que trae como, consecuencia que se limite la disponibilidad de los recursos financieros en caso de llegar a ocurrir un hecho fortuito, pudiendo no llegar a cumplir con el propósito para el cual fue creado y por ende afectando el principio de legalidad que debe regir en la administración pública. Los ingresos percibidos en el IV trimestre del ejercicio fiscal 2014, a través de la liquidación de pago de los sorteos del Kino-Táchira, fueron registrados contablemente al mes siguiente de haberse efectuado el depósito o transferencias, por parte de los comerciantescompradores. Contraviniendo lo establecido en el Manual Técnico de Contabilidad del Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira- Lotería del Táchira, aprobado en Acta de Junta Directiva N 024 de fecha 11 de Junio de 2013, Parte II,

3 3 Marco Conceptual. Pág 7 y 8, el cual indica: 4. PRINCIPIOS CONTABLES (Omissis) 4.3. Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información. (Omissis). Situación motivada a que no se han aplicado los mecanismos de control interno, por parte del Departamento de Contabilidad, relacionado con el registro oportuno de los ingresos al momento de hacerse efectivo los depósitos o transferencias, por parte, de los comerciantes compradores por concepto de liquidación de pago de los sorteos del Kino-Táchira. Circunstancia que afecta la confiabilidad, veracidad y exactitud de las información financiera, para adoptar las decisiones pertinentes del nivel gerencial del Instituto. Los saldos de las cuentas por cobrar a los comerciantes-compradores de las zonas N 04, 20, 38 y 64 correspondientes a LOTERÍA STAR JET C.A., OFICINA, ISATI C.A. E INVERSIONES W.G.L. C.A. respectivamente, reflejados en el libro mayor contable, no se corresponden con los estados de cuenta emitidos por la Gerencia de Producto. Lo cual no se corresponde, con lo establecido en el Manual Técnico de Contabilidad del Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira- Lotería del Táchira, aprobado en Acta de Junta Directiva N 024 de fecha 11 de Junio de 2013, Parte II, Marco Conceptual Pág. 9, el cual indica: 5. REQUISITOS CONTABLES (Omissis) Confiabilidad: La información contable debe reunir requisitos de certidumbre tal que le otorgue, frente a los usuarios, el carácter de creíble y válida para adoptar decisiones pertinentes.. Situación motivada a la falta de aplicación de mecanismos de control interno en cuanto a la congruencia numérica que debe existir en los registros de las transacciones financieras generadas por la Departamento de Contabilidad y Gerencia de Producto. Trayendo como consecuencias que la información financiera no sea confiable y exacta, afectando la toma de decisiones por parte de la Junta Directiva del Instituto, vulnerando los principios de transparencia, confiabilidad y legalidad. La distribución neta de la utilidad para los Fondos de Ley (Sistema Estadal de Salud, Fondo de Reserva y Fondo de Capitalización), correspondientes a los meses de Enero, Mayo y Septiembre del 2014, no fueron depositados al mes siguiente del cierre mensual, ni en la cantidad de cuotas establecidas. Contraviniendo lo establecido en el Manual de Normas y

4 4 Procedimientos del Departamento de Contabilidad aprobado en Acta de Junta Directiva N 024 de fecha 11 de Junio de 2013, en el Asunto: Normas para el cálculo de la distribución de la Ganancia Neta establecida en la Ley del Instituto, Págs. 2/4 y ¾, el cual señala: APORTE AL SISTEMA ESTADAL DE SALUD (Omissis). Artículo 6. Forma de Pago El aporte al Fondo del Sistema Estadal de Salud se realizará de acuerdo al valor obtenido y su conversión en Unidades Tributarias, según la siguiente escala: Monto en Unidades Tributarias Hasta Superior a Número de Cuotas Fecha de Pago En el mes siguiente al cierre mensual En los tres (3) meses siguientes al cierre mensual CAPÍTULO IV. FONDO DE CAPITALIZACIÓN (Omissis) Artículo 8. Forma de Pago: Una (01) cuota, a ser depositada el mes siguiente al cierre, Únicamente en la Cuenta Corriente destinada para dicho fondo. CAPÍTULO V. FONDO DE RESERVA. (Omissis). Artículo 13. Forma de Pago. Una (01) cuota, a ser depositada en el mes siguiente al cierre, Únicamente en la Cuenta Corriente destinada para dicho fondo. Debido a que la Gerencia de Finanzas no consideró las normas y procedimientos, relacionados con los depósitos, en atención a su normativa interna. En consecuencia, se encuentra limitada la disponibilidad de recursos para los fines previstos en la Ley del Instituto. Se evidenció que los gastos realizados por el Instituto, a través del fondo de caja chica, correspondiente al mes de Diciembre de 2014, fueron registrados contablemente en el mes siguiente de haberse efectuado dicho gasto. Lo cual incumplen con lo establecido en el artículo 12 del Reglamento Parcial Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, Sobre el Sistema de Contabilidad Pública, en concordancia con lo señalado en el Manual Técnico de Contabilidad del Instituto Oficial de Beneficencia Pública y Asistencia Social del Estado Táchira- Lotería del Táchira, aprobado en Acta de Junta Directiva N 024 de fecha 11 de Junio de 2013, Parte II, Marco Conceptual, páginas 7, 8 y 9, el cual indica: 4. PRINCIPIOS CONTABLES. (Omissis) Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información y en moneda

5 5 de curso legal, conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la información. Situación motivada a que no se han aplicado los mecanismos de control interno, por parte del Departamento de Contabilidad, relacionado con el registro oportuno de los gastos realizados a través del fondo de caja chica. Circunstancia que afecta la confiabilidad, veracidad y exactitud de las información financiera, para adoptar las decisiones pertinentes del nivel gerencial del Instituto. Conclusiones En relación al cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y sub- legales aplicables en el registro contable de las operaciones financieras; se determinó, que la disponibilidad del Fondo de Reserva para el II Semestre del, fue inferior a la base financiera mínima establecida; Así como, la distribución neta de la utilidad para los Fondos de Ley (Sistema Estadal de Salud, Fondo de Reserva y Fondo de Capitalización), no fueron depositados al mes siguiente del cierre mensual, ni en la cantidad de cuotas establecidas. Sobre el registro correcto, uniforme y oportuno de las operaciones contables, a fin de garantizar la coherencia de la información de las cuentas examinadas en el Balance General y Estados de Resultados. El Balance General al , reflejó como cuentas por pagar a organismos Oficiales, lo correspondiente al 35% del aporte al Sistema Estadal de Salud; sin que exista documentación que demuestre la obligación, por parte del Instituto ante terceros. Asimismo, los ingresos percibidos en el IV trimestre del ejercicio fiscal 2014, por los sorteos del Kino-Táchira, fueron registrados contablemente al mes siguiente de haberse efectuado los depósitos o transferencias. Además, los saldos de las cuentas por cobrar a los comerciantes-compradores de las zonas N 04, 20, 38 y 64, reflejados en el libro mayor contable, no se corresponden con los estados de cuenta emitidos por la Gerencia de Producto. Por otra parte, los gastos realizados, a través del fondo de caja chica, correspondiente al mes de Diciembre de 2014, fueron registrados contablemente en el mes siguiente.

6 6 Recomendaciones 1. El Departamento de Contabilidad y la Gerencia de Finanzas deben aplicar los mecanismos de control interno, en lo relativo a coordinar y controlar el registro de las operaciones contables destinadas al aporte del Sistema Estadal de Salud, conforme a la normativa legal y sub-legal que regula la materia; a fin que la información reflejada en los estados financieros sea sincera, confiable, exacta y veraz, y permita adoptar decisiones asertivas por parte de la Junta Directiva del Instituto. 2. La máxima autoridad del Instituto, deberá considerar que los recursos financieros del Fondo de Reserva estén disponibles, en el caso que ocurra un hecho fortuito; a fin de garantizar el cumplimiento del propósito para el cual fue creado, en pro del principio de legalidad que rige la administración pública. 3. El Departamento de Contabilidad, debe aplicar los mecanismos de control interno relacionado con el registro oportuno de los ingresos al momento de hacerse efectivo los depósitos o transferencias, por parte de los comerciantes compradores por concepto de liquidación de pago de los sorteos del Kino-Táchira, a objeto de no afectar la confiabilidad, veracidad y exactitud de las información financiera, que permita adoptar las decisiones pertinentes del nivel gerencial del Instituto. 4. El Departamento de Contabilidad y Gerencia de Producto, deben aplicar los mecanismos de control interno, que garanticen la congruencia numérica que debe existir en los registros de las transacciones financieras generadas entre las mismas; a fin que la información financiera sea confiable y exacta, y favorezca la toma de decisiones oportunas, por parte de la Junta Directiva del Instituto, en pro de los principios de transparencia, confiabilidad y legalidad. 5. La Gerencia de Finanzas, debe aplicar las normas y procedimientos, relacionados con el depósito oportuno y en la cantidad de cuotas establecidas, en los Fondos de Ley (Sistema Estadal de Salud, Fondo de Reserva y Fondo de Capitalización); a objeto de no afectar la disponibilidad de recursos para los fines previstos en la Ley del Instituto. 6. El Departamento de Contabilidad, deberá aplicar los mecanismos de control interno, relacionados con el registro oportuno de los gastos realizados a través del fondo de caja chica; a fin de garantizar la confiabilidad, veracidad y exactitud de la información financiera, para la toma de decisiones pertinentes del nivel gerencial del Instituto.

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