Manual de Utilización de SAP EBP para la presentación electrónica de Ofertas

Transcripción

1 Manual de Utilización de SAP EBP para la presentación electrónica de Ofertas 1

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1. RECEPCIÓN DEL MAIL DE INVITACIÓN El proveedor recibe un en la dirección de correo electrónico de contacto, con la siguiente información: Plazo máximo de presentación de Ofertas por parte de los Oferentes Dirección URL mediante la cual se accede al EBP para presentar su oferta. NOTA: Este mail lo recibirá la persona que representará formalmente al Proveedor durante la presentación de su oferta 2. ACCESO A LA APLICACIÓN Para acceder a la aplicación, el proveedor debe tener un acceso común a Internet. Puede realizar el acceso de varias maneras diferentes: Pulsando sobre el link que aparece en el mail de invitación Pulsando directamente en esta dirección: uage=es Accediendo a y seguir la ruta: Conocer Repsol YPF; Área de Proveedores; Gestión de Compras y Contrataciones; Licitaciones En este página podrá, además, encontrar los manuales de uso de la aplicación A continuación el Oferente deberá introducir los datos: Usuario: El suministrado por Repsol YPF Password: El suministrado por Repsol YPF. Deberá ser modificado la primera vez Manual de Proveedor.doc 2

3 que se accede, con las siguientes características: 8 caracteres (ni más ni menos) incluyendo tanto números como letras. Mandante: 502 (en caso necesario) NOTA: El usuario y password será comunicado por Repsol YPF mediante correo electrónico aparte. 3. ACCESO Y RECUPERACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA PET. OFERTA Se debe pinchar en el Menú/ Facturas, Confirmación y Licitaciones/ Presentar Oferta. Existen dos pestañas en esta transacción: Licitaciones / Subastas Ofertas En ellas se guarda respectivamente un histórico de todos las Peticiones de Oferta a las que ha sido invitada su empresa, así como de todas las ofertas que ha presentado. Entrando en la pestaña de Licitaciones / Subastas, se puede buscar la licitación a la que ha sido invitado (para refrescar la búsqueda debe pulsar Inicio ). Seleccione la Petición de Oferta para la que quiere presentar oferta. Existen dos pestañas diferentes en la Petición de Oferta (o Licitación): Datos Básicos Info para licitación/subasta Para recuperar los documentos enviados por Repsol YPF en esta Petición de Oferta, el Oferente debe entrar en la pestaña de Info para licitación/subasta, y pinchar sobre los Anexos que figuran. Una vez abierto el Anexo correspondiente, el Oferente deberá guardarlo en su propio disco Manual de Proveedor.doc 3

4 (Archivo/ Guardar Como), para poder realizar cualquier acción sobre el mismo (modificarlo, imprimirlo, etc.). Si existe un fichero Excel donde figuran el listado de los artículos a los que debe ofertar el proveedor, deberá ser modificado para anexarlo posteriormente a la oferta presentada por el Oferente. NOTA: Si, al intentar abrir los ficheros anexados en la Licitación, no logran hacerlo, por favor, comprueben la configuración de su Internet Explorer. Deben asegurarse que la opción No guardar las paginas cifradas en el disco esté desactivado Manual de Proveedor.doc 4

5 4. PREPARACIÓN DE LAS OFERTAS Cuando se pretenda preparar la oferta (antes de la fecha límite de presentación de ofertas publicada por Repsol YPF en su Petición), debe pulsar a Crear Oferta. Deberá Aceptar las Condiciones Legales de uso de la aplicación, para poder continuar el proceso. En la pestaña Mis Observaciones puede añadir un texto que quiera escribir a Repsol YPF (no olvide pulsar Tomar Observación ), o añadir cualquier documento que considere oportuno. Para añadir Anexos (admite ficheros de cualquier formato), a través del botón Examinar se ubica el documento previamente elaborado con el detalle de la Oferta, y posteriormente con el botón Añadir Anexos se adjunta este documento a la oferta electrónica. Algunos archivos enviados por su parte pueden que no lleguen correctamente al Comprador si no se siguen las siguientes recomendaciones: Tamaño de fichero. Máximo 4 Mb Nombre del archivo: Una sola palabra o varias unidas por guiones bajos. Nombre del archivo: Inferior a 15 Manual de Proveedor.doc 5

6 caracteres. Nombre del archivo: Nombre sin acentos, ni eñes, Situación del archivo en el PC del Proveedor: Que al anexarlo se encuentre cerrado. En cualquier caso, se puede revisar que el Documento se ha adjuntado correctamente abriéndolo directamente desde la aplicación. Puede salvar su oferta, para seguir trabajando en ella posteriormente, pulsando Retener Oferta. Para posteriormente recuperarla, deberá buscarla en Licitaciones/Subastas y pulsar sobre Modificar. Para enviar finalmente su Oferta, pulse Enviar Oferta y Acepte de nuevo la Nota Legal que le aparece. NOTA: Una vez pulsado Enviar Oferta (lo debe hacer antes de alcanzar la fecha máxima de recepción de Ofertas), no podrá retirar ni modificar la misma. Si lo hace, por favor póngase en contacto con la persona de contacto que el comprador designe. 5. PRESENTACIÓN DE OFERTAS Cuando la oferta ya está creada, pulsa Enviar oferta. Aparece mensaje de Oferta XXX ha sido enviada. NOTA: Una vez pulsado Enviar Oferta (lo debe hacer antes de alcanzar la fecha máxima de recepción de Ofertas), no podrá retirar ni modificar la misma. Manual de Proveedor.doc 6