ANEXO 3 GUÍA DE COMPROBACIÓN

Transcripción

1 ANEXO 3 GUÍA DE COMPROBACIÓN Comprobación: En las Actividades de Capacitación y Eventos de Fomento Organizacional, las organizaciones beneficiadas por el programa FORMAR deberán entregar la comprobación de los Apoyos, conforme a lo establecido en el artículo 16 de los LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN DEL PROGRAMA FOMENTO AL DESARROLLO AGRARIO (FORMAR) 2015, mismo que a continuación se transcribe: La(s) Organización(es) deberán expedir un recibo con requisitos fiscales, al momento de recibir el(los) Apoyo(s). El recibo deberá contener el desglose de los conceptos y el monto del(los) Apoyo(s) aprobados por el Comité. Para la comprobación del(los) Apoyo(s), la(s) Organización(es), mediante escrito de libre redacción, en hoja membretada y firmado por el representante legal, dirigido a la Unidad Responsable, debe presentar, dentro de treinta (30) días naturales siguientes a la fecha de ejecución del(los) Proyecto(s), los siguientes documentos de conformidad a lo señalado en la guía de comprobación: a) Original para cotejo, de las facturas o recibos con requisitos fiscales, que demuestren la adquisición y/o el pago de los bienes y servicios, que se requirieron, mismos que deben ser congruentes con alguna de las cotizaciones previamente presentadas a las cuales se le pondrá el siguiente sello: Apoyado por la SEDATU ; b) Copia de la "Cédula de Supervisión" de conformidad con lo establecido en el Artículo 33, fracción III de los presentes Lineamientos ; c) Lista de asistencia por día, con firma y/o huella digital de cada uno de los asistentes; d) Informe de las actividades realizadas. e) Síntesis de los resultados obtenidos. f) Memoria fotográfica de las acciones realizadas con el(los) Apoyo(s) autorizado(s). g) Para el componente de Capacitación, adicionalmente deberá presentar los siguientes documentos que avalen que los participantes desarrollaron sus capacidades: constancias de evaluación de los asistentes, generadas por la(s) Organización(es), y proyecto(s) elaborado(s) para gestionar un apoyo ante instancias federales en el siguiente ejercicio fiscal, en los cuales utilicen las habilidades adquiridas para su elaboración. h) La ejecución de los Proyectos aprobados por el Comité deberá concluirse durante el ejercicio fiscal en que fueron apoyados.

2 Una vez que la(s) Organización(es) haya cumplido con lo anterior, podrá solicitar a la Unidad Responsable, la Carta de Antecedentes. La Carta de Antecedentes deberá señalar si la comprobación fue presentada dentro o fuera del plazo previsto en este Artículo. La comprobación deberá incluir los siguientes apartados: 1. Oficio de entrega El representante legal entregará por medio de oficio, dirigido al Titular de la Dirección General de Organización Social y Vivienda Rural, para la comprobación del apoyo: facturas, listas de asistencia, informe de actividades, síntesis de resultados y memoria fotográfica de las Actividades o Eventos. 2. Facturas y/o recibos de honorarios Entregar copia de las facturas (y presentar originales para su cotejo), que demuestren la adquisición y/o el pago de los bienes y servicios, que se requirieron para realizar las Actividades o Eventos, conforme lo autorizado en el proyecto. Las facturas deben reunir los requisitos que establecen los Artículos 29-A del Código Fiscal de la Federación y, el Artículo 39 de su Reglamento vigente. En términos generales, las facturas deberán contener los siguientes requisitos: nombre, fecha y lugar de las Actividades o Eventos, además del precio unitario de cada uno de los conceptos. En sentido más específico, se desglosarán en los siguientes términos: a) Hospedaje: Número de Habitaciones. Número de Personas. Tipo de habitación (sencilla, doble o triple). b) Alimentación: Número de Personas a las que se les proporcionó este servicio. Especificar si fue desayuno, comida o cena. No incluir propina c) Transporte: Origen y destino del servicio de transporte. Número de personas que fueron transportadas. No se admitirán facturas por boletos de avión, gasolina y casetas, tal como lo establece el artículo 14 de los Lineamientos.

3 El proveedor debe cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares vigente. d) Material Didáctico: Especificar material adquirido (manuales, carpetas, etc.). Precio unitario. Descripción de cada uno de los productos o servicios. e) Material de Difusión: Especificar material adquirido (mantas, posters, volantes, etc.) Precio unitario. Descripción de cada uno de los productos o servicios. f) Honorarios: Especificar el servicio prestado. g) Renta de Salón El proveedor debe ser apto para ofrecer el servicio. h) Papelería y consumibles: Desglosar el material adquirido (hojas, lápices, plumas, etc.). Precio unitario. Descripción de cada uno de los productos o servicios. Nota: Los rubros a adquirir antes mencionados, deberán coincidir con alguna de las cotizaciones previamente presentadas en el proyecto, así como su proveedor, conforme al artículo 14 de los Lineamientos Registro Federal de Contribuyentes Deberá entregarse el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), en caso de las personas morales presentar copia del Acta Constitutiva; y de las personas físicas, presentar su guía de actividades con el fin de comprobar que son aptos para ofrecer los servicios prestados. 4. Listas de asistencia Debe entregarse una lista de asistencia por cada día de las Actividades o Eventos realizados, con los siguientes datos: fecha, lugar y dirección de la sede; así como el nombre, estado, municipio, localidad, firma, en su caso x o huella de los participantes. Cada hoja debe estar numerada de forma consecutiva y contener en el encabezado los datos de la ficha de evento, número de beneficiarios, estados y municipios participantes.

4 Los participantes deberán llenar con puño y letra su información (nombre, estado, municipio, localidad, firma o huella), sólo en caso de que el participante se encuentre imposibilitado de escribir esta información, podrá ser auxiliado por el personal de la Organización. No se aceptarán listas de asistencia con la información capturada electrónicamente. Se invalidará la asistencia de participantes cuya firma o huella no aparezcan en las listas. Las listas deberán corresponder al padrón de la población objetivo entregado en el proyecto. Se anexa formato de Lista de Asistencia. (Anexo 1) 5. Informe de actividades Cada componente del informe debe entregarse por separado, en el siguiente orden: Síntesis de Resultados: Explicar cómo se cumplieron los objetivos, metas y resultados esperados que se indican en el proyecto: 1) Fecha(s) del evento. 2) Sede (s). 3) Número de participantes. 4) Metas y objetivos alcanzados. Cronograma del Proyecto El cronograma incluye las actividades o tareas con las fechas previstas desde su comienzo (ingreso del proyecto) hasta el final (entrega de la comprobación). Un cronograma es la interpretación en una gráfica de tiempo, la cronología de un hecho o trabajo que se representa en un par de ejes de coordenadas, el eje horizontal se divide en fracciones de tiempo, por ejemplo, días, semanas, meses y en el eje vertical se describe la tarea a realizar o la tarea realizada marcando el tiempo como se muestra en el ejemplo. Ejemplo: (agregar lo que considere necesario)

5 Ingreso de Proyecto Entrega del Recurso Convocatoria Enero Marzo Junio Julio Noviembre Realización del Evento Entrega de la Comprobación Evaluación Individual y General Evaluación Individual: Actividades de Capacitación: Las evaluaciones deberán ser diseñadas (preguntas) de acuerdo a los resultados esperados especificados en el proyecto, buscando evaluar si efectivamente los participantes comprendieron los temas y, de esta forma, saber si cumplieron las metas y objetivos del evento. Deberá aplicarse una evaluación final para saber qué tanto se aprovechó la capacitación por parte de los asistentes, siempre y cuando no contravengan los criterios de evaluación propuestos por la Organización en el proyecto. Eventos de Fomento Organizacional: Se aplicará una encuesta que indique si el evento cumplió con las expectativas, incluyendo reactivos orientados a la ejecución de los objetivos planteados. Entregar una muestra de 10 a 15 evaluaciones originales. Evaluación General: Deberán tabularse los resultados de la evaluación individual en gráficas de cada una de las preguntas realizadas, con la finalidad de obtener porcentajes, tomando como universo el número de asistentes al curso. Programa de la Actividad o Evento El programa deberá contener los horarios, temas y el nombre de los capacitadores o expositores, establecidos en el proyecto.

6 Relatoría La relatoría es una narración de la Actividad o Evento por día y por hora, debe describirse ampliamente cada uno de éstos; con la narración de los hechos a detalle, la intervención de los asistentes, impresiones de los mismos y cualquier situación que se presente (caso fortuito). La relatoría tendrá que ser congruente con el programa descrito en el proyecto. Ésta debe contener: a) Fecha y hora. b) Nombre del tema o subtema, en caso. c) Nombre del capacitador o quién imparta el tema. Por ejemplo: 1. 8:00 hrs. Desayuno. 2. 9:00 hrs. Registro de participantes :00 hrs. Mensaje de bienvenida e introducción a la temática del evento :30 a 12:00 hrs. Tema: Equidad de género (breve descripción del tema y de las actividades realizadas, así como la respuesta y dudas de los participantes. Impartido por el Ingeniero :00 hrs. Comida :00 hrs. Clausura. 7. Memoria Fotográfica: Las fotografías deben entregarse en archivos digitales e impresos a color, nítidas, en orden cronológico y por separado en los siguientes rubros: 1. Hospedaje, que muestren a los asistentes durante la entrega de habitaciones así como las instalaciones del hotel. 2. Alimentación, donde se aprecie el mayor número de personas en el desayuno, comida y cena de cada uno de los eventos. 3. Transporte, que muestren a los participantes durante el abordaje, transportación y todos los vehículos que se hayan utilizado con la manta al frente o a un costado del mismo. 4. Durante el evento, mostrar el número total de asistentes (fotos panorámicas), medios audiovisuales y papelería, así como las dinámicas o actividades realizadas. 5. Fotografía de la manta que de manera visible contenga los datos que indica el Artículo 15 Fracción IV de los Lineamientos de Operación del Programa FORMAR Fotografías del momento de entrega del material de didáctico, así como del mismo. 7. Fotografías durante el registro de asistencia. 8. En el caso de Fomento Organizacional, incluir muestras fotográficas donde se aprecie el momento de la entrega de constancias a los participantes.

7 8. PROYECTO. Cuando se trate de un componente de capacitación, deberá presentar un proyecto con el cual sea posible gestionar un apoyo ante instancias federales en el siguiente ejercicio fiscal; deberán utilizarse las habilidades adquiridas. (Artículo 16, inciso g de los Lineamientos de Operación 2015).

8 Nombre del Evento Lugar del Evento NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN Fecha Horario N SEXO 1 PERTENECE A UN GRUPO INDÍGENA NOMBRE COMPLETO ESTADO MUNICIPIO LOCALIDAD DE PROCEDENCIA FIRMA O HUELLA