Plan de Mejora de la Gestión

Transcripción

1 Plan de Mejora de la Gestión de la Universitat Rovira i Virgili

2 1. Origen El Plan de Mejora de la Gestión responde al programa de gobierno 138. Elaborar y desarrollar un plan de actuaciones de gestión de la URV que cumpla la doble función de establecer los objetivos, organizando y clarificando las El tareas programa a realizar, de y de gobierno servir de vehículo incluye de información la creación a la comunidad del plan en la universitaria, actuación 138 para hacer más entendedora la actividad en este ámbito.

3 2. Motivación En los últimos años, la URV ha realizado un gran esfuerzo para introducir la cultura de la calidad y la planificación estratégica en todos sus ámbitos de actividad. Hasta ese momento, en el ámbito de la gestión, se habían introducido procesos de planificación y seguimiento de las actividades de forma sectorial. El nuevo marco universitario evidencia la necesidad de disponer de un nuevo instrumento de planificación. Mejora continua Planificación estratégica

4 3.1. El Plan de Mejora - Objetivos Disponer de una hoja de ruta que englobe todas las planificaciones y desarrollos puntuales para trazar la línea a seguir Explicitar y hacer públicos los objetivos que la URV quiere alcanzar en el ámbito de la gestión y trasladar los objetivos del equipo de gobierno al equipo que los ha de gestionar Reordenar todo lo que ya se está realizando y completar la estrategia de calidad y de actuación de la URV en el ámbito de la gestión, a través de un documento sencillo de fácil lectura y seguimiento Mejorar la coordinación entre los responsables de la primera línea de gestión de la Universidad.

5 3.2. El Plan de Mejora - El equipo de trabajo Este instrumento se organiza de manera transversal, implicando a todos los mandos de gestión de la URV y la FURV, con la siguiente composición: Docencia Responsable del Área de Docencia Directora del CFP I+D+I Responsable del Área de Investigación, Transferencia e Innovación Directora del CTTI Responsable del Gabinete del Rector Director ejecutivo del CEICS Tercera Misión Responsable del Área de Infraestructuras Responsable del Área CRAI Coordinador de Organización Coordinadora de Planificación Económica Coordinador de las TIC Responsable del Gabinete de Comunicación Vicegerente Vicesecretaria Organización y Recursos Coordinador de la Unidad de Programación y Sistemas de Información Coordinadora de la Unidad de Calidad y Planificación Equipo de apoyo Gabinete Técnico de Rectorado Gabinete Técnico de la Gerencia

6 3.3. El Plan de Mejora - Características El Plan de Mejora se organiza en ejes, objetivos, actuaciones e hitos. Para cada objetivo se describen las actuaciones, los responsables, los plazos y los recursos asignados. Es un documento vivo, que ha incorporado y revisado acciones en el marco de su seguimiento anual, en función del desarrollo de los objetivos y de la situación de la URV. Directrices y compromisos Ámbitos generales de mejora Hitos generales que se marcan en relación con los ámbitos de mejora Acciones concretas que se han de desarrollar para lograr los objetivos fijados Programa de gobierno + Plan trabajo de gerencia Ejes Objetivos Actuaciones Hitos anuales

7 3.3. El Plan de Mejora - Características El Plan de Mejora se revisa anualmente, para incorporar nuevas actuaciones o revisar las existentes en función de los resultados del seguimiento. A lo largo del año se realizan tres seguimientos, en las reuniones internas de la Gerencia, y un balance anual para el Consejo de Gobierno. Visión anual Programa de gobierno Plan anual de actuaciones El plan anual de actuaciones se revisa y actualiza a partir de los seguimientos realizados 3 seguimientos anuales Plan de trabajo de la Gerencia Balance anual Cierre

8 3.4. El Plan de Mejora - Seguimiento de las actuaciones Ejemplo de seguimiento de las actuaciones % ejecución de la actuación Actuación 1 50% Actuación 1 100% 90% 80% 50% Se replanifica la actuación 50% de la actuación original implantada Actuación 2 Actuación 2 60% 60% 25% Sin hitos Desestimada en 2013 Se desestima la actuación

9 eje eje eje eje eje eje Evaluación al cierre Resultados Plan de Mejora de la Gestión de la URV 1 La calidad y la eficiencia como ejes centrales de la gestión 2 La administración electrónica, una nueva manera de relacionarse con la ciudadanía 3 Estructuras de servicio integrales y más cercanas al usuario 4 Desarrollo de sistemas integrales de las TIC y de información institucional 5 Las personas como principal activo de la URV 6 La construcción de una universidad sostenible

10 3.5. Balance de ejecución de las actuaciones En total se han iniciado 142 actuaciones Finalizadas completamente En desarrollo % de ejecución medio de las actuaciones 86 (el 61%) 38 (el 28%) 85,2%

11 3.6. Resultados 6 ejes 17 objetivos estratégicos 86 actuaciones implantadas Sistema de Gestió de la Qualitat al CRAI, la UGAD i a l SGA Implantació del nou model de contractes programa amb les unitats Mapa de tipologies d estades externs a la URV Tancament del PAE 2012 i seguiment del PAE 2013 Nova regulació en l àmbit de gestió acadèmica de doctorat Política de col lecció de l SBiD/CRAI Modificació en el reglament de l SBiD CRAI als campus Sescelades, Terres de l Ebre, Baix Penedès, Bellissens i Vilaseca Estructures de campus en l àmbit de gestió acadèmica Posada en marxa de la UGAD a campus Sescelades Sistema de Gestió de la Qualitat de la FURV: CFP i CTTi Estratègia de formació permanent de la URV Àrea d orientació i inserció professional Procediment per la homologació de títols estrangers Videotutorial per tràmits i serveis per als estudiants Pilot Secretaries de centre en Secretaries de campus CEICS Innovation Hub Marca d actuació en l àmbit de Transferència Oficina Tarragona Regió del Coneixement per la captació de recursos d R+D+I Posar en funcionament la unitat docent de la FMCS al nou hospital Carta de Serveis del CRAI, la UGAD Aplicar la comptabilitat analítica integrada Assolir l equilibri pressupostari Unitat de gestió de congressos internacionals CatSud Posar en funcionament el Campus Terres de l Ebre Finestra única per als emprenedors Posar en funcionament el nou edifici de l ETSA Registres auxiliars a les estructures de campus i registre telemàtic Quadre de classificació documental FOU electrònic Registre ERES Sistema automatrícula en castellà i anglès per màster i doctorat Accés a préstecs als estudiants pel finançament dels estudis Completar les obres del PCTNS Posar en marxa Unitat de Cultura Científica i de la Innovació Reforçar les accions comercials de l oferta de formació permanent Reformulació de la web del CEICS Amics i amigues Marc d avaluació per competències del PAS Pla d igualtat a la FURV Repositori objectes digitals Seguiment de l indicador sintètic anual de l activitat de tercera missió Anàlisi i millora del nou model comercial Estudi de la imatge de la comunitat URV Pla director de presència a Internet Pla director de seguretat Accés dels òrgans de direcció al sistema d informació institucional

12 3.7. Mejoras introducidas Modificación de la dinámica de seguimiento trimestral a través de las reuniones de coordinación de Gerencia Instauración de la Hora del café Las conclusiones del primer seguimiento se realizaron de forma exhaustiva: mucho tiempo de reunión y poco valor añadido. Se pasó a un seguimiento numérico de los avances y se destacaron los aspectos más importantes y las incidencias detectadas. Se introduce un espacio destinado a mantener reuniones paralelas para abordar temas concretos o aspectos de coordinación. Mejora del rendimiento de cuentas del balance anual Diseminación de buenas prácticas La presentación del primer balance anual resultó tediosa por la extensión y el poco nivel de profundidad. Se realizó un informe más focalizado en los resultados tangibles conseguidos (outputs). Se introduce un tiempo dedicado a la exposición de una actuación en la reunión quincenal, para mejorar el conocimiento entre los ámbitos y fomentar la replicabilidad de las buenas prácticas.

13 4. Reflexiones: el futuro del Plan de Mejora de la Gestión Desde el punto de vista operativo Mejorar la visión global de la ejecución Mejorar la metodología de replanificación de actuaciones para tener una mejor visión global de la ejecución del Plan Mejorar la gestión de las actuaciones Facilitar la gestión de la definición y el seguimiento de las actuaciones por parte de los responsables Mejorar la explotación de datos Permitir una explotación ágil y en tiempo real de la información relativa al seguimiento de las actuaciones

14 4. Reflexiones: el futuro del Plan de Mejora de la Gestión Desde el punto de vista estratégico Extensión de la metodología Extender la misma metodología a todos los niveles de la gestión Configuración de un mapa de actuaciones global Como extensión del plan, configurar un mapa de actuaciones global de la universidad para cada periodo del equipo de gobierno Integración con los programas de gobierno y estratégicos Avanzar en la integración del plan de mejora con los programas de gobierno y los diferentes planes estratégicos de la URV

15 4.1. Extensión del Plan de Mejora a los SGC En 2014 se implanta un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001:2008 en los servicios y unidades de la universidad con el objetivo de certificarlo externamente. El Plan de Calidad se basa en la metodología del Plan de Mejora, del que adapta la hoja de ruta, el seguimiento periódico y los documentos de apoyo. Plan anual Directrices Objetivos y actuaciones Plan de Mejora Programa gobierno + Plan trabajo Gerencia Ejes Objetivos Actuaciones Plan de Calidad Política de calidad Revisión por la dirección No conformidades Objetivos de calidad Actuaciones

16 5. Conclusiones El Plan de Mejora de la Gestión Ha permitido avanzar en la implantación de la cultura de la calidad en la institución. Ha superado barreras en la coordinación de las diferentes estructuras de gestión. Es una dinámica de trabajo que se ha integrado en el funcionamiento diario. Ha sido un instrumento útil para la mejora de la gestión de la Universidad

17 5. Conclusiones El Plan de Mejora de la Gestión Ha sido vital para adaptarnos a la situación económica. Ha permitido mejorar el rendimiento de cuentas de la gestión. Ha incrementado la visibilidad externa de los proyectos relacionados con la gestión. Ha situado a la URV como referente en el sistema universitario estatal

18 6. Reconocimientos Buena Práctica por parte del Observatorio de Buenas Prácticas de Dirección y Gestión Universitaria de la Red Telescopi de la UPC Premio Universidad Europea a la Calidad en la convocatoria anual de esta universidad de Madrid Incluido en el Observatorio de la Red de Observatorios de Buenas Prácticas de Dirección Estratégica Universitaria en América Latina Incluido en el European Observatory for Strategic University Management como parte del proyecto "Strategy university management: unfolding practices (SUMUP)

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