Obligaciones de facturación y registros a efectos de IVA

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1 Obligaciones de facturación y registros a efectos de IVA

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3 NORMATIVA A TENER EN CUENTA La obligación de facturar de los empresarios y profesionales se recoge en: Ley 58/2003 de 17 de diciembre General Tributaria, artículo e) Ley 37/1992 en el artículo 164, apartado uno, número 3. Reglamento de facturación regulado en Real Decreto 1619/2012, de 30 noviembre. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Página 3

4 OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN 1. SUPUESTOS DE EXPEDICIÓN DE FACTURA. 1.1 Cuándo existe obligación de expedir factura. La ley exige a los empresarios o profesionales que expidan facturas cuando realicen entregas de bienes o prestaciones de servicios en el ejercicio de su actividad, en los siguientes casos: Por operaciones sujetas y no exentas de IVA. Por operaciones sujetas pero exentas de IVA. Por operaciones no sujetas de IVA. Por cobros anticipados. Esta obligación de facturación incumbe igualmente a empresarios acogidos a regímenes especiales de IVA siempre que le pidan factura (entre otros al régimen de agencias de viajes, régimen simplificado, régimen de recargo de equivalencia, etc.), sin perjuicio de las excepciones que le sean aplicables. Página 4

5 1.2 Excepciones a la obligación general de expedir factura. Se podrá no expedir facturas en los siguientes casos: a) Cuando realice operaciones interiores (es decir, dentro del territorio español) que se encuentren exentas de IVA (art.20 LIVA), salvo los siguientes supuestos ( para los que sí debe expedir factura): Servicios médicos y sanitarios y entregas de material humano con fines médicos. Entrega de inmuebles. Entregas de bienes utilizados para realizar operaciones exentas de IVA y entregas de bienes cuya adquisición haya determinado la exclusión del derecho a deducir el IVA soportado por el transmitente. b) En las operaciones realizadas por comerciantes minoristas acogidos al régimen especial de IVA de recargo de equivalencia, salvo: En el caso de que tributen en IRPF por el régimen de estimación directa. En caso de que realicen una entrega de inmueble en la que hayan renunciado a la exención de IVA. c) En las operaciones realizadas por empresarios acogidos al régimen especial simplificado de IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos. No obstante deberá expedirse factura en todo caso por las trasmisiones de activos fijos. Página 5

6 REQUISITOS d) Operaciones realizadas por empresarios acogidos al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, salvo: Que tributen en el IRPF por el régimen de estimación directa. En el caso de entregas de bienes de inversión, constituidos por inmuebles, utilizados exclusivamente en la actividad acogida a este régimen. e) Aquellas otras operaciones en las que así lo autorice Hacienda con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas Obligación de expedir factura en todo caso. A pesar de las excepciones indicadas, cuando el destinatario sea un empresario o profesional, sí se deberá expedir factura en los siguientes casos: Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaría. En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA. En las entregas de bienes objeto de impuestos especiales y las ventas a distancia de bienes procedentes de otros estados comunitarios, localizados en territorio de IVA español. Página 6

7 Las exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto las realizadas por tiendas libres de impuestos. Entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición. Entregas de bienes a personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, o las administraciones públicas Facturas simplificadas. La obligación de expedir factura puede cumplirse mediante la expedición de factura simplificada (sustituye a los tiques o documentos sustitutivos) y su correspondiente copia en cualquiera de los siguientes supuestos: a) Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido). b) Cuando se trate de facturas rectificativas. c) También se permite su emisión cuando su importe no supere (IVA incluido) en el caso de darse alguna de las operaciones siguientes: Ventas al por menor: ventas destinadas al consumidor final. Ventas o servicios a domicilio del consumidor. Servicios de ambulancia. Página 7

8 Transportes de personas y sus equipajes. Servicios de hostelería y restauración. Servicios prestados por salas de baile y discotecas. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador. Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza. Utilización de instalaciones deportivas. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. Alquiler de películas. Servicios de tintorería y lavandería. Utilización de autopistas de peaje. Página 8

9 1.5 Expedición por el destinatario o un tercero. La factura también puede expedirla el propio destinatario de las operaciones, por cuenta del empresario o profesional que las haya realizado. En este caso, el empresario o profesional sigue siendo el responsable del cumplimiento de las obligaciones de facturación. Para ello se exige algunos requisitos: Acuerdo previo entre ambos en el que se autorice al destinatario a expedir las facturas correspondientes a las operaciones especificando a cuáles se refiere. El empresario o profesional debe aceptar cada factura expedido por el destinatario. El destinatario debe remitir una copia de la factura en el plazo establecido para la expedición de las facturas. La obligación de expedir factura puede ser igualmente cumplida por un tercero, distinto del destinatario, contratado por el empresario o profesional que realice la operación. Página 9

10 2. REQUISITOS DE LAS FACTURAS. 2.1 Contenido de Facturas completas/ordinarias. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos siguientes, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones: Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Será obligatoria, en todo caso, la expedición en serie específicas de las facturas siguientes: o Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros. o Las rectificativas. o Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. La fecha de su expedición. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Número de Identificación Fiscal. Página 10

11 Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. La cuota tributaría que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. En el caso de que sea el adquiriente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención facturación por el destinatario. En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquiriente o el destinatario de la operación, la mención inversión del sujeto pasivo. En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención régimen especial de las agencias de viajes. En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objeto de arte, y objeto de colección, la mención régimen especial de los objetos de arte. Página 11

12 2.2 Contenido de la factura simplificada. Las facturas simplificadas contendrán los datos siguientes: Número y serie correlativos. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante serie separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos: 1. Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones. 2. Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza. 3. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5 del Reglamento, para cada uno de los cuales deberá existir serie distinta. 4. Las rectificativas. Página 12

13 La fecha de expedición. La fecha en que se han realizado las operaciones o en que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición. La identificación del tipo de bien entregado o de servicio prestado. Tipo impositivo aplicado, incluyendo de manera opcional la expresión IVA incluido. Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones. Contraprestación total. En los supuestos que procedan debe constar la mención: normativa comunitaria exención, facturación por destinatario ; inversión del sujeto pasivo ; régimen especial de agencias de viajes ; régimen especial de bienes usados objeto de arte. Página 13

14 Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente: NIF del destinatario y domicilio. Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada. Página 14

15 2.3 Plazos para expedición y envío de las facturas. Destinatario no empre sario ni profesional Destinatario empresario o profesional Facturas recapitulativas (*) Facturas recapitulativas (*) destinadas a empresa rios o profesionales Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas PLAZO DE EXPEDICIÓN Al realizar la operación. Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspon diente a la citada operación. El último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operacio nes que se documentan Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspon diente a la citada operación. Antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con des tino al adquirente. PLAZO DE ENVIÓ En el momento de su expedición Un mes a partir de la fecha de su expedición En el momento de su expedición Un mes a partir de la fecha de su expedición Un mes a partir de la fecha de su expedición (*)Factura Recapitulativa: Se podrá incluir en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro de un mismo mes natural y sin límite de importe. Página 15

16 2.4 Forma de remisión de las facturas. Las facturas pueden ser remitidos por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad y la integridad de su contenido. Desde 15/01/2015 es obligatorio para las sociedades el envío de las facturas por vía electrónica a las Administraciones Públicas (AA.PP) con las que haya entregado bienes o prestados servicios cuando el importe sea igual o superior euros. Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, CCAA y las entidades locales. El punto general de entrada de facturas electrónicas (Face) es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración 2.5 Moneda e idioma de las facturas. Los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, siempre que el importe del IVA que se repercuta se exprese en euros. Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua, aunque en una comprobación tributaría Hacienda puede exigir su traducción al castellano u otra lengua oficial en España. Página 16

17 3. FACTURAS RECTIFICATIVAS. 3.1 Expedición de facturas o facturas simplificadas rectificativas. Los empresarios o profesionales deben expedir factura o factura simplificada rectificativa del original, exclusivamente, en los siguientes casos: Cuando la factura o factura simplificada no cumpla alguno de los requisitos obligatorios (art 6 y 7 Reglamento Facturación) Cuando deba rectificarse por una incorrecta determinación de los cuotas repercutidas en la factura originaria. Cuando se den las circunstancias que den lugar a la modificación de la base imponible del IVA (art.80 LIVA). En el supuesto de modificación de la base imponible por devolución de mercancías, envases y embalajes, y siempre que todas las operaciones tengan el mismo tipo impositivo, no será necesario expedir factura rectificativa, bastando practicar la rectificación en la factura que se expida por una operación posterior al mismo destinatario, restando el importe de las mercancías, envases y embalajes devueltos del importe de dicha entrega. Página 17

18 3.2 Contenido de la factura rectificativa. Además del contenido mínimo obligatorio de toda factura, han de contener: Una serie propia. Hacer constar su condición de rectificativa. Debe identificarse la factura rectificada y deben constar los elementos que se modifican. Se puede efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. En la modificación de base imponible por descuentos o bonificaciones bastará identificar el período al que se refieran las facturas rectificadas. La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 LIVA, que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA. Página 18

19 OBLIGACIONES EN MATERIA DE LIBROS REGISTROS EN EL IVA. Contenido de los documentos registrales. Los Libros Registros deben permitir determinar con precisión en cada periodo de liquidación: El importe total del IVA repercutido a los clientes. El importe total del impuesto soportado por las adquisiciones o importaciones de bienes o por los servicios recibidos o, en su caso, por los autoconsumos que realice. Requisitos formales. Los libros deben llevarse: Con claridad y exactitud. Por orden de fechas. Sin espacios en blanco, raspaduras ni tachaduras. Las anotaciones deberán ser hechas expresando los valores en euros. Las páginas deben estar numeradas correlativamente. Página 19

20 Libros Registros. Los empresarios o profesionales han de llevar los siguientes Libros- Registros: 1. Libro Registro de facturas expedidas. 2. Libro Registro de facturas recibidas. 3. Libro Registro de bienes de inversión. 4. Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias. 5. Libro Registro especiales: Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. Compensaciones a sujetos en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado. Registro de operaciones incluidas en el régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía electrónica. Están exonerados de llevar Libros Registro los sujetos pasivos ocasionales por realizar entregas intracomunitarias de medios de transporte nuevos. Página 20

21 Libro Registro de facturas expedidas. Debe anotarse las facturas expedidas, incluso las operaciones exentas y de autoconsumo. Se deberá consignar en el Libro Registro: La fecha de realización de la operación ( si es distinta a la de expedición). Datos del destinatario: nombre, apellido, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal. Se consignará el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición. La base imponible de las operaciones. Tipo impositivo y cuota tributaria. Si la operación se ha efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, se deberá incluir adicionalmente las menciones a la fecha de cobro (parcial o total), el importe cobrado y el medio de cobro utilizado. Página 21

22 Los documentos de facturación se registrarán separadamente uno a uno, aunque pueden: Sustituirse por asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha o periodo en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan los siguientes requisitos: Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario. Que las operaciones documentadas se deban entender realizadas dentro de un mismo mes natural. Que a las operaciones documentadas en ellos les sea aplicable el mismo tipo impositivo. Se anotarán de forma separada: Las facturas rectificativas. Las facturas que documenten las operaciones intragrupo que se realizan entre entidades que apliquen el nivel avanzado del Régimen Especial del grupo de entidades. Página 22

23 Libro Registro de Facturas recibidas Se deberá numerar correlativamente todas las facturas, justificantes contables y documentos aduaneros correspondientes a los bienes adquiridos o importados y los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial. Se anotarán también: Las facturas correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias de bienes. Las facturas en los casos de inversión del sujeto pasivo. Las facturas rectificativas por separado. Si la operación se ha efectuado conforme al régimen especial del criterio de caja, se deberá incluir adicionalmente las menciones a la fecha de pago (parcial o total), el importe y el medio de utilizado. Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se hará constar: Página 23

24 Los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario. Siempre que provengan de un mismo proveedor. La suma global de la base imponible y la cuota impositiva global. Importe total conjunto de las operaciones, IVA excluido, no exceda de euros. Importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido. Se deberá consignar en el Libro Registro: Número de recepción. La fecha de expedición. La fecha de realización de las operaciones, en el caso de que sea distinta a la anterior. El nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal del obligado a su expedición. Base imponible, tipo impositivo y la cuota tributaria. Página 24

25 3. Libro Registro de bienes de inversión. Deberán llevar este Libro registro los sujetos pasivos que tengan que practicar la regularización por bienes de inversión. En este libro se registrarán: Los bienes de inversión debidamente individualizados. Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien. La fecha de comienzo de su utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones. En los casos de entrega de bienes durante el periodo de regularización, se darán de baja del libro, anotando la referencia al asiento del Libro registro de facturas emitidas que recoge la entrega. 4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. Las operaciones que deben anotarse en este libro son: El envío o recepción de bienes muebles corporales para la realización de informes periciales. Las transferencias que realice el sujeto pasivo de bienes corporales de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlos a las necesidades de aquélla. La afectación a la actividad desarrollada por el sujeto pasivo en el TAI, de los bienes que ha producido, adquirido o importado en el desarrollo de su actividad empresarial en otro Estado miembro. Página 25