INTENDENCIA DE ADUANAS

Transcripción

1 INTENDENCIA DE ADUANAS PROCESO: DE GESTiÓN DE LA AUTORIZACiÓN Y REGISTRO DE AUXILIARES DE LA FUNCiÓN PÚBLICA ADUANERA Y DE OPERADORES COMERCIALES SUBPROCESO: Procedimiento TRÁMITE DE CERTIFICADOS DIGITALES PARA AUXILIARES DE LA FUNCiÓN PÚBLICA ADUANERA Identificación Versión No. Folios 3 19 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Fecha (dd mm aa) 21/07/ /09/2010 Nombre Completo Juan José ArrEtaZa Díaz "'U!~U"lU\LIliU' Monroy Puesto que ocupa Jefe de de Firma LIC.

2 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades y requisitos que deben cumplir y presentar los auxiliares de la función pública aduanera para la autorización y obtención del certificado digital, y su posterior registro en el sistema informático de la Superintendencia de Administración Tributaria. 11. ALCANCE El presente procedimiento comprende todas las actividades relacionadas con la obtención por parte de los auxiliares de la función pública aduanera del certificado digital, el cual garantizará que las transacciones electrónicas recibidas y registradas en el sistema informático de SAT, tengan una vinculación jurídica directa entre el auxiliar y la firma digital asociada. El procedimiento inicia cuando el auxiliar se presenta a la Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública a gestionar la carta de solicitud de autorización de certificado digital, realiza las actuaciones correspondientes y finaliza cuando el certificado es registrado en el sistema informático de SAT y éste permite su operación. Página 2 de 19

3 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares Versión Actores Involucrados en el Procedimiento Intendente de Aduanas Jefe del Departamento Normativo 3. Jefe de la Unidad de Normas y Procedimientos IV. Marco Legal y Documentos Relacionados En la aplicación del presente procedimiento deben observarse las disposiciones contenidas en: Código Aduanero Uniforme Centroamericano -CAUCA-, aprobado por Resolución No (COMIECO XLIX) del Consejo de Ministros de Integración Económica, publicado en el Diario de Centroamérica el15 de mayo de Reglamento del Código Aduanero Uniforme Ce,nYóall1~Rc<~no -RECAUCA-, aprobado por Resolución No (COMIECO-XLlX) del Consejo de Económica, publicado en el Diario de Centroamérica el 20 de mayo de Acuerdo de Directorio No "'( )isipo~licic)ne!s Electrónicamente". Decreto Congres de la República Comu. aciones y Fir s Electrónicas". la Certificación de Información Transmitida "Ley para el Reconocimiento de las Página 3 de 19

4 NORMAS GENERALES 1. Para efectos de la interpretación y comprensión del presente procedimiento, se entiende por: a. Autoridad Certificadora (AC): La persona jurídica pública o privada, nacional o extranjera, prestadora del servicio de creación, emisión y operación de certificados digitales. b. Autoridad de Registro (AR): Entidad delegada por una autoridad certificadora, para la verificación de la identidad de los solicitantes y otras funciones dentro del proceso de expedición y manejo de certificados digitales. c. Auxiliar: El auxiliar de la función pública aduanera debidamente autorizado por la SAT. d. Carta de solicitud de certificado digital o solicitud: Documento que entregará la Unidad a los auxiliares debidamente registrados que requieran ante una Autoridad de Registro (AR) el otorgamiento de certificado digital. e. Certificado Digital: Una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que se señalen en las políticas de certificados digitales, cuyo propósito primordial es posibilitar a sus suscriptores la creación de firmas digitales, así como la identificación personal en transacciones electrónicas. f. Documento de identificación: Cédula de vecindad, sea el caso. JmE~ntl~pers,on;al de identificación (DPI) o pasaporte, según g. Infraestructura de llave pública (PKI por sus slgléjs en inglés): S",\r", fi""r", a una estructura de hardware, software, personas, procesos olíticas que emplean de firma digo para proveer una asociación verificable entre un su criptor específico que la ~ve p. h. SAT: S Administración Jefe del ento Normativo Página 4 de 19

5 1. Unidad: Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública. j. Usuario final o Suscriptor: La persona física o jurídica a cuyo favor se emite un certificado digital y que lo emplea en conjunto con las claves, contraseñas y/o dispositivos necesarios al efecto y de cuya custodia es responsable. Para el presente procedimiento, los auxiliares tienen ésta calidad. 2. El auxiliar que requiera el certificado digital, debe presentarse ante la Autoridad de Registro (AR) de su elección, previamente autorizada por SAT, para hacer entrega de la carta de solicitud de certificado digital proporcionada por la Unidad, debiendo adjuntar los demás requisitos que la Autoridad de Registro (AR) requiera. Cuando se presenten personas jurídicas autorizadas para operar como auxiliares y gestionen la carta de solicitud de certificado digital, la Unidad debe entregar la carta, al representante legal de dicha entidad debidamente inscrito en el Registro de Auxiliares o a la persona que éste designe mediante carta de autorización. La entrega de la carta de solicitud de certificado digital al auxiliar, es personal, con excepción de lo establecido en el párrafo anterior. El auxiliar, el representante legal o la persona designada (aplica para personas jurídicas) se debe identificar con cédula de vecindad o OPI, presentando original y fotocopia simple legible de la misma. 3. La carta de solicitud de certificado digital que se entr~!!'álrá"'a! auxiliar para su presentación ante la Autoridad de Registro (AR), debe contener como mínimo, la inform,.r.i;ín sigulier~ : a. Nombre completo del auxiliar, NIT, cédula de veci om~lilo fiscal, conforme los datos del Registro Tributario Unificado. b. Nombre o razó. de la Autoridad de Registrcf(AR) ante quien soli,cite el certificado digital. c. Un identific r de la s citud para que la de Registro la información por medios \ d. Dútr. MOIIIOJ ' Página 5 de 19

6 Previo a entregar la carta de solicitud de certificado digital, la Unidad debe verificar que el auxiliar se encuentre con estado activo en el Registro de Auxiliares y en el Registro Tributario Unificado -RTU-. Cualquier inconsistencia en dichos registros debe ser informada al auxiliar para que proceda a realizar las actualizaciones que correspondan. 4. La Unidad debe imprimir dos ejemplares de la carta de solicitud de certificado digital. El primero debe ser entregado al auxiliar y en el segundo, dicha persona debe consignar la firma y fecha de recibido, adjuntándose al expediente respectivo para su resguardo en el Registro de Auxiliares. El sistema informático de SAT determinará la cantidad de certificado digitales a otorgar al auxiliar. 5. La Autoridad de Registro (AR) debe verificar que la carta de solicitud de certificado digital haya sido otorgada por la Unidad. De no existir dicho documento, la Autoridad de Registro (AR) debe denegar al auxiliar la emisión del certificado digital. 6. Presentada la carta de solicitud de certificado digital ante la Autoridad de Registro (AR), ésta debe verificar que se cumpla con los requisitos por ella establecidos, previo a otorgar el certificado digital al auxiliar solicitante. 7. Cuando al auxiliar se le otorgue el certificado digital por parte de la Autoridad de Registro (AR), para activarlo y registrarlo debe realizar una transacción electrónica basada en la firma digital de un contrato de adhesión hacia el sistema de SAl. Lo anterior, permitirá realizar las validaciones correspondientes en cada una de las futuras operaciones electrónicas en que intervenga ante la SAT. 8. El sistema informático de SAT no debe tener más de un c~ rtifil:aclo di~t;al activo. Sin embargo, la Autoridad de Registro (AR) podrá dos certificados digitales mismo Cuando un auxiliar realice la operación de activación en la norma anterior, de otro digital vigente para el mismo auxiliar, el sistema i inhabilitará el primer digital para otorgar validez al segundo certificado Q(gital Lic. Página 6 de 19 \

7 9. Los certificados digitales tendrán vigencia únicamente por el plazo para el que fueron emitidos. Por tal razón, el sistema informático de SAT debe validar esta información al realizarse las operaciones indicadas en las normas 7 y 8, respectivamente. Para la gestión de renovación de certificado digital, el auxiliar debe realizar el proceso de adhesión del nuevo certificado el día que dicho certificado entre en vigencia, previamente debe obtener la carta de solicitud de autorización del nuevo certificado y cumplir con los mismos requisito para obtener el primer certificado digital establecidos en el presente procedimiento. 10. En virtud que el catálogo de agentes aduaneros en el sistema SIAG contiene validaciones para auxiliares que transmiten declaraciones, será la interfaz de registro de este catálogo la utilizada para registras agentes aduaneros, transportistas aduaneros u otro auxiliar que en el futuro trasmita declaraciones, hasta que las circunstancias permitan utilizar otra plataforma creada para el efecto. Para el registro de agentes aduaneros nuevos se debe ingresar los datos que dicho catálogo requiere y en el apartado de "Datos Generales", en el campo "Tipo Agente" deberá asignarse el tipo de declarante "AG". Para el caso de transportistas aduaneros que derivado de la obligación contenida en el artículo 1 03 literal f) del RECAUCA, requieran declarar el tránsito y como consecuencia de ello, realicen las gestiones para la obtención del certificado digital, después de realizar las verificaciones correspondientes y cuando corresponda extender la carta de solicitud de autorización de certificado digital, la Unidad debe considerar lo siguiente: a. En su oportunidad, se realizó una migración de Ir.fnr m.,,, tv; re!la'~ioi1acla con transportistas aduaneros con estado "ACTIVO (garantía de operación vigente), del aduaneros al catálogo de agentes aduaneros en el sistema SIAG. b. de agentes aduaneros y tre registrado por ser de rllr' F>"tF> e operación vencida) a \I.., ifir 'ar si el transportista aduanero se encuentra op'~alcié>n vigente. En caso que el transportista hubiere modificado su estado de de información realizada, la po!steriolíft\,e~1é Pégina 7 de 19

8 Unidad deberá ingresar los datos relacionadas con el transportista aduanero, en el catálogo de agentes aduaneros y en el apartado de "Datos Generales", en el campo "Tipo Agente" deberá asignarle el tipo de declarante "AF". c. El transportista aduanero que transmita declaraciones debe tener garantía de operación vigente en el catálogo de transportistas aduaneros y en el catálogo de agentes aduaneros en el Sistema SIAG. La Unidad debe realizar las actualizaciones respectivas, cuando corresponda. 11. De conformidad con lo establecido en el articulo 11 del Decreto número , "Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas", las comunicaciones electrónicas, incluyendo las realizadas con certificados digitales, son admisibles como medios de prueba. No se debe negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria en toda actuación administrativa, judicial o privada a todo tipo de información en forma de comunicación electrónica, por el sólo hecho que se trate de una comunicación electrónica, ni en razón de no haber sido presentado en su forma original. 12. En el presente procedimiento se utilizan términos aduaneros y comerciales a los cuales hace referencia la norma 17 del Procedimiento Cero para la Elaboración de Procedimientos (IA-DN-UNP-06.01). 13. El cumplimiento del presente procedimiento es responsabilidad de la Unidad de Calificación, Registro y Control de Auxiliares de la Función Pública del Departamento de Gestión Aduanera. Las dudas derivadas de su aplicación deben ser resueltas por el Jefe de la Unidad y/o Jefe del de Gestión Aduanera, quien a su vez podrá realizar las consultas respectivas, cuando corresponda, al Jefe Normativo. Lic. \ Página 8 de 19

9 V. NARRATIVA Analista de la Unidad Unidad i Unidad Analista de la Unidad Recibe y documentos adjuntos, verifica que el auxiliar Consulta en el se encuentre con estado activo en el Registro de Auxiliares y el de Auxiliares y Registro Registro Tributario Unificado (RTU). Si existen inconsistencias, Tributario Unificado continúa en la actividad 3. Si no existen inconsistencias (RTU). continúa en la actividad 4. Informa al auxiliar para que subsane las inconsistencias a la actividad 1. si se encuentra reg' y con en "ACTIVO" en el catálogo de agentes aduaneros en el sistema SIAG. Si no se encuentra registrado, continúa en la actividad 5. de agentes aduaneros en el sistema SIAG. Si se encuentra continúa en la actividad 6. ngresa con agentes establecido en la norma 10 del presente procedimiento. aduaneros en el sistema Accesa a la aplicación Web WEB de solicitud de la información relacionada con el NIT aevauxllllar de Autoridad de Registro (AR), imprime la solicitud,de certificado digital <>ntr<>na al auxiliar. carta de sor y firma copia de Firma del auxiliar en la copia de la carta de solicitud de certificado,.~. Jefe del Pagina 9 de 19

10 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares Versión Auxiliar Autoridad de Registro (AR) Autoridad de Registro (AR) Presenta carta de solicitud de digital ante la Autoridad de Registro (AR) y demás documentación que ésta le uiera. Recibe y verifica la existencia de la carta de solicitud de certificado digital en la base de datos de la SAT, a través de un servicio WEBSERVICE. Si no existe solicitud o no cumple con los requisitos, continúa en la actividad número 10. Si existe solicitud emitida y cumple con los requisitos, continúa en la actividad 11. inconsistencias encontradas para que sean subsanad.,,,,..,,::> a la actividad 8. Realiza proceso interno de autorización para otorgar el certificado digital, entrega el certificado digital al auxiliar, envia información del otorgamiento por medio del servicio WEBSERVICE a la base de datos de SAT. Creación del certificado digital. Envío de información del otorgamiento del certificado digital a la base de datos de SAT Sistema Recibe la. informático de SAT Auxiliar Accesa a la página Web -...SAQB E, selecciona la apli,éaciór ooc:ión Adhesión de cer1rfh:adlo I el validación de la i de datos de SAT en la T. datos de Normativo Página 10 de 19

11 SAT NIT Y código del auxiliar. Si no corresponde la información certificado digital. transmitida, continúa en la actividad 15. Si corresponde la información transmitida continúa en la actividad Sistema Devuelve al auxiliar un mensaje de error, regresa a la actividad informático de 13. SAT 16 Sistema Registra la información y permite operar al auxiliar con el Activación del certificado informático de certificado digital otorgado. Fin del procedimiento. digital SAT Página 11 de 19

12 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares Versión 3 VII. Diagrama de Flujo o Flujograma Auxiliar Analista de la unidad A 1. Presenta solicitud y/o documentos 2. Recibe solicitud f y documentación, verfica estado ACTIVO 3. Infonna al Si >-_+1 auxiliar para que subsane las inconsistencias A No 4. VerifICa si el auxiliar se encuentra en el catálogo Página 12 de 19

13 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares Versión 3 Analista de la Unidad Auxiliar Cumple? No s. Ingresa la > informaci6n en el catologo Si 6. Accesa 8 la WEB e Imprime la carta de solicitud ' de certificado digital Pégina 13 de 19

14 Auxiliar Autoridad de Registro (AR) a.. Presenta carta de solicitud Y derms requisitos a laar 9.Recibe y verifica la existencia de la f carta en el sistema y si cumple con requisitos No 10. Informa al auxiliar las inconsistencias encontradas para que subsane B Página 14 de 19

15 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares PRO-IA-DN-UNP Versión 3 Sistema infonnático de SAT Auxiliar 12. Recibe información del certificado otorgado 13. Acx:esa a la pagina de SAT, ingresa la infoft'l"laci6n y firma con el certificado 14. Efectúa validación de la infonnaci6n del certificado Y verfk:a datos. \ Normativo Página 15 de 19

16 Procedimiento para el Trámite de Certificado Digital para Auxiliares Versión 3 Sistema informático de SAl Si 16. Registra la información y Normativo Página 16 de 19

17 VIII. Registros Nombre del Registro en Tributario Unificado (RTU). Catálogo de agentes aduaneros Web para la creación de la carta de de certificado di Firma del auxiliar en la copia de la carta de solicitud de certificado Creación del certificado digital. Envío de información del otorgamiento del certificado digital a la base de datos de SAT. Registro de información en la base de datos de SA T. Activación del certificado digital. y del certificado digital. Tipo de Registro (papel/electrónico) Electrónico Electrónico Electrónico Papel Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Pagina 17 de 19

18 Nombre del Documento: PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CERTIFICADO DIGITAL PARA AUXILIARES DE LA FUNCiÓN PÚBLICA ADUANERA Identificación: IA-DN-UNP LISTA DE CONTROL DE CAMBIOS No. Versión 3 3 Fecha de elaboración Septiembre 2010 y Justificación del Cambio se por Septiembre 2010 Septiembre 2010 Septiembre 10, se Norma 9, se modifico la el día de expiración del ce rt1tl,r.a<1ln se "con los Norma 12, se agrego. del certificado, se cambio la frase "hasta "el día que dicho certificado entre en obtener el certificado d' Página 18 de 19

19 LISTA DE DISTRIBUCiÓN Nombre del Funcionario o Empleado Número de Copias Puesto que ocupa Ubicación Fisica Controladas Entregadas Jefe del Departamento de Noveno Nivel Edificio Archivo digital Gestión Aduanera de Finanzas Públicas zona 1 Jefe de la Unidad de Noveno Nivel Ed ificio Archivo digital Calificación, Registro y Control de Finanzas Públicas de Auxiliares de la Función zona 1 Pública Pagina 19 de 19