Manual de Procedimientos Comité Ético de Investigación Clínica Hospital Clínico Universitario de Valencia

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1 Manual de Procedimientos

2 ÍNDICE: 1. Documentación 2. Composición y estructuración 3. Funciones el CEIC 3.1. Funciones del Presidente 3.2. Funciones del Vicepresidente 3.3. Funciones del Secretario 3.4. Funciones del Secretario Suplente 3.5. Funciones de los miembros 3.6. Funciones de la Secretaría Técnica 4. Procedimientos de comunicación con el Programa de Ensayos Clínicos de la Comunidad Valenciana y con el Ministerio de Sanidad. 5. Elección, sustitución y renovación de los miembros del CEIC 5.1. Procedimientos 5.2. Criterios 5.3. Duración de los cargos 6. Ámbito de Actuación 7. Periodicidad de las reuniones 7.1. Convocatoria 7.2. Plazo de máximo de respuesta Para los ensayos clínicos regulados por el Real Decreto 561/ Para los ensayos clínicos regulados por el Real Decreto 223/ Para estudios observacionales post-autorización: Para proyectos de investigación: 8. Evaluación de Protocolos 8.1. Documentación a presentar Para la evaluación de un ensayo clínico Para la evaluación de un estudio observacional post-autorización Para la evaluación de un proyecto de investigación Modelo de solicitud de Evaluación 8.2. Procedimientos de Evaluación Guia-Lista de evaluación Protocolo Guia-Lista de evaluación Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado 8.3. Criterios de aprobación y no aprobación de Ensayos. 9. Procedimiento de revisión rápida de ensayos 2

3 10. Mecanismos de tomas de decisiones. 11. Procedimiento para identificar el protocolo y garantizar que es aprobado por la Dirección General de Farmacia y Productos Sanitarios. 12. Modelo de acta 13. Procedimientos de seguimientos de ensayos Seguimiento Reacciones adversas Suspensión cautelar 14. Archivo de documentación Procedimiento de archivo Tiempo mínimo de archivo 15. Procedimiento de Identificación del Investigador y sus colaboradores. 16. Obligaciones de los Investigadores 17. Recepción, identificación, almacenamiento, manipulación de muestras para la investigación de muestras. 18. Anexos: - Anexo I: Modelo De Convocatoria Del Ceic - Anexo II: Modelo De Actas Del Ceic - Anexo III: Documento de Comunicación de Suministro de Muestras. - Anexo IV: Modelo De Contrato - Anexo V: Certificado De Existencia Del Seguro De Responsabilidad Civil - Anexo VI: Certificación De Compromiso Con Los Postulados Éticos De Ensayos Clínicos - Anexo VII: Autorizacion Del Jefe De Servicio - Anexo VIII: Compromiso Del Investigador - Anexo IX: Certificado De Idoneidad Del Equipo Colaborador - Anexo X: Certificado De Idoneidad De Cada Colaborador - Anexo XI: Certificado De Idoneidad de las Instalaciones. - Anexo XII:Pruebas Servicios Implicados - Anexo XIII: Conformidad Jefe De Servicio Implicado - Anexo XIV: Compromiso Del Promotor En El Manejo De Muestras De Tejidos Normales Y Patológicos Y Ácidos Nucleicos, Para Ensayos Clínicos Que Requieran Análisis Farmacogenéticos. - Anexo XV: Check-List Evaluación De Ensayo - Anexo XVI: Check-List Evaluación De Hoja De Información Al Paciente Y Consentimiento Informado - Anexo XVII: Memoria Economica Ensayo Clinico - Anexo XVIII: Memoria Economica Proyecto Investigación - Anexo XIX: Hoja De Información Al Paciente Proyecto Investigación - Anexo XX: Evaluación Final De Un Ensayo Clínico - Anexo XXI: Evaluación Final de un Estudio Observacional - Anexo XXII: Notificación De Modificaciones Al Protocolo De Ensayo Clínico Con Medicamentos - Anexo XXIII: Procedimientos normalizados del servicio de Farmacia. 3

4 1. DOCUMENTACIÓN De acuerdo con la legislación vigente en materia de Ensayos Clínicos y Estudios Observacionales, será tenida en cuenta la siguiente legislación: - Declaración de Helsinki - Orden Ministerial 256/2007 de 5 de febrero de por la que se establecen los principios y directrices detalladas de buena practica clínica y los requisitos para autorizar la fabricación o importación de medicamentos de uso humano. - Normas de la buena práctica clínica vigente. - Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero, por el que se regulan los Ensayos clínicos con medicamentos. - Resolución del 16 de julio de 2009, de la Conselleria de Sanidad, de regulación de los procedimientos, documentación y plazos a observar en la presentación y modificaciones en procesos relacionados con ensayos clínicos y estudios post autorización observacionales de medicamentos y productos sanitarios en la Comunidad Valenciana En el momento que sea publicada o derogada cualquier normativa aplicable en el ámbito de Ensayos Clínicos y Estudios Observacionales esta documentación será actualizada. 2. COMPOSICIÓN Y ESTRUCTURACIÓN De acuerdo con lo establecido en el Artículo 12 del Capítulo III del Real Decreto 223/2004, el deberá estar constituido por al menos nueve miembros, de manera que se asegure la independencia de sus decisiones, así como su competencia y experiencia en relación con los aspectos metodológicos, éticos y legales de la investigación, la farmacología y la práctica clínica asistencial en medicina hospitalaria y extrahospitalaria. El CEIC del estará formado por un mínimo de once miembros, de suficiencia investigadora probada, esta composición se estructurará de la siguiente forma: - Presidente - Vicepresidente - Secretario - Secretario Suplente - Vocales 4

5 En la actualidad el CEIC del cuenta con la designación de los siguientes cargos: Presidente Vicepresidente Secretario Secretario Suplente Dr. D. Antonio Peláez Hernández Jefe de la Unidad de Alergía Dr. D. José Magraner Gil Jefe de Servicio de Farmacia Dr. D. Manuel Labiós Gómez Jefe de Sección del Servicio de Medicina Interna Dª Begoña Hernández Genovés Jefe de Servicio de Suministros Vocales 18 Así mismo, siguiendo las directrices del articulo 3 de la Resolución del 16 de julio de 2009, de la Conselleria de Sanidad, de regulación de los procedimientos, documentación y plazos a observar en la presentación y modificaciones en procesos relacionados con ensayos clínicos y estudios post autorización observacionales de medicamentos y productos sanitarios en la Comunidad Valenciana, dentro del CEIC del, el comité está formado por los siguientes miembros: - Director del Hospital Dr. D. Manuel Montánchez Morera - Farmacólogo Clínico Dr. D. Esteban Morcillo Sánchez Catedrático de Farmacología - Médicos con labor asistencial Dr. D. Antonio Peláez Hernández Dr. D. Manuel Labiós Gómez Dr. D. Rafael Carmena Rodríguez Dr. D. José Blanquer Olivas Dr. D. Miguel Minguez Pérez Dr. D. Andrés Cervantes Ruiperez Dr. D. Ricardo Ruiz Granell Dr. D. Julio Palmero Da Cruz Dr. D. Alfonso Miguel Carrasco Jefe de la Unidad de Alergía Jefe Sección Servicio de Medicina Interna Jefe Servicio de Endocrinología Jefe Sección Servicio de Medicina Intensiva Jefe Sección Servicio de Gastroenterología Jefe Sección Servicio de Oncología y Hematología Jefe Sección Servicio de Cardioestimulación Jefe Servicio de Radiología Jefe Servicio de Nefrología 5

6 - Médico con labor asistencial activa en un centro de atención primaria Dra. Dña. Nidia Ruiz Varea Médico de familia - Pediatra Dr. D. Rafael Fernández-Delgado Adjunto Servicio de Pediatría - Farmacéuticos Dr. D. José Magraner Gil Jefe de Servicio de Farmacia D. D. V Cano Blanquer Farmacéutico Atención Primaria - Diplomados en Enfermería Dña. Mª Jesús Díez Subdirector de Enfermería - Miembros Ajenos a las Profesiones Sanitarias Dª Begoña Hernández Genovés Jefe de Servicio de Suministros D. Carlos Pascual Vicens Licenciado en derecho - Miembro Independiente Dra. Dª. Teresa Barber Profesor Titular de Bioquímica y Biología Molecular - Otros Miembros Dra. Dña. Catherine Lauwers Dr. D. Juan Viña Ribes Dra. Dña. Marina Gisbert Grifo Director Médico del Hospital Catedrático de Bioquímica y Biología Molecular Profesor Titular de Medicina Preventiva y Salud Pública 3. FUNCIONES EL CEIC Las funciones del CEIC vienen establecidas por el artículo 10 (Capitulo III) del Real Decreto 223/2004: - Evaluar los aspectos metodológicos, éticos y legales de los ensayos clínicos que les sean remitidos, de conformidad con lo establecido en la sección 2ª del Capítulo IV. - Evaluar las modificaciones relevantes de los ensayos clínicos autorizados. - Realizar un seguimiento del ensayo clínico, desde su inicio hasta la recepción del informe final El CEIC, por tanto, es un órgano independiente, constituido por profesionales sanitarios y miembros no sanitarios, encargado de velar por la protección de los derechos, seguridad y 6

7 bienestar de los sujetos que participen en un ensayo. Valorando no sólo el protocolo, sino la idoneidad de los investigadores y la adecuación de las instalaciones del centro en el que se ha de realizar la investigación, y la valoración de las Hojas de Información al Paciente que han de emplearse para obtener el Consentimiento Informado de los sujetos participantes. Dentro de las funciones del CEIC también se encuentran las siguientes: - Evaluación de proyectos de investigación que afecten a seres humanos - Evaluación de Estudios Observacionales Post-Autorización Funciones del Presidente 1.- Ostentar la representación del CEIC. 2.- Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del CEIC, y elaborar el orden del día junto con el Secretario. 3.- Establecer la distribución de los Protocolos de ensayos clínicos y otros documentos entre los miembros correspondientes 4.- Presidir las reuniones del CEIC, moderar el desarrollo de los debates y suspenderlos por causas justificadas. 5.- Dirimir con su voto los empates, a efectos de adoptar acuerdos, excepto en los casos establecidos en estos PNTs. 6.- Asegurar el cumplimiento de las leyes. 7.- Visar las actas de las reuniones. 8.- Mantener la correspondencia con Promotores, Investigadores, Dirección del Hospital y Autoridades sanitarias junto con el Secretario. 9.- Elaborar, junto con el Secretario, la memoria anual del Comité Velar por la consecución de objetivos asignados al Comité Facilitar la participación de expertos ajenos al CEIC para evaluar protocolos de procedimientos quirúrgicos, técnicas diagnósticas o productos sanitarios Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Presidente del 3.2. Funciones del Vicepresidente Asistir en sus funciones al Presidente y sustituirlo en caso de vacante, ausencia o enfermedad Funciones del Secretario 1.- Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del CEIC, y elaborar el orden del día por orden del Presidente. 7

8 2.- Establecer la distribución de los Protocolos de ensayos clínicos y otros documentos entre los miembros correspondientes. 3.- Revisar las Actas de las reuniones, y asegurar su envío a los miembros del CEIC. 4.- Participar con el Presidente en la correspondencia con Promotores, Investigadores, Dirección del Hospital y Autoridades sanitarias. 5.- Elaborar, junto con el Presidente, la memoria anual de CEIC. 6.- Expedir los certificados, autorizaciones e informes que sean necesarios. 7.- Realizar cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Secretario Funciones del Secretario Suplente Asistir en sus funciones al Secretario y sustituirlo en caso de vacante, ausencia o enfermedad Funciones de los miembros 1.- Asistir a las reuniones del CEIC a las que hayan sido convocados. En los casos de ausencia o enfermedad o cualquier causa que justificadamente les impida asistir a la convocatoria deberán comunicarlo con carácter previo. 2.- Evaluar los protocolos de investigación ajustándose a los criterios de evaluación aprobados por el CEIC. 3.- Participar en los debates de las sesiones, ejerciendo su derecho al voto y formular su voto particular si así lo desean, expresando el sentido de su voto y los motivos que lo justifican. 4.- Formular ruegos y preguntas. 5.- Ejercer cuantas otras funciones sean inherentes a su condición Funciones de la Secretaría Técnica: 1.- Recepción de la documentación recibida. 2.- Comprobar que las solicitudes de ensayo clínico, de modificaciones o de proyectos de investigación son conformes. 3.- Contactar con los promotores o los investigadores principales para que subsanen deficiencias. 4.- Alta de los protocolos en la base de datos de ensayos clínicos o de proyectos de investigación. 5.- Elaborar la lista de ensayos clínicos y proyectos de investigación a evaluar en cada reunión. 6.- Elaborar el informe inicial resumen de los protocolos presentados. 7.- Entregar la documentación (protocolos, modificaciones y aclaraciones) a los evaluadores. 8

9 8.- Redactar, junto con el Secretario del Comité el orden del día de la Convocatoria de Reunión. 9.- Elaborar los informes y cartas aclaratorias de la documentación evaluada Introducción en la aplicación informática de los informes en plazo (SIC-CEIC) Archivo y custodia de la documentación En aquellos EC en los que se actúe como CEIC de Referencia: dar de alta o no incluir a trámite el documento en la aplicación informática SIC-CEIC según corresponda, dar de alta a las aclaraciones antes del día 21, reparto de las aclaraciones a los Evaluadores y antes del día 15 emitir el informe validado por el Secretario del CEIC en la aplicación informática SIC-CEIC Enviar la convocatoria con el orden del día a los miembros del Comité Asistir a las reuniones del CEIC y notas durante la misma para redactar la correspondiente Acta. 4. PROCEDIMIENTOS DE COMUNICACIÓN CON EL PROGRAMA DE ENSAYOS CLÍNICOS DE LA COMUNIDAD VALENCIANA Y CON EL MINISTERIO DE SANIDAD. Este Comité en el cumplimiento de sus funciones, estará en continuo contacto con la Agencia Española del Medicamento y con el Programa de Estudios Clínicos en Medicamentos (PECME) de la Conselleria de Sanidad, mediante las aplicaciones de comunicación facilitadas por estas entidades. 5. ELECCIÓN, SUSTITUCIÓN Y RENOVACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL CEIC 5.1. Procedimientos La elección de nuevos miembros, ya sean o no pertenecientes al Centro, se realizará por el CEIC entre los profesionales que se presenten voluntariamente. El Presidente, Vicepresidente y Secretario serán elegidos por el CEIC de entre sus miembros, por mayoría simple, habiendo un quórum de dos tercios del CEIC, y serán nombrados por la dirección del Centro. Los miembros del CEIC serán nombrados por el Director General de Farmacia y Productos Sanitarios a propuesta de la dirección del centro. El nombramiento tendrá una validez de tres años, pudiendo renovarse sucesivamente Criterios Para la elección de cada miembro se valorará su cualificación personal y profesional para desarrollar su función. 9

10 La renovación de sus miembros en cada periodo de acreditación, se producirá de forma regular (Siempre que sea posible), en no menos de la cuarta parte ni en más de la mitad para garantizar su continuidad y mantener la experiencia del comité. Los miembros por razón de cargo, titulación o condición (Director del centro, farmacéutico de hospital, farmacólogo clínico, licenciado en derecho, miembro lego, diplomado en enfermería) sólo podrán relevarse cuando exista un candidato apropiado, para evitar la inhabilitación del CEIC por quedar en situación de incumplimiento de la normativa vigente Duración de los cargos La duración de los cargos tendrá carácter indefinido. El cese de los miembros se realizará por renuncia expresa y cuando el CEIC lo considere necesario por incumplimiento de las normas de funcionamiento. 6. ÁMBITO DE ACTUACIÓN De conformidad con lo establecido en el Artículo 11 del Real Decreto 223/2004, los CEICs serán acreditados por la autoridad sanitaria competente en cada comunidad autónoma, en la Comunidad Valenciana, dichas competencias están asignada a Dirección General para la Prestación Farmacéutica de la Conselleria de Sanidad y Consumo quien determina que el ámbito geográfico e institucional de actuación de este Comité el Departamento de Salud de Valencia- Clínico- Malvarrosa. 7. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES El CEIC del se reunirá, de forma ordinaria la última semana de cada mes, a excepción del mes de agosto por coincidir con las vacaciones estivales, pudiéndose retrasar o adelantar la convocatoria en función de las necesidades de quórum o por coincidir con día festivo. Según se aprobó en el Acta 173 de 29/06/04 se establece en seis miembros (requiriéndose la presencia de un miembro no sanitario) el Quórum del CEIC en segunda convocatoria. Las reuniones serán presididas por el Presidente del comité, en caso de ausencia, vacante o enfermedad u otra causa legal, la presidencia será ostentada por el Vicepresidente. En caso de ausencia del Presidente y Vicepresidente, la reunión será presidida por la persona que resulte designada, al comienzo de la reunión, por los vocales concurrentes. 10

11 El Presidente será asistido por el Secretario del comité, e igualmente, en caso de ausencia, vacante u otra causa legalmente justificada, será sustituido por el Secretario Suplente. En caso de ausencia de ambos, será designado para ostentar dicho cargo, cualquiera de los vocales asistentes, al inicio de cada reunión. Todas las actas del Comité serán firmadas por el Secretario con el VºBº del Presidente, en ausencia de éstos, serán firmadas por el miembro que actúe como Presidente y por el que actúe como Secretario. En caso de imposibilidad de éste último, por un vocal asistente a la reunión 7.1. Convocatoria Las reuniones ordinarias serán convocadas con carácter general con 10 días de antelación, remitiéndose a los miembros del Comité ( Anexo I) la siguiente documentación: - Borrador del Acta de la Sesión anterior para su evaluación y pertinente aprobación. - Relación de ensayos clínicos a evaluar. - Relación de proyectos de investigación a evaluar. - Otra documentación relevante: informes iniciales resumen de los ensayos clínicos a evaluar, bibliografía, etc... Las reuniones extraordinarias (Comisión Permanente) se convocaran en caso necesario para el buen funcionamiento del CEIC o cuando los aspectos a tratar así lo requieran. Dichas reuniones tendrán como objetivo principal cumplir con las funciones designadas en el Real Decreto 223/2004 cuando el Comité sea seleccionado por el promotor de un ensayo clínico como CEIC de referencia. Las funciones en este caso son: - Evaluación de protocolos de ensayos clínicos (considerando las evaluaciones de los CEICs locales) (Anexo XX). - Evaluación de las respuestas a las aclaraciones solicitadas en evaluaciones anteriores. (Anexo XXIII) - Evaluación de las enmiendas relevantes de protocolos previamente evaluados (Anexo XXI) - Revisión de otra documentación relevante Plazo de máximo de respuesta Para los ensayos clínicos regulados por el Real Decreto 561/1993 Se engloban en esta categoría los ensayos clínicos que hayan solicitado el dictamen de un CEIC o la autorización de la AEM antes del día 1 de mayo de Evaluación de protocolos de ensayos clínicos: 11

12 Como norma general se deberá presentar la documentación solicitada por el CEIC del 1 al 5 de cada mes, permitiéndose la subsanación de la documentación pendiente de presentación en los 10 días siguientes. La documentación presentada será evaluada en la reunión ordinaria del mes en curso si las posibilidades del CEIC así lo permiten, pudiéndose emitir informe favorable, desfavorable o solicitud de aclaraciones. En el caso de que se soliciten aclaraciones menores al promotor, estas serán evaluadas por el Presidente y/o Secretario del CEIC y aprobadas si cumplen las exigencias acordadas. En el caso de solicitarse aclaraciones mayores, la revisión de las respuestas se realizará en la siguiente reunión ordinaria o bien en una reunión extraordinaria si fuera posible. - Evaluación de enmiendas a protocolos de ensayos clínicos ya aprobados. Como norma general se deberá presentar la documentación (Anexo 1C de la enmienda y Hoja de Información al paciente así como la documentación asociada relevante) con un mínimo de diez días de antelación a la reunión ordinaria. Las enmiendas serán evaluadas por el Presidente y/o Secretario del CEIC, quien remitirá a la reunión las enmiendas relevantes para su correspondiente aprobación Para los ensayos clínicos regulados por el Real Decreto 223/ Evaluación de protocolos de ensayos clínicos. El promotor del ensayo clínico o su representante deberá remitir a la Secretaría del CEIC (Secretaría de la Fundación para la Investigación del ) la documentación solicitada del 1 al 5 del mes en curso, pudiendo disponer de 10 días para la subsanación de los errores o entrega de la documentación pendiente. De acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 223/2004 el CEIC puede actuar como: - CEIC local: - CEIC de referencia: CEIC local: en cuyo caso la documentación será remitida para su evaluación en la reunión ordinaria del mes en curso, si el CEIC de Referencia ha realizado la notificación de la solicitud válida y establecido el calendario de evaluación. Tras la evaluación se remitirá el dictamen de la evaluación al CEIC de referencia mediante la aplicación informática disponible en la web de la Agencia Española del Medicamento (SIC-CIEC), antes del día 3 del mes siguiente. CEIC de referencia: en este caso, se deberá introducir el alta del protocolo en la Base de Datos SIC-CEIC para que se inicie el proceso de evaluación y se establezcan los plazos de evaluación y resolución del dictamen. El protocolo será remitido a evaluar por tantos evaluadores como el Presidente y/o el Secretario consideren oportunos, estableciéndose una Convocatoria extraordinaria antes del día 15 del mes siguiente a la presentación del protocolo. 12

13 Para la evaluación y emisión del correspondiente dictamen se tendrá en cuenta la evaluación realizada por los CEICs locales y disponible a partir del día 3 del mes siguiente a la presentación del protocolo. - Evaluación de enmiendas relevantes de ensayos clínicos previamente evaluados: El promotor del ensayo clínico o su representante deberá remitir a la Secretaría del CEIC (Anexo 1C de la enmienda y Hoja de Información al paciente así como la documentación asociada relevante) entre los días 1 y 5 de cada mes. Tras la verificación de la documentación se reclamará al promotor la subsanación de las posibles deficiencias encontradas y procederá a dar el alta a la Modificación en la Base de Datos de Ensayos Clínicos. El CEIC puede actuar como: CEIC local: en cuyo caso la documentación será evaluada por el Presidente y/o Secretario que remitirán para su evaluación en la reunión ordinaria aquellas enmiendas relevantes. Tras la evaluación se remitirá el dictamen de la evaluación al CEIC de referencia a través de la Base de Datos SIC-CIEC, antes del día 3 del mes siguiente. CEIC de referencia: en este caso, se deberá introducir el alta de la modificación en la Base de Datos SIC-CEIC para que se inicie el proceso de evaluación de la enmienda y el establecimiento de los plazos para la emisión del correspondiente dictamen. La enmienda será remitida a los evaluadores que realizaron la evaluación del protocolo, junto con la relación de evaluaciones de los CEICs locales. - Evaluación de respuestas a las alegaciones del CEIC de Referencia a ensayos clínicos previamente evaluados: El promotor deberá remitir entre el día 16 y el 20 del mes en curso la respuesta a las aclaraciones mayores solicitadas por los CEICs de Referencia. El CEIC puede actuar como: CEIC local: las respuestas a las aclaraciones serán revisadas por el evaluador que realizó la evaluación inicial del protocolo o el Presidente. El dictamen será remitido al CEIC de Referencia antes del día 3 del mes siguiente. CEIC de referencia: en este caso, se deberá introducir el alta de las aclaraciones en la Base de Datos SIC-CEIC estableciéndose los plazos de evaluación. La respuesta del promotor a las alegaciones realizadas serán evaluadas en reunión extraordinaria teniendo en cuenta la evaluación de los CEICs locales, emitiéndose el dictamen antes del día 15 del mes siguiente al alta de la respuestas en el sistema SIC-CEIC Para estudios observacionales post-autorización: El promotor del estudio o su representante deberá remitir a la Secretaría del CEIC (Secretaría de la Fundación para la Investigación del ) la 13

14 documentación solicitada del 1 al 5 del mes en curso, pudiendo disponer de 10 días para la subsanación de los errores o entrega de la documentación pendiente. La documentación será remitida para su evaluación en la reunión ordinaria del mes en curso, emitiéndose el correspondiente dictamen por parte del Secretario del Comité. En el supuesto que se solicitaran alegaciones al estudio, estas serán comunicadas al Promotor para su subsanación y pertinente aprobación. En el caso de que durante el desarrollo del estudio se produjeran enmiendas al protocolo original, estas serán evaluadas por el Secretario y serán informadas en la primera reunión ordinaria tras la evaluación Para proyectos de investigación: El del evaluará los aspectos éticos relacionados con los proyectos de investigación que se realicen con la participación de pacientes de este Hospital o con las muestras procedentes de dichos pacientes. La documentación requerida deberá ser presentada en la Secretaría del CEIC dentro del plazo establecido por el Presidente y/o Secretario en función de la convocatoria de ayuda a la que opten los proyectos. Tras la evaluación, el dictamen quedará reflejado en el acta de la reunión en la que se evaluó, pudiéndose solicitar al investigador principal la subsanación de las posibles deficiencias. El Secretario procederá a la firma del correspondiente informe de evaluación (Aprobación del Comité Ético de Investigación) el cual se remitirá el Investigador Principal. 8. EVALUACIÓN DE PROTOCOLOS 8.1. Documentación a presentar Para la evaluación de un ensayo clínico Para que un protocolo de ensayo clínico pueda ser evaluado por el CEIC del Hospital Clínico Universitario de Valencia se presentará la siguiente documentación: 1-.Modelo de Solicitud de Evaluación.. 2-.Solicitud de autorización de un ensayo clínico con medicamentos de uso humano a las autoridades competentes y de dictamen por los comités éticos en España 14

15 3-.Solicitud para el pago de la cuota de estudio y gestión de la propuesta de ensayo clínico; en esta se indicarán los datos fiscales para la emisión de la factura y datos de la persona responsable de esta 4-. Dos ejemplares completos del protocolo y un ejemplar en soporte electrónico; incluyendo Cuaderno de Recogida de datos y Manual del investigador 5-.Escrito de comunicación por parte del Promotor del suministro de muestras aportadas o no aportadas. (Anexo III) 6-. Certificación por parte del Promotor, de la existencia del seguro de Responsabilidad Civil, (original y dos copias) (solo certificado de existencia del seguro) según modelo propio del Comité. (Anexo V) 7-. Certificación de compromiso con los postulados éticos de ensayos clínicos junto con una copia firmada por el promotor de la Declaración de Helsinki de la Asociación Medica Mundial; según modelo propio del Comité. (Anexo VI) 8-.Autorización del Jefe de Servicio o Director del Centro ajeno al H.C.U.V., si procede, modelo (original y dos copias) según modelo propio del Comité. (Anexo VII) 9-.Compromiso del Investigador según modelo propio del Comité (original y dos copias). Incluyendo una copia del Curriculum Viate; así como documentos sobre la idoneidad del investigador y sus colaboradores ( estos se firmaran por cuadriplicado y originales ya que se adjuntaran al Contrato) (Anexo VIII, IX y X) 10-. Pruebas Servicios Implicados y Conformidad Jefe Servicio implicado (Anexos XII y XIII) 11-.Documentos sobre idoneidad de las instalaciones.(anexo XI) 12-. Presupuesto Económico Previo reflejado en la Memoria Económica de Ensayo Clínico (modelo propio CEIC) (Anexo XVII) 13-.Fotocopia compulsada de otorgamiento de poderes, por parte del titular de la Empresa Promotora, a nombre de la persona que debe firmar el contrato Hoja de información al paciente y Consentimiento Informado (por triplicado) en las que deben de constar: -pie de página con fecha y firma del paciente en todas las hojas -nombre del Investigador en este centro y la forma de contactar con él -hacer referencia al Art. 5 de la Ley de Protección de Datos 15. Compromiso del Promotor en el manejo de muestras de tejidos normales y patológicos y ácidos nucleicos, para Ensayos Clínicos que requieran análisis Farmacogenéticos.(Anexo XIV) Para la evaluación de un estudio observacional post-autorización Para que un estudio pueda ser evaluado por el CEIC del Hospital Clínico Universitario de Valencia se presentará la siguiente documentación: 1-. Modelo de Solicitud. 15

16 2-.Solicitud para el pago de la cuota de estudio y gestión de la propuesta de estudios observacionales; en esta se indicarán los datos fiscales para la emisión de la factura y datos de la persona responsable de esta 3-. Dos ejemplares completos del protocolo y un ejemplar en soporte electrónico.; incluyendo Cuaderno de Recogida de datos y Manual del investigador 4-.Escrito de comunicación por parte del Promotor del suministro de muestras aportadas o no aportadas. (Anexo III) 5-. Certificación de compromiso con los postulados éticos de estudios observacionales, junto con una copia firmada por el promotor de la Declaración de Helsinki de la Asociación Médica Mundial; según modelo propio del Comité.(Anexo VI) 6-.Autorización del Jefe de Servicio o Director del Centro ajeno al H.C.U.V., si procede, modelo (original y dos copias) según modelo propio del Comité.(Anexo VII) 7-.Compromiso del Investigador según modelo propio del Comité (original y dos copias). Incluyendo una copia del Curriculum Viate, así como documentos sobre la idoneidad del investigador y sus colaboradores (estos se firmaran por cuadriplicado y originales ya que se adjuntaran al Contrato) ( Anexos VIII, IX y X) 8-. Pruebas Servicios Implicados y Conformidad Jefe Servicio implicado ( Anexos XII y XIII) 9-.Documentos sobre idoneidad de las instalaciones Presupuesto Económico Previo reflejado en la Memoria Económica de Ensayo Clínico (modelo propio del CEIC) 11-.Fotocopia compulsada de otorgamiento de poderes, por parte del titular de la Empresa Promotora, a nombre de la persona que debe firmar el contrato Hoja de información al paciente y Consentimiento Informado (por triplicado) en las que deben de constar: -pie de página con fecha y firma del paciente en todas las hojas -nombre del Investigador en este centro y la forma de contactar con él -hacer referencia al Art. 5 de la Ley de Protección de Datos Para la evaluación de un proyecto de investigación Para que un proyecto pueda ser evaluado por el CEIC del Hospital Clínico Universitario de Valencia se presentará la siguiente documentación: 1-. Memoria del Proyecto de investigación 2-. Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado según modelo del Hospital Clinico Universitario de Valencia.(Anexo XIX) 3-. Compromiso del Investigador, según modelo propio del Comité. (Anexo VIII) 4-. Autorización del Jefe de Servicio según modelo propio del Comité. (AnexoVII) 16

17 5-. Currículum Vitae del Investigador Principal y sus Colaboradores 6-. Memoria Económica (Anexo XVIII) Modelo de solicitud de Evaluación. La solicitud de evaluación de un ensayo seguirá el modelo establecido en la Resolución del 16 de julio de 2009, de la Conselleria de sanidad, de regulación de los procedimientos, documentación y plazos a observar en la presentación y modificaciones en procesos relacionados con ensayos clínicos y estudios post autorización observacionales de medicamentos y procuctos sanitarios en la Comunidad Valenciana, en ella deberán figurar obligatoriamente los siguientes datos Eudra CT Código de promotor Titulo del Ensayo Versión de Protocolo a Evaluar Versión de Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado a Evaluar Promotor del Estudio Investigador Principal del Centro Persona contacto Documentación Monitor encargado de estudio 8.2. Procedimientos de evaluación La documentación a evaluar será remitida al evaluador designado por el Presidente y/o Secretario y a una de las licenciadas en derecho miembros del CEIC. Se remitirá copia de toda la documentación recibida junto con el impreso de evaluación correspondiente Guia-Lista de evaluación Protocolo El evaluador del ensayo será designado por el Presidente del Comité y/o Secretario, se le entregará una copia de toda la documentación recibida para su evaluación, deberá seguir los diferentes puntos de evaluación determinados en la Guia- Lista de Evaluación (Anexo XV) que incluira: - Código de protocolo. - Título. - Promotor. - Investigador. - Servicio. 17

18 - Farmacos a ensayar ( DCI). - Forma Farmacéutica y vía de administración - Aportación de la medicación - Información Preclínica - Información Clínica - Fase de desarrollo - Tipo de ensayo - Diseño - Población del estudio - Evaluación de respuesta - Aspectos Éticos - Análisis Estadístico - Recomendación del evaluador ( Aprobación, Aclaración, Denegación) Guia-Lista de evaluación Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado ( Anexo XVI) Tras la recepción de la documentación, se le entregará una copia de toda la documentación recibida a uno de los licenciados en derecho miembros del CEIC para su evaluación, deberá seguir los diferentes puntos de evaluación determinados en la Guia- Lista de evaluación de la Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado, para garantizar que el paciente es informado correctamente de su participación en el estudio ( anexo XVI), incluirá: - TITULO - CODIGO - INVESTIGADOR PRINCIPAL ( Datos de contacto) - INFORMACIÓN AL PACIENTE: que deberá contestar a las siguientes premisas: Objetivos Metodología Tratamiento Referencia al placebo Beneficios individuales y/o sociales Incomodidades y riesgos Acontecimientos adversos Tratamientos alternativos Carácter voluntario y posibilidad de retirada Confidencialidad de los datos Existencia de seguro por daño o lesión Compresión lectora 18

19 - CONSENTIMIENTO: se deberá garantizar que en él figura que: El paciente lo ha leído Ha podido hacer preguntas Con quien ha hablado Puede retirarse cuando quiera Presta libremente su conformidad Contempla la Posibilidad de consentimiento oral ante testigos Comunicación al Ministerio Fiscal en los casos preceptivos 8.3. Criterios de aprobación y no aprobación de Ensayos. Tanto el evaluador del ensayo como el licenciado en derecho responsable de la revisión de la hoja de información al paciente, procederán a su exposición y será evaluado por parte de los miembros presentes en la reunión. Todas las decisiones serán tomadas por mayoria simple con un quórum mínimo de 6 miembros del comité. 9. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN RÁPIDA DE ENSAYOS En los casos en los que por urgencia o necesidad, se necesite la revisión rápida de un ensayo, se convocará a tal efecto una reunión de comisión permanente. Los acuerdos adoptados en las reuniones de Comisión Permanente, quedarán reflejados en el acta correspondiente de la sesión. Estas actas serán revisadas y aprobadas en la siguiente reunión ordinaria del Comité. 10. MECANISMOS DE TOMAS DE DECISIONES. Todas las decisiones de se tomen en las reuniones serán adoptadas por mayoría simple, siendo el quórum mínimo necesario seis miembros, será requisito indispensable que entre los asistentes a la reunión esté presente un miembro Licenciado en Derecho 11. PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR EL PROTOCOLO Y GARANTIZAR QUE ES APROBADO POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE FARMACIA Y PRODUCTOS SANITARIOS. Para aquellos estudios que por su naturaleza requieran de la aprobación de la Dirección General De Farmacia Y Productos Sanitarios o de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, el 19

20 promotor deberá remitir a la Secretaría Técnica del Comité la correspondiente aprobación de estas entidades para poder llevar a cabo dicho estudio en el centro 12. MODELO DE ACTA De acuerdo con la legislación vigente, todas las decisiones e información relevante que tengan lugar en el desarrollo de la reunión, quedarán reflejadas en la correspondiente acta (anexo II), dicha acta deberá contener: - Nº de acta - Fecha - Listado de miembros asistentes. - Listado de miembros que excusan asistencia - Orden del día - Desarrollo posterior de los puntos del orden del día. - Firma del Secretario y el Presidente del Comité 13. PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTOS DE ENSAYOS Seguimiento La documentación requerida deberá ser presentada en la Secretaría del CEIC (Secretaría de la Fundación para la Investigación del ) a la dirección:av. Blasco Ibañez 17, Valencia. Se procederá a realizar un registro de entrada de documentación presentada en el Registro General de la Fundación identificando la fecha de entrada de la documentación, nº de registro, fecha del escrito, remitente, código del protocolo y asunto. El personal de gestión de ensayos clínicos procederá a revisión de la documentación presentada, realizando el correspondiente registro en la Base de Datos de Ensayos Clínicos. Al protocolo se le asignará un número de expediente formado por números correlativos seguido del año en curso (ej. Expediente 35/05). Los datos registrados en la Bases de Datos de ensayos clínicos son: - Datos del ensayo: o Código de protocolo o Título o Versión del protocolo evaluada o Versión de la Hoja de Información al Paciente evaluada o Versión de la Hoja de Información al Paciente Farmacogenética evaluada o Fecha Aprobación AEMP - Datos del Promotor: 20

21 o o o o o o Promotor NIF del promotor Sede social Representantes legales y Notario que certifica la representación legal Datos de la Persona de Contacto (relativa a la presentacion de la documentación) - Nombre - CRO - Teléfono - Fax - Dirección de correo electrónico Datos del Monitor encargado del ensayo: teléfono, fax y dirección correo electrónico - Datos del Investigador: o Investigador Principal o Servicio o Investigadores Colaboradores - Datos de la Evaluación o Acta de aprobación o Fecha de evaluación o Evaluadores o Observaciones respecto a la evaluación o Versión del protocolo aprobada o Versión de la Hoja de Información al Paciente aprobada o Versión de la Hoja de Información al Paciente Farmacogenética aprobada o Enmiendas presentadas para evaluación - Datos Económicos o Aportación por paciente o Número de pacientes previstos o Aportación destinada a la Fundación o Aportación destinada al Servicio de Farmacia o Aportación destinada al Servicio de Laboratorio Central o Aportación destinada a otros Servicios Implicados o Aportación destinada a gastos del Equipo Investigador o Aportación destinada al Servicio 21

22 o Observaciones económicas (pruebas extraordinarias, desglose de pago por visitas..etc) - Datos científicos o Diseño del estudio o Fase de investigación Clínica o Enfermedad de estudio o Objetivos del ensayo o Esquema de tratamiento o Duración del tratamiento o Medicamentos de investigación o Variables de investigación - Datos del seguimiento del ensayo o Documentación adicional recibida o Datos de los pacientes incluidos - Datos del Contrato firmado o Fecha Conformidad del Director del Centro o Fecha de firma del Contrato o Fecha de visita de inicio del ensayo o Fecha cierre reclutamiento o Fecha de cierre del centro o Fecha del informe final - Datos facturación del ensayo o Facturas emitidas La documentación a evaluar será remitida al evaluador designado por el Presidente y/o Secretario y a una de las licenciadas en derecho miembros del CEIC. Se remitirá copia de toda la documentación recibida junto con el impreso de evaluación correspondiente (Anexo 10 y 11). Tras la aprobación del ensayo clínico se procederá a la negociación del contrato con el Promotor del ensayo clínico. Procedimiento de Formalización del contrato 22

23 El Departamento técnico remitirá vía correo electrónico un borrador del contrato al Promotor para su revisión y, en su caso, aceptación. No obstante, el Promotor podrá solicitar la incorporación de modificaciones, previo estudio y aceptación por parte del Departamento Técnico de la Fundación, quien para ello podrá apoyarse en los servicios jurídicos que estime oportunos. Una vez consensuado el contrato, el Promotor remitirá el mismo debidamente firmado y por cuadriplicado al Registro General de Entrada de la Fundación acompañado del correspondiente oficio. Se procederá al registro y se remitirá al Departamento Técnico. Dicho departamento recabará la firma del Investigador Principal, Jefe de Servicio donde se realizará el ensayo, Jefe del Servicio de Farmacia, Director General de la Fundación y del Director Gerente del, junto con el Documento de Conformidad del Director del Centro, exigible por la Agencia Española del Medicamento. El Departamento Técnico incorporará una copia del contrato firmado junto con la Conformidad del Director al expediente del ensayo clínico y remitirá a través del Registro General de Salida de la Fundación : - Un original al Promotor, junto con la Conformidad del Director y la factura por gestión administrativa. - Un original al Investigador, junto con la Conformidad del Director, Hoja de Seguimiento y copia del Protocolo - Una copia al Servicio de Farmacia, junto con la Conformidad del Director y copia del Protocolo Seguimiento Científico-Técnico Por parte de la Secretaría técnica del Comité se recepcionará y registrará toda la información referente a los ensayos clínicos y en especial se realizará un seguimiento de los siguientes aspectos: - Artículos publicados: - Notificaciones de visitas de cierre: - Notificaciones de cierre de centro: - Notificaciones de suspensión de ensayo clínico: - Notificaciones de finalización de ensayo clínico: - Informes seguimiento: - Informes seguridad: - Informes finales: - informes reclutamiento: - Informes fin reclutamiento: - Reacciones adversas: 23

24 - Otras informaciones: Actualización de manual de investigación Cambo de monitor Notificaciones El Presidente del Comité realizará un Informe con la información más relevante que será presentado en la reunión ordinaria para su revisión y será adjuntado al acta de la reunión correspondiente Seguimiento Técnico- Económico Dado que en virtud del Acuerdo Marco formalizado con el Hospital Clínico Universitario de Valencia todos los ensayos clínicos que le sean encargados a la Fundación deben ser subcontratados al Hospital si bien podrá intervenir también personal de la propia Fundación, se impone establecer un procedimiento de seguimiento en relación con la adecuada marcha de los mismos que permita conocer su estado, posibles problemáticas surgidas, importe devengado e importe a facturar. A tal efecto, con carácter trimestral (trimestres naturales), se remitirá al Investigador Principal la hoja de seguimiento específica del ensayo, que se ajustará al modelo descrito en el (anexo XXI). Dicha hoja se encontrará particularizada en función del número de pacientes, visitas, pruebas médicas extraordinarias y cualesquiera otras particularidades propias del ensayo clínico. El investigador principal deberá rellenar la mencionada hoja y remitirla al Departamento Técnico de la Fundación dentro de los diez días siguientes a la finalización del trimestre (ya sea en formato papel o vía correo electrónico). A excepción de la primera hoja de seguimiento del ensayo clínico, en las siguientes, el Departamento Técnico remitirá la hoja con los datos ya mecanizados a partir de la información remitida hasta la fecha, de tal forma que el Investigador Principal sólo tenga que completar las variaciones habidas en el último trimestre. El Departamento Técnico procederá a la mecanización de los datos remitidos por el Investigador Principal y procederá a la valoración económica de la hoja de seguimiento a partir de los datos contenidos en la hoja de condiciones económicas, quedando de esta forma determinado el importe devengado a la finalización del trimestre. Así mismo, cotejará dicho importe devengado con el importe que hasta la fecha se ha facturado. El Departamento de Administración procederá a la facturación trimestral correspondiente, que se remitirá al Promotor. La factura deberá identificar claramente el ensayo clínico al que hace referencia 24

25 (código de protocolo y nº de registro) e ir dirigida al monitor o a quien expresamente haya designado el promotor. Se procederá al oportuno registro de salida conforme a los criterios generales previamente establecidos, quedando guardada copia de la factura junto con la hoja de seguimiento trimestral en la carpeta de facturas emitidas. En la hoja de seguimiento de cada trimestre quedará constancia de todas las facturas emitidas por dicho ensayo clínico, incluida la que se deriva de la información obtenida en el presente trimestre. Con carácter excepcional, las facturas a emitir correspondientes al devengo del último trimestre, se realizarán siempre con fecha 31 de diciembre. Asimismo, también con carácter trimestral, los Investigadores principales del HCUV que estén desarrollando los ensayos clínicos remitirán al Departamento de Administración los justificantes de gasto correspondientes a los mismos (gastos con terceros) al objeto de su adecuado registro contable y pago. Procedimiento de finalización y entrega El ensayo clínico encargado por el Promotor finalizará por: - Finalización del periodo de tratamiento y seguimiento de los pacientes incluidos en el ensayo. - Por imposibilidad de cumplimiento de algunos de los requisitos establecidos en el contrato. En el supuesto caso de que finalizado el periodo de reclutamiento de pacientes se observara la imposibilidad de alcanzar el número mínimo establecido en el protocolo para obtener los resultados deseados, el Promotor podrá dar por finalizado el ensayo clínico en este Centro. En todo caso, el Promotor deberá remitir por escrito comunicación del cierre del ensayo, indicando específicamente la fecha de cierre y en su caso, las causas del mismo. El Departamento Técnico comprobará que las causas indicadas se encuentran entre las contempladas en el contrato, tras lo cual remitirá al investigador principal la hoja de seguimiento para su actualización y cierre, y dará de baja el ensayo en la base de datos. Tras ello, el Departamento Técnico pasará comunicación al Departamento de Administración para que proceda a facturar los importes devengados desde la última factura. Los resultados derivados de la investigación realizada serán remitidos directamente por el investigador principal al Promotor. Este último tras la evaluación de los mismos elaborará el 25

26 informe final del estudio que remitirá a la Fundación para su conocimiento y archivo en el expediente correspondiente Seguimientos Particulares En el caso de que durante el desarrollo del ensayo clínico se produzcan enmiendas al protocolo, éstas serán remitidas por el promotor al Registro de Entrada de la Fundación que a su vez las derivará al Departamento Técnico. Este departamento revisará la documentación remitida y solicitará al Promotor, en su caso, la subsanación de las posibles deficiencias. La documentación se registrará en la Base de Datos de Ensayos Clínicos y se remitirá para su evaluación por el CEIC. El dictamen del CEIC se incluirá en el acta de la reunión correspondiente y en la Base de Datos SIC-CEIC de la AEM, para su consideración por el CEIC de Referencia. Tras la emisión del informe final por el CEIC de Referencia, éste se incorporará al expediente y se comunicará (Registro de Salida) al investigador principal y al Servicio de Farmacia por escrito, junto con la copia del dictamen. En el caso de que las enmiendas den origen, por su naturaleza, a modificaciones en el contrato con el Promotor, el Departamento Técnico remitirá a éste, vía correo electrónico, borrador del anexo al contrato para su revisión y conformidad, procediéndose a continuación de la misma manera que con el contrato Reacciones adversas Todas las reacciones adversas comunicadas por el promotor serán registradas en la base de datos del comité e incluidas en el informe del presidente del correspondiente mes. Después se procederá al archivo de la documentación en el correspondiente expediente Suspensión cautelar Las suspensiones de ensayos clínicos serán registradas en la base de datos del comité e incluidas en el informe del presidente del correspondiente mes. Dada la importancia de las suspensiones cautelares, éstas serán comunicadas por la secretaría Técnica del Comité al Investigador Principal del estudio en nuestro centro. 26

27 14. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Procedimiento de archivo La documentación requerida deberá ser presentada en la Secretaría del CEIC (Secretaría de la Fundación para la Investigación del ) a la dirección:av. Blasco Ibañez 17, Valencia. Se procederá a realizar un registro de entrada de documentación presentada en el Registro General de la Fundación identificando la fecha de entrada de la documentación, nº de registro, fecha del escrito, remitente, código del protocolo y asunto. El personal de gestión de ensayos clínicos procederá a revisión de la documentación presentada, realizando el correspondiente registro en la Base de Datos de Ensayos Clínicos. Al protocolo se le asignará un número de expediente formado por números correlativos seguido del año en curso (ej. Expediente 35/05). Los datos registrados en la Bases de Datos de ensayos clínicos son: - Datos del ensayo: Código de protocolo Título Versión del protocolo evaluada Versión de la Hoja de Información al Paciente evaluada Versión de la Hoja de Información al Paciente Farmacogenética evaluada Fecha Aprobación AEMP - Datos del Promotor: Promotor NIF del promotor Sede social Representantes legales y Notario que certifica la representación legal Datos de la Persona de Contacto (relativa a la presentacion de la documentación) Nombre CRO Teléfono 27

28 Fax Dirección de correo electrónico Datos del Monitor encargado del ensayo: teléfono, fax y dirección correo electrónico - Datos del Investigador: Investigador Principal Servicio Investigadores Colaboradores - Datos de la Evaluación Acta de aprobación Fecha de evaluación Evaluadores Observaciones respecto a la evaluación Versión del protocolo aprobada Versión de la Hoja de Información al Paciente aprobada Versión de la Hoja de Información al Paciente Farmacogenética aprobada Enmiendas presentadas para evaluación - Datos Económicos Aportación por paciente Número de pacientes previstos Aportación destinada a la Fundación Aportación destinada al Servicio de Farmacia Aportación destinada al Servicio de Laboratorio Central Aportación destinada a otros Servicios Implicados Aportación destinada a gastos del Equipo Investigador Aportación destinada al Servicio Observaciones económicas (pruebas extraordinarias, desglose de pago por visitas..etc) - Datos científicos Diseño del estudio Fase de investigación Clínica Enfermedad de estudio Objetivos del ensayo Esquema de tratamiento Duración del tratamiento Medicamentos de investigación 28

29 Variables de investigación - Datos del seguimiento del ensayo Documentación adicional recibida Datos de los pacientes incluidos - Datos del Contrato firmado Fecha Conformidad del Director del Centro Fecha de firma del Contrato Fecha de visita de inicio del ensayo Fecha cierre reclutamiento Fecha de cierre del centro Fecha del informe final - Datos facturación del ensayo Facturas emitidas Tras la recepción y registro en la Base de Datos de Ensayos Clínicos se procederá al archivo de la documentación en el Expediente Físico del ensayo, donde se archivará toda la documentación relativa del estudio que se disponga tanto en papel como formato electrónico Tiempo mínimo de archivo De acuerdo con la Legislación Vigente actual, toda la documentación relativa a un Ensayo Clínico será archivada y custodiada durante un tiempo mínimo de 15 años. 15. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR Y SUS COLABORADORES. Todos los investigadores que quieran realizar un estudio deberán demostrar suficiencia investigadora, para ello, el promotor con la documentación presentada a evaluación, deberá facilitar, todos los datos de los investigadores participantes en el estudio, adjuntando los correspondientes certificados de idoneidad (tanto del investigador principal como de los investigadores colaboradores9 y los correspondientes curriculums vitaes. Esta información será evaluada por el Comité y resolverá si el investigador principal y sus colaboradores poseen la capacidad científica necesaria para la realización del ensayo. 29

30 Si a lo largo del desarrollo del estudio, se produjera cualquier cambio en el equipo investigador, el promotor deberá comunicarlo. Si se produjera un cambio en el Investigador Principal del estudio, se consideraría modificación relevante y se evaluará y aprobará por los cauces coprrespondientes. 16. OBLIGACIONES DE LOS INVESTIGADORES El Investigador dirige y se responsabiliza de la realización del ensayo Clínico en el centro, solamente podrá actuar como Investigador un Médico o persona que ejerza una profesión reconocida en España para llevar a cabo las investigaciones en razón de su formación científica y de su experiencia en la atención sanitaria requerida. Serán obligaciones del Investigador: - Estar de acuerdo y firmar junto al promotor el protocolo del ensayo. - Conocer a fondo las propiedades de los medicamentos en investigación. - Garantizar que el consentimiento informado se recoge de conformidad a lo establecido en el RD 223/2004, de 6 de Febrero por el que se regulan los ensayos Clínicos con medicamentos. - Recoger, registrar y notificar los datos de forma correcta y garantizar su veracidad. - Notificar inmediatamente los acontecimientos adversos graves o inesperados al promotor. - Garantizar que todas las personas implicadas respetarán la confidencialidad de cualquier información acerca de los sujetos del ensayos, así como la protección de sus datos de carácter personal. - Informar regularmente al de la marcha del ensayo - Corresponsabilizarse con el promotor de la elaboración del informe final del ensayo, dando su acuerdo con su firma. 17. RECEPCIÓN, IDENTIFICACIÓN, ALMACENAMIENTO, MANIPULACIÓN DE MUESTRAS PARA LA INVESTIGACIÓN DE MUESTRAS. El Servicio de Farmacia tiene un papel activo en la fase de ejecución de los ensayos clínicos, las actividades o procesos fundamentales comprenden - Recepción y devolución de muestras de Ensayos Clínicos. - Custodia y conservación de las muestras - Registro individualizado de la dispensación - Información al paciente - Información al personal de enfermeria y demás miembros del equipo investigador. 30

31 Todos estos procesos se encuentran desarrollados e n el manual de Procedimientos Normalizados de Trabajo del Servicio de Farmacia del Hospital Clínico Universitario de Valencia para el desarrollo de Ensayos Clínicos. 19. ANEXOS Anexo I: MODELO DE CONVOCATORIA DEL CEIC Por la presente se le convoca a la reunión ordinaria del del, que tendrá lugar el próximo, a en primera convocatoria y a las en segunda convocatoria, en la, para tratar los asuntos del siguiente: ORDEN DEL DIA 1.- Lectura y aprobación si procede, del acta Informe del Presidente. 3-.Aprobación, si procede, de los acuerdo adoptados por la Comisión Permanente. 4-. Evaluación de ensayos clínicos y proyectos de investigación 5-. Evaluación de enmiendas presentadas a ensayos clínicos ya aprobados por el CEIC. 6-. Evaluación respuesta a las aclaraciones solicitadas. 7-. Seguimiento de ensayos clínicos ya aprobados. 8-. Asuntos de trámite. 9-. Ruegos y Preguntas. Valencia, a 31

32 Fdo. Dr. M. Labiós Gómez SECRETARIO DEL C.E.I.C. Anexo II: MODELO DE ACTAS DEL CEIC - Modelo de Acta de reunión ordinaria. ASISTENTES Excusan asistencia: COMITE ETICO DE INVESTIGACION CLINICA ACTA REUNION ORDINARIA DEL ACTA En Valencia, siendo las, en segunda convocatoria, del día, se reúnen los miembros del que se relacionan al margen para tratar sobre los asuntos contenidos en el siguiente ORDEN DEL DIA 1.- Lectura y aprobación si procede, del acta Informe del Presidente. 3-.Aprobación, si procede, de los acuerdos adoptados por la Comisión Permanente. 4-. Evaluación de ensayos clínicos y proyectos de investigación 5-. Evaluación de enmiendas presentadas a ensayos clínicos ya aprobados por el CEIC. 6-. Evaluación respuesta a las aclaraciones solicitadas 7-. Seguimiento de ensayos clínicos ya aprobados. 8-. Asuntos de trámite. 9-. Ruegos y Preguntas. PUNTO PRIMERO: Lectura y aprobación si procede, del acta nº PUNTO SEGUNDO: Informe del Presidente. PUNTO TERCERO: Aprobación, si procede, de los acuerdo adoptados por la Comisión Permanente. PUNTO CUARTO: Evaluación de ensayos clínicos y proyectos de investigación PUNTO QUINTO: Evaluación de enmiendas presentadas a ensayos clínicos ya aprobados por el CEIC. PUNTO SEXTO: Evaluación respuesta a las aclaraciones solicitadas PUNTO SEPTIMO: Seguimiento de ensayos clínicos ya aprobados. PUNTO OCTAVO: Asuntos de trámite. PUNTO NOVENO: Ruegos y Preguntas. Y siendo las del día arriba indicado, se levanta la sesión. 32

33 EL PRESIDENTE EL SECRETARIO 33

34 - Modelo de Acta del CEIC-extraordinaria ASISTENTES Presidente: Prof. E. Morcillo Sánchez Vicepresidente: Dr. A. Peláez Hernández Secretario Dr. M. Labiós Gómez Vocales: Dr. J. Magraner Gil ACTA Nº COMISIÓN PERMANENTE DEL COMITE ETICO DE INVESTIGACION CLINICA En Valencia, siendo las horas del día , se reúnen los miembros de la Comisión Permanente del Comité Ético de Investigación Clínica que se relacionan al margen para la revisión del siguiente orden del día: EL PRESIDENTE EL SECRETARIO 34

35 Anexo III: DOCUMENTO COMUNICACIÓN DE SUMINSTRO DE MUESTRAS D./Dª en calidad de de la empresa, como promotor del ensayo clínico de código declara que: Rodee con un círculo lo que proceda: El promotor aporta el producto de investigación? SI NO Hay producto de comparación? SI NO En caso afirmativo lo aporta el promotor? SI NO Hay medicación concomitante SI NO En caso afirmativo La aporta el promotor? SI NO El promotor aporta los siguientes productos: El promotor no aporta los siguientes productos: En a de de. Fdo.: 35

36 Anexo IV: MODELO DE CONTRATO - Para Ensayos Clínicos En a...de... de REUNIDOS De una parte, el Hospital Clínico Universitario, con domicilio en Avd. Blasco Ibáñez, número 17 de Valencia, y CIF número S A, representado por Don MANUEL MONTANCHEZ MORERA, en su calidad de Director del Centro. De otra parte, Don JUAN VIÑA RIBES, en su calidad de Director General de la Fundación de la Comunidad Valenciana para la Investigación Biomédica, la Docencia y la Cooperación Internacional y para el Desarrollo del, CIF G De otra parte (Promotor)D/Dña....pñ...en su calidad de..., en nombre y representación de...con C.I.F. nº..., y con domicilio social en...con capacidad legal para la firma del presente contrato. Y de otra parte (Investigador Principal) D... con D.N.I...adscrito al Servicio... del Centro sanitario en calidad de Investigador Principal y actuando en su propio nombre, en prueba de aceptación y conformidad de las obligaciones asumidas. CONSIDERANDO Lo dispuesto en la legislación española vigente en materia de ensayos clínicos con medicamentos y productos sanitarios y acatando las normas éticas y de Buena Práctica Clínica y de laboratorio aplicables a la realización de Ensayos Clínicos. 35

37 MANIFlESTAN Las partes se reconocen respectivamente la capacidad necesaria y suficiente para obligarse por el presente contrato. El presente contrato tiene por OBJETO la realización en el Centro sanitario.. del ENSAYO CLÍNICO titulado código...(en adelante protocolo) promovido por y que será dirigido por el Dr (denominado Investigador Principal) del Servicio... del centro sanitario.....(denominado Centro o Centro de investigación), de acuerdo con el Protocolo del ensayo clínico Con número EUDRATC I. Que para ello, el PROMOTOR ha seleccionado al investigador más adecuado según su cualificación y medios disponibles para realizar, dirigir y supervisar el ensayo en las instalaciones del CENTRO, de acuerdo con el Protocolo de fecha / /.., de acuerdo con la aprobación de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. II. Que dicho Ensayo tiene por objeto determinar.... del Producto... todo ello de acuerdo con el Protocolo nº..., y que describe detalladamente los procedimientos y alcance del ensayo clínico a realizar. III. Que el ensayo se realizará tras la obtención de la preceptiva autorización de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, y del dictamen favorable del Comité Ético de Investigación Clínica de..de fecha...y acta nº Que en base a los anteriores principios y objetivos, las partes acuerdan celebrar el presente contrato bajo las siguientes: 36

38 ESTIPULACIONES PRIMERA.- Objeto Por el presente contrato, el CENTRO autoriza la realización en sus instalaciones del Ensayo Clínico a que se refieren los anexos II, III, IV y V que será realizado, dirigido y, supervisado personalmente por el INVESTIGADOR a quien se confiere expresamente la labor de investigación. Por otra parte, el Ensayo se realiza con un número estimado de... sujetos participantes y en un plazo máximo estimado de... meses, tal y como se detalla en el Protocolo, pudiendo modificarse dicho número y plazo cuando se estime necesario, previa aprobación del correspondiente presupuesto. Cualquier desviación sobre esta cantidad, será comunicada por el promotor al (CEIC) correspondiente. El promotor del ensayo se reserva el derecho de interrumpir la inclusión de pacientes en cualquiera de los siguientes casos: a) si el Investigador Principal no incluye el número pactado de pacientes durante el período de tiempo designado y b) si se alcanza el número total de pacientes que tienen que incluirse en el Ensayo por los diferentes investigadores que participan en el mismo cuando se trate de un ensayo multicéntrico. SEGUNDA.- Condiciones de realización Protocolo y Buena Práctica Clínica (BPC).- Las condiciones de realización del Ensayo serán las establecidas en la legislación vigente, en las normas de BPC y en el presente contrato con su protocolo anexo. Las partes cumplirán con lo estipulado en el Protocolo, incluidas las enmiendas o modificaciones que puedan introducir en él en cada momento siempre que hayan sido firmadas y aceptadas por el INVESTIGADOR y el PROMOTOR, los cuales conservarán en sus archivos copias de las enmiendas y modificaciones que vayan introduciéndose en el Protocolo. Previa aprobación de las modificaciones y enmiendas por parte del CEIC o de la AEMPS de acuerdo con lo previsto en el artículo 25 del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos Periodo de vigencia y duración. El ensayo se iniciará en la fecha en que se obtenga la autorización de la AEMPS o en la fecha de firma de este contrato, según lo que se produzca más tarde y tendrá una duración estimada de. meses. 37

39 La fecha de finalización del estudio se estima para. /.../.. Se estima que el periodo de inclusión finalice alrededor de./.../ En el supuesto de que o bien el inicio o la duración del ensayo clínico sean modificados, deberá ser comunicado por el PROMOTOR al CENTRO y al CEIC Modificación.- El Protocolo no podrá ser modificado unilateralmente por el INVESTIGADOR PRINCIPAL sino que requerirá consentimiento y aprobación previas del PROMOTOR. La modificación del Protocolo autorizado deberá ser notificada al Comité Ético pertinente, a la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios, y deberá contar con el visto bueno del Investigador Principal del estudio. Las modificaciones o enmiendas del Protocolo deberán ser comunicadas al CENTRO, a través del CEIC local. El centro podrá, si las considera como una modificación o enmienda esencial, rescindir el contrato o, de mutuo acuerdo con el promotor, proceder a la realización de una renovación del mismo Normas ético-legales: - Todas las partes se comprometen a cumplir la legislación española vigente en materia de Ensayos Clínicos con Medicamentos: la Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos, Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero, Convenio de 4 de Abril de 1.997, para la Protección de los Derechos Humanos y la Dignidad del ser humano con respecto a las obligaciones de la Biología y la medicina, ratificado por instrumento de 23 de Julio de fecha de entrada en vigor en España el día 1 de Enero de 2.000, y demás normas concordantes. - En el caso de ensayos clínicos con productos sanitarios, será realizado siguiendo el RD 1143/2007 de 31 de agosto sobre productos sanitarios, y la Circular nº 7/2004 de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios que regula las investigaciones clínicas con productos sanitarios. - Se acuerda su realización conforme a las Disposiciones de la Declaración de Helsinki. - El CENTRO cuidará de que en la realización del Ensayo se respeten íntegramente los derechos fundamentales de la persona, de acuerdo con las normas esenciales de la Bioética, normas sanitarias y de Buena Práctica aplicables al Ensayo, sin sustituir las funciones encomendadas a PROMOTOR, INVESTIGADOR y COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA - Decreto 73/2009, de 5 de junio de la Consell, de gestión de ensayos clínicos y estudios postautorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios. - Resolución de 16/07/09, de regulación de los procedimientos, documentación y plazos a observar en la presentación y modificaciones en procesos relacionados con ensayos clínicos y 38

40 estudios post-autorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios en la Comunitat Valenciana. - Resolución de 16/07/09., por la que se aprueba el modelo de contrato que ha de suscribirse entre la gerencia de un centro sanitario, el promotor y los investigadores, para la realización de un ensayo clínico o estudios post-autorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios en las organizaciones de los servicios sanitarios de la Conselleria de Sanitat de la Comunitat Valenciana. - y en los temas que sean de aplicación de la Ley 14/2007, de 3 de julio, de Investigación biomédica Consentimiento informado del paciente.- Antes de incluir a cualquier paciente en el ensayo Clínico, el Investigador Principal o sus colaboradores que tengan delegada esta función deberá informar al paciente en lenguaje compresible de forma verbal y escrita de la naturaleza del ensayo, y obtendrá el consentimiento informado de dicho paciente y/o de su representante, de conformidad a la legislación vigente. El paciente recibirá una copia de este documento. El consentimiento será previo a la inclusión del sujeto en el ensayo, y estará fechado y firmado. El sujeto participante en el ensayo debe ser capaz de dar su consentimiento tras haber sido debidamente informado acerca de la naturaleza, importancia, implicaciones y riesgos de la participación en el mismo, así como de los tratamientos alternativos y las condiciones de confidencialidad de conformidad con la Ley de Protección de Datos. Cuando el sujeto no sea capaz de dar su consentimiento o no esté en condiciones de hacerlo, la decisión deberá adoptarse, teniendo en cuenta las exigencias del Real Decreto 223/2004. En el caso de ensayos clínicos que impliquen la participación de menores o incapacitados, se informará al ministerio fiscal conforme establece la legislación vigente. Las versiones a utilizar de la hoja de información al paciente (HIP) y consentimiento informado (CI) serán las que hayan sido aprobadas por el Comité Ético. El CEIC del Centro debe aprobar la Hoja de Información al Paciente (HIP) y el Consentimiento Informado (CI). Por parte de la Agencia Valenciana de Salud se potenciará la identificación y el consentimiento informado electrónico por parte del paciente en el sistema de información sanitario de la Agencia Valenciana de Salud. En la historia clínica del paciente se archivará con la debida custodia una copia del consentimiento informado. En tanto no exista o no esté disponible el modelo de consentimiento informado electrónico, la copia del consentimiento informado se guardará en el archivo del investigador Acceso.- El CEIC tendrá acceso en cualquier momento a la documentación relativa al Ensayo, necesaria para llevar a cabo el seguimiento de los ensayos clínicos establecido en la 39

41 normativa regulador, especialmente al consentimiento informado de los pacientes que participen en el mismo. El monitor del ensayo clínico también tendrá acceso en cada visita que realice a la documentación clínica pertinente de los pacientes incluidos en el ensayo clínico. En todo caso, deberá respetar la confidencialidad de los datos de conformidad con la legislación vigente. Igualmente las Autoridades Sanitarias competentes y los auditores del promotor tendrán acceso a la documentación clínica del paciente, al realizar las inspecciones y auditorias de BPC Publicación de resultados.- El promotor se compromete a la publicación de los resultados del presente ensayo clínico. Dicha publicación será remitida obligatoriamente a los CEICs implicados en la realización del ensayo clínico y los investigadores principales para su conocimiento. El Investigador Principal podrá presentar los resultados en una reunión científica apropiada y/o publicarlos en una revista de reconocido prestigio, comprometiéndose a suministrar al Promotor una copia del manuscrito u original, con la suficiente antelación, a efectos de que éste tenga oportunidad de conocer dicha información o material informativo para la realización de sus comentarios sobre el contenido de tales comunicaciones/publicaciones en un plazo de 30 días a contar desde la recepción de los mismos. El investigador se compromete a respetar los acuerdos establecidos en el protocolo del estudio que hacen especial referencia a la publicación de los datos, comprometiéndose a no publicar/divulgar los obtenidos en el centro, hasta que hayan sido publicados los datos del estudio en su conjunto. Si el Promotor así lo solicita, con el fin de asegurar apropiadamente la protección de invenciones o desarrollos derivados del ensayo, el Investigador Principal acepta retrasar la presentación de la publicación propuesta, durante un plazo no superior a 6 meses. El promotor se compromete a no impedir y/o dificultar la difusión de aquellos resultados conjuntos que, siendo científicamente sólidos e incuestionables, pongan de manifiesto la ausencia de eficacia o efectos adversos del tratamiento. El Promotor está obligado a cumplir íntegramente el artículo 38 de publicaciones del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos. 40

42 Transcurridos 6 meses, se podrán hacer públicos los resultados en el Programa de Estudios Clínicos de Medicamentos y Productos Sanitarios en la Comunitat Valenciana (PECME) de la página Web de la Conselleria de Sanitat Confidencialidad y Protección de datos- Todas las informaciones relativas a la realización del Ensayo, sean anteriores o posteriores al mismo, suministradas u obtenidas, son confidenciales. En todo caso, si la información se revelara a un tercero vinculado al ensayo, éste se comprometerá por escrito a respetar el secreto y confidencialidad de la información en estos mismos términos. Este compromiso de confidencialidad continuará vigente con carácter indefinido una vez finalizado este contrato. El investigador se compromete a hacer firmar a todos los integrantes del equipo de investigación y a cualquier tercero al que revele información confidencial relativa a este estudio un compromiso de confidencialidad en términos similares a los previstos en este contrato, o bien su adhesión al contenido de este contrato, antes de comenzar sus trabajos de colaboración en este estudio. Finalmente, todas las partes y personal colaborador deberán tomar las medidas oportunas para guardar la confidencialidad de los datos de carácter personal de los que tuvieran conocimiento como consecuencia de la realización del ensayo, impidiendo el acceso a los mismos a terceros no autorizados. El CENTRO procurará su respeto, y junto al INVESTIGADOR PRINCIPAL, restringirá el acceso a la información a aquellos supuestos necesarios para la correcta ejecución del protocolo. En este sentido, deberá ser objeto de estricta observancia la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica y la Ley 1/2003, de 28 de enero, de derechos y de información al paciente de la Comunitat Valenciana, así como el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Siempre y cuando se respeten los postulados del artículo 2.7, el CENTRO no estará facultado para desvelar o difundir por cualquier medio los resultados, datos e informaciones que resulten directa o indirectamente de la realización del Ensayo ni siquiera con fines científicos, salvo autorización escrita del PROMOTOR. Los datos personales del Investigador que sean facilitados al Promotor podrán se incorporados a un fichero del Promotor. Estos datos permitirán al Promotor mantener la relación con el investigador, remitirle información sobre los productos y proyectos del Promotor y podrán ser comunicados a otras empresas del grupo a los mismos fines. El investigador se reserva la potestad de ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición dirigiendo una comunicación por escrito al Promotor. 41

43 2.9.- Archivo de la documentación.- Las historias clínicas de los pacientes dispondrán de un sistema permanente, ágil y rápido para identificar que un paciente participa o ha participado en un ensayo clínico. El CEIC, debe mantener archivada la documentación relacionada con su funcionamiento y actividad. En caso de cese de la misma, esta documentación debe conservarse en la institución durante al menos tres años, transcurridos desde la finalización del último estudio evaluado. En el caso de que hayan procesos judiciales abiertos, convendría se conservaran en formato papel mientras no haya una decisión judicial firme. Esta documentación debe archivarse preferentemente agrupada, en un lugar que permita garantizar la confidencialidad de la información durante el tiempo de archivo requerido. Se deben garantizar las obligaciones recogidas en la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y su posterior desarrollo (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal) Los soportes utilizados para conservar los documentos esenciales deberán garantizar que los documentos permanecen completos y legibles y que estén a disposición de las autoridades competentes en caso de que lo soliciten durante el periodo provisto de conservación. Cuando los soportes utilizados para conservar los documentos esenciales sean en formato electrónico deberán garantizar que cualquier modificación de los registros sea trazable, permitiendo conocer el dato inicial y el corregido, así como la fecha y firma del autor, incluyendo como mínimo lo siguiente: - Resoluciones de acreditación y de posteriores modificaciones. - Currículum vital de los miembros actuales o que hayan pertenecido al Comité. - Convocatoria y actas de las reuniones del Comité. - Procedimientos normalizados de trabajo del Comité, versión actual y archivo histórico. - Libro de Registro. TERCERA.- Participantes y lugar de realización Participantes Promotor 42

44 Investigador Principal.- El INVESTIGADOR PRINCIPAL cuidará y garantizará que todos los participantes en el ensayo y, especialmente, los colaboradores cumplen fielmente con este contrato y sus anexos, habiendo sido informados suficientemente sobre el mismo Colaboradores Equipo colaborador. El equipo de colaboradores del INVESTIGADOR deberá ser aprobado y estar capacitado para cumplir con éxito el ensayo clínico previsto, cumpliendo los requisitos del certificado de idoneidad del anexo IV. El investigador principal tiene el compromiso de comunicar al CEIC y a la Dirección del Centro todas las modificaciones y actualizaciones de las funciones del equipo implicado en el contrato Otro personal.- Si para el desarrollo del presente ensayo se precisa la contratación de personal ajeno al CENTRO. La contratación será notificada al centro a los efectos de inspección y autorización de acceso y participación en el protocolo mediante la acreditación pertinente. Ninguna de las prescripciones del presente contrato constituye o puede constituir relación laboral entre el CENTRO y las personas ajenas al mismo que participe en el ensayo Monitor.- El Promotor, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 35 y 36 del Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero, designa como monitor del Ensayo a D... de la empresa (cuando proceda). En caso de sustitución del mismo, el Promotor informará de la identidad del nuevo monitor designado Lugar de realización El ensayo clínico objeto de este contrato se realizará en el Servicio, Unidad, Departamento/s, centro/s de. del centro sanitario.. CUARTA.- Suministro de Producto y equipamiento extraordinario Producto. 43

45 El PROMOTOR se compromete a facilitar a través del Servicio de Farmacia (en el caso de los ensayos clínicos con medicamentos) o del Servicio de Suministros (en el caso de productos sanitarios), los productos para la realización del Ensayo, sin coste alguno para el centro, tal y como viene establecido en el art. 35.f. del Real Decreto 223/2004; en situaciones excepcionales previo acuerdo escrito, se podrán utilizar otras vías de suministro o financiación. Dicho producto no podrá ser utilizado, comercializado ni suministrado a ningún tercero sin la aprobación previa por escrito del PROMOTOR. En caso de que, tras la realización del Ensayo, resultara excedente del producto, el INVESTIGADOR y el Centro estarán obligados a devolverlo al PROMOTOR, lo antes posible. Por el Centro se adoptarán las medidas precisas tendentes a dicha restitución. A la finalización del Ensayo Clínico, el promotor acordará con el Centro el procedimiento de retirada, destrucción o cesión de dichos excedente (Si son productos comercializados), de acuerdo con el artículo 29 de continuación del tratamiento tras la finalización del ensayo del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos Equipamiento. En el supuesto de precisarse equipamiento extraordinario para la realización del Protocolo, éste será adquirido e instalado por el PROMOTOR, con la autorización y supervisión del CENTRO. Asimismo, el PROMOTOR responderá de sus gastos de mantenimiento mientras dure el estudio. A la finalización del protocolo, el promotor podrá retirar el equipamiento extraordinario a su costo. En el caso de cesión de maquinaria por el promotor, deberá realizarse la debida formalización contractual. En el presente ensayo el equipamiento será el siguiente Pruebas extraordinarias.- Las pruebas que deben realizarse a los pacientes en el Centro para poder llevar a cabo el ensayo, que no sean de práctica habitual para su proceso durante su estancia en el Centro, serán sufragadas por el Promotor, a quien le serán facturadas según anexo III. QUINTA.- Relaciones económicas La memoria económica correspondiente al ensayo clínico, deberá especificar los siguientes apartados: 5.1. PRESUPUESTO Y MEMORIA ECONÓMICA.- 44

46 Según memoria económica que se adjunta como anexo III al presente contrato: El presupuesto inicial del ensayo, deberá comprender todas las remuneraciones del mismo, es decir, los pagos al CENTRO Y FUNDACIONES, (gestión del ensayo clínico, costes directos e indirectos), al equipo investigador y a los pacientes, e irá desglosado en los siguientes apartados: I. Costes extraordinarios para el centro y pacientes: I.a. Gestión administrativa ensayo clínico I.b. Compensación a la Institución. I.c. Compensación a los pacientes (si procede). II. Costes ordinarios del ensayo (paciente reclutado): II.a. Costes indirectos (al menos el 20% del presupuesto establecido por cada paciente reclutado). II.b. Compensación para Investigador y colaboradores (hasta un 70% del presupuesto calculado por cada paciente reclutado evaluable) - Investigador principal - Colaboradores - Compensación a otros servicios - Otros costes de personal II.c. Compensación para el Servicio de Farmacia y otros (hasta un 10%) III. Pacientes que no finalizan el estudio Costes extraordinarios para el centro y pacientes a) En concepto de gestión administrativa del ensayo clínico, se abonará la cantidad de IVA El pago al CENTRO, se realizara contra la presentación de la factura correspondiente en un plazo no superior a 30 días desde firma del documento conformidad de la dirección del centro, y antes de iniciar el estudio en la siguiente dirección y cuenta corriente: b) Los costes directos extraordinarios del centro contemplaran todas aquellas pruebas o materiales específicos necesarios para la realización del ensayo. Los costes directos extraordinarios se especificaran detalladamente por el INVESTIGADOR PRINCIPAL en el Anexo III aceptándose por el PROMOTOR y por el CENTRO. Los costes extraordinarios del centro serán facturados al Promotor tomando como referencia las tarifas de la Ley de Tasa de la Generalitat Valenciana para Facturación de Servicios Sanitarios, de la Agencia Valenciana de Salud, o en su defecto, por el coste de los mismos. 45

47 c) Compensaciones a pacientes. Cuando proceda, debido a la participación en el ensayo clínico, y así se acuerde con el promotor, se abonará a los pacientes el importe presupuestado en el Anexo III Costes ordinarios del ensayo (paciente reclutado). a) El Promotor acuerda hacer efectiva la cantidad de... por paciente concluido y evaluable como se describe en el Protocolo. El número máximo estimado de pacientes a incluir será de...pacientes. b) En concepto de colaboración general (costes indirectos) para la realización del ensayo clínico, se abonará la cantidad de..., cantidad igual o superior al 20% de la retribución al ensayo clínico por paciente. Dicho importe se entenderá que cubre los costes indirectos, emitiéndose por parte del centro sanitario la factura correspondiente, a la que se le repercutirá el I.V.A. que corresponda. c) El abono de las compensaciones al INVESTIGADOR, así como las obligaciones legales adicionales (retenciones por I.R.P.F) corresponderán directamente al PROMOTOR. La retribución a los investigadores será de por paciente (la retribución no supera el 70 % de la cantidad presupuestada por paciente). Siempre que sea posible, si existiese capacidad para ello, los pagos a los investigadores deberían ser realizados por la Fundación o Centro, no directamente por el promotor. d) La retribución al Servicio de Farmacia será de por paciente (la retribución no supera el 10 % de la cantidad presupuestada por paciente) Memoria económica El coste económico global del ensayo clínico, se cifra en....euros por paciente (IVA excluido). El desglose del mismo se recoge en el Anexo III del presente contrato (Memoria económica del ensayo clínico), en el que se especifican tanto los costos directos como indirectos del ensayo (compensación económica para los investigadores, gastos de Administración y gestión, gastos del centro en pruebas y procesos, compensación económica para los sujetos del ensayo, y otros gastos). En el caso de que un paciente, por la causa que fuere, abandonara el ensayo clínico antes de concluir el estudio, el Promotor vendrá obligado en cualquier caso a abonar la parte proporcional a su participación en el estudio. Dichas cantidades vendrán afectadas, en su caso, 46

48 por el correspondiente IVA, que serán abonadas por el Promotor, de acuerdo con lo establecido en la cláusula 3ª. En caso de terminación anticipada del ensayo, por cualquier causa que fuera, la cantidad a pagar se modificará proporcionalmente en función del número de pacientes incluidos y de su tiempo de permanencia en el mismo Formas de pago: Se establecen las siguientes cadencias en el pago:...% a la inclusión de... pacientes evaluables......% a la inclusión de... pacientes evaluables....% restante en el momento del cierre del centro y recogidos los CRD... En caso de inclusión de nuevos pacientes al ensayo, el PROMOTOR comunicará al CENTRO la modificación del protocolo y se procederá a la revisión de la memoria económica, mediante Anexo de ésta en los conceptos imputables. El promotor...se compromete a facilitar a la dirección económica del Centro sanitario/fundación. una vez finalizado el ensayo clínico código. Y titulado.. una copia de la liquidación de gastos correspondientes al citado ensayo. La Entidad Promotora hace constar que no se han establecido ni se establecerán acuerdos ajenos al presente contrato con el Investigador Principal, sus colaboradores ni con ninguna institución implicada directa o indirectamente con la realización de este Ensayo Clínico, de los que deriven retribuciones económicas adicionales o contraprestaciones en especie. En el caso de que por algún motivo sea necesaria la firma de un contrato complementario, se anexará según modelo del Anexo V. SEXTA.- Obligaciones del promotor del ensayo: Establecidas según la legislación vigente en materia de ensayos clínicos. En ensayos clínicos con productos sanitarios, el PROMOTOR, se compromete a facilitar los mismos de forma gratuita a través del Servicio de Suministros del centro., teniendo en cuenta la legislación vigente en materia de contratación administrativa. 47

49 Equipamiento.- En el supuesto de precisarse equipamiento extraordinario para la realización del protocolo, éste será adquirido e instalado por el PROMOTOR, con la autorización y supervisión del CENTRO, sin obligación de contraprestación por parte del Hospital. Asimismo, el PROMOTOR responderá de sus gastos de mantenimiento mientras dure el Ensayo. Una vez finalizado éste, el equipamiento podrá ser retirado/cedido por el PROMOTOR al CENTRO. Este punto no puede estar en contradicción con el apartado 4.2 En el presente Ensayo el equipamiento extraordinario será el siguiente: El promotor deberá informar al CEIC y a la Dirección del Centro del inicio del ensayo clínico en el centro. El promotor deberá realizar una visita de inicio al Servicio de Farmacia para acordar los pormenores de desarrollo del ensayo clínico con medicamentos. SEPTIMA.- Obligaciones del monitor. Establecidas según la legislación vigente en materia de ensayos clínicos. OCTAVA.- Obligaciones del investigador principal. El investigador principal se responsabiliza de que el Ensayo se ajuste a los requisitos y condiciones establecidos en la autorización administrativa correspondiente, de acuerdo con las obligaciones contenidas en la legislación vigente en materia de ensayos clínicos. NOVENA.- Obligaciones del Servicio de Farmacia. a) Mantendrá actualizado un archivo en el que se detallen los medicamentos utilizados del Ensayo hasta la finalización del estudio, momento en el cual se podrá transferir al promotor la medicación sobrante junto al archivo maestro del ensayo, así como el control de las cantidades expedidas y las respectivas fechas de expedición. b) Cuando así se acuerde con el promotor, se responsabilizará de que los códigos de aleatorización estén custodiados en lugar accesible en caso de urgencia. c) Se responsabilizará del correcto manejo y conservación de la medicación, entendiendo por ello, el control en la recepción de la medicación, correcto almacenamiento, control de la dispensación y devolución al promotor de la medicación sobrante. d) El Servicio de Farmacia será participe de la decisión de inicio de cada ensayo clínico que deba contar con su colaboración. Si el investigador no informa al Servicio de Farmacia del 48

50 comienzo del ensayo, este podrá no proveer la medicación del estudio, de forma que el contrato podrá ser rescindido. DÉCIMA.- Archivo de Documentación del Ensayo Clínico. a) El promotor del ensayo es responsable del archivo de la documentación del ensayo. b) El investigador se ocupará de que los códigos de identificación de los sujetos se conserven durante al menos quince años después de concluido o interrumpido el ensayo. c) Las historias clínicas de los pacientes y demás datos originales se conservarán de acuerdo a la legislación vigente d) El promotor o propietario de los datos conservará toda la restante documentación relativa al ensayo durante el período de validez del medicamento, según la legislación vigente en materia de ensayos clínicos y según las normas internas del centro. e) Se documentará todo cambio que se produzca en la posesión de los datos. f) Todos los datos y documentos se pondrán a disposición de las autoridades competentes si éstas así lo solicitan. g) Se asegurará, en todo caso, la confidencialidad de los datos y documentos contenidos en el archivo. h) En todo caso, las partes acuerdan que se adaptará al modelo de las normas ICH (International Conference of Harmonization Guideline) para las Buenas Prácticas Clínicas (BPC). UNDÉCIMA.-Informes y propiedad de los resultados Informes.- Las partes se comprometen a colaborar e informarse recíprocamente en relación con el Ensayo, su seguimiento y los resultados del mismo, siguiendo a estos efectos las exigencias recogidas en el artículo 27 del Real Decreto 223/2004. En el plazo de un año desde el final del ensayo, el promotor remitirá a la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios y a los Comités Éticos de Investigación Clínica implicados un resumen del informe final sobre los resultados del ensayo Propiedad de los resultados.- Las partes acuerdan que todos los derechos, datos, resultados y descubrimientos o inventos, patentables o no, realizados, obtenidos o generados en relación con el Ensayo serán propiedad exclusiva del PROMOTOR. En el caso de contratos con memoria económica cero, las partes acuerdan que la propiedad intelectual e industrial de los resultados derivados del presente estudio sea compartida, en proporción a la aportación de cada una de ellas a la presente investigación. En los 49

51 instrumentos de protección del conocimiento generado, se hará constar de manera expresa dicha circunstancia de co-titularidad. Los gastos derivados necesarios para la protección de dicha propiedad, serán asumidos por las partes en los mismos términos. DUODÉCIMA.- Seguros y responsabilidades El Promotor del presente ensayo tiene contratado un seguro de responsabilidad civil, que cubre las responsabilidades legales en los términos establecidos por la normativa de ensayos clínicos y la normativa en materia de contratación de seguros en nuestro país. Se debe adjuntar póliza y justificantes de pago de la misma. El Promotor se compromete a mantener la cobertura del seguro durante todo el tiempo de duración del ensayo En todo caso, el CENTRO acuerda notificar al PROMOTOR cada vez que tenga conocimiento de una querella, denuncia, reclamación o acción legal, real o potencial si es conocida. DECIMOTERCERA.- Representación de las partes El CENTRO no ostenta representación alguna del PROMOTOR frente a terceros. El Promotor se compromete a notificar al centro, a través del Comité Ético de Investigación Clínica, toda modificación del protocolo surgida durante la realización del mismo, tales como ampliaciones del periodo de reclutamiento, renovación de la póliza del seguro de responsabilidad civil, renovación de la autorización de producto en fase de investigación clínica, etc, así como el informe final de cierre del ensayo, con la relación de pacientes incluidos y el balance final de muestras (muestras utilizadas y muestras devueltas) Ninguna información acerca de datos del ensayo podrán ser revelados a medios de comunicación o a personal relacionado con entidades operadoras del mercado financiero. El Investigador Principal, en nombre propio y en el de los colaboradores, se compromete a no hacer uso en beneficio propio de la información privilegiada que su participación en el ensayo pudiera suponer. DECIMOCUARTA.- Facultad de inspección y supervisión 50

52 El CENTRO y el INVESTIGADOR PRINCIPAL y sus colaboradores y el Promotor posibilitarán a las autoridades sanitarias a inspeccionar sus Registros del estudio y fuentes asociadas al Ensayo Clínico, cuando se solicite. El CENTRO y el INVESTIGADOR PRINCIPAL y sus colaboradores posibilitarán a cualquier asesor o auditor externo designado por el PROMOTOR, inspeccionar sus Registros del estudio y fuentes asociadas al Ensayo Clínico, cuando se solicite. DECIMOQUINTA.- Regulación y Jurisdicción Contractual.- Las partes convienen que sus relaciones se regulan exclusivamente por el contenido del presente contrato, siendo nulo y quedando sin efecto, cualquier acuerdo anterior, expreso o tácito, documentado o no. El presente contrato sólo se entenderá modificado o enmendado por acuerdo escrito de las partes y según lo dispuesto en la estipulación del mismo Legislativa.- El presente contrato se somete a las leyes y normas españolas Jurisdicción.- Las partes se someten, con renuncia expresa al fuero que pudiera corresponderles, a la Jurisdicción correspondiente de la Comunitat Valenciana. DECIMOSEXTA.- Causas de suspensión y terminación Serán causas de terminación Ordinaria.- El contrato finalizará cuando concluya la realización del ensayo clínico Resolución.- Este contrato podrá ser resuelto por cualquiera de las Partes con efecto inmediato mediante notificación por escrito, a no ser que la parte incumplidora subsane sus actos en el plazo de los 30 días siguientes de recibir la notificación, si se incumplen las cláusulas del contrato o de la normativa legal aplicable La finalización del contrato conllevará la liquidación de las relaciones económicas entre las partes, sin perjuicio de la responsabilidad asegurada en el apartado séptimo. En caso de suspensión del ensayo, El INVESTIGADOR PRINCIPAL deberá devolver al PROMOTOR el material suministrado por éste y toda la medicación no utilizada, que continúe en su poder. 51

53 El PROMOTOR estará obligado al pago de todas aquellas prestaciones que hubieran sido realizadas hasta la fecha de la suspensión, salvo: - Al CENTRO, de aquellas prestaciones que realizadas de forma defectuosa, hubieren originado la suspensión del ensayo. - Al INVESTIGADOR PRINCIPAL, si la suspensión derivase del incumplimiento de sus funciones y obligaciones. El ensayo se suspenderá antes de la finalización de la fecha prevista, en a fase de ejecución en la que se encuentre, si se presenta alguna de las circunstancias siguientes: a) Si de los datos disponibles se infiere que no es seguro o justificado seguir administrando el fármaco de Ensayo y/o el fármaco comparativo o el placebo a los pacientes. b) Por incumplimiento del Investigador Principal de cualquiera de los términos de este contrato y/o del Protocolo. c) Por acordarse la suspensión de común acuerdo entre las partes contratantes. Dicho acuerdo deberá establecerse por escrito. En el caso de finalización anticipada, el investigador Principal entregará al Promotor un informe de los resultados obtenidos hasta el momento de la interrupción de la investigación. En todos estos casos, el Promotor abonará al Departamento/Centro, a los sujetos del ensayo y en su caso a la Fundación, las cantidades correspondientes al trabajo correctamente realizado. En señal de conformidad y después de leído el presente contrato, todas las partes lo firman por cuadriplicado en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento. POR EL CENTRO POR EL PROMOTOR Fdo.: Dr. Fdo.:... DIRECTOR GERENTE POR EL INVESTIGADOR Fdo.:... POR LA FUNDACIÓN Fdo.:... 52

54 MEMORIA TÉCNICA DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL ENSAYO CLÍNICO Título ensayo clínico: Promotor: Investigador Principal: Código de Protocolo: Nº EUDRACT: Versión del Protocolo: Versión de la Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado: CEIC de Referencia: Fecha de Aprobación: 53

55 MEMORIA ECONÓMICA PRESUPUESTO TOTAL DEL ENSAYO: COSTE TOTAL POR PACIENTE I. Costes extraordinarios al centro y a pacientes.-.- I.a. Gestión administrativa ensayo clínico.-.- I.b. Compensación a la Institución.-.- I.c. Compensación a los pacientes.-.- II. Costes ordinario del ensayo (paciente reclutado).-.- II.a. Costes indirectos.-.- [al menos el 20% del presupuesto establecido por cada paciente reclutado] II.b. Compensación para Investigador y Colaboradores.-.- [hasta un 70% del presupuesto calculado por cada paciente reclutado evaluable] Investigador principal y Colaboradores.-.- Servicio.-.- Compensación a otros servicios.-.- Otros costes de personal.-.- II.c. compensación para el servicio de farmacia y otros.-.- [hasta un 10%] Servicio de Farmacia (8%) Servicio de Laboratorio (2%) III. Pacientes que no finalizan el estudio.-.- TOTAL PRESUPUESTO ENSAYO.-.- ESTAS CANTIDADES NO INCLUYEN IVA POR EL PROMOTOR (NOMBRE COMPLETO) Fdo. Fdo.: EL INVESTIGADOR PRINCIPAL, POR LA FUNDACIÓN Fdo.: EL DIRECTOR DEL CENTRO, Fdo.: Fdo.: 54

56 DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Adjuntar la documentación complementaria a este anexo en caso de que por algún motivo sea necesaria la firma de un contrato complementario. Documento 1. Documento 2. Documento 3. Documento 4. Documento 5. Documento 6. Documento 7. Documento 8. Documento 9. Documento Documento

57 - Para Estudios Observacionales En a...de... de REUNIDOS De una parte, el Hospital Clínico Universitario, con domicilio en Avd. Blasco Ibáñez, número 17 de Valencia, y CIF número S A, representado por Don MANUEL MONTANCHEZ MORERA, en su calidad de Director del Centro. De otra parte, Don JUAN VIÑA RIBES, en su calidad de Director General de la Fundación de la Comunidad Valenciana para la Investigación Biomédica, la Docencia y la Cooperación Internacional y para el Desarrollo del, CIF G De otra parte (Promotor)D/Dña....en su calidad de..., en nombre y representación de...con C.I.F. nº..., y con domicilio social en...con capacidad legal para la firma del presente contrato. Y de otra parte (Investigador Principal) D... con D.N.I...adscrito al Servicio... del Centro sanitario en calidad de Investigador Principal y actuando en su propio nombre, en prueba de aceptación y conformidad de las obligaciones asumidas. CONSIDERANDO Lo dispuesto en la legislación española vigente en materia de estudios postautorización de tipo observacional con medicamentos y productos sanitarios y acatando las normas éticas aplicables a la realización de estos estudios. MANIFlESTAN 56

58 Las partes se reconocen respectivamente la capacidad necesaria y suficiente para obligarse por el presente contrato. El presente contrato tiene por OBJETO la realización en el Centro sanitario.. del ESTUDIO POSTAUTORIZACION DE TIPO OBSERVACIONAL titulado c ódigo...(en adelante protocolo) promovido por y que será dirigido por el Dr (denominado Investigador Principal) del Servicio... del centro sanitario (denominado Centro o Centro de investigación), de acuerdo con el Protocolo de Estudio Post-autorización de tipo observacional código I. Que para ello, el PROMOTOR ha seleccionado al investigador más adecuado según su cualificación y medios disponibles para realizar, dirigir y supervisar el ensayo en las instalaciones del CENTRO, de acuerdo con el Protocolo de fecha / /.., que se acompaña como anexo al presente contrato. II. Que dicho estudio tiene por objeto determinar la efectividad, seguridad, obtener información sobre los patrones de utilización del medicamento del Producto... o conocer su efecto desde la perspectiva del paciente. Todo ello de acuerdo con el Protocolo nº... que se adjunta como anexo y que describe detalladamente los procedimientos y alcance del estudio observacional a realizar. III. Que el estudio se realizará tras la obtención de la preceptiva autorización,, de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios o de la Conselleria de Sanitat de la Generalitat Valenciana, en función del tipo de estudio post-autorización de que se trate y la conformidad de la Dirección del centro.. Que en base a los anteriores principios y objetivos, las partes acuerdan celebrar el presente contrato bajo las siguientes: 57

59 ESTIPULACIONES PRIMERA.- OBJETO Por el presente contrato, el CENTRO autoriza la realización en sus instalaciones del Estudio Post-Autorización de tipo observacional al que se refiere el Protocolo anexo y la memoria económica (anexo III) que será realizado, dirigido y, supervisado personalmente por el INVESTIGADOR a quien se confiere expresamente la labor de investigación. Por otra parte, el Estudio se realiza con un número estimado de... sujetos participantes y en un plazo máximo estimado de... meses, tal y como se detalla en el Protocolo, pudiendo modificarse dicho número y plazo cuando se estime necesario, previa aprobación del correspondiente presupuesto. Cualquier desviación sobre esta cantidad, será comunicada por el promotor al (CEIC) y a la dirección de centro correspondiente. SEGUNDA.- CONDICIONES DE REALIZACIÓN Protocolo- Las condiciones de realización del estudio serán las establecidas en la legislación vigente y en el presente contrato con su protocolo anexo. Las partes cumplirán con lo estipulado en el Protocolo, incluidas las enmiendas o modificaciones que puedan introducir en él en cada momento siempre que hayan sido firmadas y aceptadas por el INVESTIGADOR y el PROMOTOR, los cuales conservarán en sus archivos copias de las enmiendas y modificaciones que vayan introduciéndose en el Protocolo., previa aprobación de las modificaciones y enmiendas por parte del CEIC Periodo de vigencia y duración. El inicio del estudio será con fecha./.../. y con una duración estimada de. meses. La fecha de finalización del estudio se estima para./.../.. Se estima que el periodo de inclusión de pacientes finalice alrededor de./.../ En el supuesto de que o bien el inicio o la duración del estudio sean modificados, deberá ser comunicado por el PROMOTOR al CENTRO y al CEIC Modificación.- El Protocolo no podrá ser modificado unilateralmente por el INVESTIGADOR PRINCIPAL sino que requerirá consentimiento y aprobación previas del PROMOTOR. Cualquier modificación en las condiciones de autorizadas para un estudio que se consideren relevantes no podrá llevarse a cabo sin el previo dictamen favorable, en su caso, del Comité Ético pertinente, del a Conselleria de Sanitat, y de la Agencia Española de 58

60 Medicamentos y Productos Sanitarios. En todo caso, deberá contar con el visto bueno del Investigador Principal del estudio. Las modificaciones o enmiendas del Protocolo deberán ser comunicadas al CENTRO, a través del CEIC local. El centro podrá, si las considera como una modificación o enmienda esencial, rescindir el contrato o, de mutuo acuerdo con el promotor, proceder a la realización de una renovación del mismo Normas ético-legales: - Todas las partes se comprometen a cumplir la legislación española vigente en materia de estudios observacionales: La Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos, Real Decreto 1344/2007 de 11 de octubre, que regula la farmacovigilancia de medicamentos de uso humano, Convenio de 4 de Abril de 1.997, para la Protección de los Derechos Humanos y la Dignidad del ser humano con respecto a las obligaciones de la Biología y la medicina, ratificado por instrumento de 23 de Julio de fecha de entrada en vigor en España el día 1 de Enero de 2.000, y demás normas concordantes. - Se acuerda su realización conforme a las Disposiciones de la Declaración de Helsinki, en su última versión. - El CENTRO cuidará de que en la realización del Estudio se respeten íntegramente los derechos fundamentales de la persona, de acuerdo con las normas esenciales de la Bioética y normas sanitarias, éticas y de buena práctica aplicables al estudio, sin sustituir las funciones encomendadas a PROMOTOR, INVESTIGADOR y COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA - Decreto 73/2009, de 5 de junio de la Consell, de gestión de ensayos clínicos y estudios postautorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios. - Resolución de 16/07/09, de regulación de los procedimientos, documentación y plazos a observar en la presentación y modificaciones en procesos relacionados con ensayos clínicos y estudios post-autorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios en la Comunitat Valenciana. - Resolución de 16/07/09., por la que se aprueba el modelo de contrato que ha de suscribirse entre la gerencia de un centro sanitario, el promotor y los investigadores, para la realización de un ensayo clínico o estudios post-autorización observacionales con medicamentos y productos sanitarios en las organizaciones de los servicios sanitarios de la Conselleria de Sanitat de la Comunitat Valenciana. - y en los temas que sean de aplicación de la Ley 14/2007, de 3 de julio, de Investigación biomédica. 59

61 2.5.- Consentimiento informado del paciente.- De conformidad con lo previsto en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, reguladora de la autonomía de los pacientes, en los estudios post-autorización de tipo observacional prospectivo, es imprescindible que el sujeto otorgue libre y voluntariamente de consentimiento informado antes de ser incluido en el estudio. Antes de incluir a cualquier paciente en el estudio, el Investigador Principal o sus colaboradores que tengan delegada esta función deberá informar al paciente en lenguaje compresible de forma verbal y escrita de la naturaleza del ensayo, y obtendrá el consentimiento informado de dicho paciente y/o de su representante, de conformidad a la legislación vigente. El paciente recibirá una copia de este documento. El consentimiento será previo a la inclusión del sujeto en el ensayo, y estará fechado y firmado. El sujeto participante en el ensayo debe ser capaz de dar su consentimiento tras haber sido debidamente informado acerca de la naturaleza, importancia, implicaciones y riesgos de la participación en el mismo, así como de los tratamientos alternativos y las condiciones de confidencialidad de conformidad con la Ley de Protección de Datos. Cuando el sujeto no sea capaz de dar su consentimiento o no esté en condiciones de hacerlo, la decisión deberá adoptarse, teniendo en cuenta las exigencias del Real Decreto 223/2004. En el caso de estudios que impliquen la participación de menores o incapacitados, se informará al ministerio fiscal conforme establece la legislación vigente.. Si en el estudio se va a recoger información de sujetos menores de edad o incapaces, el consentimiento lo otorgará siempre por escrito su representante legal, tras haber recibido y comprendido la información mencionada. Cuando las condiciones del sujeto lo permitan y, en todo caso, cuando el menor tenga doce o más años, deberá prestar además su consentimiento para participar en el estudio, después de haberle dado toda la información pertinente adaptada a su nivel de entendimiento. Las versiones a utilizar de la hoja de información al paciente (HIP) y consentimiento informado (CI) serán las que hayan sido aprobadas por el Comité Ético. El CEIC del Centro debe aprobar la Hoja de Información al Paciente (HIP) y el Consentimiento Informado (CI). Se potenciará la identificación y el consentimiento informado electrónico por parte del paciente en el sistema de información sanitario de la Agencia Valenciana de Salud. En la historia clínica del paciente se archivará con la debida custodia una copia del consentimiento informado.en tanto no exista o no esté disponible el modelo de consentimiento informado electrónico, la copia del consentimiento informado se guardará en el archivo del investigador. 60

62 2.6.- Acceso.- El CEIC tendrá acceso en cualquier momento a la documentación relativa al estudio, necesaria para llevar a cabo el seguimiento de lo establecido en la normativa, especialmente al consentimiento informado de los pacientes que participen en el mismo. El monitor del ensayo clínico también tendrá acceso en cada visita que realice a la documentación clínica pertinente de los pacientes incluidos en el ensayo clínico. En todo caso, deberá respetar la confidencialidad de los datos de conformidad con la legislación vigente. Igualmente las Autoridades Sanitarias competentes tendrán acceso a la documentación clínica del paciente, al realizar las inspecciones Publicación de resultados.- El promotor se compromete a la publicación de los resultados del presente estudio. Dicha publicación será remitida obligatoriamente a los CEICs implicados en la realización del estudio y los investigadores principales para su conocimiento. El Investigador Principal podrá presentar los resultados en una reunión científica apropiada y/o publicarlos en una revista de reconocido prestigio, comprometiéndose a suministrar al Promotor una copia del manuscrito u original, con la suficiente antelación, a efectos de que éste tenga oportunidad de conocer dicha información o material informativo para la realización de sus comentarios sobre el contenido de tales comunicaciones/publicaciones en un plazo de 30 días a contar desde la recepción de los mismos.. El investigador se compromete a respetar los acuerdos establecidos en el protocolo del estudio que hacen especial referencia a la publicación de los datos, comprometiéndose a no publicar/divulgar los obtenidos en el centro, hasta que hayan sido publicados los datos del estudio en su conjunto Si el Promotor así lo solicita, con el fin de asegurar apropiadamente la protección de invenciones o desarrollos derivados del ensayo, el Investigador Principal acepta retrasar la presentación de la publicación propuesta, durante un plazo no superior a 6 meses. El promotor se compromete a no impedir y/o dificultar la difusión de aquellos resultados conjuntos que, siendo científicamente sólidos e incuestionables, pongan de manifiesto la ausencia de eficacia o efectos adversos del tratamiento. Transcurridos 6 meses, se podrán hacer públicos los resultados en el Programa de Estudios Clínicos de Medicamentos y Productos Sanitarios en la Comunitat Valenciana (PECME) de la página Web de la Conselleria de Sanitat Confidencialidad y Protección de datos- Todas las informaciones relativas a la realización del estudio, sean anteriores o posteriores al mismo, suministradas u obtenidas, son confidenciales. En todo caso, si la información se revelara a un tercero, éste se comprometerá por escrito a respetar el secreto y confidencialidad de la información en estos mismos términos. 61

63 Finalmente, todas las partes y personal colaborador deberán tomar las medidas oportunas para guardar la confidencialidad de los datos de carácter personal de los que tuvieran conocimiento como consecuencia de la realización del estudio, impidiendo el acceso a los mismos a terceros no autorizados. El CENTRO procurará su respeto, y junto al INVESTIGADOR PRINCIPAL, restringirá el acceso a la información a aquellos supuestos necesarios para la correcta ejecución del protocolo. En este sentido, deberá ser objeto de estricta observancia la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica y la Ley 1/2003, de 28 de enero, de derechos y de información al paciente de la Comunitat Valenciana, así como el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Siempre y cuando se respeten los postulados del artículo 2.7, el CENTRO no estará facultado para desvelar o difundir por cualquier medio los resultados, datos e informaciones que resulten directa o indirectamente de la realización del estudio ni siquiera con fines científicos, salvo autorización escrita del PROMOTOR Archivo de la documentación.- Las historias clínicas de los pacientes dispondrán de un sistema permanente, ágil y rápido para identificar que un paciente participa o ha participado en un ensayo clínico. El CEIC, debe mantener archivada la documentación relacionada con su funcionamiento y actividad. En caso de cese de la misma, esta documentación debe conservarse en la institución durante al menos tres años, transcurridos desde la finalización del último estudio evaluado. En el caso de que hayan procesos judiciales abiertos, convendría se conservaran en formato papel mientras no haya una decisión judicial firme. Esta documentación debe archivarse preferentemente agrupada, en un lugar que permita garantizar la confidencialidad de la información durante el tiempo de archivo requerido. Se deben garantizar las obligaciones recogidas en la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y su posterior desarrollo (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal) Los soportes utilizados para conservar los documentos esenciales deberán garantizar que los documentos permanecen completos y legibles y que estén a disposición de las autoridades competentes en caso de que lo soliciten durante el periodo provisto de conservación. 62

64 Cuando los soportes utilizados para conservar los documentos esenciales sean en formato electrónico deberán garantizar que cualquier modificación de los registros sea trazable, permitiendo conocer el dato inicial y el corregido, así como la fecha y firma del autor, incluyendo como mínimo lo siguiente: - Resoluciones de acreditación y de posteriores modificaciones. - Currículum vital de los miembros actuales o que hayan pertenecido al Comité. - Convocatoria y actas de las reuniones del Comité. - Procedimientos normalizados de trabajo del Comité, versión actual y archivo histórico. - Libro de Registro. TERCERA.- PARTICIPANTES Y LUGAR DE REALIZACIÓN Participantes Promotor Investigador Principal.- El INVESTIGADOR PRINCIPAL cuidará y garantizará que todos los participantes en el estudio y, especialmente, los colaboradores cumplen fielmente con este contrato y sus anexos, habiendo sido informados suficientemente sobre el mismo Colaboradores-. El equipo de colaboradores del INVESTIGADOR deberá ser aprobado y estar capacitado para cumplir con éxito el estudio previsto, cumpliendo los requisitos del certificado de idoneidad del anexo IV El investigador principal tiene el compromiso de comunicar al CEIC y a la Dirección del Centro todas las modificaciones y actualizaciones de las funciones del equipo implicado en el contrato Otro personal.- Si para el desarrollo del presente ensayo se precisa la contratación de personal ajeno al CENTRO, la contratación será notificada al centro a los efectos de inspección y autorización de acceso y participación en el protocolo mediante la acreditación pertinente. Ninguna de las prescripciones del presente contrato constituye o puede constituir relación laboral entre el CENTRO y las personas ajenas al mismo que participe en el ensayo Monitor.- El Promotor, designa como monitor del estudio a D... de la empresa (cuando proceda)... 63

65 En caso de sustitución del mismo, el Promotor informará de la identidad del nuevo monitor designado Lugar de realización El estudio objeto de este contrato se realizará en el Servicio, Unidad, Departamento/s, centro/s de. del centro sanitario.. CUARTA.- Relaciones económicas La memoria económica correspondiente al estudio, deberá especificar los siguientes apartados: 4.1 PRESUPUESTO Y MEMORIA ECONÓMICA Según memoria económica que se adjunta como anexo III al presente contrato: El presupuesto inicial del estudio, deberá comprender todas las remuneraciones del mismo, es decir, los pagos al CENTRO Y FUNDACIONES (gestión del estudio y costes indirectos), al equipo investigador, e irá desglosado en los siguientes apartados: I. Costes extraordinarios para el centro y pacientes: I.a. Gestión administrativa ensayo clínico II. Costes ordinarios del ensayo (paciente reclutado): II.a. Costes indirectos (al menos el 20% del presupuesto establecido por cada paciente reclutado). II.b. Compensación para Investigador y colaboradores (hasta un 70% del presupuesto calculado por cada paciente reclutado evaluable) - Investigador principal - Colaboradores - Compensación a otros servicios - Otros costes de personal II.c. Compensación para el Servicio de Farmacia y otros (hasta un 10%) III. Pacientes que no finalizan el estudio Costes extraordinarios para el centro y pacientes 64

66 Pago al centro investigador o fundación en concepto de gestión del estudio. a) En concepto de gestión administrativa del estudio, se abonará la cantidad de IVA. El pago al CENTRO, se realizara contra la presentación de la factura correspondiente en un plazo no superior a 30 días desde firma del documento conformidad de la dirección del centro, y antes de iniciar el estudio en la siguiente dirección y cuenta corriente: Costes ordinarios del estudio (paciente reclutado). a) El Promotor acuerda hacer efectiva la cantidad de... por paciente concluido y evaluable como se describe en el Protocolo. El número máximo estimado de pacientes a incluir será de...pacientes. b) En concepto de colaboración general y cesión de locales para la realización del estudio, se abonará la cantidad de..., correspondiente a una cantidad superior al 20% de la retribución del estudio por paciente. Dicho importe se entenderá que cubre los costes indirectos, emitiéndose por parte del centro sanitario la factura correspondiente, a la que se le repercutirá el I.V.A. que corresponda. c) El abono de las compensaciones al INVESTIGADOR, así como las obligaciones legales adicionales (retenciones por I.R.P.F) corresponderán directamente al PROMOTOR. La retribución a los investigadores será de por paciente (la retribución no supera el 70 % de la cantidad presupuestada por paciente). Siempre que sea posible, que exista capacidad para ello, los pagos a los investigadores deberían ser realizados por la Fundación o Centro, no directamente por el promotor Memoria económica El coste económico global del estudio, se cifra en...euros por paciente (IVA excluido). El desglose del mismo se recoge en el Anexo III del presente contrato (Memoria económica del estudio), En el caso de que un paciente, por la causa que fuere, abandonara el ensayo clínico antes de concluir el estudio, el Promotor vendrá obligado en cualquier caso a abonar la parte proporcional a su participación en el estudio. Dichas cantidades vendrán afectadas, en su caso, 65

67 por el correspondiente IVA, que serán abonadas por el Promotor, de acuerdo con lo establecido en la cláusula 3ª. En caso de terminación anticipada del ensayo, por cualquier causa que fuera, la cantidad a pagar se modificará proporcionalmente en función del número de pacientes incluidos y de su tiempo de permanencia en el mismo Formas de pago Se establecen las siguientes cadencias en el pago:...% a la inclusión de... pacientes evaluables......% a la inclusión de... pacientes evaluables....% restante en el momento del cierre del centro y recogidos los CRD... En caso de inclusión de nuevos pacientes al ensayo, el PROMOTOR comunicará al CENTRO la modificación del protocolo y se procederá a la revisión de la memoria económica, mediante Anexo de ésta en los conceptos imputables El promotor...se compromete a facilitar a la dirección económica del Centro sanitario/fundación una vez finalizado el estudio código. y titulado... una copia de la liquidación de gastos correspondientes al citado estudio. La Entidad Promotora hace constar que no se han establecido ni se establecerán acuerdos ajenos al presente contrato con el Investigador Principal, sus colaboradores ni con ninguna institución implicada directa o indirectamente con la realización de este Ensayo Clínico, de los que deriven retribuciones económicas adicionales o contraprestaciones en especie. En el caso de que por algún motivo sea necesaria la firma de un contrato complementario, se anexará a este (Anexo V). QUINTA.- OBLIGACIONES DEL PROMOTOR Y MONITOR DEL ESTUDIO: Establecidas según la legislación vigente en materia de estudios postautorización de tipo observacional con medicamentos y productos sanitarios. El promotor del estudio deberá comunicar la fecha de inicio del estudio. 66

68 SEXTA.- OBLIGACIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL. Establecidas según la legislación vigente en materia de estudios postautorización de tipo observacional con medicamentos y productos sanitarios SÉPTIMA.- ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE LOS ESTUDIOS POST-AUTORIZACIÓN OBSERVACIONALES a) El promotor del estudio es responsable del archivo de la documentación del estudio. b) El investigador se ocupará de que los códigos de identificación de los sujetos se conserven durante al menos quince años después de concluido o interrumpido el estudio. c) Las historias clínicas de los pacientes y demás datos originales se conservarán de acuerdo a la legislación vigente d) El promotor o propietario de los datos conservará toda la restante documentación relativa al estudio durante el período de validez del medicamento: - El protocolo, incluyendo su justificación, objetivos, diseño estadístico y metodología del estudio, con las condiciones en las que se efectúe y gestione, así como los pormenores de los medicamentos objeto de estudio.. - Los procedimientos normalizados de trabajo. - Todos los informes escritos sobre el protocolo y los procedimientos. - La ficha técnica del medicamento a estudio - El cuaderno de recogida de datos de cada paciente. - Los documentos administrativos correspondientes a las autorizaciones del protocolo y posteriores modificaciones. - El informe final: El promotor o propietario subsiguiente conservará el informe final hasta cinco años después de haberse agotado el plazo de validez del medicamento. - El certificado de auditoria, cuando proceda. e) Se documentará todo cambio que se produzca en la posesión de los datos. f) Todos los datos y documentos se pondrán a disposición de las autoridades competentes si éstas así lo solicitan. g) Se asegurará, en todo caso, la confidencialidad de los datos y documentos contenidos en el archivo. h) En todo caso, las partes acuerdan que se adaptará al modelo de las normas ICH (International Conference of Harmonization Guideline) para las Buenas Prácticas Clínicas (BPC). 67

69 OCTAVA.-INFORMES Y PROPIEDAD DE LOS RESULTADOS 8.1 El promotor del estudio post-autorización de tipo observacional con medicamentos deberá elaborar el informe final, y deberá remitir una copia del mismo en el plazo de seis meses desde la finalización del mismo El informe será enviado independientemente de la finalización anticipada del estudio. En el caso de estudios post-autorización de tipo observacional prospectivos con medicamentos que vayan a ser realizados en centros sanitarios que tengan un CEIC acreditado, el promotor deberá remitir también el informe final o el anual cuando proceda a este comité. 8.2 Propiedad de los resultados.- Las partes acuerdan que todos los derechos, datos, resultados y descubrimientos o inventos, patentables o no, realizados, obtenidos o generados en relación con el Estudio serán propiedad exclusiva del PROMOTOR. 8.3 En el caso de contratos con memoria económica cero, las partes acuerdan que la propiedad intelectual e industrial de los resultados derivados del presente estudio sea compartida, en proporción a la aportación de cada una de ellas a la presente investigación. En los instrumentos de protección del conocimiento generado, se hará constar de manera expresa dicha circunstancia de co-titularidad. Los gastos derivados necesarios para la protección de dicha propiedad, serán asumidos por las partes en los mismos términos. NOVENO.- SEGUROS Y RESPONSABILIDADES 9.1. Al ser un estudio observacional el investigador deberá limitarse a observar la realidad sin modificarla, sin introducir activamente la intervención farmacológica, y sin realizar visitas o pruebas extraordinarias. En ningún caso podrán utilizarse los medicamentos cuya observación se realiza en este estudio para indicaciones no autorizadas o en condiciones de uso diferentes a las establecidas en la ficha técnica de los mismos, garantizando el promotor y el investigador que así se cumplirá En todo caso, el CENTRO acuerda notificar al PROMOTOR cada vez que tenga conocimiento de una querella, denuncia, reclamación o acción legal, real o potencial si es conocida. DECIMA.- REPRESENTACIÓN DE LAS PARTES El CENTRO no ostenta representación alguna del PROMOTOR frente a terceros. 68

70 El Promotor se compromete a notificar al centro, a través del Comité Ético de Investigación Clínica, toda modificación del protocolo surgida durante la realización del mismo, tales como ampliaciones del periodo de reclutamiento, así como el informe final de cierre del ensayo, con la relación de pacientes incluidos. Ninguna información acerca de datos del estudio podrán ser revelados a medios de comunicación o a personal relacionado con entidades operadoras del mercado financiero. El Investigador Principal, en nombre propio y en el de los colaboradores, se compromete a no hacer uso en beneficio propio de la información privilegiada que su participación en el estudio pudiera suponer. UNDECIMA.- FACULTAD DE INSPECCIÓN Y SUPERVISIÓN El CENTRO y el INVESTIGADOR PRINCIPAL y sus colaboradores y el Promotor posibilitarán a las autoridades sanitarias a inspeccionar sus Registros del estudio y fuentes asociadas al Estudio, cuando se solicite. El CENTRO y el INVESTIGADOR PRINCIPAL y sus colaboradores posibilitarán a cualquier asesor o auditor externo designado por el PROMOTOR, inspeccionar sus Registros del estudio y fuentes asociadas al Estudio, cuando se solicite. DUODECIMA.- REGULACIÓN Y JURISDICCIÓN Contractual.- Ambas partes convienen que sus relaciones se regulan exclusivamente por el contenido del presente contrato, siendo nulo y quedando sin efecto, cualquier acuerdo anterior, expreso o tácito, documentado o no. El presente contrato sólo se entenderá modificado o enmendado por acuerdo escrito de las partes y según lo dispuesto en la estipulación del mismo Legislativa.- El presente contrato se somete a las leyes y normas españolas Jurisdicción.- Las partes se someten, con renuncia expresa al fuero que pudiera corresponderles, a la Jurisdicción corrspondiente de la Comunitat Valenciana. DECIMO TERCERA- CAUSAS DE TERMINACIÓN Ordinaria.- El contrato finalizará cuando concluya la realización del protocolo del estudio. 69

71 Resolución.- Este contrato podrá ser resuelto por cualquiera de las Partes con efecto inmediato mediante notificación por escrito, a no ser que la parte incumplidora subsane sus actos en el plazo de los 30 días siguientes de recibir la notificación, si se incumplen las cláusulas del contrato o de la normativa legal aplicable La finalización del contrato conllevará la liquidación de las relaciones económicas entre las partes, sin perjuicio de la responsabilidad asegurada en el apartado séptimo. El PROMOTOR estará obligado al pago de todas aquellas prestaciones que hubieran sido realizadas, salvo: - Al CENTRO, de aquellas prestaciones que realizadas de forma defectuosa, hubieren originado la suspensión del ensayo. - Al INVESTIGADOR PRINCIPAL, si la suspensión derivase del incumplimiento de sus funciones y obligaciones. En el caso de finalización anticipada, el investigador Principal entregará al Promotor un informe de los resultados obtenidos hasta el momento de la interrupción de la investigación. En todos estos casos, el Promotor abonará al Departamento/Centro, a los sujetos del ensayo y en su caso a la Fundación, las cantidades correspondientes al trabajo correctamente realizado. En señal de conformidad y después de leído el presente contrato, todas las partes lo firman por cuadriplicado en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento. POR EL CENTRO POR EL PROMOTOR Fdo.: Dr. DIRECTOR GERENTE Fdo.:... POR EL INVESTIGADOR POR LA FUNDACIÓN Fdo.:... Fdo.:... 70

72 MEMORIA TÉCNICA DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIO Título ensayo clínico: Promotor: Investigador Principal: Código de Protocolo: Versión del Protocolo: Versión de la Hoja de Información al Paciente y Consentimiento Informado: CEIC de Referencia: Fecha de Aprobación: 71

73 MEMORIA ECONÓMICA PRESUPUESTO TOTAL DEL ESTUDIO: COSTE POR PACIENTE TOTAL I. Costes extraordinarios al centro y a pacientes.-.- I.a. Gestión administrativa ensayo clínico.-.- I.b. Compensación a la Institución.-.- I.c. Compensación a los pacientes.-.- II. Costes ordinario del estudio (paciente reclutado).-.- II.a. Costes indirectos.-.- [al menos el 20% del presupuesto establecido por cada paciente reclutado] II.b. Compensación para Investigador y Colaboradores.-.- [hasta un 70% del presupuesto calculado por cada paciente reclutado evaluable] Investigador principal y Colaboradores.-.- Servicio.-.- Compensación a otros servicios.-.- Otros costes de personal.-.- II.c. compensación para el servicio de farmacia y otros.-.- [hasta un 10%] Servicio de Farmacia (8%) Servicio de Laboratorio (2%) III. Pacientes que no finalizan el estudio.-.- TOTAL PRESUPUESTO ENSAYO.-.- ESTAS CANTIDADES NO INCLUYEN IVA POR EL PROMOTOR (NOMBRE COMPLETO) Fdo. Fdo.: EL INVESTIGADOR PRINCIPAL, POR LA FUNDACIÓN Fdo.: EL DIRECTOR DEL CENTRO, Fdo.: Fdo.: 72

74 DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Adjuntar la documentación complementaria a este anexo en caso de que por algún motivo sea necesaria la firma de un contrato complementario. Documento 1. Documento 2. Documento 3. Documento 4. Documento 5. Documento 6. Documento 7. Documento 8. Documento 9. Documento Documento

75 Anexo V: CERTIFICADO DE EXISTENCIA DEL SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL D./ Dª con D.N.I. nº en nombre y representación de la empresa (denominación de la empresa promotora), con domicilio social en (domicilio de la empresa promotora) y C.I.F con poder bastante para ello según consta en documentación adjunta DECLARA BAJO SU RESPONSABILIDAD Que la empresa (denominación de la empresa promotora) tiene suscrita y en vigor una póliza de responsabilidad civil con la compañía (nombre de la compañía de seguros) y con domicilio social en (domicilio de la compañía de seguros) cuyo número de póliza es y con un período de vigencia desde hasta, con el fin de cubrir la responsabilidad civil derivada de ensayos clínicos, y de forma particular del ensayo (título y código del ensayo) a realizar en el Hospital Clínico Universitario de Valencia. Que se compromete a mantenerla en vigor durante todo el período de duración del ensayo clínico. Que la póliza mencionada cubre todas las responsabilidades previstas en el artículo 8 del Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero (BOE de 7 de febrero de 2004). Que (denominación de la empresa promotora) se encuentra al corriente en el abono de las primas correspondientes a la misma. Y para que así conste a los efectos previstos en el artículo 8.2 del Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero, se firma el presente en a de de 200 En a de de 200 Fdo.: 74

76 Anexo VI: CERTIFICACIÓN DE COMPROMISO CON LOS POSTULADOS ÉTICOS DE ENSAYOS CLÍNICOS D. con DNI en nombre y representación de la empresa con domicilio social en con poder bastante para ello, según escritura de poder que se acompaña, CERTIFICA Que la empresa como promotor de ensayo clínico titulado se compromete a realizarlo en las condiciones de respeto a los derechos fundamentales de la persona y los postulados éticos que afectan a la investigación biomédica con seres humanos, siguiendo los contenidos de la Declaración de Helsinki, como establece el Real Decreto 223/2004 de 6 de febrero (BOE nº33 de fecha ) por el que se establecen los requisitos para la realización de ensayos clínicos con medicamentos y la Ley 29/2006 de 26 de julio, de Garantías y Uso Racional de los Medicamentos y Productos Sanitarios. Y para que conste y surta efecto se expide la presente certificación en En a de de 200 Fdo.: 75

77 Anexo VII: AUTORIZACION DEL JEFE DE SERVICIO D./ Dª.: Como Jefe del Servicio / Unidad de Declaro: Que conozco cuanta documentación da base al trabajo de ensayo clínico que lleva por código de protocolo y título Y cuyo investigador principal será D./Dª.: Que el investigador principal, así como el resto del equipo, reúne las características de competencia necesarias para realizar ensayos clínicos así como la metodología específica del ensayo clínico de referencia. Que autorizo la realización de este trabajo en el Servicio /Unidad que dirijo. En Valencia a de de 200. Fdo.: JEFE DE SERVICIO /UNIDAD DE 76

78 Anexo VIII: COMPROMISO DEL INVESTIGADOR D/ Dª. Hace constar Que conoce y acepta participar como Investigador Principal, en el Hospital Clínico Universitario de Valencia, en el ensayo clínico de código de Protocolo Titulado : Que se compromete a que cada sujeto sea tratado y controlado siguiendo lo establecido en el protocolo autorizado por el Comité Etico de Investigación Clínica del Hospital Clínico Universitario de Valencia y por la Agencia Española del Medicamento. Que respetará las normas éticas aplicables a este tipo de estudios. Que dicho ensayo se llevará a cabo contando con la colaboración de : (nombre IP/colaboradores y firmas) 77

79 Anexo IX: CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL EQUIPO COLABORADOR Promotor: Titulo: Código de protocolo: Dr. Xxxxx del Servicio de xxxxxxx, Investigador principal del estudio, Hace constar: Que cuenta con los recursos materiales y humanos necesarios para la realización correcta y segura del ensayo. Que el equipo investigador que se necesita para realizar el ensayo clínico es el propuesto y tras su evaluación se ha considerado idóneo. Dicho Equipo estará formado por: D. D.. D.. D.. D.. D.. D.. D.. Valencia a de de 2009 Fdo. Dr. Fdo. Dr. Fdo. Dr Investigador Principal Director del centro Jefe Servicio Farmacia 78

80 Anexo X: CERTIFICADO DE IDONEIDAD DE CADA COLABORADOR Promotor: Titulo: Código de protocolo: Dr. Xxxxx del Servicio de xxxxxxx, Investigador principal del estudio, Hace constar: Que cuenta con los recursos materiales y humanos necesarios para la realización correcta y segura del ensayo. Que el equipo investigador que se necesita para realizar el ensayo clínico es el propuesto y tras su evaluación se ha considerado idóneo. Nombre y apellidos: D.N.I.: Categoría profesional: Centro / Organismo: Servicio: Función a realizar: Dedicación (hrs.): Firma: Valencia a de de 2009 Fdo. Dr. Fdo. Dr. Investigador Principal Jefe de Servicio 79

81 Anexo XI: CERTIFICADO DE IDONEIDAD DE LAS INSTALACIONES Código de protocolo: Número de EudraCT: Titulo: Promotor: Se hace constar que el : - Cuenta con los recursos humanos y materiales necesarios para llevar a cabo el ensayo referenciado. - Que tras evaluar los procedimientos necesarios para la realización del ensayo clínico se han considerado idoneas las instalaciones del centro. - Que no se van a llevar a cabo ni se van a utilizar recursos materiales extraordinarios en este ensayo clínico. Valencia a de de 2009 Fdo. Dr. Fdo. Dr. Investigador Principal Promotor 80

82 Anexo XII: PRUEBAS SERVICIOS IMPLICADOS D./ Dª.: Como investigador principal Declaro: Que conozco las pruebas extraordinarias a realizar en el ensayo de código y título Pruebas extraordinarias Prueba nº pruebas Servicio implicado Precio En Valencia a de de

83 Anexo XIII: CONFORMIDAD JEFE DE SERVICIO IMPLICADO D./ Dª.: Como Jefe del Servicio / Unidad de Declaro: Que conozco las pruebas extraordinarias a realizar en el ensayo de código y título Y cuyo investigador principal será D./Dª.: Que autorizo la realización de este trabajo en el Servicio /Unidad que dirijo. Pruebas extraordinarias Prueba nº pruebas En Valencia a de de 200 FDO:. 82

84 Anexo XIV: Compromiso del Promotor en el manejo de muestras de tejidos normales y patológicos y ácidos nucleicos, para Ensayos Clínicos que requieran análisis Farmacogenéticos. D/Dña con DN Como representante Legal, del laboratorio del Ensayo Clínico cuyo título es:, que promueve la realización que se ha propuesto realizar al Investigador Principal, Dr Clínico Universitario de Valencia. del Hospital Se compromete al tratamiento de las muestras necesarias para los análisis farmacogenéticos, de acuerdo a las exigencias que a continuación formula el Comité de Ética e Investigación Clínica del : 1.- Se respetará los derechos del paciente, en cuanto a participar voluntariamente y : retirar su consentimiento en cualquier momento, pudiendo solicitar la destrucción de sus muestras, y poder ejercer el derecho de acceso, cancelación y rectificación de sus datos tal y como se contempla en la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal. Proporcionándole al paciente la oportuna información para que preste su consentimiento. 2.- Las muestras de los pacientes y los resultados que pudieran derivarse de su estudio, serán utilizadas con fines científicos bajo condiciones de la más estricta confidencialidad de acuerdo con la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal. Las muestras de los pacientes, serán etiquetadas con un código que no les identifique directamente, pero que permita la conexión de los datos 3.- Las muestras de los pacientes y los resultados que pudieran derivarse de su estudio, serán utilizadas siempre en el ámbito del proyecto que ha sido previamente aprobado por el Comité Ético de Investigación Clínica del Hospital. 4.- El material genético no será bajo ningún concepto, ni en ningún momento motivo de lucro para el Promotor, bien sea por la venta del material genético o de los derechos para realizar estudios sobre los mismos. No pudiéndose transferir ni el material ni la información a terceros sin la autorización previa del Comité. 83

85 5.- Las muestras obtenidas, serán destruidas a los 10 años de cerrado el Ensayo Clínico. Excepcionalmente, si el Promotor considera que los resultados de las investigaciones aconsejan mantener las muestras, podrán solicitar al CEIC prórrogas de 5 años para mantener las muestras, justificando debidamente dicha prórroga. De dicha destrucción el Promotor enviará un certificado al Investigador Principal, y al CEIC del Hospital. En a de de

86 Anexo XV: CHECK-LIST EVALUACIÓN DE ENSAYO EVALUACIÓN DE PROTOCOLOS DE ENSAYO CLÍNICO Fecha de evaluación: / / Evaluador: CÓDIGO: TÍTULO: «CÓDIGO» «TITULO» PROMOTOR: «PROMOTOR» INVESTIGADOR: «DRDRA» «INVESTIGADOR» SERVICIO: «SERVICIOS» FÁRMACOS A ENSAYAR (DCI): FORMA FARMACÉUTICA Y VÍA DE ADMINISTRACIÓN: APORTACIÓN DE LA MEDICACIÓN: El promotor aporta el producto en investigación SI NO El promotor aporta el producto de comparación (sí lo SI NO hay) El promotor aporta la medicación concomitante (sí la SI NO hay) 1.- EVALUACIÓN PREENSAYO: INFORMACIÓN PRECLÍNICA INFORMACIÓN CLÍNICA Adecuada Adecuada Inadecuada Inadecuada Deficiencias de estos aspectos son motivo de denegación, independientemente de otras consideraciones. 2.- TIPO DE ENSAYO FASE: I II III IV Unicéntrico Nacional Multicéntrico Internacional 3.- OBJETIVO/S DEL ENSAYO: PRINCIPAL SECUNDARIO Eficacia terapéutica Eficacia terapéutica Seguridad Seguridad Profilaxis Profilaxis Diagnóstico Diagnóstico Farmacodinamia Farmacodinamia Farmacocinética Farmacocinética Otros Otros 85

87 4.- DISEÑO DEL ENSAYO: OBJETIVO CLARO Y CONCRETO SI NO SECUENCIAL SI N O CONTROL DEFINIDO A PRIORI SI NO PAREADO SI N O ALEATORIZACIÓN /Tipo y Método SI NO SEGUIMIENTO DEL ENSAYO POSTÉRMINO SI N O ALEATORIZACIÓN CIEGA SI NO PERÍODO DE LAVADO SI N O MANTENIMIENTO DEL Adecuado CIEGO Pacientes CIEGO Inadecuado Investigador PERÍODO DE INCLUSIÓN No Análisis Si, fármaco TIPO DE CONTROL Placebo Si, placebo Principio activo Si No tratamiento TIPO DE GRUPO DE C. Históricos Paralelos CONTROL Cohorte Cruzados Casos - Otros Controles 5.- TRATAMIENTOS: DATOS FARMACÉUTICOS (Posológicos y galénicos) Adecuados Inadecuad os DATOS GRUPO CONTROL Adecuados Inadecuad os DATOS GRUPO EXPERIMENTAL Adecuados Inadecuad os 6.- POBLACIÓN: Número de sujetos TIPO Ancianos Criterios de inclusión Adecuado Adultos y exclusión s Inadecuad os Niños Neonatos Otros (Especificar) 86

88 7.- EVALUACIÓN DE LA RESPUESTA: DEFINICIÓN VARIABLE Adecuada Inadecuad a CONSIDERACIÓN DEL TTO. CONCOMITANTE Adecuada Inadecuad a SEGUMIENTO DEL RAMs Adecuado Inadecuad o CUMPLIMIENTO TERAPÉUTICO Adecuado Inadecuad o 8.- ASPECTOS ÉTICOS CONSENTIMIENTO INFORMADO Adecuad o Inadecuado --- especificar DECLARACIÓN DEL HELSINKI Cumple No cumple CONFIDENCIALIDAD Adecuad Inadecuada a SEGURO Adecuad Inadecuado o CONDICIONES DE PUBLICACIÓN Constan No Constan CONDICIONES ECONÓMICAS Constan Adecuadas Inadecuada s OTRAS CONSIDERACIONES 9.- ANÁLISIS ESTADÍSTICO CÁLCULO A PRIORI DEL Nº DE PACIENTES SI NO CONSIDERA DIFERENCIAS CLÍNICAMENTE RELEVANTES SI NO CONSIDERA EL ANÁLISIS ESTADÍSTICO ADECUADO SI NO ESPECIFICA TEST ESTADÍSTICOS ADECUADOS A LA SI NO VARIABLE DEL ESTUDIO CONSIDERA ABANDONOS SI NO 87

89 10.- ASPECTOS PRÁCTICOS: SIGUE BUENAS PRÁCTICAS CLÍNICAS SI NO CALIDAD CIENTÍFICA INVESTIGADOR Discutible Indiscutible CALENDARIO Y RECOGIDA DE DATOS Adecuados Inadecuados OTROS RECOMENDACIÓN COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLÍNICA. ACEPTAR PROTOCOLO NO ACEPTAR PROTOCOLO ACEPTAR CON MODIFICACIONES COMENTARIOS: 88

90 Anexo XVI: CHECK-LIST EVALUACIÓN DE HOJA DE INFORMACIÓN AL PACIENTE Y CONSENTIMIENTO INFORMADO COMITÉ ÉTICO DE INVESTIGACIÓN CLINICA (H.C.U.V.) INFORME SOBRE INFORMACIÓN AL PACIENTE Y CONSENTIMIENTO INFORMADO TITULO: «TITULO» CODIGO: «CÓDIGO» REGISTRO: «N_REGISTRO» INVESTIGADOR PRINCIPAL: «DRDRA» «INVESTIGADOR» INFORMACIÓN AL PACIENTE: Contiene los objetivos: si no Observación Contiene metodología: si no Observación Explica tratamiento: si no Observación Hace referencia al placebo, si lo hay: si no Observación Explica beneficios individuales y/o sociales: si no Observación Explica incomodidades y riesgos: si no Observación Indica la posibilidad de acontecimientos adversos: si no Observación Indica la existencia de tratamientos alternativos: si no Observación Indica carácter voluntario y posibilidad de retirarse: si no Observación Confidencialidad de los datos: si no Observación Existencia de seguro por daño o lesión: si no Observación Quién es el investigador responsable al que debe consultar: si no Observación Consta teléfono y forma de contactar con el investigador responsable: si no Observación Es comprensible su lectura: si no Observación 89

91 Esta prevista la firma en todas las páginas: si no Observación CONSENTIMIENTO: Figura en él que: El paciente lo ha leído: si no Observación Ha podido hacer preguntas: si no Observación Con quien ha hablado: si no Observación Puede retirarse cuando quiera: si no Observación Presta libremente su conformidad: si no Observación Contempla: Posibilidad de consentimiento oral ante testigos: si no Observación Comunicación al Ministerio Fiscal en los casos preceptivos: si no Observación Valencia, de de 90

92 Anexo XVII: MEMORIA ECONOMICA ENSAYO CLINICO CODIGO ENSAYO: TITULO: INVESTIGADOR PRINCIPAL: PROMOTOR: RESUMEN ECONOMICO TOTAL DE LAS CANTIDADES A ABONAR POR PACIENTE Pago total por paciente: /paciente Forma de pago: Desglose de Pago por visita: 1. GASTOS ADMINISTRACION Y GESTION (18%): /paciente 2. GASTOS SERVICIO DE FARMACIA /paciente Si interviene el Servicio de Farmacia en la realización del ensayo clínico se consignará al desarrollo del mismo el 8% de la aportación total por paciente. 3. GASTOS DE SERVCIOS CENTRALES /paciente Si interviene algún Servicio Central en la realización de pruebas extraordinarias del ensayo clínico se consignará al desarrollo de los mismos hasta un máximo del 8% del total de la aportación por paciente, especificándose los servicios implicados y el porcentaje de participación. Servicios implicados: - Servicio de Laboratorio Central (2%) /paciente 4. GASTOS PARA LA REMUNERACIÓN DEL EQUIPO INVESTIGADOR: /paciente La remuneración del investigador principal y de los colaboradores de la investigación por los trabajos realizados fuera del horario laboral no podrá superar el 45% de la aportación total por paciente. 5. GASTOS PARA EL DESARROLLO DEL SERVICIO: /paciente Los gastos para el desarrollo el Servicio se calcularan mediante la diferencia entre el importe total por paciente y los gastos consignados en los apartados anteriores. Vº.Bº. Investigador Principal Vº.Bº. Jefe de Servicio Vº.Bº. Director General Fundación HCUV 91

93 Anexo XVIII: MEMORIA ECONOMICA PROYECTO INVESTIGACIÓN TITULO: INVESTIGADOR PRINCIPAL: RESUMEN ECONOMICO TOTAL GASTOS ADMINISTRACION Y GESTION: /paciente GASTOS PARA LA REMUNERACIÓN DEL EQUIPO INVESTIGADOR: /paciente GASTOS PARA EL DESARROLLO DEL SERVICIO: /paciente Vº.Bº. Investigador Principal Vº.Bº. Jefe de Servicio Vº.Bº. Director General Fundación HCUV 92

94 Anexo XIX: HOJA DE INFORMACIÓN AL PACIENTE PROYECTO INVESTIGACIÓN Se le ofrece la posibilidad de participar en el proyecto de investigación titulado que está siendo realizado por el Dr del Servicio de y que ha sido ya evaluado y aprobado por el del Hospital Clínico Universitario de Valencia. Antecedentes: Cuál es el objetivo de este estudio? Por qué se le ha pedido que participe? Se le pide su participación en este estudio ya que ha sido diagnosticado de En qué consiste su participación? Qué tipo de pruebas o procedimientos se le realizarán? Se le solicita permiso para utilizar con fines científicos La participación en el presente proyecto no supone ninguna alteración del tratamiento que este llevando (si lo tiene) y todo tratamiento que se le pueda poner a partir de los estudios clínico-bioquímicos que se le realicen será siempre bajo criterio médico. Cuáles son los riesgos generales de participar en este estudio? No se prevee ningún riesgo adicional para usted ya que utilizaremos para el estudio una pequeña parte de las que le fueron extraídas durante el procedimiento quirúrgico. Cuáles son los beneficios de la participación en este estudio? Es muy posible que los resultados obtenidos en esta investigación tengan poco valor diagnóstico o predictivo para usted, pero podrá ayudar a conocer mejor su enfermedad y mejorar el pronóstico y el tratamiento de futuros pacientes. Qué pasará si decido no participar en este estudio? Su participación en este estudio es totalmente voluntaria. En caso de que decida no participar en el estudio, esto no modificará el trato y seguimiento que de su enfermedad 93

95 realicen ni su médico ni el resto del personal sanitario que se ocupa de su enfermedad. Así mismo, podrá retirarse del estudio en cualquier momento, sin tener que dar explicaciones. Si hay extracción de sangre hay que indicar : El riesgo previsible de su participación únicamente será el mínimo riesgo que conlleva la extracción de una muestra de sangre, que incluye molestias, dolor, enrojecimiento e hinchazón y/o pequeños hematomas en el lugar del brazo donde se ha producido la extracción. A quién puedo preguntar en caso de duda? Es importante que comente con cualquiera de los investigadores de este proyecto los pormenores o dudas que surjan antes de firmar el consentimiento para su participación. Así mismo, podrá solicitar cualquier explicación que desee sobre cualquier aspecto del estudio y sus implicaciones a lo largo del mismo contactando con el investigador principal del proyecto, el Dr. en el teléfono. Confidencialidad: Todos sus datos, así como toda la información médica relacionada con su enfermedad será tratada con absoluta confidencialidad por parte del personal encargado de la investigación. Así mismo, si los resultados del estudio fueran susceptibles de publicación en revistas científicas, en ningún momento se proporcionaran datos personales de los pacientes que han colaborado en esta investigación. Tal y como contempla la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, podrá ejercer su derecho a acceder, rectificar o cancelar sus datos contactando con el investigador principal de este estudio. Qué pasará con las muestras biológicas obtenidas durante la investigación? Durante su participación en este estudio, se le extraerá una muestra de. Esta muestra será siempre utilizada con fines científicos, pudiéndose utilizar si usted así lo autoriza en el marco de otros proyectos de investigación que tengan como objetivo el estudio de su enfermedad y que previamente hayan sido evaluados y aprobados por el Comité Ético de Investigación Clínica del Hospital. 94

96 Además, este material no será bajo ningún concepto ni en ningún momento motivo de lucro, bien sea por la venta del material o de los derechos para realizar estudios sobre los mismos. CONSENTIMIENTO INFORMADO Título del Proyecto: Investigador Principal: Dr. Servicio de Yo, he sido informado por el Dr., colaborador del proyecto de investigación arriba mencionado, y declaro que : He leído la Hoja de Información que se me ha entregado He podido hacer preguntas sobre el estudio He recibido respuestas satisfactorias a mis preguntas He recibido suficiente información sobre el estudio Comprendo que mi participación es voluntaria Comprendo que todos mis datos serán tratados confidencialmente Comprendo que puedo retirarme del estudio: Cuando quiera Sin tener que dar explicaciones Sin que esto repercuta en mis cuidados médicos Autorizo a que las muestras obtenidas durante el proyecto de investigación sean utilizadas con fines científicos en otros proyectos de investigación que tengan por objeto el estudio de mi enfermedad y que hayan sido aprobados por el Comité de Ética de Investigación Clínica del Sí No Quiero que se me pida autorización previa para utilizar mis muestras biológicas para futuros proyectos de investigación Sí No Con esto doy mi conformidad para participar en este estudio, Firma del paciente: Fecha: Firma del Investigador: Fecha 95

97 Anexo XX: EVALUACIÓN FINAL DE UN ENSAYO CLÍNICO INFORME DEL COMITE ETICO DE INVESTIGACION CLINICA D. Manuel Labiós Gómez, Secretario del del Hospital Clínico Universitario de Valencia CERTIFICA Nº EUDRACT «EUDRACT»... Código de protocolo del promotor «CÓDIGO»... Versión/fecha del protocolo «VERSIÓN_DEFINITIVA»... Hoja de información al paciente/sujeto (versión/fecha) «HIP_DEFINITIVO» Título «TITULO» Promotor «PROMOTOR»... El del en su reunión de fecha.., acta nº,tras la evaluación realizada de la propuesta del promotor relativa al estudio especificado, y teniendo en consideración las siguientes cuestiones: 1. Cuestiones relacionadas con la idoneidad del investigador y de sus colaboradores 2. Cuestiones relacionadas con la idoneidad de las instalaciones. 3. Cuestiones relacionadas con las cantidades y, en su caso, previsiones de remuneración o compensación para los investigadores y sujetos del ensayo y los aspectos relevantes de cualquier acuerdo entre el promotor y el centro, que han de constar en el contrato previsto en el artículo 30 del Real Decreto 223/2004, de 6 de febrero. 4. Consideraciones generales del ensayo (opcional) emite un INFORME FAVORABLE para la realización de dicho ensayo este centro. (Si el CEIC local de forma voluntaria desea transmitir al CEIC de referencia apreciaciones sobre aspectos generales del ensayo, los listará a continuación) Este Comité acepta que dicho ensayo clínico sea realizado en el Servicio de «SERVICIOS» por la «DRDRA» «INVESTIGADOR» como investigadora principal. Emite un DICTAMEN DESFAVORABLE para la realización de la modificación al estudio en los centros pertinentes, por los motivos que se especifican a continuación: SOLICITA LAS ACLARACIONES que se listan a continuación: Conclusión: Por tanto, se pospone el dictamen final de la modificación presentada hasta la recepción de la respuesta a las ACLARACIONES solicitadas. Lo que firmo en Valencia a... de... de Fdo. : Dr. D Secretario del Comité Ético 96

98 Anexo XXI: EVALUACIÓN FINAL DE ESTUDIO OBSERVACIONAL INFORME DEL COMITE ETICO DE INVESTIGACION CLINICA D. Manuel Labiós Gómez, Secretario del del Hospital Clínico Universitario de Valencia CERTIFICA Código de protocolo del promotor: «CÓDIGO» Versión/fecha del protocolo: «VERSIÓN_DEFINITIVA» Hoja de información al paciente/sujeto (versión/fecha): «HIP_DEFINITIVO» Título: «TITULO» Promotor: «PROMOTOR» El del en su reunión de fecha, acta nº.., tras la evaluación realizada de la propuesta del promotor relativa al estudio especificado, y teniendo en consideración las siguientes cuestiones: 1. Cuestiones relacionadas con la idoneidad del investigador y de sus colaboradores 2. Cuestiones relacionadas con la idoneidad de las instalaciones. 3. Cuestiones relacionadas con las cantidades y, en su caso, previsiones de remuneración o compensación para los investigadores y sujetos del estudio y los aspectos relevantes de cualquier acuerdo entre el promotor y el centro, que han de constar en el contrato firmado. 4. Consideraciones generales del estudio. (Si el CEIC local de forma voluntaria desea transmitir al CEIC de referencia apreciaciones sobre aspectos generales del estudio, los listará a continuación) Emite un INFORME FAVORABLE para la realización de dicho estudio este centro. Este Comité acepta que dicho ensayo clínico sea realizado en el Servicio de «SERVICIOS» por la «DRDRA» «INVESTIGADOR» como investigadora principal. Emite un DICTAMEN DESFAVORABLE para la realización de la modificación al estudio en los centros pertinentes, por los motivos que se especifican a continuación: SOLICITA LAS ACLARACIONES que se listan a continuación: Conclusión: Por tanto, se pospone el dictamen final de la modificación presentada hasta la recepción de la respuesta a las ACLARACIONES solicitadas. Lo que firmo en Valencia a de.. de 20.. Fdo. : Dr. D. Secretario del Comité Etico 97

99 Anexo XXII: NOTIFICACIÓN DE MODIFICACIONES AL PROTOCOLO DE ENSAYO CLÍNICO CON MEDICAMENTOS Dr. D. Manuel Labiós Gómez Secretario/presidente (tachar lo que no proceda) del Comité Ético de Investigación Clínica del CERTIFICA Que este Comité, en calidad de CEIC de referencia, ha evaluado la propuesta del promotor relativa a la modificación: Nº de modificación... Versión/fecha previa del protocolo... Versión/fecha actual del protocolo...perteneciente al estudio: Nº EUDRACT «EUDRACT»... Código de protocolo del promotor«código»... Versión/fecha del protocolo «VERSIÓN_DEFINITIVA»... Hoja de información al paciente/sujeto (versión/fecha)«hip_definitivo»... Título...«TITULO» Promotor.«PROMOTOR»... Este Comité, (seleccionar el texto u opción que proceda) emite un DICTAMEN FAVORABLE para la realización de la modificación al estudio en los centros pertinentes. (SI PROCEDE INCLUIR LA FRASE: así como la respuesta recibida del promotor a las aclaraciones solicitadas a la modificación presentada,) emite un DICTAMEN DESFAVORABLE para la realización de la modificación al estudio en los centros pertinentes, por los motivos que se especifican a continuación: SOLICITA LAS ACLARACIONES que se listan a continuación: Conclusión: Por tanto, se pospone el dictamen final de la modificación presentada hasta la recepción de la respuesta a las ACLARACIONES solicitadas. Lo que firmo en Valencia a... de... de Fdo. : Dr Secretario del Comité Etico 98

100 Anexo XXIII: INFORME EVALUACIÓN DE ACLARACIONES Código de protocolo: Nº de registro: Título del ensayo clínico: Investigador Principal: Servicio: Promotor: CEIC de Referencia: Evaluación: Informe favorable Informe desfavorable Observaciones: Evaluador: Fecha: 99

101

102 Anexo XXIV: HOJA SEGUIMIENTO ENSAYO CLÍNICO SEGUIMIENTO ENSAYO CLÍNICO NºREGISTRO: Título: Código: Promotor: Investigador: Nº Paciente Iniciales Sexo Edad/Fecha nac. V1 V2 Observaciones Fecha inicio ensayo: Fecha cierre inclusión: Fecha cierre centro: Monitor: 100

103 Anexo XXIII: Procedimientos normalizados del servicio de Farmacia 1.- Definiciones 2.- Funciones 3.- Recursos Recursos Materiales Recursos Humanos 4.- Procedimientos 5.- Descripción de Procedimientos Inicio de EC en el SF del Hospital Requisitos para iniciar un EC Inicio en Base de Datos y Carpeta Archivo Recepción de muestras de EC Muestras aportadas por el promotor Muestras no aportadas por el promotor Conservación de muestras de EC Lugar y condiciones de almacenamiento Registro de temperatura Control de caducidades Validación de la prescripción de EC Dispensación de EC Preparación de muestras Dispensación al paciente Dispensación a Hospital de Día Dispensación al investigador o colaboradores Introducción de esquemas en CLINMUL Elaboración de hojas de información a enfermería Atención a CRAs en visitas de monitorización Elaboración mensual de medicación consumida Elaboración mensual de indicadores Control de stock de EC Devolución de muestras EC al promotor Destrucción de muestras de EC Cierre de EC Cierre de EC en SF EC remitidos al Archivo Externo Anexo 1: Extracto del Artículo 2 del RD 223/2004: Definiciones Anexo 2.- Guía de Visita de Inicio Anexo 3.- Informe mensual de consumos Anexo 4.- Seguimiento de temperatura de conservación de medicamentos termolábiles a nivel domiciliario en el HCUV 1.- Definiciones En 1990 la Ley del Medicamento recoge como una de las funciones de los Servicios de Farmacia (SF) de los Hospitales la custodia y dispensación de los productos en fase de investigación clínica. Actualmente esta en vigor el Real Decreto 223/2004 por el que se regulan los ensayos clínicos con medicamentos. En dicho Real Decreto se define Ensayo Clínico (EC) y Medicamento en Investigación como: Ensayo Clínico: Toda investigación efectuada en seres humanos para determinar o confirmar los efectos clínicos, farmacológicos y/o demás efectos farmacodinámicos, y/o de detectar las reacciones adversas, y de estudiar la absorción, distribución, metabolismo y excreción de uno o varios medicamentos en investigación con el fin de determinar su seguridad y/o su eficacia Medicamento en Investigación: Forma farmacéutica de una sustancia activa o placebo que se investiga o se utiliza como referencia en un ensayo clínico, incluidos los productos con autorización de comercialización cuando se utilicen o combinen (en la formulación o en el envase) de forma diferente a la autorizada, o cuando se utilicen para tratar una indicación no autorizada o para obtener mas información sobre un uso autorizado. 101

104 2.- Funciones El SF tiene un papel activo en la fase de ejecución de los EC. Las actividades o procesos fundamentales comprenden: - Recepción y devolución de muestras de EC - Custodia y conservación de las mismas - Registro individualizado de la dispensación. - Información al paciente - Información al personal de enfermería y demás miembros del equipo 3.- Recursos Recursos Materiales El SF del Hospital se encuentra ubicado en el primer sótano de la Facultad de Medicina de Valencia. Su acceso es posible a través de la calle Menéndez Pelayo o la Av. Blasco Ibáñez, situándose su entrada frente a la entrada principal de Hospital que accede a los pabellones B y C (Figura 1. Plano 1) AVENIDA DE BLASCO IBAÑEZ Hospital Materno Infantil FACULTAD PABELLON PABELLON MEDICINA A B CAPILLA Calle Dr. Gomez Ferrer Entrada Hospital SERVICIO DE PABELLON PABELLON FARMACIA (1er SOTANO) D C calle MENENDEZ PELAYO Figura 1.- Plano 1: Situación del Servicio de Farmacia del Dentro del SF se dispone de un área específica destinada a la ejecución de los diversos EC, con un dietario de cargas de trabajo. 102

105 Esta área dispone de varias zonas para: - Almacenaje de la medicación y archivo de la documentación de EC - Recepción y dispensación de muestras - Atención a promotores, monitores, investigadores y colaboradores - Información al paciente y personal del equipo Para todo ello se dispone de un despacho de trabajo con una línea telefónica fija compartida, una línea telefónica móvil y 2 puntos de trabajo dotados cada uno de un ordenador personal conectado a la red informática del Hospital. Para facilitar la carga de trabajo que suponen los EC, estos ordenadores disponen de una Base de Datos exclusiva para EC elaborada por el propio SF del Hospital. Las muestras de los diversos EC activos del SF se encuentra almacenadas en una zona determinada, perfectamente identificada y separada del resto de la medicación comercial. Estas muestras se almacenan en función de su temperatura de conservación. Para ello se dispone de estanterías, para muestras con una temperatura de conservación comprendidas entre 15-25ºC, 2 neveras para muestras con temperatura de conservación entre 2-8ºC y un congelador para muestras que requieran una temperatura de -18ºC Recursos Humanos El Instituto de Investigación Sanitaria de la Fundación del Hospital Clínico Universitario de Valencia garantiza en el SF los recursos humanos necesarios para el desarrollo de los EC, tanto en pacientes externos como en hospitalizados. El citado Instituto aporta 2 farmacéuticos, Verónica Guillot Yacyszyn y José Enrique Muñoz Cebriá, responsables de realizar todas las tareas propias de un SF implicado en EC, según la legislación vigente. Estas tareas se pueden resumir brevemente en: Revisión de protocolos presentados al CEIC para su autorización en nuestro Hospital, o en otros Hospitales cuando el CEIC pueda actuar como órgano de referencia. Adecuación de recursos y procedimientos de trabajo según la legislación vigente de EC. Establecimiento de contacto con promotores y monitores de EC tras autorización en el Centro Revisión de documentación necesaria para iniciar un EC Atención personal con monitores en las visita de inicio, seguimiento y cierre de un EC Mantenimiento y actualización continua y permanente de la Base de Datos de EC del SF Recepción y validación de las muestras de fase de investigación Almacenamiento y conservación correcta de las diversas muestras Registro y control diario de temperatura de almacenamiento de las muestras Control de stock y caducidades de las muestras Validación de todas las prescripciones realizadas por los investigadores y/o colaboradores autorizados Entrenamiento del personal del SF implicado, en caso necesario, en la manipulación y acondicionamiento de muestras de EC según procedimientos establecidos en los Protocolos autorizados. Validación de muestras de EC acondicionadas por el SF Registro diario de todas las dispensaciones realizadas por el SF Recepción de las devoluciones de muestras al SF, utilizadas o no, por parte del investigador o del paciente Devolución de muestras al promotor por parte del SF por caducidad, tras su utilización o por cierre del EC Información al paciente sobre la correcta utilización de las muestras, conservación de las mismas y posibles reacciones adversas Información al investigador u otros profesionales del Hospital sobre formas de administración de muestras para evitar posibles errores. 103

106 Mantenimiento de la documentación de EC activos por parte del SF Envío y mantenimiento de documentación de EC cerrados al Archivo Externo Seguimiento de los resultados de los EC ejecutados en nuestro Hospital Todas estas tareas se cumplen bajo la supervisión general del Jefe del Servicio de Farmacia, Dº José Magraner Gil, que es a su vez vocal del CEIC del Hospital 4.- Procedimientos Los Procedimientos Normalizados de Trabajo de EC del SF se pueden resumir brevemente en: 1 - Inicio de EC en el SF del Hospital. 2 - Recepción de muestras de EC y activaciones por IVRS, IWRS o fax. 3 - Conservación de muestras de EC: registro de temperaturas, control de caducidades, Validación de la prescripción de EC. 5 - Dispensación de EC 6 - Verificación del cumplimiento terapéutico del paciente en EC. 7 - Randomización de pacientes y asignación de medicación de EC. 8 - Enmascaramiento de EC ciegos para el investigador y abiertos para el SF 9 - Introducción de esquema en el programa CLINMUL (específico de Oncología) Elaboración de hojas informativas para enfermería y pacientes Atención farmacéutica a pacientes en EC, así como consultas relacionadas con medicación de EC a Investigador y a DM Atención a CRAs en visitas de monitorización Elaboración mensual de medicación consumida, tanto fármacos aportados por el promotor, así como medicación comercial consumida del SF Indicadores: Elaboración de listados mensuales de EC abiertos y cerrados. Actualización en base de datos de EC abiertos Control de stock EC 16 - Reetiquetado de muestras de EC 17 - Devolución de muestras de EC 18 - Destrucción de muestras de EC 19 - Cierre de EC 20 - EC remitidos al Archivo Externo o al Investigador. 104

107 5.- Descripción de Procedimientos Inicio de EC en el SF del Hospital Requisitos para iniciar un EC Una vez autorizado el EC por el CEIC de referencia donde figure el HCUV como centro participante, el SF establece una visita de inicio con el monitor asignado al estudio donde se solicita toda la documentación necesaria para ejecutar el EC. Esta documentación debe contener: - Datos de contacto del promotor y monitor asignado - Protocolo del estudio con sus posibles enmiendas - Manual del investigador (en fármacos no comercializados). - Dictamen favorable del C.E.I.C. de referencia - Conformidad del Director del Centro - Autorización de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. - Contrato firmado entre la Dirección del Hospital y el Instituto de FIHCUV. - Memoria económica firmada por promotor y la Fundación del Hospital - Autorización del jefe de Servicio. - Compromiso del investigador y colaboradores autorizados - Hoja de información al paciente y consentimiento informado. - Póliza vigente de seguro de Responsabilidad Civil El SF contrastará toda la documentación presentada con la que se presentó en su momento al C.E.I.C. El SF llevará un control de las diversas visitas de monitorización de cada EC Figura 2: Hoja de control de visitas de monitorización En esta visita se completa la Guía de Visita de Inicio (Anexo 2). 105

108 Inicio en Base de Datos y Carpeta Archivo En la Base de Datos de EC del SF se completará la ficha resumen del EC, volcando allí todos los datos relevantes (Figura 3:Ficha-resumen del ensayo clínico) Figura 3:Ficha-resumen del ensayo clínico. Se completará una Carpeta Archivo de dicho ensayo donde se conservará toda la documentación que se genere en el transcurso de su ejecución, pudiendo adicionar más carpetas archivos si fuera necesario, identificando correctamente la numeración de cada carpeta. La carpeta archivo se identificará en la portada con la siguiente información: - Titulo abreviado y representativo - Código del protocolo del EC - Número EudraCT - Nombre del Investigador principal En la contraportada de la carpeta se pegará la ficha resumen del EC, donde constará toda la información que se considere necesaria. - Código autonumérico de la base de datos - Nombre asignado en SF - Código del protocolo - Número EudraCT - Título completo - Nombre del promotor y del CRO si corresponde - Enfermedad - Fecha de inicio del EC - Fecha de fin de inclusión de pacientes - Fecha de firma del contrato - Fecha de autorización de AEMyPS 106

109 - Datos de contacto del monitor - Data Manager responsable de la coordinación del estudio - Investigador principal y colaboradores - Diseño del estudio - Descripción de tratamientos - Presentación de las muestras y localización - Normas de recepción, dispensación y devolución (Gestión de las muestras) - Acondicionamiento de la muestra - Tipo de suministro de muestras - Forma de aleatorización - Esquemas CLINMUL ( en Oncología/Hematología) - Situación del EC - Fecha de cierre del EC - Fecha de la carta informativa de cierre del centro - Datos de la ubicación del archivo de EC cerrados En esta Carpeta Archivo se adjuntará toda la documentación necesaria para iniciar el EC detallada en el punto 5.1.1, además de: - Acuse de recibo de muestras para EC más el Formulario de Muestras de EC - Guía de Visita de Inicio - Esquemas CLINMUL ( en EC de Oncología-Hematología ) - Esquema del tratamiento - Sobres de asignación de tratamientos para aquellos ensayos doble ciego - Prescripciones del investigador - Dispensaciones a los pacientes - Devoluciones de medicación - Formularios de control de stock de medicación - Correspondencia recibida del estudio - Reetiquetado de medicación, si procede - Fichas técnicas de los medicamentos comeciales - Formularios de control de temperatura Y toda documentación que pueda generarse en el transcurso del EC Una vez introducidos los datos del nuevo EC en la Base de Datos, se realiza un doble control en el Registro de EC abiertos y cerrados, para informar los indicadores mensuales. En nuestra BD un EC puede considerarse Abierto, Cerrado a efectos de farmacia (el EC continua abierto, pero finalizada la dispensación a pacientes y sin medicación en el centro) o cerrado Recepción de muestras de EC Muestras aportadas por el promotor Cuando el promotor remita muestras de un EC, el SF procederá a identificarlas como muestras del mismo y deberá comprobar que su estado es adecuado (temperatura, integridad, etc. ) y que su contenido corresponde con lo detallado en el justificante de envío : lote, cantidad, caducidad y número de asignación (Ver Figura 4: Notificación de envíos de medicación) En algunos envíos la medicación viene acompañada de dispositivos que registran la temperatura durante el traslado. El farmacéutico verificará este registro y lo devolverá al promotor junto al acuse de recibo. Si el envío corresponde con un nuevo lote deberán adjuntar, además del justificante, el certificado de análisis realizado. La medicación se activará según lo acordado en la visita de inicio, esta activación podrá realizarse vía IVRS, IWRS o fax. Cada farmacéutico tendrá claves personales e intransferibles para cada EC. 107

110 Figura 4: Notificación de envío de medicación. Cada vez que el SF reciba muestras de un EC se registrará la recepción en la Base de Datos de EC elaborando el Formulario de Entrada de Muestras de Ensayo Clínico (Figura 5) En este formulario se indicará la fecha de recepción, nombre del ensayo, descripción de la muestra, número de unidades recibidas, lote, caducidad, nº de asignación de la medicación ( si procede ), verificación del etiquetado, farmacéutico que controla la medicación y farmacéutico que verifica la entrada. Además el formulario dispone de un espacio para poder indicar cualquier observación adicional. El etiquetado de las muestras de EC debe contener: - Código del protocolo del estudio - Denominación del contenido - Numero de unidades y forma galénica - Vía de administración - Número de asignación ( si procede ) - Numero de lote - Fecha de caducidad - Nombre de la entidad farmacéutica responsable - Condiciones especiales de conservación - Inscripción muestra para investigación clínica 108

111 Figura 5: Formulario de entrada de muestras de ensayo clínico En el dietario se registrará las diversas entradas que se vayan realizando. Se considera muestra aportada por el promotor tanto las enviadas por el mismo como aquellas utilizadas del SF y abonadas posteriormente Muestras no aportadas por el promotor En los EC que el CEIC del Hospital autorice el no suministro de muestras por parte del promotor, éste acordará con el SF en la visita de inicio la forma de proceder para la adquisición de las diversas muestras que se puedan utilizar en el desarrollo del estudio Conservación de muestras de EC Lugar y condiciones de almacenamiento Las muestras de EC se almacenarán en un área especial, correctamente identificadas y separadas del resto de la medicación comercial (Figura 6). Las estanterías, las neveras y los congeladores que contengan muestras de EC estarán identificadas con carteles que así lo indiquen. En el caso de medicación que requiera conservación en frigorífico el promotor deberá indicar el tiempo máximo de exposición a temperatura ambiente sin que sufra ninguna alteración. Figura 6: Cartel de identificación de medicación de ensayo clínico 109

112 Registro de temperatura El SF llevará un registro diario de temperaturas máximas, mínimas y la actual en el momento de la determinación de aquellas zonas destinadas al almacenamiento de las muestras de EC: estanterías (temperatura entre 15-25º C), nevera (entre 2 y 8 º C) y congelador (-18º C). (Figura 7) Figura 7: Hoja de control de temperaturas. En el caso que hubiera un desvío de temperatura se avisará inmediatamente a los monitores de los EC afectados informando de todos los datos disponibles (tiempo fuera de rango establecido, temperatura máxima, temperatura mínima, fotocopia del registro,...) La nevera tiene un registro continuo de temperatura que permite conocer el tiempo que pudiera haber estado fuera de rango de temperatura. (Figura 8) Independientemente el SF instaló un sistema de control de temperaturas por medio de sondas conectadas a una base que en el caso de superar los límites establecidos, posee una alarma que avisa al farmacéutico de guardia. Figura 8: Disco de control de temperatura de nevera de EC. 110

113 Control de caducidades Mensualmente se procederá a realizar una revisión de las caducidades de las muestras de EC almacenadas en el SF mediante la Consulta de Caducidades de la Base de Datos de EC. En caso de que aparezcan muestras con caducidad próxima, se comunicará por escrito al promotor del ensayo y se identificará la medicación con la fecha límite de dispensación. Cuando las muestras superen en un día la fecha de caducidad establecida, serán apartadas del resto de la medicación activa del EC a la espera de instrucciones por parte del promotor. En el caso que el promotor autorice la extensión de la caducidad de una muestra de EC, el SF realizará el reetiquetado de las mismas, con el certificado de análisis correspondiente Validación de la prescripción de EC La prescripción de la medicación de EC se realizará cumplimentando la "Receta de Prescripción de Ensayos Clínicos", también será valida la Remesa (Pedido-Receta) general del HCUV. (Figura 9) Figura 9: Pedido-Receta general del HCUV En esta receta debe figurar: - Nombre y código EC - Nombre, iniciales o nº de identificación del paciente con su número de historia (puede utilizarse una etiqueta adhesiva del Hospital) - Rama de estudio asignada al paciente según protocolo utilizado - Medicamento solicitado, dosis, cantidad o si procede, kit de tratamiento asignado. - Firma del médico prescriptor (deberá ser el investigador principal o alguno de los colaboradores autorizados en el estudio) con su fecha de prescripción. El farmacéutico anotará en la Receta la presentación, cantidad, lote y fecha de caducidad de las muestras dispensadas, así como el número de asignación de la medicación si fuera preciso. Además firmará y fechará la Receta, entregando una copia al paciente, y archivando el original en la carpeta del ensayo, en el apartado correspondiente al paciente al que se ha realizado la dispensación. 111

114 En el caso de tratamientos oncológicos el SF dispone del programa informático CLINMUL, específico de prescripción y control de la preparación, dispensación y administración de citostáticos. Esta prescripción electrónica deberá contener, además de los datos antes mencionados en la receta de la Figura 9, el peso, la talla, la superficie corporal y aclaramiento de creatinina (si corresponde) del paciente. Figura 10: Prescripción electrónica CLINMUL Una vez confirmada la prescripción, el SF la validará y se abrirá una Ficha de Paciente en la Base de Datos de EC, que será el documento fuente (Figura 11). Actualmente existen CRD electrónicos donde el farmacéutico registra la información. Figura 11: Ficha de paciente 112

115 Esta ficha contendrá los datos identificativos del protocolo, del sujeto y en ella quedarán registradas las diversas dispensaciones que se realicen al paciente, indicando la fecha de la dispensación, cantidad dispensada (unidades, formas farmacéuticas utilizadas, número de asignación, lotes y caducidad), observaciones relevantes y farmacéutico que dispensa Dispensación de EC Preparación de muestras Las muestras de EC que requieran un tratamiento previo a la administración al paciente, serán manipuladas siguiendo las Normas de Buena Práctica Clínica de la Unidad de Mezclas Endovenosas del propio SF. En el caso de citostáticos, el programa CLINMUL indica el procedimiento de preparación de las mezclas. (Ver Figura 10. Prescripción electrónica CLINMUL) Las muestras no citotóxicas se prepararán en las Cabinas de Flujo Vertical u Horizontal, según protocolo y práctica clínica habitual, utilizando un impreso específico de cada ensayo Figura 12: Hoja de preparación de ensayos clínicos de muestras no citotóxicas En la Carpeta Archivo del EC el promotor deberá incluir aquellos datos, tablas o procedimientos necesarios para la preparación de las muestras que lo requieran (tablas de dosificación según el peso del sujeto, volumen a administrar, condiciones de conservación de las muestras preparadas),... Las muestras preparadas deberán estar identificadas con: - Identificación del paciente (nombre, iniciales o nº de tratamiento asignado) - Código del protocolo de referencia utilizado 113

116 - Principio activo (dosis y unidades) y diluyente (nombre y cantidad). En el caso de EC ciegos para el investigador y abiertos para el SF se podrán omitir aquellos datos que puedan desenmascarar el ciego - Vía de administración que se debe utilizar - Condiciones de conservación y su caducidad - Deberá constar la inscripción: "Muestra para Investigación Clínica En el caso de ser necesario se adjuntará a la medicación dispensada la información relacionada con la correcta administración. En determinados EC, la randomización de pacientes o la asignación de medicación forma parte de la labor del SF, este proceso se realiza por IVRS o IWRS. En ensayos ciegos para el investigador y abiertos para el SF, es necesario el enmascaramiento de las muestras. Se entiende por enmascaramiento el procedimiento por el que se asegura que los sujetos participantes en un ensayo clínico, los observadores o ambos, no conocen el tratamiento u otra característica que pudiera sesgar los resultados. El farmacéutico acondicionará la muestra según la rama asignada, identificándola correctamente para no desenmascarar el tratamiento Dispensación al paciente El SF dará la información necesaria al paciente por escrito sobre la correcta utilización de las muestras de ensayo, y las instrucciones necesarias referentes a la devolución de medicación utilizada o no. (Figura 13). Se atenderá tanto telefónicamente como personalmente las dudas y las consultas que le puedan surgir al paciente con respecto a la medicación. Figura 13: Hoja de información al paciente La receta de prescripción deberá ser firmada por el farmacéutico que la dispensa y por el paciente que la recibe y se archivará en su lugar correspondiente de la Carpeta Archivo del EC, preferentemente ordenadas por paciente y orden cronológico de inclusión. 114

117 Toda dispensación se dejará reflejada en la Hoja diaria de trabajo (Figura 14), indicando: - Nombre del paciente que recibe la medicación - EC al que corresponde - Esquema al que pertenece la medicación (en caso de tratarse de una Prescripción CLINMUL - Medicación dispensada - Firma del farmacéutico que lo ha dispensado Figura 14: Hoja de trabajo diaria de ensayos clínicos En el caso de que el paciente devuelva medicación, independientemente de haber existido dispensación, se procederá al recuento de la misma, verificando el cumplimiento y registrándolo en la Hoja del paciente. Si la adhesión al tratamiento no es la correcta se informará al investigador Dispensación a Hospital de Día Las muestras de EC de pacientes que pertenezcan al Hospital de Día de Oncología pueden ser recogidas del SF por el propio paciente, en el caso de medicaciones que se administren por vía oral, o por personal auxiliar del Hospital de Día, si se tratan de muestras de administración parenteral. Si las muestras parenterales han sufrido una manipulación previa a su dispensación en la Sección de Mezclas Endovenosas del SF, éstas deben ser validadas por un farmacéutico antes de ser dispensadas. La dispensación se anotará en la hoja diaria de trabajo (Figura 14) y en la ficha del paciente (Figura 11) procediendo de igual forma que en el apartado anterior Dispensación al investigador o colaboradores Las muestras también podrán ser retiradas del SF por el investigador principal del EC o por sus colaboradores autorizados previa presentación de la citada Remesa Pedido-Receta (Figura 9) 115

118 Una copia de esta receta se archivará en la Carpeta Archivo del EC y la otra será entregada al investigador o colaborador autorizado que reciba la medicación para que la conserve en el Archivo del Investigador del EC Introducción de esquemas en CLINMUL En el caso de medicamentos citostáticos se utiliza el programa informático CLINMUL anteriormente nombrado. El farmacéutico es el encargado de introducir el esquema que luego seleccionará el investigador en la prescripción. El esquema se identifica con el código del protocolo y una pequeña descripción en el título. Cada esquema tiene un nombre de seis caracteres para su identificación. En dicho esquema queda predefinido el o los medicamentos con la forma de preparación (dilución, caducidad, acondicionamiento, conservación), la forma de administración (tipo, velocidad de perfusión, necesidad de filtros,etc), la periocidad de los ciclos, los días de administración dentro del ciclo, las dosis, información relevante, etc. Figura 15: Esquema CLINMUL perteneciente a ensayo clínico Elaboración de hojas de información a enfermería El farmacéutico elaborará hojas informativas para enfermería de Oncología, donde se indique la correcta forma de administración y posibles efectos adversos. Para fármacos no comercializados se incluyen aquellos datos relevantes: velocidad de infusión, tratamiento de extravasaciones, posible necesidad de filtros, orden de infusión de los diferentes citostáticos, etc Atención a CRAs en visitas de monitorización Periódicamente, el CRA designado por el promotor visita al investigador y el SF, llevando a cabo la monitorización del EC. La labor del monitor en el SF consiste en: - Control de dispensación a pacientes. - Control de stock de muestras de EC. 116

119 - Control de temperatutra. - Destrucción de medicación. - Devolución de medicación. - Actualización del archivo de Farmacia. El CRA representa el enlace más directo entre el farmacéutico y el promotor, encargándose de solucionar problemas relacionados con medicación (activación, reposición, caducidades, destrucción,..), claves personales del farmacéutico para cada EC, información técnica del fármaco en estudio, etc. El farmacéutico proporciona los datos necesarios para la correcta monitorización del centro, aclarando cualquier duda que pueda aparecer durante la visita. Toda la documentación estará disponible para posibles auditorías internas del promotor o de cualquier autoridad sanitaria Elaboración mensual de medicación consumida De la hoja diaria de trabajo se extraerán los datos necesarios para llevar un registro de la medicación consumida del SF y la medicación aportada por el promotor.(anexo 3: Informe mensual de medicación consumida) Elaboración mensual de indicadores Se elabora mensualmente una lista de ensayos clínicos que se abren y se cierran en el centro. El balance de EC abiertos debe coincidir con los datos de la base de datos. (Figura 16) Figura 16: Control de indicadores de EC abiertos y cerrados Control de stock de EC En el SF se realizará, de forma periódica, un control del stock de las muestras para investigación clínica. Para ello se contrastará, de cada EC, el número de muestras recibidas y el número de muestras dispensadas, devueltas al promotor, destruidas, etc. debiendo dar resultados válidos. Para ello se 117

120 utilizarán los formularios específicos de cada EC. En caso de no existir un formulario específico, el SF dispone de un formulario estándar. (Figura 17) Figura 17: Ejemplo de formulario para control de entradas y dispensaciones Devolución de muestras EC al promotor El SF procederá a devolver al promotor de forma periódica las muestras de EC que no puedan dispensarse a pacientes por: caducidad, ser medicación utilizada previamente por otro paciente o por finalización del EC en el Centro. En todos estos casos, el monitor rellenará un impreso del SF denominado Certificado de Devolución (Figura 18), del que se harán varias copias. El original del impreso se dejará en la Carpeta Archivo del EC, una copia se entregará al monitor y otra acompañará a la documentación que el monitor introduzca en la caja de devolución. 118

121 Figura 18: Certificado de devolución de medicación de ensayo clínico En dicho Certificado de Devolución debe figurar: - Nombre del EC - Código del EC - Número EUdracT - Muestra devuelta (cantidad, lote, fecha de caducidad) - Motivo de la devolución - Fecha y firma de farmacéutico y del monitor También se puede utilizar otro impreso de devolución similar que aporte el promotor o el monitor del EC que contenga los mismos datos. Todas estas devoluciones serán efectuadas por empresas de mensajería concertadas por los promotores o monitores de EC y su facturación correrá a cargo de éstos. Cuando se produzca una devolución de medicación de un EC se registrará en el dietario, donde se anotará el nombre y código del estudio, la medicación devuelta y el farmacéutico que la realizó. En el caso de devoluciones por cierre de un EC se solicitará al monitor que aporte, en un plazo breve de tiempo, copia de la carta remitida al CEIC del Hospital donde se indique la fecha y los motivos que han llevado al cierre del estudio en el Centro Destrucción de muestras de EC El SF puede participar en la destrucción de muestras de EC por diversos motivos: caducidad, medicación utilizada y finalización del EC. En el caso de muestras (viales) que hayan requerido una manipulación en la Sección de Mezclas Endovenosas del SF, por razones de seguridad, por ejemplo citotoxicidad, las normas locales y del centro exigen la destrucción inmediata del producto utilizado, prohibiendo el almacenamiento y conservación de dichas muestras. No se atenderá por tanto la demanda del CRA de inspección de viales usados, teniendo este la posibilidad de acceder a la verificación con el documento fuente (ficha de paciente) donde se registra la cantidad de viales utilizados, lote, fecha de caducidad y número de asignación de viales si procediera. 119

122 Esta destrucción será acordada con el monitor en la visita de inicio de cada EC y será realizada en el SF mediante la utilización de dispositivos de bioseguridad y siguiendo las instrucciones vigentes de tratamiento de los residuos sanitarios del Hospital. En todas las situaciones se cumplimentará un Certificado de Destrucción (Figura 19), del que se hará una copia. El original de este documento será archivado en la Carpeta Archivo del EC y la copia será remitida por correo al monitor del estudio, quien deberá firmarla y, a su vez, devolver una copia al SF. En este certificado debe constar: - Nombre del ensayo - Código del protocolo - Número EUdracT Figura 19 :Certificado de destrucción. - Muestra que se destruye (cantidad, lote, fecha de caducidad) - Motivo por el que se destruye - Forma de destrucción - Empresa encargada de la destrucción La destrucción de residuos en el HCUV la lleva a cabo la empresa CONSENUR. Dicha empresa ofrece un sistema integral de gestión consistente en : 1- Suministro de envases normalizados, en el caso de citostáticos, cubos contenedores de 60 litros. 2- Recogida diaria de envases llenos. 3- Transporte en vehículos autorizados. 4- Tratamiento por esterilización en autoclave. 5- Eliminación de residuos por incineración. 120

123 Cierre de EC Cierre de EC en SF Figura 20 : Procedimientos de destrucción de residuos del HCUV. Cuando el monitor de un EC remita al SF la carta de cierre del estudio, el SF verificará que haya efectuado una visita de cierre en el Centro con retirada de medicación activa y que el Archivo de Farmacia sólo dispone de la documentación necesaria para archivar durante los 15 años que establece la ley. La Carpeta Archivo será retirada del conjunto de archivos de EC activos y se procederá al cierre definitivo del mismo para el SF Este cierre se reflejará en la Base de Datos y en el dietario de EC del SF con su fecha correspondiente. El archivo de farmacia podrá ser unificado con el del investigador, realizando una nota que firmará el monitor y el investigador comprometiéndose a guardar el mismo por un periodo de 15 años, registrándolo en la BD de EC EC remitidos al Archivo Externo De forma periódica, el SF remitirá al Archivo Externo del Hospital las Carpetas Archivo correspondientes a los EC cerrados en el Centro, que serán custodiadas por un plazo de 15 años. El archivo también podrá ser custodiado por el investigador o por el promotor. Estas carpetas serán depositadas en cajas facilitadas por el Servicio de Documentación Clínica y Admisión del Hospital que irán identificadas con una numeración específica y exclusiva para cada sección del Hospital, además de ir identificadas con el rótulo Farmacia-Ensayos Clínicos. Dentro de cada caja las carpetas se numerarán de forma ascendente. Para garantizar el orden y asegurar que toda la documentación está fácilmente disponible durante todo el tiempo de custodia que por ley se requiere, se rellenará un impreso normalizado de Envío de Documentación en Contenedores a Archivo Externo (Figura 21) donde se refleja el contenido de cada caja y el orden de la misma en la Sección del Archivo Externo. De este impreso se harán 3 copias. El original se remitirá junto con las cajas al Archivo Externo, una copia será guardada en el interior de cada caja que va a ser remitida, otra copia se guardará en el SF en una carpeta donde quedan almacenadas todas las recogidas que el Servicio de Archivo Externo realiza, y por último la otra copia se guardará en una Carpeta de EC denominada de EC en Archivo Externo 121

124 Figura 21: Envío de Documentación en Contenedores a Archivo Externo Además se registrará en la BD del SF la ubicación exacta de cada Carpeta Archivo de EC. El contenido de la Carpeta Archivo que se remitirá al Archivo Externo será el mínimo indispensable que se debe conservar para reducir a el consumo que para el Hospital supone su almacenaje. Este contenido queda reducido a: - Ficha Resumen del EC - Autorizaciones - Documentación de inicio de EC - Documentaciones de entradas de medicación - Prescripciones - Dispensaciones - Documentación de devoluciones y destrucciones - Toda documentación que involucre directamente al SF (reetiquetado de muestras, etc.) El protocolo y manual del investigador estará guardado en el archivo del investigador. ANEXO 1: EXTRACTO DE ARTÍCULO 2 DEL RD 223/2004: DEFINICIONES Artículo 2. Definiciones. A los efectos de lo dispuesto en este Real Decreto, se aplicarán las siguientes definiciones: a. Ensayo clínico: toda investigación efectuada en seres humanos para determinar o confirmar los efectos clínicos, farmacológicos y/o demás efectos farmacodinámicos, y/o de detectar las reacciones adversas, y/o de estudiar la absorción, distribución, metabolismo y excreción de uno o varios medicamentos en investigación con el fin de determinar su seguridad y/o su eficacia. A estos efectos, se aplicará la definición de medicamento en investigación prevista en el párrafo d. b. Ensayo clínico multicéntrico: ensayo clínico realizado de acuerdo con un protocolo único pero en más de un centro y, por tanto, realizado por más de un investigador. 122

125 c. Estudio observacional: estudio en el que los medicamentos se prescriben de la manera habitual, de acuerdo con las condiciones normales de la práctica clínica (aquellas establecidas en la autorización de comercialización). La asignación de un paciente a una estrategia terapéutica concreta no estará decidida de antemano por un protocolo de ensayo, sino que estará determinada por la práctica habitual de la medicina, y la decisión de prescribir un medicamento determinado estará claramente disociada de la decisión de incluir al paciente en el estudio. No se aplicará a los pacientes ninguna intervención, ya sea diagnóstica o de seguimiento, que no sea la habitual de la práctica clínica, y se utilizarán métodos epidemiológicos para el análisis de los datos recogidos. d. Medicamento en investigación: forma farmacéutica de una sustancia activa o placebo que se investiga o se utiliza como referencia en un ensayo clínico, incluidos los productos con autorización de comercialización cuando se utilicen o combinen (en la formulación o en el envase) de forma diferente a la autorizada, o cuando se utilicen para tratar una indicación no autorizada, o para obtener más información sobre un uso autorizado. e. Promotor: individuo, empresa, institución u organización responsable del inicio, gestión y/o financiación de un ensayo clínico. f. Monitor: profesional capacitado con la necesaria competencia clínica, elegido por el promotor, que se encarga del seguimiento directo de la realización del ensayo. Sirve de vínculo entre el promotor y el investigador principal, cuando éstos no concurran en la misma persona. g. Organización de investigación por contrato (CRO): persona física o jurídica contratada por el promotor para realizar funciones o deberes del promotor en relación con el ensayo clínico. h. Investigador: médico o persona que ejerce una profesión reconocida para llevar a cabo investigaciones en razón de su formación científica y de su experiencia en la atención sanitaria requerida. El investigador es responsable de la realización del ensayo clínico en un centro. Si es un equipo el que realiza el ensayo en un centro, el investigador es el responsable del equipo y puede denominarse investigador principal. (...) j. Manual del investigador: conjunto de datos clínicos y no clínicos sobre el medicamento en investigación pertinente para el estudio de dicho medicamento en seres humanos. k. Protocolo: documento donde se describen los objetivos, el diseño, la metodología, las consideraciones estadísticas y la organización de un ensayo. El término protocolo se refiere al protocolo original, a sus sucesivas versiones y a sus modificaciones. l. Sujeto del ensayo: individuo que participa en un ensayo clínico, bien recibiendo el medicamento en investigación, bien como control. m. Consentimiento informado: decisión, que debe figurar por escrito y estar fechada y firmada, de participar en un ensayo clínico adoptada voluntariamente por una persona capaz de dar su consentimiento tras haber sido debidamente informada y documentada acerca de su naturaleza, importancia, implicaciones y riesgos. En el supuesto de que el sujeto tenga un impedimento para escribir, el consentimiento podrá otorgarse en casos excepcionales de forma oral en presencia de al menos un testigo. Cuando el sujeto del ensayo no sea una persona capaz para dar su consentimiento, la decisión deberá adoptarse por su representante legal en los términos previstos en el artículo 7. n. (CEIC): organismo independiente, constituido por profesionales sanitarios y miembros no sanitarios, encargado de velar por la protección de los derechos, seguridad y bienestar de los sujetos que participen en un ensayo y de ofrecer garantía pública al respecto, mediante un dictamen sobre el protocolo del ensayo, la idoneidad de los investigadores y la adecuación de las instalaciones, así como los métodos y los documentos que 123

126 vayan a utilizarse para informar a los sujetos del ensayo con el fin de obtener su consentimiento informado. En el caso de ensayos clínicos multicéntricos, el encargado de emitir el dictamen se denomina de Referencia. ñ. Inspección: revisión oficial por una autoridad competente de los documentos, las instalaciones, los archivos, los sistemas de garantía de calidad y cualesquiera otros elementos que la autoridad competente considere relacionados con el ensayo clínico y que puedan encontrarse en el lugar del ensayo, en las instalaciones del promotor y/o de la organización de investigación por contrato, o en cualquier otro establecimiento que la autoridad competente considere oportuno inspeccionar. (..) Anexo 2.- Guía de Visita de Inicio Durante la presentación de cada ensayo clínico se completa la Guía de Visita de Inicio. En ella se refleja el investigador principal, promotor, CRO, datos del CRA, y cuestiones relacionadas con la medicación, posología, gestión de envíos, recepción de medicación, activación, Esta guía pretende ser un lugar de consulta para todas aquellas dudas que pudieran surgir durante el desarrollo del ensayo clínico. En el desarrollo de la visita, esta guía juega un papel importante, ya que permite abordar todas las cuestiones de forma ordenada y precisa. Anexo 3.- Informe mensual de consumos Se presenta en este informe los datos económicos de la medicación utilizada en pacientes incluidos en Ensayos Clínicos. En la primera parte del informe, Medicación consumida del Servicio de Farmacia en tratamientos oncológicos, se calcula el precio de los viales que por contrato no aportan los promotores. La segunda parte, Medicación aportada por promotores, sólo hace referencia a la medicación ya comercializada, calculando su valor con el PVF (Precio de Venta a Farmacia). No se incluyen moléculas en estudio ni presentaciones no comercializadas. En la tercera tabla se muestran los fármacos no relevantes, aquellos que estan todavía en fases de investigación, o cuya presentación no es comercial. Anexo 4: Seguimiento de temperatura de conservación de medicamentos termolábiles a nivel domiciliario en el HCUV El Servicio de Farmacia del HCUV participa en el Estudio de temperatura de conservación de medicamentos termolábiles a nivel domiciliario. Se trata de un estudio multicéntrico, observacional, prospectivo, donde el objetivo es obtener datos sobre la conservación a nivel domiciliario de los medicamentos termolábiles dispensados desde el Servicio de Farmacia a pacientes externos. Independientemente de este estudio y aprovechando la tecnología adquirida, con el objetivo de mejorar la calidad de dispensación y conservación de las muestras de Ensayos Clínicos, se realizará el control de temperatura a nivel domiciliario, de forma sistemática, de los medicamentos que deban conservarse en nevera, para garantizar la total trazabilidad térmica del fármaco desde su fabricación hasta su administración. La Fundación para la Investigación ha adquirido para el Servicio de Farmacia la tecnología necesaria para desarrollar estos dos proyectos, que se materializan en sendos equipos PDA, con lector de etiquetas por radiofrecuencia acoplable al PDA, así como las tarjetas lectoras que se dispensan al paciente junto a la medicación. Se trata de dispositivos electrónicos del tamaño de una tarjeta de crédito, programados por el farmacéutico en presencia del paciente, y que se adhieren a las cajas dispensadas. La lectura se realiza en la siguiente 124 visita, dando la información necesaria al paciente para garantizar la correcta conservación de fármacos termolábiles. Cada tarjeta tiene una capacidad máxima de 711 mediciones, siendo conservadas en forma de

127 Con este proyecto se pretende garantizar la correcta conservación, por parte del paciente, de aquellos medicamentos de ensayos clínicos que deban conservarse en nevera. Tabla y gráfica de temperaturas 125