El experto responde. - Encuentro - Entidades de impartición: papel y obligaciones en el nuevo marco normativo 30/03/16

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1 El experto responde - Encuentro - Entidades de impartición: papel y obligaciones en el nuevo marco normativo 30/03/16 Marisa Cosmen Responsable de Unidad Responsable de Servicio al Cliente y Orientación

2 Entidades de impartición: papel y obligaciones en el nuevo marco normativo Preguntas y respuestas Qué responsabilidad tengo si una empresa para la que imparto formación no me indica que tiene una empresa externa y/o una empresa grabadora e datos? lo comento porque en el caso de tener una empresa externa debería ser ésta la que me pagara el servicio de formación. Las empresas pueden optar por organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, en cuyo caso podrían disponer de una entidad externa cuyas funciones se limiten exclusivamente a gestiones administrativas necesarias para la correcta aplicación de las bonificaciones. En este caso, la contratación de las entidades de formación la realizará la propia empresa que organiza su formación. Por otro lado, si la empresa optase por encomendar la organización de la formación a una entidad externa, es ésta la que debe contratar a la entidad de formación. En este último caso, de no proceder según lo establecido, se estará a lo dispuesto en el apartado correspondiente de Infracciones y Sanciones. Una organizadora contrata a una entidad Impartidora que utiliza un Formador de otra entidad del mismo Grupo empresarial. sería bonificable esta acción, o no sería bonificable por considerarse subcontratación? utilizar personal de un mismo Grupo que consolidad cuentas, se consideraría subcontratación? El caso que hablamos es que la entidad impartidora utiliza personal propio, pero en alguna jornada de los cursos el docente es de otra empresa del grupo (por su especialización) En la pregunta no queda claro si la organización la realiza una entidad externa o una empresa del grupo. En el caso de que organice una entidad externa ésta podrá contratar a la entidad de formación acreditada y/o inscrita que imparta las acciones formativas. Ni la actividad de organización ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación. No se considera subcontratación la contratación del personal docente (en este caso, se recomienda contratar con persona física). En el caso que se plantea, dado que el formador pertenece a otra entidad, no podrá ser contratado por la entidad que imparte. Si organiza una empresa del grupo empresarial, cualquiera de las empresas del grupo podrá impartir la formación o contratarla con una entidad de formación. En este caso, tampoco la actividad de organización, ni la de impartición podrán ser objeto de subcontratación. No se considera subcontratación la contratación del personal docente (en este caso, se recomienda contratar con persona física). 1

3 Una consultora que también hace formación: podría impartir formación que no tenga que ver con su sector, siempre que el curriculum del formador lo justifique? P.Ej. una consultora de ingeniería, que imparte un curso de Excel, porque un informático en plantilla está capacitado y su curriculum lo permite. En relación con su consulta, le informamos que las entidades de formación deben de estar acreditadas y/o inscritas en el registro de la Administración pública competente siempre que la formación sea organizada por una entidad externa. En el caso de que la empresa organice su propia formación podrá impartirla con medios propios o contratar a la entidad de formación que considere más adecuada. En todo caso, las entidades de impartición deberán cumplir con los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 30/2015. Somos una organizadora que contrata a Entidad Acreditada por la FLC (con la Declaración Responsable presentada). Esta entidad nos da un precio por tipo de curso. Precios de mercado. Al cabo del año actuamos de organizadora para muchos clientes en este tipo de formación. Nosotros siempre pagamos el mismo precio por alumno, pero sabemos que el número de alumnos de los cursos es muy variable. Está claro que una entidad como esta no puede decir (sin mentir) que se ha gastado lo mismo en una formación presencial de 20h para 5 trabajadores, que en otra formación igual para 20 trabajadores. Al trasladarle la respuesta del Encuentro (03), donde se dice que les pueden solicitar el desglose y cálculo de los costes directamente relacionados con la facturación emitida en concepto de impartición, nos indican que ellos al cabo del año en unos cursos ganan más, en otros menos, y en otros incluso pierden dinero, pero que en el global les interesa. No pueden ir cambiando el precio por alumno, en función de los alumnos que finalmente asisten. La pregunta es: no se puede trabajar con empresas Formadoras que aún cobrando precio de mercado y ajustado al módulo económico correspondiente, no justifiquen con detalle todos sus gastos? Las entidades de formación están sujetas a las actuaciones de seguimiento y control que realiza la administración competente que son necesarias para el correcto funcionamiento del Sistema. Por otra parte, se señala que las inscripciones y acreditaciones de las entidades de formación se otorgan por la administración competente independientemente que para determinada formación del sector de la construcción el centro tenga que estar homologado por la FLC. 2

4 Qué control ó seguimiento se lleva en cada curso? Qué documentación necesitamos tener justificativa de cada curso? Respecto a la actividad de la empresa participante, un trabajador Como nos limita la actividad de una empresa y la ocupación del alumno dentro de esa empresa para la elección de un curso? Pueden realizar distintos cursos para promocionarse distinto de la ocupación del alumno? qué cursos son los genéricos que podrían hacer cualquier sector? Las actuaciones de seguimiento y control que realizan las diferentes administraciones públicas están recogidas en el artículo 30 de la Orden TAS 2307/2007, de 27 de julio y son las siguientes: Actuaciones en tiempo real. Actuaciones ex-post. Comprobación de las bonificaciones aplicadas. Actuaciones específicas en virtud de denuncias o de la existencia de indicios de fraude o irregularidades en la ejecución de la actividad formativa. En todo caso, se deberá disponer de toda la documentación justificativa relativa a la formación realizada. Les informamos que la formación se programa por las propias empresas, atendiendo a sus necesidades y ajustando las competencias de sus trabajadores a los requerimientos cambiantes, teniendo en cuenta que la formación que pretendan realizar deberá guardar relación con la actividad de la empresa. Está ya disponible en la web la opción de registrarse como empresa formadora para estar incluido en el "Listado de empresas formadoras". Le informamos que la inscripción y/o acreditación debe realizarse ante la Administración pública competente, es decir, el Servicio Público de Empleo, bien autonómico, bien estatal, dependiendo de la ubicación de los centros de trabajo de la entidad de formación. Las sociedades mercantiles que imparten formación a sus clientes, qué contrato deben presentar a sus clientes para que estos puedan bonificar esta formación recibida? Si la formación que se imparte no entra dentro del catálogo de especialidades, Qué requisitos debe cumplir la formación para ser bonificable? y cuál es el modelo de declaración responsable que debemos presentar ante el órgano competente de la CCAA? Gracias. Saludos Las entidades de formación suscribirán los contratos que estimen convenientes con sus clientes. Solamente en el caso de que la empresa opte por encomendar la organización a una entidad externa, deberá suscribir con ella el Contrato de Encomienda de la organización de la formación disponible en nuestra web, y esta entidad será quién contrate a la entidad que imparte, que deberá estar inscrita y/o acreditada. 3

5 En el caso de que la empresa organice su propia formación podrá contratar directamente a la entidad que imparte firmando para ello el contrato que estime conveniente. Los requisitos que debe cumplir la formación para ser bonificable están recogidos en la normativa vigente. En cuanto al modelo de declaración responsable se estará a lo dispuesto por la CCAA correspondiente. Buenos días es posible bonificar un curso como entidad organizadora e impartidora en el que los formadores son autónomos-persona física. En ningún caso las actividades de organización e impartición pueden ser objeto de subcontratación. No se considera subcontratación la contratación del personal docente (en este caso, se recomienda contratar con persona física). Buenos días, Somos una entidad formadora y tenemos clientes que nos piden que les gestionemos la tramitación de la bonificación, porque sabemos cómo hacerlo, y ellos no. Nuestros clientes son empresas. Cada acción formativa está integrada por participantes de la misma empresa. La formación se realiza en las instalaciones del cliente. Si impartimos la formación y les gestionamos la tramitación de la bonificación, con qué perfil debemos entrar en la aplicación? procede firmar el contrato de encomienda en estos casos? deberíamos firmar otro tipo de contrato? la documentación -control de asistencia- la prepararíamos como empresa agrupada o bonificada? Si la actiidad a desempeñar se limita a las funciones de gestión administrativa, y de la pregunta se deduce que su entidad imparte y además le solicitan realizar los trámites en la aplicación, no se entiende que sea una entidad externa a la que se le encomienda la organización de la formación. En este caso, las empresas deberán acceder con perfil de bonificada y darles acceso a ustedes como gestores de la aplicación. En consecuencia, el contrato que procede suscribir por las partes, no es el de encomienda, sino un contrato que recoja el servicio prestado y su contraprestación. Cómo se dirime la responsabilidad solidaria entre empresa bonificada, entidad impartidora y entidad organizadora ante cualquier error de una de las partes? Para poder dar respuesta a su consulta, hay que estudiar cada caso en particular y dirimir la actuación dolosa al respecto, siendo consecuente con las obligaciones establecidas para cada parte, las cuales vienen derivadas en la normativa aplicable al efecto. Qué entiende la FEFE/SEPE por "Homologación del Centro de Formación para la impartición de una acción formativa bonificable mediante Permiso Individual de Formación"? A qué tipo de homologación se refiere? A qué tipo de acreditación? 4

6 Los permisos individuales de formación requieren que las acreditaciones sean oficiales, es decir, aquellas que estando previstas en la normativa estatal hayan sido expedidas por la administración competente y publicadas en el boletín oficial correspondiente. Qué novedades de documentación debe solicitar una Entidad Organizadora a una Entidad Formadora desde la aprobación del RD 30/2015 y la Ley 4/2015? Copia de la Declaración Responsable sellada por la autoridad competente; Factura de la formación... qué más? Las entidades de formación que hayan sido contratadas por una entidad externa deberán estar acreditadas y/o inscritas ante la Administración competente, asumiendo las obligaciones inherentes en los artículos 15 y 16 de la Ley 30/2015, 9 de septiembre, por el que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral. Las Entidades formadoras cuando la acción formativa sea bonificada, incluso si no media intervención de Entidades Organizadoras, están obligadas a emitir sus Diplomas con el contenido mínimo exigido de Acción Formativa, Grupo, Objetivo, Temario, modalidad de impartición, número de horas...? Y si ese requisito lo cumple la Entidad Organizadora, ello libera de la obligación de todo ese detalle en los Diplomas de la Entidad Formadora?. Las entidades de formación deben emitir los diplomas tras la impartición de la formación realizada con al menos el contenido que figura en los diplomas disponibles en la aplicación telemática. Responsabilidad de los centros de formación: (Entendemos que se está a la espera del desarrollo reglamentario para determinar al detalle este tema, no obstante, dada su importancia les rogamos sean todo lo explícito que puedan.) En el caso de que una entidad organizadora contrate la impartición de determinadas acciones formativas a un centro de formación que cumpla todos los requisitos legales para realizar la impartición en el régimen de formación programada, qué responsabilidad tienen los centros que habiendo cumplido escrupulosamente todas sus obligaciones legales y contractuales a la hora de impartir la formación programada contratada se vean envueltos en expedientes de devolución o sancionadores por errores o falsedades de terceros, es decir, los que cometan la entidad organizadora o la empresa que ha encomendado la formación? Si tiene alguna responsabilidad por errores o falsedades de terceros, qué capacidad de control legal tiene el centro de formación sobre la empresa o la entidad organizadora? Gracias. 5

7 Las entidades de formación que hayan sido contratadas con una entidad externa deberán estar acreditadas y/o inscritas ante la Administración competente, asumiendo las obligaciones inherentes en los artículos 15 y 16 de la Ley 30/2015, 9 de septiembre, por el que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral. En relación con la responsabilidad de las mismas se estará a lo dispuesto en el Capítulo IV de la mencionada Ley y a lo previsto en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. Buenos días Trabajo en una empresa de formación (Ladat Studios). Hace poco tiempo ha contactado con nosotros una empresa turística interesada en que proporcionemos formación especializada a sus trabajadores. Me gustaría saber qué requisitos hacen falta para inscribirnos en el registro como entidad de formación con el objetivo de que esa empresa pueda beneficiarse de la formación bonificada. y cuáles son los pasos que hemos de cumplir según la normativa vigente para impartir formación bonificada a terceras personas. En relación con su consulta, le informamos que las entidades de formación deben de estar acreditadas y/o inscritas en el registro de la Administración pública competente siempre que la formación sea organizada por una entidad externa. En el caso de que la empresa organice su propia formación podrá impartirla con medios propios o contratar a la entidad de formación que considere más adecuada. En todo caso, las entidades de impartición deberán cumplir con los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 30/2015. Buenos días, En la formación programada por las empresas es obligación de la entidades de impartición facilitar claves de acceso para facilitar la función de seguimiento a los órganos de control para la modalidad de teleformación o mixta, pero hasta cuándo debe estar esta matricula activa desde la fecha fin de la formación? Muchas gracias. Las entidades de formación han de facilitar dicha clave para poder realizar las labores de seguimiento y control en las plataformas de teleformación. Para ello, deberían disponer de una copia de seguridad del curso realizado ante posibles actuaciones de control posterior. En todo caso, toda la información deberá estar a disposición de los órganos de control 4 años desde la finalización de la formación. Las personas físicas en régimen autónomo pueden inscribirse como entidades de impartición de formación en el correspondiente registro cuando su actividad se realiza en la sede física de la entidad organizadora? En relación con su consulta, le informamos que las entidades de formación deben de estar acreditadas y/o inscritas en el registro de la Administración pública competente siempre que la formación sea organizada por una entidad externa. 6

8 Buenos días, Para la impartición de formación distinta de las especialidades previstas en el Catálogo de especialidades formativas, qué requisitos han de cumplir los docentes? Muchas gracias. Los docentes deberán tener un perfil suficiente, tanto académico como profesional, que garantice la adecuada impartición de la formación y con una calidad acorde a la formación que pretendan impartir. Cuáles son los requisitos para realizar un cambio de tutor en medio de una acción formativa? Existe algún requisito temporal que limite este cambio de tutor? (por ejemplo pueden requerirse cambios de tutor por bajas por accidente, enfermedad, maternidad, etc.). Una vez iniciada la acción formativa se permitiría un cambio de tutor para efectuar una redistribución de los mismos con el objetivo de mejorar las tutorías? El cambio de tutores deberá estar debidamente justificado como causa de fuerza mayor. Es necesario comunicar al inicio de la acción formativa quienes son las personas que se van a encargar de tutorizar cada grupo de alumnos? Sí, de acuerdo a la información solicitada en la comunicación de inicio de la acción formativa. Hola. Trabajo en una consultora como socia trabajadora junto a otra socia, nos dedicamos a formación y recursos humanos. No somos entidad organizadora pero si formadora. Tanto ella como yo tenemos experiencia como formadoras en diferentes líneas. Nuestra principal duda es si una entidad organizadora puede contratar nuestros servicios como entidad formadora, y si puede hacerlo, queremos saber si sólo puede ser en una formación que impartamos directamente nosotras, o si pueda hacerlo algún colaborador mercantil de nuestro equipo de trabajo. Como entidad formadora, deberán estar acreditadas y/o inscritas para poder impartir la formación tras ser contratadas por una entidad externa que organiza la formación a una empresa que quiera bonificarse. En ningún caso las actividades de organización e impartición pueden ser objeto de subcontratación. No se considera subcontratación la contratación del personal docente (en este caso, se recomienda contratar con persona física). Cabe la posibilidad de que la función de tutor sea compartida por dos o más personas y el alumno disponga de uno u otro tutor dependiendo de la disponibilidad de éste? (esto solucionaría posibles ausencias de una persona que ejerza de tutor como bajas por enfermedad o vacaciones). Sí, siempre que se cumpla con los límites establecidos en la normativa vigente de 80 alumnos por tutor, y se comunique dicha circunstancia en la aplicación telemática. 7

9 Qué plazo máximo tiene una Entidad externa organizadora de la formación que ha contratado a otra entidad para que imparta la formación de abonarle sus servicios, una vez que las empresas ya han abonado su parte y se lo han bonificado? Qué pasos puede seguir la entidad externa contratada para impartir la formación en caso de que no cobren? Qué consecuencias puede tener para la entidad organizadora el no abonar la formación a la entidad formativa contratada para la impartición? El plazo para abonar las facturas finaliza el último día hábil de presentación del boletín de cotización correspondiente al mes de diciembre de dicho ejercicio económico. En caso de no haber cobrado podrá emprender las acciones legales que considere contra la entidad de impartición. Respecto a los tutores: Cabe la posibilidad de que la función de tutor sea compartida por dos o más personas y el alumno disponga de uno u otro tutor dependiendo de la disponibilidad de éste? (esto solucionaría posibles ausencias de una persona que ejerza de tutor como bajas por enfermedad o vacaciones). Es necesario comunicar al inicio de la acción formativa quienes son las personas que se van a encargar de tutorizar cada grupo de alumnos? Cuáles son los requisitos para realizar un cambio de tutor en medio de una acción formativa? Existe algún requisito temporal que limite este cambio de tutor? (por ejemplo pueden requerirse cambios de tutor por bajas por accidente, enfermedad, maternidad, etc.). Una vez iniciada la acción formativa se permitiría un cambio de tutor para efectuar una redistribución de los mismos con el objetivo de mejorar las tutorías? El número de tutores disponibles puede ser superior a 1, debiendo comunicarse sus datos al incio de la acción formativa. El cambio de tutores deberá estar debidamente justificado como causa de fuerza mayor. 8