DOCUMENTO EXPLICATIVO SOBRE CÓMO OTRAS ENTIDADES PUEDEN ADHERIRSE A LA PLATAFORMA Y DE LOS DERECHOS Y DEBERES QUE, EN SU CASO, DEBEN ATENDER

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1 DOCUMENTO EXPLICATIVO SOBRE CÓMO OTRAS ENTIDADES PUEDEN ADHERIRSE A LA PLATAFORMA Y DE LOS DERECHOS Y DEBERES QUE, EN SU CASO, DEBEN ATENDER El Decreto 87/2010, de 21 de mayo, del Consell establece las condiciones técnicas y normativas para el uso de la Plataforma de Facturación Electrónica de la Generalitat, Ge-factura. La Generalitat avanza y profundiza en la modernización de su Administración con la puesta en marcha de esta Plataforma al ampliar los procesos de gestión a los que se aplican las nuevas tecnologías. El Consell consciente de la importancia de coordinar mecanismos que permitan la facturación electrónica de los proveedores de cualquier administración pública valenciana a través de cauces unificados, y con el ánimo de que la utilización de las nuevas tecnologías se extienda a otras Administraciones distintas de la del Consell, previó en el artículo 3 del Decreto 87/2010 que las entidades, empresas y demás sector público de la Generalitat, otras instituciones de autogobierno, universidades y entidades locales de la Comunitat Valenciana, puedan adherirse a la Plataforma para su utilización. Atiende la anterior previsión al deseo de hacer efectivos criterios que deben regir el funcionamiento de la Administración Pública de la Generalitat conforme a la Ley 5/1983, de 30 de diciembre, del Consell, tales como el de eficacia, coordinación y actuación dentro de la mayor economía de medios que permita la obtención de los fines que tiene encomendados. El presente documento, que consta de cinco apartados, tiene por objeto explicar la manera en que las entidades del artículo 3 del Decreto 87/2010, de 21 de mayo, pueden solicitar la adhesión a la Plataforma, así como aspectos sobre su funcionamiento y sobre obligaciones a las que las entidades adheridas, en su caso, deben atender. I.- FUNCIONAMIENTO DE LA PLATAFORMA. La Plataforma se configura en torno de la existencia de dominios de información que en Ge-factura son de dos tipos según el conjunto de información que almacenen: a) dominio de entidad y 1

2 b) dominio único proveedores. a) Dominio de entidad. Se denomina dominio de entidad al entorno informático que contiene todas las facturas electrónicas recibidas a través de la Plataforma Ge-factura para una entidad titular de dominio y para, en su caso, las entidades integradas en ella, así como el conjunto de todos los usuarios autorizados como personal de la Administración Pública correspondiente. b) Dominio único de proveedores. Se denomina dominio único de proveedores, dentro de la Plataforma Gefactura, al subsistema de información que recoge los datos de todos los proveedores registrados en la plataforma así como el conjunto de facturas grabadas y/o emitidas por ellos. El software que la plataforma pone a disposición de los proveedores para que accedan a este dominio, restringiendo dicho acceso al subconjunto de las facturas propias, es único y solamente modificable por la Generalitat. II.- ENTIDADES ADHERIBLES Y CÓMO SOLICITAR LA ADHESIÓN Cualquiera de las entidades enumeradas en el artículo 3 del Decreto 87/2010, de 21 de mayo, puede solicitar la inclusión en la Plataforma Ge-factura para recibir, a través de ella, las facturas electrónicas de las que sea destinatario. Artículo 3. Ámbito de aplicación. 1. El presente Decreto será de aplicación a la administración de la Generalitat y a sus entidades autónomas. 2. Las empresas y demás sector público de la Generalitat, instituciones de autogobierno del artículo 20.3 del Estatut d'autonomia de la Comunitat Valenciana y Les Corts podrán adherirse a la Plataforma Ge-factura a través del mecanismo que en cada caso proceda en función de la utilización que se haga de ella. 3. Las universidades públicas y entidades locales de la Comunitat Valenciana podrán utilizar la Plataforma de Facturación Electrónica de la Generalitat mediante la suscripción del instrumento que proceda. Para ello, a través del correo cau_gedominio@gva.es solicitará que le sea remitida la documentación necesaria para la adhesión. En el formulario de solicitud deberá seleccionar la modalidad de adhesión: 2

3 - ENTIDAD TITULAR DE DOMINIO MONOENTIDAD. En esta modalidad se configurará un dominio de entidad en el que sólo se dé cabida a las facturas cuyo destinatario sea la entidad titular solicitante. - ENTIDAD INTEGRADORA MULTIENTIDAD. En esta modalidad se configurará un dominio de entidad que dé soporte a la recepción de facturas electrónicas emitidas tanto a la entidad titular como a otras administraciones y entidades públicas valencianas integradas (*). En cualquiera de los casos, a la entidad solicitante, se le denominará entidad titular del dominio. (*)Por su parte, las ENTIDADES INTEGRADAS son aquéllas que no siendo titulares de un dominio propio, se integran en el dominio de otra entidad para la recepción de sus facturas electrónicas. Estas entidades deberán dirigir la solicitud de adhesión a la ENTIDAD INTEGRADORA MULTIENTIDAD a la que quieran incorporarse. La ENTIDAD INTEGRADORA MULTIENTIDAD deberá remitir a la Subsecretaría de la Conselleria de Hacienda y Administración Pública: - la relación de las entidades que se vayan integrando en su dominio con una periodicidad de seis meses desde el último envío; - el consentimiento por escrito de las entidades integradas para la recepción de facturas a través de la Plataforma Ge-factura de las Entidades Integradas dentro del dominio de la que es entidad titular, conforme a lo regulado en la disposición adicional del Decreto 87/2010, de 21 de mayo y - el personal que en su organización y en la de las entidades integradas es el responsable del funcionamiento de la Plataforma Ge-factura en esos ámbitos, así como los cambios que en el mismo se produzcan Asimismo la ENTIDAD INTEGRADORA MULTIENTIDAD deberá conservar la documentación en la que las entidades integradas se comprometen al cumplimiento de las obligaciones que la adhesión a la Plataforma Ge-factura supone. III. -MODALIDADES DE PUESTA A DISPOSICIÓN DE LA PLATAFORMA GE-FACTURA. La Plataforma Ge-factura se pone a disposición de las entidades adheridas mediante la instalación del software de la plataforma en dependencias de la 3

4 Generalitat o mediante la contratación con un tercero la prestación del servicio de la Plataforma Ge-factura en modo ASP o Software como servicio 1. La opción que la Generalitat escoja en cada momento será vinculante para la entidad adherida. IV.- EXTRACTO DE LAS CONDICIONES GENERALES y ESPECÍFICAS QUE UNA ENTIDAD TITULAR DE DOMINIO DEBE CUMPLIR Para ser autorizadas a adherirse a la Plataforma Ge-factura, las entidades han de comprometerse a utilizarla en los términos que se establecen en la normativa que regula el funcionamiento de la Plataforma así como en el documento de condiciones generales de utilización de la misma, de las que a continuación se transcribe un extracto, y que debe remitirse junto a la solicitud de adhesión. En cuanto al dominio de entidad. - contratar, en su caso, el servicio ASP para la facturación electrónica con el proveedor de ese servicio a la Administración de la Generalitat, conforme al mismo Acuerdo de Nivel de Servicio contratado por ésta. - desarrollar, por su cuenta, con el proveedor del servicio del apartado anterior, las adaptaciones informáticas o particularidades para el dominio-entidad siempre que éstas no afecten al rendimiento global de la Plataforma Ge-factura ni afecten al funcionamiento de otras entidades y hacer frente a las obligaciones económicas que el desarrollo de dichas peculiaridades impliquen. - la gestión interna de los permisos para que los empleados públicos de la entidad accedan a la plataforma como usuarios-gestores de ella. El acceso podrá ser a la totalidad del dominio o a un subconjunto; - formar y dar soporte a los usuarios de las entidades integradas en el dominio, si es el caso; 1 Un proveedor de servicios de aplicación o ASP (del inglés, Application Service Provider) es una empresa que ofrece servicios de computación a sus clientes a través de una red. El software ofertado mediante un modelo ASP es conocido también como Software a demanda o Software como Servicio (SaaS). El sentido más restrictivo del término sería el de facilitar el acceso a un programa de aplicación (tales como gestión de relaciones con clientes), vía un protocolo estándar como HTTP. La necesidad de los ASP ha surgido a partir del aumento de costes que suponen los programas informáticos especializados, que han superado con creces el rango de precios asumibles por las pequeñas y medianas empresas. A través del modelo ASP, la complejidad y los costes de dicho software se pueden reducir. Además, la cuestión relativa a la actualización de dicho software se sustrae al cliente final al trasladar al ASP la responsabilidad de mantener actualizados los servicios, de apoyo técnico 24 x 7, de seguridad física y electrónica y soporte integrado de la continuidad del negocio y de trabajo flexible. 4

5 - disponer de los mecanismos técnicos y organizativos internos de seguridad necesarios para que sólo las personas autorizadas sean las que acceden a la aplicación así como adoptar las medidas técnicas y organizativas para que las obligaciones que la normativa en materia de protección de datos exige en cada momento para el tratamiento y gestión de datos de carácter personal se cumplan. - decidir cómo realizar la administración de los departamentos destinatarios y - resolver las incidencias relacionadas con el uso del dominio de entidad del que es titular En cuanto al dominio de proveedores - gestionar el alta de los proveedores que conforme al procedimiento del artículo 5.2.b) del Decreto 87/2010, de 21 de mayo, hayan presentado sus solicitudes en los registros generales o en su caso, auxiliares, de la entidad titular del dominio o si es el caso de cualquiera de sus entidades integradas en coordinación con las directrices marcadas por la Generalitat y establecer el procedimiento interno que permita que la solicitud de alta de proveedor y la documentación adicional presentada es estudiada debidamente por los órganos competentes de su organización para verificar que el solicitante ostenta la capacidad legal suficiente en Derecho para representar a la empresa de la que pretende el alta en la Plataforma Ge-factura como proveedor; - fomentar la difusión de la utilización de ge-factura entre sus proveedores habituales y los que ha dado de alta por el procedimiento del artículo 5.2b) del Decreto 87/2010, de 21 de mayo. V.- ENTIDADES INTEGRADAS Las entidades integradas deberán cumplir aquellas condiciones generales y específicas que le exija la entidad integradora fruto de la normativa reguladora de la plataforma Ge-factura y aquellas establecidas por la entidad titular del dominio en el que se integran. VI.- PROCEDIMIENTO DE ALTA DE LOS PROVEEDORES. Cuando un proveedor solicita el alta en Ge-factura lo hace para cualquiera de los dominios creados en Ge-factura. Hay dos mecanismos para dar de alta a proveedores: 5

6 - Electrónicamente, mediante el uso de medios electrónicos de identificación a los que se da publicidad en la dirección El alta se realiza a través de una aplicación informática propiedad de la Generalitat y disponible asimismo en la dirección electrónica - Tramitación presencial, sin la utilización de medios electrónicos de identificación. Se realiza en la Plataforma Ge-factura a través de una aplicación integrante de ella y bajo la responsabilidad de la entidad titular del dominio que gestione dicha alta. La entidad titular adherida deberá establecer un procedimiento mediante el que la solicitud, la documentación y demás requerimientos necesarios recibidos sean estudiados a efectos de verificar la capacidad legal del solicitante para representar a la empresa objeto del alta. Asimismo, la entidad adherida a la Plataforma Ge-factura habilitará usuarios autorizados de la Plataforma que serán los encargados de dar de alta las solicitudes de nuevos proveedores que lleguen a sus registros generales. El alta de un proveedor en la Plataforma Ge-factura le habilita para el envío de facturas a cualquiera de los dominios de entidad que conforman la Plataforma en cada momento con independencia del procedimiento a través del que ha sido dado de alta. 6