Profesionalice su servicio de correo electrónico. Cuándo es el mejor momento para pasar al correo corporativo?

Transcripción

1 Profesionalice su servicio de correo electrónico Cuándo es el mejor momento para pasar al correo corporativo?

2 Tabla de contenidos 2 Resumen ejecutivo 3 Listo para empezar a usar una solución inteligente de correo corporativo? 3 Es el momento de 3 Sacar el máximo partido al correo electrónico 7 Ahorrar recursos y espacio de almacenamiento Simplificar la gestión del correo electrónico Resumen ejecutivo Los servicios de correo corporativo de pago hospedado ofrecen muchas ventajas, como la mejora en la seguridad y la facilidad de uso. Lo que muchos empresarios y profesionales de las TI pasan por alto es que el ahorro en recursos de TI también aporta grandes beneficios. En este libro descubrirá: Por qué Microsoft Exchange Online es más eficaz que las soluciones gratuitas de correo electrónico Cómo se combinan Office 365 y Exchange Online para formar una potente a sociación en beneficio de la pequeña y la mediana empresa (PYMES) Cómo trabaja Exchange Online para aligerar la carga de trabajo de los departamentos de TI y convertir la migración del correo electrónico en un proceso rápido y sencillo 2 Conclusión The End of As You Know It - Table of Contents 2

3 Listo para empezar a usar una solución inteligente de correo corporativo? El paso de un servicio gratuito de correo corporativo a uno hospedado de pago es una decisión que implica una gran responsabilidad. Gracias al correo corporativo hospedado de Microsoft, ahora es más fácil que nunca dotar a su organización del acceso al correo electrónico que necesita para mantener el nivel de profesionalidad y de producción sin hacer estragos en el presupuesto. Cómo decidir cuál es el momento adecuado para migrar el servicio de correo de su organización a uno de nivel corporativo? Existen tres grandes indicativos de que debería plantearse la implantación de Exchange Online: Es el momento de sacar el máximo partido a su correo electrónico Generalmente, los servicios gratuitos de correo electrónico están diseñados para el usuario particular. Muchas empresas los usan en sus inicios, pero con el tiempo sus necesidades sobrepasan la capacidad de estas soluciones para particulares. Cuando la implementación de soluciones tecnológicas de nivel empresarial comienza a ganar prioridad, el correo electrónico suele estar al principio de la lista. Aquí es donde entran en juego los servicios de correo electrónico de pago como Exchange Online. El correo electrónico de pago proporciona un mayor grado de seguridad y funciones adicionales como: Soporte para direcciones de correo personalizadas Más espacio de almacenamiento en la nube para los mensajes Herramientas de colaboración Mejor compatibilidad con IMAP para poder acceder fácilmente a los mensajes desde cualquier dispositivo Filtros para proteger los buzones del malware y el correo electrónico no deseado Prevención contra la pérdida de datos Exchange Online es más seguro que los servicios gratuitos de correo electrónico, y garantiza el respaldo de la red global de centros de datos de Microsoft independientemente del punto de acceso o del dispositivo que se utilice. Otra gran ventaja para la empresa? Elimina toda la publicidad y el correo no deseado. Exchange Online es más seguro que los servicios gratuitos de correo electrónico, y garantiza el respaldo de la red global de centros de datos de Microsoft independientemente del punto de acceso o del dispositivo que se utilice. Si además se combina con Office 365, el resultado es una potente solución que incluye herramientas de productividad empresarial capaces de proteger y respaldar todos sus datos. 3 Profesionalice su servicio de correo electrónico: Listo para empezar a usar una solución inteligente de correo corporativo? Profesionalice su servicio de correo electrónico: Llegó la hora de sacar el máximo partido a su correo electrónico 4

4 Por qué merece la pena pagar por un servicio de correo corporativo Exchange Online ofrece importantes beneficios a largo plazo. Cuando los sistemas de correo electrónico se colapsan o sufren el ataque de algún virus, los equipos de TI no tienen tiempo que perder. Exchange es ideal para muchas empresas medianas y pequeñas que se encuentran al borde de sus capacidades, pues permite hacer más con menos personal. La combinación de Office 365 con Exchange Online aporta un gran valor comercial Al margen del correo electrónico, no cabe ninguna duda de que Office 365 contribuye a incrementar la productividad de toda la empresa. Sus empleados ganan agilidad en el trabajo al poder acceder a sus documentos desde prácticamente cualquier lugar, mientras usted tiene la garantía de que sus herramientas y datos cuentan con la protección y el respaldo adecuados. Pero además, el uso de Office 365 junto con el servicio hospedado de Exchange supone un ahorro significativo. El paso a un servicio de correo corporativo hospedado también permite que los equipos de TI puedan concentrarse en sus funciones básicas. Al tener que gestionar menos incidencias de correo electrónico, el personal de TI dispone de un ancho de banda mayor para encontrar soluciones a otros problemas específicos de la empresa. Microsoft cuenta con una amplia red de servidores redundantes destinados a proteger el servidor de correo electrónico de posibles fallos, así como acuerdos a nivel de servicio para garantizar el máximo tiempo de actividad y reducir las probabilidades de que su organización sufra interrupciones en el servicio de correo electrónico (lo cual, a su vez, evita que el equipo de TI quede desbordado por las llamadas de los usuarios). Además de estar disponible como un servicio independiente, Exchange Online también se distribuye como parte de uno de los planes de Office 365. La combinación de Office 365 con Exchange Online puede reducir significativamente el precio del alojamiento de correo electrónico hospedado, al mismo tiempo que proporciona un paquete completo de software de productividad que incluye Office, Skype Empresarial y TB de almacenamiento en la nube con OneDrive para la Empresa. Asimismo, la integración con Outlook facilita la navegación, la jerarquización y la limpieza del correo electrónico, además de incluir funciones para adjuntar el archivo más reciente (a través de OneDrive), evitar errores frecuentes como «Responder a todos», entre otras. Esta integración también simplifica las tareas de planificación, al ofrecer una visualización del calendario más sencilla, y potencia la colaboración de forma remota. Si se tienen en cuenta todas sus funciones de seguridad, Office 365 podría considerarse incluso una ganga. El correo de Office 365 tiene otros competidores que van desde la certificación ISO a la SSAE o la HIPAA, pero sigue siendo más barato que mantener un servicio de correo local o adquirir a terceros un servicio hospedado de Exchange. VIRUS 5 Profesionalice su servicio de correo electrónico: Llegó la hora de sacar el máximo partido a su correo electrónico 6

5 2 Es el momento de ahorrar recursos y espacio de almacenamiento Es de dominio público que dirigir tu propia empresa puede resultar inquietante. En lo referente a la implementación de tecnología, la limitación de personal y la falta de recursos son solo algunas de las principales dificultades que suelen surgir. Exchange Online permite reducir parte de la carga de trabajo de los equipos de TI. Una experiencia fluida en cualquier dispositivo Exchange Online proporciona una gran capacidad de almacenamiento Los usuarios de servicios hospedados de Exchange disponen al menos de 50 GB de almacenamiento en el buzón de correo electrónico principal y pueden enviar mensajes de hasta 25 MB. Algunos planes ofrecen también almacenamiento ilimitado con archivo local. El archivado local elimina la necesidad usar archivos de almacenamiento personal (.pst) y permite a sus empleados almacenar mensajes en un buzón de archivo disponible en Microsoft Outlook 200 y en la aplicación web de Microsoft Outlook. Al combinarlo con Office 365, la capacidad de almacenamiento se amplía con TB de memoria de OneDrive para la Empresa. Con este servicio de almacenamiento basado en la nube, sus empleados podrán acceder a sus archivos prácticamente desde cualquier lugar, compartirlos con otros y controlar quién puede ver y editar cada archivo. Actualmente, sus empleados necesitan acceso a su correo a todas horas, estén donde estén y desde cualquier dispositivo. Los servicios hospedados de Exchange lo tienen en cuenta y proporcionan acceso al correo electrónico, el calendario y los contactos desde los principales navegadores y los dispositivos favoritos de sus trabajadores. La integración con Outlook permite disfrutar de una experiencia con el correo electrónico grata y familiar, además de ofrecer acceso sin conexión. A medida que crece el volumen de mensajes en las bandejas de entrada, los servicios de correo corporativo en la nube de Microsoft ayudan al personal a gestionar el correo de una manera más eficaz. Además contribuyen a aumentar la productividad y facilitan la colaboración en equipo, lo cual no solo es bueno para el negocio, sino también para el personal de TI y para los propios empleados. Por último, con las directias de dispositivos móviles se pueden crear listas de dispositivos autorizados, aplicar códigos PIN de bloqueo y, lo que es más importante, eliminar los datos TB confidenciales de los teléfonos perdidos. Aunque bastantes empresas pequeñas no creen que los dispositivos de sus empleados contengan muchos datos confidenciales, el 47 % afirma haber perdido algún dispositivo móvil. Vale la pena arriesgarse? 7 Profesionalice su servicio de correo electrónico: Es el momento de ahorrar tiempo y recursos 8

6 Exchange Online proporciona seguridad avanzada Microsoft se preocupa por la seguridad para que usted no tenga que hacerlo. Los servicios hospedados de Exchange protegen de manera activa la comunicación y los datos corporativos con sistemas integrados de protección contra el ataque de virus, correo no deseado y suplantación de identidad. La función de Protección contra amenazas avanzadas defiende el correo en tiempo real frente a sofisticados ataques de origen desconocido. Exchange Online también incluye funciones de prevención de pérdida de datos que identifican, supervisan y protegen los datos confidenciales, evitando que el personal envíe este tipo de información por error a personas no autorizadas. El cumplimiento directivas y normativas también se simplifica con los servicios hospedados de Exchange. De hecho, mediante las Sugerencias de directiva de Outlook, se informa a los usuarios de posibles infracciones antes de enviar cualquier información confidencial. Puede usar la función de Exhibición de documentos electrónicos local en Exchange, SharePoint y Skype Empresarial para identificar, retener y analizar los datos de la compañía. Los datos se mantienen siempre en su lugar para que el personal de TI no tenga que gestionar un espacio de almacenamiento de datos independiente. Exchange Online le da el control Con Exchange Online usted toma el control del correo de la empresa. De hecho, con la sencilla interfaz basada en web del centro de administración de Exchange, gestionar el correo corporativo resulta aún más fácil. Exchange Online le permite personalizar su solución de correo electrónico en función de las necesidades específicas de su organización. El centro de administración de Exchange, con acceso basado en rol, facilita la gestión del servicio y ayuda a controlar las funciones de prevención de pérdida de datos, así como los buzones del sitio. Por otra parte, las directivas de archivado y retención de los servicios hospedados de Exchange permiten a los usuarios mantener los datos importantes en un mismo lugar, mientras el personal de TI se encarga de controlar el almacenamiento y el cumplimiento normativo. Seamos realistas: el correo gratuito no es lo suficientemente seguro para un uso corporativo. Seamos realistas: el correo gratuito no es lo suficientemente seguro para un uso corporativo. Exchange Online ayuda a proteger su negocio mediante servidores con redundancia global, funciones de recuperación ante desastres y corrección automática de errores. Tanto el empresario como el personal de TI pueden estar seguros de que los datos de su organización estarán respaldados, accesibles y protegidos por los potentes servicios de seguridad de Microsoft en todo momento. Por último, un equipo de expertos en seguridad se encarga de supervisar Exchange Online las 24 horas del día a fin de salvaguardar los datos de su compañía. Además, Microsoft proporciona una garantía de tiempo activo del 99,9 % con respaldo financiero para el correo en la nube que le ahorrará muchos dolores de cabeza. 9 Profesionalice su servicio de correo electrónico: Es el momento de ahorrar tiempo y recursos 0

7 3 Es el momento de simplificar la gestión del correo electrónico La migración del correo electrónico no es una tarea sencilla. Se debe traspasar cada cuenta de usuario y sus carpetas correspondientes mientras se conserva el registro de fecha y hora de los mensajes para garantizar una migración sin contratiempos. Con el correo corporativo de Microsoft todo es más sencillo. Usar Exchange Online para gestionar el correo corporativo de una organización es muy fácil, igual que su configuración. Una migración rápida y sencilla A la hora de migrar datos desde las plataformas gratuitas de correo electrónico, el personal de TI cuenta con varias sencillas opciones entre las que se incluyen la migración preconfigurada, la migración total y la migración IMAP. Por otra parte, dentro de la plataforma de Office 365, estos equipos disponen del centro de administración para agregar dominios y del servicio de importación de Office 365 para migrar los datos del correo. Asimismo, Microsoft ofrece un servicio de despliegue acelerado (también conocido como FastTrack Onboarding) para los clientes calificados de Office en caso de que el departamento de TI de la organización necesite soporte. Los expertos en procesos de puesta en marcha e implementación de Microsoft proporcionan una asistencia personalizada para garantizar que el correo hospedado de Exchange está listo para su uso en toda la compañía. Conclusión Como empresa en pleno proceso de expansión, es el momento de pasar de un servicio gratuito de correo electrónico al correo corporativo de Microsoft Exchange Online y Office 365. Exchange se integra de manera eficiente en todas sus aplicaciones de Office para ayudarle a aumentar la productividad. Supone un importante ahorro para la empresa, libera de carga al personal de TI y, por encima de todo, elimina gran parte de los inconvenientes propios de la gestión del correo. Más información Fuente: Nathan Eddy, Small Businesses Unprepared for Data Loss, Lack Backup Policies, eweek, 4 de noviembre de security/small-businesses-unprepared-for-data-loss-lack-backup- Profesionalice su servicio de correo electrónico: Es el momento de simplificar la gestión del correo electrónico policies.html 2