NATIONAL SOFT HOTELES GUÍA DE CONFIGURACIÓN DEL COMPROBANTE DE RESERVACIÓN

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2 NATIONAL SOFT HOTELES Versión 3.0 GUÍA DE CONFIGURACIÓN DEL COMPROBANTE DE RESERVACIÓN National Soft de México

3 INDICE GENERAL 1. INTRODUCCIÓN ESTABLECER LOS PARÁMETROS DE ENVÍO EDITAR EL CONTENIDO DEL COMPROBANTE DE RESERVACIÓN COLORES FORMATOS DE FECHA Y NÚMERO DE RESERVACIÓN ASUNTO LOGOTIPO ENCABEZADO DETALLES DESGLOSE DE SERVICIOS TOTALES OBSERVACIONES Y MENSAJE FINAL FIRMA PIE DE PÁGINA VISTA PREVIA OPCIONES EXTRA IMÁGENES EN EL CUERPO DEL MENSAJE LETRAS EN NEGRITA Y CURSIVA COLOR DE TEXTO TÍTULOS LÍNEA HORIZONTAL LISTAS ENLACES... 12

4 1. INTRODUCCIÓN National Soft Hoteles permite enviar un comprobante de reservación al momento de registrar una reservación nueva, o al editar una reservación registrada, para informar al futuro ocupante. Esta guía muestra cómo personalizar el mensaje de correo electrónico que se envía como comprobante de la reservación. 2. ESTABLECER LOS PARÁMETROS DE ENVÍO Para que el sistema pueda enviar mensajes de correo electrónico de confirmación de la reservación es necesario especificar la cuenta de correo electrónico que permitirá el envío. Para configurar los parámetros de configuración de envío de correos electrónicos ingrese al menú Configuración y seleccione en Configuración de envío de la opción Configurar parámetros para envío de . En esta pantalla puede usar una opción predeterminada para configurar una cuenta de correo de terceros como Gmail, Hotmail o Yahoo. Puede seleccionar Servidor propio para ingresar los datos de conexión si cuenta con un servidor de correo electrónico. 2

5 Seleccione una opción de servidor en Configuración predeterminada para cargar los datos de proveedor de correo electrónico. Servidor de correo. Indique el dominio donde se enviarán los correos electrónicos. Correo de envío. Escriba la cuenta de correo electrónico para el envío de correo. Conexión cifrada SSL. Seleccione está opción para indicar que el servidor utiliza el protocolo Secure Sockets Layer y necesita establecer una conexión segura. Autentificación. Active está opción si la cuenta requiere una contraseña. Número de puerto. Puerto específico para la salida de correo electrónico del servidor. Escriba también el asunto del correo electrónico. Es el texto que observará el destinatario en el campo asunto del encabezado de los mensajes de correo. Para guardar los cambios presione el botón Guardar. Si desea probar la configuración de envíos de correo electrónico presione el botón Probar para enviar un correo electrónico de prueba. 3. EDITAR EL CONTENIDO DEL COMPROBANTE DE RESERVACIÓN Seleccione Editar contenido de en Configuración de envío de del menú Configuración. 3

6 Esta pantalla permite modificar cada uno de los elementos del correo de confirmación de la reservación COLORES Seleccione el color de letra y el color de fondo del mensaje FORMATOS DE FECHA Y NÚMERO DE RESERVACIÓN Para las fechas del mensaje puede seleccionar una de dos opciones: formato corto o formato largo. El formato corto muestra el día, mes y año con dígitos numéricos separados por / (06/09/2015). Mientras que el formato largo muestra el día, el mes abreviado a tres caracteres y el año, separados por un espacio (06 Sep 2015). La opción Activa dígitos permite rellenar el número de reservación con ceros a la izquierda para completar el número de dígitos. Por ejemplo si se indica 5 dígitos y el número es 15 aparecerá

7 3.3. ASUNTO En el campo Asunto debe escribir el texto que se mostrará en el asunto del mensaje de correo electrónico que recibirá el cliente LOGOTIPO Para agregar un logotipo presione el botón Agregar un logotipo y escriba la dirección URL de la imagen ENCABEZADO En el encabezado del mensaje puede escribir un saludo para el destinatario y un mensaje a manera de introducción DETALLES Antes de la tabla de servicios se muestra un resumen detallado de los datos de la reservación. Puede modificar el encabezado del detalle y también el nombre de los campos que se mostrarán en forma de lista. Si los huéspedes son extranjeros se recomienda escribir las leyendas en dos idiomas diferentes. 5

8 3.7. DESGLOSE DE SERVICIOS Puede especificar las leyendas de adultos, niños, grupo y propietario para la tabla de servicios. En la tabla de servicios puede activar la vista en detalle que mostrará el número de noches de hospedaje y la temporada del cobro junto con el tipo de habitación o desactivarla para mostrar únicamente el tipo de habitación. Vista con detalle: Tipo de habitación Personas Tarifa Precio PAX Importe extras 3 Noche(s), TIPO: HABITACIÓN DOBLE, Temporada: Alta Adultos: 2 Niños: 1 $800 $150 $950 Vista sin detalle: Tipo de habitación Personas Tarifa Precio PAX Importe extras HABITACIÓN DOBLE Adultos: 2 Niños: 1 $800 $150 $ TOTALES Indique en esta sección el nombre de los campos que aparecerán en el desglose de importes totales y saldos pendientes OBSERVACIONES Y MENSAJE FINAL Observaciones. Permite mostrar las observaciones de la reservación en la parte inferior del cuerpo del mensaje. Para activar esta opción seleccione Enviar observaciones. 6

9 Las observaciones de la reservación se editan en la pantalla de Reservaciones. Mensaje final. Es una leyenda que aparece al final del cuerpo del mensaje. Puede escribir notas o un aviso breve FIRMA Si desea incluir un campo de firma en la parte inferior del cuerpo del mensaje seleccione la opción Activar firma. El campo de firma designa un espacio del titular de la tarjeta de crédito, en caso que exista, con los últimos dígitos de la tarjeta, una línea y el nombre del titular PIE DE PÁGINA Datos del lugar. Dirección y/o datos de contacto del hotel. Datos adicionales. Información útil sobre el correo de confirmación. Puede incluir políticas, datos legales, instrucciones u otra información adicional. 7

10 Para ingresar datos predeterminados en estos dos últimos campos selección Datos del lugar y adicionales por default. Active la opción Activar borde para mostrar un borde alrededor del pie de página con la información de dirección y datos adicionales VISTA PREVIA Para obtener una vista preliminar del mensaje de correo electrónico presione el botón Probar durante la edición. Se abrirá una ventana donde podrá observar el resultado final del comprobante de reservación. 4. OPCIONES EXTRA 4.1. IMÁGENES EN EL CUERPO DEL MENSAJE Si lo requiere puede insertar imágenes en el cuerpo del mensaje de correo electrónico agregando códigos HTML. La imagen debe encontrarse en una dirección de internet para que el cliente de correo electrónico pueda descargarla y mostrarla en el mensaje. Puede agregar el logo de su hotel en el campo de encabezado, por ejemplo. El código para agregar una imagen es el siguiente: <img src= /> 8

11 En la propiedad src deberá ingresar la ruta de la imagen en formato JPG, GIF o PNG. También puede especificar el ancho y el alto de la imagen para redimensionarla agregando las propiedades width y height de la siguiente manera: <img src= width= 300 height= 200 /> 4.2. LETRAS EN NEGRITA Y CURSIVA Si desea mostrar campos en negrita puede encerrar el texto con las etiquetas HTML <b> y </b>. Y si desea mostrar los campos en cursiva puede encerrar los campos con las etiquetas <i> y </i>. Puede combinar ambas etiquetas HTML COLOR DE TEXTO Para cambiar el color de un campo del mensaje puede utilizar la etiqueta HTML <font> como sigue: <font color= #FF0000 >Texto</font> En la propiedad color escriba el valor hexadecimal del color RGB a utilizar. 9

12 Algunos colores básicos: Código hexadecimal #00FFFF # # #C0C0C0 # # # # #0000FF #00FF00 # #FFFFFF #FF00FF # #FF0000 #FFFF00 #FF8080 #80FFFF #FF8000 #8000FF #00FF80 #BBBB20 Color 4.4. TÍTULOS Puede definir el título de cabecera con etiquetas HTML de cabecera: <h1>, <h2>, <h3>, <h4>, <h5> y <h6>. Al encerrar el texto del mensaje entre las etiquetas de encabezado se mostrará en negrita y de un tamaño llamativo, <h1> muestra el tipo de letra más grande para encabezados y <h6> el tamaño más pequeño. 10

13 4.5. LÍNEA HORIZONTAL Agregue la etiqueta HTML <hr> antes o después de los campos donde desee insertar una línea horizontal de división LISTAS Algunos campos permiten el uso de listas numeradas y no numeradas. Para listas numeradas puede usar las etiquetas HTML <ol> y <li> y para listas no numeradas puede usar las etiquetas <ul> y <li>. Para listas numeradas deberá encerrar los elementos de la lista entre las etiquetas <li> y <li> y la lista completa entre las etiquetas <ol> y <ol> de la siguiente manera: <ol> <li>primer elemento de la lista.</li> <li>segundo elemento de la lista.</li> <ol> 11

14 Para listas no numeradas deberá encerrar los elementos de la lista entre las etiquetas <li> y </li> y la lista completa entre las etiquetas <ul> y </ul> de la siguiente manera: <ul> <li>primer elemento de la lista.</li> <li>segundo elemento de la lista.</li> <li>último elemento de la lista.</li> </ul> 4.7. ENLACES Si lo desea puede agregar vínculos a páginas de internet y archivos descargables. Para ello ingrese el siguiente código HTML en algún campo del comprobante. <a href= URL de la página o archivo >descripción del enlace</a> 12