PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE CONCILIACIÓN

Transcripción

1 USUARIO DEL CENTRO DE Página 1 de PROPÓSITO Dar a conocer a los estudiantes, al personal administrativo, al equipo de asesores, al personal de apoyo y a los usuarios en general del Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la Universidad de San Buenaventura sede Bogotá, cada una de las etapas que se cumplen en la prestación del servicio de Conciliación en Derecho. 2. ALCANCE Inicia con una solicitud de Conciliación proveniente de un usuario del Consultorio Jurídico, la cual está destinada a buscar la resolución de un conflicto que recae sobre materias que son susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación; los estudiantes que se encuentran realizando sus prácticas en el Consultorio Jurídico, son quienes conforman las listas de Conciliadores del Centro de Conciliación y están a cargo, en su calidad de conciliadores, de servir de facilitadores entre las partes para resolver las controversias que entre estas se presentan. Termina con un Acta de Acuerdo Total o con una Constancia de Acuerdo Parcial, de Inasistencia, de Asunto No Conciliable o de Falta de Competencia. 3. DEFINICIONES Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: 3.1. PROCEDIMIENTO: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Un procedimiento documentado es un documento interno en el que se presenta la secuencia de las etapas para el desarrollo de uno o varios componentes de un proceso llevado a cabo en la universidad e identifica el responsable por el desarrollo de cada actividad, entre otro tipo de información complementaria FORMATO: Es el documento empleado para el registro de información que da evidencia de la ejecución de una actividad DOCUMENTO: Es la información y su medio de soporte; el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico, electrónico, USB, fotografía, muestra, patrón, o en su defecto cualquier medio que sirva para compilar información SOLICITUD DE : Es la diligencia que realiza un usuario del Consultorio Jurídico, con el apoyo del estudiante que lo ha atendido en el Consultorio, la cual se tramita mediante formato F-PSC-001. En ella se consignan los datos del CONVOCANTE y del CONVOCADO y esta debe estar soportada con copia del diagnóstico de caso F-PSAU-001 y los documentos que sirvieron de soporte a este USUARIO: Es la persona natural de escasos recursos económicos, que se encuentra frente a una situación conflictiva de orden legal y que requiere de la intervención de un conciliador para darle solución a su controversia. Una vez aceptada la solicitud del usuario, su denominación pasa a ser la de CONVOCANTE IDENTIFICACIÓN: El usuario de los servicios del Centro de Conciliación, el convocante, se dará a conocer plenamente mediante su documento de identificación original, cédula de ciudadanía para ciudadanos colombianos o pasaporte/cédula de extranjería para usuarios extranjeros CAPACIDAD ECONÓMICA: Los estudiantes adscritos a los consultorios jurídicos de las facultades de derecho, quienes a su vez conforman las listas de conciliadores del

2 USUARIO DEL CENTRO DE Página 2 de 12 Centro de Conciliación, deben verificar la capacidad económica de los usuarios, artículo 1 inciso 2 ley 583 de El Centro de Conciliación, se vale de los mismos mecanismos que ha definido el Consultorio Jurídico tendientes a determinar la capacidad económica de los usuarios, los cuales son: a) Copia de la última factura de servicios públicos domiciliarios, sólo se atienden a las personas de estrato 1, 2 y 3. b) Copia del carné del Sisbén nivel 1 y 2 c) Constancia de que es una persona desplazada emitida por autoridad competente. d) Copia de la última colilla de pago de salario. Si el solicitante es empleado no podrá devengar más de dos salarios mínimos legales vigentes GRATUIDAD. Los trámites de conciliación que se celebren ante centros de conciliación de consultorios jurídicos de facultades de derecho y de las entidades públicas serán gratuitos. Los notarios podrán cobrar por sus servicios de conformidad con el marco tarifario que establezca el Gobierno Nacional, artículo 4 Ley 640 de CONCILIADOR: Es la persona natural idónea, capacitada de manera específica para orientar el proceso conciliatorio como un tercero imparcial y neutral frente a las partes, a las cuales insta a fin de que lleguen a un acuerdo que les permita solucionar el conflicto que los reúne. El conciliador que actúe en derecho deberá ser abogado titulado, salvo cuando se trate de conciliadores de centros de conciliación de consultorios jurídicos de las facultades de derecho, artículo 5 Ley 640 de En el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico, los estudiantes en su etapa de práctica, tendrán la calidad de conciliadores y podrán fungir como tales, siempre y cuando hubieren recibido su formación previa en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, inciso tercero del artículo Decreto 1069 de 2015, Todos los estudiantes que estén desarrollando actividades en los consultorios jurídicos conformarán la lista de conciliadores de la Universidad. El consultorio deberá garantizar que cada estudiante habrá atendido como mínimo dos casos de conciliación e impartirá la formación requerida para el efecto : Es el Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos, a través del cual dos o más personas con la intervención de un tercero denominado conciliador, gestionan y resuelven de manera autónoma y satisfactoria conflictos conciliables, transigibles o desistibles, de contenido económico, referidos a derechos y obligaciones originados en su autonomía privada de la voluntad o, de manera inmediata, en la ley, tales como relaciones de propiedad, obligaciones y contratos no mercantiles contraídos entre ellos, y en general a relaciones y situaciones jurídicas de contenido patrimonial CLASES: La conciliación podrá ser judicial si se realiza dentro de un proceso judicial, o extrajudicial, si se realiza antes o por fuera de un proceso judicial. La conciliación extrajudicial se denominará en derecho cuando se realice a través de

3 USUARIO DEL CENTRO DE Página 3 de 12 los conciliadores de centros de conciliación o ante autoridades en cumplimiento de funciones conciliatorias; y en equidad cuando se realice ante conciliadores en equidad COMPETENCIA: Los trámites conciliatorios ante el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico deberán ser atendidos por estudiantes cuando la cuantía del conflicto no supere los cuarenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (40 S.M.L.M.V). Los abogados titulados vinculados al Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico tramitarán casos de conciliación, siempre y cuando lo efectúen con propósitos de docencia exclusivamente, inciso tercero del artículo Decreto 1069 de 2015, subrogado por el artículo 3 del Decreto 2462 de El Centro de Conciliación conocerá de todas aquellas materias a que se refiere el artículo 65 de la Ley 446 de 1998, y normas especiales de acuerdo con la materia, en familia (1. Fijación, disminución, exoneración, reducción ofrecimiento de cuota alimentaria. 2. Custodia y Régimen de visitas de menor de edad. 3. Declaraciones de Unión Marital de hecho y 4. Liquidación de sociedad conyugal y/o sociedad patrimonial de hecho.) en civil (1. Restitución de Inmueble arrendado. 2. Entrega material del Tradente al Adquirente. 3. Pago de obligaciones y/o terminación de contratos civiles y/o comerciales. 4. Responsabilidad civil extracontractual.) en penal (Daños y perjuicios producto de la comisión de delitos querellables o que sean de competencia de los jueces penales municipales.) y en laboral (asuntos que por ley sean objeto de conciliación, que no correspondan a acreencias Laborales), de acuerdo a las siguientes reglas: 1. Los estudiantes podrán actuar como conciliadores sólo en los asuntos que por cuantía sean competencia de los consultorios jurídicos, 2. En los asuntos que superen la cuantía de competencia de los consultorios jurídicos, los estudiantes serán auxiliares de los abogados que actúen como conciliadores CONSTANCIAS: Es el documento que el conciliador expedirá al interesado utilizando el formato F-PSC-004, en el que se indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo. 2. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere. 3. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los 10 días calendario, siguientes a la presentación de la solicitud, artículo 2, ley 640 de 2001.

4 USUARIO DEL CENTRO DE Página 4 de 12 En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados. Los funcionarios públicos facultados para conciliar conservarán las copias de las constancias que expidan y los conciliadores de los centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su archivo ACTA DE : Es el documento que el conciliador expedirá únicamente cuando las partes logren llegar a un acuerdo total o parcial, con respecto a la controversia que los convocó a la realización de la Audiencia de Conciliación. El Acta se levantará en el formato F-PSC REGISTRO DE ACTAS Y CONSTANCIAS: Es la formalidad que la ley establece como una de las obligaciones del conciliador, artículo 8,7 ley 640 de 2001 y que consiste en inscribir en los libros del centro de conciliación y en el Sistema de Información de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (SICAAC), todos los datos e informaciones que sirvieron para dar origen a estos documentos SICAAC: Sistema de información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición, en el cual los Centros de Conciliación y Arbitraje, las entidades avaladas, los servidores públicos habilitados por la ley para conciliar y los notarios deberán registrar la información de las solicitudes, casos y demás información que surja a partir del 28 de enero de 2016 en los términos del Decreto 1069 de CONDICIONES GENERALES 4.1. SOLICITUD DE : El estudiante del Consultorio Jurídico, que ha tenido a cargo el caso del usuario y cuyo concepto arrojó la posible solución de la controversia mediante la realización de una Audiencia de Conciliación, presentará esta alternativa al usuario para que este decida si quiere optar por este mecanismo alternativo o prefiere acudir a la justicia ordinaria. Lo mismo hará cuando se deba agotar esta etapa como requisito de procedibilidad; en ambos casos el estudiante diligenciará el formato F-PSC-001 de Solicitud de Conciliación, el cual pondrá en conocimiento del centro de Conciliación para la asignación del consecutivo numérico, dejando constancia en la copia del documento sobre la fecha en que fue presentada y su número de radicación DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR ESTUDIO DE LA SOLICITUD: El Coordinador del Centro designará al conciliador que adelantará la audiencia, esta designación se hará de la lista de estudiantes que llevan sus prácticas en el Consultorio Jurídico, y se notificará por el medio más expedito (por correo institucional) y con él, verificará: a) La competencia para conocer el asunto. b) La legitimidad del solicitante. c) Si el asunto que se somete a su consideración es conciliable. d) Si los documentos que se mencionan como pruebas, efectivamente se anexan a la solicitud. e) La viabilidad de la conciliación, si se considera viable se

5 USUARIO DEL CENTRO DE Página 5 de 12 cita a las partes de acuerdo con lo previsto en la ley. Ley 640 de 2001, y demás normas concordantes. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los 10 días calendarios siguientes a la presentación de la solicitud REGISTRO DE LA SOLICITUD: Definido si el asunto es conciliable y además si es de competencia del Centro de Conciliación, procede al registro y posterior fijación de la fecha de audiencia de conciliación. La fecha de la audiencia de conciliación y la realización de la misma, deberá intentarse en el menor tiempo posible, y, en todo caso, tendrá que surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la presentación de la solicitud. Las partes por mutuo acuerdo podrán prolongar este término, artículo 20 de la Ley 640 de COMUNICACIÓN DE LA CITACIÓN A AUDIENCIA DE : La citación a la audiencia deberá comunicarse a las partes por el medio que el conciliador considere más expedito y eficaz, indicando sucintamente el objeto de la conciliación e incluyendo la mención a las consecuencias jurídicas de la no comparecencia, (inciso 2, artículo 20, ley 640 de 2001). El conciliador(a) designado por el Centro de Conciliación, diligenciará el formato F-PSC-002, Formato de Notificación de Citación a Audiencia de Conciliación, el cual entregará al CONVOCANTE, para su correspondiente envío vía correo certificado a la parte CONVOCADA. El convocante, devolverá a la secretaría del Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación, la copia de la notificación de citación, debidamente firmada por el funcionario de la agencia de correos, acompañada del original de la remisión del envío; estos documentos reposarán en el archivo del centro de conciliación, como prueba del envío de la notificación. La notificación deberá efectuarse con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la celebración de la misma NOTIFICACIÓN DE LA AUDIENCIA DE : De no lograrse la notificación de la Audiencia de Conciliación, se deberán establecer las causas por las cuales, esta no se pudo efectuar. De tratarse de: a) una dirección incorrecta, el conciliador deberá notificar a la parte convocante, sobre la imposibilidad de realizar la notificación y procederá a la cancelación de la fecha de programación de la audiencia hasta tanto no se suministre la dirección correcta, b) De tratarse de una dirección correcta, sin embargo, resulta no ser el domicilio de la parte convocada, el conciliador deberá notificar a la parte convocante, sobre la imposibilidad de realizar la notificación y procederá a la cancelación de la fecha de programación de la audiencia hasta tanto no se suministre la dirección correcta, de suministrarse con posterioridad una nueva dirección, se fijará nuevamente fecha para audiencia y se procederá nuevamente con la notificación, c) De no recibirse notificación alguna por parte de la agencia de correos, se presumirá que la notificación se logró de manera efectiva.

6 USUARIO DEL CENTRO DE Página 6 de INASISTENCIA A LA AUDIENCIA DE : Al tratarse de un acto exclusivamente voluntario, las partes están en pleno derecho de asistir o no asistir a la audiencia. Salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos, artículo 22 Ley 640 de CONSTANCIA DE INASISTENCIA: Es el documento que emite el conciliador, en formato F-PSC-005, quien la expedirá al interesado y en ella indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere FASE DE NEGOCIACIÓN-AUDIENCIA DE : La Audiencia de Conciliación, es el escenario en el que se busca que las partes involucradas en una controversia de carácter legal, le puedan dar una solución definitiva a la misma con la intervención de un tercero facilitador, quien está obligado por mandato legal a proponer fórmulas de acuerdo. Se pueden describir esta Audiencia en etapas, las cuales para el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la Universidad de San Buenaventura, Bogotá, son: 1- Etapa de presentación de las partes, de los intervinientes y del conciliador. 2- Etapa de presentación de las características de la Audiencia de Conciliación. 3- Etapa de presentación de las reglas de la Audiencia de Conciliación. 4- Etapa de presentación de los efectos del Acuerdo Conciliatorio y del Acta de Conciliación. 5- Etapa de Negociación. 6- Elaboración del Acta. 7- Cierre SITUACIONES QUE PUEDEN PRESENTARSE EL DÍA DE LA AUDIENCIA. El día de la Audiencia de Conciliación, puede presentarse alguna de las siguientes situaciones: 1- Inasistencia de alguna de las partes con o sin justificación. 2- Asistencia de alguna de las partes mediante apoderado. 3- Suspensión de la Audiencia 4- Culminación del Proceso Conciliatorio con Acuerdo 5- Culminación del Proceso Conciliatorio sin Acuerdo. 1- Inasistencia de alguna de las partes con o sin justificación Si las partes o una de ellas no asiste a la audiencia, y no justifica dentro de los tres (3) días hábiles siguientes su inasistencia, el

7 USUARIO DEL CENTRO DE Página 7 de 12 conciliador debe expedir el cuarto (4º) día hábil siguiente a la fecha de programación de la audiencia la constancia de inasistencia En caso de que la citación a la audiencia de conciliación se haga a varias partes y sólo dos de ellas se presenten, entre las cuales exista conflicto y sea posible conciliarlo, el conciliador debe realizar la audiencia de conciliación con las que asistieron y expedir constancia de inasistencia respecto de aquellas que no se presentaron, de conformidad con lo dicho anteriormente Para el caso en que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presente justificación y solicite se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si ésta se lleva a cabo. En caso contrario expedirá la constancia de inasistencia Si la parte que no asiste presenta una justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la audiencia, el conciliador debe hacerlo, siempre y cuando la parte que asistió esté conforme. 2. Asistencia de alguna de las partes mediante apoderado. Las partes deberán asistir a la audiencia de conciliación y podrán hacerlo junto con su apoderado. Con todo, en aquellos eventos en los que el domicilio de alguna de las partes no esté en el circuito judicial del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia o alguna de ellas se encuentre fuera del territorio nacional, la audiencia de conciliación podrá celebrarse por intermedio de apoderado debidamente facultado para conciliar, aún sin la asistencia de su representado. Parágrafo 2, artículo 1, Ley 640 de Suspensión de la Audiencia. La suspensión de la audiencia de conciliación debe ser solicitada por las partes de común acuerdo, el conciliador no puede decidir unilateralmente, en caso contrario debe entenderse que no hay acuerdo conciliatorio y el conciliador debe expedir la constancia en los términos anteriormente señalados. 4. Culminación del Proceso Conciliatorio con Acuerdo. Si las partes logran un acuerdo conciliatorio, ya sea total o parcial, el conciliador debe realizar un acta de conciliación, que no puede contener remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que hagan parte integral de la misma. Artículo 1º Ley 640 de Acta de conciliación. El acta del acuerdo conciliatorio deberá contener lo siguiente: 1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación. 2. Identificación del conciliador. 3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia.

8 USUARIO DEL CENTRO DE Página 8 de Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación. 5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas. PARAGRAFO 1º. A las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo. NOTA: A pesar de que la norma no lo establece, el acta debe estar debidamente firmada por el conciliador, las partes, y todas las personas que hayan intervenido incluidos los abogados. 5. Culminación del Proceso Conciliatorio sin Acuerdo. Si las partes no logran un acuerdo conciliatorio, ya sea total o parcial, el conciliador debe realizar una Constancia de No Acuerdo, teniendo en cuenta además el mandato del inciso final del artículo 2 de la ley 640 de 2001, En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados. Los funcionarios públicos facultados para conciliar conservarán las copias de las constancias que expidan y los conciliadores de los centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su archivo ACTA DE ACUERDO CONCILIATORIO: El conciliador expedirá acta del acuerdo conciliatorio, conforme formato F-PSC-003, la cual deberá contener lo siguiente: 1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación. 2. Identificación del conciliador. 3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia. 4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación. 5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas. PARAGRAFO 1º. A las partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito ejecutivo REGISTRO DE LAS ACTAS DE. El acta de conciliación que contenga un acuerdo conciliatorio, total o parcial, debe ser registrada por el conciliador en el centro de conciliación del consultorio jurídico. Su finalidad es la de que el acuerdo haga tránsito a cosa juzgada y el acta de conciliación preste mérito ejecutivo. Debe hacerlo dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de realización de la audiencia, para lo cual debe entregar al centro de conciliación: a) Los antecedentes del trámite conciliatorio. b) Un original del acta para que repose en el centro. c) Tantas copias como partes haya. Recibidos estos documentos, el coordinador del centro de conciliación debe verificar que el acta contenga los requisitos señalados en el numeral Este registro se llevará a cabo en un libro radicador de actas de conciliación anualizado y foliado, y se conservará, junto con

9 USUARIO DEL CENTRO DE Página 9 de 12 las copias de los antecedentes, ordenándolas en el estricto orden numérico de registro. Dentro de los tres (3) días siguientes procederá al registro del acta en el Sistema de Información de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (SICAAC). Una vez efectuado el registro, el coordinador del centro de conciliación, imprimirá el extracto del registro, en el reverso de la última hoja del acta de acuerdo, en la que se encuentran las firmas de las partes, los intervinientes y el conciliador, artículo Decreto 1069 de CONTROL Y ARCHIVO DE LAS ACTAS DE. El centro de conciliación conservará el original del acta y las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, en muebles y archivadores que permitan su mayor conservación y debe entregarle a las partes las copias de las actas que prestan mérito ejecutivo; en ningún caso se deben entregar a las partes los originales de las actas de conciliación REGISTRO, CONTROL Y ARCHIVO DE LAS CONSTANCIAS. Al expedir la constancia, el conciliador devolverá, junto con ella, los documentos originales aportados por los interesados. El término para solicitar el archivo de la misma es dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de expedición. Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo de la constancia y sus antecedentes, se anotará la constancia en el libro de control de constancias del centro de conciliación, el cual también será anualizado y foliado, y se hará su correspondiente registro en el Sistema de Información de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (SICAAC) Una vez finalizado el trámite de la conciliación, el conciliador dirigirá al usuario a la secretaria donde se procederá a implementar el formato F-PSC-008, con la finalidad de efectuar encuesta de satisfacción.

10 USUARIO DEL CENTRO DE Página 10 de DESCRIPCIÓN

11 USUARIO DEL CENTRO DE Página 11 de DESCRIPCIÓN

12 USUARIO DEL CENTRO DE Página 12 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTO RESOLUCIÓN 0274 DEL 22 DE ABRIL DE 2013 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA ARTÍCULO 116 LEY 640 DE 2001 DECRETO 1829 DE 2013 LUGAR DE UBICACIÓN Archivo del Consultorio Jurídico y Centro Conciliación. LEY 446 DE 1998 DECRETO 1818 DE 1998 DECRETO 2651 DE 1991 LEY 1564 DE 2012 DECRETO 1069 DE 2015 DECRETO 2462 DE 2015 RESOLUCION 0018 DEL 18 DE ENERO DE 2016 Por la cual se adopta el Sistema de Información de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (SICAAC). 8. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN CAMBIOS Septiembre de Julio de Enero de