Nemetschek Allplan Systems GmbH, Múnich. Todos los derechos reservados

Transcripción

1 Primeros pasos con Allplan Exchange Nemetschek Allplan Systems GmbH, Múnich. Todos los derechos reservados Registro Para realizar el registro Necesita una cuenta de usuario válida de Allplan Connect. Necesita haber iniciado sesión en Allplan Connect. Nota: Sólo es necesarios registrar la empresa utilizando el formulario una vez. El usuario que realice el proceso de registro se definirá de forma automática como el administrador de Allplan Exchange. Entonces podrá configurar empleados adicionales y asignarles derechos de acceso utilizando las herramientas de Por favor, tenga en cuenta que necesita la autorización de su empresa para realizar el registro de Allplan Connect. Para realizar el registro 1 Abra el formulario de registro de Allplan Exchange. Para ello, pulse sobre este vínculo: 2 Complete los campos y pulse sobre REGISTRARSE AHORA. 1/19

2 3 Si el proceso de registro se realizó correctamente, recibirá dos correos: Un Correo de bienvenida, para confirmar que la solicitud de registro se ha llevado a cabo satisfactoriamente. 2/19

3 Otro correo electrónico con el código de verificación. Por motivos de seguridad, este código se envía en un correo independiente. Dicho código es necesario para finalizar el registro de Allplan Exchange. 4 Ahora vaya a 5 Introduzca su dirección de correo electrónico y su contraseña: 6 Se le pedirá que introduzca el código de verificación. Utilice la función copiar de Windows (seleccione el código, pulse CTRL+C, coloque el cursor en el recuadro y pulse CTRL+V). 3/19

4 De esta forma se finalizará el proceso de registro en 4/19

5 Iniciar sesión por primera vez Iniciar sesión por primera vez en la página web Para iniciar sesión por primera vez en la página web 1 Seleccione en el navegador. 2 Introduzca su dirección de correo electrónico y su contraseña: Se muestra la siguiente información: Los detalles de inicio de sesión Las empresas de las que es miembro Selección de idioma Protección de datos y términos de uso Un tutorial paso a paso Un enlace a Este enlace le llevará directamente a la página principal pertinente, siempre y cuando haya utilizado la misma dirección de correo electrónico. De esta forma podrá cambiar de forma fácil y rápida entre dos páginas web sin tener que volver a iniciar sesión. 5/19

6 Iniciar sesión por primera vez de forma local Para iniciar sesión de forma local por primera vez 1 Inicie Allplan en el ordenador. 2 Active el Editor de planos. 3 Pulse sobre Distribución de planos Allplan Exchange. 4 Pulse sobre Iniciar sesión (1). 5 Introduzca su dirección de correo electrónico y su contraseña (2). Ahora podrá utilizar todas las funciones ONLINE. Por ejemplo, podrá acceder a los contactos y enviar documentos en modo online. 6/19

7 Crear un proyecto en la web Para crear un proyecto web de Allplan Exchange Allplan CAD se está ejecutando de forma local. El Editor de informes está abierto. 1 Pulse sobre Distribución de planos Allplan Exchange e inicie sesión. Si el proyecto actual no está asociado con un Proyecto WEB de Allplan Exchange, se mostrará el cuadro de diálogo Asignación de proyecto Allplan Exchange. 2 Cree un proyecto web de Allplan Exchange. Elija su empresa (1). Seleccione la opción Crear nuevo proyecto de Allplan Exchange y cree un nuevo proyecto Web de Allplan Exchange (2). Si ya hay proyectos de Allplan Exchange Web, también podrá seleccionar la opción Utilizar proyecto de Allplan Exchange. Utilizando esta opción podrá asignar varios proyectos de Allplan CAD al mismo proyecto WEB de Allplan Exchange. Por ejemplo, esto puede ser útil para facilitar el trabajo en equipo en empresas internacionales. Nota: Sólo podrá seleccionar la opción Utilizar proyecto de Allplan Exchange si existe al menos un Proyecto WEB de Allplan Exchange. 7/19

8 Crear contactos Hay dos formas de empezar a crear contactos: localmente, utilizando Allplan CAD, o de forma online mediante 1º opción: crear contactos de forma local Para crear contactos locales Allplan CAD se está ejecutando de forma local. El editor de informes está abierto. 1 Pulse sobre Distribución de planos Allplan Exchange e inicie sesión. 2 Seleccione Añadir contacto. Se abre el cuadro de diálogo Contactos. 3 Pulse sobre Añadir y editar contactos utilizando Allplan Exchange. Se iniciará el navegador y se abrirá la página Nota: Si un contacto aparece en color gris, no podrá mandarle ningún documento a dicho contacto. Si un contacto aparece con color gris, el registro del contacto no está finalizado. Por ejemplo, puede que dicho contacto no haya aceptado aún los términos y condiciones de uso. 2º opción: crear contactos en la página web 8/19

9 Para crear contactos en la página web 1 Abra 2 Acceda a la Libreta de direcciones en la parte izquierda. El listado proporciona un resumen de los contactos. 3 Muestra todos los contactos de la empresa. Listado de contactos de la empresa (1) Utilizando la columna Rango (sólo disponible para administradores), podrá definir el rango de cada persona en la organización (2). Encontrará una lista detallada sobre los rangos y los derechos de acceso en la sección Resumen de los rangos y derechos de acceso (vea "Resumen de los derechos de acceso" a página 18). Borrar contactos (3) (sólo está disponible para administradores) Buscar contactos (4) Crear nuevos contactos de forma manual o mediante una importación VCF (5) 9/19

10 Seleccionar los participantes del proyecto Asignando participantes a los proyectos podrá acceder a dichos contactos de forma local desde Allplan. Para definir los participantes de un proyecto 1 Abra 2 Pulse sobre Contactos (1) en la parte izquierda. 3 Seleccione el proyecto pertinente (2). Se mostrarán los participantes del proyecto. 4 Utilizando la columna Derechos de acceso (3) podrá definir los permisos de acceso del contacto. Encontrará una lista detallada sobre los rangos y los derechos de acceso en la sección Resumen de los rangos y derechos de acceso (vea "Resumen de los derechos de acceso" a página 18). 5 También puede separar a un contacto de un proyecto (4) (esta función sólo está disponible para administradores). 6 Utilizando la opción ADMINISTRAR (3) podrá definir los participantes de un proyecto. 10/19

11 Enviar documentos Para enviar documentos Allplan CAD se está ejecutando de forma local. El Editor de informes está abierto. 1 Pulse sobre Distribución de planos Allplan Exchange e inicie sesión. 2 Seleccione Añadir contacto. Se abre el cuadro de diálogo Contactos. Se muestra el listado de participantes del proyecto. 3 Seleccione los contactos pertinentes (1). 4 Una vez que estén seleccionados los contactos necesarios, pulse sobre Añadir (2). Si el listado no está completo, puede deberse a: El listado no está completo: Pulse sobre el botón Actualizar (3). Podrá encontrar criterios adicionales para ordenar y agrupar los contactos en la parte izquierda (4). El listado está completo pero hay contactos no activados (5): Dichos contactos no han verificado sus cuentas de Allplan Exchange o no desean acceder a Allplan Exchange. Por tanto, no puede seleccionarlos. 5 Ahora podrá realizar la distribución de planos. Realice lo siguiente: Seleccione los planos de Allplan (1). Seleccione los formatos en los que debe realizarse la exportación para cada contacto (2). 11/19

12 Seleccione los mensajes de correo para cada contacto (3). Pulse sobre Exportar (4). Nota: Hay disponibles muchas más opciones. Por favor, consulte la ayuda disponible para utilizar Allplan CAD de forma local. 6 Ahora podrá ver un resumen de los planos que van a exportarse. Realice lo siguiente: Compruebe que exporta los planos correctos (1). Puede configurar el programa para que envíe los planos de forma automática una vez que se han realizado las exportaciones a los formatos deseados (2). Pulse Inicio (3). Si NO ha seleccionado la opción Enviar tras realizar la exportación, se mostrará otro resumen una vez que se hayan creado los formatos para los planos. 12/19

13 7 Pulse sobre Enviar y espere... 8 Podrá ver cuándo se envían los correos con los documentos y los mensajes a los contactos especificados. Una vez que esta operación se haya completado, el símbolo desaparece. 9 El puede ser de este estilo: Saludo personal (1) Comentario personal (2) Vínculos a los documentos pertinentes (3) Enlace a (4) 13/19

14 Información sobre el de descarga Para utilizar el de descarga 1 Pulse sobre el ENLACE que encontrará en el correo recibido: 2 Si no ha iniciado sesión en se le notificará para que inicie sesión. Se descargarán los archivos. Nota: Los archivos sólo pueden descargarlos los contactos a los que van dirigidos. Aunque el puede reenviarse a una tercera persona, el acceso a los archivos necesita un inicio de sesión válido para el contenido pertinente. Otras funciones Resumen de todos los documentos de un proyecto Para ver un resumen de todos los documentos de un proyecto Es necesario tener el derecho de acceso ADMINISTRAR o DISTRIBUIR. 1 Pulse sobre Documentos (1). Ahora podrá ver una vista previa de todos los documentos asociados al proyecto (2). La tabla muestra todos los documentos actuales. Nota: Sólo podrá ver el listado de documentos si tiene asignado el derecho de acceso ADMINISTRAR o DISTRIBUIR para el proyecto. Si no es así, sólo podrá acceder al derecho de acceso DESCARGAR. 14/19

15 2 Realice lo siguiente: Puede descargar un documento en cualquier momento pulsando sobre el nombre del archivo (3). Para ver los detalles de un documento o acceder a versiones anteriores, pulse sobre el símbolo de la primera columna (4). Se mostrará toda la información disponible. 15/19

16 Registro de documentos Allplan Exchange le ayuda a controlar en detalle quién y cuándo ha recibido y se ha descargado alguien un documento. Puede utilizar estos datos como base para futuros análisis. Nota: La información sobre los documentos sólo está disponible para personas con los derechos de acceso ADMINISTRAR o DISTRIBUIR para el proyecto pertinente. Para obtener información sobre los documentos 1 Pulse sobre Documentos (1) y seleccione el documento o archivo actual. 2 Pulse sobre el símbolo de la primera columna y abra los Detalles (2). La sección Versiones del archivo (3) le muestra el historial del archivo. Por ejemplo, podrá ver cuántas veces se ha cargado este archivo (Índice de plano a, Índice de plano b). La sección Información Allplan meta (4) le muestra quién cargó el documento y quién recibió una notificación. Además también podrá ver quién se ha descargado el archivo y cuándo. 16/19

17 Mis descargas El área Mis descargas (1) proporciona un listado con todos los archivos que tiene asignados. Seleccione el proyecto pertinente (2). Podrá ver un listado con los documentos que ha recibido. La tabla (3) enumera todos los documentos actuales, los cuales podrá descargar desde aquí. Los símbolos en color gris representan a los documentos que ya se ha descargado y los símbolos en azul a los documentos que aún no se ha descargado. Para ver los detalles de un documento o acceder a versiones anteriores, pulse sobre el símbolo de la primera columna (4). Se mostrará toda la información disponible. Registro de mis descargas Allplan Exchange le ayuda a controlar en detalle las descargas realizadas. Nota: La información sobre las descargas está disponible para todo usuario que reciba documentos. Para obtener información sobre el registro de descargas. 1 Pulse sobre Mis descargas (1). 2 Pulse sobre el símbolo de la primera columna y abra los Detalles (2). 17/19

18 ADMIN EMPLEADO INVITADO ADMINISTRAR DISTRIBUIR DESCARGAR La sección Versiones del archivo (3) le muestra el historial del archivo. Por ejemplo, podrá ver si ha recibido este archivo varias veces (Índice de plano a, Índice de plano b). Además, podrá obtener información sobre la fecha y la hora en la que recibió el documento y la última vez que lo descargó. Resumen de los derechos de acceso Rango Proyecto Derechos de acceso Organización Mostrar el nombre de la empresa en la WEB X X X Mostrar el nombre de la empresa en la WEB X X X Mostrar rango X X - Definición de rangos X - - Contactos Creación de contactos (para la organización) X X - Borrar contactos X - - Mostrar contactos de la organización X X - X*) Proyectos Creación de proyectos X X - Definición de los participantes del proyecto X /19

19 Mostrar los participantes del proyecto, contactos X X - Mostrar los derechos de acceso asignados X X - Definición de derechos de acceso asignados X - - Mostrar los nombres de los proyectos en el sistema de CAD X X - Mostrar el nombre de la empresa en la WEB X X X Asignación del proyecto CAD al proyecto WEB X X Documentos - Representación X X - Cargar X X - Enviar X X - Descargar X X - Mis descargas Representación X X X Descargar X X X Una persona puede tener un único rango por organización. Cada persona puede tener asignados varios proyectos y un tipo de acceso para cada proyecto. *) Nota: Si asigna el derecho de acceso ADIMINSTRAR a un INVITADO, podrá acceder a los contactos de la organización. Nemetschek Allplan Systems GmbH y sus organizaciones de ventas afiliadas no asumen ningún tipo de responsabilidad sobre la fiabilidad ni utilidad de la información proporcionada. Depende de usted mismo decidir si desea y cómo desea utilizar la información proporcionada. Es plenamente responsable de sus acciones. Se aplican los términos y condiciones de licencia de Nemetschek Allplan Systems GmbH y / o los términos y condiciones generales de las organizaciones de ventas que proporcionan el servicio. Nemetschek Allplan Systems GmbH. Todos los derechos reservados. 19/19