INFORMACIÓN SOBRE LA LOPD Y LA LSSI PARA EL SOCIO DE SMART IBERICA

Transcripción

1 INFORMACIÓN SOBRE LA LOPD Y LA LSSI PARA EL SOCIO DE SMART IBERICA Estimado, como socio Smart Ibérica es necesario que recibas la información y documentación necesaria para cumplir con las normas. Como eres parte de SMART IBÉRICA y ésta es la Responsable ante terceros, todos tendremos que cumplir con las diferentes leyes que afecten a nuestra actividad. No obstante, ante cualquier duda deberás acudir a tu asesor, antes de hacer un mal uso de los datos personales de los clientes, gestionar tus derechos de autor sin asesoramiento, o vender online sin cumplir con las normas de ecommerce, entre otras actividades. SMART IBÉRICA ya se ha encargado de la inscripción de los ficheros, así los datos personales de terceros con los que trabajas formarán parte del fichero Cliente/Proveedores, Responsabilidad de SMART IBÉRICA. No tienes que dar los datos a nadie, tan sólo tendrás que seguir las indicaciones que te damos desde la Cooperativa y aplicar las medidas de seguridad a los datos para cumplir con la LOPD. Del mismo modo, tus datos como socio ya se suman a otro de nuestros ficheros de SMART IBÉRICA Socios Cooperativistas con la finalidad de gestionar la propia cooperativa. Si quieres conocer la situación de tus datos siempre puedes acceder, rectificar, cancelar y oponerte al tratamiento de los mismos ante la propia SMART IBÉRICA. Desde tu incorporación a SMART IBÉRICA es importante que conozcas algunas obligaciones en materia de protección de datos personales. Entre estas obligaciones se encuentran los principios generales de la protección de datos, que son los principios básicos que han de ser respetados en toda fase del tratamiento de los datos, cuando resulten aplicables. Estos principios son: Calidad de datos. Los datos han de ser adecuados, pertinentes y no excesivos y no se podrán utilizar par aun fin distinto que para el que se recogen. Página 1 de 5

2 Derecho de información en la recogida de datos. Como te comentábamos, tus datos de los clientes ya forman parte del fichero de SMARTIB Clientes y Proveedores así que cuando recojas datos en algún formulario, un listado, una ficha tendrás que incluir esta cláusula de información. También si tienes un establecimiento abierto al público, debes colocarla para que sea visible: De acuerdo con lo establecido por la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los datos que nos facilita serán incluidos en el fichero Clientes y/o proveedores de Smart Ibérica de Impulso Empresarial, S.COOP.AND., con la finalidad de realizar la gestión de clientes, contable, fiscal y administrativa. Declaro así mismo estar informado sobre los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que podré ejercitar ante Smart Ibérica de Impulso Empresarial, S.COOP.AND., en C/ Pasaje Mallol 10 AC, Sevilla. Consentimiento del afectado. Toda la normativa de protección de datos gira en torno al consentimiento. Si quieres utilizar los datos para un segundo fin tienes que incluir esta cláusula cuando informes al cliente: Igualmente le informamos que si no nos indica lo contrario, sus datos personales serán incorporados a otro fichero de este mismo responsable, con la finalidad de [indicar la finalidad del segundo fichero]. ( ) No deseo [indicar la finalidad del segundo fichero]. Datos especialmente protegidos. Atención a los datos de menores, ideologías, tendencias sexuales tenemos que contactar con nuestro asesor. Necesitaremos el consentimiento por escrito. Datos relativos a la salud. Cuando trabajamos con datos médicos o de salud tienes que avisar a tu asesor antes de hacer un tratamiento de esos datos erróneos. Necesitaremos el consentimiento por escrito. Seguridad de los datos. Cuando trabajes con datos personales tendrás que destruirlos y que queden inteligibles, bloquearlos o cancelarlos cuando ya no hagan falta, custodiarlos cuando los lleves contigo, utilizar en tus PC, Smartphone, Tabletas usuarios y contraseñas, hacer copias de seguridad, y no ceder datos a terceros sin cumplir con lo que se indica en este documento. Deber de secreto. Es necesario que te comprometas con SMARTIB y para eso te informamos, al igual que tú debes informar a tus compañeros si colaboras con alguien, del deber de guardar secreto profesional. En cumplimiento del artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, de 13 de diciembre de 1999, el trabajador se obliga a guardar estricto secreto acerca de aquellos datos personales almacenados en los ficheros de SMART IBÉRICA. Este compromiso de secreto se extenderá incluso finalizada la relación laboral. El incumplimiento del deber de secreto dará lugar a las acciones disciplinarias que procedan según la regulación laboral, así como a las acciones civiles o penales previstas en las leyes. Página 2 de 5

3 Comunicación de datos. Como regla general, para poder ceder cualquier dato es necesario contar antes con el consentimiento del afectado, lo que implica tener que informarle previamente de ello. Importante saber que en raras ocasiones se ceden datos. En caso de ser así os dejo la cláusula para incluirla en los textos: Le informamos que si no nos indica lo contrario, sus datos personales serán cedidos a [indicar el cesionario del fichero] con la finalidad de [indicar la finalidad de tratamiento por parte del cesionario], que desarrolla la actividad [indicar la actividad del cesionario]. ( ) No consiento la cesión de mis datos. Acceso a los datos por cuenta de terceros. Esta es una figura importante que has de tener presente cada vez que trabajes con un tercero. Si un tercero, profesional o entidad (pública o privada) trabaja contigo y la actividad implica algún tratamiento de datos personales tendrás que firmar un acuerdo que se llama Contrato de Encargado de Tratamiento de datos. La diferencia con la cesión es que este es un tercero que tiene que acceder a los datos para prestar un servicio 8el ejemplo más común el de la asesoría que necesita los datos de los empleados de una empresa para hacer las nóminas). Este es el contrato: De acuerdo con el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal, no será considerado comunicación de datos el acceso por [indicar el encargado del tratamiento], en adelante el encargado del tratamiento, a los datos de carácter personal del fichero Clientes y Proveedores cuyo responsable es SMART IBÉRICA, en adelante el responsable del fichero, ya que dicho acceso, y el correspondiente tratamiento, es necesario para realizar la prestación del servicio contratado. Por ello, el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del fichero, expresadas en el presente Contrato, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las Partes, sin que el acceso a dichos datos tenga por objeto el establecimiento de un nuevo vínculo entre el encargado del tratamiento y el afectado. El encargado del tratamiento no comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas, salvo indicación expresa previa del responsable del fichero de que comunique los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. El encargado del tratamiento no podrá subcontratar con un tercero la realización de ningún tratamiento que le hubiera encomendado el responsable del fichero, salvo que obtenga de éste autorización para ello. En este caso, la contratación se efectuará siempre en nombre y por cuenta del responsable del fichero. No obstante, será posible la subcontratación sin necesidad de autorización siempre y cuando se cumplan los requisitos del artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. El encargado del tratamiento se compromete a adoptar e implantar las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal, y, en particular, las correspondientes al nivel [básico/medio/alto] establecidas en el Reglamento de desarrollo de la Ley Página 3 de 5

4 Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, para los datos y ficheros objeto de este documento. Una vez cumplida la prestación de servicios pactada, y cuando ya no sean necesarios para continuar con el encargo realizado, los datos de carácter personal serán destruidos o devueltos por el encargado del tratamiento al responsable del fichero o al encargado que éste hubiese designado, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No obstante, no procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos, garantizando el responsable del fichero dicha conservación. El encargado del tratamiento conservará, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el responsable del fichero. Debemos tener en cuenta algunos puntos más: Qué ocurre si tienes una incidencia con los datos? Si, por ejemplo pierdes un listado de alumnos, se te olvida el portátil en la calle con los datos de tus clientes, envías un correo sin copia oculta a todos tus clientes (Aquí comunicas el de otros sin su permiso), Solución: Escribir a tu asesor comunicando lo ocurrido, así de fácil. Qué Son los derechos ARCO? (Estos se harán en nombre de SMATRIB así que si alguien os dice que quiere ejercer sus derechos ARCO tendréis que llamar a vuestro asesor). Página 4 de 5

5 Y si tengo una Web? Pues se regula por la LSSI y para adecuar mi web a la Ley tengo que tener un aviso legal, una polititca de privacidad y una política de cookies. En este caso, vuestos asesores tienen esos documentos redactados para que os los hagan llegar. Cuidado si vendemos online, hay que cumplir además con la Ley de Consumidores y Usuarios y elaborar unos textos para la Web que traten las condiciones generales y particulares de la compra-venta. Para terminar, cuidado con el SPAM! Se trata de la publicidad no deseada. Si no tenemos el consentimiento previo para enviar publicidad por no lo hacemos porque te pueden denunciar por SPAM. El consentimiento hay que solicitarlo telefónicamente o presencialmente. Así para finalizar necesitamos que leas este texto atentamente: Como socio de SMART IBÉRICA, me comprometo a mantener la más absoluta confidencialidad sobre los datos de carácter personal a los que pudiera tener acceso y al escrupuloso cumplimiento de lo dispuesto en la L.O. 15/1999, de 13 de marzo, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como en su normativa de desarrollo y en las medidas de seguridad establecidas por SMART IBÉRICA. Asimismo, asumo la obligación de establecer lo descrito en este documento en el tratamiento de datos en mi desarrollo profesional y comunicar a los ASESORES de SMART IBÉRICA cualquier colaboración, o prestación de servicios que implique una cesión o aportación a un tercero de datos personales con los que vaya a trabajar o a consultar, antes de realizar ese tratamiento de datos. En definitiva, me reconozco expresamente responsable ante SMART IBÉRICA de todas las cargas pecuniarias que pudieran derivarse para ésta en favor de terceros con motivo de acciones, reclamaciones o conflictos derivados del incumplimiento de estas obligaciones por mi parte, en mi condición de socio de dicha entidad. Después de esta sesión se da por informado a:, con DNI, como socio de Smart Ibérica, siendo responsable de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de la LOPD, LSSI y LPI y LGCU. Página 5 de 5