Notifica.gal - Cliente web de remesas

Transcripción

1 GU Notifica.gal - Cliente web de remesas Guía rápida de uso Elaborado por : Área de Modernización Versión 02.02

2 ÍNDICE Introdución 3 Definición 3 Requisitos de acceso 3 Acceso 4 Páxina de inicio 5 Enviar notificacións 6 Consultas 10 Consultar interesados 11 Consultar de remesas 12 Outras consideracións 16 Cubrir folla de cálculo 16 Elección do medio efectivo de notificación 18 Formato do documento a notificar 19 Comprimir arquivos en formato ZIP 20 Estado das remesas 22 Funcionalidades da plataforma 23 2

3 INTRODUCIÓN DEFINICIÓN O portal de xestión de remesas de notificacións é unha aplicación que permite o envío de remesas de notificacións, a consulta de remesas enviadas e a consulta dos usuarios dos distintos procedementos a través dunha interface web. Xestor Rexistro Envío aviso Posta a disposición Para saber mais sobre as funcionalidades da plataforma, prema aquí. Portal de notificacións Interesados Os requisitos para ter acceso á aplicación son os seguintes: Dispor dun certificado dixital de persoa física (instalado no navegador, no DNI electrónico ou nunha tarxeta criptográfica) ou dun usuario e contrasinal de dominio Xunta. Estar dado de Alta no sistema. Se non fose o caso, pódese solicitar mediante o formulario EAD008 (Solicitude de alta / baixa / modificación de usuario Notifica.gal) dispoñible na Intranet 3

4 INTRODUCIÓN ACCESO Os usuarios que cumpran os requisitos indicados anteriormente poderán acceder ao portal de xestión de remesas de información a través da seguinte dirección: Na pantalla de acceso, haberá que introducir o usuario e contrasinal de dominio Xunta Entrar 2 ou premer en Entrar co certificado dixital 3. 1 e premer en

5 INTRODUCIÓN PÁXINA DE INICIO Unha vez autenticado o usuario, automaticamente accederase á pantalla de selección de entidade. Será necesario escoller aquela entidade 1 organizativa coa que se vaia a traballar e premer en Seleccionar Posteriormente, aparecerá a páxina principal do portal de xestión de remesas de notificacións na que se atoparán as seguintes opcións: 3 Enviar notificacións: permite realizar envíos de remesas de notificacións. 4 Consultas: acceso á consulta de remesas enviadas así como á información dos interesados que solicitaron ser notificados electrónicamente. 5 Mensaxe benvida: información sobre as distintas opcións dispoñibles no portal. Contacto: correo do centro de atención a usuarios da Xunta de Galicia. Axuda: acceso á guía rápida de uso. Idiomas dispoñibles. 7 Saír: desconectarse do portal. 5

6 ENVIAR NOTIFICACIÓNS O portal de xestión de remesas de notificacións vai a permitir o envío de remesas de notificacións a través dun simple formulario. Para poder realizar o envío será necesario: Acceder a pestana Enviar notificacións. 2 Seleccionar o procedemento que se desexa notificar. 3 Indicar el rexistro de saída das notificacións. As posibles opcións son: Rexistrarse a través da Xunta: neste caso será necesario seleccionar posteriormente a unidade tramitadora 4 facéndose o rexistro dos documentos aportados durante o proceso de notificación de xeito automático. Especificar o número de rexistro: en caso de ter rexistrado xa a saída da documentación, indicar na folla de cálculo os campos Número rexistro e Data rexistro. Para saber máis acerca de como cubrir a folla de cálculo prema aquí. 6

7 ENVIAR NOTIFICACIÓNS O seguinte paso será seleccionar a folla de cálculo 5 na que se recollen todos os datos necesarios para realizar o envío da remesa. Para elo, haberá que cubrir e achegar, premendo en Examinar 6, a folla de cálculo cuxo modelo se pode descargar nesta mesma pantalla. * Tras premer en Examinar será necesario escoller a folla de cálculo cuberta, necesaria para o envío de notificacións. Para saber como cubrir esta folla de cálculo, prema aquí. * 5 6 O único formato válido para achegar á folla de calculo na que se recollen os datos necesarios para o envío de remesas e o XLS, o mesmo no que se descarga o modelo, polo que haberá que prestar atención á hora de gardar a folla de cálculo con calquera outra extensión. Iso non impide editala con LibreOffice 7

8 ENVIAR NOTIFICACIÓNS A continuación, achegaranse os documentos adxuntos ás notificacións. Para elo, haberá que comprimir todos os documentos adxuntos as notificacións a enviar nun único ficheiro en formato.zip e posteriormente achegar o arquivo premendo en Examinar 8. 7 O único formato válido para achegar os documentos adxuntos das notificación é nun ficheiro ZIP. Para saber como comprimir os distintos documentos nun único arquivo en formato.zip prema aquí Finalmente, e antes de premer en Enviar 10 para o envío da remesa de notificacións, poderase, e é recomendable, validar se a folla de cálculo que se achega está correctamente cuberta premendo en Validar 9. Con isto descargarase a folla de cálculo indicando en cada fila OK se está todo correcto ou, en caso contrario, un comentario cos erros atopados. 8

9 ENVIAR NOTIFICACIÓNS Se o envío das remesas é satisfactorio, amosarase o identificador da remesa enviada. Este identificador permitirá consultar o estado da mesma na opción de consultar remesas. No caso de atoparse algún erro, tanto nos parámetros do formulario, coherencia entre os datos aportados na folla de cálculo, erro nos adxuntos ou algún erro interno que impida a correcta persistencia da remesa no sistema, mostrarase a información nunha ventá modal. En ningún caso se reintentan enviar automaticamente as notificacións erradas. Por iso, no caso de fallar algunha notificación, tras coñecer a causa do fallo, deberase enviar unha nova remesa coas notificacións afectadas. 9

10 CONSULTAS A través da pestana Consultas seguintes opcións: 1 o portal de xestión de remesas de notificacións permite acceder ás 2 Consultar remesas: por medio desta opción vai a ser posible consultar a información acerca da todas as remesas enviadas. 3 Consultar interesados e medio notificación: permite consultar a información dos interesados subscritos a un determinado procedemento, e o que é máis importante, posibilita exportar a lista de usuarios consultados ao modelo da folla de cálculo de envío de remesas, facilitando o completado da mesma

11 CONSULTAS CONSULTAR INTERESADOS Para consultar a información dos usuarios que teñan recibido algunha notificación dun determinado procedemento o portal de xestión de remesas de notificacións dispón da opción Consultar interesados e medio notificación interesados 3 Premendo nela poderá realizarse o filtrado a través do seguinte criterio: 2 Nome do procedemento: identificador do procedemento para o cal se precise obter a listaxe de interesados. Despois de seleccionar o procedemento será necesario premer en Buscar. Unha vez obtida a listaxe poderase buscar 4 sobre a mesma por texto libre. Finalmente, a aplicación permite escoller 5 6 un ou todos os usuarios da listaxe aos que se lle quere enviar unha notificación, para exportalos ao modelo da folla de cálculo para o envío de remesas premendo en Exportar, e facilitando, 7 deste xeito, cubrir a mesma

12 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Naqueles casos nos que se precise consultar a información acerca da todas as remesas enviadas, deberase acceder ao apartado Consultar remesas 1 e poderase realizar o filtrado a través dos seguintes criterios: Tamén se vai a poder realizar a procura por texto libre sobre a listaxe resultado da procura Identificador da remesa: número de identificación que se lle asigna a unha remesa tralo seu envío. 3 Procedemento: código de procedemento para o que se enviou a notificación. 4 Estado da remesa: no que se atopa a remesa a buscar. 5 Documentación destinatario: NIF/NIE do destinatario da remesa. 6 Número de expediente: número de expediente que se recolle na folla de cálculo para o envío de remesas. 7 Período de emisión: intervalo de datas nas que foi enviada a remesa. 8 Limpar: para restaurar os valores por defecto dos diferentes filtros. Tras ter seleccionado os criterios de procura será necesario premer en Buscar 9. 12

13 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Tras premer en Buscar e obter o resultado da procura, poderase ver, nun primeiro momento, a listaxe das remesas enviadas que cumpren os criterios de busca. Na columna notificacións * indicarase o número de notificacións 1 que forman parte da remesa, para poder acceder á listaxe bastará con premer en. Poderá, tamén, exportar esta información, o premer o botón de descarga. * Para coñecer o significado de cada unha das iconas da columna estado, prema aquí. Desde a listaxe das notificacións vai a poder descargarse o acuse de recibo da posta a disposición de cada unha delas premendo na icona. De igual xeito, se fose necesario, poderá descargar tódolos documentos das notificación da remesa para súa impresión e posterior envío Postal, co botón Para consultar o detalle da información da remesa que se pode descargar, prema aquí. 13

14 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Finalmente, por se fose necesario, na listaxe das notificacións está dispoñible o filtrado das mesmas a través dos seguintes criterios: 1 Medio de notificación: tipo de procedemento para o que se enviou a notificación. 2 Estado no que se atopa a notificación a buscar. 3 Documentación destinatario: NIF/NIE do destinatario da remesa. 4 Número de expediente: número de expediente que se recolle na folla de cálculo para o envío de remesas Premendo para cada unha das notificacións na icona accederase aos datos da mesma. En todo momento será posible volver a ventá anterior premendo en Voltar. 14

15 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Premendo para cada unha das notificacións na icona accederase aos datos da mesma, sendo posible descargar a posta a disposición 1 e o acuse de recibo 2 asinado dixitalmente en formado PDF e tamén o documento notificado 3 así como o documento imprimible coa pegatina do rexistro 4 premendo na icona correspondente Prema aquí se quere saber máis acerca de cómo formar o documento a notificar 15

16 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Tanto na listaxe de notificacións coma no detalle das mesmas pódese ver o estado no que se atopan 16

17 CONSULTAS CONSULTAR REMESAS Os estados nos que se pode atopar unha notificación son: Pendente: A notificación enviada está pendente de ser procesada para a súa posta a disposición. Posta a disposición: A notificación está posta a disposición do interesado Posta a disposición e lída: O interesado aceptou a notificiación. Rexeitada polo usuario: O interesado rexeitou a notificación. Rexeitada por non acceder en prazo: A notificación caduco xa que o interesado non accedeu a ela no prazo establecido. Creada en erro: A notificación enviada non será procesada xa que se produciu un erro na súa creación (faltan datos obrigatorios, o NIF indicado non é correcto, etc.) Erro interno rexistro telemático: Non se completou a posta a disposición a causa dun erro durante a anotación no rexistro de saída da documentación anexa á notificación (o servizo non está dispoñible, a unidade de rexistro non é correcta...) Erro na sinatura do servidor: Non se completou o envío porque non se puido asinar o documento xustificante da posta a disposición (o servizo non está dispoñible...) 17

18 OUTRAS CONSIDERACIÓNS CUBRIR FOLLA DE CÁLCULO O envío de remesas realizase a través dun modelo creado sobre unha folla de Cálculo, tal é como se mostra na seguinte imaxe Este modelo está composto, na súa primeira parte, por una serie de campos que haberá que cubrir manualmente: 1 Número de expediente: número asignado ao expediente polo que se envía a notificación. 2 Asunto: frase ou palabra para que se recoñeza o motivo da notificación. 3 Corpo: mensaxe curta representativa da información ou contido da notificación, incluída nos adxuntos. 4 Nome destinatario: nome do interesado ao que se envía a notificación ou razón social. 5 Apelidos destinatario: apelidos do interesado ao que se envía a notificación. 6 NIF destinatario: NIF do interesado ao que se envía a notificación. Estes tres campos poderán cargarse automaticamente no modelo a través da opción de consultar interesados. 7 Adxuntos: nome de cada un dos adxuntos que se achegan na remesa e que van comprimidos nun único arquivo en formato ZIP. No caso de ser máis dun deberán ir separados con / (ex: ADXUNTO1.pdf/ADXUNTO2.pdf) 8 Número rexistro: se á hora de enviar a notificación se marca a opción especificar o número de rexistro, porque os documentos xa se atopen rexistrados. No caso de non cumprimentalo, Notifica realizará o asento automáticamente. 9 Data rexistro: se á hora de enviar a notificación se marca a opción especificar o número de rexistro, porque os documentos xa se atopen rexistrados. Esta data do rexistro de saída deberá levar o formato: dd/mm/aaaa. 18

19 OUTRAS CONSIDERACIÓNS CUBRIR FOLLA DE CÁLCULO A continuación haberá unha serie de campos nos que será necesario seleccionar dunha lista: Medio de notificación: escoller entre Electrónico, se a notificación se desexa realizar electronicamente ou pola contra, Postal. Notificación electrónica obrigatoria: escoller "Si" cando o medio de notificación indicado sexa obrigado para o destinatario como pode ser o caso das notificacións a empresas. Se non se informa ningún valor o sistema interpreta que non é obrigatorio efectuar a notificación a ese interesado por medios electrónicos. Actualizar medio notificación: Indicar "Si" / Non" para actualizar ou non o medio de notificación preferente do interesado. Se non se informa ningún valor o sistema interpreta que non se debe actualizar o medio de notificación preferente dese interesado E finalmente será necesario introducir: Data solicitude: data da solicitude de modificación do medio de notificación preferente en formato dd/mm/aaaa Teléfono: número de teléfono móbil do destinatario, ao que se enviarán os avisos de que ten unha notificación. dirección de correo electrónico do destinatario ao que se enviarán os avisos de que ten unha notificación. Prema aquí se quere ter más detalle acerca de cómo se calcula o medio efectivo da notificación

20 OUTRAS CONSIDERACIÓNS ELECCIÓN DO MEDIO EFECTIVO DE NOTIFICACIÓN O medio de envío dunha notificación (medio efectivo) determínase en función da información envíada a través do modelo (campos Medio de notificación e Data de solicitude) e a información almacenada en Notifica.gal, se a hai. a) Non hai información do medio preferente para o interesado e o procedemento en Notifica.gal O interesado nunca recibiu unha notificación electrónica no seu buzón ou O interesado non accedeu ó portal de Notifica.gal ou non modificou o medio preferente do procedemento O medio efectivo de notificación será sempre igual ó medio preferente indicado no modelo no campo Medio de Notificación b) Hai información do medio preferente para o interesado e o procedemento en Notifica.gal Notifica.gal almacena a data do último cambio realizado en relación ó medio seleccionado polo interesado e ó procedemento. Esta data actualízase nos seguintes escenarios: O interesado accedeu ó portal de Notifica.gal e modificou o medio preferente do procedemento O interesado púsoxe en contacto coa unidade para modificar ó medio preferente e este actualizouses con seguinte envió realizado Compárase á data rexistrada en Notifica.gal co último cambio feito polo interesado ou actualizado nun envío coa indicada no campo Data de solicitude do modelo: A data informada no modelo é máis recente á rexistrada en Notifica.gal O medio efectivo de notificación será igual ó medio preferente indicado no modelo no campo Medio de Notificación A data informada no modelo é anterior á rexistrada en Notifica.gal O medio efectivo será igual ó medio rexistrado en Notifica.gal c) Se no modelo se indica SI no campo Notificación electrónica obrigatoria A notificación será enviada sempre por medio electrónico Se no modelo se indica SI no campo Actualizar medio de notificación e o medio efectivo é o indicado no modelo Actualízase o medio preferente en Notifica.gal para o interesado e o procedemento correspondente coa información indicada no modelo (medio e data de solicitude) 20

21 OUTRAS CONSIDERACIÓNS FORMATO DO DOCUMENTO A NOTIFICAR Os documentos que se rexistren a través do rexistro único da xunta de galicia deben cumprir o formato da imaxe para o estampado do pegatina do apunte de rexistro de saída. 21

22 OUTRAS CONSIDERACIÓNS COMPRIMIR ARQUIVOS EN FORMATO ZIP Un dos aspectos chaves á hora de enviar remesas é que os documentos que se acheguen adxuntos deben ir todos comprimidos nun único ficheiro en formato.zip. A continuación explícase como confeccionar este ficheiro ZIP da forma máis sinxela posible: 1 1 Na localización que se considere máis axeitada, podería ser, por exemplo, na mesma carpeta onde gardou ó modelo da folla de cálculo para o envío de remesas, crear unha nova carpeta co nome que se considere. Para o caso do exemplo: adxuntos. 2 Na carpeta creada, gardar os documentos que se desexa incorporar ás notificacións da remesa. 2 22

23 OUTRAS CONSIDERACIÓNS COMPRIMIR ARQUIVOS EN FORMATO ZIP 3 Clicar botón dereito do rato 5 4 Na carpeta creada no paso (1) e na cal se gardaron todos os documentos no paso (2): 3 Seleccione todos os documentos e pinche no botón dereito do rato. No menú que se desprega escoller a opción 7-Zip. 4 Finalmente seleccionar Añadir a adxuntos.zip. 5 Como resultado obterase un ficheiro de nome adxuntos.zip, que será o que haberá que incorporar na pantalla de envío de remesas. 23

24 OUTRAS CONSIDERACIÓNS ESTADO DAS REMESAS Ao obter a listaxe de remesas é posible que aparezan distintas iconas na columna estado. Indícase, a continuación, as distintas iconas dispoñibles e o seu significado: Procesada: a remesa foi procesada e as notificacións foron postas a disposición do usuario. Sen procesar: a remesa foi creada pero aínda non foi procesada ou estase procesando. Reintento: durante o procesamento da remesa produciuse un erro alleo ao portal polo que se intentará procesar de novo ou ben, cando as notificacións das remesas están pendentes de posta a disposición Procesada con erros: xurdiu un erro no procesamento da remesa e non se intentará procesar de novo. 24

25 OUTRAS CONSIDERACIÓNS ESTADO DAS REMESAS A través da descarga da remesa pódese obter a información das notificacións enviadas así como o detalle do buzón no se puxo a disposición a notificación e os avisos que foron enviados ó destinatario e os seus autorizados. No modelo descargado pódese consultar a seguinte información: Datos do destinatario: NIF e nome e apelidos ou razón social Datos do buzón: Estado do buzón Creado de oficio: creouse a raíz do envío da notificación Activo: xa existía o buzón previamente ó envío da notificación Reactivado: o buzón foi dado de baixa pero foi activado de novo Baixa: O cidadán accedeu a Notifica e deu de baixa o seu buzón Data de creación ou baixa, segundo corresponda Información de se o buzón foi confirmado ou non (indica se o interesado accedeu ó portal) Datos da notificación e canle de envío: Asunto, corpo, número de expediente, datos do rexistro de saída dos documentos, anexos, canle efectiva de notificación, estado e datas de posta a disposición e recibo. Envíos realizados: Correo electrónico e teléfono móbil do destinatario e autorizados os que foron enviados os avisos de posta a disposición e recordatorios. 25

26 Rol Empleado público OUTRAS CONSIDERACIÓNS FUNCIONALIDADES DA PLATAFORMA 1. Enviar notificación Funcionalidad Artículo Ley 39/ Fase I 11/2016 Fases posteriores Papel Electrónica Papel Electrónica Observaciones No Sólo puesta a disposición electrónica Sí Sí Si hay integración con el sistema de correos a. Consultar medio de envío preferente del interesado No (*1) No (*1) Sí Sí b. Preparar notificación y cargarla en Notifica.gal Sí Sí Sí Sí c. Registro de salida automático de los documentos Sí (Ver anexo I Opciones) Sí Sí Sí d. Puesta a disposición electrónica Sí Sí Sí Sí e. Envío de aviso por correo electrónico y/o SMS (*2) Sí Sí Sí Sí Empleado público 2. Consulta del estado y fecha efectiva de la notificación 41.7 Empleado público 3. Ciudadano 4. Actualizar en Notifica.gal el medio de notificación preferente que un ciudadano ha comunicado a la unidad por un medio o canal distinto al portal del ciudadano Elección del medio de notificación preferente No (*1) Consulta del estado y fecha de acceso electrónico a. A través del portal del ciudadano en Notifica.gal Sí Sí b. Comunicación a la unidad responsable del procedimiento Sí Sí Sí Sí Si hay integración con el sistema de correos Si (*1) Si (*1) Sí Sí c. A través de la Sede Electrónica No (*1) No (*1) Si Si 43.1 Ciudadano 5. Acceso electrónico al contenido de la notificación Sí Sí Si Si 43.4 Ciudadano 6 Notificación por comparecencia en Sede Electrónica 43.1 No No Si Si Notificación por medios non electrónicos con ocasión da comparecencia espontánea do Ciudadano a No No Si Si interesado ou do seu representante nas oficinas de asistencia en materia de rexistro Sí Sí Sí (*1) Se puede consultar si el interesado ha indicado en Notifica.gal el medio preferente electrónico y la fecha pero no hay registro del medio elegido a través de otros cauces. Combinando la información indicada en el envío de la remesa y la disponible en Notifica.gal se establecerá de forma automática el medio de notificación asociado a cada notificación y por tanto las acciones que el sistema llevará a cabo en cada caso. (*2) Si se dispone información del correo y/o SMS (*1) Puede consultarse el acceso a la notificación por medios electrónicos. Esta fecha deberá cotejarse con la de la notificación en papel para determinar la fecha efectiva de la notificación que será la que se haya efectuado en primer lugar. (*1) El nuevo medio notificación comunicado a la unidad debe informarse en el envío de la notificación junto a la fecha de solicitud para que quede registrado en notifica, en fases posteriores se dispondrá de una interfaz de modificación de datos. (*1) Aunque notifica está preparado, debemos realizar la parte de integración de la Sede Electrónica. Sistemas integrados 8. Obtener todas las notificaciones pendientes de lectura de un interesado 43.1 Si Si Sí Sí Pendiente integración tras el despliegue de la Fase I Sí Sí 26 Pendiente integración tras el despliegue de la Sistemas integrados 9. Actualizar estado de la notificación 43.1 No No Fase I

27 CLIENTE DE REMESAS Para calquera dúbida ou aclaración que precisen poden dirixirse ao Centro de Atención ao Usuario (CAU): Correo electrónico: Teléfono: