PATAGONIA WORKS CÓDIGO GLOBAL DE CONDUCTA DEL EMPLEADO

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1 PATAGONIA WORKS CÓDIGO GLOBAL DE CONDUCTA DEL EMPLEADO Fotografía: Mikey Schaefer

2 Introducción Patagonia Works y todas sus empresas operativas desean mantenerse durante mucho tiempo en el negocio y funcionar de una manera que sea coherente con sus valores fundamentales. También deseamos tener la certeza de que todas nuestras operaciones cumplen con las leyes locales, respeten las costumbres y normas regionales, y ser siempre transparentes. Este Código global de conducta del empleado (o GCEC, por sus siglas en inglés) tiene el propósito de servir como recurso para los empleados de Patagonia Works en todo el mundo para reforzar el compromiso con nuestros valores fundamentales y establecer algunos de los principios y pautas clave de nuestras operaciones. No abarcará todas las situaciones éticas o legales que enfrentamos en el negocio, pero se esfuerza por reunir en un solo lugar muchos de los problemas importantes que surgen y que seguirán apareciendo a medida que crecemos. El GCEC funciona en conjunto con las políticas y procedimientos localizados que mantiene y administra el departamento de Recursos Humanos y las leyes locales específicas para la región en la que representa a Patagonia Works como empleado. Si tiene dudas sobre cualquiera de las políticas descritas en el GCEC, o si detecta un conflicto entre el GCEC y las políticas o leyes locales, consulte con su gerente, Recursos Humanos o el departamento legal. Cumplimiento de los reglamentos, leyes y reglas Patagonia Works tiene el compromiso de cumplir con todas las leyes. Como empresa mundial, esto implica cumplir las leyes locales en los países donde hacemos negocios. Estas leyes afectan todos los aspectos de nuestro negocio, inclusive la manera en que fabricamos, comercializamos, promocionamos y vendemos nuestros productos, la forma en que nos tratamos unos a otros y cómo comunicamos nuestras operaciones. No siempre estas leyes son coherentes entre sí, pero generalmente se basan en principios clave, que es lo que intentamos delinear aquí. Si una ley está en conflicto con las pautas o políticas de la empresa, se debe cumplir la ley. Aunque no se espera que conozca todos los detalles de una ley, es importante que sepa suficiente al momento de formular preguntas. Soborno de personal del gobierno y personas individuales Patagonia Works está comprometida con las prácticas de negocios justas y éticas. No autorizamos, pagamos, prometemos ni ofrecemos nada a funcionarios gubernamentales ni a personas individuales para influir de manera inadecuada ni recibir un trato favorable. Tampoco solicitamos ni autorizamos a terceros para que lo hagan. Este comportamiento constituye un soborno y es una conducta comercial inaceptable donde sea que haga negocios la empresa o cualquiera sea el producto que venda o provea. Además, generalmente va contra la ley. Se prohíbe dar un soborno en representación de la empresa a un funcionario gubernamental o persona individual, como también recibir un soborno de cualquier fuente. No cumplir con cualquier disposición de esta política u otra política relacionada de la empresa constituye una infracción grave y puede generar medidas disciplinarias, inclusive el despido, además de cargos civiles o criminales. -1-

3 Aun cuando esto parece ser evidente, a menudo no lo es. En algunos países, por ejemplo, puede ser común ofrecer pagos a funcionarios gubernamentales de nivel bajo para agilizar o facilitar acciones gubernamentales de rutina sobre las cuales esa persona no influye. Estos pagos de facilitación también se consideran una forma de soborno y están prohibidos. Conflictos de interés / regalos Un "conflicto de interés" tiene lugar cuando los intereses personales de alguien interfieren de alguna manera con los intereses de la empresa. Una situación de conflicto puede surgir cuando un empleado toma medidas o tiene intereses que dificultan la ejecución de su trabajo en la empresa de manera objetiva y eficiente. También pueden aparecer conflictos de interés cuando un empleado, o un miembro de su familia, recibe beneficios personales inadecuados a raíz de su cargo en la empresa. Aceptar un regalo, favor o cualquier otro beneficio puede provocar un conflicto de interés. Además, es un conflicto de interés para un empleado de la empresa trabajar de manera simultánea para un competidor, cliente, proveedor, prestamista o asesor. Otros ejemplos de posibles conflictos pueden ser trabajar a tiempo parcial o completo como empleado para uno mismo u otra persona, o servir de consultor o miembro de la justa directiva de la competencia. Relaciones interpersonales La empresa tiene el compromiso de ofrecer un entorno laboral donde todos se traten de manera justa e igualitaria. También reconocemos y valoramos las conexiones personales que se desarrollan entre los empleados cuando trabajan estrechamente por una causa común. Sin embargo, las relaciones personales íntimas entre supervisores y subordinados puede ser problemáticas y provocar conflictos de interés reales, posibles o percibidos que conduzcan a problemas en el trabajo, como falta de objetividad al supervisar y evaluar a los empleados, la percepción de favoritismo por parte de otros empleados (sea justificada o no), y el potencial de quejas por acoso sexual cuando termina la relación. Las relaciones románticas también pueden interferir con el entorno laboral y ser una distracción para las personas involucradas y para sus compañeros. En un esfuerzo por evitar estos problemas, debe notificar a su supervisor o a Recursos Humanos si tiene una relación o se involucra románticamente con otro empleado sobre el cual tiene autoridad o puede recomendar una medida referente al estado del empleo. También se le recuerda que la empresa tiene una política estricta contra el acoso ilegal de cualquier tipo, inclusive el acoso sexual. Asesores y otros terceros La empresa a menudo emplea asesores, contratistas independientes u otros terceros para proporcionar servicios y actuar en su representación. Nuestras relaciones con ellos siempre -2-

4 deben ser adecuadas, legales y documentadas. Las comisiones, las cuotas y los descuentos deben establecerse siempre en un acuerdo por escrito y reflejar el valor que el servicio proporcionado tiene para nosotros. Nunca deben superar las cantidades razonables y habituales que se utilizan en nuestra industria. Esto es, en parte, para evitar un conflicto de intereses o infringir de manera inadvertida las pautas y políticas antisoborno. Cuando la empresa emplea asesores, contratistas independientes y terceros, se les debe exigir cumplir con estos principios. Antes de iniciar una relación con un asesor, contratista independiente u otro tercero, debe emplear sus servicios de acuerdo con los procedimientos actuales del departamento legal. Negocios justos Buscamos superar a nuestra competencia con honestidad, de manera justa y en cumplimiento con la ley. Buscamos la ventaja competitiva a través de un desempeño y productos superiores, no a través de prácticas de negocios ilegales o poco éticas. Está prohibido robar información privada, poseer información comercial secreta que se obtuvo sin el consentimiento del propietario o inducir tales divulgaciones por medio de empleados antiguos o actuales de otras empresas. Debe respetar los derechos de nuestros clientes, proveedores, competidores y empleados, y tratarlos con justicia. No debe tomar ventaja desleal de nadie a través de manipulación, ocultamiento, abuso de información privilegiada, interpretación errónea de hechos materiales, soborno o cualquier otra práctica de negocios desleal, ni ayudar a que lo hagan otras personas en la empresa o sus asesores, contratistas independientes y otros terceros. Competencia libre y justa La mayoría de los países tienen cuerpos de leyes "antimonopolio", "de competencia" o "de protección al consumidor" bien establecidos, que fueron diseñados para estimular y proteger la competencia libre y justa. A menudo estas leyes rigen las relaciones de la empresa con los minoristas, incluyendo las prácticas para la fijación de precios, descuentos, plazos de crédito, rebajas promocionales, distribución exclusiva, relaciones de franquicia, relaciones de licencia, restricciones para tener productos de la competencia, término del contrato y muchas otras prácticas. También rigen, generalmente de manera bastante estricta, las relaciones entre la empresa y su competencia. Como regla general, se deben evitar los contactos con la competencia y siempre evitar temas como los precios u otros términos y condiciones de venta, los clientes y los proveedores. La empresa tiene el compromiso de acatar estas leyes y las consecuencias de no hacerlo pueden ser graves. La aplicación de estas leyes a situaciones particulares puede ser compleja, por lo que debe involucrar al departamento legal desde un principio cuando surjan preguntas. Discriminación y acoso -3-

5 Nuestras políticas prohíben la discriminación y el acoso de cualquier tipo por parte de un empleado. La discriminación, acoso, insultos o bromas que se basen en la raza, color, credo, religión, nacionalidad, ciudadanía, edad, género, orientación sexual, estado civil o discapacidad mental o física de una persona, así como otros atributos o estados, pueden estar protegidos por la ley y no se tolerarán. Esta política se aplica a todos los agentes y empleados de la empresa, incluso supervisores/gerentes y empleados sin cargos de supervisión, y prohíbe el acoso de empleados en el lugar de trabajo por parte de cualquier persona, aun cuando no sea un empleado. También se extiende al acoso de o por parte de proveedores, contratistas independientes y otras personas que hacen negocio con nosotros. Asimismo, esta política prohíbe el acoso ilegal de cualquier forma, inclusive verbal, física y visual. También prohíbe las represalias de cualquier tipo contra personas que presenten quejas de buena fe o que ayuden en una investigación. Cualquier empleado u otra persona que crea haber sido víctima de acoso por parte de un -compañero, supervisor/gerente, agente de la empresa u otra persona cubierta por esta política, debe informar oportunamente al departamento de Recursos Humanos los hechos relativos a el o los incidentes, así como los nombres de las personas involucradas. Es responsabilidad de cada empleado informar de inmediato sobre cualquier infracción o supuesta infracción a esta política. Los supervisores/gerentes también son responsables de informar de inmediato los incidentes de acoso al departamento de Recursos Humanos. El departamento de Recursos Humanos investigará todas las quejas y tomará las medidas correctivas que estime adecuadas, incluyendo medidas disciplinarias, una vez que se confirme. Los empleados deben tener la libertad de informar de manera válida sin temor a represalias de ningún tipo. Los empleados no estarán sujetos a represalias por enviar una queja de acoso ilegal de buena fe. Prácticas de contabilidad Es política de la empresa divulgar justamente y en su totalidad nuestra condición financiera en conformidad con los principios de contabilidad, leyes, normas y reglamentos aplicables. El registro honesto y preciso de la información es fundamental para nuestra capacidad de tomar decisiones de negocios responsables. Se confía en los registros de contabilidad de la empresa para generar los informes para los accionistas, la gerencia, los organismos gubernamentales y otras partes interesadas. Nuestros estados financieros, libros y registros deben reflejar fielmente todas las transacciones corporativas y estar en regla con todos los requisitos de contabilidad y nuestros controles internos del sistema. Viajes y entretenimiento La empresa reembolsa a los empleados los gastos necesarios y razonables relacionados con viajes de negocios y entretenimiento. Muchos empleados utilizan normalmente cuentas de -4-

6 gastos comerciales, que se deben documentar y registrar de manera precisa. Si no está seguro de que un gasto específico sea legítimo, pregunte a su gerente o asesor financiero antes de incurrir en él. Todas las transacciones de viajes y entretenimiento que requieran reembolso o pago por parte de la empresa deben incluir documentación que describa de manera completa y exacta la naturaleza de la transacción. Debe procesar los informes de gastos oportunamente. Aprobación interna Los empleados de diversos niveles de la organización están autorizados a realizar ciertos acuerdos y gastos externos en representación de la empresa. Usted es el responsable de comprender y cumplir con las políticas pertinentes. Si tiene preguntas sobre su autoridad para crear compromisos para la empresa o adquirir obligaciones de pago a terceros en representación de la empresa, comuníquese con el asesor financiero o el departamento legal. Política de secretos comerciales/información confidencial Innovar es un aspecto esencial de nuestro trabajo cotidiano y deseamos proteger la propiedad de lo que desarrollamos. En muchos casos, esto puede ser un requisito contractual o un requisito basado en derechos de propiedad intelectual. Por este motivo, los empleados no puedes divulgar ni utilizar información confidencial de índole comercial o técnica sobre la empresa, excepto cuando sea necesario para la ejecución de su trabajo. Algunos ejemplos de dicha información incluyen sin limitación: patrones, especificaciones, procedimientos, técnicas, planes, fórmulas, listas de clientes, listas de proveedores, compilaciones de datos, métodos financieros y de producción, archivos de personal, procesos e invenciones, hayan sido creados o preparados o no por usted u otros empleados. Seguridad Patagonia se preocupa de la seguridad y el bienestar de todos sus empleados. Todos los empleados son responsables de la seguridad. Solo la ayuda de los empleados puede evitar accidentes y mantener un entorno laboral seguro. Si descubre una condición de trabajo insegura en cualquier ubicación de la empresa, notifique a su supervisor/gerente y al departamento de Recursos Humanos. Si un accidente produce una lesión personal, sin importar lo leve que pueda parecer, notifique de inmediato a su supervisor/gerente y a Recursos Humanos. Política de seguridad en el lugar de trabajo Patagonia tiene el compromiso de proporcionar un lugar de trabajo sin violencia ni amenazas de violencia. Aunque algunos tipos de violencia son el resultado de problemas sociales que están más allá de nuestro control, creemos que se pueden adoptar medidas para mejorar la protección de los empleados y ofrecer un lugar de trabajo seguro. Para mantener este compromiso, hemos establecido un estricta política que prohíbe que cualquier empleado amenace o cometa un acto de violencia en el lugar de trabajo, mientras se encuentra de turno, mientras realiza negocios -5-

7 relacionados con la empresa o mientras opera vehículos o equipos que son propiedad de la empresa o alquilados por ella. Esta política se aplica a todos los empleados, incluidos supervisores, gerentes y empleados sin cargos de supervisión. A fin de lograr nuestro objetivo de ofrecer un lugar de trabajo que sea seguro y libre de violencia, debemos contar con el apoyo de todos los empleados. El cumplimiento de esta política y el compromiso de la empresa hacia la política de "tolerancia cero" en relación con la violencia en el lugar de trabajo es responsabilidad de cada empleado. Se le exige informar de inmediato sobre cualquier incidente que implique una amenaza de violencia o acto de violencia al número telefónico de seguridad de su ubicación, al supervisor/gerente o, si así lo prefiere, a Recursos Humanos. Los supervisores/gerentes deben informar estos problemas inmediatamente a Recursos Humanos, quienes investigarán y tomarán las medidas correctivas que correspondan. Esto puede incluir la aplicación de medidas disciplinarias a cualquier empleado que infrinja la política, incluido el despido inmediato. Si se entera de cualquier peligro en el lugar de trabajo o identifica un método para mejorar la seguridad, debe proporcionar esta información a su supervisor/gerente o a Recursos Humanos. Tiene la obligación de informar las infracciones a esta política, inclusive cualquier incidente que implique violencia real o amenazas. Puede hacerlo sin temor a represalias de ningún tipo. Informe de infracciones Hable con su gerente, director, Recursos Humanos o el departamento legal en caso de observar comportamientos ilegales o poco éticos, infracciones a las políticas descritas en el GCEC, contabilidad cuestionable, problemas relacionados con controles internos o auditorías, o bien si tiene dudas acerca de la mejor manera de proceder antes una situación particular. Considere que se espera que coopere en las investigaciones internas de conducta inadecuada. También debe tomar en cuenta que la empresa no admite ni aprueba represalias por informes de conducta inadecuada por parte de otras personas según sus creencias sobre el comportamiento ilegal o la infracción de las políticas. Medidas disciplinarias Nuestros empleados cuentan con una libertad personal considerable para manejar su propio desempeño y comportamiento. Esta libertad implica responsabilidad, mucho más que al trabajar en un lugar donde todos los movimientos de un empleados se rigen por reglas y normas. La empresa tomará medidas adecuadas contra cualquier empleado cuya conducta infrinja las disposiciones del GCEC u otras políticas de la empresa. Las medidas disciplinarias pueden incluir el despido, si corresponde y la ley local lo permite. Cambios y actualizaciones -6-

8 Las políticas y procedimientos descritos en el GCEC pueden cambiar según sea necesario o pueden haber sido modificadas desde la fecha de publicación. Le informaremos sobre cualquier cambio o adición en la medida que ocurran y actualizaremos o confirmaremos el contenido del GCEC, junto con su aceptación y certificación de cumplimiento. -7-

9 Formulario de aceptación Por medio del presente acepto que recibí una copia del Código global de conducta del empleado ( GCEC ) de Patagonia Works y comprendo que contiene información importante sobre muchos principios y pautas clave de Patagonia Works que rigen nuestras operaciones. Acepto que se espera que lea y acate el GCEC. Comprendo que Patagonia Works puede contar con otras políticas o prácticas que no se incluyen en el GCEC. Además, Patagonia Works puede cambiar, rescindir o agregar material, a su propia discreción, a las políticas o prácticas descritas en el GCEC. Patagonia Works avisará a los empleados sobre los cambios importantes en un plazo razonable. Firma del empleado Fecha Nombre del empleado (a máquina o en letra imprenta) -8-

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