Código de ética y conducta profesional

Transcripción

1 1 INTRODUCCIÓN El Consejo de Administración de Naspers «marca la pauta desde la cúpula» al enunciar nuestros valores y al garantizar que nuestros estándares de ética profesional según se indican en el presente código se integren en las estrategias y operaciones del grupo. Este código está avalado por el Consejo, que ha instruido a Naspers para que comunique el contenido del código a las partes interesadas dentro de la empresa, así como a las partes interesadas externas relevantes. El Consejo ha delegado en el Departamento de Recursos Humanos y en el Comité de Remuneración del Consejo la responsabilidad de supervisar periódicamente el código y de elaborar un plan de comunicación sobre ética. Forma parte de la política de Naspers llevar a cabo sus negociaciones cumpliendo la legislación vigente y observando adecuadamente las prácticas éticas. El éxito cosechado por el grupo en los mercados en los que opera se fundamenta en la integridad con la que gestiona sus negocios. Luchamos por evitar situaciones que puedan comprometer tales principios dentro de nuestras negociaciones con clientes, proveedores, gobiernos y otros socios comerciales. Este código establece los estándares de conducta profesional para todo el grupo y está respaldado por un amplio abanico de políticas de grupo. Sin embargo, dado que el grupo opera en todo el mundo, nuestros empleados están sometidos a las leyes y normas de numerosos países, por lo que es necesario complementar las políticas de grupo con las políticas y procedimientos locales. A los efectos de este código, la «Persona de contacto para el código de ética profesional» podrá ser un directivo, un director ejecutivo o un empleado. En el caso de los directivos y directores ejecutivos, la «Persona de contacto para el código de ética profesional» será el secretario de la empresa del grupo, y en el caso de los demás empleados, la gerencia de la empresa del grupo donde trabaje el empleado decidirá quién asume esta función. ALCANCE Y APLICACIÓN DEL CÓDIGO Este código rige para Naspers y sus filiales, y es aplicable a las partes interesadas internas del grupo; en concreto a su Consejo y sus empleados (ya sean temporales o fijos).

2 2 EL LUGAR DE TRABAJO Empleo justo Naspers es consciente de que sus empleados contribuyen a que la empresa consiga crear e implementar nuevas oportunidades de negocio gracias a la diversidad de talentos y puntos de vista. Por esta razón, nos esforzamos por mantener un lugar de trabajo donde se fomente el trabajo en equipo y la confianza mutua, y donde se trate a los empleados con dignidad y respeto. A tal fin, Naspers espera de todos sus directivos y empleados que actúen con justicia y honestidad en su trato con colegas y socios comerciales, y que cumplan los siguientes principios: Ser veraces y escrupulosos en su manera de enfocar el trabajo y de llevarlo a cabo. Evitar las relaciones o los intereses que puedan menoscabar o afectar negativamente a su capacidad de actuar con integridad y objetividad, de un modo directo o indirecto. Tratar a clientes, colegas, competidores y terceros con dignidad, integridad y respeto, y comunicarse con ellos con cortesía. Observar un alto estándar de ética profesional en todas las operaciones comerciales. Cumplir la legislación, la normativa y las reglas establecidas por el grupo en relación con la deshonestidad, la corrupción y/o el incumplimiento de la obligación de un directivo o empleado de actuar de buena fe con el grupo. Respetar la diversidad de las personas y evitar la victimización, ya sea por motivos de género, clase social, raza, credo, color de piel, orientación sexual, estado civil, edad, nacionalidad, asociación o discapacidad. Salud y seguridad laboral El grupo tiene como objetivo proporcionar a sus empleados y directivos un entorno de trabajo seguro y saludable. A tal fin, los empleados deben contribuir a mantener un lugar de trabajo seguro y saludable mediante el cumplimiento de las siguientes reglas y prácticas en materia de salud y seguridad, así como informando con prontitud sobre posibles accidentes y lesiones, y sobre un equipamiento, unas prácticas o condiciones inseguros. Se espera de directivos y empleados que realicen su trabajo para la empresa de una manera segura, sin influencias del alcohol o de determinadas sustancias controladas. No se tolerará el uso de drogas ilegales, de violencia o de conductas amenazantes en el lugar de trabajo. Protección medioambiental Se espera de directivos y empleados que cumplan la legislación y las normas medioambientales vigentes, así como la política propia del grupo en materia de desarrollo sostenible. Naspers reconoce que el desarrollo y la economía sostenibles, así como la protección social y del medio ambiente son imperativos globales que redundan en oportunidades y riesgos para los negocios. En su calidad de empresa de medios líder en el mercado, el grupo tiene como meta posicionarse de tal manera que le permita superar tales desafíos.

3 3 A medida que el grupo expande sus negocios, se ha propuesto apoyar a las comunidades en las que opera, contribuir al desarrollo de su propio personal y a la prosperidad económica general, y minimizar su impacto en el medio ambiente. Privacidad y confidencialidad de los empleados El grupo respeta la confidencialidad de los datos personales de los empleados y obtiene y mantiene únicamente la información personal de sus empleados que sea necesaria para una operatividad efectiva del grupo o la que estipule la legislación de los países en los que lleve a cabo sus negocios. INTEGRIDAD FINANCIERA Y ACTIVOS DEL GRUPO Registros precisos y completos Los fondos y activos del grupo deben utilizarse únicamente para fines corporativos permitidos por la legislación, y tanto directivos como empleados deben dejar constancia de todas sus transacciones y actos de forma apropiada, oportuna y precisa en los registros contables y administrativos del grupo. Utilización de los activos del grupo Los directivos y empleados deben utilizar los recursos del grupo para las actividades de negocio y no para su uso o beneficio personal (excepto para un uso personal ocasional, restringido y que no interfiera en sus obligaciones laborales) y, si es factible, deben intentar reutilizar y reciclar los suministros y materiales. Uso de recursos electrónicos Los recursos electrónicos proporcionados por el grupo, como el correo electrónico, Internet, el acceso a la red o similares, deben utilizarse de una manera responsable, apropiada y ética. Propiedad intelectual y confidencialidad A menudo, el grupo genera propiedad intelectual de gran valor, como patentes, derechos de autor, marcas comerciales y marcas de servicios, así como información corporativa confidencial, como estrategias y planes de negocio, desarrollo de nuevos productos y cuestiones similares. Es necesario proteger esta propiedad intelectual frente a un uso ilegítimo. Mientras estén trabajando para el grupo y aun después, los directivos y empleados deben mantener la confidencialidad y no divulgar ningún secreto comercial, documentación o información confidenciales, conocimientos y datos técnicos, diseños, sistemas, métodos, software, procesos, listas de clientes, programas, información comercial y/o financiera del grupo a ninguna persona que no sea un empleado y/o una persona autorizada por la empresa competente del grupo, que deba conocer tales secretos o información a efectos de su trabajo para con el grupo y/o en virtud de su asociación con el mismo.

4 4 INTEGRIDAD EN LOS NEGOCIOS Competencia y trato justo El objetivo de Naspers es superar a sus competidores de una forma justa y honesta. Buscamos obtener ventajas competitivas a través de un rendimiento superior, no de prácticas ilegales o contrarias a la ética. Entre otras cosas, las leyes de defensa de la competencia prohíben la celebración de contratos y acuerdos entre competidores que reduzcan la competencia; regulan el comportamiento de las empresas dominantes, y exigen una revisión y, en algunos casos, la obtención de un permiso previo para llevar a cabo fusiones, adquisiciones y algunas otras transacciones que puedan tener como resultado una reducción de la competencia. Las leyes en defensa de la competencia son complejas y, a menudo, se aplican de manera diferente en diversos países y contextos. Para poner en marcha una iniciativa comercial que pueda tener repercusiones en materia de competencia, es importante solicitar asesoramiento legal en las primeras fases del proceso. Algunos ejemplos de transacciones que pudieran tener repercusiones en materia de competencia son los contratos de agrupación, las compras o ventas exclusivas de determinados productos y servicios, los acuerdos que limitan la elección de los clientes y los acuerdos de cooperación con los competidores. Está prohibido robar información propietaria, poseer información comercial secreta obtenida sin el consentimiento del propietario y cuestiones similares. Todos los directivos y empleados deben respetar los derechos de los clientes, proveedores, competidores y empleados del grupo. Ningún directivo o empleado se beneficiará de manera injusta de terceros haciendo un uso ilícito de su propiedad intelectual, emitiendo declaraciones falsas sobre hechos materiales o realizando cualquier otra práctica comercial ilegal. Ningún directivo ni empleado podrá fijar precios de forma ilegal, manipular las ofertas en licitaciones, asignar mercados o clientes ni realizar actividades similares contrarias a las leyes de la competencia. Conflicto de intereses Como norma, el grupo espera que sus directivos y empleados no tengan ni adquieran participaciones externas, ya sea directa o indirectamente, que puedan afectar a su criterio y lealtad hacia los intereses del grupo. Adicionalmente, los directivos y empleados tienen la obligación de evitar no solo las situaciones que puedan generar un conflicto real, sino también aquellas en las que parezca que exista un conflicto entre los intereses de la persona y los del grupo. Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos en lo que atañe a los conflictos de interés:

5 5 Los directivos y empleados no pueden competir con el grupo ni participar directa o indirectamente en proveedores, clientes, competidores o socios comerciales del grupo, sin haber obtenido previamente la autorización del Consejo. La única excepción permitida es la tenencia de no más del tres (3) por ciento del total del capital emitido de una empresa que cotiza en una bolsa de valores. Determinadas empresas del grupo cotizan en una bolsa de valores y es posible que el secretario de la empresa del grupo aplique embargos a las operaciones con valores si fuera necesario. En tales circunstancias, durante el periodo de embargo no se puede negociar con los valores de la/s empresa/s del grupo en cuestión. Ningún directivo ni empleado, con independencia de su cargo, solicitará directa o indirectamente regalos o cualquier otro tipo de favores o ventajas de cualquier empresa o individuo que negocie con cualquier empresa del grupo, ni aceptará nada que no sean las invitaciones sociales habituales, unos agasajos comerciales o artículos razonables como calendarios, libros de bolsillo, etc., o regalos corporativos considerados en general como material publicitario o promocional. Bajo ninguna circunstancia, los directivos y empleados aceptarán pagos directos o indirectos de ningún tipo de proveedores, competidores o clientes. Aquí se incluyen, sin limitación, los agasajos caros y los viajes de vacaciones o de placer, excepto aquellos que se aceptan habitualmente como cortesías relacionadas con unas prácticas comerciales adecuadas en el mercado en cuestión. No se aceptarán favores personales ni trato de preferencia que se ofrezcan con el fin de obtener una ventaja indebida en virtud del cargo del directivo o del empleado, dado que estas acciones tienden a someter al directivo o empleado a una obligación. Los directivos y empleados deben estar liberados de cualquier influencia, interés o relación que pudiera menoscabar su objetividad o imparcialidad. La objetividad de directivos y empleados podría verse comprometida por situaciones como las siguientes: tener un interés económico directo o indirecto en cualquier empresa con la que el grupo haga negocios; actuar como agente fiduciario para tales empresas, o conceder préstamos a tales empresas o aceptar préstamos de entidades que no sean institutos financieros dentro del discurrir normal de los negocios. Además, no está permitido ofrecer regalos o agasajos que pudieran ser ilegales o que el empleado pague de forma particular, con el fin de evitar la obligación de informar o de obtener la aprobación para los mismos. Si cualquier directivo o empleado tiene razones para creer que su conducta podría entrar en conflicto con el presente código o si ofrece un regalo, beneficio o favor que no sea moderado o poco frecuente, deberá consultar a la Persona de contacto para el código de ética profesional.

6 6 Soborno y corrupción Los directivos y empleados del grupo interactúan a menudo con funcionarios de gobiernos, con empresas y agencias gubernamentales y con entidades de regulación. En estos casos, los directivos y empleados deben cerciorarse de que: la interacción tenga un propósito comercial legítimo, la legislación y la normativa locales y la presente política lo permitan, la intención o el planteamiento no sean ejercer una influencia indebida sobre el funcionario para que haga uso de su autoridad para proporcionar una ventaja comercial al grupo; cualquier regalo, agasajo y hospitalidad que se proporcionen al funcionario sean coherentes con esta política. Muchos países tienen leyes anti-soborno que, a menudo, son aplicables incluso si el soborno se produce fuera del país en cuestión. Contravenir esta legislación es una infracción grave y podría conllevar cuantiosas multas y/o penas de privación de libertad. Por tanto, se prohíbe a los directivos, empleados y agentes del grupo ofrecer, prometer, dar, pedir o aceptar cualquier tipo de pago o ventaja ilegales a o de cualquier persona del sector gubernamental y/o privado, con el fin de obtener, mantener o controlar un negocio, o para garantizar cualquier ventaja indebida o inadecuada en el transcurso de sus operaciones. Los directivos y empleados que contraten agentes o representantes externos (ya sean individuos o empresas) para que lleven a cabo servicios relevantes en nombre del grupo, deben adoptar las medidas necesarias para que tales agentes y representantes sean conscientes de que no pueden ofrecer, prometer, dar, pedir o aceptar cualquier tipo de pago o ventaja ilegales a o de cualquier persona del sector gubernamental y/o privado, con el fin de que el grupo obtenga, mantenga o controle negocios, o para que garantice cualquier ventaja indebida o inadecuada en el transcurso de sus operaciones. Sin embargo, como se ha expuesto anteriormente, la oferta o la aceptación de pagos y ventajas indebidos no debe confundirse con unos gastos razonables y limitados en regalos y agasajos comerciales relacionados directamente con la promoción de productos o servicios, o con la formalización de un contrato, siempre que cumplan las directrices corporativas y comerciales. Antes de incurrir en tales gastos, los directivos o empleados deben cerciorarse de que entienden la normativa legal vigente y las directrices corporativas y comerciales de Naspers. Uso ventajista de información privilegiada Toda información sobre el grupo Naspers que no sea del dominio público debe considerarse información confidencial. Cualquier información confidencial que pudiera afectar al precio de un valor o que pueda influir en la decisión de alguien respecto a la compra, venta o tenencia de un valor se conoce como «información privilegiada».

7 7 Los directivos y empleados que tienen acceso a información privilegiada sobre el grupo no podrán utilizar o compartir dicha información con objeto de comerciar con acciones de Naspers o de cualquier otra filial, empresa conjunta o asociada, o con cualquier otra finalidad, excepción hecha de la tramitación de los negocios del grupo. Utilizar información que no es del dominio público para obtener una ventaja económica personal o «dar un soplo» a terceros que puedan decidir efectuar una inversión basándose en dicha información no solo atenta contra la ética, sino que es ilegal. Consulte la política del grupo sobre las operaciones con valores. APORTACIONES A PARTIDOS POLÍTICOS Los directivos y empleados, en tanto que individuos, son libres de realizar aportaciones personales a partidos políticos como consideren oportuno. A no ser que el director general/presidente de Naspers, o el consejo subsidiario competente lo apruebe de antemano, está prohibido efectuar aportaciones a partidos políticos en nombre del grupo (directamente o a través de asociaciones comerciales). Dentro de esta prohibición se incluye: aportar fondos del grupo/de una empresa u otros activos de la manera que sea con fines políticos. fomentar que empleados concretos realicen tal aportación. restituir a un empleado una aportación de estas características. SUPERVISIÓN, INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD El Consejo respaldado por el comité de recursos humanos y remuneración se cerciorará de que el rendimiento ético del grupo sea sometido a evaluación y supervisión, así como de que se elaboren informes y se divulguen en una declaración sobre ética dentro del informe integrado. Dicha declaración se basará en los informes obtenidos a partir de la gestión de riesgos y de la auditoría interna, y tendrá como objetivo proporcionar a las partes interesadas internas y externas información relevante y fiable sobre la calidad del rendimiento ético del grupo. El comité de recursos humanos y remuneración es responsable de aplicar este código en las situaciones específicas que le sean planteadas. El comité emprenderá todas las acciones que considere oportunas razonablemente para investigar cualquier infracción de la que adquiera conocimiento. Si efectivamente se ha cometido una infracción, la empresa del grupo en cuestión adoptará las medidas disciplinarias o preventivas que considere convenientes, tras ponerse de acuerdo con el comité de recursos humanos y remuneración en el caso de un directivo o de un ejecutivo de alto rango, o, si se trata de cualquier otro empleado, de acuerdo con la estructura de gestión de la empresa gestora de que se trate. Los directivos y empleados no deben tomar represalias contra cualquier otro directivo o empleado por informar de buena fe sobre posibles infracciones.

8 8 Cualquier cuestión relacionada con la manera de interpretar o aplicar el presente código se dirigirá a la Persona de contacto para el código de ética profesional competente. Si un directivo o empleado no está seguro de si una situación vulnera o no este código deberá presentar dicha situación ante su Persona de contacto para el código de ética profesional., con el fin de evitar posibles malentendidos y situaciones delicadas a posteriori. Si procede, como ocurre cuando se ha cometido un fraude, el comité de auditoría de la empresa del grupo que corresponda deberá supervisar la investigación. Para efectuar investigaciones y aplicar el presente código, así como para elaborar informes en virtud del mismo, se llevarán a cabo los siguientes procedimientos: El comité de recursos humanos y remuneración/la estructura de gestión de la empresa gestora del empleado emprenderá las acciones necesarias para investigar cualquier infracción de las que hayan tenido conocimiento. Tras llevar a cabo las investigaciones oportunas, la Persona de contacto para el código de ética profesional informará al comité de recursos humanos y remuneración sobre la infracción real o posible de un directivo o un ejecutivo de alto rango, o, si se trata de cualquier otro empleado, a la división correspondiente dentro de la estructura de gestión de su empresa gestora. Si el comité de recursos humanos y remuneración/ la estructura de gestión de la empresa gestora del empleado establece que se ha producido una infracción, informará al Consejo de Administración si se trata de una infracción efectuada por un directivo o ejecutivo de alto rango, o emprenderá la actuación oportuna si es una infracción efectuada por cualquier otro empleado. En el momento en que se comunique una infracción, el Consejo de Administración adoptará las medidas disciplinarias o preventivas que considere necesarias, incluyendo el despido, o lo pondrá en conocimiento de las autoridades gubernamentales competentes, si se trata de un delito o algún otro tipo de infracción grave.