PPSM-81: Adaptaciones razonables

Transcripción

1 PPSM-81: Reasonable Accommodation Oficial responsable: Vicepresidente Recursos Humanos Oficina responsable: HR - Human Resources Fecha de emisión: 1 de julio de 1996 Fecha vigente: 1 de julio de 2006 Extensión: Personal profesional y auxiliar, gerentes y profesionales de categoría superior y miembros del grupo administrativo de categoría superior. Contacto: Nº de tel.: Abigail Norris Abigail.Norris@ucop.edu (510) Si hay diferencias entre las versiones en español y la versión en inglés, la versión en ingles actual prevalece I. RESUMEN DE LA PÓLIZA La póliza trata lo referente a en qué circunstancias la Universidad y el empleado participarán en un proceso interactivo para identificar posibles opciones para adaptarse de manera razonable a la discapacidad de un empleado. II. DEFINICIONES Excepción a la póliza: Una medida que excede lo que es permitido bajo la póliza actual, o que no esté expresamente prevista bajo la póliza. Dicha medida tiene que tratarse como una excepción. Oficial ejecutivo: El Presidente o Canciller de la Universidad. Proceso interactivo: El proceso por el cual la Universidad y el empleado participan en un diálogo sobre las limitaciones funcionales de trabajo del empleado debido a una discapacidad y cualquier adaptación que puede hacerse que permitiría al empleado desempeñar las funciones esenciales del puesto. Oficial comercial superior: El Vicepresidente ejecutivo Operaciones de negocios (Business Operations) para la Oficina del Presidente, Vicecanciller para la Administración o el puesto responsable del reporte financiero y de la nómina de pagos del establecimiento según lo designe el oficial ejecutivo. Página 1 de 7

2 III. TEXTO DE LA PÓLIZA A. General La Universidad proporciona adaptaciones razonables a empleados que cumplan los requisitos de otra forma que estén discapacitados o que queden discapacitados y necesiten asistencia para desempeñar las funciones esenciales de sus puestos. El proceso interactivo se utilizará para determinar qué adaptación razonable, si la hubiera, se hará. B. El proceso interactivo El proceso interactivo es un diálogo constante entre el empleado y los representantes adecuados de la Universidad sobre posibles opciones para hacer adaptaciones razonables para la discapacidad del empleado. Entre las opciones podrían incluirse entre otras: un horario laboral modificado; una licencia para ausentarse del trabajo; una nueva asignación; equipos modificados; aparatos auxiliares; modificación de instalaciones existentes; y reestructuración del empleo. Se espera que tanto la Universidad como el empleado participen en el proceso interactivo. Durante el proceso interactivo, la Universidad considera la información relacionada con: las funciones esenciales del empleo, las limitaciones funcionales; las posibles adaptaciones, el carácter razonable de las posibles adaptaciones y la aplicación de una adaptación razonable. La Universidad utilizará esta información para determinar qué adaptación razonable, si la hubiera, hará. Los procedimientos locales y a nivel universitario ofrecen más orientación sobre la aplicación del proceso interactivo. C. Documentación médica El empleado es responsable de proporcionar documentación médica para ayudar a entender la índole de las limitaciones funcionales del empleado. De ser necesario, es posible que la Universidad requiera que un profesional de atención médica con licencia, que la Universidad designe, examine al empleado. En dicho caso, la Universidad pagará los costos de cualquier examen médico que la Universidad solicite o requiera. D. Selección especial A cualquier empleado que quede discapacitado podría seleccionársele para un puesto que no se haya publicado (ver Póliza de personal general 20.B.3., Excepciones para el reclutamiento). IV. CUMPLIMIENTO / RESPONSABILIDADES A. Aplicación de la póliza El Vicepresidente Recursos Humanos es el Oficial responsable de esta póliza y tiene la autoridad para aplicar la póliza. El Oficial responsable podría aplicar interpretaciones adecuadas para aclarar la póliza, suponiendo que las interpretaciones no resulten en cambios sustanciales a la póliza subyacente. El Oficial responsable podría desarrollar procedimientos o información suplementaria para respaldar la aplicación de esta póliza. Dichos documentos correspondientes no requieren la aprobación de el Presidente. Página 2 de 7

3 El Canciller está autorizado para establecer los procedimientos locales necesarios para aplicar la póliza y es responsable de estos. B. Revisiones a la Póliza El Presidente es el responsable de autorizar la póliza, y tiene la autoridad para aprobar las revisiones a la póliza cuando el Vicepresidente Recursos Humanos lo recomiende. El Vicepresidente Recursos Humanos tiene la autoridad para iniciar las revisiones a la póliza, consistentes con las autoridades a cargo de la aprobación y los Estatutos y reglamentos pertinentes de los Regentes. El Vicepresidente ejecutivo Operaciones de Negocios (Business Operations) tiene la autoridad para asegurarse que las pólizas se revisen regularmente, se actualicen y sean consistentes con otras pólizas de gobernanza. C. Aprobación de las medidas Las medidas en esta póliza tienen que aprobarse de conformidad con los procedimientos locales. Los Cancilleres y el Vicepresidente Recursos Humanos están autorizados para determinar las responsabilidades y autoridades a niveles administrativos secundarios, a fin de establecer procedimientos locales necesarios para aplicar esta póliza. El Vicepresidente Recursos Humanos tiene que aprobar todas las medidas pertinentes a los empleados cubiertos por las PPSM que no son miembros del Grupo administrativo de categoría superior que excedan esta póliza o que no estén expresamente previstas bajo ninguna póliza. D. Cumplimiento con la póliza Los siguientes papeles se designan en cada establecimiento para aplicar la responsabilidad de monitoreo del cumplimiento para esta póliza: El Oficial comercial superior o el Oficial ejecutivo en cada establecimiento designará la oficina de administración local que será responsable del informe continuo del cumplimiento con la póliza. El Oficial ejecutivo es responsable de monitorear y hacer cumplir los mecanismos del cumplimiento y de asegurarse que los procedimientos de monitoreo y las capacidades de informe estén establecidos. El Vicepresidente Recursos Humanos es responsable de revisar la administración de esta póliza. El Director Cumplimiento de Recursos Humanos (HR Compliance) podría monitorear periódicamente el cumplimiento con esta póliza. E. Incumplimiento con la póliza El incumplimiento con la póliza se maneja de conformidad con las Pólizas de personal para miembros del personal general 61, 62, 63, 64, 65 y 67 pertinentes a asuntos disciplinarios y pérdida del empleo. V. PROCEDIMIENTOS Los Procedimientos locales serán aplicados de conformidad con los siguientes Procedimientos a nivel universitario. Página 3 de 7

4 A. General La Universidad proporciona adaptaciones razonables a empleados que cumplan los requisitos de otra forma que estén discapacitados o que queden discapacitados y necesiten asistencia para desempeñar las funciones esenciales de sus puestos. Las adaptaciones razonables se tratan por medio del uso del proceso interactivo para determinar qué adaptación razonable, si la hubiera, se hará. B. El proceso interactivo El proceso interactivo es un diálogo constante entre el empleado y los representantes apropiados de la Universidad (como por ejemplo, un jefe de unidad o de departamento, un consejero de rehabilitación vocacional o el Oficial del cumplimiento de la ADA/504) sobre posibles opciones para adaptarse razonablemente a la discapacidad de un empleado. Es posible que un empleado comience el proceso interactivo al pedir una adaptación. Una petición de una adaptación razonable es una declaración de que un empleado necesita un ajuste o cambio relacionado con el trabajo por un motivo relacionado con una discapacidad mental o física. El empleado, o alguien en su nombre, podría hacer una petición verbalmente o por escrito. El supervisor deberá intentar participar en el proceso interactivo si se da cuenta de la discapacidad y de la posible necesidad de una adaptación (por ejemplo, un empleado menciona una dificultad para desempeñar sus funciones laborales debido al tratamiento médico para una afección de salud). Una vez que a la Universidad se le informe, o se dé cuenta de la necesidad de una adaptación, la Universidad coordinará el proceso interactivo. Los participantes en el proceso deberán incluir al empleado, el proveedor de cuidado de salud del empleado y a otros representantes adecuados de la Universidad. El empleado tiene que responder oportunamente a peticiones razonables de información y tiene que participar en el proceso interactivo. El proceso interactivo incluye los siguientes pasos: 1. Analizar los requisitos del empleo e identificar las funciones esenciales y no esenciales del empleo. La función de un empleo es esencial si el empleo existe para desempeñar esa función. Por ejemplo, para un puesto como corrector, la habilidad para leer documentos con precisión es una función esencial porque esa es la razón por la que el puesto existe. Además, la función de un empleo podría ser esencial debido al número limitado de empleados a la disposición para desempeñar la función, o entre los que la función puede distribuirse. 2. Identificar las limitaciones relacionadas con el empleo consultando al empleado y revisando las limitaciones funcionales documentadas. El empleado y su proveedor de cuidado de salud tienen que proporcionar información documentada con respecto a las restricciones de trabajo del empleado. El proveedor de cuidado de salud tiene que usar una descripción de Página 4 de 7

5 empleo actual que resuma las funciones esenciales y no esenciales del empleo para determinar la información de capacidades funcionales y como base para que la Universidad considere las recomendaciones. 3. Identificar posibles adaptaciones razonables. Por lo general, una adaptación razonable es una que permita que un empleado desempeñe eficazmente las funciones esenciales del empleo. La Universidad y el empleado deben identificar las posibles adaptaciones razonables. Entre los ejemplos se incluyen, entre otros: transferir las funciones no esenciales del empleo a otro empleado; adaptaciones ergonómicas; tiempo libre para las consultas médicas; modificación de herramientas o equipos de trabajo; horario laboral modificado; licencias para ausentarse del trabajo; aparatos auxiliares; y modificación de instalaciones existentes. Cuando otras adaptaciones no son eficaces, podría requerirse la nueva asignación a un puesto activo vacante para el empleado que esté calificado con o sin adaptaciones. 4. Evaluar si la adaptación propuesta supone una penuria excesiva. La Universidad no necesita proporcionar una adaptación requerida si hacerlo supondría una penuria excesiva. Esta determinación se hace caso por caso. Una penuria excesiva se define como cualquier medida que requiere una dificultad o gasto considerable, tomando en consideración factores como: la naturaleza y el costo de la adaptación; los recursos financieros generales del recinto universitario; el número de personas empleadas en el establecimiento; el efecto de la adaptación razonable en los recursos; y el efecto de la adaptación en las operaciones. No se pretende que ningún factor individual tenga algún peso en particular. En su lugar, todos los factores se consideran en conjunto al determinar si proporcionar una adaptación supone una penuria excesiva en el recinto universitario. 5. Aplicar la adaptación razonable. Página 5 de 7

6 Una vez que la adaptación razonable se aplique, el empleado y el supervisor (y los compañeros de trabajo, cuando sea apropiado) deberán estar completamente familiarizados con los cambios en sus papeles y responsabilidades, a fin de que el plan de adaptaciones pueda realizarse por completo. 6. Monitorear la eficacia de la adaptación razonable. Cualquier cambio en circunstancias, ya sea en la condición del empleado o en los factores en el lugar de trabajo, podría justificar una nueva evaluación de la adaptación razonable. Por ejemplo, recibir información nueva con respecto a la limitación funcional genera un diálogo entre la Universidad y el empleado para determinar los siguientes pasos, basándose en la información nueva. El proceso interactivo es una obligación constante. Si una adaptación determinada no es eficaz, o deja de ser eficaz, la Universidad y el empleado tienen que continuar participando en el proceso interactivo para identificar posibles alternativas o adaptaciones adicionales. 7. Documentación. Debe mantenerse un registro escrito del proceso interactivo y cualquier adaptación razonable que se considere o aplique. C. Documentación médica El empleado es responsable de proporcionar documentación médica para ayudar en la evaluación del grado de las limitaciones funcionales del empleado y facilitar el proceso interactivo para determinar las posibles adaptaciones razonables. Es posible que esta documentación se someta a la confirmación de un proveedor de cuidado de salud con licencia nombrado por la Universidad. Cuando sea necesario, la Universidad podría requerir que un proveedor de cuidado de salud con licencia nombrado por la Universidad examine al empleado. En dicho caso, la Universidad paga los costos de cualquier examen médico que solicite o requiera la Universidad. D. Selección especial A cualquier empleado que quede discapacitado se le podría seleccionar para un puesto que no se haya publicado (ver Póliza de personal general 20.B.3., Excepciones para el reclutamiento). Es posible que a un empleado que quede discapacitado se le seleccione para un puesto abierto para el cual cumpla los requisitos, y podría considerársele para puestos abiertos por encima de solicitantes que no estén discapacitados. El consejero de Rehabilitación vocacional local, o un representante adecuado de la Universidad, ayudará al empleado discapacitado con una colocación de empleo alterna. VI. INFORMACIÓN RELACIONADA Pólizas de personal para miembros del personal general 20 (Reclutamiento) (citadas en la Sección III.D. de esta póliza y en la Sección V.D. de estos procedimientos) Página 6 de 7

7 Pólizas de personal para miembros del personal general 61, 62, 63, 64, 65 y 67 (citadas en la Sección IV.E. de esta póliza) VII. PREGUNTAS FRECUENTES No es pertinente. VIII. ANTECEDENTES DE REVISIÓN Esta póliza se reformateó en el modelo normal vigente de póliza de la Universidad de California el 1 de julio de Como resultado de la emisión de esta póliza, los siguientes documentos se anulan a partir de la fecha vigente de esta póliza y ya no son pertinentes: Pólizas sobre el personal general 764 (Rehabilitación), con fecha del 1 de enero de Página 7 de 7