NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 5985

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1 NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. DIRECTRICES DE IMPLEMENTACIÓN PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. IMPLEMENTATION GUIDELINES FOR DIGITALIZATION OF RECORDS CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción idéntica (IDT), respecto al documento de referencia, la norma ISO/TR 13028:2010 DESCRIPTORES: digitalización; mejores prácticas - digitalización; directrices - captura; directrices - mantenimiento. I.C.S.: Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado Bogotá, D.C. - Tel. (571) Fax (571) Prohibida su reproducción Editada

2 PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 5985 fue ratificada por el Consejo Directivo de Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 190 Archivo. Reprografía y automatización de la STN del Archivo General de la Nación. AMERITEC ARCHIVO DE BOGOTÁ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CERTICAMARAS COLGRABAR DP DOCUMENT ECOFILM EJÉRCITO NACIONAL GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA - GS GRUPO BANCOLOMBIA INDEPENDIENTE - JORGE MONTOYA INDEPENDIENTE NELSON SANCHEZ INGEOMINAS INVERSIONES AJOVECO S.A. PASSWORD LTDA. PYZ SERVICIOS LTDA. SERVIDATA DE COLOMBIA SIDEIN SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS SOFTWARE INTEGRADO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ARIAS CONSULTING ASCOLBI BANCO DE LA REPUBLICA BPDOCUMENT COLARCHIVOS COLCIENCIAS COLEGIO AMERICANO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD SOCIAL DISARCHIVOS ECOPETROL ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA -ESAP- FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU GRUPO ASD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE -IDRD

3 MÁRQUEZ URIZA MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO MINISTERIO DE INTERIOR Y JUSTICIA MINISTERIO DE TRANSPORTE POLICÍA NACIONAL PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PROCURADURÍA ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

4 CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES BENEFICIOS Y RIESGOS DE LA DIGITALIZACIÓN BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN RIESGOS DE LA DIGITALIZACIÓN CONSIDERACIONES PRELIMINARES EVALUACIÓN DE LA VIABILIDAD DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN COPIAS MAESTRAS Y DERIVADAS DIRECTRICES SOBRE LAS MEJORES PRÁCTICAS GENERALIDADES PROCESOS DE PLANIFICACIÓN GESTIÓN DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN SISTEMAS DE GESTIÓN DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS BIBLIOGRAFÍA... 35

5 Página DOCUMENTO DE REFERENCIA ANEXOS ANEXO A (Informativo) ASPECTOS POR CONSIDERAR CUANDO SE EVALÚA LA VIABILIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN ANEXO B (Informativo) LISTA DE CHEQUEO DE DIRECTRICES SOBRE LAS MEJORES PRÁCTICAS ANEXO C (Informativo) RECOMENDACIONES DE METADATOS PARA LA ASIGNACIÓN DE NOMBRES A ARCHIVOS ANEXO D (Informativo) RECOMENDACIONES DE CONTROL DE CALIDAD ANEXO E (Informativo) HABILIDADES RECOMENDADAS PARA EL PERSONAL... 34

6 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. DIRECTRICES DE IMPLEMENTACIÓN PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS INTRODUCCIÓN Con el cambio a manejo de documentos en sistemas digitales, muchas organizaciones están digitalizando documentos en papel y/u otros documentos no digitales. Para hacer su gestión con eficacia, las organizaciones necesitan crear documentos completos y exactos de sus actividades, y mantenerlos en el tiempo, para su referencia posterior. Estas consideraciones son válidas, independientemente del medio de almacenamiento de los documentos. La digitalización es el proceso de convertir documentos impresos u otros documentos no digitales, a un formato digital, como por ejemplo tomando fotografías digitales de documentos en una fuente no digital, o haciendo el registro de imágenes de documentos de fuentes no digitales (también conocido como escaneado). Cuando se convierten documentos en objetos digitales, comúnmente: a) se capturan como imágenes estáticas (imagen en modo de puntos) representada por pixeles: b) se procesan mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, que convierte los pixeles en representaciones digitales que se pueden buscar, editar y manipular, o c) se capturan en ambos formatos. La digitalización se puede clasificar generalmente en dos tipos: - digitalización del proceso del negocio: digitalización continua, rutinaria como parte de los procesos diarios del negocio; - proyectos de digitalización: digitalización masiva de documentos acumulados basada en proyectos, 1 de 37

7 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente documento: - establece directrices para la captura y mantenimiento de documentos en formato digital únicamente, en donde el documento original en papel, u otro documento de una fuente no digital, ha sido copiado mediante digitalización; - establece las directrices de mejores prácticas de digitalización, para asegurar la exactitud y confiabilidad de los documentos, y permitir la consideración de la disposición de documentos en fuentes no digitales; - establece las directrices de mejores prácticas para la exactitud de los documentos digitalizados, que pueden tener impacto sobre la admisibilidad legal y el valor probatorio detales documentos; - establece las directrices de mejores prácticas para la accesibilidad de documentos digitalizados por el tiempo que se requieran; - especifica estrategias que ayudan en la adecuada captura de documentos digitalizados para retención a largo plazo. - establece directrices de mejores prácticas para la gestión de documentos de fuentes no digitales después de su digitalización. El presente documento es aplicable para uso en el diseño y realización de una digitalización responsable por parte de todas las organizaciones que llevan a cabo labores de digitalización, ya sea digitalización de procesos del negocio o proyectos de digitalización de copias de respaldo para procesos de gestión de documentos, como se establece en la norma ISO :2001 y en el ISO/TR 15801:2009. El presente documento no es aplicable a: a) la captura y gestión de documentos de origen digital b) las especificaciones técnicas para la captura digital de documentos; c) procedimientos para toma de decisiones acerca de la disposición final de documentos; d) especificaciones técnicas para la preservación de documentos digitales a largo plazo; e) digitalización de las fondos archivísticos existentes, para propósitos de preservación. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Las siguientes normas referenciadas son indispensables para la aplicación de este documento. Para referencias fechadas se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento referenciado (incluida cualquier enmienda). ISO :2001, Information and Documentation. Records Management. Part 1: ISO/TR 15801:2009, Document Management. Information Stored Electronically. Recommendations for Trustworthiness and Reliability. 2

8 ISO :2006, Information and Documentation. Records Management Processes. Metadata for Records. Part 1: Principles. ISO :2009, Information and Documentation. Managing Metadata for Records. Part 2: Conceptual and Implementation Issues. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de este documento se aplican los términos y definiciones de los documentos ISO :2001, ISO/TR 15801:2009, ISO :2006, ISO :2009 y los siguientes: 3.1 Documentos de origen digital. Documentos que nacen en formato digital, sin un equivalente no digital. NOTA 1 Este término se usa para diferenciar los documentos de origen digital, de los: - materiales digitales que podrían haber sido creados como resultado de convertir material de fuentes no digitales; - materiales no digitales que podrían tener su origen en una fuente digital, pero que han sido impresos en papel, o se han convertido de otra manera a un formato análogo. NOTA 2 Adaptado de la referencia [25]. BIBLIOGRAFÍA [1] ANSI/AIIM/ARMA TR Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems, Lenexas: ARMA International. [2] ANSI/NISO Z , Data Dictionary. Technical Metadata for Digital Still Images. [3] Archives New Zealand's Recordkeeping Standard S6: Digitization Standard, January 2006, Available at [4] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pauta para la utilización de la digitalización. Bogotá D.C., 2009, ISBN [5] ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Protocolo para la digitalización de documentos con fines probatorios, ante el estado Colombiano. Bogota D.C., 2012, ISBN [6] IEC :2004, Document Management. Part 2: Metadata Elements and Information Reference Model. [7] International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, Module 1. Overview and Statement of Principles,

9 [8] International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, Module 2. Guidelines and Functional Requirements for ERMS, [9] International Council on Archives, Principles and Functional requirements for Records in Electronic Office Environments, Module 3. Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Information Systems, [10] ISO 12033, Document Management. Electronic Imaging. Guidance for the Selection of Document Management Compression Methods [11] ISO 12641:1997, Graphic Technology. Prepress Digital Data Exchange. Colour Targets for Input Scanner Calibration [Using Lossy Compression] [12] ISO :2000, Electronic Imaging. Test Targets for the Black And White Scanning of Office Documents. Part 1: Characteristics. [13] ISO :2000, Electronic Imaging. Test Targets for Black and White Scanning of Office Documents. Part 2: Methods of Use [14] ISO :2005, Document Management. Electronic Document File Format for Long- Term Preservation. Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). [15] ISO 29861:2009, Document Management Applications. Quality Control for Scanning Office Documents in Colour. [16] ISO/TR :2001, Information and Documentation. Records Management. Part 2: Guidelines [17] ISO/TS 12032, Document Imaging. Statistical sampling for Document Images [18] National Archives of Australia. Glossary of Records Management terms. Available at [19] New Zealand State Services Commission Trusted Computing and Digital Rights Management Principles and Policies, September Available at [20] Queensland State Archives, Digitization Disposal Authority April Available at %20DisposalPolicy.pdf [21] Queensland State Archives. Guidelines for the Digitization of Paper Records, v. 2, April Available at: [22] Technical Advisory Service for Images (TASI), In-depth Report: Quality Assurance. Available at [23] Technical Advisory Service for Images (TASI). Available at: [24] The InterPARES 2. Project dictionary 2009, Available at: FTOKEN=

10 [25] The Preservation Management of Digital Material Handbook, Digital Preservation Coalition, November Available at [26] United States National Archives and Records Administration, Technical Guidelines for digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files. Raster Images, June Available at 5

11 IMPORTANTE Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final. El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en nuestra red de oficinas (véase El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor. Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: o por medio del contacto cliente@icontec.org ICONTEC INTERNACIONAL 6