IMPORTANCIA DE LA DISPOSICIÓN DE OFICINAS

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Antonio Cruz Ayala
hace 8 años
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1 IMPORTANCIA DE LA DISPOSICIÓN DE OFICINAS De ella depende el buen desempeño de los empleados de una empresa. Es una herramienta importante en todo programa de simplificación del trabajo contribuyendo a una mayor eficacia en el funcionamiento. 1

Es una herramienta importante en todo programa de

2 OBJETIVOS DE LA TÉCNICA Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados, clientes y público. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo más recta y corta posible. Facilitar la supervisión de personas y actividades. Contribuir a una mayor seguridad de personas y equipos. Facilitar el proceso de crecimiento de la empresa. 2

Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo más recta y corta posible.

3 FACTORES A TENER EN CUENTA SOCIALES Lograr un mayor bienestar para los trabajadores, reducir riesgos y crear un ambiente de trabajo grato. ECONÓMICOS Buscar ahorrar espacios, acortar movimientos y reducir tiempos. Permitir una mayor adaptación a futuras modificaciones. ADMINISTRATIVOS Facilitar la supervisión, clarificar los recorridos de documentos y evitar molestias al público. 3

ECONÓMICOS Buscar ahorrar espacios, acortar movimientos y reducir tiempos.

4 OPORTUNIDAD DE APLICACIÓN CREACIÓN DE LA EMPRESA Dentro de la definición de los procesos administrativos (procedimientos, tareas por puesto). CONSTRUCCIÓN DE UN EDIFICIO El analista de O y M puede opinar sobre necesidades de espacio, de iluminación y de circulación. MUDANZA A UN NUEVO EDIFICIO Se buscará lograr el mejor aprovechamiento del espacio de acuerdo al número de personas en cada unidad, a la dependencia jerárquica y al relacionamiento entre las oficinas. REDISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS 4

CONSTRUCCIÓN DE UN EDIFICIO El analista de O y M puede opinar sobre necesidades de espacio, de iluminación y de circulación.

5 Continuación: Oportunidades de aplicación REDISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS Puede motivarse por dos causas: Cambio en los procesos y procedimientos para aplicar nueva tecnología o alcanzar mayor racionalidad. Quejas sobre la distribución actual de los equipos y muebles por no adaptarse a las necesidades. 5

aplicar nueva tecnología o alcanzar mayor racionalidad.

6 PRINCIPIOS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS 1) RECORRIDOS MÍNIMOS Deben minimizarse las distancias, movimientos y tiempos que el trabajo debe seguir. Esto permite una secuencia lógica de las operaciones, facilitando las relaciones entre personas y unidades y reduciendo el esfuerzo del personal y público. Para ello es conveniente que: - los puestos de trabajo y las unidades que intervienen en un trámite o procedimiento estén lo más cerca posible. 6

Esto permite una secuencia lógica de las operaciones, facilitando las relaciones entre personas y unidades y

7 Continuación: Recorridos mínimos - se eviten entrecruzamientos y cambios de dirección en el flujo de trabajo. - se eviten los desplazamientos laterales y retrocesos. 7

8 Continuación: Principios de distribución de oficinas 2) UTILIZACIÓN RACIONAL DEL ESPACIO Tiene que ver con la superficie a asignar a cada empleado y a las diferentes formas de ubicación de muebles y equipos. A) Requisitos de espacio para el personal Factores que influyen: - el tipo de trabajo que se realiza y el método que se usa - el número y tipo de archivos que se manejan - la clase de muebles que se usan - las máquinas y equipos necesarios - el espacio total disponible 8

A) Requisitos de espacio para el personal Factores que influyen: - el tipo de trabajo que se realiza y el método que se

9 Continuación: Utilización racional del espacio B) Ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos. El esquema de ordenamiento que adopte una oficina debe tener una relación con el trabajo a realizar. Algunas formas a adoptar son: - en línea - cuando el proceso se desarrolla a lo largo de un único camino recorrido por todos los documentos. - convergente - si varios documentos parten de distintos procesos iniciales y convergen a un único final. - divergente - si un mismo documento da origen a varios procedimientos. - de funciones - los puestos de trabajo se disponen de acuerdo a la naturaleza de las tareas. - de posición - el puesto permanece fijo y las personas se desplazan hasta él. 9

Algunas formas a adoptar son: - en línea - cuando el proceso se desarrolla a lo largo de un único camino recorrido por todos los documentos.

10 C) SALAS ESPECIALES Ej.: salas de recepción, de conferencias, de reuniones. 3) FLEXIBILIDAD PARA AMPLIACIONES FUTURAS Es importante prever la expansión futura o cambios (ej.cambios en la tecnología, en la carga de trabajo, etc.). 10

11 4) REQUISITOS DE LOS EQUIPOS ESPECIALES Ejemplos: - Los centros de procesamiento de datos requieren instalaciones especiales con aumento de corriente eléctrica, acondicionamiento de aire complementario, resistencia del piso. - Si los equipos utilizados generan calor, será necesario instalar ventiladores y renovadores de aire. 5) REQUISITOS DE BIENESTAR Y SEGURIDAD Respecto al bienestar es importante que: - las oficinas más frecuentadas sean las de más fácil acceso - existan centros de información para atender público - exista un sistema de señalización 11

- Si los equipos utilizados generan calor, será necesario instalar ventiladores y renovadores de aire.

12 Continuación: Requisitos de bienestar y seguridad - se disponga de teléfonos públicos, guías, etc. Para cada puesto de trabajo: - considerar la racionalidad en su instalación - tomar medidas para minimizar la fatiga en el trabajo Es importante la consideración de la seguridad. Ejemplos: - no situar empleados cerca de zonas peligrosas - disponer de elementos de seguridad: extintores, puertas y escaleras de emergencia, alarmas, etc. - señalizar todo lo relativo a elementos de seguridad 12

trabajo Es importante la consideración de la seguridad.

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